ZAPYTANIE OFERTOWE nr 3/Z/EFS/BM/11

Transkrypt

1 Płock, dnia 07 luty 2011 roku Dotyczy: Projektu nr UDA-POKL /09 Szanowni Państwo, ZAPYTANIE OFERTOWE nr 3/Z/EFS/BM/11 Centrum Edukacji Sp. z o. o., z siedzibą w Płocku przy ul. Kobylińskiego 25, Płock wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Miasta Stołecznego Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS o kapitale zakładowym w wysokości ,00 złotych, NIP , REGON zwraca się prośbą na przedstawienie oferty cenowej na zorganizowanie noclegów, wyżywienia oraz zaplecza szkoleniowego dla uczestników szkoleń w ramach projektu: Odkryj barwy mocy rozwój kwalifikacji pracowników branży lakierniczej realizowanego przez Centrum Edukacji Grupa Orlen w Płocku, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet II. Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących, Działanie 2.1. Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki, Poddziałanie Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach. W ramach niniejszego zapytania ofertowego nie jest stosowana Ustawa Prawo Zamówień Publicznych. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zapytania jest zorganizowanie noclegów, wyżywienia oraz zaplecza szkoleniowego dla uczestników szkolenia menedżerskiego w ramach projektu Odkryj barwy mocy rozwój kwalifikacji pracowników branży lakierniczej realizowanego przez Centrum Edukacji Sp. z o.o. w Płocku. Termin szkolenia i miejsce 22 marca 2011r., Gdynia lub Sopot Miejsce szkolenia sala konferencyjna w hotelu mieszcząca minimum 16 osób Liczba grup szkoleniowych 1 grupa, Liczebność grupy szkoleniowej maksymalnie 16 osób,

2 Liczba noclegów w czasie jednego szkolenia: 1 Termin noclegów: marca Wymagane dokumenty: 1. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed datą zawarcia umowy. Dokument może przedstawiony w formie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy 2. Pełnomocnictwo dla osoby, której prawo do reprezentacji nie wynika z dokumentów określonych w pkt. 1 (odpisu z właściwego rejestru albo zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) w oryginale lub w kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez mocodawcę. 3. Formularz cenowy należy sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik Nr 1 do zapytania ofertowego. 4. Formularz specyfikacji obiektu noclegowego należy sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik Nr Proponowany jadłospis kolacji oraz obiadu/lunchu stanowiący załącznik nr 3. Sposób obliczenia ceny oferty - cena oferty zostanie wyliczona przez Wykonawcę na podstawie wypełnionego formularza cenowego stanowiącego załącznik nr 1 oraz formularza specyfikacji obiektu noclegowego. W formularzu cenowym Wykonawca zobowiązany jest podać wartość brutto poszczególnych usług. Wykonawca nie może samodzielnie wprowadzić zmian do formularza cenowego, wykonawca nie może pominąć jakiejkolwiek pozycji zapisanej w formularzu cenowym. Wykonawca zobowiązany jest podać wszystkie kwoty wyrażone w złotych polskich. Kwoty te nie będą uzależnione od zmiany kursów walut obcych i nie ulegną podwyższeniu. Oferta wraz z załączonymi oświadczeniami i dokumentami musi być sporządzona w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej, podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. Zamawiający może poprawiać w ofercie: oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, przy czym wszelkie poprawki muszą być dokonane w taki sposób aby czytelne były dane przed dokonaniem zmian i dane po dokonaniu zmian. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy: Zamawiający zastrzega sobie zmianę wartości umowy w przypadku zmiany liczebności grupy

3 szkoleniowej. Terminy noclegów mogą ulec zmianie nie później niż w terminie do 3 dni przed zaplanowanym terminem noclegu. Miejsce i termin składania ofert: Miejsce i termin składania ofert - ofertę należy przesłać na adres: Centrum Edukacji Sp. z o.o Płock, ul. Kobylińskiego 25 w terminie do 25 lutego 2011r. (liczy się data wpływu). Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami należy umieścić w zamkniętej kopercie opatrzonej danymi Wykonawcy oraz poniższym opisem, którego dotyczy postępowanie: Oferta na zorganizowanie noclegów, wyżywienia oraz zaplecza szkoleniowego dla uczestników szkolenia menedżerskiego marzec Kryteria wyboru ofert: Kryteria, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty: cena brutto waga kryterium 100%, Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wyżej wymienionym wymaganiom i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane wyżej kryteria oceny ofert. Oferta nie spełniająca wymogów formalnych określonych w niniejszym postępowaniu podlega odrzuceniu. Powodem do odrzucenia oferty będzie także podanie ceny przewyższającej zaplanowany budżet Projektu dla danych pozycji kosztowych określonych we wniosku dotyczącym Projektu. O wyborze oferty Zamawiający poinformuje na swojej stronie internetowej Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W sprawach organizacyjnych prosimy kontaktować się z Magda Adasiewicz Jędrzejak, Asystent Koordynatora Projektu Tel Z poważaniem,

4 Opis przedmiotu zamówienia Przedmiot zamówienia obejmuje: - zapewnienie noclegów w okresie trwania szkolenia, - noclegi powinny być w pokojach o wysokim standardzie (co najmniej trzy gwiazdki ***). W każdym pokoju powinna być łazienka. - Obiekt noclegowy musi znajdować się w Gdyni lub Sopocie - Obiekt noclegowy musi dysponować co najmniej 16 pokojami jednoosobowymi bądź 16 pokojami dwuosobowymi (w cenie pokoju jednoosobowego) w trakcie trwania szkolenia - Obiekt noclegowy musi dysponować restauracją lub innym miejscem wydawania posiłków. - organizacja wyżywienia obejmuje 1 kolację w dniu przyjazdu do hotelu (o godz. 19:00) oraz jedno śniadanie dnia następnego (w godz. 7:00-8:45), serwisu konferencyjnego podczas trwania szkolenia oraz jednego obiadu/lunchu w trakcie trwania szkolenia (w godzinach 13:30-14:30): a) Kolacja musi składać się z ciepłego posiłku mięsnego lub wegetariańskiego (do wyboru) i zimnych napoi, do wyboru z menu lub z zaproponowanej przez obiekt noclegowy oferty menu. b) Śniadanie powinno składać sie z zimnego i/lub gorącego bufetu. c) serwis kawowy w trakcie szkolenia musi zawierać co najmniej: Minimum 1 termos do z kawą, naczynia filiżanki do kawy nie mniej niż 2 sztuki na osobę, mieszadełka - nie mniej niż 2 sztuki na osobę, cukier w saszetkach jednorazowych - nie mniej niż 4 sztuki na osobę, śmietanka do kawy w płynie w pojemnikach jednorazowych (10 g) - nie mniej niż 2 sztuki na osobę, serwetki jednorazowe; w/w produkty spożywcze winny być najwyższej jakości Minimum 1 termos z herbatą, naczynia filiżanki do herbaty nie mniej niż 2 sztuki na osobę, mieszadełka - nie mniej niż 2 sztuki na osobę, cukier w saszetkach jednorazowych -nie mniej niż 4 sztuki na osobę, serwetki jednorazowe; w/w produkty spożywcze winny być najwyższej jakości Mieszanka ciastek, nie mniej niż 15 sztuk na osobę dziennie. Woda mineralna gazowana lub niegazowana w butelkach plastikowych, zakręcanych - nie mniej niż 1 litr wody mineralnej gazowanej lub niegazowanej na osobę dziennie. Serwis kawowy powinien być wydawany minimum 15 minut przed rozpoczęciem zajęć oraz wymieniany czasie trwania szkolenia, do wyczerpania potrzeb beneficjentów ostatecznych. Produkty podawane podczas serwisu kawowego i gorącego posiłku winny spełniać normy żywieniowe oraz sanitarnoepidemiologiczne.

5 d) Obiad/lunch powinien składać się z ciepłego posiłku mięsnego lub wegetariańskiego (do wyboru), zimnych napoi. Posiłek musi zawierać minimum 1000 kalorii i musi być wydany jako produkt o temperaturze 60ºC - 80ºC - zgodnie z normami żywieniowymi. Wykonawca winien przedstawić jako załącznik do oferty jadłospis posiłków. W przypadku wyboru oferty Wykonawca zobowiązany jest realizować przedłożony jadłospis. Przedstawiony przez Wykonawcę jadłospis stanowić będzie integralną część oferty. - Obiekt noclegowy musi posiadać bezpłatny parking dla samochodów uczestników szkoleń (do 16 miejsc na jedno szkolenie).

6 Załącznik Nr 1. Formularz cenowy Usługa Cena jedn. Brutto*(PLN) Ilość Nocleg pokoj 1 lub 2 osobowy + kolacja + sala konferencyjna + lunch Pokój jednoosobowy lub dwuosobowy dla 1 osoby ze śniadaniem 1 nocleg x 16 pokoi Wartość brutto* (PLN) Kolacja w dniu przyjazdu Sala konferencyjna na 8h dla 16 osób wraz z serwisem kawowym Lunch w trakcie szkolenia dla 1 osoby *cena zawiera podatek VAT 1 kolacja x 16 uczestników 1 dzień 1 lunch x 16 osób Wartość brutto ogółem*: Dane osoby upoważnionej do kontaktu ze strony Wykonawcy: Imię i nazwisko:. Stanowisko. Numer telefonu.. Numer faksu. /pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/

7 Załącznik nr 2. Formularz specyfikacji obiektu noclegowego Lp. Pozycja Tak Nie Opis 1. Obiekt noclegowy znajduje się w Gdyni lub Sopocie 2. Sala konferencyjna mieści się w hotelu Sala konferencyjna powinna mieścić co najmniej 16 osób w ustawieniu konferencyjnym Sala posiada tablicę flipchart oraz ekran projekcyjny Noclegi powinny być w pokojach o wysokim standardzie (co najmniej trzy gwiazdki ***). W każdym pokoju powinna być łazienka Obiekt noclegowy musi dysponować co najmniej 16 pokojami jednoosobowymi bądź oferować 16 pokoi dwuosobowych przewidzianych dla jednej osoby w cenie zbliżonej do pokoju jednoosobowego Obiekt noclegowy musi dysponować restauracją lub innym miejscem wydawania posiłków. Obiekt noclegowy posiada bezpłatny parking dla samochodów uczestników szkoleń (do 16 miejsc)