3. Typowy obieg dokumentów w przedsiębiorstwie produkcyjnym

Transkrypt

1 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania Typowy obieg dokumentów w przedsiębiorstwie produkcyjnym Bardziej złożone od danych podstawowych są funkcje, które wspomagają p r o c e s y g o s p o d a r c z e. Najważniejszymi czynnikami wpływającymi na kształt konkretnej funkcji są: R o d z a j b r a n ż y dla systemów ERP; uzasadnienie: Zróżnicowane procesy gospodarcze (np. przedsiębiorstwa typowo produkcyjne nie posiadają żadnej produkcji) Specyfika danej branży jednakowych procesów gospodarczych (np. produkcja/logistyka zorientowane na potrzeby klienta lub produkcja na magazyn) W i e l k o ś ć p r z e d s i ę b i o r s t w a wykorzystującego system ERP; uzasadnienie: Wraz ze wzrostem wielkości przedsiębiorstwa wzrasta również konieczność bardziej szczegółowej analizy kosztów i przychodów (np. odpowiednio w odniesieniu do miejsc powstawania kosztów lub centrów zysków). S t r a t e g i a m a r k e t i n g o w a twórcy systemu ERP; uzasadnienie: Uwzględnianie specyfiki branży w oprogramowaniu branżowym; parametryzowanie, aby móc wykorzystać oprogramowanie w wielu branżach; potencjalni klienci posługują się różnymi kryteriami decyzyjnymi i wagami tych kryteriów (por. przykład analizy wartości użytkowej w rozdziale Podstawy controllingu. Dlatego też w dalszej części omówiona zostanie tylko niezbędna minimalna funkcjonalność, jak również wynikające z jej przykłady (oczekiwanych) zastosowań w przedsiębiorstwach produkcyjnych średniej wielkości o procesach dyskretnych (np. obróbka metali). Z tego względu, i n t e g r a c j a d a n y c h (jakie dane są niezbędne w poszczególnych procesach i skąd one pochodzą; gdzie wykorzystywane są dane wynikowe poszczególnych procesów) jest głównych punktem rozważań w ramach wykładu oraz zajęć laboratoryjnych. Przyporządkowanie systemu proalpha : Grupa docelowa: przedsiębiorstwa produkcyjne i hurtownie średniej wielkości, mogą to być również mniejsze średnie przedsiębiorstwa z potencjałem rozwoju Rozwiązania pierwotnie wspomagające decyzje (parametryzowanie jest wprawdzie szerokie, ale trzyma się przejrzystych granic (np. w porównaniu do SAP); rozbudowa analitycznych funkcjonalności.

2 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania 20 Kolejność omawianych poniżej procesów gospodarczych odpowiada typowemu przebiegowi realizacji zlecenia klienta w przedsiębiorstwie: Schemat: Oferta Zlecenie klienta Dyspozycje materiałowe i produkcyjne Przyjęcie towarów Zamówienie Kontrola rachunków Zlecenie produkcyjne harmonogramowanie, planowanie i zatwierdzenie Meldunki zwrotne Dostawa Faktura Zarządzanie płatnościami Równoległa realizacja procesów w Zakupach i Produkcji ma zastosowanie tylko w przypadku produkcji na magazyn. W przykładzie laboratoryjnym realizowane jest indywidualne zlecenie klienta łącznie z procesem zakupu materiałów, dlatego też niemożliwa jest ich równoległość. Oznacza to, że blok zakupowy musi zostać zrealizowany (przynajmniej do przyjęcia towarów) przed blokiem produkcyjnym. 3.1 Oferta i zlecenie klienta Przejęcie danych podstawowe klientów (lub (potencjalnych klientów); Opis produktu (włącznie z informacjami ilościowymi); Warunki dostawy (włącznie z warunkami płatności) Oddzielna ewidencja danych podstawowych na klientów i potencjalnych klientów Częściowo zautomatyzowane wykorzystanie instrumentów marketingu (np. (np. tablice rabatów, akcje cenowe); Automatyczne przejęcie danych z oferty do zlecenia; Możliwość automatycznego generowania zleceń produkcyjnych (specyficznych od zleceń klientów); Dostarczanie danych na potrzeby krótkoterminowego planowania płynności Dane podstawowe Klienci Dane podstawowe Artykuły Dyspozycja; Dostawa;

3 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania 21 Faktura (w przypadku Faktury wg dowodu dostawy dodatkowo dane dowodu dostawy i warunki płatności); Krótkoterminowe planowanie płynności finansowej; Informacje systemu (więcej na ten temat w rozdziale 4) Przykład: W ramach laboratorium każda fabryka opracowuje własne zlecenie w ten sam sposób jaki prezentowany jest na wykładzie. Zakłada się przeprowadzenie ręcznych obliczeń w celu kontroli danych (w praktyce tak się postępuje przy instalacji nowej funkcjonalności). Klientowi 1xxxx1 zostanie dostarczone 10 produktów P2 z terminem dostawy zgodnie z warunkami dostawy i płatności wprowadzonych w danych podstawowych Klientów. Dla tego zlecenia generowane jest (specyficzne dla zlecenia klienta) zlecenie produkcyjne. Jakie dane powinny zostać automatycznie pobrane przy wprowadzeniu zlecenia; jak jest generowane zlecenie produkcyjne; na jakich miejscach można zobaczyć (przykładowo) dane dotyczące zlecenia klienta (Klienci-Info; Artykuły-Info)? 3.2 MRP - dyspozycja materiałowa i produkcyjna Wyznaczanie zapotrzebowania brutto (przynajmniej w kolejnych poziomach struktury dostarczanego produktu) Wyznaczanie zapotrzebowania netto (z uwzględnieniem znanych zapasów) Wyznaczanie zapotrzebowania brutto dla wszystkich poziomów struktur produktów Zmienne harmonogramowanie (zgrubne, szczegółowe, wprzód, wstecz); Umożliwienie zastosowania różnych metod planowania materiałowego, np. sterowanie według zapasów (z włączeniem zapasów bezpieczeństwa, meldunkowego i innych używanych w zakresie logistyki zapasów); Automatyczne generowanie propozycji zamówień, jak również odpowiednich zamówień oraz zleceń produkcyjnych Dane artykułu z danych podstawowych Artykuły Dane dotyczące zapotrzebowania ze zleceń klienta i zleceń produkcyjnych Dane dotyczące zapasów (fizyczne zapasy) z Gospodarki Materiałowej (każdorazowo korygowane po wydaniu do produkcji lub wydania oraz po przychodach z przyjęcia towarów lub z produkcji) Dane dotyczące zapasów (stany zamówień) z zamówień oraz zleceń produkcyjnych Czasy i inne parametry planowania materiałowego z danych podstawowych Artykuły Generowanie zamówień i zleceń produkcyjnych; Warunki: Harmonogramowanie wstecz z 5 dniami roboczymi na stopień produkcji i terminem zamówienia z przykładu; aktualny zapas fizyczny wynosi 0, ponieważ wszystkie artykuły zostały dopiero wprowadzone; stan zamówień dla wszystkich artykułów wynosi 0.

4 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania 22 W laboratorium należy najpierw sporządzić i udokumentować obliczenia przy tych samych założeniach dla specyficznego dla fabryki zlecenia klienta. Dopiero potem należy porównać wyniki tych obliczeń z wynikami z systemu proalpha i udokumentować przyczyny ewentualnych różnic. Zadanie: Według powyższych założeń wyznacz zapotrzebowanie brutto z harmonogramowaniem zgrubnym wstecz. Najpóźniejszy termin: Zapotrzebowanie pierwotne P2 10 Zapotrzebowanie wtórne P3 1*10=10 Zapotrzebowanie wtórne M8 1*10=10 Zapotrzebowanie wtórne P4 1*10=10 Zapotrzebowanie wtórne P5 2*10=20 Termin zamówienia M8 10 Zapotrzebowanie wtórne M6 1*10=10 Zapotrzebowanie wtórne M7 1*20=20 Termin zamówienia M6 10 Termin zamówienia M7 20 Gdzie znajdują się dane (konta MRP w informacjach magazynowych artykułów)? 3.3 Zapytanie i zamówienie (do dostawcy) Por. 3.1, dla dostawców Automatyczne generowanie zamówień z zapytań i propozycji MRP; Automatyczne uwzględnianie warunków dostawy zależnych od sytuacji (np. narzuty przy zamówieniach ekspresowych); Dostarczanie danych na potrzeby krótkoterminowego planowania płynności Planowanie materiałowe; Dane podstawowe Dostawcy; Dane podstawowe - Artykuły Planowanie materiałowe (korekta stanów zamówień dla kupowanych artykułów); Księgowanie przyjęcia towarów (dokument PZ); Krótkoterminowe planowanie płynności finansowej; Ręczne wprowadzenie (lub opracowanie / sprawdzenie wygenerowanych propozycji zamówień): 10*M6 (termin 04.05) i 20*M7 (termin 11.05) od dostawcy 7xxxx1; 10*M8 (termin 25.05) od dostawcy 7xxxx2. Gdzie lądują te dane w Info-Systemie (Dostawca, zapasy artykułów, Konta MRP)?

5 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania Przyjęcie towaru Możliwości powiązania z zamówieniem; Automatyczne generowanie (ilościowych) księgowań stanów magazynowych; Przygotowanie dokumentów dla kontroli rachunków wejściowych Automatyczne wyznaczanie nowych cen przeciętnych dla zamówień materiałów; Automatyczne generowanie księgowań Księgowości finansowej Materiały na Dostawy niefakturowane Automatyczne księgowania na różnych magazynach Dane postulowane: zamówienie (włącznie z wyznaczeniem cen przeciętnych i księgowaniem na kontach) Dane rzeczywiste (ilościowe i terminowe) z dowodów dostawy (wprowadzane zwykle ręcznie) Kontrola rachunków; Księgowość finansowa; Dyspozycja (zamiana stanów zamówień na zapasy fizyczne); Warunek: zaksięgowane będą kompletne przyjęcia towarów (według uzgodnionych cen) Nowe ceny przeciętne muszą odpowiadać cenom zakupu z zamówień (tym samym z danych podstawowych) - zatem M6: 75,- Zl/Szt; M7: 36,- Zl/Szt; M8: 93,- Zl/Szt), ponieważ przed przyjęciem na magazyn nie było zapasów. Automatyczne księgowania generowane są następująco: (Materiały) na (Rozliczenie zakupu - Dostawy niefakturow) z kwotą 10* * *93 = 2400 Zl (Uwaga: kontrola tej automatyki w laboratorium możliwa jest tylko przy dobrej organizacji (i przy potrzebnym dodatkowym czasie), ponieważ wszystkie specyficzne dla fabryki Artykuły wykorzystują te same konta) Skąd pochodzą wyniki w Info-Systemie (Dokumentów dostawy, Artykuły-Transakcje magazynowe-szczegóły, Artykuły-Magazyn-Zapasy; tylko wskazówka dotycząca przejęcia danych w Księgowości finansowej po zamknięciu dnia)? 3.5 Rejestracja i kontrola rachunków Sporządzenie elektronicznego dokumentu faktury zakupowej poprzez Księgowość finansową (proalpha: metoda przeksięgowania (niem. Umbuchungsverfahren) ) lub przez Zakupy (proalpha: metoda zaksięgowania (niem. Verbuchungsverfahren) ) Możliwość porównania faktury zakupowej z dokumentami przyjęcia towarów. Częściowo zautomatyzowane zaksięgowanie lub utworzenie dokumentu ( Wezwanie do korekty ) dla ustalonych (oraz zaakceptowanych) różnic; Kontynuowanie automatyki księgowań ( Konto Dostawy niefakturowane na Konto Materiały w drodze, przy czym Konto Materiały w drodze zostało wcześniej zaksięgowane po stronie Wn przy księgowaniu faktury zakupowej)

6 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania 24 Zwykle ręczne księgowanie faktury zakupowej, przy tym wykorzystanie danych podstawowych Księgowości finansowej dla realizowania automatyki związanej z podatkiem VAT i księgowaniem rozrachunków (konta zbiorcze) Dokumenty przyjęcia towarów z księgowań przyjęcia towarów; Konta automatyki Księgowości finansowej dla przeksięgowania powstałych różnic Księgowość finansowa; (przy zwrotach towarów i pozostałych reklamacjach) Dokumenty reklamacji ; Warunek: nie wystąpiły żadne różnice Następnie otrzymano od dostawcy fakturę z następującymi wartościami: 10* *36 = 1470 Zł netto + 22% VAT naliczony = 1793,40 Zł brutto. Księgowanie: (Rozl. zakupu - Materiały w drodze 22 % - konto przeciwstawne!) na (Konto główne!). Podział na wartość netto i podatek dokonywany jest automatycznie. Od dostawcy otrzymano fakturę z następującymi wartościami 10*930 = 930 Zł netto + 22% VAT naliczony = 1134,60 Zł brutto. Księgowania jak wyżej. Księgowania te mogą zostać skontrolowane w Info-Sysemie Księgowości finansowej, ponieważ każda Fabryka posiada własnych dostawców. Z kontroli rachunków zostanie wygenerowany rekord księgowań na w kwocie 2400,- Zł. Sprawdzenie tego księgowania w odniesieniu do poszczególnych fabryk jest utrudnione (por. uwaga dotycząca automatyki księgowań). 3.6 Realizacja zlecenia produkcyjnego Harmonogramowanie zgrubne (wcześniej wygenerowanych lub ręcznie wprowadzonych) zleceń produkcyjnych; Zgłoszenia (meldunki zwrotne) z możliwością alternatywnego wprowadzania danych rzeczywistych, które wiąże się z dużym nakładem prace i jest najczęściej narażone na popełnienie błędów); Przynajmniej automatyka ilościowych księgowań rozchodów materiałowych i produkcji niezakończonej oraz przychodów wyrobów gotowych Harmonogramowanie szczegółowe z wykorzystaniem danych dot. procesów i zasobów (zdolności produkcyjnych); Wspomaganie sterowania produkcją; Automatyczne korekty przeciętnych kosztów wytworzenia przy przyjęciu do magazynu z produkcji; Automatyczne księgowania Konto Zużycie materiałów na Konto Materiały (przy rozchodach) oraz Konto Półprodukty na Konto Rozliczenie produkcji (przy przychodach; por. materiały z rachunkowości finansowej)

7 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania 25 Zlecenia produkcyjne ze zleceń klienta lub propozycji planowania materiałowego (dyspozycji), przy ręcznym wprowadzaniu potrzebne są dane z danych podstawowych artykułów, jak również struktur produktów i procesów Struktury produktów, procesy oraz zdolności produkcyjne dla harmonogramowań; Dane rzeczywiste dla zgłoszeń (meldunków zwrotnych). Planowanie materiałowe (dyspozycja) (zamiana zapotrzebowania i stanów zamówień na korekty fizycznych zapasów); Księgowość finansowa; Obliczenia ręczne dotyczą w zasadzie ilości i wartości związane z automatyką. Wyznaczenie postulowanych kosztów wytworzenia: 20*P5: 20*36 (Materiał) + 20*(0,6*27+0,9*23,5) (Czas jednostkowy - człowiek) + 20*(0,6*30+0,9*20) (Czas jednostkowy - maszyna) + 0,2*27+0,3*23,5 (Czas przygotowawczy - człowiek) + 0,2*30+0,3*20 (Czas przygotowawczy - maszyna) = 2211,45 Zl/zlecenie lub 110,57 Zl/Szt 10*P4: 10*75 (Materiał) + 10*(0,1*23,5+1,3*27) (Czas jednostkowy - człowiek) + 10*(0,1*20+1,3*30) (Czas jednostkowy - maszyna) + 0,3*23,5+0,2*27 (Czas przygotowawczy - człowiek) + 0,3*20+0,2*30 (Czas przygotowawczy - maszyna) = 1558,97 Zl/zlecenie lub 155,895 Zl/Szt 10*P3: 10*155,895+20*110,57 ( Materiał ) + 10*0,5*30+10*0,5*25 (Czas jednostkowy człowiek/maszyna) + 0,5*(30+25) (Czas przygotowawczy człowiek/maszyna) = 4072,90 Zl/zlecnie lub 407,29 Zl/Szt 10*P2: 10*407,29+10*93 ( Materiał ) + 10*2,2*22,5 (Czas jednostkowy człowiek) + 0,4*22,5 (Czas przygotowawczy człowiek) = 5511,40 Zl/zlecenie lub 551,14 Zl/Szt W ramach laboratorium nie będzie zrezygnowano z ręcznego obliczenia wartości automatycznych księgowań, przy czym można do tego wykorzystać wszystkie przestawione powyżej wartości pośrednie. Do sprawdzenia ilości i wartości mogą zostać wykorzystane następujące możliwości Info: Artykuł Magazyn Transakcje Szczegóły dla wartości ze Zgłoszeń z produkcji Artykuł Magazyn Konto MRP dla zmian zapasów Artykuł Magazyn Zapasy Produkcja Kalkulacja Standardowa kalkulacja wstępna do sprawdzenia przedstawionych obliczonych wartości (należy przyjąć odpowiednie wielkości partii produkcyjnych)

8 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania Dokument dostawy WZ Przejęcie danych ze zleceń klientów; Wydruk dokumentów dostawy; Przynajmniej ilościowa korekta zapasów; Opracowanie danych dla faktury. Korekta wartościowa zapasów; Automatyczne generowanie księgowań Rozliczenie sprzedaży dost. niefakturowane na Zapas Dane ze zleceń klientów; Dyspozycyjne zapasy (ilości i przeciętne koszty wytworzenia) dostarczanych produktów. Faktura; Planowanie materiałowe (dyspozycja); Księgowość finansowa; Wyksięgowanie 10*P2 z wartością 5511,41 zł (ponieważ zapas początkowy P2 wynosił 0, odksięgowane zostaną koszty wytworzenia zlecenia produkcyjnego; zapas końcowy wynosi nadal 0) Automatycznie wygenerowane kwoty księgowań wynosiłyby: (Rozliczenie sprzedaży WG - Dostawy nief.) na (Produkty gotowe) z jedną kwotą 5511,40 Zl; Możliwości Info Klient (Dokumenty); Artykuły Magazyn Transakcje Szczegóły Artykuły Magazyn Konto dyspozycji Artykuły Magazyn - Zapasy 3.8 Faktura sprzedaży Przejęcie danych z Dowodu dostawy; Automatyczne sporządzenie rachunku wraz z wydrukowaniem. Automatyczne księgowanie z wykazaniem Kosztów sprzedanych produktów Opracowanie danych dla krótkookresowego planowania płynności finansowej Zlecenie klienta; Dowód dostawy (WZ); Dane podstawowe (dla automatycznych księgowań) Zarządzanie nierozliczonymi pozycjami Automatycznie wygenerowane dane faktury sprzedaży mogą zostać skontrolowane, ponieważ klient jest specyficzny dla fabryki

9 Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania 27 10*895 = 8950,- Zl netto + 22% VAT = 10919,- Zl brutto Księgowania: na (Przychody 22%): 8950,- Zl na (VAT należny 22%): 1969,- Zl Inne automatycznie wygenerowane księgowania (ze znanych powodów) nie mogą być skontrolowane i dlatego muszą być krótko udokumentowane: (Rozliczenie WG) na 30400: 5511,40 Zl na (Rozliczenie KWS - amortyzacja maszyn) / (Rozliczenie KWS - materiały) / (Rozliczenie KWS - wynagrodzenia) z jedną sumą 5511,40 Zl, podział może być sprawdzony z pomocą wyników pośrednich z punktu 3.6. Marża brutto = ,40 = 3438,60 Zl Dane lądują w Info-Systemie: Klienci (Dokumenty, Przychody ze sprzedaży, Statystyki; przy ostatnich należy sprawdzić, na jakiej bazie została obliczona marża ) 3.9 Zarządzanie płatnościami Upomnienia (wezwania do zapłaty); Częściowa automatyka rozliczania nierozliczonych pozycji (rozrachunków); Automatyczne drukowanie nośników płatności. Zamiana nośników danych (in-/output); Propozycje własnych wypłat (przy istniejących NP) wraz z automatyką księgowań; Należności i zobowiązania (księgowania na rachunku bieżącym); Okresowe powtarzające się wpłaty i wypłaty (np. czynsze), o ile wcześniej zostały zdefiniowane w systemie Płatność klienta (rozliczenie NP ze sprawdzeniem księgowań i danych klienta)