PROTOKÓŁ. z kontroli przeprowadzonych zmian kadrowych w administracji i obsłudze

Transkrypt

1 STAROSTWO POWIATOWE w Słupsku PROTOKÓŁ z kontroli przeprowadzonych zmian kadrowych w administracji i obsłudze Nazwa jednostki kontrolowanej: Zespół Szkół Ogólnokształcących w Ustce ul. Bursztynowa Ustka Kierownik jednostki Barbara Kołakowska Osoby przeprowadzające kontrolę Kontrolę przeprowadziła Magdalena Osman, inspektor w Wydziale Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Słupsku, działając na podstawie upoważnienia Nr OR.III Starosty Słupskiego z dn. 26 października 2011 r. Kontrolę przeprowadzono w dniu r. Przedmiot i zakres kontroli Kontrola miała na celu sprawdzenie sposobu prowadzenia gospodarki kadrowej w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Ustce, w zakresie przeprowadzonych zmian w administracji i obsłudze. Ustalenia kontroli Przeprowadzona kontrola była kontrolą doraźną. Dyrektorem jednostki jest Pani Barbara Kołakowska, zatrudniona na tym stanowisku od r. Uchwałą nr 4/2006 z dn r. (pełnomocnictwo ważne do r.), a następnie Uchwałą nr 324/2009 z dn r. Zarząd Powiatu Słupskiego udzielił Pani Barbarze Kołakowskiej pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych związanych z kierowaniem bieżącą działalnością ZSO, na czas określony tj. do dnia 31 sierpnia 2014 r.

2 Uchwałą nr 199/2008 Zarządu Powiatu Słupskiego z dn r. Dyrektor ZSO otrzymała pełnomocnictwo do przygotowania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Zgodnie z treścią 7 ust. 2 pkt 5 Regulaminu organizacyjnego, przyjętego Zarządzeniem nr 9/2010 z dnia r., Dyrektor jednostki jest kierownikiem zakładu pracy, pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy dla nauczycieli i pracowników niebędących nauczycielami, których zatrudnia i zwalnia. Natomiast stosownie do 18 Regulaminu organizacyjnego Pracownicy szkoły mają prawo do 1) korzystania z uprawnień wynikających w przepisów prawa pracy, a nauczyciele ponadto z Karty Nauczyciela, 2) korzystania z przepisów regulaminu pracy obowiązującego w szkole. Do kontroli jednostka przedstawiła Regulamin Pracy opracowany na dzień r. zaopiniowany przez Związek Nauczycielstwa Polskiego Zarząd Oddziału w Ustce oraz NSZZ S. Jednostka nie posiada opracowanej procedury naboru na wolne stanowisko urzędnicze, w tym kierownicze stanowisko urzędnicze. Na dzień r. na stanowiskach niepedagogicznych w ZSO było zatrudnionych 12 osób. Lista zatrudnionych (wydruk z systemu Płace Optimum ver Vulcan lic ) stanowi załącznik nr 1 do protokołu. Zgodnie z oświadczeniem Dyrektora jednostki redukcja zatrudnienia w administracji objęła 1,5 etatu, a w obsłudze 2 etaty. Analizie kontrolnej, w zakresie rozwiązania lub nawiązania stosunku pracy, poddano teczki osobowe byłych i obecnych pracowników jednostki, jak niżej. Pani [ ]* główny księgowy do dn r. Pani [ ]* była zatrudniona w jednostce od r. W dniu r. pismem nr Kr /11 (załącznik nr 2 do protokołu) Dyrektor szkoły wypowiedziała umowę o pracę z dn r. z Panią [ ]*, z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia, na podstawie przepisów ustawy z dn r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. z 2003 r. nr 90 poz. 844 ze zm.). Otrzymanie wypowiedzenia Pani [ ]* potwierdziła własnoręcznym podpisem. W dn r. Dyrektor jednostki wydała pisemną dyspozycję do komórki księgowości (Kr /11) o naliczenie odprawy w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia na podstawie art. 8 ww. ustawy (zał. nr 3 do protokołu). W trakcie okresu wypowiedzenia umowy Pani [ ]* do 2

3 r. włącznie przebywała na zwolnieniu lekarskim. Świadectwo pracy z dn r. zostało załączone do protokołu pod pozycją nr 4. Podczas czynności kontrolnych w aktach osobowych stwierdzono brak dokumentu poświadczającego przedstawienie Pani [ ]* zmiany warunków pracy i płacy, co jest niezgodne z art i 3 Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) dalej KP. Kierownik jednostki poinformowała, iż warunki te zostały zaprezentowane ustnie, a na dowód rozmowy z główną księgową na temat proponowanych zmian warunków zatrudnienia Dyrektor jednostki przedstawiła notatkę służbową spisaną w dn r. Z notatki wynika, iż P. [ ]* nie wyraziła zgody na zaproponowane zmiany (ograniczenie wymiaru zatrudnienia do ½ etatu wraz z proporcjonalnym zmniejszeniem wynagrodzenia przy identycznym zakresie czynności). Takie postepowanie kierownika jednostki nie wyczerpało jednak obowiązku określonego w art. 42 KP. Potwierdzeniem tej tezy jest wyrok Sądu Najwyższego z dn r. II PK 6/11: Pracodawca ma prawo obniżyć wynagrodzenie pracownicy wykonującej pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy. Musi jednak wręczyć jej wypowiedzenie zmieniające. Kopia notatki stanowi załącznik nr 5 do niniejszego protokołu. Pani[ ]* stanowisko St. Woźny/sprzątaczka do dn r. Pismem nr Kr /10 z dn r. Dyrektor jednostki wypowiedziała Pani [ ]* umowę o pracę z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia, którego końcowy termin przypadał w dn r. Zgodnie z oświadczeniem P. B. Kołakowskiej stanowisko to uległo likwidacji. W dn r. Pani [ ]* zwróciła się z prośbą do Dyrektora ZSO o skrócenie okresu wypowiedzenia, co umotywowała możliwością podjęcia zatrudnienia w nowym miejscu pracy. Kierownik jednostki wyraziła zgodę na powyższe. Pismem z dn r. Dyrektor ZSO wydała dyspozycję do komórki księgowości o naliczenie odprawy w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia. Dokumentacja związana z rozwiązaniem stosunku pracy stanowi załącznik nr 6 do protokołu. Pan [ ]* sprzątacz Pan [ ]* w dn r. zwrócił się z prośbą do Dyrektora Zespołu o rozwiązanie z dniem r. umowy o pracę za porozumieniem stron, z powodu złego stanu zdrowia. Do dokumentacji załączona jest opinia prawna radcy prawnego Pani [ ]* w sprawie możliwości wypłaty pracownikowi odprawy rentowej (data wpływu opinii do jednostki r.). W dn r. pismem nr Kr /11 Dyrektor ZSO poinformowała Pana [ ]* o przyznaniu odprawy rentowej w wysokości 6-miesięcznego wynagrodzenia. W trakcie 3

4 lustracji teczki osobowej stwierdzono brak aktualnej decyzji ZUS o ustaleniu renty z tytułu częściowej lub całkowitej niezdolności do pracy. Załączona do akt decyzja ZUS nr 15/I/ utraciła swoją moc w dn r. Co prawda w aktach osobowych znajduje się orzeczenie lekarza orzecznika ZUS z dn r., który ustalił, iż Pan [ ]* jest częściowo niezdolny do pracy do r. to jednak zgodnie z art. 14 ust. 3 ustawy z dnia r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2009 Nr 153, poz ze zm.), stanowi ono ( ) dla organu rentowego podstawę do wydania decyzji w sprawie świadczeń przewidzianych w ustawie, do których prawo jest uzależnione od stwierdzenia niezdolności do pracy oraz niezdolności do samodzielnej egzystencji. Wydane w dn r. świadectwo pracy w pkt 6 Informacje uzupełniające zawiera adnotację o treści: Zwolnienia lekarskie zgodnie z załączonym, zaświadczeniem. Wypłacono odprawę rentową. Zapis ten świadczy o dokonaniu wypłaty odprawy bez uzyskania dokumentu informującego o przysługującym świadczeniu rentowym dla pracownika, a tym samym niezgodnie z art KP, który stanowi Pracownikowi spełniającemu warunki uprawniające do renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na rentę lub emeryturę, przysługuje odprawa pieniężna ( ). Dyrektor ZSO podczas kontroli pozyskała od byłego pracownika Decyzję nr 15/I/ z dn r. o ponownym ustaleniu renty z tytułu częściowej niezdolności do pracy. Świadectwo pracy z dn r. oraz uzupełniona decyzja ZUS stanowi załącznik nr 7 do protokołu. Pani [ ]* sekretarz szkoły Pani [ ]*, w związku ze zmianami organizacyjnymi z przyczyn ekonomicznych i trudną sytuacją finansową pracodawcy, zwiększony został zakres czynności, który zaakceptowała własnoręcznym podpisem w dn r. Wymiar czasu pracy pozostał bez zmian (cały etat). Pani [ ]* starszy księgowy Pracownica w dn r. w związku ze zmianami organizacyjnymi związanymi z przyczynami ekonomicznymi i trudną sytuacją finansową pracodawcy, zaakceptowała zwiększony zakres czynności, co potwierdziła własnoręcznym podpisem. Wymiar czasu pracy pozostał bez zmian (6/8 etatu). Pani [ ]* p.o. głównego księgowego, zatrudniona do r. 4

5 W teczce osobowej znajduje się umowa o pracę na czas zastępstwa Pani [ ]* zawarta w dn r., na okres od do r. Do akt została załączona informacja o warunkach zatrudnienia (20 godz. tyg., 3 dni pracy w tyg., okres rozliczeniowy 1 m-c, ½ etatu,), zakres obowiązków stanowisko starszego księgowego p.o. głównego księgowego, karta szkolenia wstępnego bhp z dn r., zaświadczenie lekarskie z dn r. o braku przeciwskazań do wykonywania pracy na ww. stanowisku. W dn r. Dyrektor ZSO zawarła z Panią [ ]* umowę o pracę na czas określony od r. do r. Do teczki osobowej dołączone jest zapytanie o udzielenie informacji o osobie do KRK z adnotacją nie figuruje. Informacja o niekaralności wystawiona została w dn r. tj. ponad 2 m-ce po zatrudnieniu pracownicy na urzędniczym stanowisku w jednostce. Pani [ ]* główny księgowy od dn r. Umowa o pracę z Panią [ ]* została zawarta na okres od r. do r. w wymiarze czasu pracy ½ etatu (20 h, 3 dni w tygodniu). Do teczki aktowej został załączony zakres obowiązków oraz zapytanie o udzielenie informacji o osobie do KRK z adnotacją nie figuruje z dn r. Zgodnie z art. 6 ust. 3 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 Nr 223, poz ze zm.), dalej ups, pracownikiem samorządowym, zatrudnionym na umowę o pracę na stanowisku urzędniczym może być osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe. Przepis ten stanowi zarówno wymóg jak i prawo dla pracodawcy do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zostały zgromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym. Jednak prawo to przysługuje pracodawcom wyłącznie wtedy, gdy mają oni uzasadniony interes w ich pozyskaniu, tj. wyłącznie w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności 1. W związku z powyższym, aby zrealizować obowiązek wynikający z ustawy należało pozyskać od nowo zatrudnionego pracownika aktualne zaświadczenie z KRK. Ponadto do akt osobowych zostało załączone zaświadczenie lekarskie z dn r. o braku przeciwskazań zdrowotnych do pracy na stanowisku głównego księgowego w Wydziale Finansowo Budżetowym w Starostwie Powiatowym w Słupsku. Art KP jasno określa, iż wstępnym badaniom lekarskim podlegają osoby przyjmowane do pracy. Treść 4 wręcz zabrania 1 Patrz: komentarz Wojciecha Drobnego do art. 6 ustawy o pracownikach samorządowych, Oficyna

6 dopuszczenia do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Pracodawca dopuszczający pracownika do pracy bez aktualnych badań narusza przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy, tym samym na podstawie art KP, może na niego zostać nałożona kara grzywny w wysokości od zł do zł. Zgodnie z Wyrokiem Sądu Najwyższego z dn. 2 marca 2011 r. II PK 188/10 Profilaktyczna ochrona zdrowia, na którą składają się między innymi obowiązki poddania się badaniom lekarskim służy, co prawda przeciwdziałaniu ryzyku zawodowemu, który to obowiązek w zasadzie obciąża pracodawcę. W głównej części celem stosowania profilaktyki jest przeciwdziałanie wypadkom przy pracy, chorobom zawodowym oraz innym schorzeniom związanym z pracą. ( ) Ze zrozumiałych względów to pracodawca w pierwszej kolejności pozostaje zatem odpowiedzialny za skierowanie pracownika na badania lekarskie, a także za dopuszczenie pracownika do pracy bez przeprowadzenia takich badań (art k.p.). Z drugiej strony ( ) udział w tych badaniach stanowi podstawowy obowiązek pracownika, o ile pracodawca wystawi mu odpowiednie skierowanie. Nie znajduje uzasadnienia powstrzymanie się od tego obowiązku, chyba, że następuje to bez winy pracownika. Stwierdzone nieprawidłowości zostały usunięte w trakcie kontroli poprzez uzyskanie od pracownika aktualnej Informacji z KRK oraz skierowanie pracownika na badania lekarskie do lekarza medycyny pracy. Informacja z Krajowego Rejestru Karnego z dn r. oraz zaświadczenie lekarskie z dn r. stanowią załącznik nr 8 do protokołu. Sposób zatrudniania pracowników na wolnych stanowiskach urzędniczych w ZSO w Ustce W latach w jednostce przeprowadzono 2 nabory na wolne stanowisko urzędnicze. Oba dotyczyły stanowiska głównego księgowego w jednostce. Pierwszy konkurs na stanowisko głównego księgowego w ZSO w Ustce odbył się w maju br., na podstawie Zarządzenia Dyrektora nr 3/2011 z dn r. w sprawie powołania komisji konkursowej na stanowisko głównego księgowego i regulaminu konkursu na stanowisko głównego księgowego. Na mocy zarządzenia w skład komisji weszła dyrektor ZSO Pani Barbara Kołakowska i wicedyrektor ZSO Pani [ ]*. Ogłoszenie o naborze zostało opublikowane w dn r. Przy określeniu wymagań, jakie powinien spełniać kandydat nie zostały wskazane te, które są niezbędne i te, które są wymaganiami dodatkowymi, zgodnie z art. 13 ust 2 pkt 3 ups. Termin składania dokumentów wyznaczono na dzień r. tj o 2 dni krócej niż wymaga art. 13 ust. 3 ups. Wpłynęła 1 oferta. Protokół z dn r. zawiera informacje, o których mowa w art. 14 ups. W informacji o wynikach naboru, sporządzonej w dn r. został udostępniony pełny adres zamieszkania kandydatki, 6

7 natomiast zgodnie z art. 25 Kodeksu cywilnego (Dz. U Nr 16, poz. 93 ze zm.), w takiej informacji należało podać jedynie miejscowość. W wyniku tego konkursu, w dn r. została podpisana umowa na zastępstwo. Zatrudnienie osoby na zastępstwo w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika samorządowego, stosownie do art. 12 ust. 2 ups, nie wymaga przeprowadzenia naboru. Obowiązek prowadzenia otwartego konkursu powstawał dopiero przy zatrudnieniu tej osoby na umowę czas określony, bez zastępstwa. Z uwagi jednak na związek czasowy pomiędzy jedną a drugą umową (umowa na zastępstwo trwała do tj. 35 dni, a umowę na czas określony podpisano w dn r.), można przyjąć, iż procedura w tym zakresie nie została naruszona w sposób znaczący. Kopia dokumentacji związanej z przeprowadzeniem konkursu została załączona do protokołu pod pozycją nr 9. Drugi nabór na stanowisko głównego księgowego został przeprowadzony we wrześniu br. Wydruk ogłoszenia o naborze został sporządzony w dn r. Zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora nr 12/2011 z dn r. została powołana komisja konkursowa oraz został ustalony regulamin konkursu na stanowisko głównego księgowego. Na mocy zarządzenia w skład komisji weszła dyrektor jednostki Pani Barbara Kołakowska oraz Pani [ ]* nauczyciel, do dn r. zastępca dyrektora szkoły. Przy określeniu wymagań, jakie powinien spełniać kandydat jednostka ponownie nie wskazała tych, które są niezbędne i tych, które są wymaganiami dodatkowymi, zgodnie z art. 13 ust 2 pkt 3 ups. Termin składania ofert został ustalony na dzień r. W odpowiedzi na ogłoszenie wpłynęła 1 oferta. Protokół z przeprowadzonego postępowania konkursowego zawiera składniki, o których mowa w art. 14 ust. 2 ups. W informacji o wynikach naboru, sporządzonej w dn r. ponownie jednostka udostępniła pełny adres zamieszkania kandydatki. W wyniku tego konkursu została podpisana umowa o pracę na czas określony do dn r. Kopia dokumentacji związana z przeprowadzeniem konkursu stanowi załącznik nr 10 do protokołu. Podczas analizy zgromadzonego materiału dowodowego stwierdzono, iż zarówno majowe jak i wrześniowe postępowanie konkursowe zostało przeprowadzone z pominięciem strony Biuletynu Informacji Publicznej jednostki. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze, w tym kierownicze stanowisko urzędnicze, zgodnie z art. 13 ust. 1 ups, obowiązkowo należało umieścić w BIP oraz na tablicy informacyjnej jednostki. Według Rejestru zmian w BIP ZSO (loustka.biposwiata.pl) w dn r. miała miejsce ostatnia aktualizacja danych w Biuletynie. 7

8 Ogłoszenia o naborze na stanowisko głównego księgowego zostały umieszczone na stronie internetowej jednostki loustka.edu.pl., na której niemożliwe jest odtworzenie archiwum wprowadzonych danych. Do zaistniałych okoliczności Dyrektor jednostki w dn r. złożyła wyjaśnienia, z których wynika, iż o wyborze strony, na której zamieszczono ogłoszenia zdecydowała liczba odsłon (BIP od lipca 2010 r. 5,5 tys. odsłon, strona www szkoły 15 tys. odwiedzin w skali miesiąca). Braki w archiwum wynikają natomiast z przedwczesnego usunięcia informacji związanych z konkursem z serwera i nie przeniesienia ich do nowego systemu w związku z jego rozstrzygnięciem oraz posiadaniem wydruków ogłoszeń w dokumentacji konkursowej. Analizując przedstawioną dokumentację należy jednak jednoznacznie stwierdzić, iż majowe ogłoszenie o naborze zostało opublikowane w zakładce Egzamin maturalny W przypadku wrześniowego naboru analogicznie stwierdzono, iż ogłoszenie o konkursie na stanowisko głównego księgowego zostało umieszczone w zakładce Jubileusz 50-lecia szkoły. Takie postępowanie przy przeprowadzeniu naboru na kierownicze stanowisko urzędnicze w ZSO budzi poważne wątpliwości, co do zapewnienia jego otwartości i konkurencyjności, do czego zobowiązuje art. 11 ups. Argumenty dotyczące liczby odsłon strony internetowej szkoły nie znajdują uzasadnienia, ponieważ korzystają z niej przede wszystkim uczniowie, pracownicy szkoły, rodzice. Ponieważ obowiązujące od wielu lat przepisy przewidują umieszczanie ogłoszeń o naborze na stronach BIP, mało prawdopodobne jest, aby osoby zainteresowane ofertą pracy w ZSO poszukiwały ofert pracy na stronie internetowej szkoły, a nie w Biuletynie. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dn r. II OSK 1445/07 ( ) nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym stanowiska kierownicze ( ) jest otwarty i konkurencyjny, co oznacza, że musi być poprzedzony konkursem, o którym mowa w art. 3a-d ustawy o pracownikach samorządowych. Co prawda wymienione orzeczenie NSA dotyczy ustawy o pracownikach samorządowych z 1990 r., to jednak w ustawie z 2008 r. charakter i sposób prowadzenia naboru pozostał niezmienny. Tryb postepowania przy zatrudnianiu pracowników na stanowiskach urzędniczych jest więc jednoznacznie określony w przepisach ups i w tej materii ustawa nie przewiduje wyjątków, które uzasadniałyby odstępstwo od tej zasady. Wyjaśnienia Pani Barbary Kołakowskiej, dotyczące procedur naboru na stanowisko głównego księgowego z ZSO w Ustce stanowią załącznik nr 11 do protokołu. Na tym kontrolę zakończono. 8

9 Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Poinformowano Dyrektora jednostki o prawie do odmowy podpisania protokołu wraz ze złożeniem na tę okoliczność pisemnego wyjaśnienia i żądania ponownego przebadania tematu. Poinformowano także o prawie do zgłoszenia pisemnych wyjaśnień do treści protokołu w terminie 7 dni od daty jego podpisania. Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Wykaz załączników: 1. Lista pracowników (wydruk z systemu Płace Optimum ver Vulcan lic ). 2. Pismo nr Kr /11 z dn r. 3. Pismo nr Kr /11 z dn r. 4. Świadectwo pracy z dn r. 5. Notatka służbowa z dn r. 6. Dokumentacja związana z rozwiązaniem stosunku pracy Pani [ ]*. 7. Świadectwo pracy Pana [ ]* z dn r. wraz z decyzją ZUS. 8. Informacja z Krajowego Rejestru Karnego z dn r. oraz zaświadczenie lekarskie z dn r. 9. Kopia dokumentacji związana z przeprowadzeniem konkursu na stanowisko głównego księgowego, z maja br. 10. Kopia dokumentacji związana z przeprowadzeniem naboru na stanowisko głównego księgowego, z września br. 11. Wyjaśnienia Pani Barbary Kołakowskiej, dotyczące procedur naboru na stanowisko głównego księgowego z ZSO w Ustce. Słupsk, dnia 12 grudnia 2011 r. DYREKTOR SZKOŁY Mgr Barbara Kołakowska.. jednostka kontrolowana INSPEKTOR ds. kontroli Magdalena Osman. kontrolujący * [usunięto w zw. z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r., o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)] 9