ZAPYTANIE OFERTOWE. Poznań, 23 lipca 2013 r.

Transkrypt

1 Poznań, 23 lipca 2013 r. ZAPYTANIE OFERTOWE I. ZAMAWIAJĄCY DGA S.A. ul. Towarowa Poznań tel fax NIP REGON: II. III. IV. TRYB POSTĘPOWANIA Zamówienie powyżej 14 tys. euro (netto) będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych. Zapytanie wysłane jest do potencjalnych Oferentów oraz zostaje umieszczone na stronie Zamawiającego - w celu wybrania najkorzystniejszej oferty. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Z uwagi na fakt podpisania Umowy o dofinansowanie Projektu Przyroda w 4 odsłonach. Wdrożenie innowacyjnych programów nauczania w gimnazjach (UDA-POKL /12-00), Zamawiający zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na świadczenie następujących usług: zapewnienie noclegów, wyżywienia oraz wynajem sal szkoleniowych w zakresie szczegółowo przedstawionym w punkcie IV niniejszego Zapytania ofertowego. 2. Zamawiający wymaga, aby Oferenci należeli do kategorii co najmniej dwugwiazdkowej (**). 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. 5. Wykonawca nie jest uprawniony do dalszego podzlecania usług wchodzących w skład zamówienia. 6. Przed zawarciem Umowy Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia negocjacji cenowych z Wykonawcą, którego oferta uznana została za najkorzystniejszą. W wyniku negocjacji nie może zostać zmieniony przedmiot zamówienia, jak i nie może zostać ustalona cena wyższa niż wskazana w ofercie. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest świadczenie następujących usług: zapewnienie noclegów, wyżywienia oraz wynajem sal szkoleniowych w ramach Projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Przyroda w 4 odsłonach. Wdrożenie innowacyjnych programów nauczania w gimnazjach niezbędnych do organizacji 5 dwudniowych szkoleń dla 64 osób każde (łącznie dla 320 osób), tj.: 1. 2 szkoleń w roku 2013, 2. 2 szkoleń w roku 2014, 3. 1 szkolenia w roku Szczegółowy zakres usług stanowiących przedmiot zamówienia obejmuje (w przypadku każdego ze szkoleń wymienionych powyżej): w zakresie zapewnienia noclegów: 1. Zapewnienie noclegów dla 64 uczestników w pokojach maksymalnie dwuosobowych (z pełnym węzłem sanitarnym) - w przypadku nieparzystej liczby uczestników Wykonawca zapewni pokoje jednoosobowe. Jednocześnie Wykonawca zobowiązany będzie zakwaterować uczestników według wskazówek Zamawiającego. 2. Dostosowanie doby hotelowej do wymogów Zamawiającego lub zapewnienie uczestnikom szkoleń możliwości bezpiecznego przechowania bagażu w przypadku wcześniejszego przyjazdu na miejsce szkolenia w pierwszym dniu oraz do czasu zakończenia szkolenia w drugim dniu.

2 w zakresie zapewnienia wyżywienia: 1. Zapewnienie dla każdego z 64 uczestników: w pierwszym dniu szkolenia: obiadu, dwóch przerw kawowych oraz kolacji, w drugim dniu szkolenia: śniadania, obiadu oraz dwóch przerw kawowych dostępnych w miejscu szkolenia w bezpośrednim sąsiedztwie sal szkoleniowych. 2. W ramach śniadania uczestnikowi przysługiwać będzie posiłek w formie bufetu szwedzkiego oferujący kilka dań (w razie zapotrzebowania również wegetariańskie) oraz napoje (kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki). 3. W ramach obiadu uczestnikowi przysługiwać będą dwa gorące dania (zupa + drugie danie w razie zapotrzebowania również wegetariańskie) oraz napój (woda gazowana i niegazowana, soki). 4. W ramach kolacji uczestnikowi przysługiwać będzie jedno gorące danie (w razie potrzeby również wegetariański) oraz napój (kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki). 5. W ramach każdej przerwy kawowej uczestnikowi przysługiwać będzie herbata, kawa, cukier, śmietanka, cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki, kruche ciastka (lub ciasto). w zakresie wynajmu sal szkoleniowych: 1. Zapewnienie 4 sal szkoleniowych spełniających wymogi bezpieczeństwa, akustyczne, oświetleniowe, ogrzewanych (w okresie zimowym), klimatyzowanych (w okresie letnim), posiadających zaplecze sanitarne. 2. Przystosowanych do prowadzenia zajęć w grupach minimum 16-osobowych (+trener) 1 tj. wyposażonych w odpowiednią liczbę stołów i krzeseł. 3. Dostępnych w godzinach od do 17.00, jak również na 0,5 godziny przed rozpoczęciem i 0,5 godziny po zakończeniu każdego ze szkoleń Wyposażonych w ekran, rzutnik do prezentacji multimedialnych, tablicę typu flipchart lub suchościeralną wraz z wyposażeniem (papier, pisaki, gąbka do ścierania). 5. Posiadających dostęp do gniazdek elektrycznych umożliwiających podłączenie rzutnika multimedialnego/komputera oraz wyposażonych w odpowiednią ilość przedłużaczy. Wykonawca przygotuje również stanowisko recepcyjne (stół + dwa krzesła), gdzie przez okres trwania każdego ze szkoleń będą mogli przebywać pracownicy Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany na czas trwania szkoleń do oznakowania wejścia głównego/sal szkoleniowych przekazanymi przez Zamawiającego materiałami informacyjnymi (w tym ustawienia rollup u informacyjnego). Zamawiający zastrzega możliwość odwołania/zmiany rezerwacji na 3 dni przed terminem rozpoczęcia każdego ze szkoleń bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów. Wspólny słownik zamówień CPV: CPV usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne CPV usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji CPV usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków CPV usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ SPOSÓB DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW KRYTERIA FORMALNE: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a. posiadają potencjał techniczny i organizacyjny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, b. spełniają wymóg braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym, c. nie podlegają wykluczeniu z możliwości realizacji zamówienia. 2 1 Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia liczebności grup szkoleniowych po wcześniejszym uzgodnieniu z Wykonawcą. 2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany dostępności godzin sal szkoleniowych po wcześniejszym uzgodnieniu z Wykonawcą.

3 Zamawiający ustala następujące szczegółowe warunki udziału w postępowaniu: W zakresie warunku wskazanego w ust. 1 lit. a. powyżej, o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają potencjał techniczny i organizacyjny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. oświadczenia, o którym mowa w punkcie VI ust. 1 lit. b i dokonana zostanie zgodnie z formułą spełnia nie W zakresie warunku wskazanego w ust. 1 lit. b. powyżej, o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, wobec których nie zachodzą okoliczności, o których mowa w Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia r. (rozdz. 2, pkt ), dotyczące powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym. oświadczenia, o którym mowa w punkcie VI ust. 1 lit. c i dokonana zostanie zgodnie z formułą spełnia nie W zakresie warunków wskazanych w ust. 1 lit. c. powyżej, o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy znajdują się w sytuacji ekonomiczno-finansowej zapewniającej realizację zamówienia oraz nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia w świetle przepisu art. 24 ust. 1 i 2 Ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 Nr 19 poz. 177 z późn. zm.). oświadczenia, o którym mowa w punkcie VI ust. 1 lit. d i dokonana zostanie zgodnie z formułą spełnia nie VI. DOKUMENTY JAKIE POWINNI DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. W celu wykazania spełnienia kryteriów formalnych udziału w postępowaniu, każdy z Wykonawców powinien przedłożyć wraz z ofertą następujące dokumenty: a. aktualny odpis z właściwego krajowego rejestru sądowego albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, b. oświadczenie potwierdzające posiadany potencjał techniczny i organizacyjny, a także dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Załącznik nr 2, c. oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym Załącznik nr 3, d. oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z możliwości realizacji zamówienia Załącznik nr Zamawiający zastrzega jednocześnie, iż tylko ww. dokumenty będą podlegały ocenie formalnej. Dokumenty niesporządzone na wzorach udostępnionych w Zapytaniu lub dodatkowe nie będą brane pod uwagę przez Zamawiającego. VII. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA Zamawiający wymaga, aby zamówienie zostało zrealizowane w okresie od dnia podpisania Umowy z Wykonawcą (tj. sierpień 2013 r.) do końca I kwartału 2015 r we wskazanych przez Zamawiającego terminach. Zamawiający poinformuje każdorazowo Wykonawcę o terminie realizacji konkretnego szkolenia z miesięcznym wyprzedzeniem za wyjątkiem pierwszego spotkania, które planowane jest w ostatnim tygodniu sierpnia. 3

4 VIII. IX. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. 2. Oferta powinna być podpisana przez osobę (osoby) uprawnioną (uprawnione) do występowania w imieniu Wykonawcy. 3. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem Oferty. 4. Oferta powinna zawierać oświadczenie Wykonawcy, że jest nią związany przez okres 30. dni od dnia, w którym upływa termin składania ofert. 5. Ofertę należy umieścić w opakowaniu zamkniętym w sposób uniemożliwiający odczytanie zawartości bez jego uszkodzenia lub też jego przypadkowe otwarcie. 6. Opakowanie Oferty będzie zawierać wskazanie firmy (nazwiska) i adresu Wykonawcy, co umożliwi zwrot nienaruszonej Oferty w przypadku złożenia jej po terminie lub wycofania oraz będzie oznaczone napisem: Oferta na świadczenie usług: zapewnienie noclegów, wyżywienia oraz wynajem sal szkoleniowych na potrzeby realizacji Projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Przyroda w 4 odsłonach. Wdrożenie innowacyjnych programów nauczania w gimnazjach nie otwierać do dnia 8 sierpnia 2013 r. do godz. 10: Wzór formularza ofertowego stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Wszystkie oferty w zaklejonych lub zalakowanych kopertach, oznaczonych zgodnie z wymogami wskazanymi w punkcie VIII.6. powyżej, muszą być dostarczone pod adres: DGA S.A., ul. Towarowa 35, Poznań, Kancelaria Główna, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 8 sierpnia 2013 r. do godz. 10:00. X. OCENA OFERT I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 8 sierpnia 2013 r. w siedzibie Zamawiającego, ul. Towarowa 35, Poznań, w sali pomarańczowej o godz. 10:30. W otwarciu ofert mogą uczestniczyć Wykonawcy lub ich upoważnieni przedstawiciele. 2. Oferty zostaną ocenione pod względem stawianych im w niniejszym zapytaniu ofertowym wymogów. W przypadku gdy Oferta nie będzie spełniać wymogów formalnych zostanie odrzucona. Z tytułu odrzucenia oferty, Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu. 3. Przy wyborze i ocenie ofert Zamawiający kierować się będzie kryterium ceny, która rozpatrywana będzie na podstawie treści formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr Za najkorzystniejszą zostanie uznana Oferta Wykonawcy spełniająca wymogi zapisane w ofercie, zawierająca najniższą cenę za wykonanie usług będących przedmiotem Zapytania opisanych w punkcie IV. 5. W przypadku, gdy nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej z uwagi na fakt, iż zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie 3. dni ofert dodatkowych. 6. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. 7. W przypadku, gdy wszystkie złożone w postępowaniu i niepodlegające odrzuceniu oferty, zawierać będą cenę przewyższającą kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotu zamówienia, Zamawiający może przeprowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, który przedstawił najkorzystniejsze warunki. 8. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wszystkich zainteresowanych zamieszczając komunikat na swojej stronie internetowej informując jednocześnie wybranego Wykonawcę o prawdopodobnym terminie podpisania Umowy. 4

5 XI. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest Pani Ewa Remiezowicz-Berger - ewa.remiezowicz@dga.pl, tel (podpis osoby reprezentującej Zamawiającego) Załącznik: 1. Wzór formularza ofertowego. 2. Oświadczenie potwierdzające posiadany potencjał techniczny i organizacyjny, a także osoby zdolne do wykonania zamówienia. 3. Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym. 4. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z możliwości realizacji zamówienia. 5