Redaktor merytoryczny: Jarosław Marciniak Wydawca: Magdalena Stojek-Siwińska Redaktor prowadzący: Beata Wawrzyńczak-Jędryka Opracowanie redakcyjne: Beata Wawrzyńczak-Jędryka Projekt graficzny okładki i stron tytułowych: Urszula Słowińska Autorzy: Albert Binda rozdział XII.3 8; Hanna Fiszer rozdziały: X.5.E, XI.3.A, XIII.9, XIV.6.B; Zbigniew Kozak rozdział VII.5.D; Monika Leśnikowska-Marciniak rozdziały: IV.9 10, V.5.I, IX.6.F; Jarosław Marciniak rozdziały: I III, IV.1 8, 11, V.1 5, VI, VII.1 5.C, 6 7, VIII, IX.1 4, 6.A E, 7, X.1 5.D, 6, XI.1 2, 3.B 7, XIII.1 8, XIV.1 6.A, 7 10, XV, Wprowadzenie; Iwona Szakiewicz rozdział IX.5 by Wolters Kluwer Polska SA, Warszawa 2013 ISBN 978-83-264-4209-4 Wolters Kluwer Polska SA 01-231 Warszawa, ul. Płocka 5a tel. (centr.): 22 535-80-00, fax 22 535-80-01, infolinia: 800 120 188 Księgarnia internetowa Prawo Biznes Finanse http://www.profinfo.pl e-mail: profinfo@wolterskluwer.pl, tel. 22 535 80 72
Spis treści Strona Numer 9 Wprowadzenie 11 Wykaz skrótów 13 Rozdział I. Funkcja personalna w organizacji 15 1. Charakter i istota funkcji personalnej... 1 33 2. Podział kompetencji w firmach w odniesieniu do zarządzania ludźmi przykłady rozwiązań (dział personalny, zarząd, menedżerowie)... 27 36 3. Strategia personalna organizacji... 32 53 4. Przykłady strategii personalnych... 48 65 Rozdział II. Administracja i obsługa kadrowa 67 1. Administracja i obsługa jako punkt wyjścia dla HR... 49 68 2. Omówienie najważniejszych kwestii związanych z administracją kadrową podstawy prawne... 51 71 3. Standardy obsługi kadrowej... 54 74 4. Standardy pracy kadrowej/standardy stanowisk... 59 92 5. Regulaminy jako podstawa polityki kadrowej organizacji... 77 98 6. Przykłady regulacji podstawowych w praktyce kadrowej... 85 124 7. Ocena działalności działu kadr obsługa kadrowa, administracja, regulaminy i relacje z podmiotami zewnętrznymi (PIP, sądy pracy)... 105 129 8. Administracja i obsługa kadrowa a potrzeby i rola kierowników w tym obszarze... 106 131 Rozdział III. Analiza i planowanie zatrudnienia 133 1. Analiza i planowanie zatrudnienia w systemie HR współczesnej organizacji... 107 134 2. Czynniki wpływające na plan zatrudnienia... 111 137 3. Analiza stanu zatrudnienia dlaczego jest niezbędna... 118 144 4. Opisy stanowisk jako podstawowe narzędzie w pracy kadrowej... 127 162 5. Plan zatrudnienia narzędzie kadrowe i narzędzie kierownicze... 140 167 6. Procedura planowania zatrudnienia... 143 www.meritum.pl 5
Spis treści Strona Numer 169 7. Wdrożenie planu zatrudnienia... 144 203 Rozdział IV. Pozyskiwanie pracowników rekrutacja 205 1. Pozyskiwanie/dobór pracowników w systemie HR współczesnej organizacji... 148 206 2. Co umożliwia sprawne pozyskiwanie i dobór pracowników... 150 211 3. Rekrutacja wewnętrzna i zewnętrzna porównanie... 160 214 4. Wpływ przepisów prawnych na proces rekrutacji... 163 237 5. Procedura rekrutacyjna... 207 249 6. Konkurs na stanowisko zastosowanie w rekrutacji... 220 258 7. Rozmowy kwalifikacyjne w praktyce rekrutacji... 240 267 8. Przykładowy zestaw pytań do rozmów kwalifikacyjnych wraz z komentarzem... 255 313 9. Pozostałe metody stosowane w rekrutacji pracowników... 263 324 10. Zasady ostatecznego wyboru kandydata... 276 327 11. Przykład wypełnionego dokumentu raportu podsumowującego obszar HR rekrutacja w danym roku... 279 1 337 Rozdział V. Adaptacja i integracja 339 1. Adaptacja i integracja pracowników w systemie HR współczesnej organizacji... 280 341 2. Kontekst zespołowy procesu adaptacji zawodowej i podmioty realizujące proces adaptacji... 283 344 3. Adaptacja i integracja pracowników a budowanie lojalności... 287 347 4. Procedura adaptacyjna... 290 364 5. Zakończenie procesu adaptacji zawodowej w firmie... 293 383 Rozdział VI. Motywacja płacowa i pozapłacowa wprowadzenie 385 1. Motywacja płacowa i pozapłacowa w systemie HR współczesnej organizacji... 305 393 2. Wynagradzanie pracowników podstawy prawne... 309 398 3. Podstawowe pojęcia związane z systemem wynagrodzeń... 318 401 4. Tworzenie i doskonalenie systemów wynagrodzeń... 324 407 5. Wewnętrzna analiza wynagrodzeń punkt wyjścia do poprawy systemu motywacji... 325 420 6. Stosowane motywatory w praktyce polskich przedsiębiorstw... 329 443 Rozdział VII. Wynagrodzenie stałe i wartościowanie stanowisk pracy 445 1. Charakterystyka wynagrodzenia podstawowego płacy zasadniczej... 330 450 2. Zmiana wynagrodzeń zasady... 336 456 3. Taryfikatory w zarządzaniu płacą zasadniczą... 342 460 4. Wartościowanie stanowisk... 346 467 5. Wybrane metodologie wartościowania... 355 492 6. Przykład zastosowania Metody Profilowej Wartościowania Stanowisk Pracy... 373 6 www.meritum.pl
Spis treści Strona Numer 507 Rozdział VIII. Systemy premiowania 509 1. Premiowanie czym jest premia... 381 513 2. Prowizje i nagrody w systemie premiowania pracowników... 389 520 3. Tworzenie i wdrażanie systemu premiowania... 393 525 4. Kafeteryjne systemy wynagrodzeń... 399 529 5. Przykłady systemów premiowania... 403 565 Rozdział IX. Szkolenia i rozwój zawodowy 567 1. Szkolenia i rozwój pracowników w systemie HR współczesnej organizacji. 404 572 2. Aspekty prawne związane z nowymi przepisami dotyczącymi szkoleń... 409 587 3. Planowanie szkoleń... 424 606 4. Rozwój zawodowy pracowników... 425 609 5. Mentoring i coaching jako narzędzia w procesie rozwoju pracowników... 428 620 6. Mobilność pracowników jako alternatywa dla awansów... 445 630 7. Przykłady dokumentów z obszaru szkoleń i rozwoju... 451 649 Rozdział X. Ocena pracowników 651 1. Oceny w systemie HR współczesnej organizacji... 452 658 2. Procedura/regulamin ocen okresowych... 459 667 3. Kryteria oceniania... 463 667 4. Konsekwencje ocen... 464 670 5. Rozmowy oceniające... 467 681 6. Przykład kompleksowego systemu ocen... 474 713 Rozdział XI. Racjonalizacja zatrudnienia 715 1. Działania optymalizacyjne w systemie HR współczesnej organizacji... 475 719 2. Podmioty zaangażowane w proces zmian... 478 724 3. Relacje kierownik pracownicy w procesie restrukturyzacji... 482 725 4. Rola i zadania działu personalnego w przygotowywaniu organizacji na zmiany... 483 1 731 5. Analizy punkt wyjścia... 484 735 6. Zestawienie obecnej struktury zatrudnienia z potrzebami analiza przerostów zatrudnienia, niedoborów w zatrudnieniu oraz luki kompetencyjnej... 486 738 7. Określenie koniecznych zmian ilościowych oraz jakościowych w zatrudnieniu w poszczególnych jednostkach organizacyjnych... 488 742 8. Narzędzia ułatwiające optymalizację zatrudnienia przykłady formularzy do analiz i ocen... 490 757 Rozdział XII. Redukcja zatrudnienia 759 1. Zakończenie współpracy z pracownikiem w systemie HR współczesnej organizacji... 491 761 2. Komunikacja najważniejszy element procesu zwolnień... 494 765 3. Rozmowy ze zwalnianymi pracownikami wskazówki... 499 769 4. Outplacement program osłonowy dla zwalnianych pracowników... 502 775 5. Korzyści z outplacementu... 514 www.meritum.pl 7
Spis treści Strona Numer 777 6. Organizacja i przebieg programu outplacementu... 518 782 7. Usługi składające się na program outplacementu... 526 793 8. Skuteczność pomocy indywidualnej w programach outplacementu... 543 797 Rozdział XIII. Kontrola i audyt procesów HR 799 1. Kontrola i audyt w systemie HR współczesnej organizacji... 546 802 2. Funkcja kontrolna działu personalnego... 548 805 3. Przygotowanie systemu controllingu personalnego w firmie... 554 814 4. Miary i wskaźniki w systemie controllingu HR... 560 822 5. Wdrożenie systemu controllingu w organizacji... 572 825 6. Pojęcie audytu funkcji personalnej w organizacji... 577 828 7. Cele audytu funkcji personalnej... 578 839 8. Korzyści z audytu funkcji personalnej... 586 854 9. Zarządzanie zasobami ludzkimi a System Zarządzania Jakością w organizacji... 595 1 863 Rozdział XIV. Budowa wizerunku pracodawcy i marketing personalny 865 1. Marketing wewnętrzny i zewnętrzny w systemie HR współczesnej organizacji... 596 868 2. Podstawowe pojęcia związane z wizerunkiem pracodawcy... 602 872 3. Budowa przewag wizerunkowych w wybranych obszarach HR... 618 875 4. Rekrutacja i oddziaływanie na ogólny rynek pracy... 623 877 5. Współpraca z uczelniami i szkołami... 627 878 6. Budowa specyficznych przewag w wizerunku pracodawcy... 629 889 7. Współpraca HR z PR w obszarze wizerunkowym... 632 893 8. Charakter zaangażowania HR w budowanie wizerunku... 635 894 9. Rekomendacje dla współpracy HR z różnymi grupami podmiotów w organizacji... 638 898 10. Współpraca i zasady komunikacji HR ze związkami zawodowymi... 644 903 Rozdział XV. Trendy HR 905 1. Wymagania wobec działów personalnych tendencje... 656 906 2. HR dla menedżerów i z menedżerami... 658 909 3. HR właściciel procedur... 662 912 4. HR a porządek prawny organizacji i kwestia zapewnienia zgodności... 665 913 5. Różnorodność kontra specjalizacja... 666 914 6. Przyszłość HR w naszych realiach... 669 919 Indeks rzeczowy
Wprowadzenie Oddajemy do Państwa rąk drugie, uzupełnione wydanie praktycznego poradnika z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, który ukazuje się w serii Meritum znanej z niezwykle kompleksowego, pełnego ujęcia poszczególnych dziedzin użytecznej wiedzy. Publikacja obejmuje praktycznie całą tematykę zagadnień HR, tak aby Czytelnik nie musiał tracić czasu na poszukiwanie interesujących go wiadomości w wielu źródłach z tego zakresu. Celem publikacji jest ułatwienie menedżerom i pracownikom służb personalnych, kierownikom zajmującym i interesującym się zarządzaniem ludźmi i pracą, pracownikom firm doradczych, trenerom, wykładowcom i studentom korzystania i stosowania z ujętej kompleksowo, użytecznej wiedzy z obszaru HR. Często zamiennie stosowane są określenia HR, sprawy personalne, ZZL, sprawy kadrowe, dział kadr i dział personalny. Zarówno w literaturze, jak i w praktyce do spraw kadrowych zalicza się niekiedy wszystko, co odnosi się do podstawowych czynności funkcji personalnej dokumentacji kadrowej i tzw. administracji zatrudnienia. Komórki personalne, niejako tradycyjnie, zajmują się podstawowymi funkcjami HR, takimi jak: administracja kadrowa, planowanie zatrudnienia, rekrutacja i dobór, motywacja płacowa, adaptacja, rozwój zawodowy i oceny. Pojawiają się również nowe obszary i zadania, wykraczające poza dotychczasowe myślenie o sprawach personalnych. W niniejszej publikacji terminy kadrowy i personalny są w pełni tożsame dotyczą zarówno kwestii podstawowych, jak też najbardziej profesjonalnych i rozbudowanych aspektów zarządzania pracą. Przez sprawy pracownicze rozumiemy tu wszelkie kwestie kadrowe i HR w firmie (zarówno twarde, jak i miękkie ). Wiedza i praktyka z zakresu HR jest niezwykle rozbudowana i zróżnicowana. W każdej organizacji ludzie są najbardziej skomplikowanym jej zasobem. Są oni wyjątkowi, posiadają różne cechy fizyczne, osobowość, inną zdolność postrzegania, zróżnicowane wykształcenie i często bardzo odmienne doświadczenia. W porównaniu z innymi zasobami, np. finansowymi, potencjał ludzki jest relatywnie mało mobilny, przemieszczanie pracowników w stosunku do gwałtownie zmieniających się potrzeb organizacji wymaga dużego nakładu środków, jest pracochłonne i wymaga czasu. W związku z tym nie można traktować zasobów ludzkich doraźnie są one w miarę trwałym czynnikiem, którego przemiana jakościowa lub zmiana w postaci zmniejszenia lub zwiększenia jego wielkości, postępują wolniej niż innych. I kolejna istotna cecha nieprzewidywalność, która jest związana z tendencją ludzi do działania zgodnie z własnymi interesami. Najważniejsze jest to, że dzięki swoim cechom właśnie czynnik ludzki tworzy organizacje i realizuje ich cele. Stąd też w zarządzaniu w ogóle pojawiła się praca kadrowa. Przetrwanie i rozwój przedsiębiorstwa zależy przede wszystkim od tego, kim są, co robią i w jaki sposób działają zatrudnieni w nim ludzie. Wykorzystanie wszelkich innych zasobów przedsiębiorstwa (materialnych, finansowych) zależy przede wszystkim od człowieka. Dlatego też funkcje zarządzania zasobami ludzkimi należą do podstawowych funkcji w procesie zarządzania. www.meritum.pl 9
Wprowadzenie Bezpośrednim celem funkcji zarządzania personelem jest prowadzenie takiej polityki kadrowej, aby proces pracy przebiegał sprawnie, a pracownicy byli stale pobudzani do pożądanych zachowań. Wiele elementów publikacji odnosi się bezpośrednio lub pośrednio do kwestii efektywności HR. Należy jednak pamiętać, że w naszych, polskich realiach efektywność ta nie może być mierzona wyłącznie zestawami wskaźników i parametrów. Mówimy o działalności z jednej strony w bardzo miękkim, delikatnym, ludzkim, interpersonalnym obszarze, z drugiej zaś o działaniach samoistnych opartych na przepisach prawa pracy, które to działania należą do domeny służb personalnych. Oczywiście, można sparametryzować poszczególne działania, można zbudować system wskaźników, ale nie powinien on być jedynym wyznacznikiem efektywności. Dlatego też, dla menedżera i specjalisty personalnego, niezwykle ważne jest posiadanie zestawu wiedzy i umiejętności, które oznaczają w praktyce: znajomość standardów HR, znajomość specyfiki organizacji, znajomość mierników, wskaźników w obszarze funkcji personalnej, zdolność do zaangażowania innych (kadra kierownicza), posiadanie warsztatu narzędziowego, czyli ogromnego zestawu wzorów, przykładów: procedur postępowania, formularzy, arkuszy. Zamierzeniem Autorów i Wydawcy Meritum. HR było właśnie dostarczenie zainteresowanym narzędzia, z którego szybko i w łatwy sposób będą mogli korzystać. Sprzyjają temu m.in.: klarowny podział zagadnień-problemów na rozdziały, z których każdy wyczerpująco przedstawia zagadnienie, układ treści podzielony na niewielkie, zwięzłe fragmenty, uwypuklenie najistotniejszych kwestii przez zaznaczenie ich ramką i hasłem WAŻNE, wyraźnie wyodrębnione w tekście przykłady, zamieszczane na marginesach numery, które wskazują ważne pojęcie lub istotny element dotyczący pracy kadrowej, zamieszczane do praktycznego wykorzystania wzory dokumentów (regulaminów, procedur), a także praktyczne formularze ułatwiające i porządkujące wybrane przedsięwzięcia HR, szczegółowy i wyczerpujący indeks rzeczowy z odniesieniami do numerów na marginesie tekstu, przyjazna dla Czytelnika szata graficzna. Meritum. HR zawiera też odesłania do dodatkowych materiałów, które zamieszczone są na specjalnej stronie internetowej, do której dostęp mają tylko Czytelnicy Meritum. HR. W materiałach tych znajdują się liczne procedury HR niezwykle przydatne w praktyce, codziennej pracy, m.in.: procedura wdrażania systemu kompetencyjnego opisu stanowisk pracy, wartościowania stanowisk pracy, przeprowadzania ocen pracowniczych, opracowania i wdrożenia systemu wynagrodzeń, procedura wdrożenia controllingu personalnego oraz wiele innych. Adres strony, na której znajdują się omawiane materiały procedury HR: www.abc.com.pl/meritumhr Autorami publikacji są specjaliści praktycy z zakresu HR: doradcy personalni, szkoleniowcy, trenerzy, psychologowie, twórcy programów szkoleniowych od wielu lat na co dzień zajmujący się rozwiązywaniem omawianych w publikacji problemów we współpracy z przedsiębiorstwami, ich kadrą kierowniczą. Mamy nadzieję, że docenią Państwo wszystkie walory tej publikacji i stanie się ona niezastąpioną pomocą w codziennej pracy. Zespół redakcyjny
WYkaz Skrótów 1. Źródła prawa EKS Europejska Karta Społeczna, sporządzona w Turynie dnia 18 października 1961 r. (Dz. U. z 1999 r. Nr 8, poz. 67 z późn. zm.) k.c. ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) k.p. ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) 2. Organy orzekające NSA Naczelny Sąd Administracyjny s.apel. sąd apelacyjny SN Sąd Najwyższy TK Trybunał Konstytucyjny 3. Publikatory Dz. U. M.P. Dziennik Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski Dziennik Urzędowy Rzeczypospolitej Polskiej 4. Czasopisma OSN Orzecznictwo Sądu Najwyższego OSNAPiUS Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych OSNCP Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Cywilna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych OSNP Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych OSP Orzecznictwo Sądów Polskich PiZS Praca i Zabezpieczenie Społeczne 5. Inne art. AWP bhp artykuł Ankietowe Wartościowanie Pracy bezpieczeństwo i higiena pracy www.meritum.pl 11
WYkaz Skrótów cz. część ds. do spraw GIODO Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych KNE Komitet Niezależnych Ekspertów lit. litera MBO Management by Objectives MOP Międzynarodowa Organizacja Pracy MPiPS Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej n. następna (e,y) niepubl. niepublikowany PFRON Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych PIP Państwowa Inspekcja Pracy pkt punkt poz. pozycja PSZK Polskie Stowarzyszenie Zarządzania Kadrami r. rok s. strona tj. to jest tekst jedn. tekst jednolity tzn. to znaczy ust. ustęp z późn. zm. z późniejszymi zmianami zob. zobacz ZUS Zakład Ubezpieczeń Społecznych ZZL zarządzanie zasobami ludzkimi
Rozdział I Funkcja personalna w organizacji Jarosław Marciniak Spis treści 1. Charakter i istota funkcji personalnej... 1 A. Podstawowe funkcje zarządzania zasobami ludzkimi... 5 B. Podział pracy w dziale kadr... 11 C. Dział personalny rozwiązania organizacyjne... 16 2. Podział kompetencji w firmach w odniesieniu do zarządzania ludźmi przykłady rozwiązań (dział personalny, zarząd, menedżerowie)... 27 A. Kierownik liniowy jako podmiot realizujący funkcję personalną... 28 B. Role i kompetencje kierowników liniowych... 29 A. Czym jest strategia personalna?... 33 B. Rodzaje strategii personalnych i ich wpływ na realizację funkcji kadrowej... 37 C. Przygotowanie strategii personalnej... 39 D. Elastyczność strategii personalnej. 42 E. Jaka strategia jest strategią elastyczną?... 43 F. Elastyczność strategii możliwe rozwiązania... 44 G. Przełożenie na konkretne działania, na konkretne osoby... 45 H. Elastyczna strategia personalna elastyczna kultura organizacyjna... 47 4. Przykłady strategii personalnych... 48 3. Strategia personalna organizacji... 32
1. Charakter i istota funkcji PERSONALNEJ 1 3 1. Charakter i istota funkcji personalnej Postęp gospodarczy dostrzegalny był dawniej po upływie stuleci lub dekad. Obecnie wyznaczają go lata. Dokonuje się on w odczuwalny sposób we wszystkich krajach i we wszystkich dziedzinach życia. Ludzie zarządzający pracą w firmach nie zawsze rozumieją jego logikę i mechanizmy. Tymczasem jeśli chcą dobrze wykonywać swoją pracę, muszą zrozumieć te mechanizmy, otworzyć się na zmiany, co więcej, zmian tych poszukiwać i nie traktować ich jako zagrożenia, lecz jako okazję do reagowania na wyzwania rynku i rozwijania nowych rodzajów działalności. Muszą zatem poważnie i dalekowzrocznie podchodzić do problemu kierowania ludźmi, wychodząc z założenia, że pracownicy firmy stanowią kapitał, którego wartość powinno się systematycznie i planowo zwiększać przez zapewnienie zatrudnionym odpowiednich warunków pracy, najlepszych przywódców, warunków pełnego rozwoju posiadanych talentów, wiedzy i umiejętności. Nowoczesna praktyka zarządzania zasobami ludzkimi opiera się na odpowiednich dla firmy i dla pracujących w niej ludzi procedurach doboru, selekcji i rozwoju kadr, systemach wynagradzania, szkolenia i oceny pracy. W takim kontekście polityka personalna jest rozumiana jako jedno z niezbędnych narzędzi służących firmie do osiągnięcia pożądanych, wynikających ze specyfiki jej strategii wyników. 1 Ważne! Polityka kadrowa jest prowadzona po to, by osiągnąć dwa równorzędne cele: 1) cel podstawowy (biznesowy), związany z organizowaniem pracy i zwiększaniem jej efektywności, polegający na zapewnieniu sprawnego kierowania przedsiębiorstwem i osiągania przez nie coraz lepszych wyników ekonomicznych, 2) cel związany z człowiekiem (socjalny), powszechnie uważany za drugorzędny, ale ważny dla osiągnięcia pierwszego, polegający na zaspokojeniu indywidualnych i grupowych potrzeb, oczekiwań i aspiracji pracowników. Za realizację polityki kadrowej odpowiadają przede wszystkim działy personalne. Jeśli polityka ta ma przynosić zamierzone efekty, jest konieczne, by: podejmowane w jej ramach działania wynikały zarówno z obecnych potrzeb, jak i strategii rozwoju firmy, działania te nie były sprzeczne, ale tworzyły pewien spójny system, działania nie miały charakteru okazjonalnego, cele i zasady prowadzenia polityki kadrowej były jawne, jasne, zrozumiałe i akceptowane przez pracowników. W drugiej połowie lat 90. XX wieku podstawowym celem polityki personalnej w wielu firmach było takie łączenie potrzeb przedsiębiorstwa z oczekiwaniami osób zatrudnionych, aby efektem było zarówno zadowolenie pracowników, jak i sukces organizacji. Obecnie polityka personalna wielu przedsiębiorstw i w związku z tym działania komórek personalnych koncentruje się raczej na właściwym i pełnym wykorzystaniu istniejącego potencjału pracowników oraz na wykorzystywaniu elastycznych form zatrudnienia. Dzięki takiej polityce, w sytuacji rosnącej konkurencji na rynku, przedsiębiorstwo może zachować zdolność do efektywnego działania i racjonalnego wykorzystania wszystkich posiadanych zasobów. Lata 90. ubiegłego wieku były również okresem, bezkrytycznej nierzadko, fascynacji nowoczesnym zarządzaniem zasobami ludzkim. W wielu organizacjach przyjmowano zachodnie wzorce i rozwiązania, które niekoniecznie musiały sprawdzać się w polskich realiach. Z drugiej strony, położenie nacisku na miękkie aspekty pracy kadrowej, pozwoliło na wyjście z cienia służbom personalnym i na zbudowanie silniejszej pozycji w organizacji. Jednakże, w większo- 2 3 www.meritum.pl 15
4 4 1 Funkcja personalna w organizacji ści przedsiębiorstw, nastąpił już czas weryfikacji założeń oraz metod kierowania potencjałem społecznym. Konkurencyjność przedsiębiorstw utrzymywana jest za wszelką cenę, a wszelkie zasoby organizacji w tym i potencjał ludzki wykorzystywane są coraz bardziej racjonalnie. W rezultacie podejście do spraw kadrowych zmieniło się, niekiedy bardzo radykalnie. Kilka przykładowych zjawisk i trendów charakteryzujących funkcję personalną w krajowych realiach po roku 1990: Początek lat 90. Połowa lat 90. Połowa lat 90. Druga połowa lat 90. Druga połowa lat 90. Około 2000 r. Około 2000 r. Po 2000 r. Po 2000 r. Po 2000 r. Po 2005 r. Po 2005 r. Po 2005 r. Zmiana nastawienia powiązanie działu personalnego z zarządzaniem Rewolucja ZZL Rozwój działów personalnych Zmniejszanie znaczenia tradycyjnych kadr Boom HR Systemy ocen, rekrutacji, szkoleń i rozwoju Strategiczne ZZL jako koncepcja Wstrząsy kryzysy i restrukturyzacje Outsourcing różnych elementów funkcji kadrowej Postępująca profesjonalizacja procesów HR (zwiększenie roli i dostępu do metodologii i narzędzi jak również szersza możliwość dotarcia do informacji o dobrych praktykach) Zarządzanie wiedzą, zarządzanie talentami Controlling HR HR Business Partner jako próba zwiększenia efektywności działania Zarządzanie wiekiem jako odpowiedź na rosnące zagrożenie luką pokoleniową 4 Biorąc pod uwagę obecne uwarunkowania rynkowe, w każdej firmie, bez względu na jej wielkość, do podstawowych celów zarządzania kadrami należy: umożliwienie osiągania celów biznesowych przy pomocy zatrudnionych, zapewnienie takich warunków pracy i takiego jej podziału, aby zatrudnieni mogli wykorzystać swoje umiejętności i możliwości, kształtowanie kultury organizacji opierającej się na zaangażowaniu, pomysłowości i elastyczności. 4 1 Ta droga do nowych rozwiązań w HR wiąże się z kilkoma stwierdzeniami (pytaniami), które pojawiają się coraz częściej (również wśród przedstawicieli kadry menedżerskiej różnych firm): Kiedy pracownicy działów HR nie będą musieli udowadniać, że są potrzebni? Niezbędne jest, aby HR zaczął myśleć o biznesie, a nie o wspieraniu ludzi. Aby w firmie działo się dobrze, HR musi być efektywny kosztowo oraz znajdować się na właściwym miejscu. Realnie, stosunkowo mało jest świadomych pracodawców, którzy w pełni doceniają znaczenie samych umiejętności i rozwiązań tzw. miękkich. Do powyższych stwierdzeń pasuje również teza, że w sytuacji gdy zadaje się proste pytania typu: dlaczego, w jakim celu, jaki ma to dać efekt i po czym poznamy, że został osiągnięty, odpowiedź (ze strony HR), jeśli w ogóle nadchodzi, to ze sporym opóźnieniem. Dlatego też dla funkcjonowania HR bardzo ważna jest znajomość problematyki współdziałania z najwyższym kierownictwem przedsiębiorstwa w odniesieniu do kwestii strategii personalnej i polityki kadrowej (zakres, formy, metody współdziałania, zakresy uzgodnień, procedura współdziałania, zakresy odpowiedzialności za poszczególne działania). A jednocześnie 16 www.meritum.pl
1. Charakter i istota funkcji PERSONALNEJ 5 niezbędna jest bardzo dobra znajomość problematyki współdziałania z szeroko pojętą kadrą kierowniczą firmy (kierownicy liniowi), pełna znajomość charakterystyki, zasad, kluczowych standardów procesów produkcyjnych/usługowych firmy (firm z branży). Ważne! Sprawna, efektywna komórka HR to w dzisiejszych realiach dział personalny: Działający zgodnie z przepisami prawa, ale również oddziaływujący na normy (rola regulatora) Działający profesjonalnie, zgodnie z obszarowymi standardami za pomocą dobrze przygotowanych pracowników Nie generujący nadmiernych kosztów dla organizacji Potrafiący podeprzeć swoje osiągnięcia wiarygodnymi opiniami i wskaźnikami W sytuacji kryzysowej zdolny racjonalizować swoje koszty oraz koszty (związane z pracą) w całej organizacji Zauważany, szanowany, doceniany przez pracowników, kadrę i inne podmioty np. reprezentację pracowników W procesie podejmowania decyzji o projektach HR (w całym systemie personalnym) ważna jest pewna logika postępowania, którą można w skrócie sprowadzić do świadomego określenia: 1. CO I DLACZEGO (ROBIMY)? 2. KIEDY? 3. W JAKICH RAMACH PRAWNYCH? 4. JAKIMI ŚRODKAMI? 5. KIM? Do tego potrzebne są: ODPOWIEDNI I PRAWDZIWY PODZIAŁ ODPOWIEDZIALNOŚCI I UPRAWNIEŃ UZYSKANIE ODPOWIENIEGO WSPARCIA ( DŹWIGNIA HIERARCHICZNA ) Często personalnym zarzuca się, że wymyślają coraz to nowe podejścia, narzędzia, profile kompetencyjne i testy, z których trudno w praktyce skorzystać, bo z założenia są nieprzydatne w praktyce w realiach biznesowych firm. Wielu przeciwników HR w organizacjach (można ich podzielić na jawnych i ukrytych) dziwi się, że pracownicy kadr tworzą wydumane rozwiązania. Trzeba przyznać, że faktycznie personalni mocno trzymają się swoich pomysłów i narzędzi, a ludzie, zarówno ci zatrudnieni w firmach, jak i kandydaci do pracy nierzadko uczą się, jak je omijać czy po prostu oszukiwać. Wydaje się, że w tym kontekście najlepszym wyjściem jest mądrze przygotowywana przez HR wspólna praca nad wspólnymi tematami, dzięki której i zarządzający menedżerowie i zarządzani pracownicy będą mogli pracować w sposób zauważalnie lepszy. A. Podstawowe funkcje zarządzania zasobami ludzkimi Ważne! Praca w szeroko rozumianym obszarze HR to zbiór wszelkich działań odnoszących się do pracowników, nastawionych na realizację celów organizacji i zaspokajanie potrzeb zatrudnionych. Z powyższej, ogólnej definicji można wyciągnąć wniosek, że wiodącym zadaniem każdego działu personalnego jest pomoc wszystkim pracownikom w ich funkcjonowaniu w organizacji, koordynacja i wykonywanie prac związanych z osobowymi i formalnymi aspektami procesu pracy w danym przedsiębiorstwie, a także pomoc świadczona naczelnemu kierownictwu oraz kierownikom poszczególnych komórek organizacyjnych w przeprowadzaniu wszelkich działań dotyczących zatrudnionych. Warunkiem skuteczności tej pomocy jest profesjonalizm pracowników działów personalnych w działaniu, ich wysokie kwalifikacje oraz umiejętności. 5 www.meritum.pl 17