Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji (IOM) biuro w Warszawie,

Transkrypt

1 Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji (IOM) biuro w Warszawie, zaprasza do składania ofert na USŁUGĘ HOTELOWĄ NOCLEG DLA UCZESTNIKÓW TRZYDNIOWEGO SZKOLENIA ORAZ WYNAJĘCIE SALI KONFERENCYJNEJ DLA POTRZEB SZKOLENIA organizowanego w terminie 5-7 października 2016, w ośrodku konferencyjnym/hotelu zlokalizowanym na terenie powiatów krośnieoskiego, sanockiego lub bieszczadzkiego, ramach projektu Współpraca i kompetencja kluczem do skutecznej walki z handlem ludźmi", współfinansowanego ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego WSTEPNY HARMONOGRAM SZKOLENIA: Pierwszy dzieo (5 października): Przyjazd i zakwaterowanie uczestników (ok. 50 osób), Drugi dzieo (6 października): W godzinach ok. 8:30 17:00 sala konferencyjna na ok. 50 osób przystosowana do przeprowadzenia sesji plenarnych. Trzeci dzieo (7 października): W godzinach ok. 8:30 13:00 sala konferencyjna na ok. 50 osób przystosowana do przeprowadzenia sesji plenarnych. OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO 1. WYNAJEM SALI KONFERENCYJNEJ NA DWA DNI, ZGODNIE Z PONIŻSZYMI WYTYCZNYMI: Sala musi byd wyposażona w niezbędny system nagłośnieniowy i prezentacyjny (2 mikrofony bezprzewodowe, głośniki, ekran, rzutnik multimedialny, laptop itp.) oraz mied możliwośd ustawienia sceny ze stołem prezydialnym dla ok. 5 osób.

2 Sala powinna byd klimatyzowana (preferowany dostęp do światła dziennego), przygotowana w ustawieniu konferencyjnym (w podkowę), bezpłatny bezprzewodowy dostęp do Internetu, z wodą mineralną dla uczestników. Standard oferowanych produktów i usług nie powinien byd niższy niż wyspecyfikowany poniżej: długopisy i notes dla uczestników; bezpłatny, bezprzewodowy dostęp do Internetu dla uczestników przez cały czas trwania szkolenia; opieka specjalnie dedykowanej przez oferenta osoby w trakcie przygotowao oraz w trakcie trwania; obsługa techniczna oraz kelnerska przez cały czas trwania szkolenia woda mineralna (gazowana i niegazowana), dostępna w sali przez cały czas. 2. RECEPCJA do rejestracji uczestników warsztatów, przed salą konferencyjną 3. PRZERWY KAWOWE Kawa, herbata i napoje powinny byd dostępne przez cały czas trwania szkolenia. Przerwy kawowe powinny zawierad świeżo parzoną kawę i herbatę, wodę, soki oraz wybór przekąsek na słodko (w tym owoce) i słono. Przy sporządzaniu oferty prosimy o wyszczególnienie, jakie napoje i jaki poczęstunek jest oferowany. Prosimy też o informację o składzie serwowanych przekąsek oraz o zawartych w nich alergenach: 6 października: W godzinach od 8:30 do 16:00 ciągła przerwa kawowa dla ok. 50 osób. 7 października: W godzinach od 8:30 do 13:00 ciągła przerwa kawowa dla ok. 50 osób. 4. PRZERWY LUNCHOWE Przerwa obiadowa w formie bufetu o urozmaiconym menu, uwzględniającym potrawy wegetariaoskie z wyborem dao na zimno, sałatek, zup, dao gorących, deserów, owoców oraz z napojami. Prosimy o przedstawienie przykładowego menu oraz o informację na temat składu serwowanych potraw i o zawartych w nich alergenach. 6 października: ok. 13:00 lunch dla ok. 50 osób 7 października: ok. 13:00 lunch dla ok. 50 osób.

3 5. ZAKWATEROWANIE Standard oferowanych produktów i usług nie powinien byd niższy niż zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych z klimatyzacją lub otwieranym oknem, bezpłatnym dostępem do Internetu, TV LCD, łazienką z prysznicem i suszarką, telefonem. pierwszy dzieo (5.10): Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 50 osób. Przyjazd i rejestracja gości w godzinach popołudniowych. drugi dzieo warsztatów (6.10) Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 50 osób 6. PARKING. Obiekt powinien posiadad bezpłatny, monitorowany lub strzeżony parking dla uczestników szkolenia. 7. KOLACJA - Pierwszy dzieo szkolenia (5.10): kolacja, w formie bufetu, serwowana w godz. ok. 19:00-21:00 dla ok. 50 osób; posiłek powinien składad się urozmaiconego menu, uwzględniającym potrawy wegetariaoskie, z wyborem dao na zimno, sałatek, deserów, owoców oraz napojów. Prosimy o przesłanie propozycji menu oraz informacji o składzie serwowanych posiłków i o zawartych w nich alergenach. - Drugi dzieo szkolenia (6.10): Uroczysta kolacja, w formie bufetu, serwowana w godz. ok. 19:30-22:30 dla ok. 50 osób; posiłek powinien składad się urozmaiconego menu, uwzględniającym potrawy wegetariaoskie, z wyborem dao na zimno, sałatek, zup, dao gorących, deserów, owoców oraz napojów. Prosimy o przesłanie propozycji menu oraz informacji o składzie serwowanych posiłków i o zawartych w nich alergenach. Uwagi ogólne dotyczące warunków i trybu składania ofert: a) Oferent zobowiązany jest podad cenę netto realizacji poszczególnych usług w złotych polskich (PLN). Cena za nocleg powinna uwzględniad możliwośd anulowania rezerwacji do dnia przyjazdu gości b) Oferent zobowiązany jest wskazad wszelkie dodatkowe koszty, które mogą powstad w trakcie realizacji zadania. c) Oferent proszony jest o potwierdzenie dostępności sali konferencyjnej i zakwaterowania w w/w terminie. d) Oferent zobowiązany jest podad w ofercie informację dotyczącą warunków dokonania rezerwacji i sposobie płatności e) Z Oferentem zostanie podpisana umowa w języku angielskim, na szablonie umowy zaproponowanym przez IOM. Płatnośd zostanie dokonana na podstawie faktury wystawionej przez Oferenta po zrealizowaniu zlecenia. Nie istnieje możliwośd dokonania przedpłaty/zaliczki.

4 Kryteria wyboru oferty: a) cena vs. jakośd proponowanych usług, b) możliwośd bezkosztowej rezygnacji z całości rezerwacji lub jej części, c) oferta zgodna w wymaganiami, przedstawionymi w zapytaniu. Międzynarodowa Organizacja do spraw Migracji (IOM) zaprasza wszystkie zainteresowane firmy, które są władne do złożenia oferty w zakresie i na warunkach w nim określonych z następującymi zastrzeżeniami: a) IOM skontaktuje się tylko z wybranymi podmiotami zgłaszającymi swoje oferty. b) IOM zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert według własnego uznania. c) Złożenie oferty przez Oferenta nie może byd podstawą do jakichkolwiek roszczeo w stosunku do IOM. d) IOM zastrzega sobie bez konieczności podawania przyczyn prawo odstąpienia od rozpatrywania otrzymanej oferty zarówno w odniesieniu do całości, jak i jej poszczególnych elementów. e) IOM zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji handlowych w celu wyboru najkorzystniejszej oferty. f) IOM zastrzega sobie prawo zarówno do zwiększenia, jak i do zmniejszenia zakresu lub/i wartości zamawianych usług. Wszystkie szczegółowe kwestie merytoryczne, techniczne i organizacyjne zostaną uzgodnione między IOM a Wykonawcą i będą na bieżąco konsultowane między Stronami w celu zapewnienia najwyższej jakości świadczonej usługi. Zapraszamy do współpracy i zachęcamy do składania ofert. Zainteresowane podmioty mogą zgłaszad swoje oferty do dnia 2 września 2016 r. (piątek) do godziny 12:00 na adres iomwarsaw@iom.int

5