STAROSTWO POWIATOWE W SŁUPSKU PROTOKÓŁ z kontroli prawidłowości prowadzenia akt osobowych oraz prowadzenia gospodarki kadrowej w 2011 r. Nazwa jednostki kontrolowanej Zespół Szkół Agrotechnicznych w Słupsku ul. Szczecińska 76-200 Słupsk Kierownik jednostki Marianna Matias Osoba przeprowadzająca kontrolę Kontrolę przeprowadziła Magdalena Osman, inspektor w Wydziale Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Słupsku, działając na podstawie upoważnienia nr OR.III.077.1.5.2012 Starosty Słupskiego z dnia 01.02.2012 r., w dniach 08.02 13.02.2012 r. Przedmiot i zakres kontroli Kontrola miała na celu sprawdzenie sposobu prowadzenia gospodarki kadrowej w Zespole Szkół Agrotechnicznych w Ustce, w zakresie prawidłowości prowadzenia teczek aktowych pracowników Zespołu oraz przeprowadzonej reorganizacji w administracji i obsłudze. Wyniki poprzedniej kontroli Poprzednia kontrola przeprowadzona została w jednostce w dniach 11.02 18.02.2011 r. i dotyczyła kontroli dochodów i wydatków z uwzględnieniem przestrzegania procedur kontroli finansowej oraz stopnia i sposobu wdrożenia kontroli zarządczej. Na zalecenia pokontrolne nr OR.IX.1711.1.3.2011 z dn. 05.05.2011 r. Dyrektor jednostki udzieliła odpowiedzi pismem nr ZSA.AD.0911-4/2011 z dn. 03.06.20111 r., informując o ich zrealizowaniu. Ustalenia ogólne dotyczące badanego podmiotu
Zespół Szkół Agrotechnicznych im. Władysława Reymonta w Słupsku (zwany dalej ZSA ) jest szkołą publiczną, w rozumieniu art. 7 Ustawy z dn. 07.09.1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004, Nr 256, poz. 2572 ze zm.), dla której organem prowadzącym jest Rada Powiatu Słupskiego. Organem sprawującym nadzór pedagogiczny jest Kuratorium Oświaty w Gdańsku. Siedziba ZSA usytuowana jest w Słupsku przy ul. Szczecińskiej 36. Jednostka realizuje zadania statutowe w następujących typach szkół: 1. Zasadnicza Szkoła Zawodowa Nr 6 3 oddziały, 2. Technikum nr 6 28 oddziałów. Dyrektorem ZSA jest Pani Marianna Matias, pełniąca swoje obowiązki od dnia 01.09.2001 r., której powierzono powyższe stanowisko Uchwałą Nr 1623/2001 z dn. 09.07.2001 r. Zarządu Powiatu, a następnie przedłużono do dn. 31.08.2011 r., Uchwałą Zarządu Powiatu Nr 376/2006 z dn. 21.08.2006 r., na co zgodę wyraził Pomorski Kurator Oświaty pismem nr KO- XIV.ES-1150-15/06 z dnia 13.04.2006 r. Uchwałą Zarządu Powiatu Nr 6/2006 z dn. 18.12.2006 r. udzielono pani Mariannie Matias pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych związanych z kierowaniem bieżącą działalnością ZSA. Pełnomocnictwa udzielono na czas nieokreślony. Uchwałą nr 196/2008 Zarządu Powiatu Słupskiego z dn. 31.07.2008 r. Dyrektor ZSA otrzymała pełnomocnictwo do przygotowania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W dn. 09.06.2011 r. Zarząd Powiatu Słupskiego podjął Uchwałę Nr 72/2011 w sprawie przedłużenia powierzenia stanowiska Dyrektora Zespołu Szkół Agrotechnicznych w Słupsku Pani Mariannie Matias do 31.08.2013 r. Prowadzenie gospodarki kadrowej w placówce oświatowej odbywa się przede wszystkim w oparciu o niżej wymienione akty prawne: Ustawa z dn. 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1458 ze zm.), Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 18.03.2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009 Nr 50, poz. 398 ze zm.), Ustawa z dn. 26.01.1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), Ustawa z dn. 7.09.1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), Ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 Nr 21, poz. 94 ze zm.), Rozporządzenie MPiPS z dn. 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu 2
prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 Nr 62, poz. 286 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, Regulamin Organizacyjny przyjęty Zarządzeniem Dyrektora ZSA Nr 3/2011 z dn. 01.02.2011 r., Regulamin Pracy Regulamin dokonywania oceny pracowników samorządowych przyjęty Zarządzeniem Nr 11/2011 Dyrektora ZSA z dn. 19.09.2011 r., i inne. Na dzień rozpoczęcia kontroli w Zespole Szkół Agrotechnicznych w Słupsku zatrudnionych było 68 nauczycieli w przeliczeniu na pełne etaty 62,17. W administracji i obsłudze pracowało 12 osób w tym 10 na pełnym etacie, 1 osoba 1/2 etatu i również 1 osoba 1/3 etatu. Lista nauczycieli zatrudnionych w ZSA, z podziałem na nauczycieli kontraktowych, mianowanych i dyplomowanych stanowi załącznik nr 1 do protokołu. Lista pracowników administracji i obsługi zatrudnionych w ZSA na dzień 08.02.2012 r. stanowi załącznik nr 2 do protokołu. Zadania z zakresu prowadzenia kadr w jednostce należały do obowiązków: Pani [ ]* do dn. 30.06.2011 r., Pani [ ]* od dn. 01.07.2011 r. W trakcie kontroli stosownych informacji i wyjaśnień udzielały: Pani Iwona Wojtkiewicz Wicedyrektor, oraz Pani [ ]* Starszy referent. Restrukturyzacja zatrudnienia w administracji i obsłudze W okresie objętym kontrolą wypowiedzenie umów o pracę, w związku z koniecznością ograniczenia liczby zatrudnionych osób, otrzymało 3 pracowników. Zmniejszenie etatu o połowę nastąpiło w przypadku 1 osoby. Dwie osoby wyraziły zgodę na zwiększenie zakresu obowiązków. Kontroli poddano sposób przeprowadzenia zmian w administracji i obsłudze na przykładzie niżej wymienionych pracowników. Wykaz osób objętych procesem restrukturyzacji w roku 2011 r. stanowi załącznik nr 3 do protokołu. Pan [ ]* [ ]* W jednostce zatrudniony od 01.05.2001 r. na pełen etat, a od 01.07.2011 r. na ½ etatu. W aktach osobowych pracownika znajduje się pismo nr ZSA.AD.1111-5/2011 z dn. 30.03.2011 r. informujące o zmianie warunków pracy i płacy (zatrudnienie w wymiarze ½ etatu, wynagrodzenie proporcjonalnie, pozostałe warunki umowy pozostają bez zmian). Pouczono pracownika o terminie 3
wniesienia oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków. Sposób postepowania jest zgodny z art. 42 2 i 3 Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), dalej KP. Pracownik własnoręcznym podpisem potwierdził fakt zapoznania się z warunkami zaprezentowanymi w piśmie, jednak brak daty odbioru nie pozwala na ustalenie terminu wręczenia wypowiedzenia. Wypowiedzenie warunków umowy o pracę stanowi załącznik nr 4 do protokołu. Pani [ ]* [ ]* W aktach pracownika znajduje się pismo nr ZSA.AD.1111-7/2011 z dn. 30.03.2011 r. wypowiadające dotychczasowe warunki umowy o pracę, tym samym zaproponowany został nowy zakres czynności od dn. 01.07.2011 r. oraz nowe wynagrodzenie zasadnicze. Pouczono pracownika o terminie wniesienia oświadczenia o odmowie przyjęcia warunków przez pracownika. P. [ ]* podpisem opatrzonym datą potwierdziła fakt zapoznania się z wypowiedzeniem i jego warunkami. Wypowiedzenie warunków umowy o pracę oraz nowy zakres czynności zostały załączone do protokołu pod pozycją nr 5. Pani [ ]* [ ]* Pismem nr ZSA.Ad.1111-3/2011 z dn. 24.03.2011 r. Dyrektor jednostki wypowiedziała umowę o pracę z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia. P. [ ]* potwierdziła otrzymanie wypowiedzenia. Pracownicy została wypłacona nagroda jubileuszowa za 35 lat pracy, odprawa emerytalna w wysokości sześciomiesięcznego wynagrodzenia oraz odprawa w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia w związku z rozwiązaniem umowy na podstawie przepisów ustawy z dn. 13.03.2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. z 2003 r. nr 90 poz. 844 ze zm.). Świadectwo pracy zostało wystawione i odebrane przez P. [ ]* w dn. 30.06.2011 r. Dokumentacja związana z rozwiązaniem stosunku pracy stanowi załącznik nr 6 do protokołu. Pani [ ]* [ ]* Wypowiedzenie umowy o pracę nastąpiło pismem nr ZSA.Ad.1111-4/2011 z dn. 24.03.2011 r. z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia. P. [ ]* potwierdziła otrzymanie wypowiedzenia. Pracownicy została wypłacona odprawa emerytalna w wysokości sześciomiesięcznego wynagrodzenia oraz odprawa naliczona w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia, w związku z rozwiązaniem umowy na podstawie przepisów ustawy z dn. 13.03.2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy 4
z przyczyn niedotyczących pracowników. Świadectwo pracy zostało wystawione i odebrane przez P. [ ]* w dn. 30.06.2011 r. Kontrola akt osobowych Akta osobowe wszystkich pracowników aktualnie zatrudnionych w ZSA przechowywane są w szafie aktowej metalowej, w budynku tzw. starej szkoły. Dostęp do akt posiada Starszy referent, do którego zakresu czynności należy prowadzenie spraw kadrowych. Na 70 zatrudnionych w Zespole pracowników, do kontroli wytypowano łącznie 15 teczek osobowych, co stanowi 21% wszystkich zgromadzonych akt. Analizie kontrolnej zostały poddane teczki niżej wymienionych pracowników: Pan [ ]* ostatnia okresowa ocena pracownika samorządowego z dn. 10.06.2010 r., aktualne zaświadczenie lekarskie o braku przeciwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy z dn. 21.12.2010 r. ważne do 21.12.2012 r., kopia zapytania o karalność, wystosowanego do Centralnego Rejestru Skazanych przez poprzedniego pracodawcę P. [ ]* Jednostkę Wojskową ze Słupska, kopia dokumentu sporządzona została w sierpniu 2000 r., czyli blisko 9 miesięcy przed zatrudnieniem w Zespole Szkół Rolniczych w Słupsku. Stanowisko [ ]*, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dn. 18.03.2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398 ) jest stanowiskiem kierowniczym urzędniczym, dlatego do teczki aktowej pracownika należało dołączyć zapytanie o karalność. P. [ ]* jest zatrudniony w jednostce od 2001 r., natomiast wymóg uzupełnienia informacji o osobach zatrudnionych wynikał z ustawy z dn. 25.08.2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (przyp. ustawy z 1990 r.), w dn. 10.01.2007 r. minął termin wystąpienia przez pracodawcę z zapytaniem do KRK w sprawie potwierdzenia niekaralności, zaświadczenie z dn. 10.03.2009 r. o ukończeniu okresowego szkolenia z zakresu BHP, upoważnienie Kierownika jednostki w sprawie powierzenia z dn. 01.01.2011 r. obowiązków w zakresie gospodarki finansowej ZSA (art. 53 ust. 2 uofp), które należy uznać za wadliwe. W podstawie prawnej upoważnienia zastosowano art. 17 ustawy z dn. 17.12.2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 Nr 14, poz. 114 ze zm.), dalej: udfp, natomiast w jego treści użyto sformułowań ogólnych: powierzam ( ) obowiązki w zakresie gospodarki finansowej ZSA w Słupsku, 5
a w szczególności dotyczące, a także oraz innych spraw związanych z zakresem Pana działania. Art. 17 udfp stanowi katalog czynności związanych z nieprawidłowym stosowaniem przepisów ustawy z dn. 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 Nr 113, poz. 759 ze zm.) dalej pzp. Natomiast zgodnie z art. 18 pzp za przygotowanie i przeprowadzenie postepowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającej tj. osoba uprawniona do zarządzania zamawiającym. Jednakże za przygotowanie i przeprowadzenie postepowania o udzielenie zamówienia mogą odpowiadać także inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postepowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postepowania. Aby wyczerpać regulację zawartą w art. 18 pzp powierzenie czynności w postępowaniu oraz jego przygotowaniu winno nastąpić w formie pisemnej. Dopiero taki sposób powierzenia ww. czynności warunkuje odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych 1. Natomiast w związku z udzielonym upoważnieniem w sprawie powierzenia obowiązków w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej dla skuteczności powierzenia obowiązków, a co za tym idzie - możliwości późniejszego egzekwowania odpowiedzialności za ich właściwe wykonywanie, konieczne jest wyraźne wskazanie powierzonych pracownikowi obowiązków. Powierzenie nie może nastąpić w sposób dorozumiany ( ). Wymaga precyzyjnego i niepozostawiającego wątpliwości wyliczenia powierzanych obowiązków 2. Ponadto na upoważnieniu stwierdzono brak daty przyjęcia do stosowania udzielonego Głównemu księgowemu upoważnienia. Nie stanowi powierzenia obowiązków dokument, w którym ( ) złożony podpis jest jedynie potwierdzeniem odbioru ustalonego zakresu czynności (pisma) bez zaznaczenia daty, kiedy to uczynił (orzeczenie GKO z dn. 21.05.2009 r., BDF1/4900/14/14/RN-2/09/534, Biul. NDFP 2009, nr 3, poz. 9. 3 Reasumując taki dokument winien konkretnie określać obowiązki danego pracownika oraz posiadać oświadczenie osoby przyjmującej obowiązki o ich przyjęciu, wraz z datą, od kiedy osoba ta przekazane jej obowiązki przyjęła. Kopia upoważnienia stanowi załącznik nr 7 do protokołu. Pani [ ]* zaakceptowany przez P. [ ]* zakres czynności dla nowego stanowiska pracy, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem organizacyjnym jednostki, 1 Por. Komentarz do art.53 ustawy o finansach publicznych, Ludmiła Lipiec-Warzecha, ABC 2011 2 Ibidem 3 ibidem 6
zaświadczenie lekarskie o braku przeciwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy, ważne do 14.12.2013 r., zapytanie o udzielenie informacji o osobie do KRK z informacją nie figuruje z dn. 19.04.2011 r., okresowa ocena pracownika zatrudnionego na stanowisku urzędniczym z dn. 7.12.2011 r., zaświadczenie z dn. 10.03.2009 r. o ukończeniu szkolenia okresowego z zakresu BHP, korespondencja z reprezentującą pracownika organizacją związkową Zarządem ZNP w Słupsku, dokumentacja związana z powierzeniem P. [ ]* funkcji [ ]*, pod pozycją nr 207 wykazu akt w części B została wpięta informacja o usunięciu z akt osobowych dokumentów nr 143 i 144 w związku z art. 113 KP, co jest niezgodne z wskazanym przepisem Kodeksu. Jak wynika z treści art. 113 par. 1 KP karę porządkową nałożoną przez pracodawcę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Zapis ten oznacza, że pracodawca ma bezwzględny obowiązek usunąć wszelkie informacje dotyczące nałożenia kary porządkowej z akt pracownika. Powoływanie się w informacji na art. 113 KP jako przyczynę usunięcia dokumentu, stanowi konkretne wskazanie i w dalszym ciągu dowód nałożenia w przeszłości kary na pracownika, mimo, iż spełnił on warunki do uznania jej za niebyłą. W związku z pełnieniem przez P. [ ]* funkcji [ ]*, stosownie do zapisów art. 15 ust. 3 ustawy z dn. 24.06.1983 r. o społecznej inspekcji pracy (Dz. U. Nr 35, poz. 163 ze zm.) został jej przyznany dodatek służbowy w wysokości 50 zł. Wskazane jest uzupełnienie katalogu możliwych do przyznania dodatków dla pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w ZSA, ujętych w Regulaminie wynagradzania, o dodatek wynikający z ww. ustawy. Pani [ ]* zatrudniona na stanowisku [ ]* w części B umieszone zostało podanie o zatrudnienie w ZSA (zamiast w części A), zakres obowiązków przyjęty 27.11.2007 r., ważne zaświadczenie lekarskie o braku przeciwskazań do pracy na stanowisku [ ]* z dn. 24.03.2010 r. ważne do 24.03.2012 r., zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego w zakresie BHP z dn. 11.03.2009 r. ważne do 11.03.2012 r., 7
w aktach brak pisemnego potwierdzenia o zapoznaniu się z treścią dokumentów, o których mowa w 3. Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w tym z regulaminem pracy. Pani [ ]* zatrudniona na stanowisku [ ]* w aktach znajduje się oświadczenie z dn. 12.10.2005 r. o zapoznaniu się z treścią regulaminu pracy obowiązującego w jednostce, orzeczenie lekarskie z dn. 20.09.2011 r. nr ZOON-402-41276/11, ważne do 30.09.2013 r. (stopień niepełnosprawności lekki), zaświadczenie lekarskie o braku przeciwskazań zdrowotnych do pracy na stanowisku [ ]*, ważne do 17.03.2013 r., zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego z zakresu BHP dla pracowników na stanowiskach[ ]*z 10.03.2009 r. ważne do 10.03.2012 r. [ ]* nauczyciel [ ]* w aktach znajduje się, wystawione przez [ ]*, skierowanie z dn. 23.08.2010 r. do pracy w ZSA w charakterze nauczyciela [ ]*, zaświadczenie lekarskie o braku przeciwskazań do pracy na stanowisku nauczyciela, ważne do 31.08.2014 r. zaświadczenie o uzyskaniu stopnia awansu nauczyciela kontraktowego, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy. Pani [ ]* nauczyciel [ ]* do akt osobowych zostało załączone nieaktualne zaświadczenie lekarskie, które utraciło swoją ważność w dn. 13.12.2011 r. Treść 4 art. 229 KP zabrania dopuszczenia do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Pracodawca dopuszczający pracownika do pracy bez aktualnych badań narusza przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy, tym samym na podstawie art. 283 1 KP, podlega karze grzywny w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł. Zgodnie z Wyrokiem Sądu Najwyższego z dn. 2.03.2011 r. II PK 188/10 Profilaktyczna ochrona zdrowia, na którą składają się między innymi obowiązki poddania się badaniom lekarskim służy, co prawda przeciwdziałaniu ryzyku zawodowemu, który to obowiązek w zasadzie obciąża pracodawcę. W głównej części celem stosowania profilaktyki jest przeciwdziałanie wypadkom przy pracy, chorobom zawodowym oraz innym schorzeniom 8
związanym z pracą. ( ) Ze zrozumiałych względów to pracodawca w pierwszej kolejności pozostaje zatem odpowiedzialny za skierowanie pracownika na badania lekarskie, a także za dopuszczenie pracownika do pracy bez przeprowadzenia takich badań (art. 229 4 k.p.). Z drugiej strony ( ) udział w tych badaniach stanowi podstawowy obowiązek pracownika, o ile pracodawca wystawi mu odpowiednie skierowanie. Nie znajduje uzasadnienia powstrzymanie się od tego obowiązku, chyba, że następuje to bez winy pracownika. Uchylanie się od poddania badaniom lekarskim przez pracownika należy traktować jako naruszenie jednego z podstawowych obowiązków pracowniczych obowiązku przestrzegania przepisów i zasad bhp, w tym obowiązku poddawania się okresowym badaniom lekarskim (art. 211 pkt 5 KP). Zgodnie z obowiązującym orzecznictwem (Wyrok SN z dn. 2.03.2011 r. II PK 188/10) Niepoddanie się takim badaniom, które zostały zlecone przez pracodawcę może skutkować natychmiastowym rozwiązaniem stosunku pracy w każdym czasie. Wyjaśnienia Pani [ ]* do sprawy stanowią załącznik nr 8 do protokołu, aktualne świadectwo ukończenia szkolenia w dziedzinie BHP. Pan [ ]* nauczyciel [ ]* w aktach osobowych znajduje się zapytanie o udzielanie informacji o osobie do KRK z dn. 03.08.2007 r. z adnotacją nie figuruje uzyskane dwa lata przed zatrudnieniem nauczyciela w jednostce, oświadczenie o braku zamiaru korzystania z uprawnień wynikających ze sprawowania opieki nad dzieckiem do lat 14 z 18.08.2009 r. (188 KP), w aktach brak pisemnego potwierdzenia o zapoznaniu się z treścią dokumentów, o których mowa w 3. Rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej. Pani [ ]* nauczyciel [ ]* do akt załączono oświadczenie o zapoznaniu się z treścią dokumentów, o których mowa w 3. Rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, aktualne zaświadczenie o ukończeniu okresowego szkolenia BHP z marca 2009 r., zaświadczenie lekarskie o braku przeciwskazań zdrowotnych do pracy na stanowisku nauczyciela z dn. 09.03.2011 r. ważne do 09.03.2015 r., w aktach osobowych nauczyciela znajduje się sporządzona w dn. 05.09.2007 r. kopia zaświadczenia z PUP w Słupsku o odbyciu stażu. Stosownie do art. 79 ust. 1 ustawy z dn. 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy okresy pobierania stypendium wlicza się do okresu pracy wymaganego do nabycia lub zachowania 9
uprawnień pracowniczych oraz okresów składkowych w rozumieniu przepisów o emeryturach i rentach z FUS. Jednakże zgodnie z art. 54 wymienionej ustawy podmiotem zobowiązanym do ustalenia i opłacania składek jest starosta. Załączone do akt zaświadczenie w celu ustalenia określonych uprawnień dla pracownika, nie ujmuje w swej treści okresu i wysokości wypłaconego w trakcie stażu stypendium, ponadto nie jest podpisane przez osobę upoważnioną w imieniu Starosty Słupskiego. Kopia zaświadczenia stanowi załącznik nr 9 do protokołu, od 11.01.2012 r. pracownica przebywa na urlopie macierzyńskim. Pani [ ]* nauczyciel [ ]* wniosek o rozpoczęcie stażu na stopień awansu zawodowego nauczyciela mianowanego z dn. 01.09.2006 został wpięty pomiędzy dokumenty z 2008 i 2009 roku, aktualne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie BHP z dn. 10.03.2009 r., z nauczycielem w dn. 29.08.2005 r. została zawarta umowa o pracę na czas nieokreślony, jednak w toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż jednostka po zawarciu umowy na czas nieokreślony łącznie podpisała 9 aneksów do umowy o zatrudnienie zawartej w dn. 01.09.2003 r. (na czas określony) aneks z 31.01.2006 r., aneks z dn. 01.09.2006 r., aneks z dn. 18.04.2007 r., aneks z dn. 03.09.2007 r., aneks z dn. 06.06.2003 r., z dn. 01.09.2008 r., z dn. 20.04.2009 r. oraz 01.09.2009 r., ponadto aneksem z dn. 09.11.2010 do umowy o zatrudnienie, w pkt drugim przedłużony został termin obowiązywania umowy o pracę do 31.08.2011 r. Kopia dokumentacji umowa o pracę z dn. 29.08.2005 r., aneks do umowy z dn. 01.09.2009 r. oraz aneks do umowy z dn. 09.11.2010 r. stanowią załącznik nr 10 do protokołu. Pani [ ]* nauczyciel [ ]* do teczki osobowej załączono zaświadczenie o ukończeniu szkolenia z zakresu BHP oraz zaświadczenie lekarskie o braku przeciwskazań do pracy na stanowisku n-la, zostało ono wystawione w dn. 12.01.2012 r. (ważne do 12.01.2016 r.) natomiast poprzednie zaświadczenie utraciło swoją ważność w dn. 21.10.2011 r., pracownik 2,5 miesiąca wykonywał pracę bez ważnych badań lekarskich, kopia zaświadczenia z dn. 21.10.2009 r. oraz 12.01.2012 r. stanowi załącznik nr 11 do protokołu, do akt załączono oświadczenie o zapoznaniu się z treścią dokumentów, o których mowa w 3. Rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej. 10
Pani [ ]* nauczyciel [ ]* do akt załączono oświadczenie o zapoznaniu się z treścią dokumentów, o których mowa w 3. Rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, w aktach osobowych znajduje się zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego w dziedzinie BHP z dn. 10.03.2009 r., zaświadczenie lekarskie o braku przeciwskazań do pracy na stanowisku nauczyciela z dn. 16.11.2009 r. ważne do 16.11.2012 r. Pani [ ]* nauczyciel [ ]* do akt załączono oświadczenie o zapoznaniu się z treścią dokumentów, o których mowa w 3. Rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, zaświadczenie lekarskie o braku przeciwskazań do pracy na stanowisku nauczyciela oraz zaświadczenie o ukończeniu szkolenia z zakresu BHP, świadectwo pracy z dn. 31.08.2004 r. wystawione przez Zespół Szkół w Redzikowie oraz zaświadczenie z PUP zostało wpięte w części B. [ ]* nauczyciel [ ]* do akt zostało załączone oświadczenie o zapoznaniu się z treścią dokumentów, o których mowa w 3. Rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, zaświadczenie lekarskie o braku przeciwskazań do pracy na stanowisku nauczyciela ważne do 09.12.2013 r. zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w dziedzinie BHP z dn. 10.03.2009 r. Pani [ ]* nauczyciel [ ]* zaświadczenie lekarskie o braku przeciwskazań do pracy na stanowisku nauczyciela z dn. 5.01.2012 r. ważne do 5.01.2013 r., zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego BHP z dn. 10.03.2009 r. Pan [ ]* nauczyciel [ ]* do akt zostało załączone oświadczenie o zapoznaniu się z treścią dokumentów, o których mowa w 3. Rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, zaświadczenie lekarskie o braku przeciwskazań do pracy w charakterze nauczyciela z dn. 19.12.2008 r. ważne do 19.12.2012 r. 11
zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w dziedzinie BHP z dn. 10.03.2009 r. Wnioski: wszyscy pracownicy Zespołu Szkół Agrotechnicznych w Słupsku mają zaprowadzone akta osobowe, podzielone na części A, B i C, ułożone chronologicznie (poza pojedynczymi przypadkami) i ponumerowane, pracownicy administracji i obsługi mają prowadzone karty ewidencji czasu pracy, zgodnie z 8 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, jednostka przechowuje w aktach osobowych odpisy lub kopie złożonych przez pracowników dokumentów, zawierane przez jednostkę umowy o pracę z nauczycielami nie wskazują konkretnego typu szkoły w zespole jako miejsca pracy nauczyciela (art. 14 ust. 2 KN), w aktach pracowników pedagogicznych i niepedagogicznych znajdują się oświadczenia o zapoznaniu się z wewnętrzną polityką antymobbingową i obowiązku jej przestrzegania, nauczyciele mianowani i dyplomowani nie posiadają w aktach osobowych informacji z Krajowego Rejestru Karnego obowiązek wynika z art.10 ust. 8a KN, niezachowanie terminu ustawowego w sprawie wystąpienia przez pracodawcę do KRK z zapytaniem o niekaralność pracowników samorządowych zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych, teczki osobowe pracowników nie zawierają stosownych upoważnień Dyrektora do przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 37 ustawy z dn. 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.), nie wszyscy pracownicy potwierdzili fakt zapoznania się z treścią dokumentów, o których mowa w 3. Rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, stwierdzono przypadki dopuszczenia do pracy pracownika bez ważnych badań lekarskich z zakresu medycyny pracy, nieprawidłowe usunięcie z akt osobowych informacji o nałożeniu kary na pracownika, stwierdzono nieprawidłowości związane z wydanym upoważnieniem dla [ ]*, stwierdzono uchybienia w zakresie konstruowania aneksów do umów o pracę. Na tym kontrolę zakończono. 12
Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Poinformowano Dyrektora jednostki o prawie do odmowy podpisania protokołu wraz ze złożeniem na tę okoliczność pisemnego wyjaśnienia i żądania ponownego przebadania tematu. Poinformowano także o prawie do zgłoszenia pisemnych wyjaśnień do treści protokołu w terminie 7 dni od daty jego podpisania. Protokół został sporządzony w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Wykaz załączników: 1. Lista nauczycieli zatrudnionych w ZSA na dzień 08.02.2012 r. 2. Lista pracowników administracji i obsługi zatrudnionych w ZSA na dzień 08.02.2012 r. 3. Wykaz osób objętych procesem restrukturyzacji w roku 2011 r. 4. Wypowiedzenie warunków umowy o pracę Panu [ ]*. 5. Wypowiedzenie warunków umowy o pracę oraz nowy zakres czynności Pani [ ]*. 6. Dokumentacja związana z rozwiązaniem stosunku pracy z Panią [ ]*. 7. Kopia upoważnienia z dn. 01.01.2011 r. 8. Wyjaśnienia Pani [ ]* do sprawy nieaktualnego zaświadczenia lekarskiego w teczce Pani [ ]*. 9. Kopia zaświadczenia o odbyciu stażu. 10. Kopia umowy o pracę z dn. 29.08.2005 r., aneksu do umowy z dn. 01.09.2009 r. oraz aneksu do umowy z dn. 09.11.2010 r. 11. Kopia zaświadczenia lekarskiego z dn. 21.10.2009 r. oraz 12.01.2012 r. Słupsk, dnia 2 marca 2012 r. DYREKTOR Z up. Dyrektora Szkoły WICEDYREKTOR mgr inż. Iwona Wojtkiewicz.. jednostka kontrolowana INSPEKTOR Inspektor ds. kontroli Magdalena Osman kontrolujący * [usunięto w zw. z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r., o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)] 13