ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/11/2014/MR/POKL w ramach trzech projektów PO KL 5.4.2_12., realizowanych jednocześnie w 12 województwach Polski tj.: 1. Modelowe Rady Pożytku Publicznego 2. Dobre Rady: modelowe Rady Działalności Pożytku Publicznego w obszarze 2, 3. Rady Pożytku do STANDARDowego użytku - wszystkie współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Zasadą Konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, wersja z dnia 02-04-2014., 3.1.3 Sekcja 3 Przejrzystość i konkurencyjność wydatków. Postępowanie prowadzone jest wspólnie, przez trzech Zamawiających, w imieniu których występują: Zamawiający 1: Centrum Promocji i Rozwoju Inicjatyw Obywatelskich OPUS, 91-415 Łódź, Pl. Wolności 2; tel. 42 231-31-01, fax 42 231-31-02 KRS: 0000057288, NIP: 726-23-03-797, REGON: 472235507 Osoba do kontaktów: Wiolettą Gawrońską email: wgawronska@opus.org.pl Zamawiający 2: Stowarzyszenie Kujawsko-Pomorski Ośrodek Wsparcia Inicjatyw Pozarządowych Tłok, Plac św. Katarzyny 9 87-100 Toruń, tel./fax: 0 (56) 655 50 22, KRS: 0000231265, NIP: 956 21 46 357, REGON 340028363 Osoba do kontaktów: Agnieszka Sypek, email: rady@tlok.pl tel. 500 127 355 Zamawiający 3: Pracownia Pozarządowa, ul. Dworcowa 2, 75-201 Koszalin, tel./fax: 094 340 35 23, KRS: 0000026352 NIP: 669-22-91-079, REGON: 33110739700000 Osoba do kontaktów: Agata Szewczyk email: agata.szewczyk@pracowniap.org.pl I. Opis przedmiotu zamówienia: DOTYCZY CPV: Główny przedmiot 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego Dodatkowe przedmioty: 55.10.00.00-1 Usługi hotelarskie 55.30.00.00-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 55.11.00.00-4 Hotelarskie usługi noclegowe 55.13.00.00-0 Inne usługi hotelarskie Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelarsko-restauracyjna dla 96 uczestników Wizyty Studyjnej w terminie 01.12.2014r - 03.12.2014r., na terenie województwa świętokrzyskiego. Postępowanie jest prowadzone wspólnie przez trzech Zamawiających, z których każdy Zamawiający na Wizytę Studyjną oddeleguje określoną liczbę uczestników. Faktury VAT za usługę hotelową i gastronomiczną będą wystawione oddzielnie dla każdego Zamawiającego, wg poniższego rozdzielnika: a. 1 FV za zakwaterowanie i wyżywienie z dostępem do sali konferencyjnej maksymalnie za 50 uczestników zostanie wystawiona na Zamawiającego nr 1 tj.: Centrum Promocji i Rozwoju Inicjatyw Obywatelskich OPUS w Łodzi, b. 2 FV za zakwaterowanie i wyżywienie z dostępem do sali konferencyjnej maksymalnie za 25 uczestników zostanie wystawiona na Zamawiającego nr 2 tj.: Stowarzyszenie Kujawsko-Pomorski Ośrodek Wsparcia Inicjatyw Pozarządowych "TŁOK",
c. 3 FV za zakwaterowanie i wyżywienie maksymalnie za 21 uczestników zostanie wystawiona na Zamawiającego nr 3 tj.: Pracownię Pozarządową. Usługa podczas Wizyty Studyjnej obejmuje: *maksymalnie 96 noclegów w pokojach dwuosobowych (z rozdzieleniem pokoi dla kobiet i mężczyzn, łazienką w każdym pokoju, i pojedynczymi łóżkami) w okresie 01.12.2014r - 03.12.2014r oraz *pełne wyżywienie dla ok. 96 osób uwzględniające dania zarówno mięsne jak i wegetariańskie, wegańskie rozumiane, jako: - 1 dzień susz konferencyjny w postaci: ciastek/ciasta i owoców, kawy/herbaty wraz z dodatkami i wody podczas pierwszego panelu konferencyjnego Wizyty Studyjnej oraz kolacja (składająca się z co najmniej 2 przystawek zimnych, 1 ciepłego dania i napojów ciepłych/zimnych) ; mile widzianym jest stół szwedzki. - 2 dzień śniadanie (składające się z min. z 2 przystawek zimnych, 1 ciepłego dania i gorących/zimnych napoi) + zimny prowiant na wynos (w postaci bułki, wody, owoca i batonika), obiad (składający się min. z dwóch dań ciepłych /zupa + 2gie danie/ i ciepłe/zimne napoje) - mile widzianym jest stół szwedzki oraz kolacja (składająca się min. z 2 przystawek zimnych i 1 dania ciepłego i napojów ciepłych/zimnych) - mile widzianym jest stół szwedzki, oraz susz konferencyjny w postaci: ciastek/ciasta i owoców, kawy/herbaty wraz z dodatkami i wody podczas drugiego panelu konferencyjnego-warsztatowego Wizyty Studyjnej (późnym popołudniem); - 3 dzień śniadanie (składające się z min. z 2 przystawek zimnych, 1 ciepłego dania i gorących/zimnych napoi) + obiad (składający się min. z dwóch dań ciepłych /zupa + 2gie danie/ i ciepłe/zimne napoje) - mile widzianym jest stół szwedzki, oraz susz konferencyjny w postaci: ciastek/ciasta i owoców, kawy/herbaty wraz z dodatkami i wody podczas ostatniego panelu konferencyjnego-warsztatowego Wizyty Studyjnej (wczesnym przedpołudniem). *zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla autokarów i busów, które przywiozą uczestników Wizyty Studyjnej; *dokonanie wstępnej rezerwacji terminu do czasu trwania zapytania ofertowego tj. 25.11.2014 W pierwszy dzień przyjazdu tj. 01.12.2014r - pokoje hotelowe powinny być dostępne dla uczestników Wizyty Studyjnej od godziny 13.00, natomiast ostatniego dnia Wizyty tj. 03.12.2014r zwolnione zostaną przez uczestników do godziny 13:00. Miejsca noclegowe oraz miejsce posiłków powinny znajdować się w jednym obiekcie. W ramach opisu przedmiotu zamówienia Zamawiający dodatkowo zastrzegają sobie, iż: 1. W postępowaniu mogą brać wyłącznie udział hotele o standardzie minimum dwu-gwiazdkowym. 2. Wykonawca musi posiadać zaplecze szkoleniowo-konferencyjne dla 100 osób, które będzie składać się minimum z sali szkoleniowej/konferencyjnej (z możliwością przekształcenia na 3 mniejsze pomieszczenia w trakcie trwania części warsztatowych Wizyty Studyjnej). 3. Wykonawca powinien zapewnić zakwaterowanie dla maksymalnej liczby osób, wskazanej w opisie przedmiotu zamówienia, przy czym liczba uczestników nie będzie mniejsza niż 60 uczestników. Wykonawca, po otrzymaniu informacji o przybyciu mniejszej liczby uczestników (ale nie mniej niż liczba minimalna) lub nieskorzystaniu niektórych osób z noclegu, jest zobowiązany do proporcjonalnego obniżenia ceny pobytu (noclegu i wyżywienia) w stosunku do ceny jednostkowej brutto w oparciu o faktyczną ilość uczestników Wizyty Studyjnej, korzystających z noclegu i wyżywienia. 4. Zamawiający poinformują w terminie 5 dni kalendarzowych przed organizacją Wizyty Studyjnej o dokładnej ilości uczestników z każdej organizacji. 5. Dodatkowo Zamawiający przewidują możliwość zwiększenia lub zmniejszenia przez liczby uczestników (+/-6 os.), dokonanej na 2 dni przed organizacją Wizyty Studyjnej.
6. Wykonawca zapewni, iż obiekt hotelowy/ośrodek będzie posiadał co najmniej 2 miejsca noclegowe w pokojach przystosowanymi dla osób niepełnosprawnych. 7. Zamawiający nie pokrywają kosztów zakwaterowania ani wyżywienia osób towarzyszących uczestnikom Wizyty Studyjnej, którzy nie zostaną zgłoszeni imiennymi listami do Hotelu/Ośrodka przez samych Zamawiających. 8. Zamawiający nie pokrywają kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane ani kosztów związanych np. z udostępnieniem w pokojach mini baru lub płatnej telewizji. 9. Wymienione wyżej koszty i inne koszty, które nie są związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia i warunkami stawianymi przez Zamawiających zostaną opłacone indywidualnie przez osoby zakwaterowane. 10. Zamawiający nie dopuszczają składania ofert wariantowych ani ofert częściowych. 11. Zamawiający nie dopuszczają możliwości powierzenia przez Wykonawcę realizacji zamówienia innym podwykonawcom. II. Inne istotne warunki zamówienia 1. Okres realizacji usługi: od 01-12-2014 r. do 03-12-2014r. 2. Cena powinna obejmować wszystkie koszty oferenta związane z wykonaniem usługi. 3. Wykonawca zobowiązany jest do: a. świadczenia usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy, jakości, produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie oraz przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych C. wykonania usługi z należytą starannością i dbałością o komfort podczas pobytu uczestników. 4. Rozliczenie finansowe z Wykonawcą będzie odbywało się na podstawie pisemnej umowy po wydaniu usługi oraz po wystawieniu 3 faktur VAT przelewowych z 14-dniowym terminem płatności, dla każdego z trzech Zamawiających. 5. Zakres wykluczenia podmiotów z udziału w niniejszym zamówieniu. Z niniejszego zamówienia wykluczone zostają podmioty powiązane, z trzema Zamawiającymi razem lub z każdym osobno, osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającymi lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiających lub osób wykonujących w imieniu Zamawiających czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Brak podpisanego oświadczenia, dotyczącego niniejszego wykluczenia, stanowiącego integralną część oferty skutkuje odrzuceniem złożonej oferty.
III. Kryteria wyboru oferty: Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, która będzie zgodna z opisem przedmiotu zamówienia oraz innymi wymaganiami określonymi przez Zamawiających w formularzu ofertowym oraz: 1. Będzie zawierała najniższą cenę brutto pobytu (noclegu wyżywienia) dla 1 osoby 80% wartości oceny (80 pkt w ramach ogólnej liczby punktów). Oferta z najniższą ceną brutto pobytu otrzyma 80pkt. Pozostałe oferty otrzymają punkty zgodnie z wyliczeniem wg wzoru: Wartość punktowa = 80 x (Cmin/Cb), gdzie: Cmin - najniższa cena brutto spośród złożonych ofert, Cb - cena brutto oferty badanej. Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana Wykonawcy w ocenie ww. kryterium wynosi 80 pkt. 2. Będzie opisywała doświadczenie w organizacji szkoleń/konferencji 20% wartości oceny (20 pkt. w ramach ogólnej liczby punktów). Punkty za kryterium Doświadczenie zostaną przyznane wg następującej skali punktowej: Wykonawca nigdy nie organizował szkoleń/konferencji dla 100 uczestników 0 pkt. Wykonawca zorganizował do 5 szkoleń/konferencji dla 100 uczestników 5 pkt. Wykonawca zorganizował od 6-10 szkoleń/konferencji dla 100 uczestników 12 pkt. Wykonawca zorganizował ponad 11-20 szkoleń/konferencji dla 100 uczestników 20 pkt. Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana Wykonawcy w ocenie ww. kryterium wynosi 20 pkt. IV. Warunki i termin składania ofert: 1. Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie na załączonym formularzu ofertowym. Wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania ponoszą Wykonawcy. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Ewentualne poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę, która jest jej Wykonawcą. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Podpisane i opieczętowane skany Formularzy ofertowych wraz z Oświadczeniem o braku powiązań z Zamawiającymi, należy składać w wersji elektronicznej na adres mailowy P. Wioletty Gawrońskiej wgawronska@opus.org.pl /występującej jako osoba do kontaktów w imieniu trzech Zamawiających łącznie/ lub pod numer faksu: (042)2313102 lub przesyłką kurierską / pocztową / osobiście na adres Zamawiającego 1. 2. Termin składania ofert ubiega z dniem 24 listopada 2014, do godz. 12.00. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane zostaną wykluczone z postępowania. 3. Termin związania pisemną umową z Wykonawcą wynosi do 5 dni licząc od dnia, w którym upłynął termin ich składania. 4. Oferenci, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wyborze najkorzystniejszej oferty drogą elektroniczną. Informacja o wyborze oferty zostanie również zamieszczona w biurze projektu Zamawiającego 1, oraz na stronie internetowej Zamawiającego 1 tj.: www.opus.org.pl 5. W toku oceny oferty, Zamawiający mogą żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty.
V. Unieważnienie postępowania: Zamawiający unieważnią postępowanie, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający mogą przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Zamawiający zastrzegają sobie prawo do bezpłatnego odwołania lub zmiany terminu realizacji Wizyty Studyjnej w terminie do 5 dni przed dniem jej organizacji. Nie przewidziano procedury odwoławczej. Dodatkowych informacji udziela p. Wioletta Gawrońska pod nr tel. tel. 42 231-31-01 lub e-mailowo: wgawronska@opus.org.pl