ZINTEGROWANE SYSTEMY INFORMATYCZNE

Transkrypt

1 Państwowa WyŜsza Szkoła Zawodowa w Elblągu Instytut Informatyki Stosowanej ZINTEGROWANE SYSTEMY INFORMATYCZNE Przygotował Podsiadło Robert. 1

2 Zintegrowany system informatyczny to według Encyklopedii Wikipedia ( )technologicznie zaawansowana klasa systemów informatycznych wspomagających zarządzanie w przedsiębiorstwach i instytucjach. Optymalizuje procesy zarówno wewnętrzne, jak i zachodzące w najbliŝszym otoczeniu poprzez oferowanie gotowych narzędzi. Narzędzia te słuŝą do automatyzacji wymiany danych pomiędzy działami przedsiębiorstwa oraz pomiędzy przedsiębiorstwem a innymi podmiotami biznesowymi z jego otoczenia (np. kooperantami, dostawcami, odbiorcami, bankami, urzędami skarbowymi). ( Nowoczesne rozwiązania pozwalają na zintegrowanie wszystkich aplikacji dotyczących poszczególnych segmentów firmy. Powstaje wówczas zintegrowany system informatyczny (ZSI). W porównaniu z niepowiązanymi ze sobą aplikacjami, ZSI posiada jedną, ale bardzo istotną cechę, która decyduje o jego wyŝszości nad rozwiązaniami wcześniejszymi. Dane dotyczące przedsiębiorstwa, choć zostają wprowadzane osobno w poszczególnych modułach, gromadzone są w jednej wspólnej dla całej firmy bazie danych. Dzięki temu są natychmiast dostępne dla wszystkich uŝytkowników systemu. Mogą oni korzystać z tych danych w czasie rzeczywistym. Zatem, choć zintegrowany system nadal składa się z wielu wyspecjalizowanych modułów odpowiedzialnych za poszczególne sfery działalności firmy, wszystkie te aplikacje są powiązane ze sobą dzięki wspólnej bazie danych. Dlatego poszczególne dane wystarczy do systemu wprowadzić tylko raz, tj. w tym miejscu, gdzie powstają. ( ) System informatyczny, obsługujący wszystkie sfery działalności przedsiębiorstwa, począwszy od marketingu i planowania oraz zaopatrzenia, poprzez techniczne przygotowanie produkcji i jej sterowanie, dystrybucję, sprzedaŝ, gospodarkę remontową do praw finansowoksięgowych i gospodarki zasobami ludzkimi nazywany jest systemem (Piotr Adamczewski ERP. Zintegrowane Systemy Informatyczne wydanie III, MIKOM, Warszawa, luty 2003) Cytowana juŝ wcześniej encyklopedii Wikipedia, ERP opisuje następująco: ERP (ang. Enterprise Resource Planning - Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) termin będący określeniem na klasę systemów informatycznych, na które składa się zbiór współpracujących ze sobą aplikacji (modułów). Systemy te słuŝą do wspomagania zarządzania znacznej ilości działań wykonywanych w przedsiębiorstwie lub grupy współpracujących ze sobą przedsiębiorstw poprzez gromadzenie oraz umoŝliwienie wykonywania operacji na zebranych danych. Wspomaganie to moŝe obejmować wszystkie lub część szczebli zarządzania i ułatwia optymalizację wykorzystania zasobów oraz zachodzących procesów przedsiębiorstwa. ( )Podstawowym ich elementem jest baza danych, która zazwyczaj jest wspólna dla wszystkich pozostałych modułów. Procesy integracyjne występują w dwóch wymiarach realizacyjnych: Systemowy dotyczy struktury technicznej: sprzętu komputerowego, sieci, okablowania, serwisu i szkoleń itd. Aplikacyjny na poziomie baz danych (wiele aplikacji korzysta z jednej bazy), na poziomie funkcji (moŝe to być nowa aplikacja, która łączy zadania realizowanie wcześnie przez kilka aplikacji), na poziomie interfejsu uŝytkownika (umoŝliwia jednoczesną pracę na kilku aplikacjach z poziomu portala korporacyjnego np. przeglądarki internetowej). 2

3 Przykłady systemów ERP Światowym standardem w zakresie ERP jest niewątpliwie system R/3 niemieckiej firmy SAP. Główne komponenty systemu są przystosowane do obsługi poprzez przeglądarkę internetową w ramach spersonalizowanego portalu. Warty podkreślenia jest najnowszy produkt firmy SAP Business One, który adresowany jest dla sektora MŚP. Struktura posiada następujące moduły: Księga obsługuje prowadzenie księgi głównej, tworzenie i obsługa kont, budŝetowanie, Zakup - zarządzanie i obsługa dostawców oraz transakcji, aktualizacja poziomu zapasów, przetwarzanie płatności, SprzedaŜ - tworzenie ofert cenowych, wprowadzanie zleceń klienta, zarządzanie fakturami, rozrachunki, aktualizacja sald, Produkcja tworzenie zleceń produkcyjnych, kontrolowanie dostępności produktów i materiałów Kalkulacja generowanie rachunków strat i zysków Partnerzy handlowi Magazyn Banki obsługa transakcji finansowych Raporty umoŝliwia tworzenie raportów niemal wszystkich aspektów działalności firmy np. zobowiązań klientów, kontaktów z klientami, zapasów magazynowych, wycen itd. Administracja zarządzanie w zakresie konfigurowania systemu i współpracy z innymi systemami. Rośnie równieŝ popularność systemu Oracle Applications od momentu wprowadzenia na rynek internetowej wersji wszystkich modułów oraz połączenia ich w jeden zestaw E- Business Suite, oparty na wspólnej technologii i jednolitej architekturze. Aplikacje są wygodne w obsłudze i administrowaniu albowiem uŝytkownik posługuje się tylko przeglądarką internetową. Zintegrowany zestaw aplikacji biznesowych Oracle E-Business Suite obejmuje 55 modułów szczegółowych, zawierających wszystkie składniki, potrzebne do sprawnego zarządzania firmą. Pakiet pozwala klientom na prowadzenie pełnego e-biznesu od sprzedaŝy i marketingu w sieci globalnej, aŝ do łańcucha dostaw i zakupów przez Internet. RównieŜ Polska ma swój akcent w rozwój zintegrowanych systemów informatycznych. Polski system nazywa się Impuls, jest rozwijany i wdraŝany juŝ od kilku lat przez firmę BPSC. System składa się z następujących modułów: Finanse - Księgowość - Koszty Kadry - Płace Środki trwałe SprzedaŜ - Dystrybucja Produkcja Gospodarka materiałowa Gospodarka remontowa stan techniczny urządzeń, koszty serwisowania kontrola kosztów utrzymania majątku trwałego itd. CRM - wspomaga procesy sprzedaŝy, marketingu i serwisu. 3

4 Wybór gotowego ZSI Przeniesienie zachodnich sposobów realizacji ZSI na grunt polski nie gwarantuje powodzenia. Problem tkwi bowiem w umiejętnym przystosowaniu do lokalnych warunków. Muszą one uwzględniać krajowe realia, takie jak trudności w wyznaczaniu i weryfikacji strategicznego kierunku rozwoju przedsiębiorstwa w perspektywie 5-10 lat. Wymusza to konieczność stosowania innego sposobu realizacji ZSI, poniewaŝ planowanie jest moŝliwe tylko w ograniczonym przedziale czasowym co z kolei wymusza realizację przedsięwzięcia we względnie krótkich etapach, które stanowią względnie zamkniętą całość. Takie podejście powinno przynosić informatyzowanej firmie szybkie efekty i gwarantować szybki zwrot inwestycji. Przyjęcie, Ŝe kaŝde przedsięwzięcie jest podzielone na wyraźnie odróŝnialne etapy powoduje Ŝe zakończenie kaŝdego etapu przynosi efekty pod względem zakresu prac jak i odpowiedniej dokumentacji. W przypadku przerwania działań w dowolnym momencie, tworzona dokumentacja daje obraz wykonanych prac i stanowi podstawę do wznowienia prac, równieŝ przez innych wykonawców. Z praktyki jednak wynika Ŝe zdecydowana większość realizacji ZSI w Polsce przebiega w wariancie wyboru gotowego systemu spośród oferowanych, najczęściej w spolszczonej wersji światowych standardów. Na podkreślenie zasługuje równieŝ dość szybki rozwój outsourcingu. Rozwiązanie to znajduje coraz szersze zastosowanie w nowocześnie funkcjonujących przedsiębiorstwach, pozwala na zlecenie m.in. obsługi informatycznej przedsiębiorstwa firmom zewnętrznym. Takie rozwiązanie jest w wielu przypadkach tańsze. Coraz większą popularność zdobywa teŝ model ASP (Application Sernice Provider) w którym dostawca usług aplikacyjnych dzierŝawi lub wynajmuje oprogramowanie uŝytkownikom, wykorzystując do tego np. sieć Internet. Główne zalety stosowania - ASP to: dostęp do najnowszych wersji oprogramowania, brak inwestycji związanych z zakupem oprogramowania, stała, wcześniej wynegocjowana opłata za okres usług, zmniejszenie kosztów na sprzęt i personel informatyczny, duŝe bezpieczeństwo przechowywanych danych, zdalny dostęp do przechowywanych danych z dowolnego miejsca. Systemy CRM Do tej pory omawiane systemy zwane ERP stanowiły rozwiązania przeznaczone do wewnętrznego zarządzania przedsiębiorstwem, do monitorowania relacji z klientami słuŝą osobne, ale zintegrowane z systemem moduły typu CRM (Customer Relationship Management). Jest w nich odzwierciedlona całkowita zmiana podejścia do marketingu. Relacje z klientem nie kończą się w momencie sprzedaŝy produktu, tak jak to było w tradycyjnym modelu marketingu. Obecnie dzięki gromadzeniu w bazie danych historii zakupów klient staje się partnerem o częściowo rozpoznanych potrzebach. Zakłada się, Ŝe kontakt z klientem będzie długoterminowy, a sprzedaŝ artykułu jest zaledwie początkiem wielokrotnych przyszłych relacji. Dzięki sygnałom płynącym od klientów powstają impulsy doprowadzające do zmiany produkcji. Produkcja przez to staje się bardziej elastyczna i jest w stanie szybko zareagować 4

5 na sygnały dochodzące z rynku. System informatyczny na podstawie dotychczasowej działalności przedsiębiorstwa pozwala obliczyć przewidywany popyt na produkowane towary. Mało tego, zaawansowane systemy pozwalają na przeprowadzenie symulacji, dzięki którym zarząd firmy moŝe prześledzić konsekwencje podjęcia takich, a nie innych kroków. MoŜna w ten sposób rozwijać róŝne alternatywne plany produkcji, aby na końcu wybrać ten najbardziej opłacalny. Dzięki systematycznie powstającej jednolitej bazie danych w kaŝdej chwili moŝna uzyskać informacje na temat bieŝącej produkcji firmy, zrealizowanej sprzedaŝy czy stanów magazynowych. Zaawansowany system potrafi obsługiwać przedsiębiorstwo złoŝone nawet z kilku zakładów i moŝe łączyć ich bazy danych dla potrzeb zarządu. Zazwyczaj ZSI jest takŝe systemem wielowalutowym, co ułatwia transakcje kupna i sprzedaŝy realizowane w róŝnych krajach. 5