Płock, 05.07.2017r. COPCO Polska Sp. z o.o. Szanowni Państwo, ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zaprasza Państwa do złożenia oferty na organizację uroczystej gali ORŁY ORLEN Paliwa. ZAKRES PRZEDMIOTU POSTĘPOWANIA: Przedmiotem postępowania jest organizacja uroczystej gali ORŁY ORLEN Paliwa dla 150 osób. Motyw przewodni powinien być ściśle dostosowany do grupy docelowej (najważniejsi Klienci Spółki, wysokiej rangi biznesmeni, właściciele stacji paliw, pracownicy Grupy Kapitałowej ORLEN) oraz do miejsca, w którym odbędzie się Gala. NAZWA I KONKURS: ORŁY ORLEN Paliwa - to konkurs handlowy dedykowany Klientom Spółki ORLEN Paliwa. Podczas uroczystej Gali będą przyznawane nagrody w 5 kategoriach. Spośród nominowanych w każdej kategorii wyłonieni zostaną laureaci, którzy w ramach nagrody otrzymają statuetkę ORŁA ORLEN Paliwa (UWAGA! nie należy uwzględniać kosztu statuetek w ofercie). UCZESTNICY: 150 osób, w większości Kluczowi Klienci Spółki, a także przedstawiciele Grupy Kapitałowej ORLEN. TERMIN i CZAS TRWANIA WYDARZENIA: Wrzesień 2017, czas trwania wyjazdu - 2 dni (1 nocleg), preferowany termin rozpoczęcia wydarzenia to 19, 20 lub 21 września. W przypadku podania alternatywnej daty prosimy o branie pod uwagę jedynie dni roboczych (poniedziałek-piątek). KONKRETNA DATA WYDARZENIA: Dokładna data do ustalenia po wyborze dostawcy na podstawie złożonej oferty (preferowany termin jak powyżej). Strona1 801 805 541
LOKALIZACJA GALI: Poszukujemy obiektów zabytkowych do realizacji niestandardowego konceptu gali. Preferowany dziedziniec zamkowy lub sala wewnątrz zabytkowej zabudowy zamkowej w Zamku Gniew lub Zamku Biskupów warmińskich w Lidzbarku Warmińskim. Dziedziniec lub sala muszą pozwalać na realizację wydarzenia we wskazanym terminie i w zakresie opisanym poniżej. HOTEL: Oferta powinna zawierać wycenę noclegu dla 150 osób w hotelu 4* zlokalizowanym bezpośrednio przy lub w obiekcie, w którym będzie odbywać się Gala. W przypadku konieczności uzupełnienia bazy noclegowej dopuszczamy możliwość zakwaterowania niewielkiej części Gości w hotelu 3* również zlokalizowanym bezpośrednio przy lub w obiekcie, w którym będzie się odbywać Gala. (Standard zaproponowanych hoteli do ostatecznej akceptacji przez Zleceniodawcę). STRUKTURA POKOI: W większości pokoje typu standard, kilka pokoi o podwyższonym standardzie. Dokładna struktura będzie możliwa do określenia na późniejszym etapie przygotowania wydarzenia (po zebraniu potwierdzeń uczestnictwa). Wstępnie prosimy przyjąć 60 pokoi dwuosobowych oraz 30 pokoi jednoosobowych przy założeniu ewentualnej ich korekty na późniejszym etapie przygotowywania wyjazdu. Prosimy o uwzględnienie w kosztorysie późny check-out dla wszystkich Gości, ok. godziny 13:00 PARKING: Oferta powinna uwzględniać zapewnienie miejsc parkingowych przy hotelu dla uczestników Gali. HARMONOGRAM WYDARZENIA: Poniżej zamieszczamy wstępną propozycję harmonogramu wydarzenia. Szczegółowe godziny do ustalenia po wyborze dostawcy na podstawie złożonej oferty. Dzień I: 13:00 - gotowość do rejestracji gości w hotelu przy specjalnie do tego przygotowanym stoisku z logo ORLEN Paliwa Strona2 801 805 541
19:30 przywitanie gości (welcome drink - prosecco lub cava) 20:00-21:00 - kolacja serwowana według menu ustalonego przez ORLEN Paliwa, w trakcie muzyka na żywo lub DJ 21:00-22:00 - Gala rozdania nagród według kategorii ORŁY ORLEN Paliwa Od 22:00 - Po rozdaniu nagród na gości będą czekać potrawy w bufetach 22:00-23:00 część artystyczna, koncert/występ gwiazdy wieczoru 23:00-5:00 DJ Dzień II: - śniadanie w hotelach i wykwaterowanie (prosimy podać godziny, w których dostępne będzie śniadanie). - dla chętnych zwiedzanie zabytkowej części obiektu/zamku. - wykwaterowanie ok. godz. 13.00 SZCZEGÓŁÓWE INFORMACJE: Oferenci proszeni są o zawarcie poszczególnych elementów w ofercie: propozycji konceptu kreatywnego na uroczystość uwzględniając wykorzystanie potencjału miejsca, w którym odbywać się będzie Gala. scenariusza Gali szczegółowego harmonogramu całego wydarzenia uwzględniającego wszystkie zaproponowane przez Oferenta elementy oferty propozycji gwiazdy wieczoru Preferowane gwiazdy: Ewa Farna, Anna Wyszkoni, Mrozu. Dodatkowo prosimy załączyć propozycję jednej innej gwiazdy z dużym potencjałem atrakcyjności dla zaproszonych Gości, rekomendowanej przez Państwa. Prosimy nie brać pod uwagę gwiazd, które pojawiały się już podczas konferencji organizowanych przez spółkę ORLEN Paliwa: Dawid Podsiadło, Lemon, Sylwia Grzeszczak, T-Love, Bajm, Dynamo, Monika Lewczuk, Natalia Szroeder. Uwaga: Po podjęciu decyzji w sprawie wyboru gwiazdy wieczoru zostanie uruchomiona nowa runda postępowania zakupowego w celu złożenia oferty z uwzględnieniem wybranej gwiazdy wieczoru. Strona3 801 805 541
propozycji prowadzących uroczystą Galę (kobieta i mężczyzna). Preferowane osoby rozpoznawalne medialnie o pozytywnym wizerunku i doświadczeniu scenicznym. Powinny to być osoby, które mają doświadczenie w prowadzeniu uroczystości o podobnym charakterze, dla zbliżonej lub większej liczby osób. Prosimy podać propozycję kilku par. Ostateczną parę prowadzących wybierze Zleceniodawca z grona prowadzących zaproponowanych przez oferenta. propozycji dodatkowej atrakcji wykorzystującej potencjał miejsca, w którym odbywać się będzie Gala, podkreślającej walory architektoniczne i/lub historyczne tego miejsca, propozycji strojów dla obsługi (kelnerzy, hostessy, fordanserki, koordynatorzy etc.) dopasowanych do miejsca wydarzenia, ustalenie z zarządcą obiektu/zamku możliwości zwiedzania obiektu dnia następnego oraz koordynacja zwiedzania ze strony agencji. Prosimy o uwzględnienie osoby oprowadzającej i ścieżki zwiedzania dedykowanych naszej grupie, dokumentacji fotograficznej wydarzenia wykonanej przez profesjonalnego fotografa, dokumentacji video wydarzenia w celu przygotowania prezentacji podsumowującej Galę ORŁY ORLEN Paliwa (czas trwania prezentacji ok.10 minut, format mp4). Prezentację należy dostarczyć ORLEN Paliwa w ciągu 14 dni od zakończenia wydarzenia. obsługi części artystycznej przez DJa Uwaga! Konieczne potwierdzenie możliwości weryfikacji repertuaru 2 tygodnie przed terminem Gali. zapewnienie odpowiedniej koordynacji i obsługi całego wydarzenia. Konieczność obecności koordynatorów wyznaczonych ze strony agencji od chwili rozpoczęcia realizacji wydarzenia do zakończenia wydarzenia, obsługi wydarzenia przez wykwalifikowane i przygotowane merytorycznie hostessy (minimum 2 hostessy podczas rejestracji uczestników i 2 podczas Gali), obecność fordanserek w trakcie Gali wieczornej (6), propozycji projektu sceny i aranżacji scenografii, nagłośnienia i oświetlenia, Strona4 801 805 541
przygotowanie multimedialnej prezentacji z kategoriami konkursu i nazwami nominowanych oraz zwycięzców, stanowiącej oprawę uroczystego rozdania nagród, przygotowanie wydruku materiałów poligraficznych takich jak: zaproszenia na uroczystość w kopertach (65 sztuk), list powitalny (150 sztuk), agenda spotkania (150 sztuk), karty z dodatkowymi informacjami dla gości (130 sztuk), winietki (150 sztuk), menu kolacji serwowanej (45 sztuk), numery na stoły podczas uroczystej kolacji (tyle ile stołów), karty z nazwami zwycięzców w kopertach (7 sztuk), przygotowanie zaproszenia mailingowego (3 wersje) oraz agendy mailingowej, propozycja welcome drink dla 150 osób (prosecco, cava), propozycji uroczystej kolacji - menu serwowane (od 20:00 do 21:00) Menu serwowane powinno składać się z propozycji przystawki, zupy, dania głównego i deseru. Prosimy także o przygotowanie drugiej wersji menu wegańskiego. (Na potrzeby przygotowania kosztorysu prosimy przyjąć, że 10% gości (15 osób) wybierze menu wegańskie). Na stołach powinny znajdować się przekąski, wino wytrawne czerwone, wino wytrawne białe, wódka i napoje bezalkoholowe. Uwaga! Prosimy potwierdzić w ofercie możliwość wyboru menu wegańskiego przez gości w dniu Gali (podczas rejestracji w hotelu). propozycji dalszej części kolacji (po wręczeniu nagród) w formie bufetu (dań cieplych i zimnych) od godziny 22:00 do 4:00 (ostatnie uzupełnienie bufertu o godzinie 4:00) Menu bufetu powinno składać się z propozycji 5 dań głównych (2 x danie mięsne, 1 x ryba, 1 x wegańskie, 1 x mączne), jednej zupy, 3 x ciepłych dodatków do dania głównego, baru sałatkowego, bufetu zimnego, 4 x deseru, świeżych owoców. propozycja open bar z obsługą barmańską przez 8h,(od 20:00 do 4:00) wino wytrawne czerwone butelkowane dobrej jakości, wino wytrawne białe butelkowane dobrej jakości, wino półsłodkie białe butelkowane dobrej jakości, piwo jednej z marek premium, wódka biała jednej z marek premium, whisky Chivas Regal, whiskey Jack Daniels, whiskey Jameson, woda gazowana i niegazowana w małych butelkach, soki owocowe, napoje gazowane (typu cola, fanta, sprite), kawa i herbata. oczekujemy że organizator przed zaplanowaną Galą odbierze od spółki ORLEN Paliwa (z Płocka) nośniki reklamowe (balony dmuchane, ścianka multimedialna z Strona5 801 805 541
plazmą, ladę recepcyjną, hokery, stolik szklany, ścianki reklamowe etc.) i będzie nad nimi sprawował nadzór aż do końca wydarzenia, a następnie dostarczy je z powrotem do centrali spółki do Płocka (prosimy uwzględnić montaż i demontaż elementów). ELEMENTY OFERTY/KOSZTORYSY: cena netto, która powinna uwzględniać pełen koszt organizacji Gali ORŁY ORLEN Paliwa dla 150 osób. - Uwaga! Bez kosztów gwiazdy wieczoru. (Dodatkowo należy przedstawić szczegółową kalkulację ceny netto tj. musi zostać podana oddzielnie dla każdego rodzaju usługi wymienionej w kosztorysie załączonym do oferty): koszty noclegu (1 nocleg) dla 150 osób ze śniadaniem drugiego dnia koszt parkingu koszt wynajęcia powierzchni na Galę koszt projektu i budowy scenografii koszt nagłośnienia i oświetlenia koszt uroczystej kolacji menu serwowane koszt kolacji w formie bufetu koszt open bar z obsługą barmańską koszt welcome drink koszty projektu oraz przygotowania (wydruku) materiałów poligraficznych wymienionych powyżej (każdy materiał jako oddzielna pozycja w kosztorysie) koszt projektu agendy i zaproszenia mailowego koszt prowadzących uroczystość koszt dodatkowej atrakcji koszt wypożyczenia tematycznych strojów dla obsługi (opcjonalnie) koszt zwiedzania obiektu/zamku (zwiedzanie dnia następnego po Gali dla chętnych - rozliczenie powykonawcze; na potrzeby przygotowania kosztorysu prosimy przyjąć, że 30% gości (50 osób) zgłosi chęć zwiedzania Zamku w dniu po Gali) koszty DJ koszt fotografa koszt prezentacji video Strona6 801 805 541
koszt hostess koszt fordanserek koszt transportu nośników reklamowych całkowity koszt netto obsługi organizacji Gali przez opiekunów uwzględniający koszty ich noclegu, wyżywienia, transferów, itd., proszę oddzielnie wykazać wszystkie poszczególne koszty (netto) szczegółowy opis wydarzenia z ramowym harmonogramem i proponowanym key visual Dodatkowo prosimy o podanie informacji na temat kosztu zaproponowanej gwiazdy wieczoru. Całkowity maksymalny budżet przewidziany na organizację Gali to 360 000,00 zł netto (w tym koszt gwiazdy wieczoru). Podstawę do rozliczenia usługi będzie stanowić faktura VAT, wystawiona w walucie PLN, po realizacji wszystkich elementów wymienionych w kosztorysie z oferty. Faktura będzie wystawiona dopiero po ostatecznej akceptacji kosztorysu powykonawczego. SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY: 1. Oferty można składać tylko za pośrednictwem Platformy Zakupowej CONNECT, logując się do systemu na https://connect.orlen.pl/. 2. Proszę o załączenie dokumentów w odpowiednich miejscach formularza na platformie zakupowej CONNECT. Błędne załączenie dokumentów, np. część handlowa w części technicznej, może skutkować wykluczeniem oferty. 3. Pytania proszę kierować przez Platformę Zakupową CONNECT Pytania/ odpowiedzi lub Zadaj pytanie zamawiającemu. Kontakt telefoniczny tylko z Kupcem. ELEMENTY OFERTY: CZĘŚĆ FORMALNA I OGÓLNA - aktualny dokument dotyczący reprezentacji Spółki KRS lub CEIDG (z 3 ostatnich miesięcy); - podpisane oświadczenie oferenta dot. zachowania tajemnicy (dokument na CONNECT); - termin ważności składanej oferty 60 dni; Strona7 801 805 541
CZĘŚĆ MERYTORYCZNA - akceptacja wzoru umowy (dokument na CONNECT); - potwierdzenie wykonania usługi zgodnie z treścią zapytania ofertowego; - potwierdzenie posiadania uprawnień do wykonywania usługi zgodnie z zapytaniem ofertowym; - aktualna polisa ubezpieczeniowa OC dotycząca działalności przedsiębiorstwa oraz zakresu usługi ujętej w zapytaniu ofertowym. Preferowana minimalna wartość polisy 1 000 000 zł. - przedstawienie oferty ze szczegółowym opisem wydarzenia oraz ze szczegółowym harmonogramem Gali wraz z proponowanym key visual. - wykaz podmiotów, dla których w ciągu ostatnich 3 lat zrealizowano prace w zakresie porównywalnym do niniejszego zapytania lub referencje (minimum 3). - Proszę o potwierdzenie realizacji minimum 2 eventów o podobnym charakterze dla min. 100 osób w ciągu ostatnich 12 miesięcy. - termin realizacji wrzesień 2017, czas trwania wyjazdu - 2 dni (1 nocleg), preferowany termin rozpoczęcia wydarzenia to 19-20 lub 21 września. W przypadku podania alternatywnej daty prosimy o branie pod uwagę jedynie dni roboczych (poniedziałek-piątek) - gwiazda wieczoru proszę o przedstawienie oferty dotyczącej występu jednej z preferowanych gwiazd podczas gali. Istnieje również możliwość wskazania jednej własnej propozycji gwiazdy wieczoru. Preferowane gwiazdy: Ewa Farna, Anna Wyszkoni, Mrozu. CZĘŚĆ HANDLOWA: - termin płatności: 30 dni od daty otrzymania faktury (bez zaliczki); - proszę o przedstawienie ceny całkowitej netto pełnego kosztu organizacji Gali ORŁY ORLEN Paliwa dla 150 osób (bez kosztów gwiazdy wieczoru). - proszę o załączenie wyceny szczegółowej w cenach netto tj. wartość powinna zostać podana oddzielnie dla każdego rodzaju usługi wymienionej w kosztorysie załączonym do oferty. Strona8 801 805 541
Proszę o niewliczanie do cennika kosztu oprawy artystycznej - gwiazdy wieczoru. Koszt dotyczący zaproponowanej gwiazdy wieczoru należy zamieścić w miejscu do tego wyznaczonym na Platformie Zakupowej Connect. Podstawę do rozliczenia usługi będzie stanowić faktura VAT, wystawiona w walucie PLN, po realizacji wszystkich elementów wymienionych w kosztorysie z oferty. Faktura będzie wystawiona dopiero po ostatecznej akceptacji kosztorysu powykonawczego. Zmiany kursów walut, w których Zleceniobiorca będzie dokonywał zakupu towarów i usług w celu wykonania umowy, nie będą mogły być podstawą do zmiany wysokości wynagrodzenia Zleceniobiorcy. Termin składania ofert: 18.07.2017r. godz. 13:00 UWAGA! Oferty można składać jedynie za pośrednictwem Platformy Zakupowej CONNECT, logując się do systemu na https://connect.orlen.pl/ Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przysługuje mu prawo roszczenia o zwrot tych kosztów. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej oferty/odpowiedzi na zapytanie. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia procesu wyboru Dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu podmiotowi do którego skierowano zapytanie nie przysługują żadne roszczenia wobec ORLEN Paliwa Sp. z o.o. Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art. 66 i n. k.c. Z poważaniem, Jolanta Krajewska Dział ds. Zakupów Tel. 607 333 325 Strona9 801 805 541