FORMULARZ ZAPYTANIA OFERTOWEGO ZAPYTANIE OFERTOWE NR M-4009/008/1/2015 Stowarzyszenie na rzecz Integracji Społecznej Modrzew w związku z realizacją projektu Lubelsko-Bialski Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Priorytet VII, Działanie 7.2, Poddziałanie 7.2.2 zwraca się z zapytaniem ofertowym. 1. Zamawiający: Stowarzyszenie na rzecz Integracji Społecznej Modrzew Krępiec, ul. Jarzębinowa 10, 21-007 Mełgiew, Osoba do kontaktu: Justyna Narodowiec tel. (0-81) 744-39-43, email: zapytania@modrzew.org 2. Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, na podstawie wewnętrznego Regulaminu realizacji zamówień udzielanych w ramach projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty wynikającej z Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w rozdziale dotyczącym konkurencyjności. 3. Przedmiot zamówienia: Świadczenie usługi w zakresie zapewnienia zakwaterowania, przygotowania wyżywienia i wynajem sali szkoleniowej dla 14 osób podczas 2 dniowego szkolenia, na terenie jednego z wymieniowych powiatów województwa lubelskiego: łęczyński, lubelski, świdnicki, Miasto Lublin. 4. Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień: 55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 5. Szczegóły zamówienia: 5.1 Zajęcia będą odbywać się zgodnie z harmonogramem szkolenia: Dzień pierwszy Dzień drugi 9.00-10.00 - Zakwaterowanie Uczestników 10.00-11.30 Sesja 1 8.00 9.00 - Śniadanie 11.30 11.40 Przerwa kawowa 9.00-10.30 Sesja 6 11.40 13.10 Sesja 2 10.30 10.40 Przerwa kawowa 13.10 13.40 Obiad 10.40 12.10 Sesja 7 13.40 15.10 Sesja 3 12.10 12.20 - Przerwa kawowa 15.10 15.20 Przerwa kawowa 12.20 13.50 Sesja 8 15.20 16.50 Sesja 4 od 14.00 - Obiad 16.50 17.00 Przerwa kawowa 17.00 18.30 Sesja 5 od 19.00 - Kolacja 5.2 Minimalny standard jakości obiektu: standard trzygwiazdkowy według kategoryzacji obiektów hotelarskich ( 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie /Dz. U z 2004 roku nr 188, poz. 1954/) lub tożsamy z tym standardem dla obiektów nie posiadających kategoryzacji. Obiekt powinien być dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych.
5.3 Usługa obejmuje zapewnienie: 1 sali szkoleniowej x 2 dni: dostosowanej do grupy 12 osób + trener, wyposażonej w krzesła (miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka) i stoły (nie zamocowane na stałe, z możliwością ich przestawiania), wyposażonej we flipchart z wyposażeniem (mazaki i papier), ekran i rzutnik multimedialny, z łatwym dostępem do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz), z dostępem do Internetu, sala nie może znajdować się w suterenie, piwnicy itp., sala powinna znajdować się w odpowiedniej odległość od źródeł hałasu lub musi być wyciszona, sala musi zapewniać warunki dyskrecji (sala zamykana drzwiami lewo bądź prawoskrzydłowymi z możliwością zamknięcia na klucz, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu), sala powinna posiadać odpowiednie oświetlenie (dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej), sala powinna posiadać minimum 1 okno otwierane w celu swobodnego wietrzenia, sala powinna posiadać zaplecze sanitarne (toaleta usytuowana w niewielkiej odległości od sali szkoleniowej), sala wyposażona w klimatyzację z możliwością regulacji temperatury oraz ogrzewanie przy spadku temperatury zewnętrznej poniżej 8 ᴼC, sala powinna posiadać miejsce do przygotowania serwisu kawowego dla uczestników, sala powinna być dostępna w terminach i godzinach proponowanych przez Zleceniodawcę zgodnie z harmonogramem dostarczonym przez organizatora szkolenia, sala znajduje się w tej samej lokalizacji, co pozostałe części usługi tj. nocleg i wyżywienie, Wykonawca udostępni Zamawiającemu salę, co najmniej na 20 minut przed rozpoczęciem szkolenia i 20 minut po jego zakończeniu. Nie dopuszcza się wykorzystania sali restauracyjnej, pokoi hotelowych oraz innych pomieszczeń nieprzystosowanych do celów przeprowadzenia szkolenia. zakwaterowania ze śniadaniem: 2 pokoje 1-osobowe (1 trener oraz 1 opiekun szkolenia ze strony zamawiającego) - jedna doba, wyposażone w łazienkę z pełnym węzłem sanitarnym, szafę lub zabudowaną wnękę garderobianą, biurko lub stół, krzesło, lustro, z dostępem do Internetu i TV; 6 pokoi 2-osobowych - jedna doba, wyposażone w łazienkę z pełnym węzłem sanitarnym, szafę lub zabudowaną wnękę garderobianą, biurko lub stół, krzesło, lustro, z dostępem do Internetu i TV, łózka powinny być oddzielone od siebie i stanowić odrębne posłanie (w przypadku braku możliwości podzielenia uczestników pomiędzy pokoje dwuosobowe, np. z powodu nierównego podziału wg płci, wykonawca zapewni pokoje trzyosobowe); śniadania w formie szwedzkiego stołu: pieczywo, deska serów, zestaw wędlin, sałatki, świeże warzywa, dania ciepłe do wyboru np. parówki, jajecznica, naleśniki (min. 1 porcja na osobę), mleko i przetwory jogurtowe, płatki śniadaniowe, napoje zimne i gorące bez ograniczeń (kawa, herbata, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana), dodatki: cytryna, cukier, śmietanka/mleko do kawy, masło, Wykonawca zapewni dostępność miejsc parkingowych dla trenerów oraz uczestników szkoleń. serwisu kawowego całodziennego x 2 dni x 14 osób: bez ograniczeń: kawa (parzona i rozpuszczalna), herbata, cukier, śmietanka/mleko do kawy, cytryna, ciastka min. 3 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki, szklanki do napojów zimnych, filiżanki do kawy/herbaty, łyżeczki, serwetki jednorazowe, serwis kawowy dostępny od pierwszej godziny szkoleniowej w sposób ciągły w określonych godzinach szkoleniowych, Wykonawca zapewnia serwis sprzątający po każdej zakończonej przerwie kawowej,
2 obiadów na 1 osobę x 14 osób: zupa ziemniaki lub zamiennie: makaron, ryż, kasza min. 150 g/ osobę, sztuka mięsa lub ryba min. 200 g/ osobę, surówkę lub warzywa gotowane 150 g/osobę, deser, napoje zimne i gorące bez ograniczeń (kawa, herbata, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana), Wykonawca zapewni możliwość wyboru dań wegetariańskich, obiad może być wydawany jako wyporcjowany lub porcjowanie może odbywać się w chwili podawania obiadu. 1 kolacji na 1 osobę x 14 osób w formie szwedzkiego stołu: deska serów, zestaw wędlin, sałatki i świeże warzywa, przystawki 2 rodzaje do wyboru, np. tatar, jajka faszerowane, śledź, roladki z łososia lub inne, pieczywo, napoje zimne i gorące bez ograniczeń (kawa, herbata, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana), wszystkie składniki kolacji powinny być różne od składników obiadów podawanych podczas szkolenia, Wykonawca zapewni możliwość wyboru dań wegetariańskich. a) Wszystkie posiłki powinny być wysokiej jakości zarówno co do wartości odżywczej, gramatury jak i estetyki. Wykonawca zapewnia tradycyjne (nie jednorazowe) wyposażenie niezbędne do podania posiłku. b) Każda z zaoferowanych pozycji w ramach usługi gastronomicznej (śniadanie, obiad, kolacja) ma być podana w takiej ilości, by była dostępna dla każdego z uczestników szkolenia c) Rozliczenie nastąpi na podstawie faktycznego wykorzystania, co oznacza, że Wykonawca obciąży Zamawiającego kwotą wynikającą z faktycznej liczby uczestników korzystających z wyżywienia oraz noclegów. Sytuacja może być spowodowana rezygnacją uczestnika przed samym szkoleniem lub wypadkami losowymi. Ostateczna liczba uczestników szkolenia zostanie podana Wykonawcy najpóźniej na 1 dzień przed rozpoczęciem szkolenia. 6. Termin wykonania zamówienia: Szkolenie odbędzie się w terminie 7-8 lutego 2015 r. 7. Warunki udziału w postępowaniu: a) O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy: uprawnieni do występowania w obrocie prawnym, znajdujący się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, posiadający doświadczenie w realizacji usług będących przedmiotem zamówienia, dysponujący sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, którzy wyrażają zgodę na wgląd w dokumentację dotyczącą przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego lub przez wszystkie organy kontrolujące projekt, w ramach którego realizowane jest zamówienie (w przypadku wyboru oferty) b) Z postępowania wykluczeni są Wykonawcy powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. c) Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie przeprowadzona w oparciu o przedłożone przez Wykonawcę dokumenty i oświadczenia. Oferty Wykonawców, którzy przedłożą dokumenty i oświadczenia potwierdzające spełnianie wymaganych warunków zostaną dopuszczone do badania i oceny. Wykonawcy, którzy nie przedłożą dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie wymaganych warunków zostaną wykluczeni z postępowania, po uprzednim wezwaniu do uzupełnienia brakujących dokumentów. 8. Opis sposobu przygotowania oferty a) W odpowiedzi na zamówienie Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, wypełniona czytelnie i w języku polskim. b) Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając Formularz Oferty Dostawcy/Wykonawcy stanowiący Załącznik Nr 1 do Zapytania ofertowego. c) Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane. d) Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę lub upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy. e) Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio ZMIANA lub WYCOFANIE. f) Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert. g) Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem ofert. 9. Termin i miejsce składania ofert a) Oferty należy składać w terminie do dnia 22.01.2015 r. (liczy się data wpływu na maila lub do biura Zamawiającego) b) Oferty można składać: mailem na adres: zapytania@modrzew.org (tylko skan dokumentów z podpisem i pieczęcią), faksem na nr (0-81) 744-39-43, osobiście w biurze Zamawiającego w Świdniku, ul. Racławicka 38-44 lok. 213, 21-040 Świdnik za pośrednictwem poczty/kuriera na adres: Stowarzyszenie na rzecz Integracji Społecznej Modrzew, ul. Racławicka 38-44 lok. 213, 21-040 Świdnik c) Oferty złożone po terminie nie będą uwzględniane i zostaną zniszczone. d) Dodatkowych informacji udziela: Justyna Narodowiec tel. (0-81) 744-39-43, email: zapytania@modrzew.org 10. Wybór oferty a) Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o następujące kryterium/kryteria: Cena 100% b) Każda oferta zostanie oceniona i przyznane zostaną punkty wg wzoru: Cena minimalna Liczba punktów = --------------------------------------------------- x 100 Cena oferty badanej c) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów. d) Informacja o wyborze oferty zostanie przekazana Wszystkim wykonawcom którzy złożyli ofertę mailowo w terminie do 5 dni od dokonania wyboru i zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego.
11. Postanowienia końcowe: Zamawiający zastrzega sobie prawo do: a) unieważnienia postępowania jeżeli: nie wpłynie żadna oferta, cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższają kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia, wykonanie zamówienia nie leży w interesie zamawiającego, o czym zamawiający poinformuje wykonawce przed podpisaniem umowy lub realizacją zamówienia, w toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie umowy. b) zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty, c) unieważnienia postępowania bez podania przyczyny, d) zmiany terminów wyznaczonych w zapytaniu, e) żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od oferentów na każdym etapie postępowania, f) wyłącznej interpretacji zapisów zapytania. Załączniki 1. Wzór Formularza oferty Wykonawcy. 2. Wzór Oświadczenia Wykonawcy o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym. 3. Wzór umowy.