OD SIECI DO WSPÓŁPRACY

Transkrypt

1 Koszalin, dn r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/5.4.2_14/POKL przeprowadzane w związku z realizacją projektu Od sieci do współpracy, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie; Działanie 5.4. Rozwój potencjału trzeciego sektora, Poddziałanie Rozwój dialogu obywatelskiego. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w dokumentach: Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia , Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 02 kwietnia 2014 r Sekcja 3 Przejrzystość i konkurencyjność wydatków. I. ZAMAWIAJĄCY Pracownia Pozarządowa, ul. Dworcowa 2, Koszalin, NIP , REGON , nr KRS II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Nazwa zamówienia Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sali szkoleniowej na terenie powiatu kołobrzeskiego lub gryfickiego w terminie r. Rodzaj i przedmiot zamówienia zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień CPV Główny przedmiot Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego Dodatkowe przedmioty: Hotelarskie usługi noclegowe Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Inne usługi hotelarskie Usługi podawania posiłków Czas trwania zamówienia Jedno spotkanie trzydniowe w terminie marca 2015 r. Miejsce realizacji zamówienia Powiat kołobrzeski lub gryficki w województwie zachodniopomorskim

2 Określenie przedmiotu oraz wielkości i zakresu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelarsko-restauracyjna dla min. 16 osób podczas jednego trzydniowego spotkania, w terminie , na terenie powiatu kołobrzeskiego lub gryfickiego w województwie zachodniopomorskim obejmująca: 1. udostępnienie klimatyzowanej sali szkoleniowej na potrzeby realizacji spotkania, z dostępem do Internetu, wyposażonej w krzesła oraz stoły, z możliwością ustawiania zgodnie z preferencjami moderatora spotkania oraz w sprzęt niezbędny do prowadzenia szkolenia (rzutnik multimedialny, ekran, flipchart, pisaki itp.). Sala powinna mieć dostęp do światła dziennego, jak również być przystosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych oraz do przeprowadzenia zajęć w kilku podgrupach; 2. zapewnienia wyżywienia dla uczestników i moderatora spotkania, w postaci: a) ciągłej przerwy kawowej obejmującej: herbatę, kawę, wodę mineralną (butelka 200 ml/osobę), soki, owoce (minimum 2 rodzaje), drożdżówkę lub ciasto (1 szt./os.), ciastka kruche, w trakcie każdego dnia spotkania; b) 3 x zestawu obiadowego podawanego w formie porcjowanej, danie powinno składać się z produktów białkowych, najlepiej pochodzenia zwierzęcego - mięso, ryby, drób - porcja min.200g/os., produktów bogatych w węglowodany złożone - ziemniaki, kasza -porcja min. 200g/os., lub danie typu łazanki, kluski, pierogi - porcja min. 300g/os., oraz dodatek warzywny - surówki, warzywa gotowane - porcja min. 100g/os., sok/woda - min. 200ml/os. Na prośbę Zamawiającego Wykonawca przygotuje dla uczestników danie wegetariańskie lub wegańskie. c) 2 x kolacji dla osób nocujących obejmującej zimną przekąskę, jedno danie ciepłe, zróżnicowane pieczywo, napoje zimne (woda, sok min. 200 ml/osobę), napoje ciepłe (herbata, kawa). d) 2 x śniadania obejmującego: min. 2 przystawki zimne, 1 ciepłe danie, zróżnicowane pieczywo, napoje zimne (woda, sok min. 200ml/osobę), napoje ciepłe (herbata, kawa). e) Podczas serwowania w/w posiłków Wykonawca zobowiązuje się zapewnić obsługę kelnerską, stoły z nakryciem, naczynia i sztućce (zastawa porcelanowa/szklana). Obiad, kolacja oraz śniadanie podawane w formie zasiadanej w siedzibie/lokalu Wykonawcy. 3. zapewnienia min. 32 noclegów w pokojach dwuosobowych, z dostępem do Internetu (z rozdzieleniem pokoi dla kobiet i mężczyzn, łazienką w każdym pokoju i pojedynczymi łóżkami). Miejsca noclegowe oraz miejsca posiłków powinny znajdować się w jednym obiekcie. W pierwszy dzień przyjazdu pokoje hotelowe powinny być dostępne dla uczestników spotkania od godziny 12.00, natomiast ostatniego dnia spotkania zwolnione zostaną przez uczestników do godziny 12: zapewnienia uczestnikom oraz moderatorowi spotkania bezpłatnych miejsc parkingowych na czas trwania spotkania. III. WARUNKI UDZIAŁ W POSTĘPOWANIU: 1. Wykonawca musi spełniać następujące warunki: (weryfikowane na podstawie załącznika nr 3) a) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

3 b) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; c) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobowym zdolnym do wykonania zamówienia. 2. Wykonawca nie może należeć do grona: (weryfikowane na podstawie załącznika nr 4 ): a) wykonawców, którzy wyrządzili szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona orzeczeniem sądu, które uprawomocniło się w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania; b) wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego; c) wykonawców, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem d) zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu; e) osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego. 3. Inne: O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy: a) gwarantują rozliczenie usług na podstawie faktycznego wykorzystania. W sytuacji, w której zostanie zamówiony pokój dwuosobowy, a korzystać z niego będzie jedna osoba, rozliczenie kosztu jednego noclegu w pokoju dwuosobowym. Rozliczenie finansowe z Wykonawcą będzie odbywało się na podstawie wystawionej przez niego przelewowej faktur VAT z 14-dniowym terminem płatności; b) oferują hotel/obiekt konferencyjny mający standard lub odpowiadający standardowi minimum ***; c) hotel/obiekt konferencyjny dostosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych (w tym sala szkoleniowa oraz stołówka/jadalnia). IV. OCENA OFERTY : Kryteria i przypisane do nich wagi Maksymalna liczba możliwych punktów do uzyskania wynosi 100, z czego Kryterium I Cena 80 pkt Oferta z najniższą cenę brutto pobytu (noclegu i wyżywienia) dla 1 osoby 80% wartości oceny (80 pkt w ramach ogólnej liczby punktów).

4 Oferta z najniższą ceną brutto pobytu otrzyma 80 pkt. Pozostałe oferty otrzymają punkty zgodnie z wyliczeniem wg wzoru: Wartość punktowa = 80 x (Cmin/Cb), gdzie: Cmin - najniższa cena brutto spośród złożonych ofert, Cb - cena brutto oferty badanej. Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana Wykonawcy w ocenie ww. kryterium wynosi 80 pkt. Kryterium II - Doświadczenie 20 pkt Oferta opisująca doświadczenie w organizacji spotkań 20% wartości oceny (20 pkt. w ramach ogólnej liczby punktów). Punkty za kryterium Doświadczenie zostaną przyznane wg następującej skali punktowej: a) Wykonawca nigdy nie organizował spotkań dla min. 16 uczestników 0 pkt. b) Wykonawca zorganizował do 5 spotkań dla min. 16 uczestników 5 pkt. c) Wykonawca zorganizował od 6-10 spotkań dla min. 16 uczestników 12 pkt. d) Wykonawca zorganizował ponad spotkań dla min. 16 uczestników 20 pkt. Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana Wykonawcy w ocenie ww. kryterium wynosi 20 pkt. V. ZAKRES WYKLUCZENIA: Informacja na temat zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia (weryfikowane na podstawie załącznika nr 2). Z możliwości realizacji zamówienia wyłącza się podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: a) uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; c) pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VI. WYMAGANIA CO DO SKŁADANIA OFERT: 1. Sposób przygotowania oferty: a) Oferta powinna być wykonana w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Ewentualne poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę, która jest jej Wykonawcą. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. b) Ofertę należy składać na załączonym do niniejszego zapytania Formularzu ofertowym (załącznik nr 1) wraz z Oświadczeniami Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 2, załącznik nr 3, załącznik nr 4). c) Oferta powinna być złożona w zamkniętej, opieczętowanej lub czytelnie podpisanej kopercie do dnia r. Oferty należy składać w Biurze Partnera Projektu Pracowni Pozarządowej,

5 ul. Dworcowa 2, Koszalin. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane zostaną wykluczone z postępowania. d) Na kopercie powinien znaleźć się zapis: Zapytanie ofertowe nr 2/5.4.2_14/POKL e) Oferenci, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wyborze najkorzystniejszej oferty (ewentualnie o unieważnieniu zapytania) drogą elektroniczną bądź pisemną. Informacja o wyborze oferty zostanie również zamieszczona w biurze projektu Zamawiającego, oraz na stronie internetowej Zamawiającego f) W toku oceny oferty, Zamawiający mogą żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. g) Osobą upoważnioną do kontaktów z Oferentami jest: Renata Kochanowska, tel , maila: renata.kochanowska@pracowniap.org.pl Unieważnienie postępowania: 1.Zamawiający unieważni postępowanie, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 2. Zamawiający zastrzegają sobie prawo do bezpłatnego odwołania lub zmiany terminu realizacji spotkań w terminie do 5 dni przed dniem ich organizacji. 3. Nie przewidziano procedury odwoławczej. VII. INFORMACJE DODATKOWE 1. Zamawiający przewiduje możliwość zwiększenia/zmniejszenia liczby uczestników (+/- 2 osoby) na dzień przed organizacją spotkania. 2. Zamawiający nie pokrywają kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane ani kosztów związanych np. z udostępnieniem w pokojach mini baru lub płatnej telewizji. Wymienione koszty i inne koszty, które nie są związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia i warunkami stawianymi przez Zamawiających zostaną opłacone indywidualnie przez osoby zakwaterowane. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia przez Wykonawcę realizacji zamówienia innym podwykonawcom. VII ZAŁĄCZNIKI: 1. Formularz ofertowy. 2. Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym. 3. Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. 4. Oświadczenie o braku wykluczenia z możliwości składania oferty.... Izabela Felisiak Wiceprezeska Zarządu

6 Załącznik nr 1 Dane oferenta (nazwa, adres, nr telefonu)... Dotyczy zapytania ofertowego nr 2/5.4.2_14/POKL w ramach projektu Od sieci do współpracy współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. FORMULARZ OFERTOWY I. DANE ZAMAWIAJĄCEGO Pracownia Pozarządowa, ul. Dworcowa 2, Koszalin, tel./fax: , KRS: NIP: , REGON: II. DANE WYKONAWCY: Pełna nazwa Wykonawcy:... Adres: Tel.:..... E- mail:..... NIP:... REGON:..... Osoba do kontaktu:.... Adres hotelu/pensjonatu:... III KRYTERIA WYBORU OFERTY a) cena brutto pobytu 1 osoby LP. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Łączna cena brutto: 1. Cena noclegu i wyżywienia 1 osoby podczas jednego trzydniowego spotkania w terminie r r., b) doświadczenie Wykonawcy w organizacji spotkań Wykonawca nigdy nie organizował spotkań dla min. 16 uczestników 0 pkt.

7 Wykonawca zorganizował do 5 spotkań dla min. 16 uczestników 5 pkt. Wykonawca zorganizował od 6-10 spotkań dla min. 16 uczestników 12 pkt. Wykonawca zorganizował ponad spotkań dla min. 16 uczestników 20 pkt. IV OŚWIADCZENIA 1. Oświadczam(y), że przedmiot zamówienia zrealizujemy w zakresie i terminie wskazanym w opisie przedmiotu zamówienia. 2. Oświadczam(y), że zapoznaliśmy się z treścią Zapytania ofertowego i nie wnosimy do niego zastrzeżeń oraz przyjmujemy warunki w nim zawarte. 3. Oświadczam(y), iż niniejsza oferta jest zgodna z warunkami i treścią Zapytania ofertowego. 4. Oświadczam(y), że posiadamy udokumentowane doświadczanie we wskazanym zakresie realizacji spotkań 5. Wyrażam(y) zgodę na przetwarzanie przekazanych danych osobowych przez Pracownię Pozarządową na potrzeby niniejszego zapytania, zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r Data i miejsce Pieczęć Wykonawcy i podpis osoby upoważnionej

8 Załącznik nr 2 Dane oferenta (nazwa, adres, nr telefonu)... Dotyczy zapytania ofertowego nr 2/5.4.2_14/POKL w ramach projektu Od sieci do współpracy współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH Ja niżej podpisany(a)... oświadczam, że nie jestem/wykonawca 11 nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli /Data, pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/ 1 Niepotrzebne skreślić

9 Załącznik nr 3 Dane oferenta (nazwa, adres, nr telefonu)... Dotyczy zapytania ofertowego 2/5.4.2_14/POKL w ramach projektu Od sieci do współpracy współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Oświadczam, iż uczestnicząc w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia spełniam warunki udziału w postępowaniu, określone w zapytaniu ofertowym, tj.: a) znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, b) posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, c) posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobowym zdolnym do wykonania zamówienia /Data, pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/

10 Załącznik nr 4 Dane oferenta (nazwa, adres, nr telefonu)... Dotyczy zapytania ofertowego nr 2/5.4.2_14/POKL w ramach projektu Od sieci do współpracy współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O BRAKU WYKLUCZENIA Z MOŻLIWOŚCI SKŁADANIA OFERT Oświadczam, iż nie jestem wykluczony z możliwości składania ofert i nie należę do grona: A. wykonawców, którzy wyrządzili szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona orzeczeniem sądu, które uprawomocniło się w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania; B. wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego; C. wykonawców, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu; D. osób fizycznych, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; /Data, pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/

11