Controlling wspomagany komputerowo

Transkrypt

1 Uniwersytet Zielonogórski Paul-Dieter Kluge, Paweł Kużdowicz, Paweł Orzeszko Controlling wspomagany komputerowo z wykorzystaniem systemu ERP Zielona Góra 2005

2

3 RADA WYDAWNICZA Krzysztof Urbanowski (przewodniczący), Marian Adamski, Adam Bydałek, Rafał Ciesielski, Dariusz Dolański, Magdalena Graczyk, Marian Nowak, Paweł Sczaniecki, Romuald Świtka, Zdzisław Wołk, Irena Bulczyńska (sekretarz) logo UZ RECENZJE Prof. zw. dr hab. inż. Zbigniew Banaszak dr Piotr Adamczewski PROJEKT OKŁADKI Radosław Barańczak Wydanie publikacji dofinansował Komitet Badań naukowych Copyright by Uniwersytet Zielonogórski Zielona Góra 2005 ISBN X OFICYNA WYDAWNICZA UNIWERSYTETU ZIELONOGÓRSKIEGO Zielona Góra; ul. Podgórna 50 tel./fax (068) ; druk: Zakład Poligraficzny Uniwersytetu Zielonogórskiego

4

5 1 Spis treści Słowo wstępne Podstawy Pojęcie controllingu wspomaganego komputerowo Systemy klasy ERP Charakterystyka systemów informatycznych zarządzania Geneza systemów ERP Obszary funkcjonalne systemu ERP Charakterystyka rozwiązania proalpha Kompletne rozwiązanie dla przedsiębiorstw średniej wielkości Podstawowe obszary funkcjonalne Funkcje dodatkowe Opis przedsiębiorstwa demonstracyjnego Zastosowanie systemów ERP w rejestracji danych na potrzeby controllingu Dane podstawowe i obieg dokumentów Dane podstawowe Typowy obieg dokumentów Wspomaganie tradycyjnych narzędzi controllingu Narzędzia rachunkowości zarządczej Wskaźniki i systemy wskaźników Metody heurystyczne Wybrane obszary doskonalenia ekonomicznego know-how w przedsiębiorstwie Funkcje planowania Koncepcja zintegrowanego planowania taktycznego Wybrane funkcje planowania w systemie proalpha Analiza archiwów danych zakładowych Wspomaganie controllingu logistycznego Narzędzia controllingu logistycznego wspomagane przez systemy ERP Wybrane narzędzia gospodarki materiałowej w systemie proalpha proalpha APS zmiana paradygmatu w planowaniu produkcji...90

6 2 4. Warunki ramowe realizacji controllingu wspomaganego komputerowo Zapewnienie jakości danych Podstawy zapewnienia jakości danych w MSP Aktualne problemy zapewnienia jakości danych ERP w przedsiębiorstwach średniej wielkości Elementy składowe systemu zarządzania jakością danych w MSP Menadżer jakości danych Zapewnienie opłacalności komputerowo wspomaganego controllingu Zakończenie Literatura...122

7 3 Słowo wstępne Zintegrowane systemy informatyczne wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem klasy ERP (Enterprise Resource Planning) są coraz częściej wykorzystywane w firmach średniej wielkości. Także coraz większa liczba dostawców oprogramowania adresowanego dla tego typu przedsiębiorstw koncentruje się na implementacji nowych funkcji, jak na przykład: CRM (Customer Relation Management) dla obszaru sprzedaży, APS (Advanced Planning and Scheduling) dla produkcji, SCM (Supply Chain Management) dla logistyki, BI (Business Intelligence) dla potrzeb analitycznych. Są one zwykle modułami uzupełniającymi podstawowe rozwiązania klasy ERP. Funkcje te korzystają naturalnie z dorobku naukowego, tworzone są jednak w kontekście możliwości ich sprzedaży. Oznacza to, iż warunkiem koniecznym tworzenia tych funkcji jest przede wszystkim ich akceptacja przez praktykę gospodarczą oraz możliwość realizacji przy z góry założonych nakładach finansowych. Na zwiększenie możliwości sprzedaży wpływają także nowe nazwy produktów. Nazwy te wymyślane są najpierw przez firmy software owe, a dopiero później przejmowane przez teorię. Nazwom tym przyporządkowywane są następnie dostępne już wyniki rozważań teoretycznych. Powstają w ten sposób nowe metody, które są na przykład przedmiotem rozważań projektów dyplomowych oraz innych publikacji. Często niestety nie zwraca się przy tym należytej uwagi możliwościom zastosowania tych metod z wykorzystaniem standardowego oprogramowania. Prowadzi to do opracowywania metod, które ze względu na nierealistyczne wymagania w zakresie jakości danych oraz trudności interpretacyjne nie są sprzedawalne. Przy tym nie wykorzystuje się wielu szans, które wynikają z zastosowania funkcji dostępnych już w systemach ERP dla opracowania metod i narzędzi bardziej akceptowalnych przez praktykę gospodarczą. Celem opracowania niniejszej publikacji jest przyczynienie się do wypełnienia tej luki. Podstawą tego jest specyficzna definicja controllingu (por. rozdz. 1.1), która odchodzi od przesadnego jego powiązania z wartościowo zorientowaną rachunkowością. Wszystkie funkcje typowe dla rozwiązań klasy ERP, opisane w rozdziale 1.2, wiążą się właśnie z takim rozumieniem controllingu. W pozostałych podrozdziałach rozdziału pierwszego przedstawiono przedsiębiorstwo symulacyjne oraz przykładowy system klasy ERP. System ten służy w szczególności prezentacji przykładów zastosowań opisanych w następnych rozdziałach. W rozdziale drugim scharakteryzowano dane rejestrowane w codziennej pracy przy wykorzystaniu typowych funkcji rozważanej klasy systemów.

8 4 Zwrócono przy tym uwagę na możliwości wykorzystania tych funkcji w obszarze controllingu w rozwiązaniach adresowanych do firm średniej wielkości. W szczególności skoncentrowano się na funkcjach, które mogą znaleźć zastosowanie jako element łączący teorię z praktyką. Na tej podstawie w rozdziale trzecim omówiono nowe możliwości zastosowania analizowanych koncepcji i funkcji. Uwzględniony został tutaj fakt, iż wykorzystanie tego typu funkcji w przedsiębiorstwach średniej wielkości konfrontowane jest z kilkoma problemami: - wyniki uzyskane z pomocą systemu informatycznego nie są zrozumiałe przez praktyków, szczególnie wtedy gdy zostały obliczone za pomocą algorytmów matematycznych lub statystycznych; - dobre jakościowo metody wymagają także dobrych jakościowo danych. Niestety, w przedsiębiorstwach średniej wielkości (głównie ze względu na płaską strukturę zarządzania) dane te nie zawsze są jednak dostępne. Podjęcie decyzji o ewentualnej inwestycji w poprawę jakości danych wymaga przedstawienia korzyści wynikających z zastosowania nowych funkcji. W rozdziale czwartym omówiono aspekty związane z zapewnieniem ekonomiczności wykorzystania wymagających rozwiązań klasy ERP w firmach średniej wielkości. Autorzy publikacji dysponują długoletnim doświadczeniem we wdrażaniu i praktycznym wykorzystywaniu rozwiązań klasy ERP w przedsiębiorstwach produkcyjnych i handlowych średniej wielkości. Doświadczenia te wykorzystywane są w zajęciach dydaktycznych realizowanych przez Zakład Controllingu i Informatyki Ekonomicznej Uniwersytetu Zielonogórskiego. Autorzy chcieliby złożyć w tym miejscu serdecznie podziękowania pracownikom Zakładu: Sebastianowi Andrackiemu, Dorocie Kużdowicz oraz Krzysztofowi Witkowskiemu, których uwagi uwzględniono w ostatecznym kształcie książki. Szczególne podziękowania za pomoc w przygotowaniu tej publikacji należą się także firmom proalpha Software AG oraz proalpha Polska Sp. z o.o. Autorzy będą wdzięczni za wszelkie uwagi krytyczne i propozycje dotyczące treści tej publikacji.

9 5 1. Podstawy 1.1. Pojęcie controllingu wspomaganego komputerowo W publikacjach naukowych prezentowane są często odmienne definicje controllingu, są one jednak zgodne przynajmniej co do tego, iż controlling ma wiele wspólnego z tworzeniem systemu informacyjnego przedsiębiorstwa w celu zapewnienia opłacalności działalności (i w związku z tym jest ściśle związany z rachunkowością). W publikacji skoncentrowano się na tworzeniu systemów informacyjnych controllingu w kontekście wspomagania komputerowego z wykorzystaniem standardowego oprogramowania klasy ERP. Systemy klasy ERP wywodzą się ze standardu zarządzania gospodarką materiałową MRP (Material Requirements Planning) oraz zasobami wytwórczymi MRP II (Manufacturing Resource Planning). W stosunków to swoich poprzedników charakteryzują się pełniejszym wspomaganiem zarządzania zasobami przedsiębiorstwa uwzględniającym również perspektywę finansową (por. rozdz. 1.2). Widoczne jest tutaj różne podejście do pojęcia controllingu w powiązaniu z modułami i funkcjonalnością systemów ERP: moduły controllingowe w różnych rozwiązaniach mają różną funkcjonalność; istnieje także wiele funkcjonalności controllingowych, które nie są w ten sposób nazywane. Przyczyny tego leżą w przedstawionej powyżej niezgodności w definicjach teoretycznych. Z drugiej strony, każde rozwiązanie ERP dedykowane jest określonej grupie użytkowników, których problemy oraz sposoby myślenia wpływają na postać oprogramowania. Grupy klientów można podzielić według następujących kategorii: - wielkości przedsiębiorstwa, - struktury przedsiębiorstwa, - specyfiki działów i branży. W dalszej części podjęta zostanie próba wyjaśnienia różnego podejścia do pojęcia controllingu w powiązaniu z modułową architekturą oraz funkcjonalnością systemów klasy ERP. Pomocne będzie w tym przedstawienie krótkiego rysu historycznego. Pierwsza wzmianka na temat controllingu w kontekście ekonomiki przedsiębiorstw pojawiła się około 75 lat temu w USA. Głównymi celami controllingu były wówczas:

10 6 - zwiększenie przejrzystości działalności ciągle rozwijających się przedsiębiorstw, - stworzenie możliwości rozwoju ekonomicznego know-how z uwagi na coraz większe (wywołane przez światowy kryzys gospodarczy) wymagania stawiane kadrze kierowniczej. Realizacja powyższych celów doprowadziła do tego, iż przed kilkoma dziesięcioleciami pojęcie to kojarzone było wyłącznie z problematyką i narzędziami wspomagającymi zarządzanie dużymi przedsiębiorstwami. W tym przypadku planowanie na bazie księgowego sposobu myślenia było tak samo ważne jak raportowanie. Rola struktur organizacyjnych, w szczególności centrów zysków i kosztów, nabierała coraz większego znaczenia. Dlatego też moduły controllingowe systemów ERP adresowanych do dużych przedsiębiorstw zawierają takie właśnie funkcje. Kadra kierownicza nie ma zwykle żadnych problemów ze zrozumieniem wykorzystanego tutaj ekonomicznego know-how. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, którym systemy ERP oferowane są dopiero od kilkunastu lat, sytuacja ta wygląda zupełnie inaczej. Ograniczone zasoby kadrowe oraz często patriarchalny styl kierowania implikują trudności ze zrozumieniem nowoczesnego ekonomicznego knowhow. Wynikają one nierzadko z dominacji inżynierskiego sposobu myślenia kadry kierowniczej, w którym rachunkowość postrzegana jest jak czarna magia. System rachunkowości obejmuje tutaj wyłącznie obszar rachunkowości finansowej, który sprowadza się do odpowiedniej ewidencji dowodów księgowych w celu sporządzenia stosownych deklaracji podatkowych itp. Powyższe uwarunkowania wykluczają praktycznie zastosowanie funkcji controllingowych w postaci specjalistycznego oprogramowania. Podobna sytuacja występuje w przedsiębiorstwach, które wskutek ekspansji zakładają firmy córki w innych krajach. W tym przypadku ważniejsze jest to, czy dane oprogramowanie dostępne jest w tzw. wersji zlokalizowanej, niż dostępność funkcji planowania, analiz i raportowania. Szczególne warunki funkcjonowania komputerowo wspomaganego controllingu występują w instytucjach administracji publicznej. Znaczącą rolę odgrywają tutaj budżetowanie i raportowanie, nie są one jednak (dotychczas) kojarzone z controllingiem. W ramach tego rodzaju instytucji można wyróżnić dział świadczenia usług (najczęściej z kadrą nie posiadającą wykształcenia ekonomicznego) oraz dział budżetowania. Ten ostatni bazuje na przepisach tzw. rachunkowości budżetowej oraz rozporządzeniach wydawanych przez organy nadrzędne. Główna zaleta systemów ERP polega jednak na integracji wszystkich procesów gospodarczych w przedsiębiorstwie. Realizacja controllingu w powiązaniu z rozwiązaniem ERP oznacza szczególnie w firmach średniej

11 wielkości konieczność rozwiązania problemów wynikających z różnego sposobu myślenia odbiorców informacji. W instytucjach administracji publicznej występują także problemy innego rodzaju. W dalszej części skoncentrowano się wyłącznie na przedsiębiorstwach produkcyjnych i handlowych średniej wielkości. Rozważanie warunków funkcjonowania tego sektora wymaga powiązania wiedzy inżynierskiej z ekonomiczną. Definicja controllingu uwzględniająca powyższe uwarunkowania funkcjonowania rozważanej klasy przedsiębiorstw nie może obejmować wyłącznie aspektów rachunkowości (a w szczególności księgowości). W tym kontekście: Controlling, wspomagany przez system ERP, polega na całościowym kompleksowym podejściu do przedsiębiorstwa, tak aby: - na czas wykryć wąskie gardła, - opracować rozwiązania dla ich eliminacji, - oraz w przypadku wystąpienia odchyleń w stosunku do wartości planowanych, zaproponować działania korygujące przy jednoczesnym zapewnieniu rentowności przedsiębiorstwa. Istotnym elementem controllingu jest przygotowanie informacji dla adresata, a warunkiem realizacji jego opłacalność. Controlling wymaga zatem: - danych i informacji dotyczących wszystkich obszarów przedsiębiorstwa oraz jego otoczenia, - narzędzi (komputerowo wspomaganych), - wiedzy (przynajmniej dostępu do niej) dotyczącej podstawowych procesów realizowanych w przedsiębiorstwie, - odpowiedniej porcji inwencji i pomysłowości przy przekształcaniu zdobytej wiedzy controllingowej w skierowane do adresata informacje wczesnego ostrzegania oraz informacje o proponowanych rozwiązaniach. Tak rozumiany controlling wykorzystuje oczywiście dane oraz metody rachunkowości (szczególnie zarządczej). Nie jest on jednak realizowany przez księgowego lub dział budżetowania. Bardziej odpowiednia do tego zadania wydaje się być kadra kierownicza 1. Powyższa definicja controllingu stawia również wymagania wobec systemu ERP oraz usług doradczych świadczonych przez dostawców tego rodzaju oprogramowania. Poza (zasadniczo wymaganą) integracją wszystkich procesów gospodarczych przedsiębiorstwa do wymagań tych należą: 7 1 Niektórzy szefowie małych przedsiębiorstw sprawdzają się w tej roli por. Nowosielski (2004).

12 8 - zrozumiała integracja przepływów ilościowych i wartościowych w ramach wszystkich procesów związanych z przepływami materiałowymi 2, - właściwe kompetencje firm software owych wspierających wdrożenie i wykorzystanie systemu 3, - pomoc w interpretacji wyników, które są niezrozumiałe dla użytkownika 4 ; - elastyczność, szczególnie w zakresie możliwości kształtowania funkcji controllingowych wraz z bezpośrednim powiązaniem z aspektami technicznotechnologicznymi 5, - dostępność narzędzi do określania zależności specyficznych dla przedsiębiorstwa i dla danej sytuacji 6, - kontrola oznaczeń modułów i funkcji, o ile powiązane są z controllingiem Systemy klasy ERP Charakterystyka systemów informatycznych zarządzania Systemy informatyczne zarządzania służą do obsługi zarządzania jednostkami organizacyjnymi o zróżnicowanych charakterach stosowanych rozwiązań technicznych, technologicznych i organizacyjnych. Obszarem informatyzacji objęte są wybrane części systemu informacyjnego przedsiębiorstwa, w których realizowane są procesy gromadzenia, przetwarzania, przekazywania i magazynowania informacji służących do podejmowania decyzji (por. Czermiński 2002). Z uwagi na przydatność w controllingu wyróżnia się następujące rodzaje systemów informatycznych zarządzania (Kluge, Kużdowicz, Orzeszko 2005): 2 Oznacza to konieczność zastosowania oprogramowania, w którym funkcje ekonomiczne i techniczne pochodzą z jednej ręki. W przypadku rozwiązań wyspowych powiązanie modułów ekonomicznych z technicznymi może nie spełnić wymaganej integracji przepływów ilościowych i wartościowych. 3 Nie do końca zgodne z tym wymaganiem jest często obecne rozdzielenie doradztwa w odniesieniu do funkcji ekonomicznych i technicznych. 4 Dotyczy to przede wszystkim skutków ekonomicznych wynikających ze zmian organizacyjnotechnicznych wywołanych przez system (np. w wyniku optymalizacji w ramach funkcji APS). 5 Do takich funkcji można zaliczyć na przykład kalkulacje, których sensu nie poważy żaden inżynier, o ile będzie posiadał odpowiednią wiedzę w zakresie występujących zależności kosztowych. 6 Dotyczy to na przykład kosztów niedoborów będących wyrazem oceny skutków ekonomicznych brakujących zdolności w zaopatrzeniu, produkcji i sprzedaży oraz reakcji klientów na działania marketingowe. Narzędzie pozwalające na ocenę tych skutków powinno zapewniać realizację drążenia danych (wg koncepcji Data Mining), o ile dostępne jest zakładowe archiwum danych.

13 - systemy dziedzinowe (wyspowe), np. finansowe-księgowe, kadrowopłacowe, gospodarki magazynowej tylko w ograniczonym zakresie przydatne do controllingu; - oprogramowanie branżowe; koncentracja na wspomaganiu codziennych procesów typowych dla danej branży również mało przydatne do controllingu; - oprogramowanie niezależne od branży; dobre funkcje controllingowe szczególnie w obszarze przetwarzania danych rzeczywistych, oraz wysoka elastyczność (poprzez parametryzowanie) w dopasowaniu do specyfiki branży; - specjalistyczne oprogramowanie do controllingu; problem przesyłania danych od i do systemu matki, poprzez to analizy możliwe tylko na podstawie syntetycznych wartości wskaźnikowych; - inne oprogramowanie specjalistyczne (np. systemy baz wiedzy, e- commerce); również problem w przesyłaniu danych; najczęściej służą tylko jako narzędzia dodatkowe. 9 Systemy informatyczne zarządzania Systemy transakcyjne Systemy wspomagania decyzyjnego Systemy dziedzinowe Systemy branżowe Systemy wymiany danych Systemy informowania kierow.(sik) Systemy planowania Systemy baz wiedzy GM Sprzedaż Produkcja Finanse Kadry/ płace... Produkcja Finanse Handel Banki... Home banking Systemy EDI ebusiness Pełne SIK Częściowe SIK Controllingowe SIK Modele proste Modele złożone Systemy ekspertowe Systemy generowania mowy... Systemy przekrojowe (pomocnicze) Komunikacja biurowa Zarządzanie przepływami pracy (Workflow Management) Zarządzanie dokumentacją (Documentation Management) Rys Klasyfikacja systemów informatycznych zarządzania Źródło: por. Stahlknecht, Hasenkamp, 1999.

14 10 Klasyfikację systemów informatycznych zarządzania ze względu na ich obszary funkcjonalne, ilustruje rys Systemy te dzielą się na trzy grupy: transakcyjne, wspomagania decyzyjnego oraz przekrojowe (pomocnicze). W odniesieniu do architektury bazy danych wyróżnia się systemy zintegrowane oraz niezintegrowane. W kontekście zastosowań w controllingu najbardziej zaawansowane funkcjonalnie i technologicznie są rozwiązania zintegrowane zwane zintegrowanymi systemami informatycznymi. poziom 1 system poziom 2 podsystem-1 podsystem-2 poziom 3 moduł-1 moduł-2 poziom 4 jednostka funkcjonalna-1 jednostka funkcjonalna-2 poziom 5 funkcja elementarna-1 funkcja elementarna-2 Rys Hierarcha w strukturze funkcjonalnej ZSI Źródło: por. Kasprzak 2000, s. 19. Zintegrowany system informatyczny (ZSI) przedsiębiorstwa stanowi modułowo zorganizowany system, obsługujący najważniejsze sfery jego działalności, począwszy od marketingu i planowania, poprzez sprzedaż, dystrybucję, techniczne przygotowanie produkcji i jej sterowanie, zaopatrzenie, gospodarkę magazynową, zarządzanie zasobami ludzkimi do obszaru finansowo-księgowego oraz rachunku kosztów (por. Adamczewski 2004, s. 16). Modułowa budowa systemu umożliwia etapowe wdrażanie tych składowych, które z uwagi na charakter i specyfikę działalności przedsiębiorstwa są niezbędne. Dostępne na rynku ZSI różnią się od siebie przede wszystkim strukturą funkcjonalną. Struktura funkcjonalna jest zbiorem celów i funkcji systemu oraz wzajemnych ich współzależności. W szczególności stanowi ona zbiór zadań elementarnych realizowanych przez ZSI na rzecz systemu zarządzania przedsiębiorstwem. W praktyce najczęściej wyodrębnia się takie składniki

15 struktury funkcjonalnej, jak: podsystem, moduł, jednostka funkcjonalna oraz funkcja elementarna (por. rys. 1.2). Integracja w ZSI dokonywana na jest na dwa sposoby: technologiczny oraz funkcjonalny (procesowy) (Kasprzak T. 2000, s ). Integracja technologiczna polega na kompleksowym połączeniu elementów systemu w płaszczyźnie sprzętowej lub oprogramowania narzędziowego, zgodnie z określonymi wymogami integracji funkcjonalnej (procesowej). Integracja software owa jest przy tym zdominowana wielkością zakresu integracji sprzętowej. Integracja funkcjonalna polega na tym, że różne funkcje realizowane są w taki sposób, jakby były wykonywane w jednym, pojedynczym systemie. Oznacza to dostępność z jednego terminala (stacji roboczej) do wszystkich funkcji istniejących w systemie za pośrednictwem jednego spójnego interfejsu. Obecnie większość ZSI dostępnych na rynku to tzw. systemy standardowe. Systemy te nie są tworzone na zamówienie konkretnej organizacji, ale zawierają zestaw standardowych funkcji, które dostosowywane są do potrzeb użytkownika za pomocą modyfikacji zmiennych parametrów (opcji) systemu. Coraz powszechniej stosowanymi systemami standardowymi są systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (Enterprise Resource Planning), zwane systemami ERP. W niniejszym opracowaniu skoncentrowano się na systemach klasy ERP, które zawierają wszystkie funkcje transakcyjne, jak i ważniejsze funkcje wspomagania decyzyjnego oraz systemów przekrojowych (por. rys. 1.1) Geneza systemów ERP Systemy klasy ERP są rozwinięciem swoich poprzedników, tzn. systemów klas MRP I oraz MRP II 7. Systemy klasy MRP I (Material Requirements Planning) planowania potrzeb materiałowych umożliwiają wyznaczenie zapotrzebowania materiałowego do planowanych zleceń produkcyjnych w ujęciu ilościowym i wartościowym. Implikuje to automatyczne generowanie zaplanowanych w czasie zleceń zakupu i produkcji. Poza tym systemy te umożliwiają kontrolę realizacji produkcji w aspekcie rodzaju, ilości i terminów oraz sterowanie zapasami magazynowymi MRP II jest akronimem od angielskich słów: Manufacturing Resource Planning, co jest tłumaczone jako planowanie zasobów produkcyjnych. W odróżnieniu do MRP I (planowanie potrzeb materiałowych) MRP II jest standardem aplikacji służących do wspomagania procesu produkcyjnego wprowadzonym przez organizację APICS (American Production and Inventory Control Society) Amerykańskie Stowarzyszenie Sterowania Produkcją i Zapasami.

16 12 Systemy klasy MRP II (Manufacturing Resource Planning) planowania zasobów produkcyjnych to kompleksowe systemy planowania procesu produkcyjnego ułatwiające koordynowanie pracy organizacji, także tej o rozproszonej strukturze. Model ten w stosunku do poprzedniego został rozbudowany o elementy związane z procesem sprzedaży i wspierające podejmowanie decyzji na szczeblach strategicznego zarządzania produkcją. Bierze się pod uwagę wszystkie sfery zarządzania przedsiębiorstwem związane z przygotowaniem produkcji, jej planowaniem i kontrolą oraz sprzedażą i dystrybucją wyprodukowanych dóbr (por. Czermiński 2002, s ). Standardowe funkcje systemów klasy MRP II obejmują (Landvater, Gray 1989): planowanie sprzedaży, zarządzanie popytem, harmonogramowanie planu produkcji, planowanie potrzeb materiałowych, specyfikacje (struktury) produktów, transakcje strumienia materiałowego, podsystem harmonogramów spływu, zarządzanie warsztatem produkcyjnym, planowanie zdolności produkcyjnych, zarządzanie stanowiskiem roboczym, zakupy materiałowe i kooperację bierną, planowanie dystrybucji, pomoce warsztatowe, interfejs modułów finansowych, symulację oraz pomiar (Skonieczny 1999, s. 31). System MRP II jest modelem procesu kierowania działalnością w rozbiciu na fazę planowania i sterowania. Pomaga w rozwiązaniu tzw. uniwersalnego równania produkcji, które sprowadza się do odpowiedzi na następujące pytania (Greniewski 1997): - co mamy wyprodukować (jakie wyroby i w jakim terminie), aby wyznaczony popyt został zaspokojony? - czym musimy dysponować i w jakim czasie (zdolności produkcyjne, surowce itd.), żeby wykonać produkcję? - co z tego, czego potrzebujemy, posiadamy obecnie (jakimi dysponujemy zdolnościami produkcyjnymi w kolejnych okresach, jakie mamy zapasy produkcji w toku, półfabrykatów, surowców)? - co musimy kupić (usługi i surowce), aby wykonać tę produkcję? MRP II posługuje się tzw. zamkniętą pętlą zarządzania (closed loop), której założeniem jest integracja danych pozyskanych na różnych poziomach zarządzania. Integracja danych oznacza w tym przypadku wymianę danych, swobodny ich przepływ oraz wykorzystanie we wszystkich etapach planowania i sterowania produkcją. W zamkniętej pętli zarządzania działa mechanizm przekazujący określone wytyczne w dół do poszczególnych działów funkcjonalnych przedsiębiorstwa. Jednocześnie dzięki sprzężeniom zwrotnym działa mechanizm przekazywania danych w górę. W efekcie na wyższe poziomy przekazywane są dane o realizacji planów produkcji i sprzedaży, a wraz z nimi informacje o występujących zakłóceniach. Działanie tych mechanizmów możliwe jest dzięki istnieniu bazy danych, do której dane wprowadza i z której pobiera je sam system (Kasprzak 2000, s. 153).

17 Systemy klasy MRP II zapewniają prowadzenie rachunku dla przedsięwzięć gospodarczych jedynie w przekroju ilościowym. Są one w zasadzie tylko systemami ilościowymi wyposażonymi w interfejs do modułów finansowych, same jednak tych funkcji nie obsługują. Z uwagi na wymagania użytkowników systemy te wzbogacono o funkcje finansowe, rachunku i kosztów oraz controllingu. System MRP II uzupełniony o takie procedury określany jest często jako MRP III (Money Resource Planning) planowanie zasobów finansowych oraz ERP planowanie zasobów przedsiębiorstwa. System ERP jest zatem rozszerzeniem zakresu MRP II o problematykę wartościową (Kasprzak 2000, s. 158) Obszary funkcjonalne systemu ERP System klasy ERP można zdefiniować jako gotowy do implementacji pakiet oprogramowania służącego do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Pakiet jest zintegrowanym zbiorem modułów (aplikacji) obsługującym wszystkie biznesowe funkcje przedsiębiorstwa i mającym możliwości dynamicznej konfiguracji, dzięki czemu zapewniona jest funkcjonalność zgodną ze specyficznymi wymaganiami danej organizacji. Umożliwia on przetwarzanie w czasie rzeczywistym danych przedsiębiorstwa w zintegrowanym, zorientowanym na procesy środowisku (por. Kale 2001, s.23). Pomimo braku formalnego standardu, podstawowy model systemu ERP można opisać w kontekście następujących obszarów funkcjonalnych: dane i funkcje podstawowe, sprzedaż i dystrybucja, gospodarka materiałowa, zakupy, produkcja, zarządzanie projektem, finanse i księgowość oraz funkcje dodatkowe (por. Greniewski 1997; Kasprzak 2000, s. 158). Dane i funkcje podstawowe. Dane i funkcje podstawowe tworzą szkielet całego systemu (foundation). Wspomaga on podstawowe funkcje biznesowe przedsiębiorstwa i definiowanie podstawowych parametrów systemu. Składnik ten umożliwia również prowadzenie indeksu elementów; definiowanie składników kosztowych; prowadzenie bieżącej ewidencji magazynowej; sterowanie zapasami elementów, prowadzenie rachunku kosztów i kalkulowanie cen sprzedaży, segregowanie elementów według klasyfikacji ABC, identyfikację klientów, dostawców i pracowników, administrowanie systemem w zakresie podstawowych funkcji (np. określanie praw dostępu itd.). Sprzedaż i dystrybucja. Wspomaganie procesu sprzedaży (sales control) dotyczy bezpośredniej obsługi sprzedaży, kalkulowania cen sprzedaży, tworzenia umów na dostawy wielokrotne, dostarczania informacji o sprzedaży oraz sytuacji rynkowej oraz tworzenia statystyk sprzedaży. Planowanie zasobów dystrybucyjnych (distribution resource planning) umożliwia koordynowanie działań w zakresie zarządzania siecią sprzedaży, pozwala na modyfikowanie sieci oraz na określenie źródeł zasilania punktów sprzedaży. 13

18 14 Sprawne zarządzanie istniejącymi już oraz nowo wprowadzanymi obiektami (np. produktami) realizowane jest z wykorzystaniem narzędzia pozwalającego na operowanie krótkimi indeksami (item classification), budowanymi na podstawie cech charakterystycznych tych obiektów. Produkcja. Podstawowym elementem obszaru produkcji jest zbiór danych podstawowych (production master data) dotyczących zarówno produkcji wykonywanej na zamówienia, jak i produkcji powtarzalnej wraz z narzędziami niezbędnymi do zarządzania tymi danymi. Umożliwia on zdefiniowanie tzw. centrów roboczych (np. linii produkcyjnych), kalendarzy, struktur produktów oraz ich komponentów. Dane te wykorzystywane są w procesie planowania szczegółowego produkcji poprzez zastosowanie narzędzia wspomagającego harmonogramów spływu produkcji finalnej (master production scheduling). Tworzenie planów zapotrzebowania na zdolności produkcyjne (capacity requirements planning) poszczególnych centrów roboczych odbywa się z uwzględnieniem dysponowanych zdolności produkcyjnych oraz zaplanowanych wcześniej obciążeń. Wspomaganie dotyczy również budowy harmonogramów warsztatowych zarówno dla produkcji powtarzalnej, jak i produkcji na zlecenie. Dostosowanie do zmieniających się warunków następuje w ramach sterowania produkcją (production control) na podstawie harmonogramów warsztatowych. Wspomaganie może obejmować również rejestrację wykonanych operacji produkcyjnych, która służy rozliczaniu ich praco- i maszynochłonności (hours accounting) w odniesieniu do harmonogramów warsztatowych. Zastosowanie narzędzia systemowego wspomagającego śledzenie partii (lot control) elementów, zarówno obcych (pochodzących z zakupu), jak i własnych (produkowanych w przedsiębiorstwie), zgodnie z normą ISO 9000 pozwala na sterowanie jakością. Gospodarka materiałowa. Wyznaczanie zapotrzebowania materiałowego następuje na bazie standardu MRP funkcjonującego w ramach MRP II (por. rozdz ). W szczególności prowadzona jest ewidencja magazynowa w rozbiciu na magazyny i miejsca składowania (inventory location control). Zakupy. Podstawowymi funkcjami wchodzącymi w zakres działania narzędzia wspomagającego zaopatrzenie (purchasing control) są: bezpośrednia obsługa zakupów, tworzenie i obsługa zapytań ofertowych, tworzenie tzw. umów ramowych (na wielokrotne dostawy) oraz tworzenie statystyki zakupów. Obsługa zakupów w odniesieniu do powiązania z obszarem finansów i księgowości dotyczy w szczególności automatycznego księgowania faktur zakupowych (np. w ramach tak zwanej kontroli rachunków). Zarządzanie projektem. Narzędzie do zarządzania projektami (project management) wspomaga przygotowanie, weryfikację oraz kontrolę realizacji przedsięwzięć.

19 Finanse i księgowość. Obszar finansowo-księgowy służy wartościowemu odzwierciedleniu operacji gospodarczych zachodzących w przedsiębiorstwie. Obejmuje on funkcje rachunkowości zarówno finansowej, jak i zarządczej. W ramach rachunkowości finansowej dotyczy to obsługi należności i zobowiązań, prowadzenia księgi głównej i pozostałych rejestrów (np. rejestru VAT), środków trwałych oraz sprawozdawczości. Rachunkowość zarządcza obejmuje zwykle rachunek kosztów według miejsc powstawania oraz nośników kosztów. Funkcje dodatkowe. W ramach funkcji dodatkowych rozwiązań klasy ERP dostępne są narzędzia do zarządzania rysunkami (draving control) umożliwiające połączenie marszrut technologicznych z dokumentacją rysunkową przygotowaną przez systemy CAD. Dotyczy to w szczególności dostępu do bazy artykułów zawartych w systemie ERP z poziomu systemu CAD. Kolejnym typem narzędzi dodatkowych są programy służące elektronicznej wymianie danych (electronic data interchange). Pozwalają one na powiązanie systemu ERP z systemami dostawcy oraz odbiorcy. W ten sposób możliwe jest np. zaglądanie do zasobów magazynowanych dostawcy przed złożeniem zamówienia na określone surowce i materiały. Brak formalnego standardu systemu ERP nie przeszkadza w zdobywaniu coraz większej popularności i liczby użytkowników. Najistotniejszą cechą odróżniającą go od jego poprzednika systemu MRP II jest wartościowe ujęcie realizowanych procesów. Pozwoliło to na planowanie, sterowanie oraz kontrolę procesów przez pryzmat wskaźników nie tylko ilościowych, ale i wartościowych. Jądrem całego systemu jest jedna centralna baza danych, na której opiera się działanie całego systemu. Baza danych gromadzi i przechowuje dane pochodzące z rożnych obszarów działalności przedsiębiorstwa (Davenport 1998, s. 124). Wprowadzenie nowego rekordu danych następuje tylko raz, w jednym miejscu i powoduje automatyczne uaktualnienie powiązanych z nią danych. W zależności od wielkości i przeznaczenia systemu zawartość poszczególnych obszarów funkcjonalnych może znacznie się różnić (Lech 2003, s. 14). Najmniejsze systemy ograniczają swoją funkcjonalność do ewidencji finansowo-księgowej, oferując moduły księgi głównej, rozrachunków, środków trwałych, gospodarkę materiałową i moduł płacowy. Znaczny jest na rynku udział systemów nieposiadających obszaru produkcyjnego. Z drugiej strony większe systemy oprócz wymienionych powyżej standardowych funkcjonalności oferują funkcje dodatkowe usprawniające organizację pracy w przedsiębiorstwie, jak na przykład: narzędzia wspomagające zarządzanie przepływem pracy (workflow), zarządzanie dokumentacją oraz funkcje wczesnego ostrzegania. 15

20 16 Uzasadnienie wyboru prezentowanego rozwiązania. W następnych rozdziałach do prezentacji możliwości komputerowego wspomagania controllingu w rozważanej klasie przedsiębiorstw posłużono się przykładami zaimplementowanymi w systemie klasy ERP proalpha. Wybrano ten system, gdyż spełnia on większość wymagań związanych z pojęciem controllingu sformułowanym w rozdziale 1.1, a w szczególności: - zrozumiałą integrację przepływów ilościowych i wartościowych uzyskano głównie poprzez dużą liczbę parametrów kosztowych i wartościowych, które przyporządkowano do organizacyjno-technicznych danych podstawowych (por. rozdz. 2). Takie rozwiązanie jest pozytywną konsekwencją pochodzenia funkcji ekonomicznych i technicznych w tym rozwiązaniu od jednego producenta; - twórca tego oprogramowania opracował dużą liczbę instrumentów wspomagających wykorzystanie kompetencji użytkowników. Pozwala na to przyjęta filozofia produktu, który jest na tyle szczupły, że z jednej strony pozwala na opanowanie przez przeciętnego użytkownika większości najważniejszych funkcji, z drugiej zaś oferuje wystarczającą liczbę funkcji wykorzystujących współczesną wiedzę ekonomiczną oraz narzędzia przydatne w rozważanej klasie przedsiębiorstw. W tym kontekście istotna jest również współpraca z odpowiednio ukierunkowanymi zespołami badawczymi wyższych uczelni 8. - pomoc w interpretacji danych realizowana jest głównie w obszarze planowania szczegółowego produkcji (Advanced Planning and Scheduling, APS) poprzez możliwości wizualizacyjne oraz tworzenie systemów wskaźników (por. rozdz. 3.3.) Otwiera to nowe możliwości tworzenia narzędzi pomocniczych z wykorzystaniem odpowiedniej wiedzy teoretycznej (por. np. Kluge, Orzeszko, Dębicka 2005, s ); - Elastyczność w tworzeniu funkcji controllingowych z bezpośrednim powiązaniem z aspektami technicznymi została osiągnięta poprzez parametryzację integracji przepływów ilościowych i wartościowych (por. rozdz dotyczący kalkulacji); - dostępność narzędzi wspomagających ocenę ad hoc zależności specyficznych dla przedsiębiorstwa. Dotyczy to w szczególności funkcjonalności modułu proalpha Analyzer (por. rozdz. 3.3.); - programy realizujące funkcje controllingu zawarte w prawie wszystkich modułach (i nie tylko w tych, które w opisie systemu zostały nazwane jako controllingowe; por. rozdz. 2 i 3). 8 Zaliczana jest do tego także ta publikacja.

21 1.3. Charakterystyka rozwiązania proalpha Kompletne rozwiązanie dla przedsiębiorstw średniej wielkości System proalpha adresowany jest do przedsiębiorstw produkcyjnych i handlowych średniej wielkości. Stanowi on kompletne i zintegrowane rozwiązanie, z pomocą którego realizowane są wszelkie zadania tych przedsiębiorstw. System ten zawiera nie tylko typowe funkcje oprogramowania klasy ERP dotyczące obszarów logistyki i finansów. Wspomaga on również działalność firmy w obszarze relacji z klientami (CRM) oraz realizację procesów obejmujących wiele przedsiębiorstw (SCM). Dostępne są przy tym wszystkie aktualne technologie komunikacyjne wraz z całym spektrum E-Business. Rozwiązanie to ma strukturę modułową (por. rys. 1.3). 17 WorkflowAutomation System informacyjny i controllingu (MIS) Zarządzanie projektem Konfigurator Produktkonfiguration produktu Sprzedaż Finanse Środki trwałe CRM CAD Gospodarka materiał. APS BSC Rachunek kosztów SCM Produkcja Controlling Serwis Business Intelligence Zarządzanie dokumentacją Analyzer (OLAP) Intercompany E-Business Rys Moduły podstawowe i funkcje dodatkowe systemu proalpha Przy tworzeniu systemu wszystkie jego elementy traktowane były z tym samym poziomem ważności. W ten sposób powstał zintegrowany system z jednej ręki. Integracja oznacza tutaj pełne wartościowe odzwierciedlenie transakcji ilościowych we wszystkich obszarach działalności przedsiębiorstwa. Dla przykładu, każda zmiana zapasów magazynowych ma swoje wartościowe odzwierciedlenie zarówno w gospodarce materiałowej, jak i w księgowości. Nie chodzi przecież o programy, które wszystko potrafią, lecz o to, aby istotne

22 18 funkcje były zintegrowane. Z tego względu twórca tego oprogramowania stawia konsekwentnie na własne rozwiązania. Dotyczy to również dodatkowych obszarów funkcjonalnych, takich jak: APS (por. rozdz. 3.3), zarządzanie dokumentacją, interfejs z pakietami CAD, E-Business oraz Intercompany. MIS system informacyjny kadry kierowniczej i pracowników. Szybkie podejmowanie trafnych decyzji na każdym szczeblu zarządzania wymaga stałego dostępu do informacji obejmującej wiele obszarów działalności organizacji. proalpha MIS (Management Information System) system informacyjny kadry kierowniczej i pracowników spełnia te wymagania. Duży stopień integracji zapewnia dostępność danych całego systemu. Różne tabele, raporty i analizy mogą być zmieniane i rozszerzane przez użytkownika za pomocą elastycznych narzędzi (np. edytorów raportów i formularzy). Ich zawartość i stopień szczegółowości określane są przez użytkownika w ramach własnych kompetencji. Dostęp do wszystkich wariantów analiz może być przy tym ograniczony dla innych użytkowników w zależności od przyznanych praw dostępu. Dzięki temu funkcja ta przeznaczona jest nie tylko dla kadry kierowniczej, lecz także dla innych pracowników. Wartości syntetyczne mogą być rozwijane do różnych poziomów szczegółowości, aż do pojedynczego dokumentu. Obieg danego dokumentów może być śledzony zarówno w przód, jak i wstecz, np. przy podglądzie dokumentu dostawy dostępna jest informacja o tym, jakiego zlecenia on dotyczy, czy i kiedy został zafakturowany oraz jaki numer ma faktura. Analizy ad hoc służące szybkiemu podejmowaniu decyzji. proalpha MIS pozwala na szybkie i wygodne generowanie powtarzalnych analiz zawierających wiele parametrów i złożonych powiązań. Moduł proalpha Analyzer przeznaczony jest do zupełnie nowych zastosowań. Z jego pomocą możliwe jest tworzenie dowolnych zapytań bez znajomości programowania oraz realizacja wielowymiarowej analizy danych. Wygoda w użytkowaniu wynika z zastosowania interfejsu graficznego bazującego na technologii OLAP. Na przykład krzywe otrzymane w wyniku zapytania mogą być poprzez kliknięcie przeglądane jak przez lupę. Poprzez kliknięcia myszką można coraz głębiej drążyć dane. Wyniki analiz mogą być przetwarzane do celów prezentacji za pomocą narzędzia do raportowania. Analyzer jest również własnym rozwiązaniem i jest w pełni zintegrowany z systemem proalpha. Niezależnie zatem od tego, czy chodzi o analizę ad hoc, czy też o szczegółowe zapytanie, rozwiązanie to zapewnia realizację każdego rodzaju analizy Podstawowe obszary funkcjonalne Jądro systemu stanowią tradycyjne moduły systemów ERP, jak sprzedaż, gospodarka materiałowa, zakupy, produkcja, finanse (księgowość finansowa) oraz rachunek kosztów. Każdy moduł składa się danych podstawowych,

23 programów dziedzinowych oraz systemu informacyjnego. Rys. 1.4 ilustruje menu główne systemu z wyróżnieniem modułu Sprzedaż i dystrybucja. W dalszej części przedstawiono charakterystykę funkcjonalności podstawowych obszarów funkcjonalnych w kontekście tradycyjnych modułów. 19 Rys Menu główne systemu proalpha Sprzedaż. Wspomaganie obszaru sprzedaży obejmuje zdarzenia gospodarcze począwszy od planowania poprzez akwizycję i sporządzanie ofert aż do realizacji zleceń (zamówień klientów) i serwisu posprzedażnego. Z uwagi na odmienność wymagań dotyczących różnych transakcji sprzedaży istnieje możliwość łatwego i elastycznego opracowania ofert w odniesieniu zarówno do kompleksowego urządzenia wytwórczego, jak i do produktu wytwarzanego seryjnie oraz w wariantach. System proalpha pozwala na odzwierciedlenie transakcji sprzedaży przedsiębiorstw różnych branż bez konieczności zmian w standardzie. Dotyczy to w szczególności wspomagania procesu przygotowania towarów do wysyłki, w której krytycznym czynnikiem jest czas. Przykładem zastosowań są tutaj dostawy w branży motoryzacyjnej spełniające zasadę just in time. Kolejne przykłady to: kompletacje wysyłek, sprzedaż bezpośrednia, osobna rejestracja płatników i odbiorców faktu, indywidualna rejestracja cen i warunków

24 20 sprzedaży dla poszczególnych kontrahentów, zmienne prowizje na bazie obrotów lub marż, obsługa numerów seryjnych i partii, zlecenia ramowe, dostawy kontraktowe oraz wymiana danych według standardów elektronicznej wymiany danych (Electronic Data Interchange, EDI). Postępująca globalizacja rynków oznacza nowe wymagania. Wielojęzyczność systemu pozwala im sprostać dzięki obsłudze transakcji oraz automatycznemu sporządzaniu dokumentów w wielu językach. Dla pracowników działu sprzedaży przydatne są również wygodne funkcje dodatkowe. Przykładowo, system może przypomnieć o wszystkich dokumentach i notatkach, które mogą zostać bezpośrednio opracowane lub przekazane innemu pracownikowi. Integracja systemu gwarantuje stałą dostępność aktualnych informacji. Dotyczy to na przykład dostępności artykułów, osiągniętej marży pokrycia, wysokości i rodzaju kosztów projektu, spływie należności lub postępie realizacji zamówienia klienta. Funkcje te zapewniają szybki obieg informacji odpowiadających konkretnym potrzebom decydentów. Przesądza on często o pozyskaniu danego zlecenia. Zakupy. Redukowanie głębokości struktur wytwórczych i koncentracja sektora przedsiębiorstw średniej wielkości na obszarach wysokich kompetencji i posiadanym know-how wymusza zwiększanie wolumenu zakupów. Oznacza to, że czynnikiem wpływającym na sukces przedsiębiorstwa w dłuższym horyzoncie jest elastyczne i niezawodne zaopatrzenie. Moduł proalpha Zakupy oferuje kompletną funkcjonalność począwszy od wyboru dostawców, realizacji i kontroli zamówienia, a kończąc na przyjęciu towarów i kontroli rachunków. Wspomaga on również transakcje dostaw zwrotnych towarów oraz generowanie wezwań do korekt. Oprócz funkcji wysyłania zamówień za pośrednictwem poczty elektronicznej możliwe jest również realizowanie zamówień poprzez EDI lub wysłanie dokumentu faksem bezpośrednio z systemu. Bezpośredni dostęp do danych systemu magazynowego dostawcy i sprawdzenie dostępności szukanego produktu realizowany jest za pomocą technologii ITP (Internet Transaction Processing). Sprawna realizacja zakupów wymaga również kontroli zamówień. Jej celem jest zachowanie zaplanowanych terminów. Funkcja przypominania informuje o zaległych potwierdzeniach zleceń pozwalając na automatyczne (prewencyjne) generowanie przypomnień o dostawach lub w przypadku zwłoki upomnień dostawy. Dodatkowo istnieje możliwość generowania przy rejestracji przyjęcia materiału propozycji bezpośredniego jego przydzielenia do produkcji w celu realizacji zatwierdzonych zleceń produkcyjnych. Po zakończeniu przetwarzania i zatwierdzeniu ma miejsce np. przeprowadzanie korekt wartości na podstawie zafakturowanych cen, różnych od cen w zamówieniu, zatwierdzanie płatności i obciążanie odpowiednich miejsc powstawania kosztów obliczonym zużyciem materiału.

25 Integracja systemu pozwala na natychmiastową odpowiedź na takie pytania jak: kto dostarcza jakie towary i na jakich warunkach? Jakie ilości danego artykułu zostały zamówione w ciągu ostatnich osiemnastu miesięcy u jakich dostawców? Jak wyglądają zamówienia i przyjęcia towarów przyporządkowane do zarchiwizowanej (zaksięgowanej) faktury? Gospodarka materiałowa. Główne komponenty modułu proalpha Gospodarka materiałowa to ustalenie zapotrzebowania i zarządzanie magazynem. Są one podstawą efektywnej sprzedaży, optymalnych zakupów i korzystnej kosztowo produkcji. Synchronizacja przepływów ilościowych i wartościowych w systemie pozwala na odzwierciedlenie stanu zapasów, zmian zapasów oraz zużycia materiałów w identyczny sposób zarówno w księgowości finansowej, jak i w rachunku kosztów. Obok klasycznych funkcji gospodarki materiałowej system wspomaga zarządzanie tzw. magazynem chaotycznym, kompletowanie produktów, prowadzenie magazynu konsygnacyjnego, magazynu przyjęcia towarów i depozytu. Wskutek wzrastającego ryzyka wynikającego z odpowiedzialności za produkt, zarządzanie partiami stanowi dla wielu przedsiębiorstw nieodzowne narzędzie zapobiegania ewentualnym roszczeniom. Zarządzanie partiami stanowi jednocześnie element systemu zapewnienia jakości, ponieważ pozwala na pełną identyfikowalność pochodzenia oraz wykorzystania danej partii. Wydajne planowanie materiałowe i tworzenie zamówień to warunki wysokiej gotowości do realizacji dostaw przy jednoczesnej minimalizacji związania kapitału i kosztów utrzymania magazynu. Planowanie materiałowe systemu proalpha wspomaga wszystkie znane metody planowania i w ustala zapotrzebowanie zarówno na produkty finalne, podzespoły, artykuły zakupowe, jak i materiały pomocnicze. Dynamiczny nadzór niedoborów ma miejsce przy każdej zmianie zapotrzebowania, zapasów i pokrycia. Spośród informacji pochodzących z modułu gospodarki materiałowej interesujące są przede wszystkim dane dotyczące dostępności materiałów. System informuje o stanie zapasów magazynowych, zleceń i zamówień w ujęciu łącznym lub też w rozbiciu na poszczególne magazyny. Na pierwszy rzut oka widać, jakie ilości są dostępne, przy uwzględnieniu istniejących kompletacji, rezerwacji oraz zapasów bezpieczeństwa. Konto planowania materiałowego pozwala na stałą obserwację zapotrzebowania w danym przedziale czasu. Prognoza wielkości zapasów magazynowych dostarcza natychmiastową informację o możliwościach realizacji dostaw w przyszłości. Produkcja. Moduł proalpha Produkcja, jako część rozwiązania zintegrowanego został tak zaprojektowany, aby spełnić specyficzne wymagania dotyczące różnych typów produkcji. Obejmuje on zarówno produkcję unikatową, jednostkową, małoseryjną, jak i typowo seryjną. W zależności od typu produkcji zastosowanie znajdują tutaj różne obszary funkcjonalne. Na 21

26 22 przykład przy produkcji seryjnej, do ustalenia zapotrzebowania na zasoby, stosowany jest instrument do wspomagania kroczącego planowania produkcji. W przypadku budowy urządzenia (produkcji jednostkowej) stosowane jest zarządzanie projektem. W sektorze średniej wielkości przedsiębiorstw w Europie często wymagana jest kombinacja tych dwóch typów produkcji. Sterowanie zdarzeniami na podstawie dowolnie definiowalnych łańcuchów czynności pozwala na odmienne traktowanie tych procesów. Jednolity model funkcji i danych gwarantuje konsekwentną integrację z modułami gospodarki materiałowej, zakupów, sprzedaży oraz rachunkiem kosztów. Tym samym, z jednej strony zagwarantowana jest stała dostępność aktualnych informacji ze wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa, z drugiej zaś dane generowane w obszarze produkcji udostępniane są dla pozostałych obszarów bez ponoszenia dodatkowych nakładów. Obok funkcji podstawowych, takich jak struktury produktów, wykazy cech, procesy oraz zarządzanie zmianami, duży potencjał racjonalizacji zapewnia integracja w trybie on line różnych systemów CAD. W połączeniu z funkcją proalpha Workflow zarządzanie zmianami technicznymi przebiega w sposób efektywny, co jest szczególnie przydatne z uwagi na coraz krótsze cykle wprowadzania innowacji produktów i technologii ich wytwarzania. Zarówno w przypadku ustalenia progu opłacalności kompleksu zleceń, jak i wyceny zapasów według kosztów wytworzenia, przydatnym instrumentem jest program do kalkulacji umożliwiający tworzenie dowolnych schematów kalkulacji. Modułowa i wielowarstwowa architektura systemu gwarantuje interaktywne powiązanie wszystkich aplikacji i stwarza możliwość dostępu do wszystkich istotnych informacji poprzez System informowania kierownictwa. Finanse. Moduł proalpha Finanse jest czymś więcej niż tylko systemem sprawozdawczości finansowej. Dzięki obszernemu i elastycznemu systemowi informacyjnemu jest on jednocześnie narzędziem controllingowym, pozwalającym na przejrzystą reprezentację operacji gospodarczych w przedsiębiorstwie. Integracja w obszarze finansów oznacza nie tylko automatyczne przejmowanie danych z innych powiązanych modułów. Stanowi ona obieg informacji ilościowych i wartościowych realizowany w sposób kompletny w zakresie całej działalności przedsiębiorstwa. Ewidencja operacji gospodarczych może następować w walutach obcych w roku obrachunkowym różnym od roku kalendarzowego. Elastyczne zarządzanie rozrachunkami (nierozliczonymi pozycjami) oraz sprawne zarządzanie płatnościami z klientami i dostawcami jest tak samo łatwe w obsłudze jak system upomnień. Krótkookresowy nadzór i rozporządzanie

27 środkami płynnymi umożliwia prognozowanie wpływów i wydatków środków pieniężnych w okresie dwunastu następnych tygodni kalendarzowych. Uwzględnianie są przy tym wszystkie dane systemu rachunkowości i logistyki istotne dla płynności finansowej oraz płatności stałe lub nieregularne. Możliwa jest realizacja pełnej konsolidacji uwzględniającej różne rodzaje dla poszczególnych poziomów konsolidacji. Prezentacja wyników następuje w sposób szczegółowy w formie pełnej sprawozdawczości lub w postaci zagregowanej. Poprzez analityczne, kroczące lub indeksowe, bazujące na wartościach planowanych lub rzeczywistych planowanie wyników możliwa jest automatyczna prezentacja budżetu rocznego w ujęciu miesięcznym według dowolnie zdefiniowanego rozkładu (por. rozdz. 3.1). Zapytania w trybie on line umożliwiają wyświetlenie na ekranie komputera wszystkich transakcji istotnych dla podjęcia decyzji. Zestawienia, takie jak: bilans, rachunek zysków i strat, analiza ekonomiczna, można definiować wielowariantowo z różnym poziomem szczegółowości. Wygodny generator umożliwia proste tworzenie lub modyfikowanie zestawień i formularzy. Rachunek kosztów i wyników. Moduł proalpha Rachunek kosztów i wyników może być wykorzystywany niezależnie od branży przez przedsiębiorstwa produkcyjne, handlowe oraz usługowe. Wszystkie informacje istotne dla podejmowania decyzji w odniesieniu do planowania, kontroli i sterowania procesów zużycia czynników produkcyjnych dostępne są przy zachowaniu wysokiego poziomu przejrzystości. Rachunek kosztów i wyników zawiera moduły rachunku miejsc powstawania kosztów, nośników kosztów oraz wyników. W każdym z tych modułów w odniesieniu do każdego obiektu planowania możliwa jest realizacja dowolnej liczby wariantów planowania ilościowego i wartościowego. Dostępne są metody planowania analitycznego, kroczącego lub indeksowego, bazującego na wartościach planowanych lub rzeczywistych. Podział kosztów na elementy stałe i zmienne pozwala na realizację wielu systemów rachunku kosztów przy równoległym rozpatrywaniu ich z bilansowego oraz podatkowego punktu widzenia. Wysoki stopień integracji wszystkich modułów umożliwia kompletny przepływ danych ilościowych i wartościowych, dostarczając wszystkie potrzebne dane dla rachunku kosztów. Miejsca powstawania kosztów, nośniki kosztów i nośniki wyników mogą być wprowadzane, umiejscawiane w odpowiednich strukturach i agregowane praktycznie w nieograniczonej liczbie. Możliwa jest również konsolidacja obejmująca wszystkie firmy. Wszystkie analizy w ramach arkuszy rozliczania kosztów według miejsc powstawania, nośników kosztów lub nośników wyników można wygodnie tworzyć w wielu wariantach oraz z różnym poziomem szczegółowości. 23

28 24 Rachunek kosztów według miejsc powstawania. Oprócz kontroli rentowności można w wygodny sposób wyznaczyć stawki kosztów i narzutów, które mogą obowiązywać nie tylko dla miejsc powstawania kosztów (MPK). Wielkości odniesień dla pomocniczych oraz głównych MPK mogą być dowolnie definiowane zarówno w odniesieniu do całej firmy, jak i do poszczególnych miejsc powstawania kosztów. Istotną częścią każdego rachunku kosztów według miejsc powstawania jest rozliczenie świadczeń wewnątrzzakładowych. Oprócz metody schodkowej i metody układu równań oraz ich kombinacji możliwe jest rozliczenie według formuły: ilość x stawka kosztów. Rachunek nośników kosztów. Nośnikiem kosztów mogą być zarówno pojedyncze zlecenia, produkty lub grupy produktów, duże długookresowe projekty, jak i procesy. Znajdują one swoje odzwierciedlenie w jednostkowym rachunku kosztów według nośników kosztów w ramach systemów rachunku kosztów pełnych lub zmiennych. Rachunek wyników. Szczególnym efektem rozważań nad nośnikami kosztów jest rachunek wyników. Analizuje on wyniki w różnych pojedynczych perspektywach (grupy artykułu, dziedziny, klienta, branży i regionu) oraz całego przedsiębiorstwa. Typowe przykłady zastosowań tego narzędzia to krótkookresowy rachunek wyników oraz wielostopniowy rachunek marż pokrycia Funkcje dodatkowe System proalpha oprócz wspomagania realizacji podstawowych procesów, oferuje również dodatkowe możliwości. Dotyczy to przede wszystkim automatyzacji przepływów pracy (WorkflowAutomation), zarządzania dokumentami (DMS), zarządzania relacjami z klientami (CRM), zaawansowanego planowania produkcji (APS) oraz funkcji E-Business. Funkcje te pozwalają w szczególności na optymalizację procesów realizowanych w przedsiębiorstwie. Rys. 1.5 ilustruje funkcjonalność systemu w perspektywie procesów. Automatyzacja procesów gospodarczych. Automatyzacja procesów gospodarczych ułatwia dotrzymanie krótkich terminów dostaw. W systemie proalpha możliwe jest wykorzystanie automatyki przy realizacji zleceń klientów od sprzedaży przez przygotowanie produkcji aż do produkcji i montażu. proalpha WorkflowAutomation bazuje na łańcuchu czynności sterowanym zdarzeniami. Każdy obiekt informacyjny przetwarzany jest zgodnie z przypisanym mu łańcuchem czynności. Przetwarzanie to może być uruchomione lub zatrzymane za pośrednictwem zdarzeń. Pracownicy zgodnie z rozdzielnikiem automatycznie otrzymują zadania do realizacji, na przykład w zakresie opracowania ofert, w przypadku odchyleń od planu oraz inne.

29 25 Uruchomienie realizacji zdarzeń gospodarczych następuje bezpośrednio z poziomu tzw. monitora działań. Realizacja zlecenia Konstrukcja Zarządzanie projektem Sporządzenie oferty Generowanie wariantów Zapytania VIS / Marketing Gospodarka materiałowa System informacyjny & Controllingu (MIS) Zarządzanie dokumentami (DMS) Dyspozycja & Zakupy Produkcja Wysyłka i dostawa Fakturowanie Produkcja Serwis Rachunkowość i Controlling Gospodarka towarowa Finanse i rachunkowość CRM E-Business Rys Obszary funkcjonalne oraz przebieg typowego procesu realizacji zlecenia klienta w przedsiębiorstwie Zarządzanie dokumentami. proalpha DMS, poza standardowymi funkcjami archiwizacji, oferuje także wiele innych możliwości zarządzania dokumentacją od zeskanowanych dokumentów (jak na przykład faktury od dostawców, ręczne szkice lub też świadectwa pokontrolne) do dokumentów opracowanych w edytorze tekstu lub arkuszu kalkulacyjnym. Wszystkie dokumenty mogą być w łatwy sposób powiązane z dowolnym obiektem w systemie proalpha oraz łącznie z nim administrowane. Wyszukiwarka pełnotekstowa zapewnia szybkie wyszukiwanie dokumentów. I tak na przykład pracownik działu sprzedaży może dołączyć do zlecenia klienta notatkę dotyczącą kontaktu telefonicznego. Notatka zostanie zarchiwizowana razem ze zleceniem i może być w każdym momencie wywołana. Integracja z CAD bez redundancji danych. proalpha CA-Link pozwala na integrację procesów gospodarczych. Z pomocą CA-Link prawie wszystkie obecne na rynku systemy CAD mogą być zintegrowane w trybie on line z systemem proalpha. On line oznacza, że konstruktor z poziomu swojego programu CAD ma dostęp do danych (np. podzespołów, rysunków), które są zgromadzone w systemie. Poprzez zapis własnych rysunków i specyfikacji konstrukcyjnych rozszerza on zakładową bazę danych. Nie

30 26 powstają przy tym dane redundantne lub dane wymagające trudnych w utrzymaniu interfejsów. Szczególną zaletą tej funkcjonalności jest to, że na przykład w przypadku opracowania nowej specyfikacji poprzez WorkflowAutomation poinformowany zostaje odpowiedzialny pracownik (np. z działu przygotowania produkcji lub zaopatrzenia) o zadaniach, które należy wykonać. Opracowane przez konstruktora rysunki i dane konstrukcyjne mogą być oczywiście wywołane i wyświetlone z każdego stanowiska systemu proalpha. Dzięki temu proalpha przejmuje zadania Engineering Data Management (EDM) lub Product Data Management (PDM). proalpha i E-Business Komercyjne wykorzystanie Internetu zyskuje coraz większe znaczenie. Duża część przyszłych transakcji handlowych będzie realizowana za pośrednictwem Internetu. Ta zmiana medium komunikacyjnego wymaga jednak odpowiedniego wspomagania przez stosowane oprogramowanie. Odmienne potrzeby wymagają różnych rozwiązań. W zakresie wspomagania wzajemnych kontaktów handlowych proalpha B2B oferuje zarówno interaktywne rozwiązania, jak również automatyczną wymianę danych z wykorzystaniem Java Messaging Services bazującym na XML. Zorientowany na klienta końcowego proalpha Web-Shop jest w pełni zintegrowanym modułem systemu. Intercompany automatyzacja procesów gospodarczych pomiędzy firmami. Wymagania w stosunku do nowoczesnych systemów ERP wykraczają obecnie znacząco poza samo przedsiębiorstwo. Globalizacja zmienia struktury przedsiębiorstw oraz związane z tym procesy gospodarcze w odniesieniu do partnerów handlowych. Z pomocą modułu proalpha Intercompany automatycznie wspomagany jest przebieg procesów pomiędzy poszczególnymi przedsiębiorstwami w ramach grupy, niezależnie od tego, czy instalacje umieszczone są w jednym, czy wielu różnych miejscach. Przykład takiego wspomagania to automatyczna konwersja zamówienia generowanego u partnera w zlecenie we własnym systemie Opis przedsiębiorstwa demonstracyjnego Opracowując koncepcję bazy danych przedsiębiorstwa demonstracyjnego, założono, iż przykład prezentujący wykorzystanie funkcji ERP w controllingu spełnia następujące warunki: - wszystkie istotne obszary działalności przedsiębiorstwa zintegrowane są w sensie definicji controllingu (por. rozdz. 1.1);

31 - w przedsiębiorstwie demonstracyjnym uwzględniona jest specyfika sektora przedsiębiorstw, do którego adresowany jest rozważany system (dotyczy to również wielkości przedsiębiorstwa); - liczba danych podstawowych nie może być zbyt duża musi pozwalać na ich kontrolę. Tym wymaganiom odpowiada wykorzystane przedsiębiorstwo demonstracyjne o strukturze firmy produkcyjno-handlowej średniej wielkości. Strukturę systemu produkcyjnego tego przedsiębiorstwa ilustruje tab MPK Gniazdo produkc. Liczba pracowników (GniazProd) Tabela 1.1 Struktura przedsiębiorstwa demonstracyjnego Liczba pracowników (MPK) Stawka rh Stawka mh Wynagrodzenia (suma/mies.) Zaopatrzenie ,- Produkcja Stan. rob ,07 6, ,- elementów Stan. rob ,71 12,28 Stan. rob ,43 4,87 Stan. rob ,53 5,52 Stan. rob ,94 4,09 Stan. rob ,71 7,17 Stan. rob ,82 2,85 Stan. rob ,84 2,68 Stan. rob ,03 11,23 Stan. rob ,12 2,78 Montaż Stan. mont ,02 12, ,- Stan. mont ,12 8,31 Zbyt ,- Rachunkowość ,- Zarząd ,- Suma ,- Przedsiębiorstwo może samodzielnie produkować w sumie dwadzieścia produktów (osiem sprzedawanych wyrobów gotowych P1, P2, P10 do P15, jeden sprzedawany podzespół P3, dwanaście podzespołów P4, P5, P20 do P29 (oznaczenia zostały tak dobrane, aby uniknąć skojarzeń z jakimkolwiek konkretnym przedsiębiorstwem). Jest to typowa dla branży produkcja trójstopniową (produkcja elementów, montaż podzespołów, montaż końcowy). Potrzebne jest w sumie trzynaście materiałów (M6 do M8, M20 do M29). Najważniejsze dane o strukturach produktów oraz procesach ukazuje tab Montaż (ręczny) realizowany jest w jednostopniowym (zawierającym wiele stanowisk roboczych) gnieździe produkcyjnym; produkcja elementów wykazuje wysoki stopień powiązań przy podanych warunkach nakładania się operacji i partiach częściowych. Dla czasów przezbrojeń przyjęto wartości średnie.

32 28 Tabela 1.2 Technologiczne dane podstawowe przedsiębiorstwa demonstracyjnego Produkt Struktury produktu Gniazda produkcyjne P1 1*P3 3*P4 Stan.mont.1 P2 1*P3 1*M8 Stan.mont.1 P3 1*P4 2*P5 Stan.mont.2 P10 2*P3 1*P20 2*P21 Stan.mont.1 P11 1*P22 1*P23 1*P24 Stan.mont.2 P12 2*P25 2*P26 2*P27 Stan.mont.1 P13 2*P28 4*P29 Stan.mont.2 P14 1*P3 2*P20 1*P22 1*P24 1*P26 1*P28 Stan.mont.1 P15 1*P3 2*P21 1*P23 1*P25 1*P27 1*P29 Stan.mont.2 P4 1*M6 Stan.rob.1, 2 P5 1*M7 Stan.rob.2, 1 P20 1*M20 Stan.rob.7, 3, 9, 4, 10, 5 P21 1*M21 Stan.rob.2, 8, 7, 4 P22 1*M22 Stan.rob.6, 5, 4, 8, 9, 2, 10, 1, 3 P23 1*M23 Stan.rob.8, 3, 7, 2, 6, 1 P24 1*M24 Stan.rob.9, 4, 1, 3, 5, 6, 7 P25 1*M25 Stan.rob.7, 8, 4, 5, 10 P26 1*M26 Stan.rob.10, 4, 9, 3, 2, 7, 1, 6 P27 1*M27 Stan.rob.5, 6, 4, 7, 3, 8, 2, 9 P28 1*M28 Stan.rob.4, 2, 5, 7, 10, 8 P29 1*M29 Stan.rob.3, 1, 9, 8, 6 Podzespoły i elementy wytwarzane w ramach produkcji własnej mogą być w krótkim czasie zakupione u dostawców. Cena zakupu jest w tym przypadku jednak kilkakrotnie wyższa od (własnych) kosztów wytworzenia. Nr artykułu Tabela 1.3 Ceny zakupu netto od dostawców głównych, ceny sprzedaży netto oraz warunki dostaw Cena zakupu Stawka dostaw ekspres.[%] Okres pon. nab. [dkal] Nr artykułu Cena sprzedaży Stawka dostaw ekspres.[%] Okres dost. eksp. [dkal] Okres dost. norm. [dkal] M6 75, P , M7 36, P2 895, M8 93, P3 499, M20 119, P , M21 99, P11 999, M22 24, P , M23 18, P , M24 28, P , M25 159, P , M26 254, M27 74, M28 39, M29 25, Ceny zakupu netto od dostawców głównych, ceny sprzedaży netto oraz warunki dostaw przedstawiono się w tab. 1.3.

33 29 2. Zastosowanie systemów ERP w rejestracji danych na potrzeby controllingu 2.1. Dane podstawowe i obieg dokumentów Dane podstawowe Dane podstawowe wykorzystywane są w realizacji wielu procesów gospodarczych. W celu zapewnienia odpowiedniej jakości danych powinny być one pielęgnowane 9 tylko w jednej jednostce funkcjonalnej przedsiębiorstwa. Wyróżnia się dane podstawowe wykorzystywane w wielu modułach (np.: dane klientów i dostawców zawarte w modułach sprzedaży, zakupów, księgowości oraz w przypadku produkcji zorientowanej na klienta również w module produkcji oraz dane dotyczące artykułów we wszystkich modułach logistycznych) lub tylko w jednym module (np. magazyny tylko w module gospodarki materiałowej, dane dotyczące zasobów produkcyjnych tylko w module produkcji oraz dane rachunków bankowych tylko w module księgowości). Warunkiem zapewnienia należytej jakości danych wykorzystywanych w wielu modułach jest ustalenie odpowiednich praw dostępu. Zarządzanie danymi podstawowymi w konkretnym rozwiązaniu klasy ERP odzwierciedla zawsze wymagania danego użytkownika. W celu przedstawienia tej problematyki dane te podzielono na dane ogólnego zastosowania, dane i parametry sterujące integracją, dane i parametry służące racjonalizacji oraz dane i parametry służące przygotowaniu informacji. Dane ogólnego zastosowania wprowadzane są w każdym systemie przy rozpoczęciu wdrożenia. Część z nich przejmowana jest zwykle z poprzedniego rozwiązania (np. przy zmianie systemu). Każdy system klasy ERP ze względu zintegrowaną architekturę zawiera dane i parametry sterujące integracją. Ich zakres i funkcjonalność uzależnione są jednak od konkretnego systemu. Dlatego przy zmianie systemu należy ustalić, które dane i parametry mogą zostać przejęte ze starego systemu, a które muszą być wprowadzone na nowo. 9 Pielęgnacja danych podstawowych to ich stała bieżąca aktualizacja.

34 30 Każdy system klasy ERP zakłada jednorazowe wprowadzanie danych podstawowych. Zakres i funkcjonalność danych i parametrów służących racjonalizacji uzależniony jest od pożądanej elastyczności systemu w odniesieniu do automatyzacji realizacji procesów. Przykład: Przyporządkowanie tzw. kluczy podatkowych (niem. Steuerschlüssel) przy księgowaniu faktur zakupowych i sprzedaży wiąże się z koniecznością uwzględnienia cech artykułów, klientów oraz dostawców. Dotyczy to w szczególności ustalania stawek podatkowych oraz dekretacji księgowej. Dla zapewnienia elastyczności i automatyzacji księgowań wyróżnia się tutaj następujące warianty: - definiowane są tylko klucze podatkowe. Ich przyporządkowania w księgowaniu faktur dokonuje się ręcznie. Takie rozwiązanie jest bardzo elastyczne i proste w realizacji, oznacza jednak duże ograniczone możliwości automatyzacji; - definiowane są klucze podatkowe, które są odpowiednio automatycznie przyporządkowane przy księgowaniu faktur. Takie rozwiązanie jest proste w realizacji i oferuje duże możliwości automatyzacji. Jest jednak mało elastyczne; w przypadku zmian uregulowań prawnych występuje konieczność wprowadzenia korekt w programach (tzw. kodzie źródłowym); - definiowane są klucze podatkowe oraz dodatkowe parametry w różnych danych podstawowych, z pomocą których przy księgowaniu dokumentów istnieje możliwość automatycznego przyporządkowania odpowiednich stawek podatkowych i kont księgowych. Takie rozwiązanie oferuje wysoką elastyczność i automatyzację, przy czym parametryzacja realizowana jest zwykle przez specjalistów. W systemie proalpha odzwierciedlono ostatni wariant, przy czym jego parametryzacja jest stosunkowo prosta i możliwa do realizacji przez przeszkolonych pracowników. Dane i parametry służące przygotowaniu informacji wiążą się z opracowywaniem statystyk (np. statystyk sprzedaży według artykułów, klientów, grup klientów, regionów itp.). Statystyki opracowywane są również z wykorzystaniem (coraz tańszych) narzędzi typu Data-Mining. W rozwiązaniach klasy ERP przeznaczonych dla sektora MSP dostępne są coraz programy do analiz nie wymagające definiowania wskaźników statystycznych. Na przykład sporządzenie analizy sprzedaży z podziałem na regiony wymaga odpowiedniego ich zdefiniowania i przyporządkowania w danych podstawowych poszczególnych klientów. Alternatywą jest dodatkowe grupowanie danych klientów z wykorzystaniem oprogramowania typu Data- Mining. Oczywiście możliwości te są w różny sposób wykorzystywane przez poszczególnych producentów oprogramowania oraz są zależne od wymagań

35 użytkownika. Prowadzi to do dalszego różnicowania tego typu podstawowych danych statystycznych w różnych rozwiązaniach ERP. W dalszej części przedstawione są najważniejsze grupy danych podstawowych, które występują w każdym systemie. Dane podstawowe klientów i dostawców wykorzystywane są w wielu modułach. Do danych ogólnego zastosowania należą przede wszystkim dane opisowe (np. nazwa, adres, osoba do kontaktów itp.). Dane i parametry sterujące integracją dotyczą przede wszystkim rachunkowości (np. przyporządkowanie kont księgowych, parametry zarządzania płatnościami, ograniczenie kredytowe), logistyki (np. warunki dostaw), sprzedaży (np. parametry polityki cenowej oraz akcji marketingowych). Dane i parametry do procesów racjonalizacji dotyczą przede wszystkim wspomagania wyszukiwania oraz przyporządkowania kluczy podatkowych i warunków płatności. Do danych i parametrów służących przygotowaniu informacji należą przyporządkowanie regionów sprzedaży oraz przyporządkowanie segmentów rynku (por. rys. 2.1). 31 Rys Dane podstawowe Klienci zakładka Parametry faktury Dane podstawowe artykułów wykorzystywane są również w wielu modułach. Stąd w wielu rozwiązaniach klasy ERP jako artykuły rozumiane są materiały (surowce), towary, produkty, jak również usługi. Do danych ogólnego zastosowania należą numer (indeks) oraz oznaczenie artykułu. Danymi i parametrami sterującymi integracją są m.in.: parametry do odróżnienia artykułów zakupowych, sprzedawanych, produkowanych oraz usług, dane do

36 32 określenia automatyki księgowań zmian zapasów (w księgowości), dane i parametry wspomagające planowanie materiałowe magazynowanych artykułów oraz ceny zakupu i sprzedaży. Do danych i parametrów służących racjonalizacji należą dane do wspomagania wyszukiwania oraz przyporządkowanie danych podstawowych z innych modułów (np. kont księgowych, magazynów, jednostek miary). Przykładami danych i parametrów służących przygotowaniu informacji są parametry określające prowadzenie statystyk oraz grupowanie artykułów (por. rys. 2.2). Rys Dane podstawowe Artykuły zakładka Dane bazowe Dane podstawowe rachunkowości. Rachunkowość finansowa należy do tych obszarów działalności przedsiębiorstwa (szczególnie w przedsiębiorstwach średniej wielkości w Polsce), w których często wykorzystywane są systemy dziedzinowe (wyspowe), a więc przeznaczone tylko dla tego obszaru. Ułatwia to obsługę przy jednoczesnej automatyzacji procesów, ale dotyczy tylko księgowości (w wąskim zakresie) bez automatycznej integracji z innymi obszarami działalności przedsiębiorstwa. Oznacza to konieczność (pracochłonnej) ręcznej ewidencji wszystkich operacji, przy czym występują tutaj duże ograniczenia, na przykład: - księgowanie automatyczne zmian zapasów. Przy wykorzystaniu rozwiązań dziedzinowych prawidłowe dane o zapasach występują właściwie tylko po inwentaryzacji; - w rozwiązaniach dziedzinowych nie ma możliwości pozyskania informacji zawartych w dokumentach powiązanych. Dekret księgowy zawiera co najwyżej

37 numer dokumentu. Brakuje zatem informacji o artykułach itp. Implikuje to na przykład utrudnienia w realizacji tzw. kontroli rachunków (niem. Rechnungskontrolle) w zakupach, a faktura sprzedaży często wystawiana jest bez możliwości dostępu i przejęcia danych ze zlecenia klienta. Z drugiej strony integracja rachunkowości finansowej w ramach rozwiązania klasy ERP (w porównaniu do systemów dziedzinowych) wymaga dużych nakładów na pielęgnacje danych podstawowych oraz przede wszystkim wymaga zastosowania tzw. zintegrowanego podejścia. Inna szczególna cecha rachunkowości widoczna jest przy wykorzystywaniu zagranicznych rozwiązań ERP. Ze względu na odmienne regulacje prawne, które dotyczą szczególnie rachunkowości finansowej, niezbędne jest opracowanie wersji lokalnej programu w ramach tzw. lokalizacji. Powstaje przy tym często sytuacja konfliktowa jako skutek wcześniej opisanej problematyki: ulubiony automatyzm systemu dziedzinowego traktowany jest jako niezbędny pod względem prawnym, chociaż inne (zintegrowane) rozwiązania spełniają również wskazane wymagania prawne. Przykładem jest podział na konta syntetyczne i analityczne według polskiego planu kont. Alternatywnym rozwiązaniem jest wykorzystanie rodzajów kosztów w ramach rachunku kosztów według miejsc powstawania i nośników kosztów oraz kont rozrachunkowych. Do danych rachunkowości finansowej ogólnego zastosowania należą: konta (np. bilansowe, wynikowe, BO, rozrachunkowe, do planowania); waluty; klucze podatkowe dla VAT należnego i naliczonego oraz warunki płatności (por. rys. 2.3). Dane i parametry sterowania integracją dotyczą szczególnie przyporządkowania kont do innych danych podstawowych (np. w danych podstawowych artykułów w celu automatyzacji księgowań zmian zapasów) oraz parametrów sterowania automatyką księgowań w części analitycznej kont. Dane i parametry w procesach racjonalizacji dotyczą przede wszystkim: wspomagania wyszukiwania, sterowania automatyką księgowania w obszarze rachunkowości finansowej (np. rozliczenie VAT) oraz sterowania automatyką upomnień. Do danych i parametrów służących przygotowaniu informacji zalicza się ustawienia dotyczące dostępu do danych księgowych oraz okresów księgowania oraz przyporządkowanie kont do analiz w obszarze rachunkowości finansowej (np. bilans, rachunek zysków i strat). Dane podstawowe rachunku kosztów obejmują przede wszystkim elementy związane z realizacją rachunku kosztów według miejsc powstawania oraz nośników kosztów. Niezbędne są tutaj dane z obszaru rachunkowości finansowej. W dalszej części ograniczono się jednak wyłącznie do funkcji związanych z realizacją kalkulacji. Do danych ogólnego zastosowania w kalkulacji należą: rodzaje kosztów (niem. Kostenarten) dla kosztów bezpośrednich, które przyporządkowywane są do nośników kosztów i/lub 33

38 34 artykułów; rodzaje kosztów dla kosztów ogólnych, które przyporządkowywane są do miejsc powstawania kosztów (MPK) z ewentualnym podziałem na koszty stałe i zmienne; wielkości odniesienia; stawki kosztów; stawki narzutów; MPK oraz nośniki kosztów. Dane i parametry sterujące integracją dotyczą w szczególności przyporządkowania kosztów rodzajowych do kont księgowych, artykułów (struktur produktów) oraz procesów oraz przyporządkowania miejsc powstawania kosztów do jednostek produkcyjnych (niem. Produktionseinheiten), które wykorzystywane są do realizacji rachunku zdolności produkcyjnych. Dane i parametry do racjonalizacji w kalkulacji dotyczą w szczególności wspomagania wyszukiwania rodzajów kosztów, miejsc powstawania kosztów oraz nośników kosztów oraz przyporządkowania stawek kosztów i stawek narzutu. Do danych i parametrów służących przygotowaniu informacji w powiązaniu z kalkulacją należą arkusz rozliczenia kosztów (ARK) oraz schemat kalkulacji. Dane podstawowe produkcji. Ogólne zasady organizacji produkcji i logistyki nie są ograniczone przepisami prawnymi, różnice występujące w danych podstawowych pomiędzy różnymi rozwiązaniami ERP związane są tylko z branżą, dla której przeznaczony jest system. W dalszej części skryptu przedstawiono zatem warunki funkcjonowania przedsiębiorstwa produkcyjnego o mało- i średnioseryjnym typie produkcji. Integracja obszaru produkcji z rachunkowością realizowana jest zwykle w odmienny sposób w systemach ERP. W dalszej części skoncentrowano się na tych aspektach, które dotyczą integracji księgowań dla zmian stanów magazynowych oraz kalkulacji w systemie proalpha. Do danych ogólnego zastosowania należą struktury produktów, zasoby (gniazda) produkcyjne wraz z danymi podstawowymi rachunku zdolności produkcyjnych (kalendarz przedsiębiorstwa, modele zmian, stanowiska robocze oraz ich produktywny czas wykorzystania) oraz procesy (działania). Dane i parametry do sterowania integracją w systemie proalpha obejmują: - grupy kont w danych podstawowych artykułów, sterują księgowaniami zmian zapasów w obszarze rachunkowości finansowej; - grupy kalkulacji w danych podstawowych, sterują wyznaczaniem i kalkulacją kosztów materiałów bezpośrednich oraz kosztów bezpośrednich produkcji w toku; - grupy rodzajów kosztów przypisywane do procesów, sterują wyznaczaniem i kalkulacją kosztów robocizny oraz zmiennych kosztów maszynowych. Dane i parametry służące racjonalizacji dotyczą w szczególności wspomagania wyszukiwania oraz katalogu działań. Do danych i parametrów służących przygotowaniu informacji należą Grupy zasobów produkcyjnych.

39 Podsumowanie. Odmienna funkcjonalność danych podstawowych występująca w rozwiązaniach klasy ERP implikuje różnorodne zależności pomiędzy tymi danymi. Dlatego też każdy system wymaga innej kolejności ich wprowadzania. Na przykład przyporządkowanie warunków płatności (np. terminów płatności) klientom i dostawcom wymaga wcześniejszego ogólnego zdefiniowania tych warunków płatności Typowy obieg dokumentów Bardziej złożone od danych podstawowych są funkcje, które wspomagają procesy gospodarcze. Najważniejszymi czynnikami wpływającymi na kształt konkretnej funkcji są: rodzaj branży, wielkość przedsiębiorstw, dla których przeznaczone jest rozwiązanie oraz strategia marketingowa producenta oprogramowania. W tym rozdziale przedstawiono przykład wykorzystania systemu ERP w kontekście ewidencji podstawowych operacji gospodarczych. Skoncentrowano się na minimalnej funkcjonalności (oczekiwanych) zastosowań w przedsiębiorstwach produkcyjnych średniej wielkości o procesach dyskretnych (np. obróbka metali). Głównym punktem rozważań jest integracja danych, w odniesieniu do której opisano dane niezbędne do realizacji poszczególnych procesów ze wskazaniem źródła ich pochodzenia oraz przykłady wykorzystania danych wynikowych tych procesów. 35 Oferta Zlecenie klienta Planowanie materiałowe Zamówienie Przyjęcie towarów Kontrola rachunków Zlecenie produkcyjne Harmonogramowanie, planowanie i zatwierdzenie Zgłoszenia produkcji Dowód dostawy Faktura Zarządzanie płatnościami Rys Schemat obiegu dokumentów

40 36 Kolejność przedstawionych procesów gospodarczych odpowiada typowemu przebiegowi realizacji zlecenia klienta w przedsiębiorstwie (por. rys. 2.3). Przykład. Równoległa realizacja procesów w modułach zakupów i produkcji ma zastosowanie tylko w przypadku produkcji na magazyn. W przykładzie założono opracowanie indywidualnego zlecenia klienta łącznie z procesem zakupu materiałów, dlatego też niemożliwa jest równoległa realizacja. Oznacza to, że blok zakupowy realizowany jest (przynajmniej do momentu przyjęcia towarów) przed blokiem produkcyjnym. Oferta i zlecenie klienta. Klient o numerze zlecił wytworzenie i dostawę 10 szt. produktu P2 z terminem dostawy 6 maja 2005 r. zgodnie z warunkami dostaw i płatności określonych w danych podstawowych dotyczących tego klienta (por. rys. 2.4). Dla tego zlecenia generowane jest (specyficzne dla zlecenia klienta) zlecenie produkcyjne. Rys Pozycje w zleceniu klienta Planowanie materiałowe. Zakłada się harmonogramowanie wstecz z 7 dniami kalendarzowymi przypadającymi na każdy stopień produkcji i terminem zamówienia z przykładu. Aktualny zapas fizyczny wynosi 0, stan zamówień dla

41 wszystkich artykułów wynosi 0. Wynik harmonogramowania dla powyższych założeń ilustruje tab Tabela 2.1 Wyniki harmonogramowania zgrubnego wstecz dla produktu P2 Najpóźniejszy termin: Zapotrzebowanie pierwotne P2 10 Zapotrzebowanie wtórne P3 1*10=10 Zapotrzebowanie wtórne M8 1*10=10 Zapotrzebowanie wtórne P4 1*10=10 Zapotrzebowanie wtórne P5 2*10=20 Termin zamówienia M8 10 Zapotrzebowanie wtórne M6 1*10=10 Zapotrzebowanie wtórne M7 1*20=20 Termin zamówienia M6 10 Termin zamówienia M7 20 Parametry zlecenia produkcyjnego dla produktu P2 ilustruje rys Rys Parametry zlecenia produkcyjnego dla P2 Zamówienie (do dostawcy). W odniesieniu do opracowanego harmonogramu produkcji wygenerowano następujące propozycje zamówień (por. rozdz. 2.6): 10*M6 (termin 15.04) i 20*M7 (termin 15.04) od dostawcy ; 10*M8 (termin 29.04) od dostawcy

42 38 Rys Propozycje zamówień Przyjęcie towaru. Przyjęto metodę wyceny zapasów według cen przeciętnych. Założono kompletne przyjęcie towarów (według uzgodnionych cen). Oznacza to, że nowe ceny przeciętne odpowiadają cenom zakupu z zamówień (tym samym z danych podstawowych), zatem M6: 75,- zł/szt.; M7: 36,- zł/szt.; M8: 93,- zł/szt., ponieważ przed przyjęciem na magazyn nie było zapasów. Rys Przyjęcie towaru

43 Wskutek rejestracji operacji przyjęcia towarów system wygenerował następujące automatyczne księgowania (10* * *93 = zł): 39 Rozliczenie zakupu - Dostawy niefakturowane (30200) 2 400,- Materiały (30100) 2 400,- Informacja o powyższym księgowaniu dostępna jest w systemie informacyjnym. Istnieje możliwość sprawdzenia zarówno dekrety księgowego, jak pozycji zaksięgowanych dokumentów (por. rys. 2.8). Rys Informacja o księgowaniu przyjęcia towarów Rejestracja i kontrola faktury zakupu. Założono brak różnic pomiędzy fakturą zakupu a dokumentem przyjęcia towarów PZ. Pierwsza operacja dotyczy rejestracji faktury zakupu od dostawcy System wygenerował następujące automatyczne księgowania (10* *36 = zł netto + 22% VAT naliczony = 1 793,40 zł brutto): Dostawca (700001) 1 793,40,- Rozliczenie zakupu - Materiały w drodze (30122) 1 470,00,- VAT naliczony (22102) 323,40,- Podział na wartość netto i podatek dokonywany jest automatycznie na podstawie klucza podatkowego dla konta

44 40 Od dostawcy otrzymano fakturę z następującymi wartościami (10*930 = 930 zł netto + 22% VAT naliczony = 1.134,60 zł brutto. System wygenerował księgowania zgodnie z powyższym schematem. Informacja o księgowaniach dostępna jest w systemie informacyjnym. Na podstawie realizacji operacji kontroli rachunków system wygenerował następujące automatyczne księgowania: Rozliczenie zakupu - Dostawy niefakturowane (30200) 2.400,- Rozliczenie zakupu - Materiały w drodze (30122) 2.400,- Ze względu na brak występowania różnic pomiędzy danymi na fakturze zakupu i dokumencie przyjęcia towarów efektem powyższego księgowanie jest całkowite rozliczenie rozważanej transakcji. Konta rozliczenia zakupu wykazują zatem salda zerowe. Realizacja zlecenia produkcyjnego. W ramach realizacji procesu produkcyjnego w odniesieniu do poszczególnych procesów wprowadzane są zgłoszenia o zakończeniu. Po zgłoszeniu zakończenia wykonania produktu finalnego (P2) wyznaczana jest wartość kosztu wytworzenia. Wartość postulowana tego kosztu wyznaczana jest następująco: 20*P5: 20*36 (Materiał) + 20*(0,6*27+0,9*23,5) (czas jednostkowy - człowiek) + 20*(0,6*30+0,9*20) (czas jednostkowy - maszyna) + 0,2*27+0,3*23,5 (czas przygotowawczy - człowiek) + 0,2*30+0,3*20 (czas przygotowawczy - maszyna) = 2 211,45 zł/zlecenie lub 110,57 zł/szt. 10*P4: 10*75 (Materiał) + 10*(0,1*23,5+1,3*27) (czas jednostkowy - człowiek) + 10*(0,1*20+1,3*30) (czas jednostkowy - maszyna) + 0,3*23,5+0,2*27 (czas przygotowawczy - człowiek) + 0,3*20+0,2*30 (czas przygotowawczy - maszyna) = 1 558,97 zł/zlecenie lub 155,895 zł/szt. 10*P3: 10*155,895+20*110,57 (Materiał) + 10*0,5*30+10*0,5*25 (czas jednostkowy człowiek/maszyna) + 0,5*(30+25) (czas przygotowawczy człowiek/maszyna) = 4 072,90 zł/zlecenie lub 407,29 zł/szt. 10*P2: 10*407,29+10*93 (Materiał) + 10*2,2*22,5 (czas jednostkowy człowiek) + 0,4*22,5 (czas przygotowawczy człowiek) = 5 511,40 zł/zlecenie lub 551,14 zł/szt.

45 Zgłoszenie zakończenia produkcji powoduje zwiększenia stanu magazynowego produktu P2. Informacja dostępna jest w oknie ilustrującym transakcje magazynowe (por. rys. 2.9). 41 Rys Informacja o transakcjach magazynowych Dokument dostawy. Wyprodukowana partia produktu P2 znajduje się w magazynie. Ewidencja wydania na zewnątrz powoduje wyksięgowanie 10 sztuk (10*P2 = 5 511,41 zł). W przykładzie zapas początkowy P2 wynosił 0, zatem odksięgowane zostaną postulowane koszty wytworzenia dotyczące zlecenia produkcyjnego. Zapas końcowy wynosi wtedy nadal 0. System wygenerował następujące automatyczne księgowanie: Rozliczenie sprzedaży WG - Dostawy niefakturowane (30400) 5 511,40,- Produkty gotowe (61000) 5 511,40- Informacja o powyższej transakcji dostępna jest na przykład w danych dotyczących transakcji magazynowych. Faktura sprzedaży. Fakturowanie odbywa się w wyniku przejęcia dokumentu dostawy. System zaproponuje następującą wartość: 10*895 = 8 950,- zł netto + 22% VAT = ,- zł brutto. W module sprzedaży wygenerowane zostaną następujące księgowania: Klient (100001) ,- Przychody (70022) 8 950,- VAT należny (22202) 1 969,- Operacja fakturowania spowodowała następujące księgowania powodujące rozliczenie wydania produktów: Rozliczenie sprzedaży WG - Dostawy niefakturowane (30400) 5 511,40,- Rozliczenie WG (61000) 5 511,40,-

46 42 Rozważana transakcja spowodowała powstanie marży brutto w wysokości 3 438,60 (= ,40). Marża ta jest zatem różnicą pomiędzy wartością sprzedaży zlecenia a kosztem jego wytworzenia. Informacja o wysokości marży dostępna jest w systemie informacyjnym. Rys Podgląd dokumentów powiązanych Sporządzenie faktury polega na przejęciu dowodu dostawy, który powstał na w wyniku przejęcia zlecenia klienta. Integracja systemu pozwala na podgląd wszystkich powiązanych dokumentów (por. rys. 2.10). Zarządzanie płatnościami. Ostatnim etapem realizacji zlecenia jest zaksięgowanie płatności klienta. Operacja ta powoduje rozliczenie tzw. nierozliczonej pozycji dla tego klienta, która powstała po zaksięgowaniu faktury sprzedaży Wspomaganie tradycyjnych narzędzi controllingu Realizacja controllingu w przedsiębiorstwie zgodnie z definicją przedstawioną w rozdz. 1.1 wymaga stosowania narzędzi wspomagających planowanie, ewidencję danych rzeczywistych (związanych z planem), analizę odchyleń plan-wykonanie oraz korektę planu (w sensie planowania kroczącego). Podstawowym zastosowaniem systemów klasy ERP jest zintegrowana ewidencja danych, której podstawy są przedmiotem rozważań rozdz W odniesieniu do planowania wyróżnia się narzędzia tradycyjne oraz zaawansowane. Te ostatnie służą pozyskaniu know-how i dotyczą przede wszystkim zintegrowanego planowania oraz bazującej na nim analizie odchyleń. Są one przedmiotem rozważań rozdziału 3. Tradycyjne narzędzia controllingowe w większości powiązane są z informacjami pochodzącymi z jednego modułu systemu ERP. Informacje te udostępniane są najczęściej w postaci schematów analiz (np. schematów kalkulacyjnych, bilansu, rachunku zysku i strat) oraz w formie statystyk. Tego typu narzędzia (mniej lub bardziej

47 elastyczne) zawarte są w systemach ERP, ponieważ są one akceptowane i wymagane przez praktyków Narzędzia rachunkowości zarządczej Rachunkowość zarządcza służy generowaniu tzw. informacji wewnętrznej, a więc informacji wykorzystywanej w odróżnieniu od rachunkowości finansowej (księgowości) do potrzeb wewnętrznych przedsiębiorstwa. W kontekście controllingu wyróżnić można następujące cele rachunkowości zarządczej: - kalkulacja (kalkulacja planowa i rzeczywista, nazywana także kalkulacją wstępną i końcową); - sterowanie działalnością centrów kosztów i przychodów (tylko w dużych przedsiębiorstwach); z wykorzystaniem zarówno danych planowych, jak i rzeczywistych (faktycznych); - opracowanie specjalistycznych analiz dla potrzeb kadry kierowniczej (np. analiza progu rentowności, analiza odchyleń plan-wykonanie). W kontekście integracji danych w dalszej części podjęte zostaną dwie grupy problemów dotyczące: - zależności pomiędzy rachunkowością finansową (zwaną dalej księgowością) a zarządczą, - planowania oraz ewidencji danych rzeczywistych. Zależności pomiędzy rachunkowością finansową a zarządczą. Najważniejszymi (lecz nie jedynymi) danymi wykorzystywanymi w obszarze rachunkowości zarządczej są dane pochodzące z księgowości. Podczas gdy księgowość dostarcza prawie wyłącznie danych wartościowych, rachunkowość zarządcza wymaga dodatkowych danych o zużyciu czynników produkcji w jednostkach ilości oraz czasu, zwanych danymi ilościowymi i czasowymi. Dane te wykorzystywane są w szczególności w kontekście uwzględnienia wielkości odniesienia, będących miarą zużycia czynników produkcji. Oznacza to konieczność oceny zgodności kont księgowych oraz filozofii księgowania w celu zapewnienia właściwych przepływów wartości (niem. Werteflüsse) w przedsiębiorstwie. Ocenę tę przeprowadzono w kontekście dwóch filozofii realizacji rachunku kosztów polskiej oraz niemieckiej. Pod pojęciem polskiej filozofii księgowania rozumiane jest tradycyjne podejście do księgowania kosztów, które sprowadza się do odzwierciedlenia różnych perspektyw ewidencji wyłącznie na kontach księgowych. Sprowadza się ono w szczególności do ujęcia danych kosztowych (np. rodzaj kosztów, miejsce powstawania oraz nośnik kosztów) na specjalnie do tego celu Z tego względu w publikacji w odniesieniu do tego typu narzędzi zastosowano atrybut tradycyjne.

48 44 założonym koncie analitycznym. Zaletą tego podejścia jest brak niezgodności pomiędzy (wartościowymi) danymi rachunkowości finansowej i zarządczej. Oznacza to jednoznaczność danych z tych dwóch obszarów w kontekście kontroli zewnętrznych. Wadą są przede wszystkim długie numery kont księgowych (a przy tym niebezpieczeństwo wystąpienia błędów) oraz konieczność dodatkowego przyporządkowywania danych ilościowych oraz czasowych do rodzajów kosztów, miejsc powstawania oraz nośników kosztów. Jako niemiecką filozofię księgowania przyjęto podejście, w ramach którego następuje oddzielne księgowanie kosztu w ujęciach: rodzajowym, miejsc powstawania oraz nośników. Dotyczy to również oddzielnego księgowania danych wartościowych, ilościowych oraz czasowych, przy czym większość księgowań może być przejmowana (importowana) z księgowości. Zaletą tego podejścia są przede wszystkim krótkie numery kont księgowych oraz bezproblemowe przyporządkowanie danych ilościowych, czasowych oraz (dodatkowo) wartościowych do miejsc powstawania i nośników kosztów, wadą konieczność specjalnego podawania miejsc powstawania oraz nośników kosztów w przypadku ręcznych 11 księgowań oraz uzgadnianie danych z obszarów rachunkowości finansowej oraz zarządczej na potrzeby kontroli zewnętrznych. Planowanie oraz ewidencja danych rzeczywistych. Wybór metod planowania powinien zawsze uwzględniać możliwości ewidencji danych rzeczywistych, gdyż: - proste metody planowania (np. wykorzystanie danych indeksowych) bazują na danych rzeczywistych, - dobra analiza odchyleń plan-wykonanie bazuje na porównaniu wszystkich planowanych parametrów wraz z określeniem ich następstw. Warunkuje to także istotnie doskonalenie jakości kolejnych planów (por. rozdz. 3). Skomplikowane metody planowania mogą 12 prowadzić do uzyskania lepszej jakości informacji (np. jako podstawy dla polityki cenowej). Zastosowanie metod skomplikowanych jest jednak droższe niż metod prostszych. Dotyczy to w szczególności ewidencji danych rzeczywistych, które wymagają zastosowania odpowiednich (i drogich) funkcji programu. W związku z tym szczególnie w przypadku sektora małych i średnich przedsiębiorstw przed 11 Nie dotyczy to automatycznych księgowań w systemach ERP, w których miejsca powstawania oraz nośniki kosztów pobierane są automatycznie z danych podstawowych obiektów dotyczących księgowanej transakcji. 12 Metody planowania bazują na modelach matematycznych. Często wykorzystywane są tutaj zależności liniowe pomiędzy wynikami a wielkościami odniesienia. W rzeczywistości zależności te nie muszą być jednak liniowe. W takiej sytuacji bardziej szczegółowe podejście może prowadzić do powstania większych błędów od tych spowodowanych przez prostsze metody. Oznacza to, że metody bardziej skomplikowane nie muszą wcale prowadzić do osiągnięcia lepszej jakości informacji.

49 wyborem metody planowania (i przed określeniem wymagań stawianych oprogramowaniu), należy odpowiedzieć na następujące pytania: - Czy sensowne jest wykorzystanie centrów kosztów i przychodów? - Czy uzasadnione jest wyodrębnienie pomocniczych miejsc powstawania kosztów, czy też wystarczą główne (podstawowe)? - Jakie wielkości odniesienia są sensowne do wykorzystania i mogą być uwzględnione? - Jakie kolejne wskaźniki controllingowe są sensowne do wykorzystania i mogą być uwzględnione13? Decydująca przy odpowiedzi na powyższe pytania jest dostępność danych do celów sterowania oraz stawiane wymagania, co do ich dokładności. Przykłady: Skuteczna polityka produktu pozwala na przeniesienie na klienta finansowania niegospodarności przedsiębiorstwa w wysokości od 10 do 15% ceny. W takim przypadku można zatem ograniczyć się do stosowania prostych metod kalkulacji bez wyodrębniania centrów kosztów i przychodów. Jednakże w odniesieniu do sektora MSP tego typu sytuacje zdarzają się obecnie coraz rzadziej i trwają bardzo krótko. Oznacza to konieczność profilaktycznego opracowania i laboratoryjnego przetestowania przynajmniej jednej koncepcji dokładniejszego planowania. Mikroprzedsiębiorstwa z potencjałem rozwojowym radzą sobie na początku w realizacji kalkulacji bez wyodrębniania MPK, jednak także w tym przypadku należy przygotować przynajmniej jedną koncepcję na wypadek szybkiego wzrostu. Przedsiębiorstwo małej wielkości posiada wprawdzie MPK, lecz nie funkcjonują one jeszcze w sensie centrów kosztów i przychodów. W procesie rozwoju przedsiębiorstwa może się to także szybko zmienić. W ramach restrukturyzacji dużego bankrutujące przedsiębiorstwa powstało kilka rentownych małych firm. W tym przypadku musi także nastąpić zmiana koncepcji controllingu (wraz z koniecznością przejścia na prostsze oprogramowanie). W dalszej części w odniesieniu do wyżej przedstawionej grupy problemów, omówiono różne metody kalkulacji w systemie proalpha. Kalkulacje w module Produkcja. W module tym kalkulowane mogą być artykuły przy wykorzystaniu danych podstawowych z obszaru produkcji oraz danych transakcyjnych. Do danych podstawowych zaliczane są tutaj m.in. struktury produktów, procesy, działania oraz stawki kosztów. Dane te są W odniesieniu do sensowności wielkości odniesień oraz dla wskaźników controllingowych należy uwzględnić także możliwą do osiągnięcia jakość bazy danych. Dotyczy to na przykład wyodrębnienia części zmiennej i stałej kosztów. Wprawdzie sens tego wyodrębnienia został teoretycznie bezspornie udowodniony. Jednak w przypadku zastosowania tej koncepcji w praktyce powstaje pytanie: na jakiej bazie ma być realizowane to wyodrębnienie szczególnie w przypadku mieszanych rodzajów kosztów. W ramach bieżących księgowań takie rozdzielenie jest w praktyce niemożliwe. Późniejsze przeliczenie wymaga posługiwania się stawkami kosztów, które mogą być wyznaczane najczęściej na podstawie wartości doświadczalnych przy zastosowaniu metod statystycznych. Są one zatem niedokładne.

50 46 wystarczające do przeprowadzenia standardowej kalkulacji wstępnej. Dane transakcyjne, obejmujące w szczególności dane rzeczywiste dotyczące faktycznie zrealizowanych procesów, są niezbędne dla kalkulacji zleceniowej. Główna różnica pomiędzy kalkulacją wstępną, a zleceniową polega na wykorzystaniu danych planowych i rzeczywistych. Dane rzeczywiste dotyczą faktycznego zużycia czynników produkcji. Pochodzą one ze zgłoszeń zakończenia (niem. Fertigmeldung) wprowadzanych przy ewidencji procesów oraz struktur produktów. W ramach kalkulacji zleceniowej mogą być wykorzystane za to procesy lub struktury specyficzne dla zlecenia. Wykorzystanie stawek kosztowych (rzeczywistych, planowych lub standardowych) dla robocizny, kosztów maszynowych oraz cen (rzeczywistych, planowych 1, planowych 2 lub standardowych pochodzących z danych podstawowych artykułów / kalkulacje) jest w obu przypadkach takie same. Standardowa kalkulacja wstępna według kosztów bezpośrednich nie wymaga definiowania schematu kalkulacji, ponieważ wykorzystuje ona dane podstawowe tylko do określenia kosztów bezpośrednich dla robocizny, materiałów oraz zmiennych kosztów maszynowych. Ze względu na strukturę, kalkulacje te należą teoretycznie do rodzaju kalkulacji doliczeniowych. Wyniki standardowej kalkulacji wstępnej według kosztów bezpośrednich (dostępne również w systemie informacyjnym) mogą być także wykorzystane jako podstawa do (zewnętrznej) kalkulacji podziałowej ze współczynnikami. Te ostatnie w ramach standardowej funkcjonalności systemu proalpha nie są jednak dostępne 14. Stawki narzutowe (jako stawki procentowe na bazie rodzajów kosztów odniesienia lub jako bezwzględne stawki (kosztów) na bazie innych wielkości odniesienia) mogą być definiowane w formie narzutowych rodzajów kosztów w rachunku nośników kosztów. W celu ich określenia w module Rachunek MPK dostępne są następujące funkcje: - definiowanie oraz różne algorytmy obliczeniowe na potrzeby wewnętrznego rozliczania świadczeń (program Rozłożenie); - przeksięgowanie wyników na MPK (program Przeksięgowanie); - definiowanie i sporządzanie arkusza rozliczenia kosztów (program Analizy). Na rys przedstawiono przykład sporządzenia arkusza rozliczania kosztów (ARK) w systemie proalpha. Arkusz ten zawiera zestawienie kosztów z podziałem na rodzaje oraz wartości rzeczywiste i planowane dla wybranego okresu. 14 Tak jak zasadniczo w systemach ERP, które wspomagają kalkulację dla wielu różnych produktów.

51 47 Rys Przykład arkusza rozliczenia kosztów w systemie proalpha System oferuje możliwość przeprowadzenia kalkulacji przy wykorzystaniu techniczno-technologicznych danych podstawowych. Warunkiem jej realizacji jest zdefiniowanie odpowiednich parametrów i danych. Dotyczy to w szczególności opracowania schematu kalkulacji, wprowadzenia stawek rozliczeniowych i cen oraz ustalenia powiązań pomiędzy rodzajami kosztów a stawkami rozliczeniowymi lub cenami. Opracowanie schematu kalkulacji. Opracowanie schematu kalkulacji rozpoczyna się od wprowadzenia rodzajów kosztów. Istnieje tutaj możliwość wprowadzenia rodzajów kosztów na nowo lub przejęcia z księgowości (Dane podstawowe / Rachunkowość / Rachunek nośników kosztów / Rodzaje kosztów NośKoszt). Należy przy tym zwrócić uwagę na typy rodzajów kosztów (bazowe, agregowane oraz narzutowe). Kolejny krok to wprowadzenie wariantów agregacji rodzajów kosztów (Dane podstawowe / Rachunkowość / Rachunek nośników kosztów / Agregacja rodzajów kosztów NośKoszt). Wprowadzenie rodzajów kosztów oraz wariantów ich agregacji pozwala na opracowanie schematu kalkulacji. Następuje ono poprzez definiowanie wierszy i kolumn w schemacie kalkulacji (Produkcja / Kalkulacja / Schematy kalkulacji). Wprowadzenie stawek rozliczeniowych cen. Istnieje możliwość wprowadzania zarówno stawek rozliczeniowych niezależnych od miejsca powstania kosztów (Dane podstawowe / Dane podstawowe / Wielkość odniesienia / Funkcja / Stawki rozlicz.) oraz stawek rozliczeniowych zależnych od miejsc powstania kosztów (Dane podstawowe / Rachunkowość / Rachunek MPK / Wielkość odniesienia MPK / Funkcja / Stawki rozlicz.). Ceny materiałów wprowadzane są w danych podstawowych artykułów w odniesieniu do pozycji zakupowych (Dane podstawowe / Artykuły / Kalkulacja). W odniesieniu do

52 48 kosztów materiałów należy wprowadzić dodatkowy rodzaj kosztów, w którym rejestrowana jest średnia cena zakupu lub wytworzenia. Pozwala to na bieżące porównanie wartości rzeczywistych ze standardowymi (Info / Artykuły / Dane podstawowe / Wartości kalkulacji). Przy wartościach kalkulacji na bazie danych rzeczywistych należy zwrócić uwagę na wprowadzenie danych w Dane podstawowe / Artykuły / Funkcja / Zakup / Ceny (szczególnie dla dostawców głównych). Powiązanie rodzajów kosztów ze stawkami rozliczeniowymi lub cenami. Powiązanie to dotyczy kosztów materiałów, płac bezpośrednich (robocizny) oraz kosztów maszynowych. W odniesieniu do materiałów bezpośrednich wprowadzany jest rodzaj kosztów Materiał (Dane podstawowe / Artykuły / Dane podstawowe / Grupy kalkulacji). Dla artykułów produkcji własnej dodatkowo rodzaje kosztów Płaca oraz Maszyna (Produkcja / Dane podstawowe / Procesy / Dane podstawowe / Grupy rodzajów kosztów / Funkcja / Typy rodzajów kosztów). Istnieje również możliwość dodatkowego wprowadzenia wielkości odniesień dla poszczególnych rodzajów kosztów oraz rodzajów kosztów przezbrojeń i produkcji dla pracownika i maszyny. Kolejnym krokiem jest przypisanie grup rodzajów kosztów dla każdego działania w procesach. Przy tak wprowadzonych rodzajach kosztów warianty kalkulacji działają następująco: - jeżeli pole kontrolne RodzKosz - struktura jest aktywne, rodzaje kosztów agregowane są dla całej struktury produktu bez transformacji i zostają odpowiednio wyświetlone w schemacie kalkulacji (jeśli są tam zawarte); - jeżeli pole kontrolne Struktura rodzajów kosztów nie jest aktywne, rodzaje kosztów poziomu podrzędnego zostają przyporządkowane do rodzajów kosztów kalkulowanego wyrobu, które zawarte są w danych podstawowych. Rodzaje kosztów Płaca i Maszyna kalkulowanego wyrobu (czyli najwyższy poziom struktury wyrobu) przejęte zostają zgodnie z procesem (grupa rodzajów kosztów) tego wyrobu. Kalkulacja według kosztów bezpośrednich. Wyniki standardowej kalkulacji według kosztów bezpośrednich dostępne są m.in. w Info w menu: Artykuły / Dane podstawowe / Wartości kalkulacji / Kalkulacja wstępna i mogą być wykorzystane do porównania ze średnimi kosztami zakupu i wytworzenia. Należy przy tym zwrócił uwagę na to, że: - każdy wyrób kalkulowany jest dla optymalnej partii podanej w strukturze produktu; jeśli wartość ustawiona jest na 0, kalkulacja nie będzie przeprowadzona; - w danych o strukturze produktu w pozycji Ustalenie procesu powinna być wybrana pozycja Proces bazowy; - kalkulacja w przypadku materiałów przebiega według aktualnych wartości średnich kosztów zakupu; koszty maszynowe są uwzględnione jeśli

53 przewidziano je w procesach przy grupach rodzajów kosztów; dodane są przy tym części stała i zmienna kosztów. Przy zastosowaniu tej funkcjonalności dokonano kalkulacji wyrobów gotowych przedsiębiorstwa demonstracyjnego. Rys ilustruje przykład zastosowania klasycznego schematu kalkulacji dla produktu P1 przy posługiwaniu się różnymi cenami materiałów. 49 Rys Przykład schematu kalkulacji w systemie proalpha Dodatkową możliwością porównania wartości standardowych z aktualnymi kosztami zakupu lub wytworzenia jest wykorzystanie pola Standardowe KZ/KW w danych podstawowych. Dla elementów produkowanych może być tam zapisany na przykład wynik specjalnej kalkulacji wstępnej. Korzyści wynikające z powyżej przedstawionego sposobu przeprowadzenia kalkulacji z inżynierskiego punktu widzenia przedstawiono, posługując się dwoma przykładami kalkulacji. Przykład. Producent ceramiki technicznej ma istotne problemy z brakami występującymi w realizacji niektórych procesów cząstkowych (działań). W ocenie opłacalności alternatywnych technologii posłużono się kalkulacją realizowana przez system ERP. Postawiono wymagania w zakresie ujęcia danych dotyczących kosztów braków w odniesieniu do poszczególnych operacji 15. Problem ten może być rozwiązany w następujący sposób: 15 W kontekście podejmowanej problematyki interesująca jest także historia użytkownika systemu proalpha obsługiwanego przez autorów niniejszej publikacji. Firma ta początkowo była częścią dużego przedsiębiorstwa, które mogło sobie pozwolić na bardzo funkcjonalne i drogie rozwiązanie ERP. Po restrukturyzacji rozwiązanie to okazało się zbyt drogie. Kierownictwo firmy szukając oszczędności podjęło decyzje o zmianie na stosunkowo tanie rozwiązanie zastępcze nastawione na rachunkowość. Okazało się jednak, że rozwiązanie to zawierało zbyt mało możliwości rozwiązywania problemów technicznych, czego oczekiwali inżynierowie.

54 50 - wprowadzenie rodzajów kosztów specyficznych dla działań w odniesieniu do robocizny (obróbka + przezbrojenie) oraz maszyn (przezbrojenie) poprzez Rachunek nośników kosztów / Dane podstawowe; - przyporządkowanie nowych rodzajów kosztów do wariantów agregacji rodzajów kosztów występujących w kalkulacji poprzez Rachunek nośników kosztów / Dane podstawowe; - wprowadzenie grup rodzajów kosztów dla procesów specyficznych dla działań z wykorzystaniem nowych rodzajów kosztów poprzez Produkcja / Dane podstawowe / Procesy (lub Katalog działań) / Dane podstawowe; - przyporządkowanie specyficznych dla działań grup rodzajów kosztów do odpowiednich działań w procesach poprzez: Produkcja / Procesy / Działania / Szczegóły (lub Katalog działań); - przyporządkowanie nowych specyficznych dla działań rodzajów kosztów do schematu kalkulacji poprzez: Produkcja / Kalkulacja / Schemat kalkulacji / Wiersze; - aktywacja wielopoziomowych wyrobów lub pola Struktura rodzaju kosztów w wariantach kalkulacji. Przykład. Przedmiotem działalności przedsiębiorstwa jest produkcja seryjna i sprzedaż obudów do komputerów i szaf przełącznikowych. W produkcji, realizowanej na życzenie klienta, wykorzystywane są (drogie) narzędzia o różnej formie własności 16. Występuje tutaj potrzeba odpowiednio zróżnicowanego wyodrębnienia kosztów (użycia) tych narzędzi w kalkulacji. Rozwiązanie tego problemu sprowadza się do zdefiniowania niezbędnych danych podstawowych oraz osobnego wyodrębnienia kosztów narzędzi w schemacie kalkulacji. Definiowanie danych podstawowych, wymaganych dla przeprowadzenia rozważanej kalkulacji sprowadza się do: - utworzenia przynajmniej jednego rodzaju kosztu dla narzędzi w module księgowości oraz przejęcia go do rachunku nośników kosztów lub bezpośrednio utworzenia w module rachunku nośników kosztów (Dane podstawowe / Rodzaje kosztów); - itworzenia przynajmniej jednego narzędzia w danych podstawowych artykułów (rodzaj artykułu 20 do 29), tak aby w danych kalkulacji zapisać rodzaje kosztów, dla których mogą być wprowadzone narzędzia w schemacie kalkulacji. Realizowane jest to dla rodzaju kosztów Maszyna. Ewentualne uwzględnienie narzędzi w rozliczeniu procesu zakupu wymaga wprowadzenia odpowiednio większej liczby danych podstawowych artykułów (łącznie z danymi zakupu). Dodatkowe wprowadzenie danych podstawowych zalecane 16 Na przykład: narzędzia neutralne w stosunku do serii produkcyjnych, narzędzia specyficzne wykorzystywane przy produkcji konkretnych serii (o ustalonej z klientem ilości minimalnej) oraz narzędzia będące własnością klienta.

55 jest również wtedy, gdy w schematach kalkulacji wymagane jest bardziej szczegółowe wyodrębnienie różnych rodzajów kosztów dla narzędzi; - wprowadzenia danych podstawowych dotyczących poszczególnych narzędzi (poprzez: Produkcja / Dane podstawowe / Zasoby / Narzędzia); należy tutaj wprowadzić dane przynajmniej dla następujących pól: Artykuł, Koszty nabycia. Poza tym należy aktywować pole Zgłoszenie oraz określić Rodzaj zgłoszenia (w godzinach lub sztukach). Ilość rzecz. ogółem oraz Okres konserw. odnoszą się wtedy do tych jednostek. Koszty narzędzi w kalkulacji są w takim przypadku wyznaczane według formuły: (Koszty nabycia / Ilość rzecz. ogółem) * Zgłoszona ilość. - przyporządkowania wprowadzonych narzędzi do działań (poprzez Produkcja / Dane podstawowe (w katalogu działań lub bezpośrednio w procesie poprzez Funkcja / Narzędzia). Koszty narzędzi wyznaczane są według powyższej formuły poprzez przyporządkowane ich do kosztów maszyn w poszczególnych działaniach. Dodatkowe wyodrębnienie kosztów narzędzi w schemacie kalkulacji wymaga: - przyporządkowania rodzajów kosztów dla narzędzi wprowadzonych w danych podstawowych do przynajmniej jednego wariantu agregacji rodzajów kosztów (poprzez Rachunek nośników kosztów / Dane podstawowe); - przyporządkowania rodzajów kosztów dla narzędzi do wierszy przynajmniej jednego z wariantów kalkulacji standardowej wstępnej oraz zleceniowej wstępnej i końcowej. Kalkulacja z wykorzystaniem arkusza nośnika kosztów. W ramach kalkulacji z wykorzystaniem Arkusza nośnika kosztów (ANK) kalkulowane są nośniki kosztów bez konieczności (w odróżnieniu do kalkulacji w module produkcji) dostępności struktur produktów oraz procesów 17. Także ten rodzaj kalkulacji można teoretycznie zaliczyć do grupy kalkulacji doliczeniowych. W dalszej części przedstawiono przykłady realizacji tych kalkulacji bez wykorzystania funkcjonalności modułu Projekty. Przykład. Przedsiębiorstwo produkcyjno-handlowe wytwarzające artykuły gospodarstwa domowego swoje towary sprowadza w dużej części z Azji. Koszty transportu stanowią średnio jedną trzecią ceny zakupu. Poza tym w przeliczeniu na produkt ulegają znacznym wahaniom w zależności od portu wysyłkowego oraz od rodzaju kontenera. Dlatego też, posługując się funkcjami księgowania faktur transportowych z podziałem na nośniki kosztów oraz kalkulacji z wykorzystaniem arkusza nośnika kosztów opracowano podstawy dla zróżnicowanej kalkulacji kosztów transportu wraz ze statystykami (por. Barczak, 2005) Jeżeli jako nośnik kosztów został zdefiniowany projekt, to dane dla procesów i struktur produktów pobierane są z modułu Projekty.

56 52 Przykład. Przedsiębiorstwo handlowe poszukuje doskonalszych metod określania rentowności poszczególnych klientów 18. W tym celu wykorzystuje się funkcjonalność modułu Rachunek wyników, w którym poszczególnym klientom przyporządkowane są odpowiednie nośniki wyników (niem. Ergebnisträger). Ocena rentowności następuje wtedy w odniesieniu do okresu z wykorzystaniem Arkusza nośniku wyników (ANW). Kalkulacje w module Sprzedaż. W tym module kalkulowane są produkty, które z różnych względów różnią się od klasycznych produkowanych artykułów. Dostępne są tutaj programy do realizacji kalkulacji handlowej i ofertowej oraz zestawu. Kalkulacje te poza ofertową można (teoretycznie) zaliczyć do grupy kalkulacji doliczeniowych. Kalkulacja handlowa stosowana jest w przypadku produktów, dla których nie zdefiniowano struktur produktów oraz procesów. Dotyczy to na przykład towarów handlowych. Kalkulacja realizowana jest w oparciu o dane zakupowe zapisane w danych podstawowych artykułów. W odniesieniu do produktów, dla których wprowadzono niekompletne struktury produktów oraz procesy, zastosowanie znajduje kalkulacja ofertowa. Wykorzystuje ona możliwość powiązania produktów i usług już istniejących z tymi, które są projektowane. Kalkulacja realizowana jest na podstawie szacunków. Ten rodzaj kalkulacji jest w praktyce zestawieniem kilku kalkulacji jednostkowych. Dla zestawów zapisanych w danych podstawowych z rodzajem artykułu 45 można zdefiniować tzw. sprzedażne struktury produktu zawierające elementy zestawów. W kalkulacji zestawu wykorzystywane są wtedy wszystkie dane zdefiniowanych elementów. Znajduje ona zastosowanie 19 w przypadku braku możliwości magazynowania i co za tym idzie planowania materiałowego dla zestawów (także dla elementów zestawów). Kalkulacja następuje przy założeniu, że zestawy te wytwarzane są (i odpowiednio kalkulowane) zwykle według wymagań danego klienta Wskaźniki i systemy wskaźników Wymagania stawiane systemom ERP w zakresie tworzenia wskaźników na bazie agregacji danych dotyczą: - możliwości przyporządkowania poszczególnych elementów modułów oraz obszarów funkcjonalnych do wskaźników; 18 Wykorzystanie specyficznych dla klienta marż, określonych przez system ERP na podstawie jednostkowych kosztów materiałowych i przychodów, jest w tym przypadku niewystarczające. 19 Na przykład w porównaniu z wykorzystaniem (produkcyjnej) struktury produktu na potrzeby opisu zestawu

57 - rodzaju danych (wartościowych, ilościowych i czasowych; danych podstawowych i transakcyjnych); - kryteriów agregacji (realizowanej na przykład w odniesieniu do okresów oraz cech). Najmniejsze wymagania dotyczą wskaźników, które wyznaczane są na podstawie danych pochodzących z jednego modułu. Integracja nie jest tutaj warunkiem wyznaczenia wartości danego wskaźnika. Do tej grupy wskaźników zalicza się wszystkie wskaźniki ekonomiczne, które bazują na wartościach z bilansu i rachunku zysków i strat. Ich dominacja w kontekście zewnętrznych wymagań informacyjnych i analiz znajduje zatem oczywiste uzasadnienie. Wskaźniki te różnią się pod względem wymagań programowych. Wyróżnia się wskaźniki, które: - bazują tylko na kontach wynikowych, można je zatem wyznaczyć w ramach funkcjonalności rachunkowości finansowej; - bazują tylko na kontach bilansowych, można je wprawdzie również wyznaczyć w ramach funkcjonalności rachunkowości finansowej, przy czym możliwości ich interpretacji są ograniczone ze względu na ich odniesienie do konkretnego dnia momentu bilansowego; - bazują na kontach wynikowych oraz bilansowych i dlatego ze względu na porównanie wartości okresowych z bilansowymi możliwości ich interpretacji są jeszcze bardziej ograniczone; wyznaczenie tych wskaźników wymaga posłużenia się dodatkowymi funkcjami 20. Stosunkowo niskie wymagania stawiają wskaźniki, dla których wprawdzie wymagana jest międzymodułowa integracja danych, lecz mogą być wyznaczane w ramach standardowych funkcji systemu ERP. Przykłady: - stawki kosztowe w ramach rachunku kosztów według miejsc powstawania (por. rozdz. 2.), - ceny średnie w ramach wyceny zapasów, - statystyki ilościowe (np. artykułów), - statystyki czasowe (np. dla obciążeń i wykorzystania zdolności produkcyjnych). Dodatkowe wymagania o niskich nakładach stawiają wskaźniki, które nie są wprawdzie dostępne w ramach standardowej funkcjonalności systemu, lecz mogą być wyznaczone w oparciu o wartości pól z bazy danych; przykłady: - czasy przebiegu zleceń produkcyjnych jako różnica pomiędzy terminem zgłoszenia zakończenia i terminem rozpoczęcia zlecenia; - odchylenia w terminach dostaw W celu wyznaczenia wskaźników, które bazują zarówno na danych bilansowych, jak i na rachunku zysków i strat, należy powiązać oba te schematy.

58 54 Dodatkowe wymagania o wysokich nakładach stawiają wskaźniki, dla których niezbędne są dodatkowe dane. Przykłady: - odchylenia w płatnościach klientów przypisanych do danych przedstawicieli handlowych; - czasy realizacji procesów poszczególnych pracowników (przy wykorzystaniu narzędzia WorkflowAutomation). Rys Przykład widoku statystyki klienta w systemie proalpha W systemie proalpha wskaźniki wyznaczane i prezentowane są zasadniczo w sposób następujący: - automatycznie w odniesieniu do wskaźników standardowo zdefiniowanych w statystykach lub zestawieniach. Do ich prezentacji służy system informacyjny. Przykłady: przychody ze sprzedaży, marża brutto, wartość aktualnie realizowanych zleceń, liczba sporządzonych ofert (por. rys ); - poprzez bezpośrednie definiowanie wskaźników w schematach analiz. Przykłady: stawki narzutów w arkuszu rozliczenia kosztów (por. rys ); - poprzez wykorzystanie specjalnych funkcji służących wyznaczaniu wskaźników oraz ich zestawianiu w module Analizy / Dane podstawowe oraz Analizy / System wskaźników; - wyznaczenie wskaźników z wykorzystaniem modułu Analyzer. Narzędzia wspomagające wyznaczanie wskaźników w ramach modułu proalpha Analyzer zaliczane są narzędzi, które służą pozyskaniu know-how (por. rozdz. 3.2). W dalszej części przedstawiono możliwości definiowania i wyznaczania wskaźników oraz systemów wskaźników w module Analizy na przykładzie modelu Du Ponta, zwanego dalej systemem wskaźników RoI (Return on Investment). Tworzenie systemu wskaźników RoI w systemie proalpha sprowadza się do zdefiniowania wskaźników, utworzenia

59 drzewa zależności pomiędzy wskaźnikami, przyporządkowania danych podstawowych do wskaźników podstawowych, określenia wartości granicznych oraz tworzenia raportu wskaźników. Definiowanie wskaźników. Pierwszym krokiem przy tworzeniu systemu wskaźników RoI jest definiowanie wskaźników. Należy zdefiniować wszystkie wskaźniki występujące w rozważanym modelu. Dostępne są tutaj następujące rodzaje wskaźników: procentowy, wartościowy, ilościowy, czasowy, zagregowany, licznika oraz funkcji dyskryminacji. 55 Rys Definiowanie wskaźników w systemie proalpha Na rys pokazano przykład okna podstawowego służącego do definiowania wskaźników oraz zestawienie elementów wchodzących w skład systemu wskaźników RoI (Analizy / Dane podstawowe / Wskaźniki). W ten sposób definiowane są wszystkie wskaźniki występujące w rozważanym systemie wskaźników. W punktu widzenia controllingu najbardziej interesujące są następujące pola: - ID_wskaźnika: można tutaj wybrać różne wskaźniki zdefiniowane standardowo, także te odnoszące się do wiedzy inżynierskiej (np. przeciętny

60 56 wolumen zlecenia, wskaźniki braków, odchylenie terminów zleceń produkcycjnych); - Obszar wskaźników określa obszar przedsiębiorstwa, którego dotyczy dany wskaźnik; pozwala on na wyznaczenie wartości granicznych oraz wykorzystanie systemu wczesnego ostrzegania (na wypadek osiągnięcia przez wskaźnik wartości niezadowalających); - aktywacji półautomatycznych funkcji analitycznych służy definiowanie Rzędów i Wartości skalowania (por. rys. 2.15). Rys Rzędy i wartości skalowania Rys Przyporządkowanie wskaźników do wskaźnika rentowności sprzedaży

61 Tworzenie drzewa zależności pomiędzy wskaźnikami. Do wskaźników stanowiących wynik operacji arytmetycznych na innych wskaźnikach przyporządkowywane są te inne wskaźniki. Dostępne jest wykorzystanie operacji arytmetycznych ilorazu, iloczynu, sumy o różnych bądź tych samych współczynnikach wagowych. Przyporządkowanie wskaźników przedstawiono na przykładzie wskaźnika rentowności sprzedaży (por. rys ). Wskaźnik ten jest ilorazem wskaźnika EBIT (Earnings Before Interest and Taxes) oraz wskaźnika (Analizy / Dane podstawowe / wskaźniki / Funkcja / Przyporządkowanie wskaźników). Przyporządkowanie danych podstawowych. Przyporządkowanie danych podstawowych dotyczy wskaźników będących na końcach drzewa wskaźników. Realizowane jest to poprzez przyporządkowywanie do poszczególnych wierszy analizy wierszy z Bilansu i Rachunku zysków i strat. 57 Rys Przyporządkowanie danych podstawowych dla wskaźnika Koszty Zależności między nimi można również ustalać w formie ilorazu i sumy o różnych bądź tych samych współczynnikach wagowych. Na rys zilustrowano przykład przyporządkowania danych podstawowych dla wskaźnika Koszty, który jest suma siedmiu wskaźników prostych pochodzących z rachunku zysków i start (Analizy / Dane podstawowe / Wskaźniki / Funkcja / Przyporządkowanie wierszy analizy). Określanie wartości granicznych. Korzystanie z funkcjonalności systemu wczesnego ostrzegania wymaga określenia wartości granicznych dla

62 58 (monitorowanych) wskaźników (Analizy / Dane podstawowe / Wskaźniki / Funkcja / Wartości graniczne). Rys Wartości graniczne dla wskaźnika EBIT Ustalenie wartości dla poszczególnych rodzajów wartości granicznych (idealnej, docelowej, oddzielającej, ryzyka oraz krytycznej) pozwala na uruchomienie zdarzeń powodujących poinformowanie (ostrzeżenie) wskazanych użytkowników oraz ewentualną blokadę wykonania programów. Rys ilustruje przykład ustalenia wartości granicznych dla wskaźnika EBIT. Tworzenie raportu wskaźników. Wartości poszczególnych wskaźników prezentowane są w postaci raportów generowanych w formie tabelarycznej oraz graficznej. Istnieje możliwość opracowanie raportów w różnych wariantach. Pozwala to praktycznie na definiowanie dowolnych schematów analiz. Tworzenie raportów wskaźników sprowadza się do: - utworzenia wariantu (poprzez: Analizy / System wskaźników / Przegląd wskaźników/ Definiowanie przeglądu wskaźników); - zdefiniowania kolumn (Analizy / System wskaźników / Przegląd wskaźników / Definiowanie przeglądu wskaźników / Funkcja / Kolumny analizy) wraz z określeniem numeru, oznaczenia oraz typu kolumn (dla typu Kolumna standardowa istnieje możliwość wyboru jednego z predefiniowanych typów (Analizy / System wskaźników / Przegląd wskaźników / Definiowanie przeglądu wskaźników / Funkcja / Kolumny analizy / Narzędzia / Przejęcie kolumny); - przyporządkowania kolumn służącego wskazaniu analiz dostępnych w systemie, na podstawie których wyznaczane są wskaźniki (Analizy / System wskaźników / Przegląd wskaźników / Definiowanie przeglądu wskaźników / Funkcja / Kolumny analizy / Funkcja / Przyporządkowanie kolumny);

63 - zdefiniowania wierszy (Analizy / System wskaźników / Przegląd wskaźników / Definiowanie przeglądu wskaźników / Funkcja / Wiersze analizy). 59 Rys Prezentacje raportu wskaźników w formie tabelarycznej oraz graficznej Ostatecznie raport wskaźników może być prezentowany w formie tabelarycznej (Analizy / System wskaźników / Przegląd wskaźników / Wyświetlenie przeglądu wskaźników), jak również graficznie (poprzez Analizy / System wskaźników / Przegląd wskaźników / Wyświetlenie przeglądu wskaźników / Narzędzia / Hierarchia graficzna wskaźnika). Por. rys Metody heurystyczne Narzędzia heurystyczne łączą wiedzę ścisłą z wiedzą opartą na doświadczeniu (logika lub wiedza empiryczna). Dzięki temu stają się one łatwiejsze do opanowania przez praktyków. Przykładami takich narzędzi są analiza ABC (zwana również Analizą Pareto) oraz analiza wartości użytkowej. Analiza ABC. Służy ona do wartościowego grupowania (klasyfikacji) obiektów. Obiekty dzielone są zwykle na trzy grupy A, B i C. Wymaga ona zasadniczo agregacji wartości dotyczących analizowanych obiektów. Mogą to być wartości jednostkowe lub określone na podstawie wartości podstawowych (zwykle poprzez iloczyn ceny i ilości). Wymagania stawiane wobec systemów klasy ERP uzależnione są w znaczącym stopniu od możliwości przyporządkowania modułowego i funkcyjnego wartości powiązanych z obiektami. Analizę ABC można stosować na przykład w celu klasyfikacji:

64 60 - kosztów w okresie księgowania lub w roku obrachunkowym. Klasyfikacja następuje na podstawie sald kont poszczególnych rodzajów kosztów. Nie występują tutaj zatem szczególne wymagania związane ze wspomaganiem poprzez system ERP; - klientów lub dostawców na podstawie wartości ich obrotów. W tym przypadku można również wykorzystać dane z księgowości, o ile prowadzone są osobne konta dla odbiorców i dostawców. Wymagane są tutaj jednakże sumy obrotów po stronie Wn kont odbiorców oraz sumy obrotów po stronie Ma kont dostawców; - produktów zakupowych oraz sprzedawanych, która zwykle nie może być dokonywana na podstawie wartości obrotów lub sald wybranych kont księgowych. Oznaczałoby to konieczność tworzenia osobnych kont księgowych dla każdego produktu. Dane potrzebne do rozważanej tutaj klasyfikacji zawarte są jednak odpowiednio w zamówieniach i dokumentach PZ oraz w zleceniach i dokumentach WZ. W celu odpowiedniej agregacji danych niezbędne są specjalne funkcje statystyczne. W systemie proalpha w programie Analizy ABC dostępne są różne analizy zdefiniowane standardowo dla artykułów, dostawców oraz klientów. Poza tym, tego typu analizy mogą być tworzone w module Analyzer (por. rozdz. 3.2). Analiza wartości użytkowej. Służy ona do oceny wariantów decyzyjnych, w przypadku konieczności uwzględnienia wielu, różnie kwantyfikowalnych kryteriów. Wartość użytkowa wariantu interpretowana jest zwykle jako średnia ważona ocen kryteriów użytkowych. Ten rodzaj analizy stosowany jest zwykle do małej ilości obiektów. Dotyczy na przykład: - wyboru obiektów inwestycyjnych, gdzie zwykle stosowane są kryteria odzwierciedlane poprzez pojedyncze dane i informacje dotyczące ocenianych obiektów. Przy ocenie ofert systemów informatycznych są to na przykład takie dane, jak cena, liczba instalacji lub odległość; - oceny istniejących dostawców, klientów, przedstawicieli handlowych lub pracowników, gdy występują kryteria, które wymagają agregacji dużej ilości danych (np. kryteria dotyczące dostawców: odchylenia w terminach dostaw, dostawy zwrotne, odchylenia cenowe i ilościowe; kryteria dotyczące klientów: obroty, dotrzymywanie terminów płatności; kryteria dotyczące przedstawicieli handlowych: obroty, marże, dotrzymywanie terminów płatności ich klientów; kryteria dotyczące pracowników: czasy wykonywania operacji, rodzaje i ilość błędów). Z powyższych przykładów wynikają różne wymagania wobec funkcjonalności systemów klasy ERP. Na przykład w odniesieniu do kryteriów dotyczących klientów zastosowanie znajdują jedynie dane statystyczne, które wykorzystywane są do innych celów (np. analizy ABC lub planowania płynności). W ocenie dostawców można również wykorzystać normalne

65 wskaźniki, które z kolei uzależnione są od specjalistycznych wymagań (por. rozdz. 3.1). Konsekwencją dużej różnorodności wymagań wobec realizacji analizy wartości użytkowej jest zatem najczęściej brak jej komputerowego wspomagania w ramach standardowej funkcjonalności systemów klasy ERP. W systemie proalpha dostępna jest funkcjonalność służąca ocenie dostawców. Dodatkowo tego typu oceny mogą być realizowane w module Analyzer (por. rozdz. 3.2). Tak jak wszystkie standardowe analizy, również analiza służąca ocenie dostawców jest w pełni zautomatyzowana. Pozwala to na dużą elastyczność; w szczególności: - definiowanie do 1000 różnych schematów (Zakupy / Ocena dostawców / Ocena dostawców); - w ramach schematu analizy poprzez opcję Funkcja / Kolumny analizy dostępne są 33 predefiniowane wzorce, poza tym dostępne są specjalne formuły pozwalające na definiowanie dodatkowych operacji obliczeniowych w ramach schematu analizy; - definiowanie dowolnej liczby schematów ocen (opcja Dane podstawowe / Grupy ocen), które mogą być przyporządkowane do pojedynczych artykułów w danych podstawowych gospodarki materiałowej; - dla każdej grupy ocen możliwy jest wybór kryteriów analizy wartości użytkowej (opcja Funkcja / Kryteria oceny) z zestawu kryteriów predefiniowanych z wagą > 0 (suma wag równa jest 100, co oznacza, że wartość użytkowa interpretowana jest jako średnia ważona ocen jednostkowych; dostępne są przy tym wyłącznie kryteria kwantyfikowalne; - dla każdego wybranego kryterium istnieje możliwość określenia (opcjafunkcja / Ocena kryteriów oceny) współczynników oceny (pomiędzy 0 (niewystarczająca) a 1 (optymalna)); - oceny dostawców mogą być sporządzane w odniesieniu do okresów księgowych, dostawców oraz grup ocen; istnieje również możliwość sporządzenia oceny każdego dostawcy według kryteriów specyficznych dla artykułów lub ocena artykułu według dostawców. 61 Analiza Portfolio i inne narzędzia controllingu strategicznego. Wydawać by się mogło, że zapotrzebowanie na wspomaganie controllingu strategicznego przez systemy klasy ERP jest niewielkie. Wynika to z założenia, że strategie mają mało wspólnego z danymi rzeczywistymi, a dane te charakteryzują się dużą niepewnością (szczególnie w obszarze planowania). Wraz z publikacją koncepcji zrównoważonej karty wyników (Balanced Scorecard, BSC) sytuacja ta uległa zmianie. Po pierwszych publikacjach tej koncepcji nastawionych na filozofię, pojawiało się coraz więcej pytań dotyczących jej praktycznego wykorzystania. Powiązany jest z tym problem mierzalności celów strategicznych w odniesieniu do perspektyw strategicznych (finanse, klienci, procesy, pracownicy). Wiele odpowiednich do tego wskaźników wymaga

66 62 analizy danych masowych, szczególnie odnośnie do analizy sytuacji wyjściowej oraz odchyleń plan-wykonanie. Pojawiają się tutaj również wymagania dotyczące komputerowego wspomagania tej koncepcji przez systemy klasy ERP. W systemie proalpha dostępna jest funkcjonalność systemu wskaźników, której jeden z wariantów przedstawiono w podrozdz ).

67 63 3. Wybrane obszary doskonalenia ekonomicznego know-how w przedsiębiorstwie 3.1. Funkcje planowania Planowanie działalności przedsiębiorstwa zaliczane jest do kluczowych funkcji controllingu. Zgodnie z definicją przedstawioną w rozdziale 1.1 powinno odbywać się w sposób zintegrowany. Oznacza to konieczność realizacji w kontekście najważniejszych zależności ekonomicznych występujących pomiędzy poszczególnymi procesami gospodarczymi. Dotyczy to w szczególności wpływu zależności techniczno-technologicznych na rentowność przedsiębiorstwa. W przedsiębiorstwach średniej wielkości tego typu podejście do planowania stosowane jest jednak tylko w nielicznych przypadkach. Dlatego też w publikacji tej, zintegrowane planowanie zaliczono również do narzędzi controllingu służących pozyskaniu know-how (por. rozdz. 2.2). W rozważanej klasie przedsiębiorstw produkcyjnych, handlowych i logistycznych ze względu na horyzont czasowy, wyróżnia się planowanie strategiczne, taktyczne oraz operacyjne. W kontekście zastosowań narzędzi controllingu można je scharakteryzować następująco: - planowanie strategiczne odnosi się zwykle do kilkuletniego horyzontu czasowego; zastosowanie znajdują tutaj przede wszystkim narzędzia heurystyczne (szczególnie koncepcja zrównoważonej karty wyników), których sposób implementacji w systemach ERP opisano w podrozdz ; - planowanie taktyczne odnosi się zwykle do okresu jednego roku, który dzielony jest następnie na pojedyncze miesiące; komputerowe wspomaganie tego rodzaju planowania z pomocą systemów ERP jest tematem niniejszego rozdziału; - planowanie operacyjne odnosi się w konsekwencji do okresów krótszych od jednego miesiąca; jeżeli pod uwagę brane są pojedyncze dni lub godziny, planowanie przechodzi w sterowanie; niektóre powiązane z tym rodzaje planowania, funkcje systemów ERP zostaną omówione w rozdziale 3.3.

68 Koncepcja zintegrowanego planowania taktycznego Podstawą zintegrowanego planowania jest wybór narzędzi controllingu przeznaczonych do komputerowej implementacji oraz zestawienia zależności ekonomicznych, które prezentowane są w ramach systemu wskaźników. W dalszej części przedstawiono podstawowe (minimalne) wymagania dla realizacji tej koncepcji w odniesieniu do przedsiębiorstwa demonstracyjnego. Wybór narzędzi controllingu przeznaczonych do implementacji. Minimalnym zestawem wymagań dotyczącym realizacji koncepcji zintegrowanego planowania jest opracowanie systemu wskaźników oraz kalkulacji produktów, które bazują na danych planowanych. Zastosowanie systemu wskaźników z wartościami planowanymi wynika przede wszystkim z konieczności prowadzenia (nieodzownego w controllingu) rachunku rentowności oraz ze szczególnych potrzeb informacyjnych zewnętrznych instytucji finansujących 21. Konsekwencją tego jest potrzeba posługiwania się oprócz ulubionych wskaźników również wskaźnikami planowania wymaganyim przez te instytucje. Dodatkowo mogą być sporządzane zestawienia w formie ogólnie znanych systemów wskaźników (np. systemu RoI). Konieczność stosowania kalkulacji planowanej realizowanej w ramach rachunku kosztów planowanych wynika przede wszystkim z szerokiej akceptacji ważności tego rodzaju narzędzia. Zestawienie zależności ekonomicznych prezentowanych w ramach systemu wskaźników. W celu identyfikacji istotnych zależności ekonomicznych należy odpowiedzieć sobie na następujące pytania dotyczące opracowania zintegrowanego programu produkcji i sprzedaży: 1) co sprzedajemy? 2) jakie czynniki produkcji zużywane są w procesie produkcyjnym? 3) jak mierzona będzie sprzedaż? 4) czy występują problemy związane z zapewnieniem rentowności? 5) jak problemy te mogą być rozwiązane? 6) z jakimi konsekwencjami wiąże się zastosowanie propozycji rozwiązania problemów? 7) jakich informacji potrzebujemy do rozwiązania tych problemów? Na powyższe pytania w przypadku przedsiębiorstwa demonstracyjnego można odpowiedzieć w następujący sposób: - ad. 1: produkty oraz grupy produktów; 21 Potrzeby informacyjne banków i innych zewnętrznych kredytodawców są często punktem wyjścia do planowania w przedsiębiorstwach średniej wielkości.

69 - ad. 2: materiały, personel oraz środki produkcji, co oznacza potrzebę dysponowania danymi planowanymi dla struktur produktów i marszrut; - ad. 3: przychody ze sprzedaży są wyznaczane na podstawie planowanej wielkości i cen sprzedaży; - ad. 4: różne obszary problemowe (np. marketing, finansowanie, produkcja, logistyka); ponieważ problemy te pojawiają się w zależności od danej sytuacji, powinny być dostępne narzędzia pozwalające na odpowiednio wczesne rozpoznanie wąskich gardeł ; - ad. 5: niezależnie od obszaru problemowego (np. poprzez wykorzystanie metod marketing-mix, stosowanie różnych rodzajów finansowania, zastosowanie nowoczesnych koncepcji logistycznych) dostępne powinny być odpowiednie narzędzia; - ad. 6: z powstaniem dodatkowych nakładów (co oznacza konieczność oceny relacji korzyści w stosunku do nakładów) oraz dodatkowym obciążeniem zasobów; - ad. 7: informacji o ilościowej ocenie relacji korzyści do nakładów wraz z oddziaływaniem na obciążenie zasobów. W szczególności odpowiedzi na pytania od 4 do 7 wiążą się z postawieniem wysokich wymagań wobec funkcji planowania systemu ERP. O opłacalności ich realizacji z punktu widzenia firm software owych, decyduje odpowiednio duża liczba użytkowników. Dotyczy to użytkowników o stosunkowo wysokich potrzebach informacyjnych. Obecnie ich liczba (nie tylko w przedsiębiorstwach średniej wielkości) jest jednak niewielka, co sprawia, że rzadko dostępne są aspekty zintegrowanego planowania w oferowanych na runku rozwiązaniach klasy ERP. Zawierają one najczęściej funkcje o dużym prawdopodobieństwie akceptacji ze strony praktyków oraz stosunkowo niskich nakładach związanych z ich zaprogramowaniem. Ta tendencja widoczna jest również w przypadku systemu proalpha Wybrane funkcje planowania w systemie proalpha Dane podstawowe wymagane w planowaniu można podzielić na dane wykorzystywane (dodatkowo) w procesach dyspozycyjnych oraz dane służące wyłącznie realizacji funkcji planowania. Do danych podstawowych, które znajdują zastosowanie przede wszystkim w procesach dyspozycyjnych (łącznie z kalkulacją), które są z natury danymi planowanymi, należą: - standardowe struktury produktów, - marszruty (procesy), - zasoby (zdolności) produkcyjne, - planowane ceny zakupu i sprzedaży, 65

70 66 - planowane stawki przeliczeniowe i narzutowe, - stawki amortyzacji, - parametry planowania materiałowego i produkcyjnego. Takie dane podstawowe mogą być wykorzystane w funkcjach planowania bez dodatkowych nakładów. Do danych podstawowych służących wyłącznie planowaniu należą: - dodatkowe konta księgowe przeznaczone do planowania, - planowane rozłożenie (niem. Umlagen) kosztów MPK (wydziałów) pomocniczych w ramach rachunku kosztów według miejsc powstawania; - parametry planowania na potrzeby prognozy płynności finansowej. Dane podstawowe służące wyłącznie planowaniu pielęgnowane (mamy tu na myśli przechowywanie tych danych w bazie danych oraz stałe ich aktualizowanie) są dodatkowo w przypadku wykorzystania funkcji specjalistycznych planowania dostępnych w systemie. Do funkcji planowania w systemie proalpha, które wykorzystują wyżej wymienione dane i zależności pochodzące z wielu modułów, należą między innymi: plan produkcji i sprzedaży, prognoza płynności finansowej oraz zarządzanie projektami. Plan produkcji i sprzedaży Dane podstawowe. Opracowanie planu produkcji i sprzedaży wymaga sprawdzenia (zmiany parametrów) danych podstawowych, co sprowadza się do: - aktywowania pola kontrolnego Planowanie (Dane podstawowe / Artykuły / zakładka Sprzedaż); - wprowadzenia standardowej (planowanej) ceny sprzedaży, wymaganej do planowania (również ilościowego) sprzedaży wyrobów (Dane podstawowe / Artykuły / zakładka Kalkulacja); - aktywowania pola kontrolnego Plan. MRP dla wszystkich elementów (również materiałów i podzespołów), dla których na koncie MRP prezentowane jest zapotrzebowanie (Dane podstawowe / Artykuły / zakładka MRP); w tym przypadku dla elementów, dla których automatycznie generowane są propozycje zamówień (do produkcji i zakupu), wybiera się Typ MRP: ster. planem programu oraz odpowiedni Horyzont czasowy, przyjmując dla produktów końcowych rodzaj artykułu 9; dodatkowo w zakładce (Dane podstawowe / Artykuły / Dane bazowe) należy zdefiniować współczynnik MJM- TJM w miejsce? ; - określenia parametrów planowania dla wszystkich grup artykułów (por. rys. 3.1.) poprzez: aktywowanie pól kontrolnych Planowanie oraz Plan. szczeg., które pozwolą na planowanie pojedynczych artykułów; aktywowanie rodzaju planowania Planowanie ilościowe; określenie horyzontu uwzględniania Danych historycznych, która ma znaczenie (tylko) przy określeniu prognozy sprzedaży

71 na podstawie danych z przeszłości; określenie Horyzontu planu: minimalnie trzy miesiące (odpowiednio do oczekiwanego czasu planowania sprzedaży oraz normalnego terminu zleceń ramowych; ustalenia Trybu rejestracji przy wykorzystaniu funkcji automatycznego dzielenia wartości rocznych na miesiące za pomocą planowanych rzędów rozkładu; ustalenie Ceny planowanej, jeżeli dotyczy ona grupy artykułów oraz wymagane jest przeliczenie ilości planowanych na planowane obroty. 67 Rys Parametry planowania grup artykułów Dla Grup artykułów sprzedawanych, dla których opracowywana jest prognoza sprzedaży (za pomocą funkcji wykładniczych), należy dodatkowo wprowadzić Parametry prognozy. Prognozy te określane są na bazie danych z poprzednich miesięcy. Funkcja ta może być wykorzystana dopiero po kilku miesiącach bezbłędnej pielęgnacji danych. Opracowanie planu produkcji i sprzedaży wymaga sprawdzenia przyporządkowania Zasobów do Grup zasobów (Produkcja / Dane podstawowe / Zasoby), gdyż planowanie obciążeń obejmuję grupy zasobów. Dodatkowo należy wprowadzić Kalendarz zdolności produkcyjnych na taki okres, aby obejmował pierwsze tygodnie okresu planowania (Produkcja / Dane podstawowe / Zasoby). W odniesieniu do kolejnych tygodni istnieje możliwość kopiowania i odpowiedniej korekty. Planowanie sprzedaży i zbytu. Planowanie sprzedaży realizowane jest poprzez wykorzystanie Planu sprzedaży (niem. Verkaufsplan) w modelu Analizy oraz funkcji Planowania zbytu (niem. Absatzplan) w module Sprzedaż.

72 68 Plan zbytu może być generowany ręcznie lub na podstawie planowanych rzędów rozkładu. Planowanie zbytu w module Sprzedaż następuje dla grup artykułów (po przejęciu planowanych wartości sprzedaży) oraz poszczególnych artykułów. Plan zbytu opracowywany jest przed Planem produkcji tak, aby plany produkcyjne mogły być przejęte z planów zbytu i ewentualnie korygowane. Planowanie zbytu sprowadza się w szczególności do: - prognozy na bazie wartości z przeszłości (może być określana w menu: Sprzedaż i dystrybucja / Planowanie sprzedaży / Planowanie sprzedaży Grup artykułów / Narzędzia / Prognoza początkowa i potem Narzędzia / Prognoza); - określenia wartości wejściowych w planowaniu artykułów poprzez ustalenie udziału poszczególnych artykułów w grupach artykułów (Funkcja / Klucz podziału); dotyczy to artykułów, dla których w danych podstawowych ustanowiono możliwość planowania sprzedaży; - ręcznej korekty wyznaczonych wartości. Planowanie produkcji. Realizacja planowania produkcji (w module Produkcja) wymaga zdefiniowania Kalendarza planowanych zdolności produkcyjnych (w menu Planowane zdolności produkcyjne) dla odpowiednich zasobów. Kalendarz ten może być następnie kopiowany i poprawiany. Planowanie produkcji sprowadza się zatem do: - generowania planowanych struktur produktów (tworzona jest pełna struktura na bazie struktur standardowych, w sensie struktury ilościowej); - generowania ogólnych procesów (na podstawie procesów podstawowych z modułu produkcji wygenerowane zostaną sumy czasów jednostkowych i czasów przezbrojeń dla grup zasobów na wszystkich poziomach); - przejęcia planowanych ilości sprzedaży (możliwa jest ręczna zmiana wartości wejściowych zarówno dla grup artykułów, jak i poszczególnych artykułów); - generowania planowanego zapotrzebowania (łącznie z zapotrzebowaniem wtórnym według planowanej struktury), które dostępne jest na kontach planowania materiałowego artykułu; - generowania planowanego obciążenia. Planowany bilans zdolności produkcyjnych dostępny jest w menu (Produkcja / Planowanie programu / Planowane zdolności produkcyjne). Planowane wielkości zapotrzebowania dla artykułów (łącznie z materiałami) dostępne są w menu (Produkcja / Planowanie programu / Planowane zapotrzebowania lub w Info Artykuły / Magazyn / Konto MRP / Konto planu MRP według tygodni). Przykład. Dla artykułu sprzedawanego P1 przedsiębiorstwa demonstracyjnego sporządzono plan sprzedaży (niem. Verkaufsplan) na 2006 rok (por. 3.2).

73 69 Rys Plan sprzedaży artykułu P1 na 2006 rok Po przejęciu planu sprzedaży do planu zbytu (niem. Absatzplan) system pokazuje dodatkowo aktualne stany zleceń klientów, które mogą spowodować korekty wartości planu sprzedaży (por. rys. 3.3). Rys Plan zbytu artykułu P1 na 2006 rok Ze względu na zaplanowanie okresu urlopowego dla działu produkcji w tygodniach 51 i 52 roku 2005 występuje konieczność takiej korekty planu produkcji (po przejęciu planu zbytu), że przed 51 tygodniem dostępny jest

74 70 zapas magazynowy wystarczająco duży dla występujących wysyłek (por. rys. 3.4.). Rys Plan produkcji artykułu P1 na 2006 rok Bilans zdolności produkcyjnych wygląda następująco: Rys Bilans zdolności produkcyjnych dla rodzaju zasobów: Stanowisko pracy

75 Okazało się, że z uwagi na zaplanowanie okresu urlopowego konieczne jest jeszcze podjęcie kolejnych działań dotyczących eliminacji przeciążeń w tygodniach grudniowych. Przeciążenie w 52 tygodniu wynika z realizacji procesów wytwórczych związanych z zaplanowanym montażem w pierwszym tygodniu stycznia. Planowanie płynności finansowej Identyfikacja potencjalnych niedoborów środków pieniężnych w przedsiębiorstwie wymaga uwzględnienia przewidywanych wpływów i wydatków. W zintegrowanym systemie informatycznym klasy ERP proalpha identyfikacja ta realizowana jest w ramach programu służącego prognozie płynności finansowej. Koncepcja komputerowej implementacji tej prognozy ma wiele cech wspólnych z planowaniem zapotrzebowania materiałowego. Dotyczy to w szczególności: - środków pieniężnych (zapasów dyspozycyjnych); w systemie proalpha zdefiniowane są za pomocą tzw. kont pieniężnych; - wpływów (przychodów); w planowaniu wyodrębnianie są wpływy związane ze zleceniami klientów (rozrachunki) oraz inne wpływy (np. zwroty podatków, podwyższenia kapitału lub sprzedaż środków trwałych i materiałów); - wydatków (rozchodów); w planowaniu wyodrębnianie są wydatki związane z zamówieniami do dostawców (rozrachunki) i inne wydatki (np. płace, ubezpieczenia obowiązkowe). Praktyczna realizacja prognozy płynności finansowej w systemie proalpha sprowadza się do określenia wartości planowanych oraz zdefiniowania schematów analiz. Określenie wartości planowanych. Konta pieniężne definiowane są w module księgowości finansowej poprzez wybór odpowiednich kont księgowych. Kolejne salda tych kont wyznaczane są w schemacie prognozy płynności finansowej za pomocą formuł. Wpływy i wydatki związane są transakcjami (np. zleceniami od klientów, zamówieniami do dostawców itp.) rejestrowanymi w modułach logistycznych. Dodatkowo istnieje możliwość uwzględnienia opóźnień w płatnościach wynikających z przesunięć w rejestracji rachunków, terminach dostaw oraz wpływach i wydatkach. Opóźnienia w płatnościach określane są zarówno w odniesieniu do poszczególnych kont pieniężnych, jak i w odniesieniu do terminów realizacji zleceń i dostaw. Pozostałe wpływy i wydatki prognozowane są na dwa sposoby. Pierwszy sposób, zwany planowaniem finansowym, dotyczy kont planowania (por. rys. 3.6), dla których wprowadzane są jednostkowe wpłaty i wydatki. Drugi sprowadza się do ręcznego wprowadzania danych planowanych dla poszczególnych miesięcy lub automatycznego wyznaczania danych 71

76 72 planowanych na podstawie danych z roku poprzedniego. Automatyczne planowanie wymaga odpowiedniej definicji kont księgowych w danych podstawowych poprzez aktywowanie pola Płynność. Z danych podstawowych kont pobierany jest również tzw. dzień płynności, który określa dzień miesiąca, w których prognozowany jest odpowiednio wpływ lub wydatek. Sposób ten, zwany planowaniem płynności, dotyczy planowania powtarzalnych miesięcznych płatności. Rys Rejestrowanie planowanych wpływów i wydatków w systemie proalpha Definiowanie schematu analizy dla prognozy płynności finansowej sprowadza się do: - wprowadzenia nagłówka analizy; - przejęcia wybranych kolumn z puli kolumn predefiniowanych w systemie; - definicji wierszy analizy, przy czym definiowane są w zasadzie wszystkie transakcje związane z wpływami i wydatkami (w przypadku kont pieniężnych wprowadzane są wartości początkowe środków pieniężnych oraz planowania finansowego dla wprowadzenia innych wpływów i wydatków, które zostały zdefiniowane w planowaniu finansowym); pozostałe wpływy i wydatki określane są oddzielnie dla planowania finansowego (z przyporządkowaniem transakcji) i dla planowania płynności finansowej (bez przyporządkowania); przyporządkowanie formuł dotyczy wierszy bez przyporządkowanych transakcji lub kont typowymi wierszami są tu wydatki razem, wpływy razem oraz środki pieniężne (prognoza). Rys. 3.7 ilustruje przykład komputerowej implementacji prognozy płynności finansowej w systemie proalpha. Prognoza wpływów i wydatków opiera się na danych z faktur sprzedaży i zakupów, jak i danych ze zleceń od klientów oraz zamówień dla dostawców. Analizowane są zatem nie tylko dane z księgowości finansowej, ale również dane z innych obszarów. Jest to zaleta rozwiązań zintegrowanych, które w odróżnieniu od rozwiązań klasycznych

77 pozwalają na uwzględnienie dokumentów, które nie zostały jeszcze zaksięgowane. Dodatkowo istnieje możliwość uwzględnienia zwłoki w płatnościach odbiorców oraz definiowania dowolnej liczby wariantów schematów analiz. 73 Rys Przykład schematu analizy dla prognozy płynności finansowej w systemie proalpha Prognoza płynności finansowej może być sporządzana w układzie tygodniowym lub miesięcznym. Istnieje także możliwość eksportowania tego zestawienia do arkusza MS Excel celem dalszej obróbki danych. Zarządzanie projektami Dane podstawowe wykorzystywane w ramach funkcji zarządzania projektami zawierają w dużej części dane podstawowe pochodzące z innych modułów. Dotyczy to na przykład następujących danych: - wielkości odniesienia dla działań i kosztów niezwiązanych bezpośrednio z danym projektem; - miejsc powstawania kosztów dla zasobów; - kombinacji miejsc powstawania kosztów i wielkości odniesienia wraz ze stawkami rozliczeniowymi na potrzeby planowania kosztów i kalkulacji; - rodzajów kosztów dla działań w rachunku kosztów według powstawania kosztów;

78 74 - nośników kosztów dla projektów; - rodzajów kosztów dla działań w rachunku nośników kosztów; - artykułów dla planowania zasobów; - pracowników dla zasobów oraz zgłoszeń zakończenia działań. Na tej podstawie w module Projekty definiowane są dane podstawowe dla działań i zasobów, modeli czasowych i kalendarza dla planowania zasobów, przebiegów, procesów standardowych i standardowych struktur produktów, jak również projektów. W ramach funkcji planowania dostępne jest: planowanie struktury projektów, planowanie przebiegu produkcji, planowanie zasobów oraz planowanie kosztów w projektach. Dodatkowo dostępne są funkcje służące do wstępnej i końcowej kalkulacji projektów, które działają podobnie do kalkulacji w module Produkcja (por. rozdz. 2.2). Kalkulacja końcowa sporządzana jest na podstawie danych ze zgłoszeń zakończenia projektów (dla działań i pozostałych kosztów). Do funkcji planowania w systemie proalpha, które wykorzystują wyżej wymienione dane i zależności pochodzące w zasadzie z jednego modułu, należą na przykład: - planowanie finansowe i planowanie wyników; - planowanie miejsc powstawania kosztów, nośników kosztów oraz nośników wyników. Wykorzystanie powyższych funkcji wymaga dodatkowego zdefiniowania wartości planowanych. W tym celu dostępne jest wspomaganie planowania indeksowego oraz analitycznego. Planowanie indeksowe sprowadza się do wyznaczenia wartości planowanych na podstawie wartości rzeczywistych pochodzących z okresów z przeszłości. Planowanie analityczne polega na półautomatycznym podziale rocznych wartości planowych na miesiące przy zastosowaniu odpowiednich (planowanych) rozkładów. Wizualizacja wszystkich definiowanych danych planowanych specyficznych dla modułów następuje z pomocą odpowiednich schematów analiz i w tej formie dostępne są w celu oceny odchyleń plan - wykonanie; por. rozdz Analiza archiwów danych zakładowych Często niedostrzegalnym (w kontekście controllingu) efektem wykorzystywania systemów ERP w przedsiębiorstwach średniej wielkości jest dysponowanie bogatymi archiwami danych zakładowych (niem. Betriebsdatenarchive). Nawet w małych przedsiębiorstwach w ciągu roku i w jednym dziale powstają tysiące rekordów danych, na podstawie których z

79 wykorzystaniem tradycyjnych lub nowoczesnych metod możliwe jest przeprowadzenie analizy danych. Analiza tych danych może służyć identyfikacji zależności ekonomicznych występujących w danej firmie w celu opracowania planów działalności w krótkim oraz średnim horyzoncie. Rozwiązania ERP oferują w tym zakresie narzędzia zarówno tradycyjne, jak i zaawansowane (por. rozdz. 2.2, w którym przedstawiono wybrane funkcje analizy archiwów danych zakładowych dostępne w systemie, w większości zbudowane na bazie tradycyjnych narzędzi). Posługiwanie się narzędziami zaawansowanymi wymaga zasadniczo wykonania dwóch operacji: - zestawienia rekordów danych znajdujących się w archiwum zakładowym przy wykorzystaniu specjalnych narzędzi analitycznych, - opracowania funkcji analitycznych bazujących na tych zestawieniach poprzez wykorzystanie funkcji narzędzi analitycznych lub poprzez eksport do odpowiedniego programu specjalistycznego (dla firm średniej wielkości często wystarczający jest MS Excel). Zestawienie rekordów danych pochodzących z archiwum zakładowego w systemie proalpha może być wykonane za pomocą modułu Analyzer. Bazuje on na technologii OLAP (On-Line Analytical Processing analityczne przetwarzanie danych). Technologia ta pozwala na wgląd w dane poprzez szybki, pewny i iteracyjny dostęp do szerokiego zakresu ważnych informacji, które zostały utworzone z surowych danych w celu odzwierciedlenia prawdziwych wymiarów otoczenia organizacji w sposób zrozumiały dla użytkownika (Zalech 2004). proalpha Analyzer pozwala na sprawne sporządzanie analiz w formie widoku (na ekranie) oraz raportów (tabelarycznych lub graficznych) z różnymi możliwościami eksportu danych). W szczególności pozwala na: - wykorzystanie predefiniowanych rodzajów analiz. Przejmowane są tutaj istotne pola z dokumentów powiązanych 22 jako tzw. atrybuty oraz uzupełnianie poprzez często wykorzystywane powiązania i formuły. Wybór realizacji atrybutów (przy wykorzystaniu funkcji zoom) oraz sortowanie pozwala na szybkie sporządzenie dowolnej analizy; - uzupełnienie predefiniowanych możliwości analiz poprzez nowe formuły z atrybutami lub kostkę analityczną (por. rys. 3.8). Dostępnych jest tutaj wiele predefiniowanych formuł. Wybór i implementacja nie wymagają dużego nakładu i specjalistycznej wiedzy. Nowo utworzone schematy analiz mogą być zapisane i stosowane jako szablony do kolejnych analiz; Dotyczy to na przykład wariantu analizy Zakupy Szczegóły, która bazuje na powiązaniu dokumentów (Zamówienie Przyjęcie towaru Kontrola rachunków); wariantu Moralność płatnicza klientów (Faktura Zapłata) oraz wariantu Sprzedaż Szczegóły (Zlecenia Dokument dostawy Faktura).

80 76 - powiązanie predefiniowanych możliwości analiz. Dostępna jest tutaj funkcja join. Również tutaj istnieje możliwość zapisu utworzonych schematów analiz, służących jako szablony do kolejnych analiz; - import dodatkowych pól do istniejących lub nowych analiz. Nowo utworzone analizy mogą być również zapisane w celu dalszego wykorzystania. W odniesieniu do przedstawionej tutaj problematyki można stwierdzić, iż w celu opracowania analiz w ramach proalpha Analyzer dostępnych jest wiele funkcji matematycznych i statystycznych. Mogą być one uzupełnione (po eksporcie odpowiednich danych) funkcjami dostępnymi w MS Excel. W dalszej części przestawiono przykłady tworzenia zaawansowanych narzędzi analitycznych, zwracając jednocześnie uwagę na problematykę ich praktycznego wykorzystania w rozważanej klasie przedsiębiorstw. Posłużono się przykładami wnioskowania w zakresie wyodrębnienia kosztów stałych i zmiennych oraz wyznaczenia (ekonomicznej) dynamiki w oparciu o szeregi czasowe. Wyodrębnienie kosztów stałych i zmiennych. Chodzi tutaj przede wszystkim o wpływ na zmienną część kosztów. Występują zależności, które można wyjaśnić w sposób logiczny, jak również zależności o różnym stopniu pewności. W sposób logiczny można ustalić np. wpływ czasów operacji roboczych na wartość kosztów płac produkcyjnych, wpływ wielkości zużycia na wartość kosztów materiałów bezpośrednich. Różny stopień pewności dotyczy np. wpływu czasów maszynowych na koszty maszynowe, wpływu czasu pracy pracowników administracyjnych na koszty korespondencji i koszty wyjazdów służbowych. Występują tutaj także możliwości interpretacji danych poza obszarem rachunku kosztów. Dotyczy to na przykład analizy progu rentowności dla produktów lub grup produktów, przy których wielkością odniesienia dla przychodów ze sprzedaży jest wielkość sprzedaży. Ograniczeniem w interpretacji wyników powyższych analiz jest przede wszystkim dominacja liniowych modeli kosztów oraz określanie zależności tylko dla jednej wielkości odniesienia. Określenie trendu z podziałem na szeregi czasowe. Analiza trendu w odniesieniu do wskaźników ekonomicznych ogranicza się najczęściej do ustalenia zależności czasowych w ramach szeregów czasowych określanych w wartościach bezwzględnych (absolutnych) lub jako rzędy indeksów. Przykładem stosowania tego rodzaju analizy jest analiza cen. Formalnie funkcje te (w sensie matematycznym) można wykorzystać również w analizie szeregów czasowych, których celem jest prognoza działalności. Jednakże logiczny tok myślenia jest tutaj inny. O ile w przypadku wielkości odniesienia rozpoczyna się od logicznego uzasadnienia możliwej zależności funkcjonalnej (sprawdzanej potem statystycznie), o tyle przy analizie szeregów czasowych najczęściej można wykorzystać tylko pasywny logicznie

81 sposób myślenia; zaczynamy wtedy od analizy statystycznej, której wyniki dopiero później konfrontowane są z logiczną interpretacją dotyczącą w tym przypadku tendencji rozwojowych w zależności od czasu. Rys. 3.8 ilustruje przykład rozkładu przychodów ze sprzedaży dla wybranego artykułu z podziałem na miesiące. 77 Rys Analiza szeregu czasowego. Wpływ sezonowości na poziom sprzedaży Przykładami innych (deterministycznych) zależności ekonomicznych są funkcje cena sprzedaż, wpływ przychodów na należności oraz kosztów na zobowiązania, wpływ terminów płatności na moralność płatniczą klientów. Przykład: Poszukiwana jest zależność pomiędzy prawdopodobieństwem płatności klientów, a warunkami płatności. Ponieważ w wariancie standardowym analizy dostępna jest tylko jedna (łączna) kwota płatności, należy utworzyć nowy atrybut Suma (kwota płatności) według dni opóźnień w płatności. Pozwoli to na ustalenie zależności kwot płatności od długości opóźnienia w płatności (rys. 3.9).

82 78 Rys Podsumowanie kwoty płatności według dni opóźnień w płatności Kolejnym krokiem jest wykorzystanie funkcji zoom in w polu Warunki płatności klienta dla tych warunków płatności, które mają tę samą liczbę dni netto (rys. 3.10) Rys Selekcja rekordów dla wybranego typu warunków płatności Wykonanie poprzedniej operacji pozwala na posortowanie danych według atrybutu Opóźnienie płatności (w dniach). Przeprowadzenie kontroli jakości danych dla pożądanych atrybutów, np. dla atrybutu Opóźnienie płatności (w dniach), Suma (kwota płatności) według opóźnienia płatności (w dniach)

83 pozwala na ewentualne wykluczenie wartości niepożądanych. Zaznaczenie kolejnych atrybutów pozwala na sporządzenie i wywołanie raportu (rys. 3.11). 79 Rys Wyłączenie z analizy wartości niepożądanych Powyższy przykład ilustruje wybrane możliwości modułu wykorzystującego technologię OLAP do określenia (ilościowych) zależności pomiędzy rozważanymi wskaźnikami. Po określeniu czynników wpływających na te wskaźniki, należy ustalić typ funkcji (jedna lub kilka niezależnych zmiennych, zależność liniowa czy nieliniowa, przebieg ciągły czy dyskretny, rozkład deterministyczny czy stochastyczny) oraz jej parametry. We wszystkich powyżej opisanych przypadkach zostały wykorzystane funkcje matematyczne. Dla określenia typów i parametrów funkcji w praktyce gospodarczej znaczenie mają przede wszystkim trzy aspekty: - nakłady poniesione na określenie parametrów funkcji. W przypadku wykorzystywania modułu Analyzer aspekt ten ma mniejsze znaczenie;

84 80 - możliwości interpretacji przebiegu funkcji. Duże znaczenie dla interpretacji ma tutaj wizualizacja danych dostępna w module Analyzer. Jej możliwości są jednak ograniczone w przypadku występowania kilku zmiennych niezależnych oraz zależności stochastycznych; - możliwości interpretacji parametrów funkcji. Główny problem użyteczności praktycznej polega na tym, iż parametry można logicznie zinterpretować tylko w odniesieniu do kliku typów funkcji (np. jednowymiarowej funkcji liniowej lub kwadratowej). W teorii zarządzania znane są przecież zależności nieliniowe (np. w teorii produkcji i kosztów zastosowanie intensywności, jak liczba obrotów, prędkości, w analizie szeregów czasowych uwzględnienie wahań sezonowych lub progresywnych/degresywnych procesów wzrostu). W praktyce posługujemy się w większości zależnościami liniowymi (zwykle z tylko jedną zmienną niezależną). Z drugiej strony, zastosowanie modeli dyskretnych jest jednak szeroko rozpowszechnione. Przykładem są chociażby analiza efektywności rabatów ilościowych lub inwestycji. Problemy praktycznej użyteczności przestawionych narzędzi mogą narastać w przypadku zastosowania nowoczesnych metod drążenia danych (Data Mining). Dotyczy to na przykład sztucznych sieci neuronowych lub drzew decyzyjnych. Aktualna technologia pozwala na szerokie ich zastosowanie. Dzięki takim metodom także w przedsiębiorstwach średniej wielkości można badać często bardzo ciekawe praktyczne problemy. Chodzi tutaj na przykład o ocenę wpływu działań marketingowych na zachowanie nabywców i wpływu utrzymania parametrów czasowych na koszty i przychody 23. W związku z tym, w Zakładzie Controllingu i Informatyki Ekonomicznej Uniwersytetu Zielonogórskiego prowadzone są badania, których celem jest zwiększenie możliwości praktycznego wykorzystania rozważanych narzędzi. Za pomocą modułu proalpha Analyzer, w oparciu o archiwum danych zakładowych wybranych przedsiębiorstw, realizowane są badania w zakresie: - wykorzystania modułu Analyzer do zapewnienia wymaganej jakości danych (por. rozdz. 4.1); - wykorzystania różnych metod drążenia danych ze szczególnym uwzględnieniem problematyki akceptacji przez użytkowników. 23 Dotyczy to starego problemu właściwego określenia zapasów. Istniejące modele ekonometryczne posługują się tzw. kosztami niedoborów (niem. Fehlmengenkosten), które są jednak trudne do oszacowania. Z tego względu praktyce wykorzystywane są często proste reguły restrykcyjne, które jednak nie rozwiązują do końca powyższego problemu.

85 3.3. Wspomaganie controllingu logistycznego Wpływ organizacji procesów logistycznych na rentowność przedsiębiorstw jest przedmiotem zainteresowania controllingu. W tym przypadku wymagana jest ścisłe powiązanie sposobów myślenia inżynierskiego i ekonomicznego. Zadanie logistyki, w dużym uproszeniu, można sformułować następująco: dostarczenie czynników produkcyjnych w wymaganej jakości, we właściwym czasie, we właściwym miejscu oraz przy możliwie najniższych kosztach ( zmiennych, tzn. zależnych od decyzji logistycznych). Postępująca globalizacja, wymuszają coraz krótsze (w porównaniu z dotychczasowymi) cykle produkcyjne, implikuje wzrost znaczenia zadań controllingu w logistyce. Implikuje to wzrost udziału kosztów transportu i magazynowania w kosztach całkowitych przedsiębiorstw. Klienci żądają coraz krótszych czasów dostaw coraz częściej są one krótsze od czasów zaopatrzenia i produkcji. Przeniesienie tego problemu na dostawców (jak np. w koncernach motoryzacyjnych, gdzie przez to modne stały się aspekty SCM) ma jednak swoje granice. Wykorzystanie zapasów do rozwiązania tego problemu koliduje często z dążeniem do utrzymania jak najniższych zapasów, czego konsekwencją są wyższe koszty w innych działach. Przykłady rozwiązania powyższych problemów w ramach controllingu: - planowanie świadczeń i kosztów logistycznych według podejścia zintegrowanego do planowania działalności przedsiębiorstwa (np. wybór dostawców, ocena wpływu krótszych czasów dostaw na marketing, planowanie zapasów (ilościowo i finansowo), ocena wpływu działań logistycznych na przychody); - ocena skutków ekonomicznych decyzji w obszarze logistyki (np. produkcja własna lub zakup, własny transport lub usługi obce, strukturyzacja systemów produkcyjnych); - integracja aspektów logistycznych z analizą odchyleń plan-wykonanie 24 (w szczególności wyodrębnienie odchyleń cząstkowych parametrów planowania w celu ustalenia ich wpływu na rentowność całkowitą przedsiębiorstwa). Powiązane z tym wymagania w zakresie integracji danych dotyczące systemu informacyjnego przedsiębiorstwa pojawiają się często w literaturze (por. rys. 3.12). Zastosowanie controllingu w obszarze logistyki wiąże się z realizacja czterech uniwersalnych procedur controllingowych 25 uwzględniających specyficzne warunki charakteryzujące procesy logistyczne. Warunki te znajdują odzwierciedlenie w przyjętych miernikach W sensie pętli zarządzania planowanie ewidencja danych rzeczywistych analiza odchyleń (plan-wykonanie) planowanie kroczące. 25 Dotyczy to planowania, ewidencji danych rzeczywistych, analizy odchyleń plan jest oraz planowania kroczącego.

86 82 controllingowych, które zakładają spełnienie następujących celów cząstkowych logistyki: - zapewnienia właściwego poziomu obsługi klienta, - umocnienia pozycji rynkowej podmiotu gospodarczego, - poprawy rentowności poprzez redukcję kosztów. Strategii - strategia produktu - wąskie gardła - innowacje - inwestycje - marketing Finansów - wskaźniki bezpośredniej rentowności produktu (DPP) - wskaźniki płynności finansowej - wskaźniki zadłużenia - wskaźniki rentowności Kosztów - analiza kosztów na wyrób - optymalizacja kosztów transportu Zaopatrzenia - ocena dostawców - optymalizacja dostaw Controlling w obszarze logistyki w zakresie Gospodarki materiałowej - optymalizacja zapasów - gospodarka materiałowa - metody MRP II Jakości - zarządzanie przez jakość TQM - ocena poziomu jakości w koncepcji wyrobu Zbytu - nasycenie rynków - optymalizacja transportu Rys Controlling w systemach logistycznych przedsiębiorstw produkcyjnych Źródło: oprac. na podst. Abt 2001, s Złożoność procesów i systemów logistycznych powoduje konieczność zastosowania oryginalnych sposobów organizacji, które pozwalają na monitorowanie, analizę oraz ocenę procesów zarówno ze strony fizycznej, jak i informacyjnej. Rozwiązanie tej kwestii zależy przede wszystkim od przyjętej funkcji optymalizacji, która determinuje tryb i procedury decyzyjne. Waga problemu zależy bezpośrednio od charakteru i siły wpływu logistyki na możliwość osiągnięcia przez podmiot gospodarczy przyjętych celów operacyjnych, taktycznych i strategicznych. W literaturze opisanych jest wiele narzędzi związanych z tym problemem. W dalszej części skoncentrowano się na tych, które (bardziej) odnoszą się do

87 83 taktycznego obszaru decyzyjnego 26 klasy ERP. oraz wymagają zastosowania rozwiązań Narzędzia controllingu logistycznego wspomagane przez systemy ERP W kontekście wspomagania decyzyjnego przez systemy ERP można wyróżnić dwa rodzaje narzędzi służących do wspomagania controllingu w logistyce: - narzędzia wykorzystywane również do innych celów w wielu modułach, które wymagają odpowiedniej adaptacji na potrzeby logistyki; - specjalistyczne narzędzia logistyczne, które dostępne są w oddzielnych modułach. Narzędzia adaptowane do potrzeb logistyki. Narzędziami adaptowanymi do potrzeb logistyki są w praktyce wszystkie narzędzia omówione w rozdz Związane z ich adaptacją aspekty, które mają znaczenie dla funkcjonalności w ramach systemu ERP, zostaną omówione w dalszej części na przykładzie kosztów i wskaźników logistycznych. Różnicowanie rodzajów kosztów według kosztów własnych, logistycznych czynników produkcyjnych i nabywanych usług logistycznych ilustruje tab Główne zadania rachunku kosztów logistyki w obrocie towarowym sprowadzają się do przyporządkowania i rozliczenia kosztów logistyki na poszczególne towary i miejsca ich powstawania w celu umożliwienia m.in. kontroli kształtowania się efektywności działania przedsiębiorstw i podejmowania racjonalnych decyzji. Kompleksowa analiza kosztów logistyki wymaga uwzględnienia wzajemnych związków pomiędzy poszczególnymi elementami kosztów w całym systemie logistycznym oraz wzajemnych czynności kosztotwórczych, rozproszonych na wiele różnych sfer działalności przedsiębiorstwa. Niezbędne jest więc uwzględnienie każdego miejsca powstawania kosztów dla poszczególnych elementów kosztów. Analiza kosztów logistyki bazuje zatem na rzeczywistych i wiarygodnych informacjach, urealnionych m.in. poprzez systemową analizę czynności logistycznych. Przy tym istotną sprawą jest dążenie do stworzenia sprawnego systemu ewidencji i informacji oraz rachunku kosztów uwzględniającego podstawowe przekroje deagregacji kosztów, wspartego adekwatnymi metodami podziału kosztów w oparciu o pierwotne informacje źródłowe charakteryzujące badane procesy logistyczne (por. Twaróg 2003, s. 130). 26 Uzasadnienie w rozdz. 3.1.

88 84 Tabela 3.1 Różnicowanie rodzajów kosztów logistycznych Główne grupy kosztów logistycznych Koszty logistycznych czynników produkcji Koszty usług logistycznych Nadrzędne grupy kosztów logistycznych Koszty czynników potencjału logistycznego Koszty powtarzalnych czynników logistycznych Koszty czynników potencjału logistycznego Koszty powtarzalnych usług logistycznych Grupy kosztów logistycznych Koszty osobowe Koszty urządzeń Koszty licencji i innych praw Koszty usług Koszty osobowe Koszty materiałowe Koszty energii Koszty licencji i innych praw Koszty usług Koszty czynników obiektowych Koszty transportu Koszty magazynowania Koszty transportu Koszty magazynowania Przykłady poszczególnych kosztów logistyki Koszty płac Koszty zakupu środka transportu Koszty licencji transportowej Koszty ubezpieczenia budynku magazynu Płace za nadgodziny Koszty materiałów opakowań Koszty paliwa Opłaty za korzystanie z dróg Opłaty za mycie pojazdów Koszty szkód transportowych Koszty umów przewozowych zawartych na okres roku Koszty umów za magazynowanie, zawartych na okres roku Koszty przewozu rozliczane na jeden przejazd Opłaty za magazynowanie zależne od pojemności magazynów obcych Źródło: Pfohl 1998, s Najważniejsze konsekwencje implementacji powyższych (istotnych również z praktycznego punktu widzenia) wymagań w systemie ERP dotyczą w mniejszym stopniu rozróżnienia rodzajów kosztów, MPK i nośników kosztów. Dużo większe znaczenie ma elastyczność ewidencji logistycznych wielkości odniesienia oraz ich wykorzystanie do określania stawek kosztowych i narzutu. W odniesieniu do definiowania wskaźników w literaturze z zakresu logistyki często wyróżnia się mierniki (niem. Messgrößen) i wskaźniki (niem. Kennzahlen). Wskaźniki logistyczne bazują przy tym głównie na danych pochodzących z obszaru rachunkowości finansowej. W związku z tym są one mniej interesujące dla omawianej tutaj problematyki. Mierniki oceniające procesy logistyczne można najogólniej podzielić na te oceniające realizację procesu logistycznego w kolejnych łańcuchach logistycznych oraz koszty logistyki (Kowalska, 1998); por. rys Wymagania związane z funkcjonalnością systemów ERP dotyczące mierników oceniających realizację procesu logistycznego w kolejnych łańcuchach są następujące:

89 - mierniki według standardów wyznaczane zwykle za pomocą funkcji standardowych modułów sprzedaży i zakupów (włącznie z zarządzaniem reklamacjami); - mierniki czasowe według faz przepływu, mogą być tylko częściowo wyznaczane za pomocą funkcji standardowych (np. czas magazynowania). Inne tego typu mierniki wymagają dodatkowej ewidencji danych zakładowych, dlatego przede wszystkim z przyczyn praktycznych dostępne są one rzadko w standardowych systemach ERP; - mierniki ilościowe według faz przepływu (przydatne np. w realizacji rachunku kosztów procesów) wymagają zwykle dodatkowych możliwości analitycznych archiwów zakładowych (por. rozdz. 3.2). 85 Mierniki oceniające procesy logistyczne Ocena w kontekście kolejnych łańcuchów logistycznych Koszty logistyki Mierniki oceniające czynności logistyczne Mierniki usług dostawczych własnych i obcych Mierniki oceniające czas przebiegu czynności logistycznych Poziom kosztów według różnych podziałów Koszty w odniesieniu do wielkości relatywnych Mierniki il. według faz przepływu Według standardów Mierniki czas. wg faz przepływu Miejsc powstania Poziomu aktywności Według rodzajów - zamówienie przyjęcie i rejestracja - wyładunek - przemieszczanie - magazynowanie - kontrolowanie - pakowanie - sprzedaż - czas dostaw - niezawodność i pewność dostaw - elastyczność dostawców - czas przeładunku surowców, wyrobów, półfabrykatów - czas składowania magazynowania, transportu - zamówienie - przyjęcie - wyładunek - przemieszczenie - magazynowanie - kontrolowanie - pakowanie - sprzedaż - stałe - zmienne - osobowe - urządzeń - przetwarzania danych - budynki - itp. Rys Ogólna klasyfikacja mierników logistycznych Źródło: Kowalska 1998, s. 57. Specjalistyczne narzędzia logistyki. Do specjalistycznych narzędzi logistyki należą przede wszystkim funkcje gospodarki materiałowej, które zawierają planowanie materiałowe i produkcyjne wykorzystujące filozofię MRP II 27 oraz modele badań operacyjnych. 27 Koncepcja MRP należy do elementów rozwiązań ERP (por. rozdz. 1.2).

90 86 Funkcje gospodarki materiałowej (szczególnie w powiązaniu z operacjami magazynowymi i zarządzaniem partiami) nie wywołują zwykle problemów związanych z akceptacją i jakością danych. Także metoda planowania materiałowego (MRP I), zaliczana do niezbędnych funkcji systemów ERP, jest najczęściej akceptowana, ponieważ jest łatwa w zrozumieniu. Często wykorzystywana jest przy ręcznym planowaniu. Ponieważ jednak w porównaniu z funkcjonalnością obszaru gospodarki materiałowej stawia ona wyższe wymagania wobec jakości danych, może prowadzić do problemów z jej zastosowaniem (por. rozdz. 4.1). Modele optymalizacyjne badań operacyjnych można podzielić ze względu na przedmiot optymalizacji. Wyróżnia się zatem modele optymalizacji; wielkości zamówienia, kosztów magazynowania, kolejności operacji oraz transportu. Ze względu na coraz większe możliwości obliczeniowe komputerów oferowane rozwiązania są coraz bardziej złożone i kompleksowe. Są one jednak dostępne najczęściej tylko w specjalistycznych pakietach. Doświadczenia praktyczne dowodzą, że modele badań operacyjnych (w odróżnieniu od funkcji gospodarki materiałowej oraz planowania MRP II) w małych i średnich przedsiębiorstwach nie były wcześniej prawie wykorzystywane. Przyczynami tego są: brak danych 28 lub błędne dane, częste zmiany, za drogie oprogramowanie (łącznie z ich wykorzystaniem), duża liczba specjalistycznych modułów z niewystarczającymi możliwościami interpretacji wyników oraz obawa przed zmniejszeniem wartości własnego know-how. Mimo tego są firmy oferujące rozwiązania klasy ERP dla firm średniej wielkości, które mają odwagę na integrowanie rozwiązań optymalizacyjnych 29. W tym kontekście rodzą się szanse obecnie szanse na ich wykorzystanie, szczególnie wraz z oprogramowaniem APS (por. rozdz ). W dalszej części przedstawione zostaną wybrane funkcje narzędzi logistycznych dostępne w systemie proalpha Wybrane narzędzia gospodarki materiałowej w systemie proalpha W obszarze gospodarki materiałowej oprócz racjonalizacji typowych procesów (np. realizacji operacji magazynowych, ewidencji ilościowej) system proalpha oferuje możliwość wspomagania decyzyjnego. Wśród predefiniowanych wskaźników logistycznych znajdują się m.in.: częstotliwość rotacji magazynu, wystarczalność magazynu, średnie zużycie materiału, średni 28 Dotyczy to w szczególności kosztów niedoborów. 29 Szanse dla tego typu integracji polegają na udostępnieniu przez rozwiązanie ERP wszystkich danych potrzebnych do danego modelu.

91 zapas magazynowy, stopień wykorzystania magazynów; Analizy / Dane podstawowe / Wskaźniki / Info / Wskaźniki predefiniowane (por. rys. 3.14). 87 Rys Przykłady mierników logistycznych dostępnych w systemie proalpha Klasyfikacja posiadanych towarów może być prowadzona z pomocą raportu o zapasach towarów zalegających (towary, dla których nie zarejestrowano transakcji magazynowych od określonej daty) lub analizy ABC dla magazynów według różnych kryteriów wartościowania; Analizy / Analizy ABC / Artykuły / Artykuły według magazynów (por. rys. 3.15). Rys Przykłady funkcji Analiza ABC w systemie proalpha

92 88 Funkcja planowania materiałowego według standardu MRP II dostępna jest obecnie w wersjach 4.1 i 5.1. Automatyczne generowanie zamówień (na materiały) oraz zleceń produkcyjnych (na produkowane podzespoły) wymaga posiadania danych o: a) potrzebnych ilościach, b) wymaganych czasach dostaw, c) zapasach powodujących automatyczne generowanie propozycji zamówień (zwykle wykorzystywany jest zapas meldunkowy lub bezpieczeństwa), d) warunkach ramowych określających wielkość zamówienia. Źródła danych do a) i b) aa) zlecenia klientów (harmonogramowanie zgrubne wstecz z czasem ponownego nabycia z danych podstawowych gospodarki materiałowej); ab) zlecenia produkcyjne (harmonogramowanie zgrubne z czasem produkcji z nagłówka struktury produktu lub procesu, ewentualnie harmonogramowanie dokładne; por. parametry harmonogramowania w nagłówku struktury lub w zleceniu produkcyjnym; zawsze w polu Parametr); ac) plan produkcji i sprzedaży (harmonogramowanie zgrubne wstecz z czasem ponownego nabycia z danych podstawowych (dane GM)); warunek: ustawienie dla wyrobów sprzedawanych Rodzaju artykułu 9 oraz typu planowania materiałowego Ster. planem programu. Spełnienie tego warunku pozwala na automatyczne generowanie propozycji zamówień w odniesieniu do planowanego zapotrzebowania (Dane podstawowe Artykuły / zakładka MRP); ad) przy planowaniu materiałowym sterowanym według zużycia jako wartość średnia z okresu w przeszłości (harmonogramowanie zgrubne wstecz z czasem ponownego nabycia z danych podstawowych gospodarki materiałowej). Określenie zapotrzebowania i terminów wymaga ustawienia odpowiednich parametrów na pozostałych poziomach struktur produktów. Dostępne są tutaj możliwości: ad. aa) Planowanie materiałowe jednostopniowe lub MRP; planowanie według metody MRP włącza się poprzez ustawienia stałej kompilacji pa_md_dispo (=1); pozostałe parametry ustawiane są w zależności od artykułu w danych podstawowych gospodarki materiałowej; ad. ab) określenia rodzaju artykułu, który steruje automatycznym ustawieniem zleceń podrzędnych (np. rodzaj artykułu 9 lub 5; należy mieć na uwadze, iż zlecenia podrzędne będą faktycznie dostarczone do dalszych etapów produkcji, tzn. nie wystąpią żadne przychody i rozchody z magazynu podzespołów); ad. ac) pełne rozwinięcie planowanej (ilościowej) struktury produktu.

93 Źródła danych dla c) Zasadniczo automatyczne generowanie propozycji zamówień realizowane jest przy uwzględnieniu wykorzystania zapasów. Propozycje te przyjmują postać zamówień materiałowych lub zleceń produkcyjnych w następujący sposób: ca) zapotrzebowanie netto = zapotrzebowanie w czasie + zapas zarezerwowany zapas fizyczny pokrycie (stan zamówień); generowanie propozycji zamówień następuje wtedy, gdy zapotrzebowanie netto > 0; cb) zapasy bezpieczeństwa (menu: Dane podstawowe Artykuły / Funkcja / Magazyny); generowanie propozycji zamówień przy typie planowania materiałowego Sterowanie według zapotrzebowania, następuje wtedy, gdy zapotrzebowanie netto + zapas bezpieczeństwa > 0; cc) zapasy meldunkowe (Dane podstawowe Artykuły / Funkcja / Magazyny); generowanie propozycji zamówień, przy typie planowania materiałowego Sterowanie według zapasów, następuje wtedy, gdy zapotrzebowanie netto + zapas meldunkowy > 0; poprzez opcję systemową MD_BeDi_Beda i MD_BeDi_Deck (menu: Administracja systemu / Konfiguracja / Opcje systemowe) można ustalić, w jakim stopniu do określenia zapotrzebowania netto mają być uwzględnione zapotrzebowania oraz pokrycia. Źródła danych dla d) Warunkami ramowymi steruje się zasadniczo w procesie zamówień w danych podstawowych (planowania materiałowego): da) Punkt zamówienia przy zmiennej ilości zamówienia: proponowane będą zasadniczo ilości zapotrzebowania netto (ewentualnie modyfikowane przez zapasy bezpieczeństwa i meldunkowe); jeżeli zapas bezpieczeństwa zostanie przekroczony, dla tej ilości określana jest szczególna propozycja zamówienia; db) Punkt zamówienia przy stałej ilości zamówienia: proponowane będą zasadniczo ilości zamówienia podane w danych podstawowych (planowania materiałowego); jeżeli (zmodyfikowane) zapotrzebowanie netto jest większe od wielkości zamówienia, utworzona zostanie dla tej wielkości większa ilość propozycji zamówienia; równocześnie zostanie ona rozłożona na horyzont czasowy z wykorzystaniem relacji Horyzont / Ilość propozycji zamówień; dc) Rytm zamówień: jeżeli w danych podstawowych (planowania materiałowego) ustawiony został obszar Zakup, wielkość zamówienia zostanie określona tak jak w punkcie da); następuje tutaj jednak podział na kilka propozycji zamówień w rozkładzie czasowym odpowiednio do podanych w danych podstawowych okresów zamówień (dane planowania materiałowego); jeżeli w danych podstawowych ustawiony został obszar Produkcja, dodatkowo 89

94 90 do określenia wielkości wykorzystywana jest wielkość partii z nagłówka struktury produktu. Kiedy to przed około pięciu laty podjęto decyzję o częściowym zastępowaniu modułów MRP II poprzez funkcje APS, zarząd firmy proalpha Software AG był świadomy występujących zagrożeń. Dlatego też w ramach koncepcji rozwoju produktu szczególną uwagę poświęcono aspektom praktycznego zastosowania nowych funkcji. Należą do nich przede wszystkim: - rozszerzenie możliwości elastycznego odwzorowania procesów technicznotechnologicznych przy zachowaniu integracji w całym systemie; - zwiększenie elastyczności optymalizacji włącznie z (czasowym i przestrzennym) ograniczeniem obszarów optymalizacji; - wspomaganie w interpretacji efektów optymalizacji, szczególnie z pomocą elastycznie definiowalnych wskaźników (mierników). Wypracowane w ten sposób rozwiązanie zostało najpierw przetestowane w ramach projektów pilotażowych i odpowiednio zmodyfikowane. Osiągnięty stan przedstawiono w następnym rozdziale proalpha APS zmiana paradygmatu w planowaniu produkcji Większość dostępnych obecnie na rynku systemów klasy ERP spełnia (tylko) w ograniczonym zakresie swoje podstawowe zadanie optymalizacji wykorzystania zasobów w przedsiębiorstwie. Zadaniem modułu APS (Advanced Planning & Scheduling) systemu proalpha, dzięki jego funkcjonalności, jest wypełnienie tej luki i stworzenie warunków do faktycznej optymalizacji wykorzystania zasobów. Jest to kolejny przykład zmiany paradygmatu w planowaniu produkcji w przedsiębiorstwie. Tradycyjne systemy ERP bazują na filozofii planowania MRP w niektórych przypadkach wzbogaconej o tzw. stanowisko dyspozytorskie (niem. Leitstand). Rys ilustruje porównanie klasycznego podejścia do planowania według MRP, wykorzystywanego przez większość systemów ERP, z koncepcją APS zrealizowaną w systemie proalpha. Podstawowa różnica polega na odejściu od praco- i czasochłonnego sekwencyjnego planowania zapotrzebowania materiałowego oraz obciążenia zasobów produkcyjnych na rzecz jednoczesnego planowania wielu zasobów i optymalizacji ich wykorzystania zgodnie z celami ekonomicznymi przedsiębiorstwa.

95 91 Rys Planowanie MRP z planowaniem szczegółowym i proalpha APS Źródło: Grunow, Günther, Viergutz, 2002, s Jednym z warunków uzyskania realistycznych wyników planowania jest jednoczesne uwzględnienie wszystkich istotnych zasobów. Tylko wtedy, gdy zagwarantowana jest dostępność wszystkich zasobów, możliwe jest rozpoczęcie wykonania określonej operacji roboczej. Oznacza to konieczność synchronizacji terminów zaopatrzenia w materiały z dostępnością pozostałych zasobów, takich jak pracownicy, maszyny, narzędzia i oprzyrządowanie maszyn, czy też powierzchnia do przeprowadzenia montażu (por. rys. 3.17). W rozważanym rozwiązaniu do danej operacji roboczej można teoretycznie przyporządkować dowolnie wiele zasobów, co pozwala na zgodne z rzeczywistością odzwierciedlenie modelu procesu produkcyjnego. Przy definiowaniu tego procesu można również uwzględnić: - obsługę wielu maszyn, - nakładanie się operacji roboczych, - tworzenie i przekazywanie partii częściowych.

96 92 a.) Zdol. maszyny Zdol. prac. OPN Czas Czas b.) Zdol. prac. Zdol. maszyny Zapotrzebowanie materiałowe Czas Czas OPN = Okres Ponownego Nabycia (czas dostawy) Rys Synchronizacja dostępności zasobów Źródło: Grunow, Günther, Viergutz 2002, s Cel optymalizacji. Optymalizacja wykorzystania zasobów odbywa się z uwzględnieniem zróżnicowanych celów: - minimalizacji opóźnień w realizacji zleceń, - minimalizacji przyspieszeń, - minimalizacji czasu przebiegu zlecenia, - minimalizacji czasu przestoju zasobów. Rys Funkcje celu optymalizacji zasobów Źródło: Viergutz, Tuschinski 2004.

97 Wagi w odniesieniu do poszczególnych celów mogą być nadawane indywidualnie, np. zależnie od branży czy też z uwzględnieniem indywidualnych wymagań poszczególnych części przedsiębiorstwa (w przypadku przedsiębiorstw wielozakładowych, np. danego zakładu). Oprócz ogólnych celów całego przedsiębiorstwa dotrzymanie terminu dostaw poszczególnych zleceń czy też wykorzystanie określonych zasobów może mieć różne znaczenie. Jest to możliwe poprzez nadawanie indywidualnej wagi konkretnemu zleceniu lub zasobowi (por. rys. 3.18). Zapytanie o termin CTP. Coraz częściej w przedsiębiorstwach występuje konieczność szybkiego potwierdzenia terminu wykonania zlecenia. Szczególnie przy produkcji na zlecenie klienta, gdy nie ma zapasów bezpieczeństwa wyrobów gotowych i występują kompleksowe struktury produktów, istnieje potrzeba potwierdzania terminu dostawy w czasie rzeczywistym z uwzględnieniem aktualnej dostępności zasobów. Tego rodzaju sprawdzanie wykonalności określane jest jako zapytanie o termin (capable to promise, CTP). Klasyczne systemy ERP nie oferują w tym zakresie funkcji możliwych do zastosowania w praktyce. Przebieg zapytania CTP przedstawiony został na rys Zas. masz. Zas. mat. Zapytanie o termin Zapytanie CTP z norm. zdolnościami i OPN OPN Termin ok? tak Potwierdz. terminu Zas. masz. Zas. mat. nie Zapytanie CTP z przeciąż./zreduk. OPN OPN zred Termin ok? nie Odrzucenie Zas. masz. Zas. mat. tak Podwyższenie zdoln./ alternatywne zaopatrzenie OPN zred Potwierdz. terminu Rys Zapytanie o termin (CTP) Jeżeli pierwsze zapytanie nie daje zadowalającego wyniku, istnieje możliwość planowania z wykorzystaniem przeciążenia zasobów lub/i krótszego

98 94 okresu ponownego nabycia materiałów. Przeciążenie zasobów niwelowane jest poprzez dopasowanie zdolności produkcyjnych (np. poprzez nadgodziny). Krótszy okres ponownego nabycia materiałów oznacza np. wykorzystanie alternatywnych dostawców. Korzyści z zastosowania proalpha APS. Dotychczasowe wdrożenia funkcjonalności APS zrealizowano w szerokim kręgu przedsiębiorstw, zatrudniających od stu do tysiąca pracowników. Są to firmy z takich branż, jak przemysł maszynowy, produkcja urządzeń i narzędzi, przemysł elektryczny, przemysł motoryzacyjny, z typem produkcji jednostkowej, seryjnej i masowej. Doświadczenia te dowodzą, przede wszystkim że uzyskano następujące korzyści wynikające z zastosowania APS: - możliwe do wykonania plany (równoczesne uwzględnienie wielu zasobów); - celowe wpływanie na terminowość dostaw, zapasy, wykorzystanie zasobów (optymalizacja); - szybkie potwierdzanie terminu dostawy, większa konkurencyjność, redukcja nakładów na planowanie (możliwość planowania ad hoc, CTP); - wysoka elastyczność, planowanie bliskie rzeczywistości, podejście całościowe (struktury zorientowane na proces), - wysoka przejrzystość, skrócenie czasów dostaw, dotrzymywanie terminów (uwzględnienie całego łańcucha tworzenia wartości). Osiągnięcie celów zakładanych przy wdrożeniu APS wymaga podjęcia wielu organizacyjnych i systemowych zmian w przedsiębiorstwie. Do zmian organizacyjnych można zaliczyć dopasowanie struktury danych, procesów biznesowych i samej organizacji przedsiębiorstwa. Szczególnie istotna jest tu poprawa jakości danych gromadzonych w systemie, począwszy od np. okresu ponownego nabycia, parametrów planowania materiałowego, aktualności stanu zarejestrowanych zleceń produkcyjnych (zaległości), jak i komunikacji pomiędzy działami przy realizacji poszczególnych procesów biznesowych. Zmiany systemowe to przede wszystkich podniesienie kwalifikacji (merytoryczne, kulturowe) kierownictwa i pracowników oraz rozszerzenie środowiska sprzętowego i oprogramowania (dodatkowy serwer optymalizacji, komponenty do wizualizacji, oprogramowanie komunikacyjne). Koncepcja wdrożenia. Wyżej wymienione korzyści ze stosowania rozważanego rozwiązania występują pod warunkiem rozwiązania problemów związanych z akceptacją wyników i jakością danych. Problemy te pojawiają się w przypadku stosowania algorytmów optymalizacyjnych. W celu ich rozwiązania, Autorzy we współpracy z proalpha Academy opracowali koncepcję wdrożenia funkcji APS. Jej weryfikacja miała miejsce u zainteresowanych klientów. Koncepcja ta składa się z trzech etapów: - wstępne określenie oczekiwanych efektów optymalizacji (jako podstawa podjęcia decyzji o zastosowaniu funkcji APS),

99 - zapewnienie wymaganej jakości danych przed produktywnym uruchomieniem, - opracowanie sposobu analizy osiągniętych efektów i problemów występujących przy zastosowaniu APS. Przy wstępnym określeniu oczekiwanych efektów optymalizacji posłużono się uogólnionymi wynikami modelowania sieci kolejek dla niesterowanych procesów produkcyjnych. Pozwoliło to na ocenę stopnia trudności APS w analizowanych procesach (por. Kluge. Orzeszko, Dębicka, 2005). Modelowanie sieci kolejek służy do ilościowego określenia znanego z literatury i praktyki konfliktu celów w planowaniu i sterowaniu procesów produkcyjnych dotyczącego dylematu planowania przebiegu procesu produkcyjnego. Czynniki wpływające na ten dylemat są konsekwencją dążenia do wysokiego wykorzystania zdolności produkcyjnych dla osiągnięcia celów ekonomicznoczasowych. W ogólnym modelu kolejek uwzględnione są cztery główne czynniki wpływające na zależność pomiędzy stopniem wykorzystania zdolności produkcyjnych a (średnim) czasem przebiegu procesu produkcyjnego. Obowiązuje w tym przypadku zasada (z wyjątkiem taktowanej produkcji masowej), że wraz ze wzrostem stopnia wykorzystania zdolności rosną również czasy przebiegów procesów produkcyjnych. Czynnikami tymi są: - średni czas realizacji zlecenia (wraz ze wzrostem czasu realizacji wzrastają czasy przebiegu procesów (także przy stałych czynnikach wpływających); - współczynnik wariancji dla czasów realizacji zlecenia (wraz ze wzrostem współczynników wariancji wzrastają także czasy przebiegu procesów); - współczynnik wariancji dla czasów wejść pośrednich (wraz ze wzrostem współczynników wariancji wzrastają także czasy przebiegu procesów); - liczba równolegle (ale nie w sensie podziału) pracujących stanowisk roboczych (wraz ze wzrostem tej liczby, maleją czasy przebiegu procesów). Kierunek oddziaływania czasów realizacji zlecenia znajduje swoje (logicznie) uzasadnienie. Interpretacji kierunków oddziaływania współczynników wariancji służą następujące zasady: - występujące często krótkie czasy i rzadko występujące czasy bardzo długie prowadzą do wystąpienia dużych współczynników wariancji; ogólnie w tym przypadku należy się liczyć z tym, iż wartość v = 1 będzie osiągnięta lub przekroczona; - im większy jest możliwie najmniejszy czas danego rozkładu, tym mniejszy jest jego współczynnik wariancji; nie może jednak być mniejszy od najmniejszej możliwej wartości 0; - im większa jest odległość pomiędzy szczytami w rozkładzie wieloszczytowym, tym większy jest współczynnik wariancji. Przykłady: czasy w rozkładzie wykładniczym mają współczynnik wariancji = 1; czasy w rozkładzie normalnym mają współczynnik wariancji równy maksymalnie 1 / 3. 95

100 96 Rozkład czasów realizacji wyznaczany jest poprzez zestawienie czasów realizacji dla wszystkich zleceń. Na poszczególne czasy realizacji zlecenia wpływają technologicznie specyfikacje wyrobów i wielkości partii. Dodatkowo w celu określenia możliwości oddziaływania rozkładu czasów wejść pośrednich należy wykorzystać zależności z teorii procesów stochastycznych. Według tej teorii ilość procesów technologicznych na danym stanowisku (i poprzez to powiązanie procesów) jest decydująca dla wielkości współczynnika wariancji w rozkładzie czasów wejść pośrednich (va). Do oszacowania skutków powiązań mogą służyć następujące dane: - od około dziesiątego niezależnie pracującego procesu technologicznego można liczyć się ze strumieniami wejść typu Poisson (tzn. z czasami wejść pośrednich w rozkładzie wykładniczym va = 1); - w następstwie tego struktury warsztatowe z więcej niż dziesięcioma stanowiskami i dużym powiązaniem procesów będą miały problem w rozwiązaniu dylematu, gdy czasy realizacji zlecenia podlegają małym wahaniom. d) c) śr. czas przebiegu procesu prod. (w jedn. śr. czasu realiz.) b) a) 0,6 0,7 0,8 0,9 1 średni stopień wykorzystania zdolności produkcyjnych Rys Ilościowe relacje dylematu planowania przebiegu procesu produkcyjnego Ilościowe określenie tych zależności można zilustrować, posługując się wykresem czterech krzywych (por. rys. 3.19): a) produkcja wielkoseryjna / masowa (w znacznym stopniu produkcja masowa bez zakłóceń),

101 b) produkcja seryjna (z małym udziałem sterowania) lub produkcja warsztatowa ze znacznymi działaniami dopasowującymi, c) produkcja warsztatowa z przeważnie lokalnymi i tymczasowymi dopasowaniami zdolności produkcyjnych, d) produkcja warsztatowa z lokalnymi i/lub tymczasowymi wahaniami w stopniu wykorzystania zdolności produkcyjnych. Na bazie najważniejszych wielkości wpływających na rozważany dylemat można stosunkowo niskimi nakładami sprawdzić stopień trudności APS dla typowych sytuacji produkcyjnych jako trudne dla APS (i z tego względu prawdopodobnie odpowiednie do rachunków optymalizacyjnych) określane są procesy spoza taktowanej produkcji ciągłej, jeżeli współczynniki wariancji dla czasów realizacji zleceń są wysokie lub występują duże powiązania sieciowe. Poza tym, intensywność zleceń (liczba zleceń produkcyjnych przypadających na jedno stanowisko w miesiącu) nie powinna być zbyt mała (tj. przynajmniej 40 zleceń dla planowanego stanowiska w miesiącu) oraz powinno występować duże wykorzystanie zdolności produkcyjnych przy niskich czasach opóźnień. Ostatni warunek jest zwykle spełniony w przeciwnym razie nie byłoby potrzeby stosowania APS. Przy dostępności archiwum danych zakładowych, które może być analizowane przez moduł Analyzer, stopień trudności APS można określić następująco: - do czynników wpływających, które nieznacznie zmieniają się w krótkim okresie, należy stopień powiązań sieciowych (niem. Vernetzungsgrad). Nowe wyznaczenie tego czynnika następuje tylko przy znaczącej zmianie asortymentu; - stopień wykorzystania zdolności produkcyjnych (całkowity oraz dla poszczególnych stanowisk) można określić przez analizę Zasoby; - współczynnik wariancji dla czasu realizacji zlecenia (dla poszczególnych stanowisk) można określić na podstawie analizy Zgłoszenia zakończenia produkcji 30. Można tutaj również odczytać liczbę zleceń produkcyjnych przypadających na jedno stanowisko będącą podstawą do określenia intensywności zleceń; - dane o czasach poślizgu można odczytać tylko w określonych warunkach, przy wykorzystaniu pól Termin wprowadzenia, Termin rozpoczęcia, Termin pożądany i Termin końcowy realizowane jest to na podstawie analizy Zlecenia produkcyjne Sprowadza się do odzwierciedlenia rozkładu oraz zastosowania przedstawionych w dalszej części zasad interpretacji kierunków oddziaływania współczynników wariancji.

102 98 W celu zapewnienia wymaganej jakości danych 31 na etapie wdrożenia systemu opracowano koncepcję, która przedstawiono w dalszej części. Została ona opracowana wspólnie z partnerem firmy proalpha; obecnie jest testowana. Koncepcja ta obejmuje cztery bloki: - sprawdzenie jakości istniejących danych; - sprawdzenie nowo wprowadzonych lub modyfikowanych danych podstawowych (wraz z uwzględnieniem problemów konwersji danych); - wstępne określenie oddziaływania parametrów na wybrane stany procesów; - szczegółowe określenie oddziaływania parametrów poprzez równoległe uruchomienie metod MRP oraz APS. W dalszej części przedstawione są wskazówki, które dotyczą pierwszego i trzeciego bloku. Dane produkcyjne mogą być analizowane przy wykorzystaniu standardowych szablonów analiz modułu Analyzer: transakcje materiałowe, zlecenia produkcyjne, zgłoszenia zakończenia, zasoby, wykorzystanie zasobów, (wynik optymalizacji). Pierwszy krok polega na oddzieleniu wszystkich prawdopodobnie bezsensownych atrybutów czasowo-ekonomicznych (np. ujemne czasy i ilości) od tych wymagających szczegółowego sprawdzenia (np. 0 i wartości ekstremalne ). Drugi krok to ustalenie możliwych przyczyn błędów w oddzielonych danych. Sporadycznie pojawiające się wątpliwości zapisywane są zwykle w odpowiednich rekordach danych. Przy częściej występujących wątpliwościach możliwe przyczyny ustalane są z pomocą odpowiedniego grupowania danych. W celu wstępnego określenia oddziaływania parametrów na wybrane stany procesów, zalecane jest najpierw przetestowanie skutków różnych funkcji celu przy typowej sytuacji zleceń (niem. Auftragssituation). Następnie przeprowadzany jest rachunek optymalizacji z wykorzystaniem klasycznego potencjału sterowania. W celu ustalenia kolejności obliczeń wariantowych należy wziąć pod uwagę skutki uboczne wykorzystania poszczególnych potencjałów. Klasyczne potencjały sterowania mają następujące skutki merytoryczne i poboczne: - rozdzielenie (niem. Splitten): skraca czasy realizacji zleceń, wydłuża czasy przezbrojeń; - nałożenie (niem. Überlappen): skraca czasy realizacji zleceń, zwiększa wymagania organizacyjne, może (przy określonych strukturach czasowych) prowadzić do wydłużenia czasów przestojów; 31 Odnośnie do rodzajów błędów danych, które należy uwzględnić przy funkcjach APS, por. rozdz. 4.1.

103 - przesunięcie: wymaga potencjału związanego z przesunięciami, narzędziami pomocniczymi są priorytety oraz inne metody heurystyczne oraz optymalizacja kolejności działań (z różnymi także kombinowanymi funkcjami celu); - produkcja na magazyn: zwiększa potencjał przesunięć, związana jest jednak ze wzrostem kosztów utrzymania magazynu (czyli także z ryzykiem złomowania); - uelastycznienie zdolności produkcyjnych (np. poprzez zastosowanie zdolności alternatywnych; uelastycznienie czasu pracy): wymaga uruchomienia w krótkim okresie odpowiednio dużego potencjału; z punktu widzenia sterowania taka inwestycja powoduje powstanie kosztów stałych. Wykorzystanie powyższych rodzajów potencjałów sterujących powoduje następujące konsekwencje dla kosztów: - przesunięcia i uelastycznienie czasu pracy są obecnie prawie gratisowe, jednak mogą być one stosowane tylko w ograniczonym zakresie; - jeżeli skutki zastosowania tych potencjałów nie są wystarczające, należy dodatkowo wykorzystać zdolności alternatywne i nałożenia (przy bezpiecznych strukturach czasowych), które mają stosunkowo niskie koszty następcze; - jeżeli skutki dalej nie są wystarczające, należy wykorzystać rozdzielenie, nałożenia oraz produkcję na magazyn; należy przy tym mieć na uwadze koszty następcze. Odnośnie do rozwoju specjalistycznych możliwości analitycznych w kontekście efektów i problemów związanych z zastosowaniem APS zalecane jest sięgnięcie do najważniejszych czynników wpływających na dylemat przebiegu produkcji. W pracy Kluge, Lingnau, Kużdowicz, (2001, s ) uzasadniono konieczność wykorzystania inżynierskiego sposobu myślenia w kształceniu ekonomicznym. Dotyczy to w szczególności korzystania z określonych stanów przedsiębiorstwa, które zostały zdefiniowane następująco: Jako stan przedsiębiorstwa (niem. Betriebszustand) rozumiana jest kombinacja czynników wpływających na zapewnienie rentowności wraz z jej wyrażeniem wartościowym, które wymaga od kadry kierowniczej podjęcia specjalnych środków sterujących. Na potrzeby planowania i sterowania produkcją definicja ta wymaga dokładniejszego sprecyzowania, w szczególności przedstawienia możliwości statystycznego uzasadnienia tego rodzaju stanów. Przy wykorzystaniu definicji trudności związanych z APS stany APS przedsiębiorstwa można zdefiniować w następujący sposób: jako stan APS przedsiębiorstwa (niem. APS- Betriebszustand) rozumiana jest kombinacja czynników wpływających na wyrażenie dylematu planowania przebiegu produkcji, które prowadzą do procesów o większym stopniu trudności APS. Do ich sterowania mogą być ekonomicznie wykorzystane funkcje APS standardowego oprogramowania. 99

104 100 Uzasadnieniem wyodrębnienia stanów APS przedsiębiorstwa jest ich wykorzystane do oszacowania efektów stosowania funkcji APS w porównaniu z konwencjonalnymi metodami sterowania produkcją. W tym celu (z wykorzystaniem archiwum danych zakładowych dla okresów istotnych dla sterowania 32 ), określone zostaną najważniejsze czynniki wpływające na trudności związane z APS 33. Dla stanów APS leżących w przeszłości (a więc w okresach bez wykorzystania APS) można tylko przeprowadzić porównanie wskaźników (z optymalizacją lub bez) w celu uzasadnienia skutków optymalizacji i ewentualnego wykrycia błędów w ustawieniach parametrów. Zastosowanie tej koncepcji zilustrowano przykładem przedstawionym w dalszej części. Przykład. W celu ilustracji powyższej koncepcji, w odniesieniu do przedsiębiorstwa demonstracyjnego przedstawionego w rozdziale 1.4, przyjęto dla stanowisk roboczych (od 1 do 10) 24-godzinne (od 0 do 23:59) bloki czasowe z 7-dniowym tygodniem pracy34. Zrezygnowano tutaj z nakładania, dzielenia procesów oraz innych możliwości sterowania. Ponieważ planowanie zapotrzebowania materiałowego nie jest przedmiotem obliczeń, założono stan przedsiębiorstwa z wystarczającą dostępnością materiałów (por. Dębicka, 2006, s ). Tabela 3.2 Średnia długość kolejki i średni czas przebiegu bez optymalizacji/sterowania Zasób Średnia długość kolejki Średni czas przebiegu E(L w) E(DLZ) [dzień] Stan.rob.1 11, , Stan.rob.2 11, , Stan.rob.3 1, , Stan.rob.4 11, , Stan.rob.5 11, , Stan.rob.6 3, , Stan.rob.7 11, , Stan.rob.8 3, , Stan.rob.9 1, , Stan.rob.10 1, , W zależności od czasów przebiegu jako okres sterowania może być rozumiany dzień, tydzień lub miesiąc. W modelu opartym na kolejkach przyjmowanie dłuższych okresów nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia trudności APS. Procesy produkcyjne o dłuższym okresie realizacji wspomagane są z pomocą innych narzędzi (np. służących wspomaganiu zarządzania projektami). Interpretacja statystyczna stanów APS implikuje posługiwanie się w sterowaniu najczęściej okresem jednego miesiąca. 33 Odbywa się to w sposób podobny do opisanego oszacowania trudności APS, współczynniki wariancji jednak muszą być podane z większą dokładnością. 34 Dla ułatwienia dokonania porównań zrezygnowano tutaj z czasów przerw oraz zakłóceń wynikających z dni wolnych.

105 101 W celu symulacji trudnego (ze względu na APS) stanu przedsiębiorstwa wygenerowano dodatkowo do technologicznie zadanego wysokiego poziomu powiązań sieciowych, sytuację obciążenia z wysokimi wahaniami czasów realizacji zleceń oraz stopni wykorzystania zdolności produkcyjnych pomiędzy 72% a (przeważnie) 94%. Dokonano symulacji przebiegu 96 zleceń produkcyjnych dla okresu 60 dni (1 440 godzin) rozpoczynając od pustego warsztatu. Najpierw z pomocą formuł dla otwartych systemów kolejek typu M/M/1 w stanie ustabilizowanym (niem. im eingeschwungenen Zustand) (por. Kluge, Runie 1984), wyznaczono wskaźniki porównawcze dla ogólnego zastosowania priorytetów FCFS (a więc proces bez optymalizacji i bez sterowania); por. tab. 3.2 Rys Typowy diagram Gantta po optymalizacji w wirtualnym warsztacie Symulacja średnich czasów przebiegu pozwala na wyznaczenie średniego czasu realizacji zlecenia produkcyjnego, które w tym przykładzie wynosi 124,26 dni. Średnie opóźnienie realizacji zlecenia produkcyjnego w 60- dniowym okresie planowania wynosi 64,26. W ramach optymalizacji posłużono się różnymi funkcjami celu, które mają różny wpływ na wskaźniki. W każdym wariancie optymalizacji wybrano tylko jedną funkcję celu. Zrezygnowano zatem z przenikania się funkcji celu na rzecz ułatwienia interpretacji wyników.