ZAPYTANIE OFERTOWE nr 20/DR

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE nr 20/DR Warszawa, dn r. W ramach projektu PO KL 5.4.2_12. Dobre Rady: modelowe Rady Działalności Pożytku Publicznego w obszarze 2, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Zasadą Konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, wersja z dnia , Sekcja 3 Przejrzystość i konkurencyjność wydatków. Postępowanie prowadzone jest wspólnie, przez dwóch Zamawiających, w imieniu których występują: Zamawiający 1: Ośrodek Wspierania Organizacji Pozarządowych, Białystok, ul. Ks. Abramowicza 1; tel KRS , NIP: , REGON: Osoba do kontaktów: Maciej Olender maciejolender@owop.org.pl Zamawiający 2: Stowarzyszenie Biuro Obsługi Ruchu Inicjatyw Społecznych BORIS, Warszawa, ul. Warecka 4/6, tel. 22/ , NIP: , REGON: Osoba do kontaktów: Agnieszka Iwaniak agnieszka@boris.org.pl I. Opis przedmiotu zamówienia: DOTYCZY CPV: Główny przedmiot Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego Dodatkowe przedmioty: Usługi podawania posiłków Restauracyjne usługi kelnerskie Hotelarskie usługi noclegowe Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelarsko-restauracyjna dla 30 uczestników szkolenia w terminie , w obiekcie odległym maksymalnie o 45 km od miejscowości Ciechanowiec (woj. podlaskie). Postępowanie jest prowadzone wspólnie przez dwóch Zamawiających, z których każdy Zamawiający na szkolenie zrekrutuje określoną liczbę uczestników. Faktury VAT za usługę hotelową i gastronomiczną będą wystawione oddzielnie dla każdego Zamawiającego, wg poniższego rozdzielnika: a. 1 FV za zakwaterowanie i wyżywienie z dostępem do sali konferencyjnej maksymalnie za 15 uczestników zostanie wystawiona na Zamawiającego nr 1 tj.: Ośrodek Wspierania Organizacji Pozarządowych b. 2 FV za zakwaterowanie i wyżywienie z dostępem do sali konferencyjnej maksymalnie za 15 uczestników zostanie wystawiona na Zamawiającego nr 2 tj.: Stowarzyszenie BORIS Usługa podczas szkolenia obejmuje łącznie: *maksymalnie 30 noclegów w pokojach dwuosobowych (z rozdzieleniem pokoi dla kobiet i mężczyzn, łazienką w każdym pokoju, i pojedynczymi łóżkami) w okresie *pełne wyżywienie dla ok. 30 osób uwzględniające dania zarówno mięsne jak i wegetariańskie rozumiane, jako:

2 - 1 dzień susz konferencyjny w postaci: ciastek/ciasta i owoców, kawy/herbaty wraz z dodatkami i wody podczas szkolenia, obiad (składający się min. z dwóch dań ciepłych /zupa + 2gie danie/ i ciepłe/zimne napoje) - mile widzianym jest stół szwedzki oraz kolacja (składająca się z co najmniej 2 przystawek zimnych, 1 ciepłego dania i napojów ciepłych/zimnych) ; mile widzianym jest stół szwedzki. - 2 dzień śniadanie (składające się z min. z 2 przystawek zimnych, 1 ciepłego dania i gorących/zimnych napoi) +), obiad (składający się min. z dwóch dań ciepłych /zupa + 2gie danie/ i ciepłe/zimne napoje) - mile widzianym jest stół szwedzki oraz susz konferencyjny w postaci: ciastek/ciasta i owoców, kawy/herbaty wraz z dodatkami i wody podczas szkolenia *zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla samochodów, autokarów i busów, które przywiozą uczestników szkolenia *Zapewnienie sali szkoleniowej o powierzchni min. 50m2, z dostępem światła dziennego, wraz z wyposażeniem (ekran do rzutnika, rzutnik, flipchart, laptop) dla 30 osób i trenera, ustawiona w podkowę z możliwością przestawienia stołów do ustawienia wyspowego (z możliwością przekształcenia na 2 mniejsze pomieszczenia w trakcie trwania części warsztatowych szkolenia) *dokonanie wstępnej rezerwacji terminu do czasu trwania zapytania ofertowego tj r. W pierwszy dzień przyjazdu tj pokoje hotelowe powinny być dostępne dla uczestników szkolenia od godziny 13.00, natomiast ostatniego dnia szkolenia tj zwolnione zostaną przez uczestników do godziny 13:00. Miejsca noclegowe oraz miejsce posiłków powinny znajdować się w jednym obiekcie. W ramach opisu przedmiotu zamówienia Zamawiający dodatkowo zastrzegają sobie, iż: 1. W postępowaniu mogą brać wyłącznie udział hotele o standardzie minimum trzy-gwiazdkowym. 2. Wykonawca musi posiadać zaplecze szkoleniowo-konferencyjne dla 30 osób, które będzie składać się minimum z sali szkoleniowej/konferencyjnej (z możliwością przekształcenia na 2 mniejsze pomieszczenia w trakcie trwania części warsztatowych szkolenia). 3. Wykonawca powinien zapewnić zakwaterowanie dla maksymalnej liczby osób, wskazanej w opisie przedmiotu zamówienia. Wykonawca, po otrzymaniu informacji o przybyciu mniejszej liczby uczestników (ale nie mniej niż liczba minimalna) lub nieskorzystaniu niektórych osób z noclegu, jest zobowiązany do proporcjonalnego obniżenia ceny pobytu (noclegu i wyżywienia) w stosunku do ceny jednostkowej brutto w oparciu o faktyczną ilość uczestników szkolenia, korzystających z noclegu i wyżywienia. 4. Zamawiający poinformują w terminie 3 dni kalendarzowych przed organizacją szkolenia o dokładnej ilości uczestników z każdej organizacji. 5. Wykonawca zapewni, iż obiekt hotelowy/ośrodek będzie posiadał co najmniej 2 miejsca noclegowe w pokojach przystosowanymi dla osób niepełnosprawnych. 6. Zamawiający nie pokrywają kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane ani kosztów związanych np. z udostępnieniem w pokojach mini baru lub płatnej telewizji. 7. Wymienione wyżej koszty i inne koszty, które nie są związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia i warunkami stawianymi przez Zamawiających zostaną opłacone indywidualnie przez osoby zakwaterowane. 8. Zamawiający nie dopuszczają składania ofert wariantowych ani ofert częściowych. 9. Zamawiający nie dopuszczają możliwości powierzenia przez Wykonawcę realizacji zamówienia innym podwykonawcom. II. Inne istotne warunki zamówienia 1. Okres realizacji usługi: od r. do r. 2. Cena powinna obejmować wszystkie koszty oferenta związane z wykonaniem usługi.

3 3. Wykonawca zobowiązany jest do: a. świadczenia usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy, jakości, produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie oraz przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych C. wykonania usługi z należytą starannością i dbałością o komfort podczas pobytu uczestników. 4. Rozliczenie finansowe z Wykonawcą będzie odbywało się na podstawie pisemnej umowy po wydaniu usługi oraz po wystawieniu 2 faktur VAT przelewowych z 14-dniowym terminem płatności, dla każdego z dwóch Zamawiających. 5. Zakres wykluczenia podmiotów z udziału w niniejszym zamówieniu Z niniejszego zamówienia wykluczone zostają podmioty powiązane, z dwoma Zamawiającymi razem lub z każdym osobno, osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającymi lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiających lub osób wykonujących w imieniu Zamawiających czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Brak podpisanego oświadczenia, dotyczącego niniejszego wykluczenia, stanowiącego integralną część oferty skutkuje odrzuceniem złożonej oferty. III. Kryteria wyboru oferty: Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, która będzie zgodna z opisem przedmiotu zamówienia oraz innymi wymaganiami określonymi przez Zamawiających w formularzu ofertowym oraz: 1. Będzie zawierała najniższą cenę ofertową brutto (noclegu wyżywienia sali) 80% wartości oceny 80 pkt w ramach ogólnej liczby punktów. Oferta z najniższą ceną brutto pobytu otrzyma 80 pkt. Pozostałe oferty otrzymają punkty zgodnie z wyliczeniem wg wzoru: Wartość punktowa = 80 x (Cmin/Cb), gdzie: Cmin - najniższa cena brutto spośród złożonych ofert, Cb - cena brutto oferty badanej. Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana Wykonawcy w ocenie ww. kryterium wynosi 80 pkt. 2. Będzie opisywała doświadczenie w organizacji szkoleń/konferencji 20% wartości oceny (20 pkt. w ramach ogólnej liczby punktów). Punkty za kryterium Doświadczenie zostaną przyznane wg następującej skali punktowej: Wykonawca nigdy nie organizował szkoleń/konferencji dla min. 50 uczestników 0 pkt. Wykonawca zorganizował do 5 szkoleń/konferencji dla min. 50 uczestników 5 pkt. Wykonawca zorganizował od 6-10 szkoleń/konferencji dla min. 50 uczestników 12 pkt. Wykonawca zorganizował ponad szkoleń/konferencji dla min. 50 uczestników 20 pkt. Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana Wykonawcy w ocenie ww. kryterium wynosi 20 pkt.

4 IV Warunki Udziału 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1.1 wskażą do realizacji zamówienia odpowiednio wyposażony/e obiekt/y z adekwatnym do zamówienia potencjałem technicznym, umożliwiającym przeprowadzenie w nim wszystkich elementów zamówienia zgodnie z wymogami niniejszego zapytania; Zamawiający w celu potwierdzenia warunków określonych w punkcie 4 wymaga przedłożenia zastępujących dokumentów: a) Oświadczenia zawierającego pełną nazwę i dokładny adres miejsca, gdzie zorganizowane zostanie wydarzenie, na które składana jest oferta. b) Wykazu zorganizowanych wydarzeń dla co najmniej 50 osób każde (z zapewnieniem usługi cateringowej oraz wynajęciem/zapewnieniem odpowiednio wyposażonej sali szkoleniowej według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego. Zamawiający zastrzega możliwość sprawdzenia powyższych informacji. 1.2 Nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W sytuacji wystąpienia powiązania Wykonawca będzie podlegał odrzuceniu z postępowania. Dokumenty powinny zostać złożone w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie odrzuceniem oferty Wykonawcy z postępowania. 2. Kryteria oceny warunków udziału w postępowaniu 2.1 Zamawiający oceni, czy Wykonawca spełni warunki, o których mowa w pkt.1 na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów żądanych przez Zamawiającego, o których mowa w rozdziale IV i V, potwierdzających spełnienie tych warunków. 2.2 Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na zasadzie: spełnia nie spełnia. Wykonawca, który nie spełni któregokolwiek z warunków zostanie odrzucony w postępowaniu. V Wymagane dokumenty 1. Dokumenty wskazane w pkt. 4 Zapytania ofertowego 2. Wypełniony formularz Oferty (załącznik nr 1); 3. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych (załącznik nr 3);

5 Zamawiający zastrzega możliwość sprawdzenia powyższych informacji. Dokumenty powinny zostać złożone w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. VI Opis sposobu przygotowania oferty 6.1 Wymagania podstawowe 1. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do zapytania ofertowego (jako załącznik 1) w formie pisemnej lub elektronicznej. Oferta powinna: zawierać pełną nazwę oferenta zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, adres , NIP być sporządzona w języku polskim treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego zawierać cenę oferty przedstawionej jako cenę brutto, która zawiera podatek VAT obliczony przez oferenta zgodnie z obowiązującymi przepisami. Cena uwzględnia wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawiera wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia świadczonego przez okres i na warunkach określonych w złożonej ofercie. Cena jest wyrażona w PLN, tj. z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku 2. Oferta oraz wszelkie załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę. 3. Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty bądź też przygotowane przez Wykonawcę w formie zgodnej z niniejszym zapytaniem. 4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 5. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 6.2 Forma oferty 1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej lub elektronicznej. 2. Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane w formie oryginałów lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii. 3. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. IV. Warunki i termin składania ofert: 1. Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie na załączonym formularzu ofertowym. Wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania ponoszą Wykonawcy. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Ewentualne poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę, która jest jej Wykonawcą. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Podpisane i opieczętowane skany ofert wraz z załącznikami, należy składać w wersji elektronicznej na adres mailowy agnieszka@boris.org.pl /występującej jako osoba do kontaktów w imieniu dwóch Zamawiających łącznie/ przesyłką kurierską / pocztową / osobiście na adres Zamawiającego Termin składania ofert ubiega z dniem , do godz Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane zostaną wykluczone z postępowania. 3. Termin związania pisemną umową z Wykonawcą wynosi do 5 dni licząc od dnia, w którym upłynął termin ich składania.

6 4.Oferenci, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wyborze najkorzystniejszej oferty drogą elektroniczną. Informacja o wyborze oferty zostanie również zamieszczona w biurze projektu Zamawiającego 1 i 2, oraz na stronie internetowej Zamawiającego 2 tj.: boris.org.pl 5. W toku oceny oferty, Zamawiający mogą żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. V. Unieważnienie postępowania: Zamawiający unieważnią postępowanie, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający mogą przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Zamawiający zastrzegają sobie prawo do bezpłatnego odwołania lub zmiany terminu realizacji Zamówienia w terminie do 5 dni przed dniem organizacji. Nie przewidziano procedury odwoławczej. Dodatkowych informacji udziela p. Maciej Olender pod nr tel. tel lub owo: maciej.olender@owop.org.pl oraz p. Agnieszka Iwaniak pod nr tel lub agnieszka@boris.org.pl.