Zapytanie ofertowe K /U/3/2012

Transkrypt

1 Kielce, r. Zapytanie ofertowe K /U/3/ Kierujący zapytanie: Caritas Diecezji Kieleckiej z siedzibą w Kielcach ul. Jana Pawła II Kielce KRS , NIP , zwane dalej Zamawiającym Niniejszym zapraszamy do składania ofert w ramach konkursu ofert prowadzonego na podstawie art Kodeksu cywilnego na usługę hotelową (noclegową) i cateringowa oraz przewozu osób podczas krajowych wizyt studyjnych na terenie Polski ramach projektu Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej). I. Opis przedmiotu zamówienia Na zakres zamówienia składa się: usługa noclegowa, cateringowa i przewozu osób podczas krajowych wizyt studyjnych dla uczestników Partnerstw Lokalnych biorących udział w pilotażowym wdrożeniu modelu GSWB. II. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie usługi noclegowej, cateringowej, przewozu podczas krajowych wizyt studyjnych dla uczestników Partnerstw Lokalnych biorących udział w pilotażowym wdrożeniu modelu GSWB 1) Miejsce : Wrocław woj. dolnośląskie Termin: r. Ilość osób : 24 osoby 2) Miejsce : Kraków woj. małopolskie Termin: r. Ilość osób: 24 osoby Poniższa specyfikacja obowiązuję dla 1 i 2 części zamówienia Usługa noclegowa: - usługa noclegowa musi być realizowana przez jeden obiekt w którym odbywać się będzie podawanie posiłków - obiekt musi spełniać warunki wymagane dla hotelu co najmniej dwugwiazdkowego ( w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie) - zapewnienie noclegu dla wszystkich uczestników w pokojach 1 lub 2 osobowych wyposażonych w łazienkę - każdorazowo z obiektu skorzysta 24 osób jednocześnie. Zamawiający dopuszcza możliwość nieznacznego zmniejszenia liczby uczestników. Najpóźniej 7 dni przed terminem przyjazdu Zamawiający przekaże Wykonawcy ostateczną listę uczestników, na podstawie której zostanie dokonana kalkulacja płatności za realizację zamówienia. - wykonawca zapewni w cenie miejsce parkingowe dla busa

2 Usługa cateringowa: 1 dzień: - kolacja: w formie bufetu szwedzkiego; w formie zasiadanej, potrawy ciepłe i zimne, napoje ciepłe i zimne dla określonej ilości osób 2 dzień: - śniadanie standard, w formie bufetu szwedzkiego; w formie zasiadanej, potrawy ciepłe i zimne, napoje ciepłe i zimne - dwudaniowy obiad zasiadany w postaci gorącego bufetu zawierającego potrawy mięsne i wegetariańskie oraz napoje ciepłe i zimne oraz deser -kolacja : w formie bufetu szwedzkiego; w formie zasiadanej, potrawy ciepłe i zimne, napoje ciepłe i zimne 3 dzień: - śniadanie standard, w formie bufetu szwedzkiego; w formie zasiadanej, potrawy ciepłe i zimne, napoje ciepłe i zimne - dwudaniowy obiad zasiadany w postaci gorącego bufetu zawierającego potrawy mięsne i wegetariańskie oraz napoje ciepłe i zimne oraz deser Zamawiający dopuszcza możliwość nieznacznego zmniejszenia liczby uczestników. Najpóźniej 7 dni przed terminem przyjazdu Zamawiający przekaże Wykonawcy ostateczną listę uczestników, na podstawie której zostanie dokonana kalkulacja płatności za realizację zamówienia. Usługa przewozu: - przewóz osób podczas krajowych wizyt studyjnych na trasach (poniższa specyfika obowiązuję dla 1 części zamówienia tj. w pkt II ppkt.1) 1)Termin r. Liczba pasażerów: 24 osoby Transport na trasie: a) Kielce Kraków Wrocław w dniu 10 r., wyjazd z Kielc w godzinach przedpołudniowych b) na terenie Wrocławia w dniach r. szacowany dzienny przejazd do 20 km, dyspozycyjność w godzinach c) Wrocław Kraków Kielce w dniu 12 r.: wyjazd z Wrocławia około o godz. 15.0O d) Przybliżona suma przejechanych kilometrów około 850km. e) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany trasy w poszczególnych dniach wyjazdu, oraz godzin wyjazdów. - przewóz osób podczas krajowych wizyt studyjnych na trasach (poniższa specyfika obowiązuję dla 2 części zamówienia tj. w pkt II ppkt.2 ) Termin r. Liczba pasażerów : 24 osoby Transport na trasie: a) Jarosław Częstochowa Kraków w dniu 25 r. b) na terenie Krakowa w dniach r. szacowany dzienny przejazd do 25 km, dyspozycyjność w godzinach c) Kraków Częstochowa Jarosław w dniu 27 r.: wyjazd z Krakowa około godz d) Przybliżona suma przejechanych kilometrów około 1000km. e) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany trasy w poszczególnych dniach wyjazdu, oraz godzin wyjazdów.

3 Ogólne wymagania dotyczące usługi przewozu: 1. Każdorazowo dla wizyt wymienionych w usłudze przewozu Wykonawca zapewni busa na 24 osoby. Bus musi posiadać niezbędną dokumentację i przygotowanie techniczne, być czysty i wyposażony w sprawną klimatyzację i sprawną regulację foteli oraz pasy bezpieczeństwa. 2. Wykonawca musi posiadać wszelkie uprawnienia do wykonywania odpłatnego transportu drogowego, stosownie do treści ustawy z dnia r. o transporcie drogowym ( Dz. U. z 2001r. Nr 125, poz. 874 z późn. zm.), a ponadto posiadać aktualną i ważną polisę ubezpieczenia OC i NW w zakresie ryzyka wynikającego z prowadzonej działalności. 3. Zamawiający zakłada, że przybliżona długość trasy może ulec zmianie podczas realizacji zamówienia i dlatego ostateczne rozliczenie przewozu dokonane zostanie na podstawie długości faktycznie wykonanych przejazdów i zaoferowanej stawki za km. 4. Wykonawca w ramach realizacji niniejszej usługi przewozu zapewni nocleg i wyżywienie kierowcy. 5. Wykonawca w ramach podanej ceny jednostkowej za km ujmie także ewentualny koszt odcinków płatnych na autostradzie. Wspólny Słownik Zamówień Usługi hotelarskie Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów Usługi restauracyjne dotyczące podawania posiłków Restauracyjne usługi kelnerskie dla ograniczonej grupy klientów Wynajem autobusów i autokarów wraz z kierowcą III. Uwagi ogólne 1. Dopuszcza się składania ofert częściowych na części zamówienia wymienione w pkt. II 1 i 2 2. Ostateczne rozliczenie odbędzie na podstawie listy uczestników przekazanych Wykonawcy najpóźniej 7 dni przed terminem przyjazdu. Cena będzie zależna od potwierdzonej liczby uczestników. 3. Termin płatności do 14 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT / rachunku. 4. Oferent składając ofertę wyraża zgodę na: a. brak przedpłaty, b. zawarcie pisemnej umowy, zgodnie, z którą będzie realizowana usługa. IV. Oferta powinna zawierać: 1. Formularz ofertowy według dołączonego załącznika nr 1 z podaniem cen brutto w złotówkach. 2. Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym według załącznika nr 2 3. Oświadczenie, że Oferent składając ofertę wyraża zgodę na: a) Warunki realizacji zamówienia określone w Zapytaniu. b) Zmianę liczby osób mających skorzystać z usług hotelowych w przypadku poinformowania o takiej potrzebie, co najmniej 7 dni przed przyjazdem c) Płatność za realizację usługi przelewem w terminie 14 dni po zrealizowaniu zamówienia i otrzymaniu prawidłowo wystawionej faktury

4 Wykluczeniu z postępowania podlegają podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, chyba że Zamawiający nie otrzyma żadnej innej oferty. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. V. Kryteria oceny ofert: 1. Cena noclegu/cateringu/przewozu dla 24 osób - waga procentowa kryterium 100%, Sposób przyznawania punktacji za spełnienie tego kryterium - oferta z najkorzystniejszą ceną otrzymuje 100 punktów, a każda kolejna otrzymuje punktację pomniejszoną w sposób proporcjonalny w następujący sposób: VI. Informacje końcowe W związku z powyższym uprzejmie prosimy o złożenie oferty drogą mailową na adres jkowalik@caritas.pl lub w biurze Zamawiającego Sekretariat Biura Zarządu Caritas, I piętro, Pl. Marii Panny 1, Kielce do dnia 16 sierpnia do godziny Decydująca jest data wpływu oferty. Otwarcie ofert nastąpi w miejscu i dniu w/w, o godz Pytania dotyczące oferty można kierować do p. Renaty Kaczmarczyk pod nr telefonu 41/ Zamawiający zastrzega, iż warunki konkursu mogą być zmienione lub konkurs może zostać odwołany, o czym Wykonawcy zostaną powiadomieni. Konkurs ofert może zostać zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert. Zamawiający zastrzega sobie możliwość podjęcia indywidualnych negocjacji dotyczących ceny z każdym Wykonawcą, jeżeli zaproponowane przez Wykonawców ceny przekroczą kwotę, jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Wynikiem negocjacji będzie wyznaczenie dodatkowego terminu, w którym wszyscy oferenci będą mogli złożyć oferty z nową niższą ceną. Załączniki: 1. Formularz ofertowy 2. Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym

5 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego wzór Formularza Oferty. Nr postępowania: K/U/3/ 1. Zamawiający: Caritas Diecezji Kieleckiej z siedzibą w Kielcach ul. Jana Pawła II Kielce KRS , NIP , 2. Wykonawca: Niniejsza oferta zostaje złożona przez: Nazwa Wykonawcy: Imię i nazwisko osoby do kontaktu: Adres: Nr telefonu: Nr faksu: Adres NIP Regon 3. Oferta cenowa (można złożyć ofertę cenową dla wybranych części zamówienia) Wrocław Koszt (brutto) w PLN Cena łączna Koszt (brutto) w PLN za za pokój 2-osobowy / dla 24 osób / pokój 1-osobowy / doba doba doba Ogółem Nazwa obiektu hotelowego: Kraków Koszt (brutto) w PLN za pokój 2-osobowy / doba Koszt (brutto) w PLN za pokój 1-osobowy / doba Cena łączna dla 24 osób / doby Ogółem Nazwa obiektu hotelowego:

6 Wrocław Koszt (brutto) w PLN za obiad Koszt ( brutto) w PLN za kolacje Cena łączna dla 24 osób / (24 x 2obiady i 24x 2kolacje) Ogółem Kraków Koszt (brutto) w PLN za obiad Koszt ( brutto) w PLN za kolacje Cena łączna dla 24 osób / (24 x 2obiady i 24x 2kolacje) Ogółem Wrocław Łączna Cena jednostkowa (brutto) za Model i rok produkcji wartość km. na trasie opisanej samochodu usługi w pkt. II ppkt 1 przewozu Kraków Łączna Cena jednostkowa (brutto) za Model i rok produkcji wartość km. na trasie opisanej samochodu usługi w pkt. II ppkt 2 przewozu

7 4. Oferent składając ofertę wyraża zgodę na: a) Warunki realizacji Zamówienia określone w Zapytaniu. b) Zmianę liczby osób mających skorzystać z usług hotelowych w przypadku poinformowania o takiej potrzebie, co najmniej 7 dni przed przyjazdem. c) Ostatecznie rozliczenie na podstawie ilości faktycznie przejechanych kilometrów. Wysokość ostatecznego wynagrodzenia wykonawcy będzie wynikała z przemnożenia ilości faktycznie przejechanych kilometrów i ceny jednostkowej za 1 km brutto oraz ilości osób objętych noclegiem i wyżywieniem. d) Płatność za realizację usługi przelewem w terminie 14 dni po zrealizowaniu zamówienia i otrzymaniu prawidłowo wystawionej faktury. 5. Wykonawca gwarantuje wykonanie całości/część niniejszego zamówienia zgodnie z treścią Zapytania Ofertowego. 6. Nie wywiązanie się z oferowanej usługi będzie w umowie obwarowane karą umowną w wysokości 10% wartości oferty. Data i Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawcy..

8 Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego K/U/3/.. dnia.. OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM Oświadczam/oświadczamy, że na dzień złożenia oferty dotyczącej zapytania ofertowego nr K/U/3/ nie zachodzi żadne z poniżej przedstawionych powiązań z Zamawiającym (czyli osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy): - uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; - pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy.. Podpis wraz z pieczątką firmy/instytucji Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań

9