Centrala Adres do korespondencji ul. Zglenickiego 44, Płock tel. (+48 24) , fax (+48 24)

Transkrypt

1 Płock, r. COPCO Polska Sp. z o.o. Szanowni Państwo, ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zaprasza Państwa do złożenia oferty na organizację spotkania szkoleniowo-integracyjnego dla pracowników Spółki. ZAKRES PRZEDMIOTU POSTĘPOWANIA: Przedmiotem postępowania jest organizacja spotkania szkoleniowo-integracyjnego dla pracowników Spółki ORLEN Paliwa. NAZWA: Spotkanie szkoleniowo-integracyjne dla pracowników spółki ORLEN Paliwa - kompleksowa organizacja eventu, zajęcia integracyjne w terenie, o charakterze sportowym, sprawnościowym. Propozycja zajęć integracyjnych powinna uwzględniać rozbieżność wiekową pracowników w całym przedziale wiekowym określanym jako produkcyjny. Uczestnikami spotkania będą zarówno kobiety, jak i mężczyźni, z różnych lokalizacji na terenie Polski. CEL: Integracja pracowników, zabawa poprzez współdziałanie w dążeniu do osiągnięcia celu określonego w zaproponowanych zajęciach. TERMIN i CZAS TRWANIA WYJAZDU: 8-9 września br. (piątek/sobota) - 2 dni (1 nocleg) LOKALIZACJA: Hotel położony maksymalnie 160 km od Płocka, oddalony od hałaśliwych i zatłoczonych lokalizacji, z preferowanym kierunkiem położenia w kierunku południowym lub południowo wschodnim, żeby zoptymalizować dojazd dla pracowników z siedziby spółki umiejscowionej w Widełce koło Rzeszowa HOTEL: 3* lub 4*, dobry standard, położony w bliskiej lub bezpośredniej lokalizacji umożliwiającej realizację zaproponowanych zajęć integracyjnych. Preferowany obiekt ze strefą SPA Wellness. Oczekujemy, że uczestnicy spotkania będą mogli korzystać z podstawowej oferty SPA bez dodatkowych kosztów (basen, sauna). Jeśli korzystanie z podstawowej oferty SPA jest w danym obiekcie odpłatne, to prosimy uwzględnić koszty w kalkulacji (ale wyłącznie w opcji). Strona

2 STRUKTURA POKOI: pokoje typu standard. Na chwilę obecną dokładna struktura jest trudna do określenia. Konfiguracja uczestników (płeć) będzie znana w późniejszym etapie przygotowania eventu. Wstępnie proszę przyjąć 20 pokoi trzyosobowych (w przypadku braku pokoi trzyosobowych możliwość zamiany na pokoje dwuosobowe), 85 pokoi dwuosobowych oraz 30 pokoi jednoosobowych (w tym 4 o podwyższonym standardzie), przy założeniu ewentualnej korekty struktury i ilości pokoi w późniejszym etapie przygotowywania wyjazdu ŚRODKI TRANSPORTU: Większość osób dojedzie na miejsce spotkania i wróci we własnym zakresie, ale dla kilkudziesięciu pracowników będziemy potrzebowali środka transportu: jeden autokar podstawiony pod siedzibę spółki mieszczącą się w Widełce koło Rzeszowa oraz dwa autokary podstawione pod Centralę spółki mieszczącą się w Płocku. Proszę uwzględnić w ofercie zarówno dojazd na miejsce do hotelu oraz powrót do Płocka i Widełki. Dopuszczamy możliwość późniejszej weryfikacji tej usługi, liczba i konfiguracja potrzebnych autokarów może ulec zmianie. Autokary powinny być nowoczesne, w bardzo dobrym stanie technicznym z klimatyzacją. PARKING: prosimy zapewnić. UCZESTNICY: Pracownicy ORLEN Paliwa, około 260 osób. Ilość uczestników może ulec zmianie w późniejszym etapie przygotowywania eventu. WSTĘPNY HARMONOGRAM WYJAZDU: Może ulec zmianie na późniejszym etapie organizacji eventu. Dzień I: 11:00 - przyjazd i zakwaterowanie (prosimy uwzględnić wyjazd autokarów z Widełki oraz Centrali spółki, tak aby uczestnicy dotarli na miejsce spotkania przed godziną 11.00) 12: spotkanie szkoleniowe na sali konferencyjnej (Tematyka i realizacja szkolenia po stronie spółki ORLEN Paliwa. Konieczne jest tylko zapewnienie sali konferencyjnej ze standardowym wyposażeniem i odpowiednią ilością miejsc) 13:30-14:30 - lunch w formie bufetu 15:00-18:00 - zajęcia integracyjne 19:30 - drink powitalny przed wejściem na kolację 20:00 - kolacja (serwowana plus bufet) i spotkanie wieczorne. Dzień II: śniadanie i wykwaterowanie, powrót autokarami do Płocka oraz Widełki koło Rzeszowa. Strona

3 Jeśli doba hotelowa rozpoczyna się później niż od godziny 11.00, konieczne będzie zapewnienie przechowalni bagażu oraz wcześniejsza możliwość udostępniania pokoi. ELEMENTY HARMONOGRAMU WYJAZDU: CHARAKTER ZAJĘĆ INTEGRACYJNYCH Prosimy o przedstawienie aktywnej formy integracji w terenie (na świeżym powietrzu), zajęcia sprawnościowe, sportowe. Uczestnicy spotkania stanowią liczną grupę, zatem duże znaczenie będzie miał podział na zespoły i jak najbardziej efektywne wykorzystanie czasu przeznaczonego na zajęcia integracyjne (około 3h). Prosimy o zapewnienie ewentualnego transportu koniecznego do zrealizowania zajęć integracyjnych, o uwzględnienie kompleksowego zaplecza i wszystkich elementów koniecznych dla danego rodzaju zajęć (np. stanowisk z wodą dla osób biorących udział w zajęciach terenowych). Prosimy o przedstawienie szczegółowego scenariusza z dokładnym opisem harmonogramu, w jaki sposób mają przebiegać zajęcia integracyjne z uwzględnieniem sposobu podziału uczestników na grupy. Dodatkowo prosimy o dołączenie opisu aspektów integracyjnych zaproponowanych działań. Przy propozycji zajęć integracyjnych proszę przyjąć wstępną liczbę uczestników 220 osób - liczba może ulec zmianie w późniejszym etapie przygotowania spotkania; szacujemy ewentualną zmianę na "plus" lub "minus" 15 % od liczby 220 osób. Zajęcia integracyjne muszą być dopasowane do różnej grupy i różnej sprawności fizycznej. Mogą to być zajęcia o charakterze gier terenowych w ramach których pożądane będzie wykorzystanie różnorodnych umiejętności i potencjału różnych zespołów. W przypadku zabawy integracyjnej, którą można zrealizować w terenie pomimo niesprzyjającej aury, prosimy - w razie konieczności- uwzględnić w ofercie formę ochrony przed np. deszczem (dotyczy to zwłaszcza stałych stanowisk niezbędnych do realizacji zajęć). Jednocześnie prosimy o zaproponowanie zabawy alternatywnej do zajęć integracyjnych w terenie, na której realizację nie będzie miała wpływu pogoda (jako opcja w kosztorysie). CZĘŚĆ WIECZORNA: dekoracja sali bankietowej z wykorzystaniem zasobów hotelowych. Atrakcja wieczorna - spółka ORLEN Paliwa zapewni atrakcję we własnym zakresie, występ Strona

4 będzie trwał około 1 h, prosimy o uwzględnienie w harmonogramie występu artysty tuż po kolacji (prawdopodobnie będzie to wokalista z zespołem). Wszystkie szczegóły zostaną uzgodnione w późniejszym etapie przygotowania eventu. Kolacja: serwowana (zupa, drugie danie, deser) plus bufet. Prosimy o zapewnienie DJ. DODATKOWE INFORMACJE: - koordynacja organizacji spotkania integracyjnego - obecność koordynatorów wyznaczonych ze strony agencji, obecnych podczas całego spotkania - budowa sceny na część wieczorną (z uwzględnieniem wykorzystania zasobów hotelu) - koordynacja nagłośnienia i oświetlenia (podczas części wieczornej, jak również nagłośnienie podczas zajęć integracyjnych) - prowadzący spotkanie (zarówno podczas zajęć integracyjnych oraz podczas części wieczornej) - możliwość wystąpienia Prezesa Zarządu (przemówienie) na początku części integracyjnej oraz wieczornej (do uzgodnienia w późniejszym etapie przygotowania eventu) - atrakcja wieczorna - spółka ORLEN Paliwa zapewni atrakcję we własnym zakresie, występ będzie trwał około 1 h, prosimy o uwzględnienie w harmonogramie występu artysty tuż po kolacji (prawdopodobnie będzie to wokalista z zespołem), wszystkie szczegóły zostaną uzgodnione w późniejszym etapie przygotowania eventu (np. ewentualne zapewnienie garderoby dla artysty) - zajęcia integracyjne (proszę o uwzględnienie wszystkich elementów i kosztów niezbędnych do realizacji zaproponowanych zajęć) - zapewnienie odpowiedniej ilości wody gazowanej i niegazowanej w 0,5 l butelkach podczas zajęć integracyjnych w terenie - profesjonalny fotograf dokumentujący wydarzenie podczas zajęć integracyjnych oraz na początku wieczoru - propozycja przykładowego menu na kolację: menu serwowane (zupa, drugie danie, deser) + bufet Strona

5 - propozycja open baru na 7 h z możliwością przedłużenia (wino czerwone i białe, wódka, piwo) - DJ - parking - fotobudka z zapewnionymi rekwizytami, preferowane rekwizyty związane z charakterem zajęć integracyjnych (dostępna od godziny 19:30 do godziny 23:30) - oznakowanie strefy hotelowej przeznaczonej na spotkanie pracowników spółki ORLEN Paliwa (sala konferencyjna, sala bankietowa, lunch), np. logo na plazmach, potykacze, - plazmy wyświetlające logotyp spółki oraz usadzenie gości na uroczystą kolację - przy recepcji hotelowej możliwość umieszczenia agendy spotkania - zapewnienie obszaru ekspozycyjnego dla elementów wizualizacyjnych z logo ORLEN Paliwa: balon reklamowy (wys. 6 m) - ekspozycja przed hotelem, roll-upy oraz ścianki wystawiennicze - ekspozycja przy recepcji hotelowej, prosimy o zapewnienie pomocy w rozstawieniu oraz demontażu balonu i innych dużych elementów reklamowych - materiały poligraficzne: opracowanie i wydruk we własnym zakresie spółka ORLEN Paliwa - Szacowana kwota budżetu na organizację eventu wynosi ,00 zł netto. SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY 1. Oferty można składać tylko za pośrednictwem Platformy Zakupowej CONNECT, logując się do systemu na 2. Proszę o załączenie dokumentów w odpowiednich miejscach formularza na platformie zakupowej CONNECT. Błędne załączenie dokumentów, np. część handlowa w części technicznej, może skutkować wykluczeniem oferty. 3. Pytania proszę kierować przez Platformę Zakupową CONNECT Pytania/ odpowiedzi lub Zadaj pytanie zamawiającemu. Kontakt telefoniczny tylko z Kupcem. ELEMENTY OFERTY: CZĘŚĆ FORMALNA: - aktualny dokument dotyczący reprezentacji Spółki KRS lub CEIDG (z 3 ostatnich miesięcy); - podpisane oświadczenie oferenta dot. zachowania tajemnicy (dokument na CONNECT); Strona

6 - termin ważności składanej oferty 90 dni; CZĘŚĆ TECHNICZNA: - akceptacja wzoru umowy (dokument na CONNECT); - potwierdzenie wykonania usługi zgodnie z treścią zapytania ofertowego; - potwierdzenie posiadania uprawnień do wykonywania usługi zgodnie z zapytaniem ofertowym; - aktualna polisa ubezpieczeniowa OC dotycząca działalności przedsiębiorstwa oraz zakresu usługi ujętej w zapytaniu ofertowym. Oferta powinna zawierać polisę NNW na sumę ubezpieczenia min zł/ uczestnik. - przedstawienie oferty ze szczegółowym opisem wydarzenia oraz z ramowym harmonogramem wraz z key visual. Prosimy podać termin, do którego możemy bezkosztowo zmniejszyć ilość uczestników spotkania i tym samym obniżyć koszty zmienne oferty (od osoby) - wykaz podmiotów, dla których w ciągu ostatnich 3 lat zrealizowano prace w zakresie porównywalnym do niniejszego zapytania lub referencje (minimum 3); - termin realizacji r., 2 dni (1 nocleg) CZĘŚĆ HANDLOWA: - termin płatności: 30 dni od daty otrzymania faktury (bez zaliczki); - proszę o przedstawienie ceny całkowitej netto przedmiotu postępowania; - proszę o załączenie wyceny szczegółowej cena netto i brutto, która powinna uwzględniać pełen koszt organizacji spotkania szkoleniowo-integracyjnego dla 260 osób (cena netto i brutto musi zostać podana dla każdego rodzaju usługi wymienionej w kosztorysie załączonym do oferty, tj. noclegu, wyżywienia itd.): - koszty noclegu dla 260 osób (1 nocleg) zgodnie z określoną strukturą pokoi lub inną - jeśli nie ma takiej opcji w danym hotelu - koszt parkingu - koszt wynajęcia sali na konferencję wraz z wyposażeniem (rzutnik, ekran, mikrofony, flipchart) - koszt lunchu w formie bufetu Strona

7 - koszt uroczystej kolacji: menu serwowane plus bufet (z uwzględnieniem opcji wegetariańskich) - zakładamy, że śniadania wliczone będą w cenę noclegu. - koszt open baru 7 h z możliwością przedłużenia - koszt prowadzącego spotkanie (w części wieczornej i integracyjnej) - koszt DJ - koszt zaproponowanych zabaw integracyjnych ze szczegółowym opisaniem poszczególnych zajęć oraz kosztów składowych ich organizacji, uwzględniający wszystkie koszty niezbędne do realizacji zabawy - koszt fotobudki (4h) - koszty transportu uczestników spotkania "z" i "do" Płocka oraz "z" i "do" Widełki zgodnie ze wskazanym opisem, autokary muszą być nowoczesne, w bardzo dobrym stanie technicznym, z klimatyzacją. Prosimy o dokładną charakterystykę zaproponowanych autokarów. - całkowity koszt netto i brutto obsługi organizacji spotkania szkoleniowo-integracyjnego przez koordynatorów uwzględniający koszty ich noclegu, wyżywienia, itd. - jeśli korzystanie z podstawowej oferty SPA (basen, sauna) jest w danym obiekcie odpłatne, to prosimy uwzględnić koszty w kalkulacji (wyłącznie w opcji, prosimy o wymienienie atrakcji) W ofercie prosimy wyraźnie zaznaczyć koszty stałe oferty, niezależne od ilości uczestników oraz koszty zmienne od osoby. Podstawę do rozliczenia usługi będzie stanowić faktura VAT, wystawiona w walucie PLN, po realizacji wszystkich elementów wymienionych w kosztorysie z oferty. Faktura będzie wystawiona dopiero po ostatecznej akceptacji kosztorysu powykonawczego. Szacowana kwota budżetu na organizację eventu wynosi ,00 zł netto Termin składania ofert: r. godz. 11:00 UWAGA! Oferty można składać jedynie za pośrednictwem Platformy Zakupowej CONNECT, logując się do systemu na Strona

8 Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przysługuje mu prawo roszczenia o zwrot tych kosztów. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej oferty/odpowiedzi na zapytanie. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia procesu wyboru Dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu podmiotowi do którego skierowano zapytanie nie przysługują żadne roszczenia wobec ORLEN Paliwa Sp. z o.o. Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art. 66 i n. k.c. Z poważaniem, Natalia Bartosiewicz-Burdanowska Strona