Zaproszenie do złożenia oferty na dostarczenie usług hotelarskich i gastronomicznych związanych z realizacją projektu Rossmann droga do sukcesu

Transkrypt

1 Zaproszenie do złożenia oferty na dostarczenie usług hotelarskich i gastronomicznych związanych z realizacją projektu Rossmann droga do sukcesu ROSSMANN SDP Sp. z o.o. ul. św. Teresy Łódź Tel. (0-42) r. 1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa hotelarska (wynajęcie sali konferencyjnej, wyżywienie i nocleg uczestników i trenera szkoleń) w ramach projektu Rossmann droga do sukcesu, zwanego dalej Projektem. 2. Charakterystyka przedmiotu zamówienia 1. Projekt realizowany jest w ramach Poddziałania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2. Miejscem szkolenia może być: hotel, pensjonat lub inny obiekt na terenie województwa łódzkiego spełniające kryteria: - posiadający restaurację na terenie hotelu, pensjonatu itd. - bezpłatny parking dla uczestników szkolenia i trenera - posiadający salę konferencyjną ok. 50m 2 (kryteria sali zostały omówione w punkcie 2.5a) 3. Szkolenie obejmować będzie 16 godzin, w podziale na dwa dni szkoleniowe. 4. Grupa szkoleniowa liczyć będzie średnio 9-15 uczestników + 1 trener. Przy czym ostateczna liczba uczestników będzie potwierdzana przed każdym planowanym szkoleniem. 5. Na przedmiot zamówienia składa się: a) wynajem sali szkoleniowej Sala powinna spełniać następujące wymogi: - powierzchnia minimalna 50 m 2, wentylacja lub klimatyzacja w okresie letnim, ogrzewanie w okresie zimowym, - powinna posiadać oświetlenie naturalne (okna), a zarazem powinna mieć możliwość zaciemniania sali podczas prezentacji multimedialnej - w sali musi się znajdować odpowiednia liczba stołów i krzeseł ustawionych w kształcie podkowy, z krzesłami po zewnętrznej stronie stołu. Stoły powinny być ruchome, aby można je było przestawiać. - sala powinna być bez filarów oraz elementów konstrukcyjnych ograniczających jej powierzchnię najlepiej w kształcie prostokąta lub kwadratu - sala powinna być wyposażona w: ekran, rzutnik, flipchart z mazakami i papierem (również zapasowym), odpowiednie nagłośnienie - osobny stolik dla trenera - możliwość skorzystania z sali przed szkoleniem celem jej przygotowania b) zapewnienie wyżywienia dla uczestników szkolenia oraz prowadzących szkolenie Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 1

2 Pod pojęciem wyżywienie rozumie się: - obiad w I i II dniu szkolenia (ciepły posiłek min 2-daniowy) - kolacja między dniami szkoleniowymi - całodzienny bar kawowy uzupełniany na bieżąco podczas szkolenia (kawa, herbata, słodkie przekąski, woda, napoje) c) noclegi Przewidujemy wynajęcie pokoi 1 i 2 osobowych. Pokoje 2 osobowe powinny mieć łóżka pojedyncze. Wszystkie pokoje muszą być wyposażone we własną łazienkę, komplet ręczników i podstawowe przybory toaletowe, TV. W koszt noclegu powinien być wliczony koszt śniadania 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do bezkosztowej zmiany terminu rezerwacji przed upływem 10 dni roboczych, natomiast zmiany szczegółów rezerwacji (menu, nazwisk uczestników, liczby noclegów) przed upływem 3 dni od daty szkolenia. 3. Termin wykonania zamówienia 1. Planowany termin realizacji usługi organizacji wyżywienia oraz wynajmu sali szkoleniowej to: Terminy Liczba grup Liczba uczestników (osób) w grupie Czas szkolenia (dni / h) / Zasady składania ofert 1. Oferty należy składać zgodnie z wzorem formularza oferty, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania wraz z oświadczeniami stanowiącymi załączniki nr 2, Ofertę należy przesłać w formie elektronicznej na adres rezerwacje@rossmann.com.pl bądź w formie papierowej w terminie do do godziny 15:00, podpisaną przez osoby upoważnione do reprezentowania oferenta, na adres: Rossmann SDP sp. z o.o., ul. św. Teresy Łódź, zatytułowanej Rossmann droga do sukcesu sala, wyżywienie i nocleg. 3. Wszelkie dodatkowe dokumenty załączone do formularza nie będą brane pod uwagę podczas procesu oceny oferty. 4. Za datę otrzymania oferty uważa się datę wpływu oferty do Zamawiającego, potwierdzoną w rejestrze korespondencji przychodzącej zamawiającego. 5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz wariantowych. 5. Przesłanki odrzucenia oferty Oferta zostanie odrzucona na etapie oceny formalnej jeżeli: 1. Oferta nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego 2. Oferta będzie niekompletna 3. Zostanie złożona po terminie składania ofert Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 2

3 6. Kryteria oceny oferty i sposób ich wyceny 1. Ocenie poddane zostaną tylko kompletne formularze ofertowe. 2. Kryteria wyboru oferty: a) cena usług - max. 40%; b) jakość warunków oferowanych przez hotel (wyżywienie, sala szkoleniowa) max. 45 %; c) bezpłatny parking max 15 % Maksymalnie można uzyskać 100 pkt. Sposób oceny ofert - kryteria Ad a ) Cena (maksymalnie 40 punktów) Liczba punktów = cena minimalna/cena badan x40 Ad b) Jakość warunków oferowanych przez Hotel, pensjonat (maksymalnie 45 punktów) zostanie oceniona w następujący sposób: - sala 50m 2-15 punktów - klimatyzacja 5 punktów - oświetlenie naturalne 5 punktów - wyposażenie sali (rzutnik, ekran, flipchart, mazaki) w cenie oferty - 10 punktów - wyposażenie pokoju (TV, Internet, wyposażenie łazienki) 10 punktów Ad c) Parking Oferent otrzyma 15 punktów jeśli zapewni bezpłatny parking/miejsce postojowe dla uczestników i trenera 3. Ocena dokonana zostanie przez Komisję w skład, której wchodzić będzie 3 przedstawicieli realizatora Projektu. 4. Ocena dokonana przez Komisję ma charakter ostateczny. 7. Podmioty uprawnione do udziału w postępowaniu 1. W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy: Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia Nie otwarto wobec nich likwidacji ani nie ogłoszono upadłości Nie zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne Nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych W przypadku, których, wspólnik spółki jawnej, partner lub członek zarządu spółki partnerskiej; komplementariusz spółki komandytowej oraz spółki komandytowo-akcyjnej; członek organu zarządzającego osoby prawnej nie został prawomocnie skazany za Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 3

4 przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych Wobec których, sąd nie orzekł zakazu ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary 8. Inne 1. Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji oferty, w całości lub części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje się do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 4

5 Załącznik nr 1 - OFERTA. Pieczęć Firmowa składającego ofertę 1.Dostępność sali i pokoi w terminie z zapytania ofertowego Tak Nie 2.. Oferujemy Państwu nasze usługi w poniższych cenach (brutto): Rodzaj usługi Jednostka Cena brutto/jednostkę Wynajem sali szkoleniowej 2 dni (2x8godz) 50m 2 Wyżywienie(2 obiady + 1 osoba kolacja + bar kawowy 2 dni) Nocleg w pokoju 1 osobowym ze śniadaniem Stawka za nocleg dla 1 osoby w pokoju 1 osobowym Nocleg w pokoju2 osobowym ze śniadaniem Stawka za nocleg dla 1 osoby w pokoju 2 osobowym 3.Oferujemy dla Państwa uczestników szkolenia i trenera bezpłatny parking Tak Nie 4. Nieodpłatne usługi dostępne dla gości hotelowych: Akceptuję treść wzoru umowy (załącznik 4) Tak Nie... Data i Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 5

6 Załącznik nr 2. Pieczęć Firmowa OŚWIADCZENIE Składając ofertę na dostarczenie usług hotelarskich i gastronomicznych związanych z realizacją projektu Rossmann droga do sukcesu, oświadczam, że: 1. Posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności wymagane ustawowo. 2. Posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia oraz potencjał techniczny, a także dysponuję osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 3. Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia. 4. W ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania nie wyrządziłem szkody, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie. 5. Nie otwarto wobec mnie likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. 6. Nie zalegam z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. 7. Nie zostałem prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 8. Jako wspólnik spółki jawnej, partner lub członek zarządu spółki partnerskiej; komplementariusz spółki komandytowej oraz spółki komandytowo-akcyjnej; członek organu zarządzającego osoby prawnej nie zostałem prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 9. Jako podmiot zbiorowy sąd nie orzekł wobec mnie zakazu ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary Miejsce, data, (Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania) Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 6

7 Załącznik nr 3 OSWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH Oświadczam, że firma/ podmiot, który reprezentuję. (pełna nazwa firmy i adres) nie jest powiązana osobowo lub kapitałowo 1 z firma Rossmann SDP sp. z o.o. data: podpis:. 1 Przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10%udziałów lub akcji c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego, prokurenta, pełnomocnika d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 7

8 Załącznik nr 4 WZÓR UMOWA NA ŚWIADCZENIE USŁUG Dla potrzeb projektu Rossmann droga do sukcesu (nr umowy: UDA-POKL /11-00) zawarta w Łodzi w dniu..roku, pomiędzy: Rossmann SDP Sp. z o.o. ul. św. Teresy 109, Łódź NIP , REGON Numer wpisu do KRS Kapitał zakładowy: ,61 zł reprezentowaną przez zwanym dalej Zamawiającym a , reprezentowaną przez.. zwanym dalej Wykonawcą 1 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do realizacji usługę najmu sal szkoleniowych, wraz z zakupem usług gastronomicznych i hotelarskich związanych z realizacją projektu Rossmann droga do sukcesu współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, działanie zwanym dalej Usługą. 2. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć w/w Usługę na potrzeby projektu zgodnie z następującymi wymogami: a) Noclegi w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych dla uczestników i trenerów (z pełnym węzłem sanitarnym i TV w każdym pokoju), b) Bar kawowy uzupełniany na bieżąco (kawa i herbata, woda mineralna, kruche ciastka) w ciągu każdego dnia szkoleniowego, obiady w pierwszy i drugi dzień szkolenia, kolacje w pierwszy dzień szkolenia, c) Sale konferencyjne, w których będą realizowane szkolenia powinny spełniać następujące wymogi: warunki powierzchniowe powyżej 50m 2 - do przeprowadzenia szkoleń dla grupy osobowej i jednego lub dwóch trenerów, Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 8

9 wentylacja lub klimatyzacja w okresie letnim, ogrzewanie w okresie zimowym, powinny posiadać oświetlenie naturalne (okna), sale muszą posiadać zaplecze sanitarne bądź też toalety powinny znajdować się w pobliżu sal szkoleniowych, w salach musi się znajdować odpowiednia liczba stołów i krzeseł (9-15 uczestników i trener) ustawionych w kształcie podkowy, z krzesłami po zewnętrznej stronie stołu, w salach musi znajdować się: ekran, flipchart z mazakami i papierem, odpowiednie nagłośnienie. 3. Termin szkolenia został ustalany r. 4. Niezbędne szczegóły (menu, nazwiska uczestników, harmonogram szkolenia) będą wysyłane Wykonawcy najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem szkolenia Wykonawca zobowiązuje się umożliwić Zamawiającemu oznaczenia miejsc realizacji projektu zgodnie z obowiązującymi wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2. Zamawiający zastrzega, iż terminy szkoleń mogą ulec zmianie w toku realizacji projektu, z przyczyn niezależnych od Zamawiającego. Jednocześnie Zamawiający zobowiązuje się do zmian terminów w porozumieniu z Wykonawcą. 3. Odwołanie szkolenia może nastąpić najpóźniej na 5 dni roboczych przed jego planowanym rozpoczęciem Wykonawca oferuje usługi, o których mowa w 1 ust. 2 we wskazanych poniżej cenach brutto: nocleg uczestnika lub trenera: w pokoju jednoosobowym -. pln za dobę w pokoju dwuosobowym - pln za dobę wyżywienie jednej osoby (2 obiady, kolacja, przerwy kawowe) pln wynajem Sali szkoleniowej wraz z opisanym w 1 pkt.2 wyposażeniem. pln za dzień 2. Wykonawca oświadcza, iż faktury wystawiane będą z wyszczególnieniem kosztów jednostkowych założonych w ust. 1 powyżej. 3. Strony wyłączają zastosowanie art. 685 (1) k.c. 4 Zamawiający opłaca usługi zrealizowane przez Wykonawcę. Płatność za należycie zrealizowane usługi nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę po zakończeniu szkolenia faktury VAT w ciągu 14 dni od dnia otrzymania faktury przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się do przechowywania oraz udostępniana całej dokumentacji związanej z wykonaniem ww. usług zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego. 2. Wykonawca zobowiązuje się udostępnić dokumenty, o których mowa w ust.1 na żądanie Instytucji Kontrolującej i Audytującej przy każdej kontroli projektu Zamawiającego, o którym mowa 1 ust. 1. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 9

10 6 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu usługi w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych. 2. Strony zobowiązują się do bieżącej analizy wzajemnej współpracy. Ocena wzajemnej współpracy stanowić będzie podstawę dokonywania odpowiednich ustaleń w zakresie dalszej współpracy Umowa zostaje zawarta na czas określony, tj. na okres od..r. do.r. Zamawiający ma prawo wypowiedzieć umowę w trybie natychmiastowym w przypadku nienależytego wykonywania lub niewykonywania przez Wykonawcę usług określonych w 1 ust.2 umowy a także w przypadku utrudniania przez Wykonawcę należytego przeprowadzenia szkolenia. 2. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Wszelkie załącznik stanowią integralną część niniejszej umowy. 4. We wszystkich sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 5. Sprawy sporne będą rozstrzygane polubownie, a w razie nie dojścia do porozumienia podlegają rozpatrzeniu przez sąd powszechny według siedziby Zamawiającego. 6. Umowa niniejsza została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron... ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 10