Numer zapytania ofertowego zs.zo.03.12.2010 Wrocław, dn. 03 grudnia 2010 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Numer zs.zo.03.12.2010 (zgodnie z zasadą konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki) Zapytanie ofertowe na realizację usługi polegającej na organizacji szkoleń w ramach projektu "Zostań specjalistą w swojej branży", numer projektu WND-POKL.08.01.01-02-378/10 1. Zamawiający: Fundacja Krzyżowa dla Porozumienia Europejskiego www.krzyzowa.org.pl mail: sekretariat@krzyzowa.org.pl 2. Określenie przedmiotu zamówienia Zakup usług noclegowych, gastronomicznych i wynajmu sal szkoleniowych związanych z realizacją projektu "Zostań specjalistą w swojej branży", współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach PO KL Priorytet VIII działanie 8.1.1. 3. Zakres usługi organizacji szkoleń: 1. Wynajem sali szkoleniowej na potrzeby realizacji szkoleń. 2. Usługi gastronomiczne: wyżywienie uczestników szkolenia oraz trenera (śniadania, obiady, kolacje, przerwy kawowe). 3. Usługi noclegowe dla uczestników szkoleń oraz trenerów i organizatorów.
4. Inne (bezpłatne) usługi oferowane przez ośrodek konferencyjny / hotel. 4. Szczegółowy opis zamówienia Czas trwania szkolenia: 3 zjazdy szkoleniowe Liczebność grupy: według załączonego formularza cenowego. Lokalizacja szkoleń: na terenie województwa dolnośląskiego Terminy zjazdów: 1) 17-18.12.2010 (2 grupy) 2) 21-22.01.2011 (2 grupy) 3) 18-19.02.2010 (1 grupa) Ilość noclegów przypadająca na uczestnika/trenera na 1 zjazd: 1 (trener i 15 uczestników) Struktura pokoi: pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe. Osobne pokoje dla kobiet i mężczyzn. Wyżywienie: Dzień I Obiad (wszyscy uczestnicy + trener + organizator) 2 x przerwa kawowa (wszyscy uczestnicy + trener + organizator) kolacja (wszyscy uczestnicy + trener + organizator) Dzień II śniadanie (wszyscy uczestnicy + trener + organizator) obiad (wszyscy uczestnicy + trener + organizator) 2 x przerwa kawowa (wszyscy uczestnicy + trener + organizator) Agenda szkolenia:
Dzień I 08.00-09.45 Blok szkoleniowy (1) 09.45-10.00 Przerwa kawowa 10.00-10.45 Blok szkoleniowy (2) 10.45-13.15 Przerwa na obiad 13.15-15.00 Blok szkoleniowy (3) 15.00-15.15 Przerwa kawowa 15.15-17.00 Blok szkoleniowy (4) 17.00-17.15 Podsumowanie i zakończenie 1 dnia zjazdu szkoleniowego Dzień II 07.30-08.45 Blok szkoleniowy (1) 08.45-09.00 Przerwa kawowa 09.00-10.45 Blok szkoleniowy (2) 10.45-13.15 Przerwa na obiad 13.15-14.45 Blok szkoleniowy (3) 14.45-15.00 Przerwa kawowa 15.00-16.30 Blok szkoleniowy (4) 16.30-16.45 Podsumowanie i zakończenie zjazdu szkoleniowego Zapytanie odnosi się do zorganizowania wszystkich lub wybranych zjazdów szkolenia. 5. Wymagania dotyczące sali szkoleniowej, miejsca szkolenia oraz pozostałych warunków organizacji uwaga, wszystkie wymagania muszą zostać spełnione, niespełnienie chociaż jednego dyskwalifikuje ofertę: 1. Lokalizacja obiektu, w którym odbędzie się szkolenie: na terenie województwa dolnośląskiego. 2. Sala szkoleniowa: A) Wyposażenie sali szkoleniowej: flipchart z papierem pisaki ekran do prezentacji slajdów rzutnik multimedialny (projektor) przedłużacz
stolik na sprzęt audio-video Ustawienie stołów w tzw. podkowę (literę U) Stolik restauracyjny z zastawą. Bar i sala restauracyjna lub kawiarnia (do zajęć praktycznych) B) Miejsca siedzące dla liczby osób wskazanej w formularzu cenowym. C) Możliwość przestawiania stołów w przypadku pracy w grupach. D) Sala szkoleniowa musi mieć dostęp do światła dziennego (posiadać okna) oraz możliwość zaciemnienia. E) Sala musi być odrębnym pomieszczeniem, niezależnym od sali restauracyjnej. F) Możliwość wieszania kart flipchartów oraz innych materiałów dydaktycznych na ścianach lub w przygotowanych do tego miejscach. G) Możliwość zamykania sali na klucz podczas przerw. H) W sali szkoleniowej musi być miejsce do swobodnego poruszania się uczestników podczas pracy w grupach. 3. Przerwy kawowe: 2 dziennie (kawa, herbata, ciastka, zimne napoje). 4. Bezpłatny parking dla uczestników szkolenia i trenera. 5. Po wymeldowaniu nocujących uczestników bezpłatnie dostępna zamykana przechowalnia bagażu. 6. Standard minimum obiektu: hotel 2 gwiazdki (według Ustawy o sługach turystycznych z dn. 29 sierpnia 1997 r. ze zmianami). 7. Zaplecze sanitarne / toalety w pobliżu sali szkoleniowej 8. Pomieszczenia, w których będą przebywać uczestnicy szkolenia muszą mieć zapewnione zaplecze do przeprowadzenia zajęć/szkolenia, zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. spełniać odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe. 9. Rozliczenie noclegów oraz posiłków na podstawie rzeczywistego zużycia. 6. Sposób przygotowania oferty
Ofertę należy przygotować w formie pisemnej na załączonych formularzach formularzu cenowym oraz formularzu ofertowym. 7. Miejsce i sposób złożenia oferty Oferty należy dostarczyć do Biura Projektu w wybrany z 4 sposobów: 1) drogą elektroniczną na adres: sekretariat@krzyzowa.org.pl 2) faksem na numer 74 8500305 3) osobiście na adres Fundacja Krzyżowa dla Porozumienia Europejskiego Krzyżowa 7; 58-112 Grodziszcze 4) przesłać pocztą lub kurierem na adres Fundacja Krzyżowa dla Porozumienia Europejskiego Krzyżowa 7; 58-112 Grodziszcze 8. Termin złożenia oferty 15.12.2010 do godziny 15.00 9. Termin rozstrzygnięcia zapytania ofertowego 16 grudnia 2010 r. 10. Informacje dotyczące zamówienia O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: posiadają uprawnienia do wykonywania określonej czynności lub działalności posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznymi osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia posiadają odpowiednie warunki do przeprowadzenia szkoleń 11. Kryteria oceny oferty:
Przy ocenie oferty będą brane pod uwagę następujące elementy: 1) cena brutto wartość wagowa oceny cena brutto : 50% maksymalna ilość punktów: 50 Punkty za kryterium cena brutto zostaną obliczone wg następującego wzoru: cena oferty najtańszej cena oferty badanej x 50 = ilość punktów 2) kompleksowość realizacji oferty we wskazanych terminach wartość wagowa oceny kompleksowość realizacji oferty we wskazanych terminach : 30% maksymalna ilość punktów: 30 Punkty za kryterium kompleksowość realizacji oferty we wskazanych terminach zostaną przyznane według następującego wzoru: realizacja 3 zjazdów: 30 punktów realizacja 2 zjazdów: 20 punktów realizacja 1 zjazdu: 10 punktów 3) standard miejsca szkolenia wartość wagowa oceny standard miejsca szkolenia : 10% maksymalna ilość punktów: 10 Punkty za kryterium standard miejsca szkolenia zostaną przyznane według następującego wzoru: standard obiektu hotel 5*: 10 punktów standard obiektu hotel 4*: 6 punktów standard obiektu: pensjonat 3* - hotel 3*: 4 punkty 4) oferta bezpłatnych usług oferowanych przez ośrodek wartość wagowa oceny oferta bezpłatnych usług oferowanych przez ośrodek : 10% maksymalna ilość punktów: 10 Punkty za kryterium oferta bezpłatnych usług oferowanych przez ośrodek zostaną przyznane według następującego wzoru: Internet w sali szkoleniowej: 4 punkty Klimatyzacja bądź nawiew w sali szkoleniowej: 2 punkty Siłownia: 2 punkty [inna bezpłatna usługa oferowana przez ośrodek]: 1 punkt [inna bezpłatna usługa oferowana przez ośrodek]: 1 punkt 12. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający niezwłocznie zawiadomi wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Jeśli firma, której oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. 13. Kontakt z Zamawiającym: Fundacja Krzyżowa dla Porozumienia Europejskiego, Krzyżowa 7; 58-112 Grodziszcze Rafał Borkowski lub Iwona Machoń-Pluszczewska, sekretariat@krzyzowa.org.pl, tel. 74 8500 123 fax 74 8500305.