ZAPYTANIE OFERTOWE NR /F4/POKL PROWADZONE W TRYBIE ZASADY KONKURENCYJNOŚCI

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE NR /F4/POKL PROWADZONE W TRYBIE ZASADY KONKURENCYJNOŚCI w ramach projektu pt. Rady Pożytku do STANDARDowego użytku współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Zamawiający: Regionalne Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych Gdańsk, Al. Grunwaldzka 5 tel , fax biuro@fundacjarc.org.pl KRS: NIP: REGON: Osoba do kontaktów: Mariusz Kowalik Tel mariusz.kowalik@fundacjarc.org.pl Godziny pracy: poniedziałek piątek 8:00-16:00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, wersja z dnia r., Sekcja 3 Przejrzystość i konkurencyjność wydatków, str Zasada konkurencyjności i nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późń. zm). I. Opis przedmiotu zamówienia: DOTYCZY CPV: Główny przedmiot Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego Dodatkowe przedmioty Usługi hotelarskie Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Hotelarskie usługi noclegowe Inne usługi hotelarskie Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowa i restauracyjna wraz z wynajęciem sal konferencyjnych oferowana przez hotel (zgodnie z definicją art. 36 ustawy o usługach turystycznych) w odległości max 20 km od centrum Szczecina na potrzeby organizacji spotkania II Forum Obszarowe Rad Działalności Pożytku Publicznego organizowanego dla max. 92 osób w terminie r. Organizatorem spotkania-forum jest Zamawiający i będzie on płatnikiem Faktury VAT za całość przedsięwzięcia. Usługa podczas spotkania-forum obejmuje: Zapewnienie w trakcie spotkania-forum maksymalnie 92 miejsc noclegowych w pokojach zgodnych ze standardem obiektu hotelowego (min. z rozdzieleniem pokoi dla kobiet i mężczyzn, pojedynczymi łóżkami, łazienką z prysznicem lub wanną i toaletą oraz WIFI w każdym pokoju) w terminie r.

2 oraz pełne wyżywienie wszystkich zakwaterowanych uczestników Forum uwzględniające dania zarówno mięsne jak i wegetariańskie wegańskie rozumiane, jako: - 1 dzień susz konferencyjny w postaci: ciastek/ciasta i owoców, kawy/herbaty wraz z dodatkami i wody podczas pierwszego panelu konferencyjnego Forum oraz kolacja (składająca się z co najmniej 2 przystawek zimnych, 1 ciepłego dania i napojów ciepłych/zimnych). - 2 dzień śniadanie (składające się z min. z 2 przystawek zimnych, 1 ciepłego dania i gorących/zimnych napoi) + obiad (składający się co najmniej z pierwszego dania w postaci zupy, drugiego dania w opcji do wyboru posiłek wegetariański lub mięsny z sałatką / surówką oraz napoju) oraz kolacja (składająca się min. z 2 przystawek zimnych i 1 dania ciepłego i napojów ciepłych/zimnych) oraz susz konferencyjny w postaci: ciastek/ciasta i owoców, kawy/herbaty wraz z dodatkami i wody podczas dwóch paneli konferencyjno-warsztatowych Forum (przed i po obiedzie); - 3 dzień śniadanie (składające się z min.z 2 przystawek zimnych, 1 ciepłego dania i gorących/zimnych napoi) + obiad (składający się min. z dwóch dań ciepłych /zupa + 2gie danie/ i ciepłe/zimne napoje) oraz susz konferencyjny w postaci: ciastek/ciasta i owoców, kawy/herbaty wraz z dodatkami i wody podczas ostatniego panelu konferencyjnego-warsztatowego Forum(wczesnym przedpołudniem). Ponadto w ramach świadczonej usługi Wykonawca zapewni dostęp do klimatyzowanej przestrzeni konferencyjnej sali o powierzchni umożliwiającej wspólne spotkanie max. 90 osób w ustawieniu teatralnym oraz 3-4 klimatyzowanych sal szkoleniowych o powierzchni umożliwiającej spotkanie w każdej ok osób w ustawieniu szkolnym lub teatralnym. Wszystkie ww. sale zostaną zarezerwowane do wyłącznego użytku uczestników Forum. W cenie wynajmu ww. sale powinny być wyposażone w bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego, rzutnik multimedialny, ekran, flipcharty wyposażone w papier i komplet markerów. Na drzwiach wejściowych do budynku oraz wewnątrz hotelu, ze szczególnym uwzględnieniem drzwi sali, musi istnieć możliwość przywieszenia informacji o odbywającym się spotkaniu i o jego współfinansowaniu. Pokoje hotelowe oraz sala konferencyjna mają być dostępne dla uczestników Forum od godziny 13:00 pierwszego dnia Forum r., do godziny 13:00 ostatniego dnia Forum r. Ponadto na potrzeby obsługi spotkania Forum Wykonawca zapewni dodatkowo w cenie zamówienia jeden pokój 2 osobowy z wyżywieniem tożsamym do wyspecyfikowanego powyżej w Zapytaniu do dyspozycji organizatora Zamawiającego od r. od godz. 15:00. Ponadto w dniu przyjazdu uczestników Wykonawca umożliwi personelowi Zamawiającego organizację rejestracji Uczestników Forum (stolik i krzesła przy recepcji hotelu). Zamawiający w ramach opisu przedmiotu zamówienia zastrzegają sobie, iż: 1. Wykonawca powinien zapewnić zakwaterowanie dla maksymalnej liczby osób, wskazanej w opisie przedmiotu zamówienia, przy czym liczba uczestników będzie nie mniejsza niż 50 uczestników. Wykonawca, po otrzymaniu informacji o przybyciu mniejszej liczby uczestników lub nieskorzystaniu niektórych osób z noclegu, jest zobowiązany do proporcjonalnego obniżenia ceny pobytu (noclegu i wyżywienia) w stosunku do ceny jednostkowej brutto w oparciu o faktyczną ilość uczestników spotkania-forum korzystających z noclegu i wyżywienia. 2. Zamawiający poinformują w terminie 5 dni kalendarzowych przed spotkaniem-forum o dokładnej ilości uczestników spotkania-forum. 3. Przewiduje się możliwość zwiększenia lub zmniejszenia przez Zamawiających liczby uczestników (+/- 10 os.), dokonanej na 2 dni przed spotkaniem-forum.

3 4. Na czas realizacji usługi Oferent nie będzie prowadził żadnych działań (np. prace remontowo-budowlane) wpływających na komfort pracy uczestników spotkania-forum. 5. Zamawiający nie pokrywa kosztów zakwaterowania ani wyżywienia osób towarzyszących uczestnikom spotkania-forum nie zgłoszonym przez Zamawiającego. 6. Zamawiający nie pokrywają kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane. 7. Zamawiający nie pokrywa również kosztów związanych np. z udostępnieniem w pokojach mini baru lub płatnej telewizji. 8. Wymienione wyżej koszty i inne koszty, które nie są związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia i warunkami stawianymi przez Zamawiającego zostaną opłacone indywidualnie przez osoby zakwaterowane. 9. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych lub częściowych. 10. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia przez Wykonawcę realizacji głównej materii zamówienia podwykonawcom bez pisemnej zgody Zamawiającego. II. Inne istotne warunki zamówienia 1. Zakres wykluczenia podmiotów z udziału w niniejszym zamówieniu Z niniejszego zamówienia wykluczone zostają podmioty powiązane z Zamawiającymi osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającymi lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiających lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiających czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Brak podpisanego oświadczenia, dotyczącego niniejszego wykluczenia, stanowiącego integralną część oferty skutkuje odrzuceniem złożonej oferty. 2. Cena powinna obejmować wszystkie koszty oferenta związane z wykonaniem usługi. 3. Rozliczenie finansowe z Wykonawcą będzie odbywało się na podstawie umowy, po wydaniu usługi, po wystawieniu faktury VAT Zamawiającemu przez Wykonawcę oraz w formie przelewu bankowego. III. Kryteria wyboru oferty: Kryteria dostępu: Przedstawienie na załączonych formularzach: Łączna ceny brutto zakwaterowania, wyżywienia i wynajmu sali konferencyjnej na 1 osobę formy posiłków dla uczestników Forum RDPP w obiekcie Oferenta wykaz dodatkowych usług zawartych w cenie pobytu (np.: basen, sauna, siłownia, kort tenisowy itp.); informacje o dostępie do bezpłatnego parkingu samochodowego w odległości max. 100 m od hotelu oferenta Zamawiający wymagają, aby obiekt hotelowy dysponował, co najmniej 2 miejscami noclegowymi (pokojami) przystosowanymi dla osób niepełnosprawnych.

4 Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej kryteriów dostępu skutkować będzie odrzuceniem oferty Oferenta z postępowania. Kryteria wyboru: Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, która będzie zgodna z opisem przedmiotu zamówienia oraz innymi wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz będzie zawierała: 1. Najniższą cenę brutto zakwaterowania, wyżywienia i wynajmu sali konferencyjnej na 1 osobę w dniach r 75% wartości oceny (75 pkt w ramach ogólnej liczby punktów). Oferta z najniższą ceną brutto pobytu otrzyma 75 pkt Pozostałe oferty otrzymają punkty zgodnie z wyliczeniem wg wzoru: Wartość punktowa = 75 x (Cmin/Cb) gdzie: Cmin - najniższa cena brutto spośród złożonych ofert, Cb - cena brutto oferty badanej. Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana oferentowi w ocenie ww. kryterium wynosi 75 pkt. 2. Propozycja formy posiłków dla uczestników FORUM RDPP 15 % wartości oceny (max. 15 pkt w ramach ogólnej liczby punktów). 3. Dodatkowe usługi zawarte w cenie pobytu (np.: basen, sauna, siłownia, bowling itp.) dla uczestników FORUM RDPP 5 % wartości oceny (max. 5 pkt w ramach ogólnej liczby punktów). 4. Gwarancję dostępu do bezpłatnego parkingu samochodowego w odległości nie większej niż 100 m od obiektu 5 % wartości oceny (max. 5 pkt w ramach ogólnej liczby punktów). IV. Warunki i termin składania ofert: Podpisane i opieczętowane skany Oferty wraz z załączonym oświadczeniem, należy składać w wersji elektronicznej na adresy: mariusz.kowalik@fundacjarc.org.pl do dnia 15 stycznia 2015, do godz (decyduje data i godzina wpływu oferty wraz z oświadczeniem). Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane zostaną wykluczone z postępowania. W przypadku złożenia ofert na kwoty wyższe niż przewidziane w budżecie stawki projektowe niniejsze zapytanie ofertowe może zostać unieważnione. Zamawiający zastrzegają sobie prawo skontaktowania się tylko z Oferentem, którego oferta będzie najkorzystniejsza. Zamawiający zastrzegają sobie prawo do bezpłatnego odwołania lub zmiany terminu realizacji spotkania-forum w terminie do 7 dni przed dniem wynajmu. V. Wybór Wykonawcy: Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego; jeśli zostanie złożona po wyznaczonym terminie składania ofert; będzie ona zawierała rażąco niską cenę; będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów prawa polskiego; nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń.

5 A. Otwarcie ofert odbędzie się zgodnie z Procedurą wyłaniania Wykonawców zgodnie z zasadą konkurencyjności. B. Oferty odrzucone według ww. kryteriów, nie zostaną poddane ocenie Komisji Oceny Ofert. C. Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy usługi na podstawie przedstawionych ofert, według przyjętych kryteriów oceny ofert. Wykonawcą usługi zostanie oferent którego oferta otrzyma najwyższą liczbę punktów. W przypadku tożsamej liczby punktów wybrana zostanie oferta nadesłana jako pierwsza. D. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy, jeśli okaże się, że Oferent nie spełnia kryteriów zadeklarowanych w ocenionej ofercie. E. O wynikach postępowania (ewentualnie o jego unieważnieniu) Oferenci zostaną poinformowani pocztą elektroniczną. F. Nie przewidziano procedury odwoławczej od niniejszego zapytania.