Z A P Y T A N I E O F E R T O W E

Transkrypt

1 Białystok, dnia r. Wg rozdzielnika Nr sprawy: POKL/9.2/2010/1 DOTYCZY: postępowania opartego na zasadzie konkurencyjności mającego na celu wyłonienie najkorzystniejszej oferty dotyczącej organizacji szkoleń wyjazdowych (usługa hotelowa - nocleg, gastronomia, wynajem sal szkoleniowych) w ramach projektu ŚWIADOMY WYBÓR PEWNY SUKCES projekty rozwojowe dla szkół zawodowych współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Z A P Y T A N I E O F E R T O W E (1) Zamawiający Wyższa Szkoła Administracji Publicznej im. St. Staszica w Białymstoku, ul. Dojlidy Fabryczne 26, Białystok, zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty dotyczącej organizacji szkoleń wyjazdowych (usługa hotelowa - nocleg, gastronomia, wynajem sal szkoleniowych) zgodnie ze Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia wyspecyfikowanym w załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania. (2) Prosimy o złożenie oferty na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania w terminie do dnia r. godz w siedzibie Zamawiającego przy ul. Dojlidy Fabryczne 26 pok. 17 drogą pocztową lub osobiście. Dopuszcza się możliwość złożenia oferty faxem pod numerem w Prosimy o niezwłoczne dostarczenie oryginałów dokumentów. (3) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta spełniająca łącznie następujące kryteria ofert: (a) będzie zgodna z opisem przedmiotu zamówienia oraz innymi wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w formularzu ofertowym i wzorze umowy, (b) będzie zawierała najniższą cenę brutto.. Podpis osoby upoważnionej

2 ZAŁĄCZNIK NR 1 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W zakres obowiązków Wykonawcy będzie wchodziła kompleksowa obsługa 3 grup szkoleniowych Projektu, ŚWIADOMY WYBÓR PEWNY SUKCES projekty rozwojowe dla szkół zawodowych nr WND-POKL /08. Wykonawca powinien: 1) posiadać 2 sale szkoleniowe w celu przeprowadzenia szkoleń dydaktycznych mieszczących 22 osoby z wyposażeniem: ekran, flipchart z papierem, markery lub tablica suchościeralna, krzesła tapicerowane, stoły z możliwością przestawienia, temperatura w sali C; 2) mieć możliwość zakwaterowania uczestników w pokojach 1 i 2-osobowych z zapleczem socjalnym i sanitarnym. Temperatura w pomieszczeniach noclegowych min. 20 C (maksymalnie 45 osób); w tym min. 5 pokoi 1- osobowe i 15 pokoi 2-osobowych; 3) zapewnić wyżywienie dla trzech grup szkoleniowych (maksymalnie 66 osób); składającego się z : - szkolenie 2 dniowe : 1 śniadanie (min. 2 dania ciepłe do wyboru, przekąski zimne, pieczywo jasne, ciemne, napoje gorące, soki, owoce), 2 obiadów (min. dwudaniowych z deserem i sokiem), 1 kolacji (min. 3 dania na gorąco, przekąski zimne, pieczywo jasne, ciemne, napoje gorące, soki, owoce), 4 przerw kawowych (min. kawa, herbata, woda, soki, ciasta pieczone, owoce); - szkolenie 3 dniowe : 2 śniadań (min 2 dania ciepłe do wyboru, przekąski zimne, pieczywo jasne, ciemne, napoje gorące, soki, owoce), 3 obiadów (min. dwudaniowych z deserem i sokiem), 2 kolacji (min. 3 dania na gorąco, przekąski zimne, pieczywo jasne, ciemne, napoje gorące, soki, owoce), 6 przerw kawowych (min. kawa, herbata, woda, soki, ciasta pieczone, owoce); 4) zapewnić bezpłatny parking dla uczestników i organizatorów szkolenia. Szkolenia będą odbywały się w terminie luty 2010r.: luty 2010r. 1 grupa szkoleniowa (max. 22 osoby), luty 2010r. 1 grupa szkoleniowa (max. 22 osoby), luty 2010r. 1 grupa szkoleniowa (max. 22 osoby). Oferta powinna zawierać całkowity koszt przypadający na 3 grupy szkoleniowe (maksymalnie 66 osób) obejmujący w/w pozycje z wyszczególnieniem kosztów brutto: 1) wynajęcia sali dydaktycznej 2) zakwaterowania 1 osoby: w pokoju jednoosobowym w pokoju dwuosobowym 3) wyżywienia przypadające na 1 osobę wraz z przykładowym menu 4) informację o dodatkowych atrakcjach, które może zapewnić hotel w czasie wolnym oraz ich cenę Ofertę proszę przesłać do dnia 29 stycznia 2010r do godz. 11:00

3 ZAŁĄCZNIK NR 2 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO FORMULARZ OFERTOWY /Nazwa i adres Wykonawcy/ OFERTA.. /miejscowość i data/ Do Wyższej Szkoły Administracji Publicznej im. St. Staszica w Białymstoku Odpowiadając na Zapytanie ofertowe dotyczące organizacji szkoleń wyjazdowych (usługa hotelowa - nocleg, gastronomia, wynajem sal szkoleniowych) w ramach projektu ŚWIADOMY WYBÓR PEWNY SUKCES projekty rozwojowe dla szkół zawodowych współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Nr sprawy: POKL/9.2/2010/1), zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym, oświadczam, iż: 1. oferuję realizację zamówienia za cenę: 1.1. koszt brutto szkolenia dwudniowego dla jednej grupy... zł netto tj.. zł brutto; w tym wyżywienie..zł netto tj.. zł brutto; w tym zakwaterowanie..zł netto tj.. zł brutto; w tym wynajęcie sali..zł netto tj.. zł brutto; 1.2. koszt brutto szkolenia trzydniowego dla jednej grupy... zł netto tj.. zł brutto; w tym wyżywienie..zł netto tj.. zł brutto; w tym zakwaterowanie..zł netto tj.. zł brutto; w tym wynajęcie sali..zł netto tj.. zł brutto; 2. kalkulacja wskazana w pkt. 1 wyliczona została na podstawie cen jednostkowych: 2.1. obiad zł netto tj.. zł brutto 2.2. kolacja zł netto tj.. zł brutto 2.3. przerwa kawowa..zł netto tj.. zł brutto 2.4. cena pokoju jednoosobowego zł netto tj.. zł brutto 2.5. cena pokoju dwuosobowego zł netto tj.. zł brutto 3. ceny wskazane w pkt. 1 uwzględniają wszystkie koszty wykonania zamówienia; 4. zapoznałem/zapoznałam się z treścią Zapytania Ofertowego (w tym ze wzorem umowy) i nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz przyjmuję warunki w nim zawarte; 5. w przypadku przyznania mi zamówienia, zobowiązuję się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego; 6. integralną część oferty stanowią następujące dokumenty: 6.1. przykładowe menu 6.2. informacja o dodatkowych atrakcjach tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, która nie będzie podlegać udostępnieniu są następujące informacje: /podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy/

4 ZAŁĄCZNIK NR 3 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO WZÓR UMOWY zawarta w Białymstoku w dniu.. pomiędzy: UMOWA Wyższą Szkołą Administracji Publicznej im. St. Staszica w Białymstoku, ul. Dojlidy Fabryczne 26, Białystok, reprezentowaną przez: prof. dr hab. Jerzego Mariana Kopanię Rektora Krystynę Baranowską Kwestora zwaną dalej Zamawiającym a reprezentowaną przez: - ; - ; zwaną dalej Wykonawcą 1 Wykonawca oświadcza, że jest właścicielem zwanego dalej Hotelem, mieszczącego się przy.., który posiada niezbędne zaplecze infrastrukturalne, wyposażenie i możliwości organizacyjne do zorganizowania szkolenia w ramach projektu ŚWIADOMY WYBÓR PEWNY SUKCES projekty rozwojowe dla szkół zawodowych współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego polegającego na: 1. wynajęciu sal szkoleniowych w celu przeprowadzenia szkoleń; 2. zapewnienie zakwaterowania dla uczestników szkolenia; 3. zapewnienie wyżywienia dla uczestników szkolenia w terminie r. 3 grupy szkoleniowe 2 Przedmiotem umowy jest udostępnienie przez Wykonawcę Zamawiającemu sal szkoleniowych oraz zapewnienie noclegów wraz z konsumpcją w dniach r. 3 Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się wykonać pełną obsługę w zakresie usług noclegowych, gastronomicznych oraz innych, których ilość, wartość szacunkowa i przyjęcie do realizacji zostało potwierdzone załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego, który staje się załącznikiem nr 1 do niniejszej umowy. 1. Ustala się następujące stawki cenowe brutto dla poszczególnych usług: 1) wynajęcie sali szkoleniowej w cenie zł brutto za dzień szkolenia, 4 2) zakwaterowanie uczestników szkolenia w pokojach jednoosobowych w cenie zł brutto za pokój oraz w pokojach dwuosobowych w cenie zł brutto za pokój, 3) przygotowanie poszczególnych posiłków: a) obiad (min. dwudaniowy z deserem) w cenie zł brutto za jedną osobę, b) przerwy kawowe kawowych (min. kawa, herbata, woda, soki, ciasta pieczone, owoce) w cenie.. zł brutto za jedną osobę, c) śniadanie wliczone jest w cenę pokoju, d) kolacja (min. 2 dania na gorąco, przekąski zimne, pieczywo jasne, ciemne, napoje gorące, soki, owoce) w cenie.. zł brutto za jedną osobę. 2. Łączny koszt usług szkolenia wynikać będzie ze zbiorowej kalkulacji powyższych usług według zamówienia Rozliczenie umowy, wynikające z usług świadczonych, zrealizowanych przez Wykonawcę, nastąpi w terminie 21 dni od daty doręczenia faktury VAT. 2. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

5 3. Strony zgodnie ustalają, że płatność z tytułu wykonania niniejszej umowy będzie dokonana nie wcześniej niż i pod warunkiem przekazania przez Instytucję Pośredniczącą środków finansowych służących finansowaniu niniejszej umowy na wyodrębniony rachunek bankowy Zleceniodawcy. 4. W przypadku braku środków o jakich mowa w powyższym ustępie na rachunku Zleceniodawcy, płatność z tytułu niniejszej umowy nie będzie uznana za opóźnioną. 5. Za usługi dodatkowe na rzecz uczestników spotkań (min.: mini bary, zamówienia restauracyjne, itp.), nieujęte w przedmiocie zamówienia Zamawiający nie ponosi odpłatności. 1. Zamawiający określi ostateczną liczbę uczestników na 3 dni przed terminem wykonania zamówienia W przypadku anulowania usług gastronomicznych oraz hotelowych, w terminie krótszym niż 3 dni, o ile nie zostały one anulowane w dniu świadczenia (obciążenie całkowite), Zamawiający poniesie 20% wartości zamówienia brutto na podstawie wystawionej faktury VAT. 1. Wykonawca oświadcza, iż dołoży najwyższej staranności przy wykonaniu przedmiotu umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo naliczenia kary umownej za każdy stwierdzony przypadek nienależytego wykonania umowy w wysokości 0,5% wartości niniejszej umowy. 3. Zastrzeżenie kar umownych, o których mowa w ust. 1 nie niweczy możliwości dochodzenia odszkodowania uzupełniającego w zakresie przekraczającym wysokość kar umownych. 1. Zamawiający zastrzega możliwość przeprowadzenia kontroli wykonania umowy przez Wykonawcę Na żądanie uprawnionej instytucji Wykonawca umożliwi dokonanie kontroli realizacji niniejszej umowy i udostępni wszelką związaną z tym dokumentację w okresie wynikającym z odrębnych przepisów Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania niniejszej umowy z zachowaniem 10-dniowego wypowiedzenia. 2. Strony dopuszczają możliwość innego rozwiązania niniejszej umowy na mocy zgodnego oświadczenia woli Stron. 10. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez obie strony. 11. W sprawach nieuregulowanych umową będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 12. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności Strony dołożą wszelkich starań dla polubownego rozstrzygnięcia ewentualnych sporów wynikających z wykonania niniejszej umowy. 2. W przypadku braku możliwości polubownego rozstrzygnięcia ewentualnych sporów wynikających z wykonania niniejszej umowy, właściwym do rozpatrzenia sprawy będzie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 14. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednej dla każdej ze Stron. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA