DOKUMENTACJA PRACOWNICZA. Opracowała Anna Dziechciarz

Transkrypt

1 DOKUMENTACJA PRACOWNICZA Opracowała Anna Dziechciarz

2 Podstawa prawna Opis zasad kompletowania i prowadzenia akt osobowych pracownika oraz innej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy zostały uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. Ust. nr 62, poz. 286 z późn. zm.)

3 Część A akt osobowych dokumentacja związana z ubieganiem się o zatrudnienie 1) Kwestionariusz osobowy kandydata do pracy, 2) Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudniania, 3) Świadectwo ukończenia gimnazjum w przypadku zatrudniania osoby w związku z przygotowaniem zawodowym, 4) Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, 5) Dokumenty potwierdzające prowadzenie indywidualnego gospodarstwa rolnego (jeśli dokumenty zostały dostarczone po zawarciu umowy powinny znaleźć się w części B akt osobowych),

4 Część A akt osobowych dokumentacja związana z ubieganiem się o zatrudnienie cd. 6) Dokumenty potwierdzające odbycie stażu organizowanego przez urząd pracy, 7) Dokumenty potwierdzające okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych, 8) Świadectwa ukończenia szkół i kursów odbytych przed podjęciem pracy, 9) Zaświadczenie o równoległym zatrudnieniu niezakończonym w momencie podjęcia zatrudnienia u obecnego pracodawcy.

5 Część B akt osobowych dokumentacja związana z zatrudnieniem 1) Kwestionariusz osobowy pracownika, 2) Umowa o pracę, 3) Informacja o warunkach zatrudnienia, 4) Zakres obowiązków jeżeli został przekazany w formie pisemnej, 5) Karta szkolenia wstępnego w zakresie bhp, 6) Oświadczenie o zapoznaniu się pracownika z ryzykiem zawodowym, 7) Zaświadczenie o szkoleniu w zakresie ppoż., 8) Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka

6 Część B akt osobowych dokumentacja związana z zatrudnieniem cd. o zamiarze lub jego braku korzystania z uprawnień określonych w przepisach art. 189¹ Kodeksu pracy (składane corocznie), 9) Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, 10) Wypowiedzenie/porozumienie zmieniające warunki pracy i płacy, 11) Polecenie wykonywania innej pracy niż wskazana w umowie o pracę na warunkach określonych w art Kodeksu pracy, 12) Dokumenty związane z przyznaniem nagrody lub wyróżnienia,

7 Część B akt osobowych dokumentacja związana z zatrudnieniem cd. 13) Dokumenty związane z udzieleniem kary porządkowej i wyjaśnienia pracownika z nią związane, 14) Świadectwo pracy z zakończonego równoległego zatrudnienia pracownika, 15) Umowa lojalnościowa, 16) Orzeczenie lekarskie o przeciwwskazaniach do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku, o których mowa w art pkt. 1 Kodeksu pracy, 17) Orzeczenie o niepełnosprawności, orzeczenie ZUS o niezdolności do pracy dla celów rentowych, 18) Orzeczenie lekarskie o przeprowadzeniu badań okresowych lub kontrolnych,

8 Część B akt osobowych dokumentacja związana z zatrudnieniem cd. 19) Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji w trakcie zatrudnienia (kursy, szkolenia, studia itp.), 20) Dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego, 21) Dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186 ⁷ Kodeksu pracy), 22) Umowa o zakazie konkurencji w trakcie stosunku pracy, 23) Informacja dotycząca wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony,

9 Część B akt osobowych dokumentacja związana z zatrudnieniem cd. 24) wnioski pracownika w zakresie: indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowanie do niego skróconego tygodnia pracy oraz systemu pracy, która jest świadczona wyłącznie w piątek, sobotę, niedziele i święta, 25) Korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

10 Część C akt osobowych dokumentacja związana z ustaniem zatrudnienia 1) Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, 2) Dokumenty związane ze skróceniem okresu wypowiedzenia, 3) Pismo pracownika dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz niewypłacenia ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, 4) Kopia świadectwa pracy, 5) Potwierdzenie zajęcia wynagrodzenia w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, 6) Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, 7) Orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzeniem badań okresowych po rozwiązaniu stosunku pracy.

11 Dokumenty, które mogą ale nie muszą być przechowywane w aktach osobowych 1) CV, list motywacyjny (w części A akt osobowych), 2) Akty stanu cywilnego (w części B akt osobowych kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem).

12 Dokumenty przechowywane poza aktami osobowymi pracownika związane ze stosunkiem pracy 1) Karty ewidencji czasu pracy, 2) Wnioski urlopowe, 3) Wnioski o opiekę nad dzieckiem do 14 lat, 4) Wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych, 5) Pisemne zobowiązanie pracownika do pracy w godzinach nadliczbowych, 6) Pisemne polecenie wykorzystania czasu wolne w zamian za nadgodziny, 7) Zwolnienia lekarskie, 8) Wniosek pracownicy o łączne wykorzystanie przerw na karmienie piersią, 9) Zaświadczenie lekarskie o karmieniu dziecka piersią (załącznik do wniosku),

13 Dokumenty przechowywane poza aktami osobowymi pracownika związane ze stosunkiem pracy cd. 10) Umowy cywilnoprawne i dokumenty z nimi związane, 11) Umowy ze specjalistami z poza zakładu (np. behapowiec, lekarz medycyny pracy), 12) Dokumentacja dostarczona na potrzeby kapitału początkowego inne niż świadectwa pracy, 13) Dokumenty związane z dodatkowym ubezpieczeniem pracownika, 14) Dokumentacja ZUS i podatkowa, 15) Oświadczenia o dochodach związana z pomocą z ZFŚS, 16) Zaświadczenia o zarobkach, 17) Pisemne nagany, które nie są związane z karami porządkowymi lub rozwiązaniem stosunku pracy.

14 Dziękuję za uwagę W razie pytań proszę o kontakt ksiegowosc@centrum-ngo.pl