Adriana ADAMCZYK *, Paweł KUŻDOWICZ **, Marcin RELICH *** Przepływy wartości w zintegrowanym systemie informatycznym Streszczenie Artykuł podejmuje problematykę integracji danych oraz przepływów wartości w zintegrowanych systemach informatycznych adresowanych dla średnich przedsiębiorstw produkcyjnych i handlowych. Skoncentrowano się w szczególności na przepływach wartości w obszarach finansów oraz rachunku kosztów na przykładzie systemu klasy ERP proalpha. 1. Wstęp Zintegrowane systemy informatyczne (ZSI) zostały stworzone w celu wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem w warunkach gospodarki rynkowej, gdzie kluczowy jest szybki dostęp do pełnej informacji dotyczącej np. realizowanych procesów. ZSI przedsiębiorstwa stanowi modułowo zorganizowany system, obsługujący najważniejsze sfery jego działalności (por. Adamczewski 2004, s. 16). Systemy te przetwarzają dane pochodzące z różnych obszarów danej organizacji prezentując je całościowo i spójnie. Dane dostępne są z poziomu różnych obszarów funkcjonalnych (modułów), niezależnie od miejsca ich powstania i obrazują kompleksowo sytuację przedsiębiorstwa. Obecnie większość ZSI dostępnych na rynku to tzw. systemy standardowe. Systemy te nie są tworzone na zamówienie konkretnej organizacji, ale zawierają zestaw standardowych funkcji, które dostosowywane są do potrzeb użytkownika za pomocą modyfikacji zmiennych parametrów (opcji) systemu. Coraz powszechniej stosowanymi systemami standardowymi są systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (Enterprise Resource Planning) klasy ERP, zwane systemami ERP (Kluge, Kużdowicz, Orzeszko, 2005). * Uniwersytet Zielonogórski, Wydział Ekonomii i Zarządzania, 43585@stud.uz.zgora.pl. ** dr inż., Uniwersytet Zielonogórski, Wydział Ekonomii i Zarządzania, p.kuzdowicz@wez.uz.zgora.pl. *** mgr inż., Uniwersytet Zielonogórski, Wydział Ekonomii i Zarządzania, m.relich@wez.uz.zgora.pl.
2 Adamczyk Adriana, Kużdowicz Paweł, Relich Marcin 2. Geneza systemów standardowych ERP Systemy ERP wywodzą się z systemów planowania potrzeb materiałowych - MRP I (ang. Material Requirements Planing), które umożliwiają wyznaczenie zapotrzebowania materiałowego do planowanych zleceń produkcyjnych. Implikuje to automatyczne generowanie zaplanowanych w czasie zleceń zakupu i produkcji. Poza tym systemy te umożliwiają kontrolę realizacji produkcji w aspekcie rodzaju, ilości i terminów oraz sterowanie zapasami magazynowymi (Kluge, Kużdowicz, Orzeszko 2005, s. 11). Zakres MRP I ograniczał się zatem tylko do sterowania działalnością operacyjną czyli przepływu materiałów. Z biegiem czasu obszar funkcjonalny MRP I okazał się niewystarczający, dlatego sukcesywnie go rozwijano, co w konsekwencji doprowadziło do powstania systemu planowania zasobów produkcyjnych MRP II (ang. Manufacturing Resource Planning), który wspomaga planowanie procesu produkcyjnego ułatwiając tym samym koordynowanie pracy organizacji. Model ten w stosunku do poprzedniego został rozbudowany w szczególności o elementy związane z procesem sprzedaży. Bierze on pod uwagę wszystkie procesy przygotowania produkcji, jej planowania i kontroli, jak również sprzedaży i dystrybucji wyprodukowanych dóbr (por. Czermiński 2002, s. 110-111). Systemy klasy MRP II są systemami ilościowymi wyposażonymi w interfejs do modułów finansowych same jednak tych funkcji nie obsługują. Rosnące wymagania użytkowników spowodowały uzupełnienie modeli MRP I i II o funkcje pozwalające na integrację tzw. sfery logistycznej z finansową, czyli odzwierciedlenie zarówno przepływów ilościowych, jak i wartościowych tym samym powstał swoisty standard ERP. Wartościowe ujęcie realizowanych procesów w systemach ERP pozwoliło zatem na planowanie, sterowanie oraz kontrolę procesów przez pryzmat wskaźników nie tylko ilościowych, ale i wartościowych. Jądrem całego systemu jest jedna centralna baza danych, na której opiera się działanie całego systemu. Gromadzi ona i przechowuje dane pochodzące z rożnych obszarów działalności przedsiębiorstwa (Davenport 1998, s. 124). Wprowadzenie nowego rekordu danych następuje tylko raz, w jednym miejscu i powoduje automatyczne uaktualnienie powiązanych z nią informacji. System klasy ERP składa się z obszarów funkcjonalnych powiązanych i współpracujących ze sobą. Pomimo braku formalnego standardu, podstawowy model systemu ERP można opisać w kontekście następujących modułów: dane i funkcje podstawowe, sprzedaż, produkcja, gospodarka materiałowa, zakupy, zarządzanie projektem, finanse i księgowość oraz funkcje dodatkowe (por. Greniewski 1997; Kasprzak 2000, s. 158).
Przepływy wartości w zintegrowanym systemie informatycznym 3 3. Integracja i przepływy wartości w ZSI Integracja danych w zintegrowanym systemie informatycznym dotyczy modułów logistycznych (np. zakupy, produkcja, gospodarka materiałowa, sprzedaż) oraz finansowych (środki trwałe, księgowość, rachunek kosztów). W dalszej części opracowania skoncentrowano się integracji księgowości i rachunku kosztów. Najważniejszymi danymi wykorzystywanymi w obszarze rachunku kosztów są dane pochodzące z księgowości. Podczas gdy księgowość dostarcza prawie wyłącznie danych wartościowych, rachunek kosztów wymaga dodatkowych danych o zużyciu czynników produkcji w jednostkach ilości oraz czasu, zwanych danymi ilościowymi i czasowymi. Dane te wykorzystywane są w szczególności w kontekście uwzględnienia wielkości odniesień, będących miarą zużycia czynników produkcji. Oznacza to konieczność oceny zgodności kont księgowych oraz filozofii księgowania w celu zapewnienia właściwych przepływów wartości (niem. Werteflüsse) w przedsiębiorstwie. Ocenę tę przeprowadzono w kontekście dwóch filozofii realizacji rachunku kosztów polskiej oraz niemieckiej (por. Kluge, Kużdowicz, Orzeszko, 2005, s. 48). 3. 1. Filozofie księgowości i rachunku kosztów Pod pojęciem polskiej filozofii księgowania rozumiane jest tradycyjne podejście do księgowania kosztów, które sprowadza się do odzwierciedlenia różnych perspektyw ewidencji wyłącznie na kontach księgowych. Sprowadza się ono w szczególności do ujęcia danych kosztowych (np. rodzaj kosztów, miejsce powstawania oraz nośnik kosztów) na specjalnie do tego celu założonym koncie analitycznym. Zaletą tego podejścia jest zgodność danych (wartościowych) księgowości i rachunku kosztów. Wadą są przede wszystkim długie numery kont księgowych (np. 40 cyfr) oraz konieczność dodatkowego przyporządkowywania danych ilościowych oraz czasowych do rodzajów kosztów, miejsc powstawania oraz nośników kosztów. Jako niemiecką filozofię księgowania przyjęto podejście, w ramach którego następuje oddzielne księgowanie kosztu w ujęciach: rodzajowym, miejsc powstawania oraz nośników. Dotyczy to również oddzielnego księgowania danych wartościowych, ilościowych oraz czasowych, przy czym większość księgowań może być przejmowana (importowana) z księgowości. Zaletą tego podejścia są przede wszystkim krótkie numery kont księgowych (np. 6 cyfr) oraz bezproblemowe przyporządkowanie danych ilościowych, czasowych oraz (dodatkowo) wartościowych do miejsc powstawania i nośników kosztów, ewentualną wadą konieczność specjalnego podawania miejsc powstawania oraz nośników kosztów w przypadku ręcznych księgowań oraz uzgadnianie danych z obszarów księgowości oraz rachunku kosztów na potrzeby kontroli zewnętrznych. Wada ta nie dotyczy automatycznych księgowań
4 Adamczyk Adriana, Kużdowicz Paweł, Relich Marcin w systemach ERP, w których miejsca powstawania oraz nośniki kosztów pobierane są automatycznie z danych podstawowych obiektów dotyczących księgowanej transakcji. 3. 2. Przepływy wartości w systemie proalpha System klasy ERP proalpha adresowany jest do przedsiębiorstw produkcyjnych i handlowych średniej wielkości. Zawiera on nie tylko typowe funkcje oprogramowania klasy ERP dotyczące obszarów logistyki i finansów. Wspomaga on również działalność firmy w obszarze relacji z klientami (CRM) oraz realizację procesów obejmujących wiele przedsiębiorstw (SCM). Dostępne są przy tym wszystkie aktualne technologie komunikacyjne wraz z całym spektrum E-Business. Księgowanie śr. trw. np. rach. wejściowe Środki trwałe Sprzedaż i dystrybucja Prowizja Zamkn. dnia Finanse i księgowość Rachunek MPK Kadry i płace Fa. sprzedaży / koszt wytworzenia Zakupy Faktura zakupu Rachunek nośników kosztów Księg. bezpoś. / SKB na nośnik kosztów i wyników Zarządzanie projektem Gospodarka materiałowa Zmiana stanów magazynowych Rachunek nośników wyników Kalkulacja końcowa w produkcji Rys. 1 Przepływy wartości w systemie proalpha (Źródło: Materiały szkoleniowe proalpha Academy) Dzięki pełnej integracji modułu proalpha Finanse i księgowość dane przejmowane są automatycznie z innych obszarów (modułów) por. Rys. 1. Takie rozwiązanie pozwala na przepływ danych ilościowych i wartościowych, który jest prowadzony w sposób kompletny w zakresie całej działalności przedsiębiorstwa. Analityczne, kroczące lub indeksowe planowanie wyników, które może bazować na wartościach rzeczywistych lub postulowanych umożliwia automatyczną prezentację budżetu rocznego w ujęciu miesięcznym według dowolnie zdefiniowanego rozkładu. Zapytania w trybie on-line umożliwiają wyświetlenie na ekranie komputera wszystkich transakcji istotnych dla podjęcia decyzji. Zestawienia, takie jak: bilans, rachunek zysków i strat oraz
Przepływy wartości w zintegrowanym systemie informatycznym 5 analiza ekonomiczna można definiować wielowariantowo z różnym poziomem szczegółowości. Prosty w obsłudze generator umożliwia użytkownikowi tworzenie nowych lub modyfikowanie istniejących raportów (np. zestawienie obrotów i sald) i formularzy (np. dokument PZ, WZ, faktura sprzedaży) (por. Kluge, Kużdowicz, Orzeszko 2005, s. 22-23). Rachunek kosztów i wyników obejmuje moduły rachunku kosztów według miejsc ich powstawania (MPK), nośników kosztów oraz nośników wyników. Rachunek MPK możliwa, poza kontrolą rentowności poszczególnych wydziałów przedsiębiorstwa, wyznaczenie stawek kosztów i narzutów. Wielkości odniesień dla pomocniczych oraz głównych MPK mogą być dowolnie ustalane zarówno w odniesieniu do całej firmy, jak i do poszczególnych MPK. Istotną częścią każdego rachunku kosztów według miejsc powstawania jest możliwość rozliczania świadczeń wewnątrzzakładowych metodą schodkową i metodą układu równań oraz ich kombinacją. Nośnikiem kosztów, w ramach rachunku nośników kosztów, mogą być zarówno pojedyncze zlecenia, produkty lub grupy produktów, duże długookresowe projekty, jak i procesy. Znajdują one swoje odzwierciedlenie w jednostkowym rachunku kosztów nośników kosztów w ramach systemów rachunku kosztów pełnych lub zmiennych. Rachunek nośników wyników pozwala na analizę wyników w różnych pojedynczych perspektywach (grup artykułu, dziedzin, klientów, branży i regionu) oraz całego przedsiębiorstwa. Typowe przykłady zastosowań tego narzędzia to krótkookresowy rachunek wyników oraz wielostopniowy rachunek marż pokrycia (por. Kluge, Kużdowicz, Orzeszko 2005, s. 23-24). W każdym z powyższych modułów, w odniesieniu do każdego obiektu planowania, możliwa jest realizacja dowolnej liczby wariantów planowania ilościowego i wartościowego. Dostępne są metody planowania analitycznego, kroczącego lub indeksowego, bazującego na wartościach planowanych lub rzeczywistych. Podział kosztów na elementy stałe i zmienne pozwala na realizację wielu systemów rachunku kosztów przy równoległym rozpatrywaniu ich z bilansowego oraz podatkowego punktu widzenia. Wysoki stopień integracji wszystkich modułów zapewnia kompletny przepływ danych ilościowych i wartościowych, dostarczając wszystkie potrzebne dane dla rachunku kosztów. Miejsca powstawania kosztów, nośniki kosztów i wyników mogą być wprowadzane, umiejscawiane w odpowiednich strukturach i gromadzone praktycznie w nieograniczonej liczbie. Wszystkie analizy w ramach arkuszy rozliczania kosztów według miejsc powstawania, nośników kosztów lub wyników można tworzyć w wielu wariantach oraz z różnym poziomem szczegółowości (por. Kluge, Kużdowicz, Orzeszko 2005, s. 23).
6 Adamczyk Adriana, Kużdowicz Paweł, Relich Marcin 4. Zakończenie Integracja wielu płaszczyzn funkcjonowania przedsiębiorstwa przyczynia się do poprawy jego konkurencyjności. Wykorzystanie zintegrowanych systemów informatycznych pozwala na dokładniejszą ocenę sytuacji, którą kompleksowo przedstawiają systemy klasy ERP. Dzięki możliwości przepływu danych ilościowych, jak i wartościowych obraz przedsiębiorstwa staje się pełniejszy. Przepływy wartości pozwalają na dokładne planowanie, sterowanie oraz kontrolę procesów w przedsiębiorstwie, a jak wiadomo czynności te są konieczne dla zapewnienia optymalnego wykorzystania możliwości przedsiębiorstwa. Abstract This article takes up the issues of data integrating and flows of values in integrated IT systems tailored to the needs of medium-sized manufacturing and commercial enterprises. Article focuses particularly on the flows of values in the area of finances and cost account exemplified by ERP system proalpha. Bibliografia: [1] ADAMCZEWSKI P. (2004), Zintegrowane systemy informatyczne w praktyce, wyd. IV, Wydaw. MIKOM, Warszawa. [2] CZERMIŃSKI J. (2002), Systemy wspomagania decyzji w zarządzaniu przedsiębiorstwem, TNOiK, Toruń. [3] DAVENPORT T. H. (1998), Putting the enterprise into the enterprise system, Harvard Business Review, Volume 76, Issue 4, Boulder, CO, USA. [4] GRENIEWSKI M. (1997), MRP II a planowanie strategiczne, [w:] Human Komputer Interaction Kubiak B. F. Korowicki A. (red.) materiały konferencyjne, Gdańsk. [5] KASPRZAK T., (red.) (2000), Integracja i architektury systemów informacyjnych przedsiębiorstw, Uniwersytet Warszawski, Warszawa. [6] KLUGE P.D., KUŻDOWICZ P., ORZESZKO P. (2005), Controlling wspomagany komputerowo z wykorzystaniem systemu ERP, Oficyna Wydawnicza Uniwersytetu Zielonogórskiego, Zielona Góra