Obserwacja pracy/work shadowing

Transkrypt

1 Temat szkolenia nieformalnego: Obserwacja pracy/work shadowing 1. Cele szkolenia Celem szkolenia jest przyśpieszenie procesu aklimatyzacji nowego pracownika w firmie oraz podwyższenie poziomu jego kompetencji, ważnych z perspektywy wykonywanej pracy poprzez obserwację osób bardziej doświadczonych. Zagadnienia podejmowane w trakcie szkolenia mają za zadanie rozwinąć umiejętności pracownika oraz zwiększyć jego wydajność w pracy. Dokładne określenie celów szkolenia powinno zostać opracowane w efekcie współpracy kadry kierowniczej z koordynatorem procesu szkoleniowego przy uwzględnieniu deficytów umiejętności nowo zatrudnionych pracowników. Stawiane cele powinny być dostosowane do wymagań konkretnego stanowiska pracy i uwzględniać specjalne potrzeby osób z niepełnosprawnością. Obserwacja pracy może być stosowana zarówno w dużych, jak też małych przedsiębiorstwach. 2. Adresaci szkolenia Do kogo jest adresowane szkolenie? Uczestnikami szkolenia są osoby nowo zatrudnione na stanowisku sprzedawcy, robotnika budowlanego, operatora obrabiarek skrawających. Kto odgrywa rolę osoby obserwowanej? Rolę osoby obserwowanej pełni pracownik posiadający długi staż pracy na stanowisku sprzedawcy, robotnika budowlanego lub operatora obrabiarek skrawających. Powinna to być osoba kompetentna i wyróżniająca się wzorowym funkcjonowaniem na stanowisku pracy. Osoba ta powinna charakteryzować się także: (1) samodzielnością; (2) rzetelnością/sumiennością; (3) wysokimi umiejętnościami interpersonalnymi; (4) umiejętnością przekazywania wiedzy; (5) szacunkiem do miejsca pracy. Koordynator procesu szkoleniowego wraz z kadrą kierowniczą przy wyborze osoby obserwowanej mogą skorzystać z narzędzia do selekcji kandydatów do tej roli (załącznik 1) Kto odgrywa rolę koordynatora procesu szkoleniowego / doradcy klienta? Proces uczenia się na stanowisku pracy z wykorzystaniem obserwacji pracy jest wspierany i koordynowany przez doradcę zawodowego, psychologa pracy i organizacji lub trenera. 3. Jak przygotować uczestników do realizacji szkolenia Jak przygotować uczestników obserwacji pracy? Wdrożenie procesu szkoleniowego powinno zostać poprzedzone działaniami przygotowującymi uczestników do podjęcia współpracy. Doradca zawodowy powinien Strona 1

2 odbyć wspólną rozmowę z uczestnikami obserwacji pracy. Celami tej rozmowy powinny być: (1) Poznanie idei obserwacji pracy (work shadowingu) doradca zawodowy powinien przedstawić, na czym polega uczenie nowego pracownika (bierne uczestniczenie we wszystkich czynnościach z możliwością zadawania pytań i notowania przebiegu pracy) i jaką rolę pełni osoba obserwowana (wzorowe wykonywanie swoich obowiązków). (2) Poznanie korzyści wynikających ze szkolenia dla osoby szkolonej (m.in. szansa na bezpośrednie obserwowanie osoby przy pracy; możliwość poznania warsztatu pracy; zrozumienie sytuacji pracy poprzez uzyskanie wglądu w kulturę, normy i dynamikę pracy; możliwość zadawania pytań i dyskusji na temat obserwowanej pracy; lepsze zrozumienie stanowiska pracy i części organizacji). (3) Poprawa komunikacji i współpracy między pracownikami. Na tym etapie może zostać ewentualnie przeprowadzony także warsztat dotyczący poprawy komunikacji między pracownikami. Jak przygotować osobę obserwowaną? Doradca zawodowy powinien przeprowadzić osobną rozmowę z osobą obserwowaną, podczas której powinien zwrócić uwagę na fakt, że osoba szkolona, tzn. nowo zatrudniony pracownik będzie towarzyszył mu podczas całego dnia pracy, czyli przy realizacji zadań zarówno prostych jak też złożonych (np. podejmowanie decyzji, wyznaczanie nowych celów). Zadaniem bardziej doświadczonego pracownika jest wzorowe wykonywanie swoich obowiązków jak również kontrolowanie tego, aby w trakcie wykonywania czynności monotonnych osoba ucząca się nie czuła się niepotrzebna. Poziom kompetencji koordynatora procesu szkoleniowego Osoba posiadająca minimum 3-letnim doświadczenie jako doradca zawodowy, konsultant lub trener. Aby zrealizować cele szkoleniowe, trener powinien posiadać umiejętność dobrego nawiązywania kontaktu oraz znajomość procesu obserwowania pracy (work shadowingu). 4. Jak wdrażać proces szkoleniowy w organizacji Jak będzie realizowane szkolenie? Szkolenie realizowane będzie w formie indywidualnych spotkań umożliwiających obserwację działań na stanowisku pracy. Jakie są etapy realizacji procesu szkoleniowego? Proces wdrażania obserwacji pracy w organizacji przebiega w sposób następujący: (1) Podjęcie decyzji przez kadrę kierowniczą o wdrożeniu obserwacji pracy. Kadra kierownicza powinna zostać uświadomiona, jakiego rodzaju korzyści wiążą się ze wdrożeniem tego procesu szkoleniowego. Oto one: - niewielkie koszty przygotowania i wdrożenia programu i w efekcie zmniejszenie ilości pieniędzy wydawanych na szkolenia; - poprawa komunikacji w miejscu pracy; Strona 2

3 - efektywne wykorzystanie dostępnych wewnątrz firmy zasobów; (2) Diagnoza deficytów i wyznaczenie celów obserwacji pracy. Koordynator procesu szkoleniowego wraz z kadrą kierowniczą dokonuje diagnozy deficytów kompetencyjnych u nowo zatrudnionych pracowników. Diagnoza ta może zostać oparta na analizie karty rekomendacji rozwojowych (IP 6) lub na podstawie wywiadów z bezpośrednimi przełożonymi pracownika. (3) Wybór osoby obserwowanej. Koordynator procesu szkoleniowego wraz z kadrą kierowniczą powinni dokonać wyboru osoby obserwowanej (zobacz Kto odgrywa rolę osoby obserwowanej? ). Wybrana osoba powinna wyrazić zgodę na pełnienie tej roli. (4) Wstępne przygotowanie uczestników obejmujące: - poznanie idei obserwacji pracy (work shadowingu); - poznanie korzyści wynikających ze szkolenia dla osoby szkolonej; - poprawę komunikacji i współpracy między pracownikami; (5) Specyficzne przygotowanie osoby obserwowanej (zobacz Jak przygotować osobę obserwowaną? ). (6) Zawarcie umowy między nowo zatrudnionym pracownikiem i osobą obserwowaną. Doradca zawodowy przedstawia cele szkoleniowe dla nowo zatrudnionego pracownika. W porozumieniu z osobą obserwowaną ustala się również to, jak nowo zatrudniony pracownik preferuje się uczyć (np. tylko obserwacja, zadawanie pytań, robienie notatek). (7) Określenie terminu realizacji obserwacji pracy oraz poinformowanie innych współpracowników o realizacji procesu szkoleniowego. Termin powinien być dobrany w ten sposób, aby obciążenie obowiązkami osoby obserwowanej nie utrudniało jej pracy. (8) Przeprowadzenie szkolenia. W celu zwiększenia zaangażowania osób uczących się w proces obserwacji zaleca się, aby robiły one notatki z przebiegu pracy (załącznik 2). (9) Ocena efektów szkolenia. Przykładowe pytania do nieformalnej oceny efektów szkolenia, które zadaje doradca zawodowy znajdują się w załączniku 3. Ile trwa realizacja procesu szkoleniowego? Szkolenie indywidualne z wykorzystaniem obserwacji pracy może trwać od trzech dni do jednego tygodnia, w zależności od wejściowych deficytów wiedzy i umiejętności osoby szkolonej oraz jej tempa uczenia się. Jakie są wymagania co do miejsca realizacji szkolenia? Szkolenie odbywać się będzie na stanowisku pracy z możliwością obserwowania działania lub w pomieszczeniu umożliwiającym swobodne prowadzenie rozmowy. Jakie materiały są potrzebne do realizacji szkolenia? Materiały potrzebne do realizacji szkolenia będą zależeć od obranej tematyki. Może to być notatnik umożliwiający prowadzenie notatek, zapisywanie pytań itp. 5. Jak ocenić szkolenie? Strona 3

4 Ewaluacja procesu szkoleniowego prowadzona będzie w sposób nieformalny po zakończeniu szkolenia. Strona 4

5 Załącznik 1. Narzędzie do selekcji kandydata na rolę osoby obserwowanej Imię i nazwisko pracownika: Proszę przeczytać kryteria ocen i zaznaczyć odpowiednią cyfrę. Poszczególne cyfry oznaczają: 1 - ocena zdecydowanie poniżej standardowej; pracownik nie spełnia oczekiwań 2 - ocena poniżej standardowej; pracownik spełnia niektóre oczekiwania 3 - ocena standardowa; pracownik spełnia oczekiwania zadowalająco 4 - ocena powyżej standardowej; pracownik całkowicie spełnia oczekiwania 5 - ocena zdecydowanie powyżej standardowej; pracownik przewyższa oczekiwania Oceniany posiada wiedzę z konkretnej dziedziny, która warunkuje odpowiedni poziom merytoryczny realizowanych zadań Oceniany potrafi sam organizować sobie pracę (w sposób zaplanowany i usystematyzowany) Oceniany postępuje według przyjętych zasad, dba o dokładne i poprawne realizowanie powierzonych mu zadań Oceniany komunikuje się w sposób efektywny i skuteczny (posługuje się językiem zrozumiałym dla odbiorcy, właściwie buduje wypowiedzi ustne, dzięki czemu są one poprawnie interpretowane przez odbiorcę) 5. Oceniany potrafi przekazać posiadaną wiedze 6. Oceniany utrzymuje porządek i ład na stanowisku pracy, poprzez przestrzeganie odpowiednich przepisów, regulacji prawnych, procedur odnoszących się do miejsca wykonywania obowiązków zawodowych Po dokonaniu oceny należy zsumować wartości wszystkich pozycji. Wynik powyżej 24 punktów (lub równy tej wartości) będzie wskazywał, że oceniana osoba nadaje się na rolę osoby obserwowanej. Strona 5

6 Załącznik 2. Struktura notatnika dla osoby uczącej się Czynność nr.. Lp. Pytania Notatki 1. Co robi osoba obserwowana? 2. W jakim celu osoba obserwowana wykonuje tę czynność? 3. Z jakich etapów składa się dana czynność? Strona 6

7 Załącznik 3. Pytania do oceny efektów szkolenia Lp. Pytania 1. Na ile szkolenie było przydatne? 2. Jakie cele zostały osiągnięte? 3. Czy jakieś cele nie zostały osiągnięte? Jakie? 4. Jeśli jakieś cele nie zostały osiągnięte, to z jakich powodów? 5. Jak chcesz wykorzystać wiedzę zdobytą podczas szkolenia? Strona 7