Podstawy obiegu dokumentów II

Transkrypt

1 dr inż. Paweł Kużdowicz Zakład Controllingu i Informatyki Ekonomicznej Wydział Ekonomii i Zarządzania, Uniwersytet Zielonogórski Instrukcja do laboratorium z przedmiotu Informatyka w zarządzaniu na bazie systemu proalpha Cześć II Podstawy obiegu dokumentów II Stan na dzień Spis treści 1 Wprowadzenie Cel ćwiczenia Wymagania Dane podstawowe Procesy - transakcje Zlecenie dla klienta Dyspozycja (MRP) Zamówienie Przyjęcie towaru Księgowanie faktury zakupu kontrola rachunku Dokument dostawy - wydanie towaru Faktura sprzedaży MIS - System informacyjny... 9 Zielona Góra 2013

2 2 1 Wprowadzenie 1.1 Cel ćwiczenia Nabycie umiejętności rejestrowania dokumentów w systemie proalpha ; w szczególności zlecenia klienta, dyspozycji materiałowej (MRP), automatycznego generowania zamówień, przyjęcia towaru, wydania towaru oraz wystawienia faktury, ze szczególnym uwzględnieniem powiązania dokumentów oraz przepływów wartości w obszarze finansów i księgowości. 1.2 Wymagania Zaliczenie kursu nt. podstaw obsługi systemu proalpha oraz przerobienie materiału ćwiczeniowego pt. Podstawy obiegu dokumentów I. 2 Dane podstawowe Utwórz nowy artykuł, klienta oraz dostawcę z wykorzystaniem następujących szablonów: artykułu xxxx-tow2, klienta i dostawcy Odpowiednio w miejsce xxxx oraz 9999 wpisz identyfikator swojej firmy (np Tow2, , ). Przyporządkuj dostawcę do artykułu 0007-Tow2 (czas dostawy 14 dni) oraz ustal cenę zakupu dla tego dostawcy w wysokości 120 zł. Zdefiniuj Grupę dyspo (np ). Grupę dyspo tworzymy poprzez nadanie identyfikatora (np. 0007), oznaczenia (np. Student0007) oraz przyporządkowania użytkownika do poszczególnych obszarów. Ścieżka dostępu: proalpha / Dane podstawowe / Artykuły / (menu) Dane podstawowe / Grupy dyspo Przyporządkuj Grupę dyspozycji 0007 do artykułów 0007-Tow1, 0007-Tow2.

3 3 dr inż. Paweł Kużdowicz, Instrukcja do laboratorium z przedmiotu Informatyka w zarządzaniu 3 Procesy - transakcje 3.1 Zlecenie dla klienta Ścieżka dostępu: proalpha / Sprzedaż i dystrybucja / Zlecenie / Zlecenie Utwórz Zlecenie dla klienta na: 8 szt. artykułu 0007-Tow1 10 szt. artykułu 0007-Tow2 pożądany termin: poniedziałek za dwa tygodnie. Utwórz Zlecenie dla klienta na: 10 szt. artykułu 0007-Tow1 pożądany termin: poniedziałek za tydzień. Zanotuj numery zleceń. Twoje zlecenia: 3.2 Dyspozycja (MRP) Uruchom procedurę Dyspozycja uwaga tylko dla swojej Grupy dyspo. Ścieżka dostępu: proalpha / Gospodarka materiałowa / Dyspozycja/ Dyspozycja Sprawdź propozycje dyspozycji i wygeneruj zamówienia Ścieżka dostępu: proalpha / Gospodarka materiałowa / Dyspozycja/ Opracuj propozycje dyspo / Propozycje dyspo wg daty zamówienia Gdzie dostępne są dane o tym zamówieniu? proalpha / Dane podstawowe / Artykuły / Info / Artykuł / Zakupy / Zamówienia proalpha / Dane podstawowe / Dostawcy/ Info / Dostawca/ Dokumenty / Zamówienia proalpha / MIS System informacyjny / Info Firma / Dokumenty zakupowe / Zamówienia

4 4 3.3 Zamówienie Otwórz wygenerowane zamówienia Ścieżka dostępu: proalpha / Zakupy / Realizacja zamówienia / Zamówienie Zanotuj numery zamówień. Twoje zamówienia: 3.4 Przyjęcie towaru Dokonaj rejestracji Przyjęcia towaru dla zamówień z punktu 3.3. Ścieżka dostępu: proalpha / Zakupy / Realizacja zamówienia / Przyjęcie towaru Zanotuj numery przyjęci towarów. Twoje przyjęcia towarów:

5 5 Dokonaj przeksięgowania artykułów z magazynu przyjęcia towarów (MPT) 0 do magazynu docelowego 30. Ścieżka dostępu: proalpha / Gospodarka materiałowa /Magazyn/ Przeksięgowanie przyjęcia towaru Uruchom procedurę Zamknięcia dnia i przejmij dane w module Finanse i księgowość. Ścieżka dostępu: proalpha / Finanse i księgowość / Księgowanie/ Przyjęcie danych Jakie wygenerowano dekrety? Konto Kwota 3.5 Księgowanie faktury zakupu kontrola rachunku Dokonaj rejestracji dokumentu Kontrola rachunku na podstawie danych z Przyjęcia towaru z pkt. 3.4 Dokument Kontroli rachunku sporządzamy przejmując dane z Przyjęcia towaru. W tym celu w polu Nr dokumentu wciskamy Ctrl+A i wyszukujemy odpowiedni dokument Przyjęcia towaru. W polu Nr rachunku należy wpisać numer faktury zakupowej. Po przejęciu danych do dokumentu Kontroli rachunku sprawdź dane poszczególnych pozycji. Ścieżka dostępu: proalpha / Zakupy / Kontrola rachunków / Kontrola rachunków Po kliknięciu na pojawia się następujące okno:

6 6 Powyższe okno służy zapisaniu ewentualnych różnic pomiędzy dokumentem Przyjęcia towarów a rachunkiem od dostawcy. W przypadku akceptacji ww. różnic generowane jest księgowanie korygujące wartość przyjęcia towarów na magazyn lub zużycia. Brak akceptacji pozwala na wygenerowanie tzw. Wezwania do korekty. Zanotuj nr dokumentów Kontroli rachunków (trzy dokumenty - łącznie z ćwiczeniem poprzednim). Twoje kontrole rachunków: Zatwierdź swoje dokumenty Kontroli rachunków 3.6 Dokument dostawy - wydanie towaru Utwórz Dokument dostaw, odpowiadający dwóm zleceniom (por. rozdział 3.1), korzystając z funkcji Przejęcie dokumentu. Ścieżka dostępu: proalpha / Sprzedaż i dystrybucja / Dostawa/ Dowód dostawy / Dodatki / Przejęcie dokumentu

7 7 Uwaga: Dokument dostawy należy wydrukować (np. jako podgląd)! Zanotuj numery dowodów dostaw. Twoje dowody dostaw: 3.7 Faktura sprzedaży Odszukaj wszystkie otwarte Dokumenty dostaw. Ścieżka dostępu: proalpha / MIS - System informacyjny / Info Firma / Dokumenty sprzedaży / Dowody dostawy Wystaw Faktury sprzedaży do Dowodów dostaw z pkt. 3.6., przy czym: dla klienta wystaw jedną Fakturę zbiorczą obejmującą dwa Dowody dostaw ( , ).

8 8 Ścieżka dostępu: proalpha / Sprzedaż i dystrybucja / Faktura / Faktura do dowodu dostawy na klienta Wydrukuj (na ekranie monitora) ww. Faktury. Ścieżka dostępu: proalpha / Sprzedaż i dystrybucja / Faktura / Faktura Zanotuj numery faktur. Twoje faktury: Sprawdź powiązanie dokumentów Ścieżka dostępu: proalpha / Sprzedaż i dystrybucja/ Faktura / Info / Dok powiązane -Sprzedaż Gdzie są dostępne dane o tej transakcji? Sprawdź informacje o dokumencie w odniesieniu do całego dokumentu (nagłówka). Ścieżka dostępu: proalpha / Sprzedaż i dystrybucja / Faktura / Info / Informacja o dokum Sprawdź informacje o dokumencie w odniesieniu do poszczególnych pozycji. Ścieżka dostępu: proalpha / Sprzedaż i dystrybucja/ Faktura / (Funkcja) Szybkie wprowadzanie / Info / Informacje o pozycji

9 9 α Uruchom procedurę Zamknięcia dnia i przejmij dane w module Finanse i księgowość pochodzenie: Sprzedaż i Gospodarka materiałowa. Jakie wygenerowano dekrety? Konto Kwota α Przejmij dane w module Finanse i księgowość pochodzenie: Zakupy. α Jakie wygenerowano dekrety? Konto Kwota 4 MIS - System informacyjny Sprawdź statystyki dotyczące ww. transakcji. Ścieżka dostępu: proalpha / Dane podstawowe / Klienci / Info / Klient / Statystyka/Klient

10 10 Ścieżka dostępu: proalpha / MIS System informacyjny /Info Firma / Statystyka firma ogółem.