OGŁOSZENIE. Certes Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Wał Miedzeszyński 552 C, Warszawa, Kierownik Projektu Karolina Jezierska

Transkrypt

1 Warszawa, dnia 08 stycznia 2013r. OGŁOSZENIE Certes Sp. z o.o z siedzibą w Warszawie, przy ul. Wał Miedzeszyński 552 C, Warszawa, realizując zasadę konkurencyjności zaprasza do składania ofert na zapytanie ofertowe dotyczące: 1. Zapewnienia zaplecza hotelowo konferencyjnego oraz wyżywienia dla cyklu 10 szkoleń dwudniowych realizowanych w okresie realizacji projektu tj Zadanie realizowane w ramach projektu pt.: Wykwalifikowane kadry gwarancją rozwoju jst nr KSI projektu POKL / Nazwa i adres Zamawiającego: Certes Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Wał Miedzeszyński 552 C, Warszawa, Kierownik Projektu Karolina Jezierska Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późń. zm). Podstępowanie prowadzone jest zgodnie z Zasadą konkurencyjności poprzez: Umieszczenie zapytania ofertowego na stronie www (internetowej) Zamawiającego oraz w siedzibie Zamawiającego; Wysyłanie zapytania ofertowego w wersji elektronicznej do co najmniej 3 potencjalnych Wykonawców; Zebranie i ocenę ofert; Wybór Wykonawcy; Sporządzenie protokołu Poinformowania oferentów o wynikach zapytania

2 2. Specyfikacja zamówienia Kod CPV: CPV Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji CPV Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe CPV Hotelarskie usługi noclegowe CPV Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków CPV Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów, Wykonawca zapewni na każde z 10 dwudniowych szkoleń (na każdym ze szkoleń będzie od 6 do 10): 1. Salę szkoleniową dla co najmniej 20 osób, wyposażoną w rzutnik multimedialny, flipchart wraz z zapasową ryzą papieru do flipchartu, markery do flipchartu, ekran do rzutnika multimedialnego, Internet typu stałe łącze / Wi-Fi dostępny Sali, stoły i krzesła które można ustawić w formie litery U dla min. 6 osób 2. Sala musi być dostępna od godz rano w pierwszym dniu szkolenia do godz w drugim dniu szkolenia. 3. Co najmniej 2 przerwy kawowe dziennie dla wszystkich uczestników oraz trenera. W ramach przerwy kawowej wykonawca zapewni uczestnikom: kawę, herbatę, mleko oraz cukier, słodzik, wodę, dwa różne soki owocowe, wybór ciastek oraz owoców. Przerwy kawowe muszą być przygotowane w bezpośrednim sąsiedztwie sali szkoleniowej, bez konieczności opuszczania przez uczestników budynku. 4. Zakwaterowanie dla wszystkich uczestników szkolenia od godziny w pierwszym dniu szkolenia do godziny w drugim dniu szkolenia. Zakwaterowanie w pokojach jedno i/lub dwuosobowych (w zależności od zapotrzebowania przekazanego przez Zamawiającego) z pełnym węzłem sanitarnym.

3 Wykonawca zapewni również możliwość pozostawienia bagaży uczestników w osobnym pomieszczeniu przed rozpoczęciem oraz po zakończeniu zakwaterowania. 5. Wyżywienie dla każdego uczestnika składające się: a. W pierwszym dniu: dwudaniowy obiad z napojami i zestawem surówek oraz kolacją z napojami b. W drugim dniu: śniadanie (w formie szwedzkiego stołu) oraz dwudaniowy obiad z napojami oraz zestawem surówek. Wykonawca musi zapewnić możliwość dostosowania posiłków do potrzeb osób o specyficznych wymogach żywieniowych (np. posiłki wegetariańskie, bezglutenowe itp.) Szkolenia będą realizowane w województwie Łódzkim. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 3. Termin realizacji zamówienia: 28 stycznia sierpnia 2014 O ramowych harmonogramie szkoleń Wykonawca będzie informowany z minimum miesięcznym wyprzedzeniem. 4. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Oferentami: W niniejszym zapytaniu ofertowym zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Oferenci przekazują pocztą elektroniczną, faksem lub drogą pisemną. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Oferentami jest Karolina Jezierska tel Opis sposobu przygotowania ofert: a) Oferta musi zawierać Formularz ofertowy, zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. b) Oferta musi być sporządzona w języku polskim. c) Oferta musi zawierać pełną nazwę oferenta, adres siedziby, dane kontaktowe (telefon, ), NIP

4 d) Oferent jest obowiązany do wypełnienia Formularza ofertowego i określenia w nim cen na wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia. Ceny oferty muszą być przedstawione w PLN jako ceny brutto (zawierać podatek VAT), zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. e) Załączniki do zapytania ofertowego muszą zawierać podpisy osób uprawnionych do reprezentacji oferenta oraz muszą być wysłane w formie skanu i przesłane na adres mailowy biuro@certes.pl lub przesłane do siedziby zamawiającego w wersji papierowej. f) Wprowadzenie przez Oferenta jakichkolwiek zmian w Formularzu ofertowym spowoduje odrzucenie oferty. g) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. h) Każdy z oferentów może złożyć jedną ofertę. i) Oferenci ponoszą wszelkie koszta własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyników postępowania. Organizator postępowania nie odpowiada za koszty poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Brak któregokolwiek z ww. oświadczeń, dokumentów i załączników lub złożenie ich w niewłaściwej formie będzie skutkował wykluczeniem Oferenta. 6. Miejsce oraz termin składania ofert: a) Oferty należy składać w siedzibie Biura Certes Sp. z o.o. w Warszawie, przy ul. Wał Miedzeszyński 552 C, Warszawa, pocztą lub osobiście w zamkniętej kopercie z dopiskiem Wykwalifikowane kadry gwarancją rozwoju jst usługa hotelowa woj. Łódzkie lub pocztą elektroniczną na adres biuro@certes.pl b) Termin składania ofert upływa dnia r. do godz a) Rozpatrzenie ofert nastąpi w dniu r. w siedzibie Certes Sp. z o.o. b) O wynikach postępowania (ewentualnie o jego unieważnieniu) Oferenci zostaną powiadomieni em do dnia r.

5 7. Wymagania dotyczące oferenta: O udzielenie realizacji zamówienia może ubiegać się Oferent, który spełnia łącznie poniższe warunki: 1. Przedstawi ofertę ośrodka szkoleniowego na terenie województwa Łódzkim umiejscowionego w odległości do 50 km od miejscowości Łowicz w województwie Łódzkim oraz spełniającym kryteria wskazane poniżej. 2. Przedstawiony ośrodek musi spełniać następujące kryteria: 2.1. Kryterium zaplecza hotelowego - standard ośrodka posiadającego minimum trzy gwiazdki lub równoważny trzem gwiazdkom. - bezpłatne miejsca parkingowe dla uczestników szkoleń oraz trenerów - pokoje muszą posiadać pełny węzeł sanitarny (prysznic, WC) - pokoje muszą posiadać dwa oddzielne łóżka - w cenie pokoju muszą zawierać się koszty ręczników, suszarek do włosów, środki czystości (mydło, szampon, papier toaletowy) - temperatura w pokojach w okresach grzewczych musi być co najmniej 21 stopni Celsjusza. - sala konferencyjna musi znajdować się na terenie hotelu - sala konferencyjna musi być klimatyzowana, a w okresach grzewczych temperatura musi wynosić co najmniej 21 stopni Celsjusza. - hotel musi posiadać odpłatne drukarkę i xero na potrzeby trenerów projektu - hotel oferuje bezpłatny dostęp do bezprzewodowego Internetu 2.2. Kryterium sali konferencyjnej - hotel posiada co najmniej 2 sale szkoleniowe - na wyposażeniu sali szkoleniowej muszą znajdować się: rzutnik multimedialny flipchart wraz z zapasową ryzą papieru do flipchartu markery do flipchartu

6 ekran do rzutnika multimedialnego Internet typu stałe łącze / Wi-Fi dostępny sali stoły i krzesła które można ustawić w formie litery U dla min. 20 osób - sala powinna posiadać: dostęp do naturalnego oświetlenia wentylacje możliwość przyciemnienia sali w razie dużego nasłonecznienia (żaluzje, rolety) możliwość podłączenia sprzętu multimedialnego sala musi być dobrze wyciszona ogrzewanie CO klimatyzację z możliwością regulacji temperatury 2.3. Kryterium wyżywienie - możliwości dopasowania przerw kawowych do przerw w zajęciach - dostosowanie posiłków dietetycznych dla uczestników szkoleń o specyficznych wymogach żywieniowych (np. posiłki wegetariańskie, bezglutenowe itp.), - dostosowanie godzin podawania posiłków na potrzeby realizacji szkolenia - dostosowanie formy serwowania posiłków w zależności od potrzeb (tzw. szwedzki stół, posiłki zasiadanie) 8. Wykluczenia weryfikowane na podstawie załącznika nr 2 Z możliwości ubiegania się o udzielenia zamówienia wykluczeni są wykonawcy powiązani osobowo lub kapitałowo ze spółką CERTES sp. z o.o., osobami upoważnionymi przez spółkę do zaciągania zobowiązań, oraz osobami wykonującymi w imieniu spółki czynności związane z przygotowaniem oraz wyborem oferty, W szczególności: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

7 pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 9. Kryteria oceny ofert: Cena noclegu za osobę maksymalna ilość punktów 20 Cena wyżywienia za osobę maksymalna ilość punktów 20 Cena przerwy kawowej za osobę maksymalna ilość punktów 20 Cena wynajmu sali szkoleniowej maksymalna ilość punktów 10 Elastyczność w zakresie dokonywania rezerwacji maksymalna ilość punktów 10 Ostateczny termin dokonywania ewentualnej zmiany rezerwacji bez ponoszenia kosztów z tym związanych maksymalna ilość punktów 10 Ostateczny termin odwołania rezerwacji bez ponoszenia kosztów z tym związanych maksymalna ilość punktów 10 Łącznie oferent może otrzymać maksymalnie 100 punktów

8 Sposób obliczania ceny: Oferta z najniższą ceną za - usługi noclegu w pokoju jednoosobowym i dwuosobowym - pełne wyżywienie za osobę - przerwę kawową za osobę W każdej kategorii może otrzymać 20 pkt, a pozostałe oferty są punktowane liniowo wedle następującej formuły arytmetycznej: (X Y) 20 gdzie: X = najniższa cena Y = cena ocenianej oferty Oferta z najniższą ceną wynajem sali szkoleniowej może otrzymać maksymalnie 10 pkt, a pozostałe oferty są punktowane liniowo wedle następującej formuły arytmetycznej: (X Y) 10 gdzie: X = najniższa cena Y = cena ocenianej oferty Sposób obliczania kryterium elastyczność w zakresie dokonywania rezerwacji Dla realizacji tego kryterium wykonawca w ofercie poda minimalne wyprzedzenie określone liczbą dni, z jakim musi zostać dokonana rezerwacja usługi. Oferta z najniższą liczbą dni otrzymuje 10 pkt, pozostałe oceniane są wg wzoru (X Y) 10 gdzie: X = najmniejsza liczba dni Y = liczba dni stanowiąca minimalne wyprzedzenie planowanej zmiany terminu szkolenia. Sposób obliczania kryterium ostateczny termin dokonywania ewentualnej zmiany rezerwacji bez ponoszenia kosztów z tym związanych

9 Dla realizacji tego kryterium wykonawca w ofercie poda, minimalne wyprzedzenie określone liczbą dni, z jakim usługodawca może zmienić termin rezerwacji bez ponoszenia kosztów z tym związanych Oferta z najniższą liczbą dni otrzymuje 10 pkt, pozostałe oceniane są wg wzoru (X Y) 10 gdzie: X = najmniejsza liczba dni Y = liczba dni stanowiąca minimalne wyprzedzenie planowanej zmiany terminu szkolenia bez ponoszenia kosztów Sposób obliczania kryterium ostateczny termin odwołania rezerwacji bez ponoszenia kosztów z tym związanych Dla realizacji tego kryterium wykonawca w ofercie poda, minimalne wyprzedzenie określone liczbą dni, z jakim usługodawca może odwołać rezerwację bez ponoszenia kosztów z tym związanych Oferta z najniższą liczbą dni otrzymuje 10 pkt, pozostałe oceniane są wg wzoru (X Y) 10 gdzie: X = najmniejsza liczba dni Y = liczba dni stanowiąca minimalne wyprzedzenie odwołania terminu szkolenia bez ponoszenia kosztów Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, która przekracza uzyskane w projekcie dofinansowanie na realizację poszczególnych usług. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty o rażąco niskiej cenie. 10. Informacje o dokumentach, jakie mają dostarczyć Wykonawcy: 1. Załącznik nr 1 Formularz ofertowy 2. Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań

10 Wypełnione dokumenty należy przesyłać pocztą elektroniczną do dnia 23 stycznia godz br. na adres podając w tytule nazwę projektu. Wszelkich dodatkowych informacji udziela Kierownik Projektu Karolina Jezierska tel., Certes Sp. z o.o. ponadto zastrzega sobie prawo do odwołania zapytania, zamknięcia zapytania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec Certes Sp. z o.o. (oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń). Do upływu terminu składania ofert Certes sp. z o.o. zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego zapytania ofertowego. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Certes Sp. z o.o. do żadnego określonego działania. Ogłoszenie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje Certes sp. z o.o. do akceptacji oferty, w całości lub w części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia ofert. Certes Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez oferenta, który został wybrany. Certes Sp. z o.o. zastrzega sobie możliwość negocjacji szczegółowych warunków realizacji umowy z najlepszymi oferentami. O miejscu i dokładnym terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta.

11 . (pieczęć firmowa) Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Pełna Nazwa Oferenta... Dane teleadresowe (pełny adres, telefon, NIP, REGON + dane osoby odpowiedzialnej za ofertę) Pełna Nazwa... Adres... Telefon... NIP... Regon... Osoba do kontaktu... Nazwa oraz adres ośrodka/ Nazwy i adresy ośrodków Krótki opis proponowanego ośrodka / Krótkie opisy proponowanych ośrodków

12 Nazwa kryterium Cena noclegu za osobę Cena wyżywienia za osobę Cena przerwy kawowej za osobę Cena wynajmu sali szkoleniowej Cena brutto /2 dni Łączny koszt usługi /10 dni Elastyczność w zakresie dokonywania rezerwacji Ostateczny termin dokonywania ewentualnej zmiany rezerwacji bez ponoszenia kosztów z tym związanych Ostateczny termin odwołania rezerwacji bez ponoszenia kosztów z tym związanych ( miejscowość i data)... ( podpis Wykonawcy)

13 Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań W związku ze złożeniem oferty na zapytanie ofertowe z dnia 08 stycznia 2013 r. dotyczące zapewnienia zaplecza hotelowo konferencyjnego w ramach projektu pt.: Wykwalifikowane kadry gwarancją rozwoju jst dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, oświadczam, że nie zachodzą powiązania osobiste ani kapitałowe pomiędzy spółką CERTES sp. z o.o., osobami upoważnionymi przez spółkę do zaciągania zobowiązań, oraz osobami wykonującymi w imieniu spółki czynności związane z przygotowaniem oraz wyborem oferty, a (wpisać nazwę wykonawcy). W szczególności: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Powyższe informacje są prawdziwe, kompletne, rzetelne oraz zostały przekazane zgodnie z moją najlepszą wiedzą i przy zachowaniu należytej staranności ( miejscowość i data)... ( podpis Wykonawcy)