System zarządzania zleceniami

Transkrypt

1 Verlogic Systemy Komputerowe 2013

2 Wstęp Jednym z ważniejszych procesów występujących w większości przedsiębiorstw jest sprawna obsługa zamówień klientów. Na wspomniany kontekst składa się: przyjęcie zlecenia, jego prawidłowa wycena (zarówno czasowa jak i kosztowa), prawidłowe przydzielenie zasobów, monitoring oraz informacja o stanie realizacji czy też zakończeniu produkcji. Każdy z wymienionych etapów wymaga odpowiednich kompetencji i wiedzy koncentrujących się w dziale obsługi klienta. Procesowanie i monitoring wielu zamówień jednocześnie jest bardzo skomplikowane i niekiedy może prowadzić do niepotrzebnych nieporozumień (np. brak konkretnej i jednoznacznej odpowiedzi na jakim etapie znajduje się produkcja). Dzieje się tak, gdy obsługa nie opiera się o dobrze zaprojektowany system wspomagania produkcji. Nie trudno sobie wyobrazić imitacje oparte o narzędzia ogólnego przeznaczenia np. arkusz kalkulacyjny - z doświadczenia można stwierdzić, że tego typu narzędzia nie pozwalają na zapewnienie dobrej podpory dla poważnego działu obsługi klienta. Nasza firma profesjonalnie zajmuje się systemami wspomagania produkcji. Nasz produkt zapewnia wspomaganie na wszystkich jej etapach: od wyceny do wystawienia faktury za gotowy produkt. Dodatkowo, pozwala na zaplanowanie każdego z podetapów oraz ich monitoring; zarówno tych wewnątrz firmowych jak i zewnętrznych (zlecanych). Za pomocą kilku kliknięć można stwierdzić np. ile etapów zostało do przeprocesowania i przekazać klientowi ile jeszcze potrwa produkcja. Oferowany autorski system oparty jest na nowoczesnej platformie, zapewniającej spójność i bezpieczeństwo danych. Utworzony został w oparciu o technologie zapewniające długie wsparcie rynkowe wiodących firm informatycznych. Verlogic Systemy Komputerowe

3 Funkcjonalność systemu Najważniejsze elementy oferowane przez system: 1. System zapewnia kompleksową obsługę zleceń/procesów produkcji, sprzedaży oraz zarządzania płatnościami, ofertowania oraz reklamacji. 2. Możliwość utworzenia bazy kontrahentów zapewniającej wszelkie niezbędne informacje o kliencie danych kontaktowych, telefonach, mailach oraz płatnościach. 3. Tworzenie zleceń w oparciu o kontrahentów zdefiniowanych w bazie danych jak i o kontrahentów, którzy nie zostali do niej wprowadzeni. Do zapisania zlecenia w systemie wystarczy wypełnić 2 pola! 4. Elastyczny interfejs pozwalający na rozdzielenie realizacji produkcji od kontroli całego procesu. 5. Możliwość definiowania własnych etapów produkcji, w tym również etapów dedykowanych dla danego zlecenia. 6. Możliwość definiowania własnych szablonów produkcji, obiegów realizacji procesów oraz definiowania atrybutów produkcji dla każdego rodzaju produkcji można zdefiniować dowolny szablon. 7. Możliwość przydzielenia dowolnej liczby pracowników do wykonania wybranego etapu produkcji. 8. Możliwość podpięcia do zlecenia kalkulacji kosztów/ceny realizacji zlecenia. 9. Możliwość wystawiania faktur, paragonów, dokumentów KW oraz KP wraz z możliwością ich powiązania z wprowadzonymi zleceniami. 10. Inne dokumenty fiskalne, m. in. faktury pro-forma oraz faktury zaliczkowe. 11. Reklamacje moduł pozwalający na rozpatrzenie i analizę wniesionej reklamacji oraz sposobu jej rozwiązania. 12. Tworzenie ofert wraz z dokładną analizą ich aktualnego stanu, tworzeniem wielu wersji jednej oferty oraz możliwością bezpośredniego przekształcenia w dokument zlecenia. 13. Obsługa wielu magazynów. Wprowadzanie, rezerwacje oraz zamawianie materiałów. Wprowadzanie na magazyn gotowych wyrobów. 14. Obsługa wielu podmiotów z poziomu jednego systemu - aby obsługiwać działalność dla wielu firm nie trzeba uruchamiać kilku systemów jednocześnie! 15. Harmonogram prac pozwalający na podgląd realizacji zleceń na osi czasu. 16. Moduł powiadomień informujący użytkowników o wprowadzeniu nowego zlecenia pozwalający również na rozsyłanie wiadomości do innych użytkowników systemu. 17. Szeroki wachlarz raportów oraz statystyk pozwalający na dokładne analizy procesów zachodzących w firmie. 18. Interfejs umożliwiający połączenie oraz wymianę danych z zewnętrznymi systemami kontrahentów jak i z systemami księgowymi oraz magazynowymi Klienta. Verlogic Systemy Komputerowe

4 Przejrzysty i intuicyjny interfejs użytkownika pozwala na łatwe zarządzanie systemem Wystawianie dokumentów sprzedaży do utworzonych zleceń Verlogic Systemy Komputerowe

5 Zlecenia i kontrola ich realizacji System oferuje szeroki wachlarz opcji pozwalających na sprawne zarządzanie zleceniami oraz kontrolą ich realizacji. Każde zlecenie może składać się z dowolnej ilości niezależnych zadań, w których osoby prowadzące zlecenie mogą wpisać zakres prac jakie należy wykonać, wybrać atrybuty zadania (np. ilość sztuk, materiał wykonania, rozmiar, dodatkowe procesy itp.) oraz wybrać procesy produkcyjne jakie będą realizowane dla każdego zadania. Cały proces tworzenia zleceń - definiowania zadań oraz etapów ich realizacji, łącznie z kalkulacją czasu pracy, kosztu, ceny oraz ilości materiałów niezbędnych do ich wykonania, może być wyliczany automatycznie, na podstawie utworzonych szablonów zadań oraz szablonów procesów produkcji. Kalkulacje danych mogą być wykonywane zarówno za pomocą łatwych w obsłudze wyrażeń, jak i dedykowanych skryptów pozwalających na wyliczanie odpowiednich wartości na podstawie skomplikowanych wzorów. Wybrane opcje tworzenia zleceń oraz obsługi procesu ich realizacji oferowane przez system: 1. Definiowanie dowolnej ilości zadań wchodzących w skład zlecenia. 2. Definiowanie dowolnej ilości atrybutów produkcji dla każdego zadania (np. ilość sztuk, realizacja za pomocą specjalnej technologii, kod użytego materiału itp.). Możliwość definiowania atrybutów globalnych jak i dedykowanych (dla szablonu sprzedaży oraz dla zlecenia). 3. Definiowanie własnych szablonów sprzedaży oraz szablonów produkcji oraz ich automatyczny wybór podczas dodawania zadań do zlecenia - znaczne ograniczenie czasu tworzenia poszczególnych zleceń. 4. Tworzenie drzewiastej struktury realizacji procesów produkcji. Podział elementów produkcji na Zadania, procedury oraz procesy ułatwiające grupowanie danych. Możliwość grupowania procesów produkcji oraz tworzenia procesów potomnych. 5. Możliwość automatycznego obliczania czasu realizacji, kosztów, ceny oraz ilości użytych materiałów dla każdego procesu produkcji zdefiniowanego do zadania za pomocą wyrażeń lub skryptów definiowanych na poziomie szablonu produkcji. 6. Możliwość przypisania do jednego procesu więcej niż jednego użytkownika. Wybór użytkownika może się odbywać już na poziomie szablonu produkcji. 7. Możliwość definiowania własnych, specjalnych statusów realizacji poszczególnych procesów produkcji (np. realizacja u podwykonawcy, oczekiwanie na akceptację klienta itp.). 8. Wpisywanie cząstkowego czasu realizacji poszczególnych procesów. Przy równoczesnym monitoringu realizacji zlecenia w harmonogramie prac pozwala to na objęcie kontrolą czasu realizacji długoterminowych zleceń. 9. Automatyczna kalkulacja ceny zlecenia. Verlogic Systemy Komputerowe

6 10. Analiza kosztów oraz przychodów poszczególnych procesów produkcyjnych zlecenia. 11. Możliwość wygenerowania zleceń na podstawie ofert jak i zapisanych wzorców kalkulacji. 12. Dodawanie zastępstw, przenoszenie prac do innych użytkowników. 13. Kontrola i monitoring prac dostępny dla osoby prowadzącej zlecenie (handlowca) jak i dla kierownika produkcji. Definiowanie zakresu prac nad zleceniem System oferuje szeroki wachlarz raportów i analiz Verlogic Systemy Komputerowe

7 Elementy systemu W skład systemu wchodzą następujące elementy: - baza danych (preferowana baza MsSQL w wersji 2005 lub 2008) - dedykowane moduły serwerowe oparte na autorskiej platformie firmy Verlogic (opcja) - aplikacja kliencka służąca do zarządzania systemem - moduł do obsługi połączeń z kontrahentami oraz do wymiany danych pomiędzy systemami Klienta (opcja) Funkcjonalność dedykowana Na potrzeby Klienta wykonujemy również dedykowane moduły pozwalające na dokładne dostosowanie systemu do specyfiki pracy danej firmy oraz dostosowujemy istniejącą funkcjonalność do potrzeb Klienta. System posiada również interfejs pozwalający na podłączenie do zewnętrznej infrastruktury Business To Business zapewniając możliwość wymiany zleceń oraz dokumentów zakupów/sprzedaży z kontrahentami. Ponadto, na życzenie Klienta dokonujemy integracji naszego systemu z istniejącymi systemami księgowymi oraz magazynowymi Klienta. Verlogic Systemy Komputerowe

8 W celu uzyskania dodatkowych informacji prosimy o kontakt pod adresem marketing@verlogic.com.pl tmarek@verlogic.com.pl lub telefoniczny pod numerami , Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą Verlogic Systemy Komputerowe