POSTĘPOWANIE NR 9/8.1.3/POKL O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA zgodnie z zasadą konkurencyjności

Transkrypt

1 POSTĘPOWANIE NR 9/8.1.3/POKL O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA zgodnie z zasadą konkurencyjności Warszawa, 29 sierpnia 2012 r. ZAPYTANIE OFERTOWE na wynajem sali konferencyjnej wraz z usługą cateringu CPV usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne CPV usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji CPV usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków CPV usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów 1. ZAMAWIAJĄCY Związek Pracodawców Warszawy i Mazowsza ul. Świętojerska 24, Warszawa REGON INFORMACJE OGÓLNE 2.1 Mając na uwadze zachowanie zasady konkurencyjności w postępowaniu prowadzonym w ramach projektu pod nazwą Mazowieckie partnerstwo na rzecz współpracy, adaptacyjności i innowacji współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VIII Regionalne Kadry Gospodarki, Poddziałanie 8.1.3, Zamawiający kieruje zapytania ofertowe do Wykonawców, którzy w ramach projektu na potrzeby przeprowadzenia w Płocku 4 seminariów mogą wynająć sale konferencyjne oraz zapewnić usługę cateringową zgodnie z niniejszym zapytaniem. 3. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA 3.1 Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2010 roku nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 4. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 4.1. Wynajem sali konferencyjnej celem zorganizowania 4 seminariów, realizowanych w ramach projektu pn. Mazowieckie partnerstwo na rzecz współpracy, adaptacyjności i innowacji, zgodnie z poniższą specyfikacją:

2 Tabela nr 1 Lokalizacja sali konferencyjnej Termin Ilość sal Godziny wynajmu Sali r. 1 10:00-12:00 Sala zlokalizowana na terenie miasta Płock r r :00-14:00 12:00-14: r. 1 12:00-14:00 Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wskazanych w Tabeli nr 1 terminów oraz godzin wynajmu sali. Powyższe zmiany będą uzgadniane w porozumieniu pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. Kryteria jakie powinna spełniać sala: 1) sala mogąca pomieścić 20 osób, 2) wyposażona w ekran, rzutnik do prezentacji multimedialnych, 3) wyposażona w tablicę typu flip-chart wraz z wyposażeniem (papier, pisaki), 4) dostęp do sieci energetycznej zapewniającej podłączenie laptopa, 5) stolik na sprzęt multimedialny, 6) przedłużacz, 7) posiadać okna i możliwość ich zasłaniania, 8) sala autonomiczna (nie jest salą dzieloną z jednej dużej sali), 9) miejsce przed salą konferencyjną z jednym stolikiem, na których rozmieszczane będą materiały seminaryjne oraz przeprowadzona będzie rejestracja uczestników, 10) bezpłatne miejsca parkingowe dla co najmniej 20 samochodów, 11) sala będzie sprzątana przez Wykonawcę, 12) sala powinna być dostępna Zamawiającemu co najmniej 0,5 godziny przed rozpoczęciem seminarium oraz 0,5 godziny po jego zakończeniu Przygotowanie i dostarczenie dla uczestników szkolenia cateringu Catering przygotowany dla 20 osób w postaci szwedzkiego stołu obejmuje: a. serwis kawowy (kawa, herbata, cytryna, cukier, mleko), woda mineralna gazowana i niegazowana, soki. b. ciepły, co najmniej dwudaniowy posiłek obiadowy (zawierający mięso). Zamawiający w uzgodnieniu z Wykonawcą zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników seminariów. W związku z tym Zamawiający zapłaci za faktycznie zamówione usługi. Wykonawca odpowiadał będzie za obsługę, rozstawienie oraz bieżącą wymianę naczyń oraz dbał będzie o estetykę miejsca podania cateringu. Catering powinien być zapewniony w miejscu odbywającego się seminarium (na sali lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie).

3 5. WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA 5.1. W niniejszym postępowaniu Zamawiający wyklucza udzielenie zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub/i kapitałowo. Poprzez powiązania kapitałowe lub/i osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą polegające w szczególności na: 1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; 3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli 6. ZASADY WSPÓŁPRACY 1) wszystkie usługi realizowane będą na podstawie umowy 2) brak możliwości przedpłaty 3) płatność za usługi w terminie 14 dni od dnia poprawnie wystawionej Faktury VAT/Rachunku 7. OSOBA ZE STRONY ZAMAWIAJĄCEGO UPRAWNIONA DO KONTAKTU ORAZ ODPOWIADAJĄCA ZA CZYNNOŚCI ZWIĄZANE Z PRZYGOTOWANIEM I PRZEPROWADZENIEM PROCEDURY WYBORU WYKONAWCY Izabela Domżał-Wiśniewska, Kierownik Projektu, tel , izabela.domzal@zpwim.pl 8. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Ofertę należy przygotować na załączonym formularzu ofertowym załącznik nr 1,w języku polskim, w formie pisemnej. 2. Oferta musi być podpisana (czytelnie lub z pieczątką imienną) przez osoby upoważnione. Wszelkie poprawki lub zmiany w treści oferty muszą być naniesione w sposób czytelny, datowane i podpisane przez osobę upoważnioną. 3. Cena musi być podana w polskich złotych (cyfrowo i słownie), być zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku oraz być wartością brutto. Złożona oferta musi uwzględniać wszystkie zobowiązania, obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. Cena ta będzie obowiązującą przez cały okres trwania umowy. 4. Termin ważności oferty wynosi co najmniej 60 dni. 5. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych. 6. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym - Załącznik nr 2.

4 7. Oferty sporządzone w innej niż określona przez Zamawiającego w Zapytaniu ofertowym formie, zostaną uznane za niespełniające wymogów formalnych i jako takie odrzucone przez Komisję Oceny Ofert. 8. Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji w formie pisemnej, faksem oraz drogą elektroniczną. 9. Zamawiający nie żąda wniesienia wadium. 10. Oferty niekompletne, w szczególności niezawierające wszystkich wymienionych niniejszym zapytania ofertowego załączników, zostaną odrzucone bez wzywania Wykonawcy do uzupełnienia braków. 11. Oferty niekompletnie wypełnione, w szczególności niezawierające wszystkich informacji wymaganych w poszczególnych załącznikach, zostaną odrzucone bez wzywania Wykonawcy do uzupełnienia braków. W przypadku braku możliwości wypełnienia danej komórki należy wpisać Nie dotyczy. 9. KRYTERIA OCENY OFERT Najwyższą liczbę punktów otrzyma oferta najtańsza, pozostałe oferty otrzymają punktów odpowiednio mniej z dokładnością 2 miejsc po przecinku zgodnie z poniższym wzorem. P - liczba punktów: Najniższa oferowana Cena P =. X 100% Cena oferty badanej Maksymalnie można uzyskać 100 punktów. Wybrana zostanie oferta, która zdobędzie najwyższą liczbę punktów. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania ZPWiM do zawarcia umowy. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców mailowo. 10. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY: 1. Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia r. do godziny 09: Ofertę należy składać (osobiście lub pocztą) w siedzibie Zamawiającego w Warszawie: Związek Pracodawców Warszawy i Mazowsza, ul. Świętojerska 24, Warszawa lub przesłać skany dokumentów na adres mailowy: izabela.domzal@zpwim.pl 11. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA I INFORMACJE 1. Wybór najkorzystniejszej oferty jest jednoznaczny i nie podlega procedurze odwoławczej. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania do upływu terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w

5 postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany przekazuje się niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, do których zostało wystosowane zaproszenie ofertowe i jest ono dla nich wiążące. 3. Zamawiający może w każdej chwili unieważnić postępowanie o udzielenie Zamówienia bez podania przyczyny. 4. Wszelkie informacje dotyczące zamówienia można uzyskać pod numerem telefonu: Tel.: lub em: izabela.domzal@zpwim.pl Załącznik do zapytania ofertowego: Załącznik Nr 1: Formularz ofertowy Załącznik Nr 2: Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych Warszawa, r. Kierownik Projektu Izabela Domżał-Wiśniewska

6 Nazwa/ Imię i nazwisko Adres Załącznik Nr 1 do postępowania nr 9/8.1.3/POKL z r. FORMULARZ OFERTOWY POSTĘPOWANIE NR 9/8.1.3/POKL z dnia r. O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA zgodnie z zasadą konkurencyjności I. Dane Wykonawcy (ulica, numer budynku, numer lokalu, kod pocztowy, miasto) Telefon kontaktowy:... Osoba do kontaktu Adres .. Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, prowadzonym w trybie zasady konkurencyjności na wynajem sali konferencyjnej na potrzeby przeprowadzenia 4 seminariów wraz z usługą cateringu w ramach projektu pod nazwą: Mazowieckie partnerstwo na rzecz współpracy, adaptacyjności i innowacji składam niniejszą ofertę. 1. Oferuję wykonanie zamówienia za cenę: Wynajem Sali konferencyjnej oraz catering w Płocku zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym w cenie: Cena ofertowa z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia Rodzaj usługi Cena jednostkowa za szt. Cena całościowa CATERING Ciepły, co najmniej dwudaniowy posiłek dla 20 osób przez 4 seminaria Razem: x 20 os.x 4=

7 Przerwa kawowa dla 20 osób przez 4 seminaria (kawa, herbata, cytryna, cukier, mleko, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki) SALE SZKOLENIOWE x 20 os x 4 = Razem: Cena wynajmu Sali szkoleniowej przez 4 x 1 sala x 4 = seminaria CENA ŁĄCZNA Razem: : PRZYKŁADOWE MENU ciepły posiłek (do każdej pozycji proszę podać ilość) OPCJA 1... OPCJA data... podpis i pieczęć Wykonawcy

8 Załącznik Nr 2 do postępowania nr 9/8.1.3/POKL z r. Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych Oświadczam, będąc świadomym odpowiedzialności karnej za poświadczenie nieprawdy mogące doprowadzić Zamawiającego do niekorzystnego rozporządzenia własnym lub cudzym mieniem za pomocą wprowadzenia go w błąd (art. 286 kodeksu karnego), iż: Jestem/nie jestem* powiązany/a osobowo lub kapitałowo 1 z: a) zamawiającym b) osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego 2 c) osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy. *niepotrzebne skreślić.., dnia.. podpis/pieczęć Wykonawcy 1 Powiązania osobowe lub kapitałowe polegają w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 2 Osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Związku Pracodawców Warszawy i Mazowsza są wyłącznie członkowie zarządu, przy czym skład zarządu dostępny jest na stronie internetowej organizacji.