Zapytanie ofertowe dot. wynajmu sali szkoleniowej oraz świadczenia usługi gastronomicznej. dla Stowarzyszenia LGD Sąsiedzi wokół Szlaku Piastowskiego

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe dot. wynajmu sali szkoleniowej oraz świadczenia usługi gastronomicznej dla Stowarzyszenia LGD Sąsiedzi wokół Szlaku Piastowskiego I. Zamawiający: Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania Sąsiedzi wokół Szlaku Piastowskiego ul. Ogrodowa 10 lok. 111, Mogilno II. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa najmu sali szkoleniowej oraz usługa gastronomiczna na trzy jednodniowe szkolenia dla grup liczących maksymalnie 30 osób w każdy dzień szkoleniowy w wymiarze minimalnie 6, maksymalnie 8 godzin Przedmiot zamówienia będzie współfinansowany ze środków na działanie Wsparcie dla rozwoju lokalnego w ramach inicjatywy LEADER, poddziałanie Wsparcie na rzecz kosztów bieżących i aktywizacji Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich. III. Opis przedmiotu zamówienia Wynajęcie sali szkoleniowej na trzy jednodniowe szkolenia dla grupy liczącej maksymalnie 30 osób w każdy dzień szkoleniowy w wymiarze minimalnie 6, maksymalnie 8 godzin Poczęstunek na każdy z trzech dni szkoleniowych dla maksymalnie 30-osobowych grup, w skład którego wejdą: a) serwis kawowy: kawa, herbata, cukier, mleko, cytryny do herbaty, woda mineralna, soki bez ograniczeń; ciasto 2 szt. na osobę, owoce (winogrona oraz banany), przegryzka w formie obranej i pokrojonej w słupki surowej marchwi b) obiad: zupa (1 rodzaj) oraz II danie (2 rodzaje mięsa, ziemniaki, 2 rodzaje surówek świeżych, gotowane warzywa), kompot Serwis kawowy powinien być dostępny od pierwszej godziny szkoleniowej, w trybie ciągłym. Serwis kawowy i obiad obejmuje zastawę wykonawca zapewnia tradycyjne (nie jednorazowe) wyposażenie niezbędne do podania posiłków i napojów Oferent zobowiązany jest ponadto do umożliwienia zamówienia posiłku wegetariańskiego w takiej samej cenie, jak posiłek mięsny. Termin realizacji: r., r. oraz r. Miejsce realizacji: teren gminy Mogilno. Warunki, jakie powinna spełniać sala: a) Odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej b) Łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz) c) Ekran lub przynajmniej jedna biała lub bardzo jasna pionowa ściana, na której będzie można wyświetlić obraz z rzutnika

2 d) Miejsce na catering (serwis kawowy w sali szkoleniowej) e) Klimatyzacja i/lub ogrzewanie wykonawca musi zapewnić możliwość utrzymania na sali komfortu termicznego f) Zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób, które nie biorą udziału w szkoleniu, nie wliczając w to obsługi) g) Miejsce na bezpieczne przechowywanie odzieży wierzchniej h) Dostępność miejsc parkingowych dla organizatorów, trenera, obsługi szkoleniowej oraz uczestników i) Nieograniczony dostęp do korzystania z toalet j) dostępność sali 30 minut przed rozpoczęciem szkolenia oraz 30 minut po jego zakończeniu w celu rozłożenia i złożenia niezbędnego sprzętu szkoleniowego Indywidualny harmonogram wynajmu sali oraz świadczenia usługi gastronomicznej zostanie uzgodniony pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym IV. Miejsce, termin i sposób składania ofert Oferty należy składać do dnia 24 października 2016r. włącznie na załączonym do zapytania formularzu ofertowym w następujący sposób: drogą mailową na adres: olgatwaruzek@lgdsasiedzi.pl osobiście w biurze Stowarzyszenia, w godzinach od za pośrednictwem poczty tradycyjnej (decyduje data wpływu) V. Ocena ofert Zamawiający dokona wyboru oferty w oparciu o następujące kryterium: 100% łączna cena za wynajem sali i świadczenie usługi gastronomicznej dla maksymalnie 30-osobowej grupy podczas każdego z 3 dni szkoleniowych Cena powinna zostać określona w następujący sposób: łączna cena za 3 dni szkoleniowe przy założeniu, że grupa liczy maksymalnie 30 osób oraz wyszczególniony koszt wynajmu sali na jeden dzień szkoleniowy i świadczenie usługi gastronomicznej dla 1 osoby. Punkty liczone według formuły: Cena brutto najtańszej oferty Ilość punktów = x 100 Cena brutto ocenianej oferty Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji zaoferowanej ceny, w przypadku gdy założone w projekcie środki okażą się niewystarczające. Oferta może zostać odrzucona jeśli zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. VI. Wymagane dokumenty: Wypełniony formularz ofertowy, będący załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania Propozycja menu, w tym dania wegetariańskiego.

3 VII. Informacje pozostałe: Oferty, które wpłyną do biura po terminie, na innym druku, niekompletne lub niespełniające stawianych wymagań nie będą rozpatrywane. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z dokonaniem zamówienia. Zamawiający zastrzega możliwość niedokonania wyboru Wykonawcy, bez podania przyczyn. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może wymagać od oferentów wyjaśnień dotyczących złożonych ofert. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany zamawianej ilości usług (liczebności grup szkoleniowych) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia wysokiego poziomu świadczonych usług oraz warunków zgodnych z przepisami BHP w trakcie trwania szkolenia. Wykonawca jest związany 30-dniowym terminem obowiązywania oferty. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzania modyfikacji do zapytania. O każdej zmianie poinformuje na swojej stronie internetowej, informację o dokonanej modyfikacji przekaże również drogą mailową wszystkim oferentom, którzy złożą ofertę przed jej dokonaniem. Forma płatności: przelew na konto wskazane na fakturze lub rachunku w ciągu 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionego dokumentu Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Informacje dotyczące wyboru oferenta dostępne będą w Biurze Stowarzyszenia oraz zostaną zamieszczone na stronie internetowej Stowarzyszenia Osoba do kontaktu: Olga Twarużek, tel lub olgatwaruzek@lgdsasiedzi.pl Niniejsze zapytanie o cenę nie podlega ustawie Prawo zamówień publicznych.

4 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego - Formularz ofertowy. (pieczęć oferenta)... (miejscowość, data) Zamawiający: Stowarzyszenie LGD Sąsiedzi wokół Szlaku Piastowskiego OFERTA wynajmu sali szkoleniowej oraz świadczenia usługi gastronomicznej dla Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Sąsiedzi wokół Szlaku Piastowskiego Dane dotyczące oferenta: Nazwa... Siedziba... Nr telefonu/faksu... NIP:... Oferujemy realizację zamówienia zgodnie z Zapytaniem Ofertowym za kwotę: Łączna cena za 3 dni szkoleniowe przy założeniu, że grupa liczy maksymalnie 30 osób: w tym: Koszt wynajmu sali szkoleniowej na jeden dzień szkoleniowy Koszt świadczenia usługi gastronomicznej za 1 osobę:

5 OŚWIADCZAMY, ŻE OFERENT ZAPEWNIA: wraz ze świadczeniem usług gastronomicznych wraz ze świadczeniem usług gastronomicznych wraz ze świadczeniem usług gastronomicznych Składniki poczęstunku zgodne z zapytaniem ofertowym (dot. serwisu kawowego oraz obiadu) Tradycyjna zastawa do podania posiłków i napojów TAK / NIE Możliwość zamówienia posiłku wegetariańskiego Miejsce realizacji na terenie gminy Mogilno Sala z odpowiednim oświetleniem zgodnie z zapytaniem ofertowym Łatwy dostęp do źródła prądu na sali szkoleniowej Ekran lub ściana umożliwiająca wyświetlenie obrazu z rzutnika Miejsce na serwis kawowy na sali szkoleniowej Możliwość utrzymania temperatury powietrza w sali szkoleniowej na poziomie zapewniającym komfort termiczny Warunki dyskrecji na sali szkoleniowej Miejsce na bezpieczne przechowywanie odzieży wierzchniej Dostępność miejsc parkingowych dla organizatorów, trenera, obsługi szkoleniowej oraz uczestników Nieograniczony dostęp do korzystania z toalet Dostępność sali 30 minut przed rozpoczęciem szkolenia i 30 minut po jego zakończeniu Oświadczamy, że oferowana cena za całość zamówienia zawiera wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z treścią zapytania i nie wnosimy do niej zastrzeżeń. Oświadczamy, że posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujemy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Oświadczamy, że znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia... (podpis upoważnionego przedstawiciela oferenta)