Centrala Adres do korespondencji ul. Zglenickiego 44, Płock tel. (+48 24) , fax (+48 24)

Transkrypt

1 Płock, r. COPCO Polska Sp. z o.o. Szanowni Państwo, ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zaprasza Państwa do złożenia oferty na organizację Konferencji Sprzedażowej dla Klientów Kluczowych Spółki. ZAKRES PRZEDMIOTU POSTĘPOWANIA: Przedmiotem postępowania jest organizacja konferencji wyjazdowej dla kluczowych Klientów Spółki ORLEN Paliwa. Wyjazd zagraniczny dla 30 osób koordynatorów cały czas towarzyszących grupie podczas podróży oraz na miejscu. Motyw przewodni: impreza motoryzacyjna, wyścigi Formuły 1 + atrakcje dodatkowe opisane w szczegółach eventu w treści zapytania ofertowego. Ma być to aktywny wyjazd opierający się na ciekawym koncepcie. TERMIN i CZAS TRWANIA: listopad 2017 r., najbardziej odpowiedni byłby wyjazd zorganizowany w ciągu tygodnia: między 20, a 26 listopada br. Czas trwania wyjazdu 5 dni (4 noclegi). KONKRETNY TERMIN WYJAZDU: dokładna data do ustalenia po wyborze dostawcy na podstawie złożonej oferty (preferowany termin jak powyżej) LOKALIZACJA: Dubaj HOTEL: 4 lub 5* wysoki standard STRUKTURA POKOI: pokoje typu standard. Na chwilę obecną dokładna struktura jest trudna do określenia. Konfiguracja uczestników (płeć) będzie znana w późniejszym etapie przygotowania eventu, wstępnie proszę przyjąć 22 pokoje jednoosobowe oraz 4 pokoje dwuosobowe przy założeniu ewentualnej ich korekty w późniejszym etapie przygotowania wyjazdu. ŚRODKI TRANSPORTU: samolot (preferowany lot bezpośredni z/do Warszawy) wylot z Warszawy w godzinach porannych, najlepiej około godziny 10:00. Nasi Klienci muszą mieć Strona

2 czas na dotarcie na lotnisko w Warszawie, a będą to Klienci z całej Polski, na miejscu: minibus - wysoki standard UCZESTNICY: Klienci spółki, kadra zarządzająca, wysokiej rangi biznesmeni 30 osób ELEMENTY HARMONOGRAMU WYJAZDU: - Jeśli wylot z Warszawy będzie wczesny, prosimy zaproponować poczęstunek w godzinach rannych, lunch już za granicą (w przypadku wylotu z Warszawy możliwego tylko w godzinach popołudniowych prosimy zaproponować poczęstunek na lotnisku w Warszawie). - Pierwsza kolacja powinna być z drinkiem powitalnym (mile widziana restauracja zarezerwowana dla grupy, podobnie podczas wszystkich kolacji). - Możliwy wcześniejszy check inn w hotelu (tylko w przypadku, gdy czas trwania doby hotelowej znacząco odbiega od godzin przyjazdu). - Prosimy o zaproponowanie, jak największej ilości atrakcji, stawiamy na bardzo aktywny wyjazd. Program powinien być utrzymany w konwencji wyścigów Formuły 1. - W harmonogramie wyjazdu prosimy uwzględnić dwudniowe uczestnictwo w wyścigach Formuły 1. Dodatkowo, możliwość zwiedzania Abu Dhabi oraz Dubaju (Starego i Nowego), wjazd na Burj Kalifa etc.. - W harmonogramie powinien być przewidziany również czas wolny do własnej dyspozycji naszych klientów. - Podczas ostatniego dnia pobytu atrakcje uzależnione od godziny wylotu powrotnego do Polski. Możliwy późniejszy check out z hotelu (tylko w przypadku gdy czas trwania doby hotelowej znacząco odbiega od godzin wyjazdu). DODATKOWE INFORMACJE: - zależy nam na swobodnej atmosferze wyjazdu (stroje casual) - do obsługi grupy prosimy przeznaczyć 1-2 koordynatorów; powinni być przez cały czas dostępni dla grupy - do zwiedzania konieczny przewodnik polskojęzyczny - lunch i kolacje w restauracjach hotelowych lub w restauracjach na mieście - napoje (woda, soki) w minibusie Strona

3 - materiały poligraficzne: list powitalny- gość po przyjeździe znajdzie go w pokoju hotelowym, winietki i menu na powitalną kolację, folder-informator dla każdego uczestnika dot. miejsca pobytu, identyfikatory dla każdego uczestnika, agenda papierowa dla każdego uczestnika, zawieszki na bagaż dla każdego uczestnika, agenda w formie mailowej, zaproszenie w formie papierowej (plus koperty) oraz zaproszenie w formie mailingowej. Proszę przedstawić 3 propozycje layoutu, przy materiałach poligraficznych proszę nie brać pod uwagę koordynatorów. - upominek powitalny dla 30 uczestników - propozycja opakowania ww. materiałów poligraficznych (folder, identyfikator, zawieszki bagażowe, agenda) oraz upominku powitalnego - planujemy wręczyć uczestnikom wyjazdu pakiet materiałów na lotnisku w Warszawie - welcome desk na lotnisku w Warszawie - Szacowana kwota budżetu na organizację tego eventu wynosi ,00 zł netto. SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY 1. Oferty można składać tylko za pośrednictwem Platformy Zakupowej CONNECT, logując się do systemu na 2. Proszę o załączenie dokumentów w odpowiednich miejscach formularza na platformie zakupowej CONNECT. Błędne załączenie dokumentów, np. część handlowa w części technicznej, może skutkować wykluczeniem oferty. 3. Pytania proszę kierować przez Platformę Zakupową CONNECT Pytania/ odpowiedzi lub Zadaj pytanie zamawiającemu. Kontakt telefoniczny tylko z Kupcem. ELEMENTY OFERTY: CZĘŚĆ FORMALNA: - aktualny dokument dotyczący reprezentacji Spółki KRS lub CEIDG (z 3 ostatnich miesięcy); - podpisane oświadczenie oferenta dot. zachowania tajemnicy (dokument na CONNECT); - termin ważności składanej oferty 90 dni; CZĘŚĆ TECHNICZNA: - akceptacja wzoru umowy (dokument na CONNECT); Strona

4 - potwierdzenie wykonania usługi zgodnie z treścią zapytania ofertowego; - potwierdzenie posiadania uprawnień do wykonywania usługi zgodnie z zapytaniem ofertowym; - aktualna polisa ubezpieczeniowa dotycząca zakresu usługi ujętej w zapytaniu ofertowym; - przedstawienie szczegółowej oferty ze szczegółowym harmonogramem wyjazdu wraz z key visual; - wykaz podmiotów, dla których w ciągu ostatnich 3 lat zrealizowano prace w zakresie porównywalnym do niniejszego zapytania lub referencje (minimum 3); - termin realizacji listopad 2017 r., najbardziej odpowiedni byłby wyjazd zorganizowany w ciągu tygodnia: między 20 a 26 listopada br., czas trwania wyjazdu 5 dni (4 noclegi). CZĘŚĆ HANDLOWA: - termin płatności: 30 dni od daty otrzymania faktury (bez zaliczki); - proszę o przedstawienie ceny całkowitej netto przedmiotu postępowania; - proszę o załączenie wyceny szczegółowej zawierającej pełen koszt organizacji konferencji wyjazdowej dla Klientów spółki (cena powinna uwzględniać pełen koszt wyjazdu dla 30 osób i powinna zostać podana dla każdego rodzaju usługi wymienionej w kosztorysie załączonym do oferty, tj. noclegu, wyżywienia, przelotów, atrakcji, itd.): - koszty przelotu dla 30 osób w obie strony, w tym koszty odprawy on-line - koszty transferu z lotniska do hotelu i z hotelu na lotnisko oraz koszty możliwych transferów na miejscu (proszę uwzględnić koszty wszystkich środków transportu dla 30 osób), jeśli wymagają tego proponowane atrakcje) - koszty noclegu (cztery noce) w hotelu 4* lub 5* dla 30 osób (jeśli godziny przyjazdu i wyjazdu znacząco odbiegają od doby hotelowej, to proszę uwzględnić również koszty wcześniejszego check in oraz późniejszego check out) - koszt pełnego wyżywienia dla 30 osób z wyszczególnieniem każdego posiłku - zakładamy, że śniadania wliczone będą w cenę noclegu. W przypadku wczesnego wylotu pierwszego dnia, prośba o przedstawienie dodatkowej opcji poczęstunku przed lunchem, ewentualne koszty przerwy kawowej (jeśli w harmonogramie będzie długa przerwa czasowa pomiędzy głównymi posiłkami), dodatkowo koszty wody i soków dostępnych w minibusie - koszty poszczególnych zaproponowanych atrakcji (każdej z osobna) Strona

5 - koszt wynajmu sali konferencyjnej na czas maksymalnie 3 godzin z niezbędnym sprzętem (rzutnik, flipchart, mikrofon etc.) - koszt i rodzaj ubezpieczenia całej grupy (30 osób) - koszt upominku powitalnego dla uczestników (30 sztuk) - koszty projektu oraz przygotowania (wydruku) materiałów poligraficznych wymienionych powyżej (prosimy o 3 propozycje layoutu do wyboru) oraz koszty proponowanego opakowania pakietu zawierającego materiały poligraficzne i upominek powitalny - koszt projektu agendy mailowej i zaproszenia mailowego (wszystkie koszty materiałów poligraficznych proszę wykazać w odrębnej oddzielnej od głównego kosztorysu rubryce) - całkowity koszt netto obsługi wyjazdu przez 1-2 koordynatorów uwzględniający koszty ich noclegu, wyżywienia, przelotów i transferów, itd., proszę oddzielnie wykazać wszystkie poszczególne koszty (netto) Podstawę do rozliczenia usługi będzie stanowić faktura VAT, wystawiona w walucie PLN, po realizacji wszystkich elementów wymienionych w kosztorysie z oferty. Faktura będzie wystawiona dopiero po ostatecznej akceptacji kosztorysu powykonawczego. Zmiany kursów walut, w których Zleceniobiorca będzie dokonywał zakupu towarów i usług w celu wykonania umowy, nie będą mogły być podstawą do zmiany wysokości wynagrodzenia Zleceniobiorcy. Szacowana kwota budżetu na organizację eventu wynosi ,00 zł netto Termin składania ofert: r. godz. 14:00 UWAGA! Oferty można składać jedynie za pośrednictwem Platformy Zakupowej CONNECT, logując się do systemu na Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przysługuje mu prawo roszczenia o zwrot tych kosztów. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej oferty/odpowiedzi na zapytanie. Strona

6 ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia procesu wyboru Dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu podmiotowi do którego skierowano zapytanie nie przysługują żadne roszczenia wobec ORLEN Paliwa Sp. z o.o. Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art. 66 i n. k.c. Z poważaniem, Natalia Bartosiewicz-Burdanowska Strona