Pani Ewa Żórawska Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Opinogórze Górnej

Transkrypt

1 Warszawa, 23 listopada 2015 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-C Pani Ewa Żórawska Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Opinogórze Górnej WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r., Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), kontrolerzy: Anna Brzezińska starszy inspektor wojewódzki i Krzysztof Tomczyk starszy inspektor wojewódzki, przeprowadzili w dniach października 2015 roku kontrolę problemową w trybie zwykłym w kierowanym przez Panią Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Opinogórze Górnej. Przedmiot kontroli obejmował sprawdzenie sposobu organizacji oraz realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114), zwanej dalej ustawą, w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego. Kontrolą objęto okres od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia rozpoczęcia kontroli. Niniejszym, przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne. W trakcie kontroli ustalono, że zadania z zakresu ustawy Ośrodek realizuje na podstawie 4 ust. 5 Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Opinogórze Górnej, wprowadzonego Uchwałą Nr XXV/143/2013 Rady Gminy Opinogóra Górna z dnia 31 stycznia 2013 roku.

2 W Statucie ( 10 ust. 4 pkt 2) wyodrębniono komórkę do spraw realizacji świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i postępowań wobec dłużników alimentacyjnych. Prowadzenie gospodarki finansowej w Ośrodku reguluje 9 Statutu. W myśl tego zapisu odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki kontrolowanej ponosi kierownik oraz w zakresie powierzonym główny księgowy. Ośrodek zatrudnia głównego księgowego. Działalność Ośrodka określa również Regulamin organizacyjny, wprowadzony Pani Zarządzeniem Nr 21/2012 z dnia 31 grudnia 2012 roku. Zadania stanowiska pracy ds. świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego, usytułowane w komórce jak wyżej, określono w 19 ust. od 1 do 35 Regulaminu. Z dniem 1 stycznia 2013 roku kwestię ewidencjonowania, rejestrowania, znakowania oraz przechowywania dokumentacji reguluje nowa instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt. Powyższe wprowadzono Pani Zarządzeniem Nr 6/2012 z dnia 10 maja 2012 roku, wydanym w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Miasta Stołecznego Warszawy, działającego z upoważnienia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Dokumentacja gromadzona jest w segregatorach. Akta poszczególnych świadczeniobiorców, stanowiące zbiór danej sprawy, znajdują się w oddzielnych nieopisanych koszulkach foliowych. Natomiast zgodnie z nową instrukcją kancelaryjną dotyczącą opisu teczki aktowej, powinny znajdować się w odpowiednio opisanych teczkach aktowych. Jednostka kontrolowana prowadzi metryki spraw, nie prowadzi natomiast spisów spraw, których prowadzenie reguluje wyżej opisana instrukcja kancelaryjna. Te ostatnie prowadzone są do segregatorów i obejmują w swoim opisie świadczeniobiorców, datę wszczęcia oraz ostatecznego załatwienia sprawy. Ponadto na stanowisku merytorycznym prowadzona jest ewidencja świadczeń rodzinnych. Za okres objęty kontrolą Wojewoda Mazowiecki pozytywnie ocenił działania Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Opinogórze Górnej podjęte w zakresie sposobu organizacji zadania, natomiast pozytywnie z nieprawidłowościami ocenił działania podjęte w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego. 1. Organizacja realizacji zadania. W strukturze organizacyjnej Ośrodka, wyodrębniono komórkę organizacyjną do spraw świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i postępowań wobec dłużników alimentacyjnych, w tym kontrolowane stanowisko. Powyższe zgodne jest z przepisami art. 20 ust. 4 ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych.

3 Ustawowe zadania realizuje Pani na podstawie upoważnienia Wójta Gminy do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych oraz do wydawania decyzji administracyjnych w tych sprawach, udzielonego dnia 06 grudnia 2010 roku. Pracownik merytoryczny, realizujący bezpośrednio kontrolowane zadania - Pani Małgorzata Krejpowicz (starszy inspektor ds. świadczeń rodzinnych), posiada także upoważnienie Wójta Gminy z dnia 03 sierpnia 2010, do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych oraz do wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych. Upoważnienie dla pracownika dotyczące wydawania decyzji dotyczy jedynie sytuacji kiedy Pani jest nieobecna w pracy. Pani M. Krejpowicz zatrudniona została od dnia 11 lipca 2005 roku na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy. Posiada aktualny zakres czynności, w którym szczegółowo określono realizację kontrolowanych zadań. 2. Ustalanie uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego. W trakcie kontroli analizie poddano losowo wybrane akta 20 spraw z okresu podlegającego kontroli, zakończonych wydaniem decyzji administracyjnych. We wszystkich przypadkach wnioski o przyznanie świadczenia pielęgnacyjnego były kompletne, zawierając w swojej treści wszystkie niezbędne elementy. Do wniosków, opatrzonych pieczęcią z datą wpływu i podpisem osoby przyjmującej, wnioskodawcy dołączali wszelkie wymagane prawem zaświadczenia, oświadczenia i inne dokumenty konieczne do ustalenia prawa do świadczenia pielęgnacyjnego, w tym te, o których mowa w 8 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego do ustawy. Prawo do świadczenia pielęgnacyjnego ustalano na czas określony, oznaczony w orzeczeniu o niepełnosprawności lub na czas nieoznaczony, jeżeli wynikało to z orzeczenia o niepełnosprawności. W analizowanych sprawach świadczenie pielęgnacyjne przyznano i wypłacono 20 osobom, tj. rodzicom, którzy nie podjęli lub zrezygnowali z zatrudnienia w celu sprawowania opieki nad niepełnosprawnym dzieckiem (art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy). Od dnia 1 lipca 2013 roku świadczenia zostały przyznane w kwocie 620 zł miesięcznie. Następnie, zgodnie z art. 1 i 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2014 roku o zmianie ustawy o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 559), po wszczęciu i przeprowadzeniu postępowań z urzędu, wysokość świadczeń ustalono: - w okresie od dnia 1 maja 2014 roku do 31 grudnia 2014 roku w wysokości 800 zł miesięcznie; - w okresie od dnia 1 stycznia 2015 roku do dnia 31 grudnia 2015 roku w wysokości zł miesięcznie; - na okres od 1 stycznia 2016 roku w wysokości zł miesięcznie.

4 We wszystkich skontrolowanych sprawach prawidłowo określono wysokość świadczeń oraz termin ich wypłaty. Natomiast w 11 sprawach w decyzjach administracyjnych, przyznających świadczenie od dnia 01 lipca 2013 roku, orzeczono jednocześnie o odmowie prawa do świadczenia na okres od 01 maja 2013 roku do 30 czerwca 2013 roku (8 spraw) lub na okres od 01 czerwca 2013 roku do 30 czerwca 2013 roku (3 sprawy). Orzeczono jak wyżej, mimo że w sprawach obowiązywały wcześniejsze decyzje ostateczne, w których rozstrzygnięto o przyznaniu świadczeń na wymienione okresy. Decyzje, o których mowa wyżej wydano w dniu 03 lipca 2013 roku, podczas gdy świadczenia za miesiąc maj i czerwiec 2013 roku zostały już wypłacone na podstawie poprzednich decyzji ostatecznych. W tej sytuacji jednoczesne orzeczenia o odmowie prawa do świadczeń za miesiąc maj i czerwiec 2013 roku powodują wadliwość wydanych decyzji w świetle art pkt 3 i 5 Kpa. Dotyczyło to następujących spraw i decyzji: 1) sprawa GOPS decyzją GOPS z dnia r. przyznano i czerwiec 2013 r., podczas gdy w sprawie obowiązywała decyzja ostateczna GOPS z dnia r. w sprawie przyznania świadczenia na okres od r. do r.; 2) sprawa GOPS decyzją GOPS z dnia r. przyznano i czerwiec 2013 r., podczas gdy w sprawie obowiązywała decyzja ostateczna GOPS 81821/4-1/2010 z dnia r. w sprawie przyznania świadczenia na okres od r. do r.; 3) sprawa GOPS decyzją GOPS z dnia r. przyznano i czerwiec 2013 r., podczas gdy w sprawie obowiązywała decyzja ostateczna GOPS z dnia r. w sprawie przyznania świadczenia na okres od r. do r.; 4) sprawa GOPS decyzją GOPS z dnia r. przyznano i czerwiec 2013 r., podczas gdy w sprawie obowiązywała decyzja ostateczna GOPS 81821/11-1/2010 z dnia r. w sprawie przyznania świadczenia na okres od r. do r.; 5) sprawa GOPS decyzją GOPS z dnia r. przyznano i czerwiec 2013 r., podczas gdy w sprawie obowiązywała decyzja ostateczna GOPS

5 8252/14-1/2011 z dnia r. w sprawie przyznania świadczenia na okres od r. do bezterminowo; 6) sprawa GOPS decyzją GOPS z dnia r. przyznano i czerwiec 2013 r., podczas gdy w sprawie obowiązywała decyzja ostateczna GOPS z dnia r. w sprawie przyznania świadczenia na okres od r. do r.; 7) sprawa GOPS decyzją GOPS z dnia r. przyznano i czerwiec 2013 r., podczas gdy w sprawie obowiązywała decyzja ostateczna GOPS z dnia r. w sprawie przyznania świadczenia na okres od r. do bezterminowo; 8) sprawa GOPS decyzją GOPS z dnia r. przyznano i czerwiec 2013 r., podczas gdy w sprawie obowiązywała decyzja ostateczna GOPS z dnia r. w sprawie przyznania świadczenia na okres od r. do r.; 9) sprawa GOPS decyzją GOPS z dnia r. przyznano świadczenie od dnia r., orzekając jednocześnie o jego odmowie za miesiąc czerwiec 2013 r., podczas gdy w sprawie obowiązywała decyzja ostateczna GOPS z dnia r. w sprawie przyznania świadczenia na okres od r. do r.; 10) sprawa GOPS decyzją GOPS z dnia r. przyznano świadczenie od dnia r., orzekając jednocześnie o jego odmowie za miesiąc czerwiec 2013 r., podczas gdy w sprawie obowiązywała decyzja ostateczna GOPS 81821/33/2010 z dnia r. w sprawie przyznania świadczenia na okres od r. do bezterminowo; 11) sprawa GOPS decyzją GOPS z dnia r. przyznano świadczenie od dnia r., orzekając jednocześnie o jego odmowie za miesiąc czerwiec 2013 r., podczas gdy w sprawie obowiązywała decyzja ostateczna GOPS z dnia r. w sprawie przyznania świadczenia na okres od r. do r.; Decyzje administracyjne (11), w których orzeczono o przyznaniu świadczeń od dnia r. oraz jednocześnie o odmowie prawa do świadczeń za miesiąc maj i czerwiec 2013

6 roku wydano w części drugiej orzeczenia bez ustawowej podstawy prawnej. Ponadto decyzje te nie zawierały uzasadnienia faktycznego i prawnego w kwestii odmowy prawa do świadczenia za miesiące jak wyżej. Pozostałe składniki wydanych decyzji administracyjnych można uznać za poprawne w odniesieniu do art. 107 Kodeksu postępowania administracyjnego. Akty te świadczeniobiorcy odbierali osobiście w Ośrodku, potwierdzając ten fakt własnoręcznym podpisem i datą odbioru na kopii decyzji. W 9 sprawach (GOPS , GOPS , GOPS , GOPS , GOPS , GOPS , GOPS , GOPS , GOPS ) decyzje administracyjne wydano w terminie dłuższym niż miesiąc, licząc od daty złożenia wniosku. Opóźnienia te w stosunku do wymogów Kpa wyniosły od 5 do 20 dni. Jednostka kontrolowana występowała do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w sprawie ustalenia okresu niezbędnego do uzyskania 25-letniego okresu ubezpieczenia emerytalnego i rentowego (składkowego i nieskładkowego). Uzyskane odpowiedzi stanowiły podstawę do podjęcia decyzji w sprawie opłacania składek. Uczyniono to w 12 sprawach, bowiem w pozostałych sprawach osoby podlegały ubezpieczeniu społecznemu z innego tytułu. Aktualnie za 10 osób Ośrodek opłaca składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe na podstawie art. 6 ust. 2a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 121), ponieważ osoby te nie posiadały 25-letniego okresu ubezpieczenia, co ustalono na podstawie informacji z ZUS w sprawie ustalenia niezbędnego okresu ubezpieczenia. Ośrodek opłaca składkę na ubezpieczenie zdrowotne za trzy osoby pobierające świadczenie pielęgnacyjne, ponieważ osoby te nie podlegają obowiązkowi ubezpieczenia z innego tytułu. Pozostali świadczeniobiorcy posiadają inny tytuł do opłacania składki zdrowotnej. Dokonywano w tym zakresie stosownych ustaleń. Za stwierdzone nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Pani jako Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Opinogórze Górnej oraz pracownik realizujący kontrolowane zagadnienia. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią Kierownik do podjęcia następujących działań: 1. Stosując art pkt 3 Kpa, podjąć działania zmierzające do wycofania z obrotu prawnego decyzji administracyjnych w części dotyczącej odmowy prawa do świadczeń

7 na okres, na który wcześniej przyznano świadczenia decyzjami ostatecznymi i świadczenia wypłacono. 2. Decyzje administracyjne, przyznające prawo do świadczeń pielęgnacyjnych, wydawać bez zbędnej zwłoki. 3. Spowodować, aby sprawy realizowane na podstawie ustawy były ewidencjonowane, rejestrowane, znakowane oraz przechowywane w sposób określony w instrukcji kancelaryjnej, wprowadzonej Pani Zarządzeniem Nr 6/2012 z dnia 10 maja 2012 roku. Jednocześnie informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję Panią do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wiesława Kacperek-Biegańska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: 1. Pan Stanisław Wieteska Wójt Gminy Opinogóra Górna 2. a/a

8