INSTYTUT MASZYN PRZEPŁYWOWYCH im. Roberta Szewalskiego POLSKIEJ AKADEMII NAUK Gdańsk ul. J. Fiszera 14

Transkrypt

1 Gdańsk, r. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia do zapytania nr 54/PN/U/2015 I. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych w projekcie nr 4609/10 Centrum Badawcze Polskiej Akademii Nauk "Konwersja Energii i Źródła Odnawialne w gminie Jabłonna" z Priorytetu I Tworzenie warunków dla rozwoju potencjału innowacyjnego i przedsiębiorczości na Mazowszu Działanie 1.1 Wzmocnienie sektora badawczo-rozwojowego. II. Opis przedmiotu zamówienia: PODSTAWOWE INFORMACJE: - Projekt "Konwersja Energii i Źródła Odnawialne w gminie Jabłonna" realizowany jest w: latach ze środków Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych (zwane dalej MJWPU). - Numer umowy o dofinansowanie: RPMA / Okres realizacji projektu: r. - Beneficjentowi przyznano środki EFRR na dofinansowanie realizacji projektu w łącznej kwocie: ,00 PLN, stanowiącej nie więcej niż 84,58% całkowitych wydatków kwalifikowanych oraz ustalono: Całkowite wydatki kwalifikowalne projektu: ,00 PLN, wkład własny Beneficjenta (wydatki kwalifikowalne): ,77 PLN - dotacja z Funduszu Nauki i Technologii Polskiej ,00 PLN, - wkład własny rzeczowy Beneficjenta ,00 PLN, - Miejsce realizacji zamówienia: Instytut Maszyn Przepływowych PAN, Gdańsk, ul. Fiszera 14, - Osoba kontaktowa: Karolina Kreft, Tel , kkreft@imp.gda.pl - Zakres terminów przeprowadzenia prac audytorskich: 6-17 lipca 2015 r. WYMAGANIA DLA WYKONAWCY I SZCZEGÓŁOWY OPIS ZAMÓWIENIA 1. Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 r. w sprawie przeprowadzenia audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę (Dz. U. Nr 207, poz.1237)

2 oraz Ustawą z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki Dz. U. nr 96 poz. 615 z późn. zm.). 2. Audytowi podlegają koszty poniesione w ramach realizacji projektu, które zostały przedstawione we wszystkich wnioskach o płatność zatwierdzonych przez MJWPU wg stanu na dzień rozpoczęcia audytu. 3. Zakres realizacji audytu zewnętrznego projektów w ramach RPO WM (Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego). Audyt powinien obejmować następujący zakres: - sprawdzenie z określonym w umowie poziomem ufności, czy beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego (w szczególności legalność i celowość procesu inwestycyjnego), - sprawdzenie, czy beneficjent wdrożył zalecenia z przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte, - sprawdzenie, czy istnieje ścieżka audytu w zakresie finansowo-księgowym, tj. czy na podstawie posiadanych przez beneficjenta dokumentów możliwe jest prześledzenie sposobu przeprowadzenia wszystkich operacji finansowo księgowych w ramach realizowanego projektu, - poprawności stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (z późniejszymi zmianami) - sprawdzenie poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej, - sprawdzenie wniosków beneficjenta płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu, - sprawdzenie wniosków beneficjenta o płatność pod kątem wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta, - sprawdzenie sposobu archiwizacji/przechowywania dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu. Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z powszechnie uznawanymi międzynarodowymi standardami audytu, przez dwie osoby, z których przynajmniej jedna jest uprawniona do prowadzenia audytu zewnętrznego. Do prowadzenia audytu zewnętrznego projektu współfinansowanego ze środków EFRR w ramach RPO WM uprawnione są osoby/podmioty zatrudniające osoby spełniające wymogi wskazane w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., Nr 157, poz z późn. zm.). Warunkiem wyboru audytora jest przedstawienie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiednich uprawnień przez podmiot ubiegający się przeprowadzenie audytu projektu oraz udokumentowane doświadczenie w audytowaniu tego rodzaju projektów takich jak RPO i POIG. 4. Po przeprowadzeniu audytu, Wykonawca zobowiązany jest do wydania opinii i przygotowania sprawozdania/raportu z audytu w trzech egzemplarzach, każdy w formie pisemnej w języku polskim z podpisami audytorów oraz w jednym egzemplarzu

3 na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym. Przekazanie sprawozdania dla projektu potwierdza się protokołem zdawczo-odbiorczym. 5. Wymogi dotyczące zawartości opinii: - tytuł opinii, - adresat opinii zamawiający i instytucja odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli wydatków w ramach projektu, - zakres opinii, - zakres badania realizacji projektu, - przepisy, normy i zasady, które zastosowano przy badaniu i na podstawie których biegły rewident/audytor wyraził opinię, - treść opinii ocena stanu faktycznego realizacji projektu, - data i miejsce sporządzenia opinii, - podpis osoby sporządzającej opinię. 5. Wymagany zakres raportu/sprawozdania, stanowiącego uzupełnienie opinii: 1 Data sporządzenia raportu/sprawozdania 2 Numer audytowanego projektu 3 Nazwa i adres podmiotu realizującego projekt 4 Nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt 5 Imiona i nazwiska osób wchodzących w skład zespołu audytowego oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu 6 Termin przeprowadzenia audytu 7 Czas wykonania audytu 8 Cel audytu 9 Spis dokumentów podlegających audytowi 10 Zakres przedmiotowy audytu 11 Podjęte działania i zastosowane techniki audytu 12 Termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu 13 Ustalenie stanu faktycznego 14 Określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru 15 Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy 16 Wskazanie wydatków niekwalifikowalnych w ramach projektu ze wskazaniem naruszenia przepisów prawa, procedur.

4 17 Określenie oraz analiza przyczyn i skutków nieprawidłowości/uchybień 18 Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości/uchybień, rekomendacje 6. Wszystkie strony sprawozdania muszą być kolejno ponumerowane i parafowane. 7. Sprawozdanie powinno określać, czy otrzymane środki finansowe zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i przepisami prawa oraz czy księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo. 8. Sprawozdanie powinno w sposób obiektywny, kompletny, zrozumiały, jednoznaczny zgodny ze stanem faktycznym przedstawiać wyniki audytu. 9. Wnioski i opinie zawarte w sprawozdaniu muszą wynikać z dokumentacji audytu. 10. Wykonawca jest zobowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic handlowych jednostki. Nie może to jednak wpływać na merytoryczną treść sprawozdania. 11. Beneficjent zapewnia warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu, a w szczególności udostępni obiekty, urządzenia i dokumenty oraz umożliwi bezzwłoczne udzielenie informacji i wyjaśnień. 12. Wykonawca ma prawo wglądu do związanych z przeprowadzonym audytem informacji, danych i innych dokumentów w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji oraz do wykonywania z nich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej. 13. Wykonawca jest obowiązany do udzielenia wyjaśnień w zakresie objętym audytem ministrowi właściwemu do spraw nauki oraz instytucjom/osobom przez niego upoważnionym. 14. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania sprawozdania z audytu w terminie 7 dni od dnia zakończenia prac. 15. Za datę zakończenia audytu w projekcie opisanym w pkt. I uznaje się datę przekazania Zamawiającemu sprawozdania przez Wykonawcę oraz podpisanie protokołu zdawczoodbiorczego. SCHEMAT PRZEPROWADZENIA AUDYTU Audyt u Koordynatora przebiegać powinien zgodnie z następującym schematem: 1. Spotkanie otwierające audyt - przedstawienie programu audytu, zawierającego szczegółową metodologię prowadzenia audytu, w tym: przedstawienie kryteriów oceny, harmonogramu realizacji audytu, list sprawdzających, wskazanie osób do wywiadów oraz sposobu statystycznych metod doboru próby (zalecane jest, aby Wykonawca na co najmniej 3 dni roboczych poprzedzających dzień rozpoczęcia badania audytowego przedstawił Zamawiającemu listę dokumentów podlegających audytowi, ze wskazaniem na status żądanej dokumentacji (oryginał / kopia). Zamawiający zastrzega, że nie będzie przekazywał dokumentacji projektowej w wersji elektronicznej. 2. Badanie audytowe - oparte na analizie dokumentacji związanej z realizowanym projektem oraz wywiadach z upoważnionymi przedstawicielami Beneficjenta i innymi osobami biorącymi udział w realizacji projektu.

5 3. Spotkanie zamykające audyt - przedstawienie wszystkich spostrzeżeń i wstępnych wniosków z audytu, mające na celu zapewnienie pełnego zrozumienia oraz uzyskania akceptacji lub komentarzy upoważnionych przedstawicieli Beneficjenta. 4. Przygotowanie sprawozdania z audytu po uzyskaniu od Kierownika Projektu uwag lub wyjaśnień. IMFORMACJE DODATKOWE: 1. Wykonawca audytu zobowiązany będzie do wystawienia faktury do audytowanego projektu z pkt. I na podstawie podpisanego bez zastrzeżeń protokołu odbioru. 2. Dodatkowe koszty audytorów związane z przeprowadzeniem audytu (np. delegacje, hotele, dojazdy do Koordynatora i Partnerów) w trakcie realizacji audytów ponoszone są przez Wykonawcę. 3. Po otrzymaniu ofert na przeprowadzenie audytu Zamawiający poinformuje firmy, które przesłały swoje oferty o wyniku postępowania. 4. Po wyłonieniu firmy do przeprowadzenia audytu Zamawiający prześle na wskazany w ofercie adres poczty elektronicznej wzór umowy.