Zapytanie ofertowe. planuje zakup usług doradczych. Zapytanie kierowane jest do firm z branży informatycznej.

Transkrypt

1 Kraków, Zapytanie ofertowe W zawiązku z realizowanym projektem POIG 8.2 firma LABRO TECHNOLOGIE ul. Czerwone Maki 59/ Kraków NIP Regon: planuje zakup usług doradczych. Zapytanie kierowane jest do firm z branży informatycznej. Kryterium wyboru: najniższa cena Ważność oferty: do 31 lipca 2014 roku Osoba odpowiedzialna za kontakt: Paweł Chrząszcz pawel@labro.com.pl Tel Ceny powinny być wyrażone w kwotach netto i brutto (z podatkiem VAT). Oferty prosimy wysyłam listownie na adres firmy lub skan mailem na adres pawel@labro.com.pl Oferty przyjmujemy do: 14 lipca do godziny 12:00. Kryteria stawiane oferentom: Główny przedmiot działalności związany z branżą informatyczną potwierdzone kopią wpisu do ewidencji działalności gospodarczej lub KRS; Formularz ofertowy w wersji MS Word do pobrania na stronie Strona 1 z 6

2 Przedmiot zapytania Usługa doradcza o charakterze informacyjnym w zakresie audytu osiągniętych funkcjonalności aplikacji B2B Usługa ma na celu przeprowadzenie analizy funkcjonalności aplikacji B2B integrującej systemu informatyczne Labro Technologie z systemami informatycznymi partnerów dostawców i odbiorców oraz wykazanie czy realizuje ona założone, opisane niżej procesy biznesowe. Usługa powinna zostać zakończona raportem. Maksymalny czas realizacji usługi: do 31 lipca Procesy do weryfikacji realizowane przez aplikację Automatyzacja procesów biznesowych w ramach współpracy z Dostawcami: 1. Proces składania zamówień. W momencie osiągnięcia w systemie ERP firmy LABRO zdefiniowanego minimalnego stanu magazynowego danej pozycji towaru, w tym analiza złożonych zamówień i rezerwacji poprzez wykorzystanie algorytmu matematycznego, posiadany system ERP automatycznie wygeneruje zamówienie w postaci pliku XML, który zostanie przekazany do systemu B2B. Aplikacja Data Link, co zdefiniowany interwał czasu będzie komunikowała się z poszczególnym komponentami systemem B2B w celu sprawdzenia dostępności nowych danych. W momencie, gdy w systemie B2B dostępne będzie nowe zamówienie, aplikacja pobierze je w postaci pliku XML i wprowadzi do systemu ERP Partnera, gdzie pojawi się nowe zamówienie otrzymane od LABRO. 2. Proces rozliczeń. System B2B będzie automatycznie pobierał dane z systemu ERP Partnera w zakresie cen danego produktu oraz wyceniał zamówiony asortyment z uwzględnieniem przydzielonych rabatów umownych oraz związanych z logistyką dostaw złożonych zamówień. Na podstawie wyliczonej kwoty wygenerowana zostanie elektroniczna postać faktury, która przekazana zostanie do systemu ERP firmy LABRO. Na podstawie otrzymanej faktury nastąpi również automatyczne wprowadzenie pozycji do systemu finansowo - księgowego. Dodatkowo firma LABRO będzie posiadać dostęp do informacji o wystawionych fakturach oraz ich statusie rozliczenia. 3. Dostęp do statusu realizacji zamówienia. W momencie rozpoczęcia realizacji zamówienia przez Partnera firma LABRO otrzyma informację o statusie realizacji zamówienia oraz czasie pozostałym do wysyłki towaru i momencie wysyłki towaru, w tym także informacje o ewentualnych zaistniałych brakach w procesie kompletacji dostawy. 4. Dostęp do stanów magazynowych Partnera. Strona 2 z 6

3 Firma LABRO będzie posiadać bieżący dostęp do ilościowego stanu magazynowego Partnera, w sytuacji niedostępności danego asortymentu będzie widoczna informacja o czasie, w którym towar będzie dostępny. 5. Proces aktualizacji sklepu internetowego. Dzięki integracji systemu informatycznego sklepu internetowego z systemem informatycznym Dostawcy system klasy B2B automatycznie będzie przeprowadzać aktualizację oferty w oparciu o zmiany wprowadzane w systemie Dostawcy (w zakresie cen, zmian w dostępności na magazynie Partnera, nowych produktów, promocji). Wprowadzenie rozwiązania informatycznego we współpracy z Dostawcami pozwoli firmie LABRO osiągnąć następujące korzyści: a. Skrócenie i usprawnienie procesu składania zamówień. b. Utrzymanie pełnej kontroli nad bieżącym stanem magazynu efektywniejsze zarządzanie magazynem firmy LABRO ograniczy sytuację powstawania braków magazynowych. c. Ograniczenie liczby powstających błędów spowodowanych manualnym wprowadzaniem danych do formularza zamówień i transkrypcji korespondencji z Partnerami zagranicznymi. d. Obniżenie liczby zwrotów spowodowanych obecnie powstającymi błędami wskazanymi w powyższym punkcie c. e. Bieżący dostęp do bazy danych z produktami oraz aktualnymi stanami magazynowymi Partnera, co ograniczy ryzyko składania zamówień na materiały aktualnie niedostępne po stronie Dostawcy, co bezpośrednio wpłynie na sprawne zarządzanie dostawami do Odbiorców. f. Efektywną organizację procesu logistyki dostaw produktów na magazyn firmy LABRO dzięki możliwości podglądu status realizacji zamówienia i ewentualnego czasu oczekiwania na inne towary, których stan magazynowy jest równy zero na magazynie Dostawcy. g. Obniżenie kosztów współpracy. h. Możliwość elektronicznej wymiany dokumentów typu: faktury, potwierdzenia zamówień, przyjęcia do realizacji, rezerwacje, faktury proforma, WZ, PW, zwroty, co pozwoli na efektywne zarządzanie wskazanymi dokumentami. i. Ominięcie barier językowych i geograficznych związanych ze współpracą z Partnerami zagranicznymi. j. Możliwość efektywnego zarządzania należnościami względem Dostawcy dzięki dostępowi do bazy danych z informacjami finansowymi. W ramach systemu B2B nastąpi również integracja sklepu internetowego z systemami ERP Partnerów Dostawców. Pozwoli to na aktualizację oferty w oparciu o zmiany wprowadzane po stronie Dostawców w zakresie dostępności towarów, cen, wprowadzanych nowości, promocji. System B2B będzie posiadał możliwość automatycznego przetwarzania dostępnych informacji i wprowadzania ich do systemu sklepu internetowego, zgodnie z wprowadzanymi danymi po stronie Dostawców. Zastosowanie we współpracy z Dostawcami mechanizmu automatycznego generowania aktualizacji w zakresie wprowadzanych zmian w ofercie Dostawcy spowoduje lepsze zarządzanie obsługą sklepu internetowego oraz wyeliminuje ryzyko niezrealizowanych zamówień. Wyeliminuje również ryzyko powstania rozbieżności oraz pomyłek we wprowadzaniu do oferty sklepu internetowego nowych produktów i zmian cenowych, które powstają obecnie. Możliwe będzie również rozszerzenie oferty sklepu internetowego poprzez efektywniejsze jego zarządzanie. Strona 3 z 6

4 Automatyzacja procesów biznesowych w ramach współpracy z Odbiorcami: 1. Proces składania zamówień. System ERP Partnera Odbiorcy automatycznie wygeneruje zamówienie w postaci pliku XML, który zostanie przekazany do systemu B2B. Zamówienie to następnie wprowadzone zostanie do systemu ERP firmy LABRO. W sytuacji pełnej dostępności asortymentu następuje automatyczna rezerwacja zamówionego towaru poprzez wystawienie dokumentu rezerwacji. W przypadku braku asortymentu Odbiorca będzie widział w systemie B2B czas oczekiwania na realizację zamówienia. Po potwierdzeniu zamówienia nastąpi zarezerwowanie odpowiedniego towaru w magazynie firmy LABRO na czas określony w zamówieniu oraz zostanie wystawiony dokument zlecenia sprzedaży. Dokument sprzedażowy zostanie przekształcony na dokument magazynowy, na podstawie, którego następuje przygotowywanie towaru do wysyłki. 2. Proces rozliczeń. System B2B w oparciu o udostępnioną przez firmę LABRO bazę danych cen produktów dokona automatycznej wyceny zamówionego asortymentu przez Odbiorcę z uwzględnieniem przydzielonych rabatów umownych oraz związanych z logistyką dostaw złożonych zamówień. Na podstawie dokonanej wyceny wygenerowana zostanie elektroniczna postać faktury, która przekazana zostanie do systemu ERP Odbiorcy. Partner będzie posiadał również dostęp do bazy danych finansowych zawierającej informacje o: stanie realizacji zamówień, cennikach, fakturach otrzymanych od partnera i ich statusie rozliczenia. 3. Udostępnienie stanów magazynowych firmy LABRO. Odbiorcy posiadać będą bieżący dostęp do ilościowego stanu magazynowego firmy LABRO. W sytuacji niedostępności danego asortymentu Partner będzie widział informację o czasie w jakim magazyn zostanie uzupełniony. 4. Dostęp do statusu realizacji zamówienia. System B2B będzie automatycznie powiadamiał Odbiorcę o aktualnym etapie realizacji zamówienia: przyjęcie zamówienia, realizacja zamówienia, przewidywany czas otrzymania dostawy, ewentualne utrudnienia napotkane podczas realizacji zamówienia oraz przesunięcia w czasie otrzymania dostawy. 5. Proces raportowania. System B2B pozwoli na generowanie raportów i statystyk sprzedaży. Dane te będą pobierane z ogólnej bazy danych systemu B2B. Wprowadzenie rozwiązania informatycznego we współpracy z Odbiorcami pozwoli firmie LABRO osiągnąć następujące korzyści: a. Automatyzacja procesów sprzedażowych. b. Udostępnienie stanów magazynowych Odbiorcom ograniczy sytuację składania zamówień na asortyment aktualnie niedostępny, a tym samym zminimalizuje ilość anulowanych zamówień. Strona 4 z 6

5 c. Ograniczenie stopnia zaangażowania personelu firmy LABRO w obsługę Odbiorców poprzez zapewnienie im bezpośredniego dostępu do informacji z zakresu stanu realizacji zamówień oraz stanów finansowych. d. Wzrost ilości obsługiwanych transakcji i uzyskiwanych przychodów z tytułu sprzedaży dzięki usprawnieniu realizowanych procesów transakcyjnych. e. Obniżenie kosztów współpracy. f. Wzrost efektywności realizowanych zamówień poprzez sprawną organizację przygotowywania i wysyłania towaru Odbiorcy. g. Bezpośredni przepływ informacji pozwoli na optymalizację dostaw oraz efektywne zarządzanie czasem (skrócenie czasu obsługi). h. Efektywne zarządzanie dokumentacją dzięki możliwości przekazywania elektronicznej postaci faktury. i. Możliwość samodzielnej i nieograniczonej czasowo realizacji transakcji handlowych przez Odbiorców, a tym samym ograniczenie zaangażowania personelu w procesy przyjmowania zamówień od Klientów. j. Generowanie raportów i zestawień sprzedaży pozwoli na efektywne zarządzanie zamówieniami u Dostawców spadek kosztów obsługi zapasów magazynowych. Strona 5 z 6

6 . Pieczątka Oferenta. Miejscowość i data Formularz ofertowy W odpowiedzi na postępowanie ofertowe na zakup sprzętu komputerowego oraz informatyczne usługi doradcze składamy niniejszą ofertą. Dane Oferenta Nazwa firmy: Adres: NIP: Regon: Telefon: Osoba kontaktowa: Termin ważności oferty: do Przedmiot oferty Przedmiot Zakres prac Cena netto 1. Usługa doradcza (1 szt.) Zgodnie z przedmiotem zapytania Wykonanie całościowego zamówienia oferuję w kwocie: Netto:. zł, słownie:.. Brutto:.. zł, słownie:.. Data i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Oferenta Strona 6 z 6