WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Warszawa, 14 listopada 2016 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-R AK Pan Tomasz Fijoł Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej Chotcza-Józefów Chotcza WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r., Nr 31 poz. 206 z późn. zm.) w związku z art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) w dniach 6 9 września 2016 roku inspektor Wydziału Polityki Społecznej, Oddziału w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Radomiu Anna Kowalczyk starszy inspektor wojewódzki, przeprowadził kontrolę problemową w trybie zwykłym w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Chotczy. Przedmiot kontroli obejmował sposób organizacji oraz realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114) dotyczących ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz zasiłku pielęgnacyjnego. Kontrolą objęto okres od 1 września 2014 r. do dnia kontroli. Niniejszym przekazuję Panu wystąpienie pokontrolne. W okresie objętym kontrolą Wojewoda Mazowiecki ocenił pozytywnie z uchybieniami organizację realizacji zadania oraz pozytywnie realizację przez gminę zadań zleconych z zakresu

2 administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114) w przedmiocie prawidłowości ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz do zasiłku pielęgnacyjnego. 1.Organizacja realizacji zadania. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Chotczy powołano Uchwałą XI/28/90 Gminnej Rady Narodowej w Chotczy w sprawie utworzenia Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Chotczy. Kontrolowana jednostka funkcjonuje w oparciu o statut przyjęty Uchwałą Nr XIII/55/2011 Rady Gminy w Chotczy z dnia 30 września 2011 roku w sprawie nadania statutu Gminnemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Chotczy z późniejszą zmianą wprowadzoną Uchwałą Nr XX/86/2016 Rady Gminy w Chotczy z dnia 30 czerwca 2016 roku. W zapisach statutu w 1 ust.1 wskazano, iż Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Chotczy jest jednostką organizacyjną Gminy Chotcza. W zapisach 13 ust. 2 ww. statutu wskazano, iż,,ośrodek prowadzi gospodarkę finansową na zasadach ustalonych dla jednostek budżetowych zgodnie z ustawą o finansach publicznych i ustawą o rachunkowości. Strukturę organizacyjną oraz zasady działania kontrolowanej jednostki w okresie objętym kontrolą określał Regulamin Organizacyjny stanowiący załącznik do Zarządzenia Nr 9/2013 Wójta Gminy Chotcza z dnia 12 marca 2013 roku w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Chotczy oraz Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Chotczy stanowiący załącznik do Zarządzenia Nr 29/2016 Wójta Gminy w Chotczy z dnia 1 kwietnia 2016 roku w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Chotczy, który obowiązywał na dzień kontroli. W zapisach regulaminu organizacyjnego wskazano, iż jednostka jest realizatorem zadań min. zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. W 12 regulaminu organizacyjnego jednostki wyodrębniono stanowisko referent ds. świadczeń rodzinnych i świadczeń wychowawczych, co jest zgodne z zapisami art. 20 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych, ponadto w 13 ust. 7 ww. regulaminu określono zadania realizowane na ww. stanowisku, jak również wskazano je w zakresie czynności. W zakresie organizacji pracy stwierdzono, iż został Pan zatrudniony w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Chotczy na stanowisku p.o. Kierownika od dnia 1 stycznia 2012 roku do

3 dnia 31 grudnia 2014 roku. Natomiast od dnia 1 stycznia 2015 roku jest Pan zatrudniony na stanowisku Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Chotczy w wymiarze ½ etatu oraz w ½ etatu w Urzędzie Gminy Chotcza na stanowisku specjalisty ds. zamówień publicznych. W okresie podlegającym kontroli zadania z zakresu świadczeń rodzinnych wykonywał Pan jako Kierownik jednostki kontrolowanej, Pani Katarzyna Oleksiak referent ds. świadczeń rodzinnych oraz Pani Karolina Figura referent ds. świadczeń rodzinnych i świadczeń wychowawczych. W wyniku kontroli ustalono, że posiada Pan kwalifikacje zgodne z zapisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1786) oraz ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2015 r. poz. 163). Wójt Gminy Chotcza udzielił Panu Zarządzeniem Nr 1/2012 z dnia 2 stycznia 2012 roku upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych z zakresu pomocy społecznej, z zakresu świadczeń rodzinnych i prowadzenia postępowania w sprawach przyznania i wypłacania świadczeń z funduszu alimentacyjnego i działań podejmowanych wobec dłużników alimentacyjnych i wydawania decyzji w tych sprawach Ponadto, w trakcie czynności kontrolnych Kierownik jednostki kontrolowanej przedstawił nowe upoważnienie wprowadzone Zarządzeniem Nr 59/2016 z dnia 9 września 2016 Wójta Gminy w Chotczy upoważniające Pana Tomasza Fijoła Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Chotczy do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu świadczeń rodzinnych. W przedstawionym upoważnieniu nie stwierdzono anulowania poprzedniego, zatem w obiegu prawnym pozostają 2 upoważnienia wydane w tym samym zakresie. W toku czynności kontrolnych, stwierdzono, że pracownik wykonujący zadania z ustawy o świadczeniach rodzinnych Pani Karolina Figura nie posiadała stosownego upoważnienia Wójta Gminy w Chotczy. W myśl art. 20 ust. 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych pracownicy ośrodka pomocy społecznej realizujący merytorycznie zadania wynikające z ustawy o świadczeniach rodzinnych, którzy faktycznie prowadzą postępowanie administracyjne w danej sprawie powinni posiadać upoważnienie do prowadzenia takiego postępowania wydane przez organ właściwy. W toku czynności kontrolnych Kierownik jednostki kontrolowanej przedstawił Zarządzenie Nr 56/2016 Wójta Gminy w Chotczy z dnia 9 września 2016 roku w sprawie udzielenia upoważnienia referentowi ds. świadczeń rodzinnych Pani Karolinie Figurze do prowadzenia postępowań w sprawach o świadczenia rodzinne. Pani Katarzyna Oleksiak zatrudniona i realizująca w okresie od dnia 15 września 2008 roku do dnia 30 listopada 2014 roku na stanowisku referent

4 ds. świadczeń rodzinnych, nie posiadała upoważnienia do prowadzenia postępowania ww. sprawach świadczeń rodzinnych. W okresie objętym kontrolą jednostka działała w oparciu o zapisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67) oraz Zarządzenia Nr 1/2014 z dnia 21 lipca 2014 roku kierownika kontrolowanej jednostki, wprowadzającego instrukcję kancelaryjną, jednolitego rzeczowego wykazu akt w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Chotczy. W zakresie ewidencji i rejestracji spraw objętych kontrolą ustalono, że jednostka prowadzi rejestry w formie papierowej. Dokumentacja, która została poddana kontroli była znakowana, ewidencjonowana i przechowywana zgodnie z zapisami ww. rozporządzenia oraz Zarządzenia Zarządzenia Nr 1/2014 z dnia 21 lipca 2014 roku właściwego dla kontrolowanej jednostki. 2. Prawidłowość ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego i jego wypłacania. W trakcie czynności kontrolnych weryfikacji poddano 11 akt spraw w przedmiocie przyznania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego realizowanego przez Ośrodek. Kontrolowana jednostka w okresie poddanym kontroli wypłacała specjalny zasiłek opiekuńczy dla 46 osób. Ustalono, że w powyższym okresie wydano 2 decyzje odmawiające prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego. Stwierdzono, że wszystkie skontrolowane sprawy rozpatrzone były terminowo, a świadczenia przyznane prawidłowo, tj. właściwie określono wysokość świadczenia, wskazując okres na jaki zostało przyznane, a także formę i termin ich wypłaty. Ponadto we wszystkich skontrolowanych sprawach złożone wnioski były wypełnione prawidłowo ze wskazaniem dat i podpisów osoby ubiegającej się o świadczenie oraz załączono do nich stosowne załączniki w oparciu o przepisy ustawy o świadczeniach rodzinnych, zgodne z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 roku w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r., poz. 3). Ponadto, w celu weryfikacji okoliczności dotyczących spełnienia warunków, o których mowa w art. 16a ustawy, przy ustalaniu prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego, we wszystkich sprawach poddanych kontroli przeprowadzono z osobami uprawnionymi rodzinny wywiad środowiskowy, o którym mowa w ustawie z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej. W każdym przypadku, wywiad ten pozwalał w szczególności na stwierdzenie, czy osoby ubiegające się o specjalny zasiłek opiekuńczy nie podejmują zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej w celu sprawowania stałej opieki nad osobą

5 legitymującą się orzeczeniem o niepełnosprawności. Kontrolujący stwierdził, że w sprawach poddanych kontroli przeprowadzono aktualizację rodzinnego wywiadu środowiskowego natomiast, w 4 z 11 skontrolowanych sprawach, na dzień kontroli nie zachodziła konieczność przeprowadzenia aktualizacji rodzinnego wywiadu środowiskowego. Wszystkie skontrolowane decyzje przyznające prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego wydane zostały z prawidłowym wskazaniem organu administracji publicznej, daty wydania, oznaczeniem strony, powołaniem podstawy prawnej, uzasadnieniem prawnym i faktycznym, pouczeniem, podpisem osoby upoważnionej do wydania decyzji oraz rozstrzygnięciem. Kontrola wykazała, że wszystkie poddane analizie decyzje administracyjne w sprawie ustalenia uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego zostały wydane w terminach określonych w art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 23 z późn. zm.) oraz zostały odebrane przez stronę, co potwierdzone zostało własnoręcznym podpisem ze wskazaniem daty odbioru, zgodnie z art. 39 i 46 1 wyżej wymienionej ustawy. Zgodnie z art. 6 ust. 2c ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 121) wójt, burmistrz lub prezydent miasta, jeżeli wypłaca osobie świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna, może wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o udzielenie informacji o przebiegu ubezpieczenia oraz za jaki okres za tę osobę powinien opłacać składkę na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Stwierdzono, iż w 2 sprawach na 11 poddanych kontroli, osoby podlegały ubezpieczeniu emerytalno rentowemu w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Dla 9 osób organ ustalił niezbędny okres do uzyskania przez osobę sprawującą opiekę 25-letniego okresu ubezpieczenia emerytalnego i rentowego (składkowego i nieskładkowego) z zastrzeżeniem art. 87 ust. 1 b ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2013 r., poz z późn. zm.). Ustalono, iż organ właściwy opłacał za 9 osób składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe w związku z pobieraniem specjalnego zasiłku opiekuńczego, zgodnie z art. 6 ust. 2a pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 6 ust. 2b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wójt, burmistrz lub prezydent miasta nie opłaca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę pobierającą świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna, jeżeli podlega ona obowiązkowi ubezpieczenia społecznego z innego tytułu na podstawie ustawy lub na podstawie odrębnych przepisów.

6 Stwierdzono, iż w okresie poddanym kontroli w 3 sprawach na 11 skontrolowanych organ ustalił, że osoby pobierające specjalny zasiłek opiekuńczy podlegały obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnemu z innego tytułu (dokumenty potwierdzające podleganie ubezpieczeniu z innego tytułu oraz oświadczenia stron). Ustalono, iż organ w okresie kontroli opłacał za 8 osób składki na ubezpieczenie zdrowotne, o której mowa w art. 66 ust. 1 pkt 28a ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.. U. z 2015 r., poz. 581 z późn. zm.). Pozostałe osoby podlegały ubezpieczeniu zdrowotnemu w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego lub były ubezpieczone przy współmałżonkach. 3. Prawidłowość ustalania uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego i jego wypłacania W trakcie czynności kontrolnych weryfikacji poddano 15 akt spraw w przedmiocie przyznania prawa do zasiłku pielęgnacyjnego realizowanego przez Ośrodek. Kontrolowana jednostka w okresie poddanym kontroli wypłacała zasiłek pielęgnacyjny dla 32 osób. Stwierdzono, że wszystkie skontrolowane sprawy rozpatrzone były terminowo, a zasiłki pielęgnacyjne przyznane prawidłowo, tj. właściwie określono wysokość świadczenia, wskazując okres na jaki zostało przyznane, a także formę i termin wypłaty. Ponadto we wszystkich skontrolowanych sprawach złożone wnioski były wypełnione prawidłowo ze wskazaniem dat i podpisów osoby ubiegającej się o świadczenie oraz załączono do nich stosowne załączniki w oparciu o przepisy ustawy o świadczeniach rodzinnych, zgodne z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 roku w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r., poz. 3) oraz z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 roku w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2015 r., poz. 2284). Wszystkie skontrolowane decyzje przyznające prawo do zasiłku pielęgnacyjnego wydane zostały z prawidłowym wskazaniem organu administracji publicznej, daty wydania, oznaczeniem strony, powołaniem podstawy prawnej, rozstrzygnięciem, uzasadnieniem prawnym i faktycznym, pouczeniem oraz podpisem osoby upoważnionej do wydania decyzji. Kontrola wykazała, że wszystkie poddane analizie decyzje administracyjne w sprawie ustalenia uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego zostały wydane w terminach określonych w art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 23 z póżn. zm.) oraz zostały odebrane przez stronę, co potwierdzone zostało

7 własnoręcznym podpisem ze wskazaniem daty odbioru, zgodnie z art. 39 i 46 1 wyżej wymienionej ustawy. Za powstałe nieprawidłowości stwierdzone podczas kontroli odpowiedzialność ponosi Pan jako Kierownik Ośrodka oraz Wójt Gminy. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana do podjęcia działania w celu wyeliminowania z obrotu prawnego upoważnienia wprowadzonego Zarządzeniem Nr 1/2012 Wójta Gminy Chotcza z dnia 2 stycznia 2012 roku, wydanego dla Pana jako Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Jednocześnie zobowiązuję Pana do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych. Powyższą informacje należy kierować na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie, Wydział Polityki Społecznej, Oddział w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Radomiu, ul. Żeromskiego 53, Radom. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Marcin Wodziński Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Pan Janusz Witczak Wójt Gminy Chotcza-Józefów Chotcza