Warszawa, 27 stycznia 2014 r. Aktualizacja 11 lutego 2014 r. Zapytanie ofertowe nr 1/14/GSWB Kierujący zapytanie: Stowarzyszenie MONAR Zarząd Główny ul. Nowolipki 9b 00-151 Warszawa KRS 0000139796 NIP 5261038205 Skład Zarządu: Jolanta Łazuga -Koczurowska - Przewodnicząca ZG, Wojciech Fijałkowski - Wiceprzewodniczący ZG, Elżbieta Zielińska - Wiceprzewodnicząca ZG, Robert Starzyński - Sekretarz ZG, Piotr Adamiak - członek ZG, Leszek Gąsiorowski - członek ZG, Marta Stefaniak- Łubianka - członek ZG Zbigniew Kamieński - członek ZG, Adam Lewicki - członek ZG. zwane dalej Zamawiającym, zaprasza do składania ofert w ramach konkursu ofert prowadzonego na podstawie art. 70 1 70 5 Kodeksu cywilnego na organizację cyklu szkoleń w ramach projektu Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej). 1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja sześciu szkoleń trzydniowych w trzech lokalizacjach, obejmująca świadczenie usług noclegowych, cateringu oraz wynajmu sal wraz z niezbędnym wyposażeniem. 1. Dwa szkolenia w Białymstoku - a/terminy: 12-14 marca 2014 r. oraz 19-21 marca 2014 r., b/ Miejsce - miasto Białystok, w promieniu do 10 km od dworca PKP, c/ Orientacyjna liczba uczestników w każdym szkoleniu: 40 osób (2 grupy po 20 osób), 2. Dwa szkolenia w Lublinie - a/ Terminy: 02-04 kwietnia 2014 r. oraz 09-11 kwietnia 2014 r., b/ Miejsce - miasto Lublin, w promieniu do 10 km od dworca PKP, c/ Orientacyjne liczba uczestników w każdym szkoleniu: 40 osób (2 grupy po 20 osób),
3. Dwa szkolenia w Łodzi - a/ Terminy: 14-16 kwietnia 2014 r. oraz 23-25 kwietnia 2014 r., b/ Miejsce - miasto Łódź, w promieniu do 10 km od dworca PKP, c/ Orientacyjne liczba uczestników w każdym szkoleniu: 40 osób (2 grupy po 20 osób), 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Usługa noclegowa: - usługa noclegowa w każdym terminie musi być zrealizowana przez wyłącznie jeden obiekt hotelarsko szkoleniowy (nie dopuszcza się organizacji jednego szkolenia w więcej niż jednym obiekcie), - obiekt musi spełniać warunki wymagane dla hotelu trzygwiazdkowego, - obiekt musi dysponować pokojami 2-osobowymi z łazienką i pojedynczymi łóżkami, - przy obiekcie musi być zlokalizowany bezpłatny parking dla samochodów osobowych, cena noclegu musi obejmować miejsca parkingowe, - lokalizacja: w odległości nie większej niż 10 km od dworca głównego PKP w wybranym mieście. Usługa cateringowa: Dla każdego trzydniowego modułu szkoleniowego Wykonawca zapewni: 1 dzień szkolenia - dwudaniowy obiad zasiadany zawierający potrawy mięsne i wegetariańskie oraz napoje ciepłe i zimne dla ciasteczek, cytryny, cukru i śmietanki dla w bezpośrednim sąsiedztwie sal - kolacja zasiadana przystawki, danie ciepłe, napoje zimne i ciepłe dla 2 dzień szkolenia - śniadanie standardowy szwedzki stół dla ciasteczek, cytryny, cukru i śmietanki dla w bezpośrednim sąsiedztwie sal - dwudaniowy obiad zasiadany zawierający potrawy mięsne i wegetariańskie oraz napoje ciepłe i zimne dla - kolacja zasiadana przystawki, danie ciepłe, napoje zimne i ciepłe dla 3 dzień szkolenia - śniadanie standardowy szwedzki stół dla ciasteczek, cytryny, cukru i śmietanki dla w bezpośrednim sąsiedztwie sal
- dwudaniowy obiad zasiadany zawierający potrawy mięsne i wegetariańskie oraz napoje ciepłe i zimne dla Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznego wyboru menu spośród propozycji przestawionych przez wybranego Wykonawcę. Usługa cateringowa musi być realizowana w tym samym obiekcie co usługa noclegowa Usługa wynajmu sal wraz z niezbędnym wyposażeniem: Wykonawca zapewni sale szkoleniowe zgodnie z liczbą i pojemnością określoną w pkt. 1. Sale powinny znajdować się w tym samym obiekcie, w którym świadczona jest usługa noclegowa oraz powinny być wyposażona w ekran, flipchart, papier do flipcharta, markery, rzutnik multimedialny. 3. Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków; 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe; 79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów; 4. Uwagi ogólne 4.1. Oferenci podają ceny brutto w przeliczeniu na jednego uczestnika. Nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia Zamawiający poinformuje wybranego w postępowaniu Wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w szkoleniu. Łączna cena usługi będzie zależna od ostatecznej liczby uczestników. 4.2. Nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia Zamawiający dostarczy szczegółową agendę pobytu z zaznaczeniem godzin poszczególnych posiłków, przerw kawowych, godzin wykorzystania sal, a także informację o liczbie zamawianych posiłków wegetariańskich. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić otrzymane informacje w realizacji oferowanych usług. 4.3. Dopuszcza się składanie ofert częściowych. Dla ofert całościowych należy złożyć załącznik nr 2 dla każdej lokalizacji oddzielnie. 4.4. Dla potrzeb niniejszego zamówienia Zamawiający zwolniony jest ze stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 4.5. Zamawiający zastrzega, iż warunki konkursu mogą być zmienione lub konkurs może zostać odwołany, o czym Wykonawcy zostaną powiadomieni. Konkurs ofert może zostać zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert. Zamawiający ma w ramach wniosku o dofinansowanie z POKL EFS sztywno skalkulowane kwoty na realizację niniejszego zamówienia. Zamawiający może podjąć indywidualne negocjacje dotyczące ceny z każdym Oferentem. Wynikiem negocjacji będzie wyznaczenie dodatkowego terminu, w którym wszyscy oferenci będą mogli złożyć oferty z nową niższą ceną. 4.6. Wszelkie spory wynikłe w związku z realizacją niniejszego zamówienia rozwiązywane będą przed sądem właściwym dla siedziby Zamawiającego. 5. Oferta powinna zawierać: 5.1. Wypełniony formularz ofertowy (załącznik nr 2) z podaniem cen brutto w złotówkach za całość zamówienia na którą składają się dwa szkolenia 3-dniowe, zawierający: koszt noclegu w przeliczeniu na 1 osobę (tj. za 4 noclegi) koszt cateringu w przeliczeniu na 1 osobę (tj. za 6 dni zgodnie z opisem w pkt. 2) koszt wynajmu sal w przeliczeniu na 1 osobę (tj. za 6 dni) 5.2. Prezentację obiektu w postaci opisu obiektu wskazującego jego położenie, otoczenie, wyposażenie, ilości miejsc parkingowych, bliskości środków publicznego transportu.
5.3. Menu cateringu na poszczególne dni (z uwzględnieniem posiłków wegetariańskich) 5.4. Podpisane oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 1), 5.5. Podpisane oświadczenie (załącznik nr 3) o: zaakceptowaniu wszystkie warunki zlecenia, określone w niniejszym zapytaniu posiadaniu odpowiedniego zaplecza technicznego, które pozwoli na realizację przedmiotowego zlecenia przeprowadzeniu w przeciągu ostatnich trzech lat swojej działalności min. 3 imprez o podobnym charakterze (konferencje, szkolenia, spotkania), w których uczestniczyło min. 30 osób 6. Kryteria oceny ofert 6.1. Kryterium oceny ofert w niniejszym zamówieniu jest łączna cena brutto na waga 100%. Oferta z najkorzystniejszą dla danej części zamówienia ceną brutto na osobę otrzymuje 100 pkt., każda kolejna otrzymuje punktację proporcjonalną do jej atrakcyjności cenowej wyliczoną wg następującej metodologii: Liczba punktów = (najniższa zaoferowana cena brutto / cena brutto badanej oferty) x 100 6.2. Wyborowi podlega oferta z najwyższą ilością punktów spośród ofert niepodlegających odrzuceniu. 6.3. Odrzuceniu podlegają oferty: których treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego, złożone po terminie, zawierające rażąco niską cenę (znacznie poniżej cen rynkowych podobnych usług), nieważne na podstawie przepisów prawa, niezawierające wszystkich dokumentów wymaganych przez Zamawiającego w punkcie 5 niniejszego zapytania ofertowego, złożone przez podmioty wykluczone z możliwości realizacji zamówienia na podstawie punktu 7 niniejszego zapytania ofertowego. 7. Zakres wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia wyłącza się podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 8. Składanie ofert i udzielanie informacji Oferty należy przesyłać w formie elektronicznej lub papierowej w formie elektronicznej (skany podpisanych dokumentów) na adres: pkorlinski@monar.org lub w biurze Zamawiającego ul. Nowolipki 9b, 00-151 warszawa do dnia 20.02.2014 r. do godziny 14.00. Decydująca jest data i godzina wpływu oferty. Załączniki 1. Wzór oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym 2. Wzór formularza ofertowego
3. Wzór oświadczenia o zgodzie na warunki realizacji zamówienia oraz posiadaniu odpowiedniego zaplecza i doświadczenia