CONTROLLING W ZINTEGROWANYCH SYSTEMACH ZARZADZANIA ROZDZIAŁ CZWARTY. SYSTEMY ERP DEDYKOWANE DLA MSP

Transkrypt

1 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Controlling w Zintegrowanych systemach zarządzania 1 Prof. dr habil. PaulDieter Kluge Dr inż. Krzysztof Witkowski Mgr inż. Paweł Orzeszko CONTROLLING W ZINTEGROWANYCH SYSTEMACH ZARZADZANIA LITERATURA PODSTAWOWA Kluge, P.D. et al.: Podstawy controllingu, UZ/ZCIE 2005 Kluge, P.D. et al.: Systemy informatyczne zarzadzania, UZ/ZCIE 2005 Kluge P.D., Kużdowicz P., Orzeszko P., Controlling wspomagany komputerowo z wykorzystaniem systemu klasy ERP, Oficyna Wydawnicza UZ, Zielona Góra Nowak, E. (red.): Podstawy controllingu, wyd. AE im. Oskara Langego, Wroclaw 1996 Hoitsch, H.J. / Lingnau, V.: Kosten und Erlösrechnung Eine controllingorientierte Einführung, Springer 1999 Reichmann, T.: Controlling mit Kennzahlen und Managementberichten, Vahlen München 1997 ROZDZIAŁ CZWARTY. SYSTEMY ERP DEDYKOWANE DLA MSP

2 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Controlling w Zintegrowanych systemach zarządzania 2 Przykładowa funkcjonalność WorkflowAutomation System informacyjny i controllingu (MIS) CRM Sprzężenie CAD online Marketing Sprzedaż Zaopatrzenie Produkcja Wysyłka Serwis APS BSC Finanse Środki trwałe Rachunek kosztów Controlling Budżet Kadry i płace SCM Zarządzanie projektami Zarządzanie dokumentami (DMS) ebiznes (b2b, b2c) Perspektywa procesów Funkcje systemu klasy ERP na przykładzie rozwiązania proalpha (źródło: proalpha Software AG) Rejestracja zleceń Konstrukcja Sporządzanie ofert Zarządzanie projektami Generowanie wariantów Gospodarka materiałowa Zapytania VIS / marketing System informacyjny i controllingu (MIS) Zarządzanie dokumentami (DMS) Dyspozycja i zakupy Produkcja Produkcja Wysyłka i dostawa Fakturowanie Gosp. towarowa Serwis Rachunkowość i controlling Finanse i rachunkowość CRM EBiznes Perspektywa procesów w systemie proalpha (źródło: proalpha Software AG)

3 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Controlling w Zintegrowanych systemach zarządzania 3 Przepływy informacyjne Warunki ramowe wykorzystania standardowego oprogramowania (systemów klasy ERP) Przedsiębiorstwo Cecha Duże Średnie Małe Średnia liczba pracowników obsługująca jeden moduł Zarządzanie przepływem pracy (workflow management) Czas wdrożenia Controller ze znajomością funkcji modułów Zainteresowanie najwyższego kierownictwa funkcjami dyspozycyjnymi i planowania

4 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Controlling w Zintegrowanych systemach zarządzania 4 NIEZBĘDNA WIEDZA EKONOMICZNA POTRZEBNA DO OBSŁUGI SYSTEMÓW KLASY ERP System klasy ERP jest zintegrowanym oprogramowaniem obejmującym niemal wszystkie obszary ekonomiki przedsiębiorstw. Odzwierciedla (w szczelności w odniesieniu do sektora MSP) te funkcje, które aktualnie lub w niedalekiej przyszłości wymagane są przez klientów. Nie reprezentują one przy tym najnowszego stanu wiedzy teoretycznej z obszaru ekonomiki przedsiębiorstw; z drugiej jednak strony ich obsługa wymaga dysponowania wiedzą na temat zależności ekonomicznych, narzędzi oraz częściowo standardowych pojęć. Przykłady wiedzy potrzebnej do zajęć laboratoryjnych: Rachunkowość finansowa: Rachunkowość zarządcza: Podstawy controllingu: Podstawy marketingu: Zarządzanie produkcją: Zarządzanie kadrami: Rozwiązanie klasy ERP jest przy tym doskonałym narzędziem treningowym do odświeżenia i uporządkowania wiedzy z różnych przedmiotów. Poniżej przedstawiono strukturę produktu P1 wykorzystywanego jako szablon do tworzenia nowych danych podstawowych artykułów w ramach zajęć laboratoryjnych.

5 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Controlling w Zintegrowanych systemach zarządzania 5 DANE PODSTAWOWE W SYSTEMIE KLASY ERP Dane podstawowe wykorzystywane są w realizacji w i e l u procesów gospodarczych. W celu zapewnienia jakości danych powinny być one pielęgnowane tylko w j e d n e j j e d n o s t c e funkcjonalnej przedsiębiorstwa. Należ przy tym rozróżnić: Dane podstawowe wykorzystywane w w i e l u modułach, na przykład: Dane podstawowe wykorzystywane tylko w j e d n y m module, na przykład: Szczególnie w przypadku danych, które wykorzystywane są w wielu modułach, ważnym dla zapewnienia ich jakości jest ustalenie o d p o w i e d n i c h p r a w d o s t ę p u. W celu ułatwienia procesu zapoznania się z problematyką zarządzania danymi podstawowymi w danym k o n k r e t n y m rozwiązaniu klasy ERP (które z a w s z e jest odzwierciedleniem wymagań konkretnego użytkownika), pomocnym jest, aby rozróżnić następujące a s p e k t y i n f o r m a t y c z n e : Dane ogólnego zastosowania Dane i parametry sterujące integracją Dane i parametry służące racjonalizacji K a ż d e rozwiązanie klasy ERP zakłada jednorazowe wprowadzanie danych podstawowych. Zakres i funkcjonalność tych danych oraz parametrów uzależniony jest od pożądanej e l a s t y c z n o ś c i s y s t e m u w odniesieniu do a u t o m a t y z a c j i ; na przykład: Przyporządkowanie kluczy podatkowych przy księgowaniu faktur zakupowych i sprzedaży wiąże (obecnie) się z koniecznością uwzględnienia właściwości artykułów, klientów oraz dostawców.

6 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Controlling w Zintegrowanych systemach zarządzania 6 Dane i parametry służące do opracowania informacji Jeszcze przed kilkoma laty, tego typu dane i parametry były ważne szczególnie przy opracowywaniu statystyk. Były one, wprawdzie dostępne w różnym zakresie w różnych systemach, różniły się jednak znacząco odnośnie ich znaczenia i funkcjonalności. Wraz ze wzrostem dostępności coraz tańszych n a r z ę d z i t y p u D a t a M i n i n g, także w rozwiązaniach klasy ERP dedykowanych dla sektora MSP istnieją coraz większe możliwości generowania analiz b e z k o n i e c z n o ś c i wcześniejszego definiowania wskaźników statystycznych; na przykład: Oczywiście możliwości te są w różny sposób wykorzystywane zależnie od producenta oprogramowania oraz od wymagań użytkownika. Prowadzi to do dalszego różnicowania tego typu podstawowych danych statystycznych w różnych rozwiązaniach ERP. W dalszej części omówione zostaną najważniejsze grupy danych podstawowych, które są n i e z a l e ż n e o d k o n k r e t n e g o s y s t e m u. Cechy szczególne wykorzystywanego na zajęciach systemu proalpha będą omawiane tylko w takim zakresie, w jakim jest to konieczne do prowadzenia zajęć. DANE PODSTAWOWE KLIENTÓW I DOSTAWCÓW Dane podstawowe klientów i dostawców wykorzystywane są w w i e l u m o d u ł a c h. Do d a n y c h o g ó l n e g o z a s t o s o w a n i a należą przede wszystkim dane opisowe klientów; na przykład: Dane i parametry sterujące integracją dotyczą przede wszystkim Rachunkowości, przykłady: Logistyki, przykłady: Sprzedaży, przykłady: Dane i parametry do procesów racjonalizacji dotyczą przede wszystkim Do danych i parametrów służących do opracowania informacji należą:

7 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Controlling w Zintegrowanych systemach zarządzania 7 DANE PODSTAWOWE ARTYKUŁÓW Także dane podstawowe artykułów wykorzystywane są w w i e l u m o d u ł a c h. Stąd w wielu rozwiązaniach klasy ERP pod pojęciem artykuł rozumiane są materiały (surowce), towary, produkty produkowane, j a k r ó w n i e ż usługi. Do danych ogólnego zastosowania należą: Danymi i parametrami sterującymi integracją są m.in.: Do danych i parametrów służących racjonalizacji należą: Przykładami danych i parametrów do opracowywania informacji są: DANE PODSTAWOWE RACHUNKOWOŚCI FINANSOWEJ Rachunkowość finansowa należy do tych obszarów działalności przedsiębiorstwa (szczególnie w przedsiębiorstwach średniej wielkości w Polsce), gdzie często wykorzystywane są systemy dziedzinowe, a więc przeznaczone tylko dla tego obszaru. Ułatwia to obsługę tego obszaru przy jednoczesnej automatyzacji procesów. Jednakże: dotyczy to tylko księgowości (w wąskim zakresie) bez automatycznej integracji z innymi obszarami działalności przedsiębiorstwa. Oznacza to konieczność (pracochłonnej) ręcznej ewidencji wszystkich operacji, przy czym występują tutaj duże ograniczenia; np:

8 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Controlling w Zintegrowanych systemach zarządzania 8 Z drugiej strony, integracja rachunkowości finansowej w ramach rozwiązania klasy ERP (w porównaniu do systemów dziedzinowych) wymaga dużych nakładów na pielęgnacje danych podstawowych oraz przede wszystkim wymaga tzw. z i n t e g r o w a n e g o e k o n o m i c z n e g o s p o s o b u m y ś l e n i a. Inna szczególna cecha rachunkowości widoczna jest przy wykorzystywaniu z a g r a n i c z n y c h rozwiązań ERP: ze względu na odmienne regulacje prawne, które dotyczą szczególnie rachunkowości finansowej, niezbędne jest opracowanie wersji lokalnej programu (l o k a l i z a c j a ). Powstaje przy tym często sytuacja konfliktowa jako skutek wcześniej opisanej problematyki: ulubiony automatyzm systemu dziedzinowego traktowany jest jako niezbędny pod względem prawnym, chociaż inne (zintegrowane) rozwiązania spełniają również wskazane wymagania prawne. Do d a n y c h rachunkowości finansowej o g ó l n e g o z a s t o s o w a n i a należą: Dane i parametry sterowania integracją dotyczą szczególnie: Dane i parametry w procesach racjonalizacji dotyczą szczególnie: Do danych i parametrów służących do opracowania informacji należą: DANE PODSTAWOWE RACHUNKOWOŚCI ZARZĄDCZEJ Jak wiemy, głównymi celami rachunkowości zarządczej jest planowanie i kalkulacja, przy czym do planowania i analizy odchyleń plan/jest niezbędne są dane z rachunkowości finansowej. Dlatego też, wiele problemów poruszonych w rozdziale 2.3. (łącznie z lokalizacją), pojawi się w różnych rozwiązaniach związanych z funkcjami rachunkowości zarządczej. Na potrzeby dalszych rozważań założono, że taka funkcjonalność w systemach ERP zasadniczo występuje. Dalej ograniczamy się tylko do funkcji, które wymagane są do przeprowadzenia kalkulacji. Do danych ogólnego zastosowania w kalkulacji należą:

9 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Controlling w Zintegrowanych systemach zarządzania 9 Dane i parametry sterujące integracją dotyczą w szczególności: D a n e i p a r a m e t r y d o r a c j o n a l i z a c j i w kalkulacji dotyczą w szczególności: Do danych i parametrów służących do opracowania informacji w powiązaniu z kalkulacją należą: DANE PODSTAWOWE W PRODUKCJI I LOGISTYCE Ponieważ ogólne zasady organizacji produkcji i logistyki obowiązują niezależne od konkretnego kraju, różnice występujące w danych podstawowych pomiędzy różnymi rozwiązaniami ERP związane są tylko z branżą, której dedykowany jest system. W związku z tym, w dalszej części skryptu przedstawione zostaną warunki funkcjonowania przedsiębiorstwa produkcyjnego mało i średnioseryjnego. W różny sposób realizowana jest w różnych systemach ERP integracja obszaru produkcji z rachunkowością. Ze względu na ograniczenia czasowe, w dalszej części zostaną przedstawione przede wszystkim te aspekty, które dotyczą integracji księgowań dla zmian stanów magazynowych oraz kalkulacji w systemie proalpha. Do danych ogólnego zastosowania należą: Danymi i parametrami do sterowania integracją w systemie proalpha są: Dane i parametry służące racjonalizacji dotyczą w szczególności: Do danych i parametrów służących opracowaniu informacji należą (w systemie proalpha):

10 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Controlling w Zintegrowanych systemach zarządzania 10 ZALECENIA DOTYCZĄCE KOLEJNOŚCI WPROWADZANIA DANYCH PODSTAWOWYCH Ze względu na różnorodną funkcjonalność danych podstawowych w poszczególnych rozwiązaniach ERP, istnieją także różnorodne zależności pomiędzy tymi danymi. Dlatego też każdy system wymaga innej kolejności ich wprowadzania, tak aby zagwarantować możliwie najmniej powiązany przypływ danych; przykłady: Struktura modułowa systemu proalpha implikuje następują kolejność wprowadzania danych podstawowych: