Informatyka w logistyce przedsiębiorstw wykład 2

Transkrypt

1 Informatyka w logistyce przedsiębiorstw wykład 2 1. Pojęcie zintegrowanego systemu informatycznego (ZSI) 2. System klasy ERP 2.1. Podstawy ERP czyli od MRP do MRP II Charakterystyka systemu ERP 3. Wdrażanie systemu ERP 4. Producenci systemów klasy ERP

2 1. Pojęcie zintegrowanego systemu informatycznego Stosowanie technologii informatycznych zmienia procesy zarządzania. W niektórych obszarach, takich jak finanse, systemy komputerowe są normalnością, z którą się oswoiliśmy i obecnie nie można wyobrazić sobie innego sposobu pracy. Pozostałe obszary komputerowego wspomagania procesu zarządzania są na różnych etapach rozwoju. Stosuje się wiele możliwości od wspomagania jedynie wybranych fragmentów tego procesu do stosowania zintegrowanych systemów informatycznych. Zintegrowany system informatyczny (ZSI) system informatyczny, służący do wspomagania procesu zarządzania organizacją gospodarczą, realizowany za pomocą środków komputerowych, który: jest zorganizowany modułowo i otwarty, obsługuje większość lub wszystkie sfery działalności przedsiębiorstwa, przetwarza wszystkie zasoby danych, procedury zarządzania, sterowania i regulacji procesów wytwórczych przy wsparciu technologii informatycznej. Bez względu na stopień skomplikowania zintegrowany system informatyczny powinien łączyć: przedsiębiorstwo z klientami, dostawcami, odbiorcami. główne działy funkcjonowania przedsiębiorstwa takie jak: księgowość, marketing, produkcja itp. różne sfery działań logistycznych m.in. obsługa klienta, transport, magazynowanie, realizacja zamówień itd. Warianty rozwiązań przy decyzji o informatyzacji: 1) Zastosowanie standardowego systemu zintegrowanego łączy się z koniecznością pogodzenia się z mniejszą elastycznością, co wiąże się ze zmianami organizacyjnymi w celu dopasowania firmy do potrzeb systemu. 2) Budowanie rozwiązania dedykowanego zgodnie z wymaganiami, co sprawi że system będzie lepiej spełniać oczekiwania organizacji. 2. System ERP 2.1. Podstawy ERP czyli od MRP do MRP II+ MRP (Material Requirements Planning) planowanie potrzeb materiałowych zbiór technik wspomaganych odpowiednimi aplikacjami komputerowymi, które pomagają w zarządzaniu procesem produkcji. Planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP) posługuje się głównym planem produkcji w celu zaplanowania zaopatrzenia w materiały niezbędne do realizacji procesu wytwórczego. Dokładne rozpisanie głównego planu produkcji pozwala na zaplanowanie dostaw materiałów dokładnie w chwili, kiedy są potrzebne. Planowanie może być wykonane wprzód lub wstecz (tzn. od zadanego dnia obliczenie, kiedy wymagana produkcja zostanie wykonana lub kiedy trzeba 2

3 rozpocząć proces aby uzyskać wymaganą produkcję na zadaną datę). System przewiduje czasy produkcyjne, czasy dostaw. Cele MRP: redukcja zapasów, dokładne określenie czasów dostaw surowców i półproduktów, dokładne wyznaczenie kosztów produkcji, lepsze wykorzystanie posiadanej infrastruktury (magazynów, produkcji), szybsze reagowanie na zmiany zachodzące w otoczeniu, kontrola realizacji poszczególnych etapów produkcji. MRP II (Manufacturing Resource Planning) planowanie zasobów produkcyjnych kompleksowy system planowania procesu produkcyjnego realizujący zarządzanie procesem produkcji (w tym planowanie zdolności produkcyjnych) oraz wspomagający proces sprzedaży. Model MRP II w stosunku do MRP został rozbudowany o planowanie zdolności produkcyjnych (CRP) oraz o elementy związane z procesem sprzedaży. Poza materiałami związanymi bezpośrednio z produkcją, MRP II uwzględnia także materiały pomocnicze, zasoby ludzkie, pieniądze, czas, środki trwałe i inne Charakterystyka systemu ERP ERP (Enterprise Resource Planning) planowanie zasobów przedsiębiorstwa (zaawansowane zarządzanie zasobami) kompleksowe rozwiązanie software owe dla przedsiębiorstw z różnych obszarów biznesu, obejmujące całość procesów produkcji i dystrybucji, integrujące różne obszary działania przedsiębiorstwa, usprawniające przepływ krytycznych dla jego funkcjonowania informacji. System ERP korzysta z najnowszych technologii informatycznych takich jak: graficzny interfejs użytkownika (GUI), relacyjne bazy danych, języki czwartej generacji (4GL), architektura typu klient-serwer. Systemy typu MRP II umożliwiały modelowanie i sterowanie procesami gospodarczymi głównie w aspekcie rzeczowym, wskutek czego użytkownikami systemów tego typu były przedsiębiorstwa przede wszystkim produkcyjne. Systemy typu ERP pozwalają natomiast dodatkowo na precyzyjne modelowanie procesów gospodarczych przedsiębiorstw i gospodarowanie zasobami w aspekcie finansowym i ekonomicznym. Na skutek tego systemy ERP są wdrażane i eksploatowane w celu usprawnienia systemów zarządzania organizacjami gospodarczymi z różnych działów gospodarki. Najważniejszą cechą systemu ERP jest jego elastyczność oraz możliwość dopasowania do specyfiki przedsiębiorstwa w każdej branży. Elastyczność ERP polega przede 3

4 wszystkim na tym, że dane wystarczy wprowadzić tylko raz, a będą one widoczne we wszystkich modułach. Celem systemów ERP jest integrowanie w możliwie najszerszym zakresie wszystkich szczebli zarządzania przedsiębiorstwem, całości procesów zaopatrzenia, produkcji i dystrybucji oraz gospodarowania wszystkimi istotnymi zasobami przedsiębiorstwa poprzez usprawnienie przepływów informacji i szybkie reagowanie na szanse i zagrożenia. Systemy ERP są rozwinięciem systemów MRP II. Podstawowym ich elementem jest baza danych, która jest zazwyczaj wspólna dla wszystkich pozostałych modułów. Moduły te zwykle obejmują następujące obszary (funkcje): magazynowanie, zarządzanie zapasami, śledzenie realizowanych dostaw; planowanie i sterowanie produkcją, zaopatrzenie, marketing i sprzedaż, kontakty z klientami, finanse i księgowość, zarządzanie zasobami ludzkimi (płace, kadry), inne (np. jakość, usługi informacyjne, itd.) Obszary działalności logistycznej systemów klasy ERP: obsługa klientów baza danych o klientach, przetwarzanie zamówień, obsługa specyficznych zamówień (produkty na żądanie: assembly-to-order, make-toorder), elektroniczny transfer dokumentów (EDI), produkcja obsługa magazynu, wyznaczanie kosztów produkcji, zakup surowców i materiałów, ustalanie terminarza produkcji, zarządzanie zmianami produktów, prognozowanie zdolności produkcyjnych, wyznaczanie krytycznego poziomu zasobów/zapasów, kontrola procesu produkcji, finanse prowadzenie księgowości, kontrola przepływu dokumentów księgowych, przygotowywanie raportów finansowych zgodnie z oczekiwaniami poszczególnych grup odbiorców (np. podział na centralę i oddziały); integracja w ramach łańcucha logistycznego cecha, wyznaczająca przyszłe kierunki systemów ERP, powodując ich wyjście poza przedsiębiorstwo. Główne korzyści z wdrożenia systemu klasy ERP: zwiększenie kontroli zarządu nad rentownością i płynnością, rzetelność i szybkość sprawozdawczości, poprawa efektywności zaopatrzenia i gospodarki zapasami, obniżenie kosztów produkcji i efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi, uporządkowanie procesów w przedsiębiorstwie, możliwość prognozowania przyszłości, szybka zdolność dopasowania się przedsiębiorstwa do nowych potrzeb rynku, 4

5 świadectwo wysokiego poziomu organizacyjnego, ułatwienie we wdrożeniu normy ISO. Główne wady systemów ERP: wysokie koszty (zwrot nakładów w przeciągu 1-2 lat); długi czas wdrożenia (od 3 miesięcy do 3 lat); trudność dostosowania do indywidualnych potrzeb. 3. Wdrażanie ERP (ZSI) Wdrożenie (metodyka wdrożenia) ZSI sformalizowany, szczegółowy opis z podziałem na poszczególne etapy i czynności działań wykonywanych w procesie wdrożenia. Metodyka ta obejmuje wszelkie działania począwszy od etapu przygotowania projektu aż po fazę testowania wdrożonego systemu. Metodyka wdrożenia jest planem działania, na podstawie którego przebiegają prace wdrożeniowe. Podstawowym zadaniem metodyki jest więc uporządkowanie oraz usystematyzowanie prac związanych z wdrożeniem systemu. Etapy wdrażania zintegrowanego systemu informatycznego: ETAP I przygotowanie wdrożenia. Etap ten rozpoczyna się od powołania zespołu wdrożeniowego, a kończy w momencie wyboru systemu oraz podpisania kontraktu z firmą, która będzie wdrażała system. ETAP II organizacja projektu i prototypowanie. Etap II rozpoczyna się z chwilą podpisania kontraktu z dostawcą, a kończy wraz z przygotowaniem prototypu nowego systemu. ETAP III wdrażanie systemu w komórkach funkcjonalnych przedsiębiorstwa. Etap III rozpoczyna się zakończeniem prac nad prototypem, a kończy gdy ostatnia objęta projektem komórka organizacyjna rozpocznie pracę na nowym systemie. ETAP IV integracja systemu oraz doskonalenie bazy danych. Początkiem etapu IV jest rozpoczęcie pracy przez komórki funkcjonalne według nowego systemu, natomiast końcem etapu i całego wdrożenia jest stwierdzenie osiągnięcia założonych w projekcie celów. Problemy rejestrowane przy wdrażaniu zintegrowanych systemów informatycznych: problem utożsamiania się z projektem pojawia się, gdy cel wdrożenia nie zostanie prawidłowo zdefiniowany oraz gdy kadra kierownicza nie jest dostatecznie zaangażowana we wdrożenie, problem zarządzania projektem spowodowany zawężeniem kompetencji grupy wdrażającej w połączeniu z brakiem dostatecznej woli menedżerów przedsiębiorstwa, w którym odbywa się wdrożenie, problem wiedzy o standardzie MRP II/ERP, 5

6 problem interpretacji występuje gdy kadra kierownicza oraz pracownicy nie zmienią spojrzenia na wykonywaną pracę. Błędy popełniane przy wdrażaniu zintegrowanych systemów informatycznych: ogólnikowe określenie celów np. poprawa efektywności zamiast zwiększenie średniej dziennej liczby klientów obsłużonych przez jednego pracownika z 30 do 50, nieprecyzyjne zdefiniowanie procesów biznesowych oraz procedur funkcjonujących w przedsiębiorstwie, uwzględnienie jedynie kosztów samego systemu ERP oraz wdrożenia, bez analizy pełnych kosztów jego utrzymania w kilkuletniej perspektywie, powierzanie wdrożenia firmie zewnętrznej bez zaangażowania pracowników i kadry kierowniczej, wybór rozwiązania zbyt drogiego i dającego niewspółmierne efekty do swojej ceny. Kryteria wyboru ZSI Przystępując do procesu wdrażania zintegrowanego systemu zarządzania należy odpowiedzieć sobie na następujące pytania związane z takimi kryteriami jak: cechy wdrażanego systemu (np. zakres funkcjonalny, interfejs użytkownika, wieloplatformowość, itp.), koszty (oprogramowania, sprzętu, wdrożeń, szkoleń, opieki), rodzaj branży, wielkość firmy, poziom informatyzacji, kultura pracy organizacji, rodzaj i obieg dokumentów, stopień proceduralności, firma wdrażająca (liczba wdrożeń, wsparcie wdrożeń). 4. Producenci systemów klasy ERP Tab. 1. Producenci systemów ERP ich udziały w polskim rynku zintegrowanych systemów zarządzania (rok 2005) Producent Udział w rynku SAP 34,8% Oracle 15,4% Comarch 7,6% IFS 6,7% QAD 4,7% MBS (Microsoft) 3,5% Pozostali 27,3% Źródło: Poland Enterprise Application Software Forecast and 2005 Vendor Shares 6

7 Pozostali 27,3% SAP 34,8% MBS 3,5% QAD 4,7% IFS 6,7% Comarch 7,6% Oracle 15,4% Rys. 1. Producenci systemów ERP ich udziały w polskim rynku zintegrowanych systemów zarządzania (rok 2012) Źródło: Poland Enterprise Application Software Forecast and 2012 Vendor Shares. SAP 18,0% Oracle 5,0% Pozostali 64,0% Microsoft 2,0% PeopleSoft 5,0% J.D.Edwards 3,0% Cerner 3,0% Rys. 1. Producenci systemów ERP ich udziały w światowym rynku zintegrowanych systemów zarządzania (rok 2012) Źródło: IDC