Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Muzeum w Stargardzie Szczecińskim. Stargard Szczeciński Daty skrajne: od... do...
Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.3,6/0912-05/2010 - do użytku zewnętrznego- Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Muzeum w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 12 kwietnia 2010 roku do 23 kwietnia 2010 roku przez inspektorów Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim, działających na podstawie upoważnienia nr 18/2010 z dnia 06 kwietnia 2010 roku. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia dotacji budżetowych w wybranych okresach 2009-2010 roku. Dyrektorem Muzeum w Stargardzie Szczecińskim jest Marcin Majewski, powołany Zarządzeniem Nr 476/2007 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 31 października 2007 roku. Główną Księgową w Muzeum jest Teresa Czajewska zatrudniona od 01 września 2005 roku na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze godzin pracy. Podczas kontroli wyjaśnień udzielała: 1. Teresa Czajewska - Główna Księgowa. 2
Wnioski: W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości polegające na: 1) Niespełnieniu wymogu Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.) w zakresie błędnej klasyfikacji kosztów w ewidencji księgowej na koncie 411 i 463. 2) Wypłacie ekwiwalentu za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych za miesiąc grudzień i rozliczeniu na podstawie Polecenia księgowania niebędącego dokumentem kasowym, co wynika z Instrukcji Kasowej Muzeum i Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 art. 21 i art.22 z późn. zm.). 3) Nieprzestrzeganiu Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.). 4) Nienaliczaniu odsetek za zwłokę za nieterminowe wpłaty za wynajem pomieszczeń. Jednostki kultury zaliczane do sektora finansów publicznych zobligowane są do naliczania i ewidencjonowania w księgach rachunkowych odsetek od nieterminowych płatności na koniec każdego kwartału, co wynika z art. 17 ust. 1 pkt. 3 ustawy o finansach publicznych dnia 27 sierpnia 2009 roku (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240). 5) Nieprzestrzeganiu ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku w zakresie braku udokumentowania i powiązania wyników spisu z natury z zapisami w księgach rachunkowych (Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 art. 27 z późn. zm.). 3
1. Gospodarka finansowa z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia dotacji budżetowych za miesiąc listopad i grudzień 2009 roku. Temat ten zbadano w oparciu o dokumenty źródłowe tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdów służbowych, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Ogółem koszty w listopadzie i grudniu 2009 roku wyniosły 315.559,73 zł. Poniższa tabela zawiera szczegółowy wykaz zrealizowanych kosztów w badanych miesiącach: L.p. Wyszczególnienie Plan na 2009 rok Wykonanie za listopad i grudzień % 2009 rok 1. Amortyzacja 20.000,00 12.486,51 62,43 2. Materiały 56.400,00 6.183,64 10,96 3. Energia 67.000,00 15.886,08 23,71 4. Usługi obce 300.000,00 62.371,78 20,79 5. Wynagrodzenia 860.400,00 182.873,83 21,25 6. Świadczenia na rzecz pracowników 25.900,00 1.700,00 6,56 7. Ubezpieczenia społeczne 90.250,00 14.952,76 16,57 8. Fundusz Pracy i FGŚP 14.800,00 2.439,79 16,49 9. Podatki i opłaty 3.600,00 0,00 0,00 10. Usługi bankowe 3.900,00 754,00 19,33 11. Podróże służbowe krajowe i limit samochodowy 24.000,00 5.092,97 21,22 12. Podróże służbowe zagraniczne 16.500,00 784,70 4,76 13. Pozostałe koszty 15.500,00 10.033,67 64,73 14. Zbiory biblioteczne 9.400,00 0,00 0,00 15. Zakup eksponatów muzealnych 18.500,00 0,00 0,00 Koszty ogółem 1.526.150,00 315.559,73 20,68 2. Rozliczenie dotacji w miesiącu listopadzie i grudniu 2009 roku. 2.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.11.2009 r. (WB nr 155/2009) 114.930,68 zł 2.1.1. Wpływy za miesiąc listopad i grudzień 2009 roku wynosiły: otrzymane dotacje z Urzędu Miejskiego: WB nr 159/2009 z dnia 09.11.2009 rok WB nr 175/2009 z dnia 07.12.2009 rok 91.200,00 zł 75.716,00 zł Razem: 166.916,00 zł wpłata za bilety i wydawnictwa odsetki bankowe wpłata za wynajem lokali 434,30 zł 139,31 zł 8.375,71 zł 4
wpłata za reklamy darowizna wpłata za usługę badania archeologiczne 1.098,00 zł 2.000,00 zł 26.000,00 zł Ogółem przychody: 204.963,32 zł 2.1.2. Rozchody za miesiąc listopad i grudzień 2009 roku wynosiły: opłaty i prowizje bankowe wypłacone wynagrodzenia pracowników 667,00 zł 62.159,79 zł potrącenia z list płac na kwotę: 5.849,72 zł w tym: składki Commercial 960,20 zł składki PZU 1.469,52 zł spłata pożyczek KZP 3.420,00 zł przekazane składki na ubezpieczenia społeczne przekazany podatek od osób fizycznych PIT 4 pobrana gotówka z banku czekiem wypłacone umowy zlecenia 36.781,39 zł 19.188,00 zł 7.500,00 zł 55.548,02 zł zapłacone faktury na kwotę 93.100,41 zł w tym: - zakup materiałów biurowych 850,50 zł - wywóz nieczystości 452,61 zł - zakup akcesoriów komputerowych 1.060,64 zł - opłata za wodę 245,52 zł - energia cieplna 9.194,27 zł - ścieki 415,25 zł - badania profilaktyczne osób skierowanych na odpracowanie 1.000,00 zł - energia elektryczna 3.579,98 zł - opłata za rozmowy telefoniczne 1.578,29 zł - wykonanie pomiarów geodezyjnych do dokumentacji 976,00 zł - monitoring obiektu 1.714,10 zł - świadczenia pomocy prawnej 2.928,00 zł - przegląd kserokopiarki 97,60 zł - zakup programu prawnego LEX 741,14 zł - roboty ogólnobudowlane remontowe 12.023,10 zł - wydatki na reprezentację 2.851,88 zł - opłata za przesyłki pocztowe 463,04 zł - odbiór zużytego sprzętu komputerowego 160,50 zł - zakup eksponatów muzealnych 4.660,77 zł - opłata za projekt i składanie książki 1.447,19 zł - serwis komputerowy 1.830,00 zł - prenumerata czasopism 499,00 zł 5
- wydruk materiałów 8.509,93 zł - opłata za reklamę w Internecie 1.220,00 zł - zakup świetlówek 277,90 zł - koszt gospodarowania odpadami 5,46 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na koncie 411-06 Materiały na wystawę kwotę 5,46 zł za koszt gospodarowania odpadami, winno być na koncie 429-09 Pozostałe usługi obce. - zakup środków czystości 684,42 zł - tłumaczenie streszczeń 4.310,44 zł - opracowanie graficzne dokumentacji 625,00 zł - oznakowanie na terenie badań archeologicznych 122,00 zł - materiały zużyte na organizację wystaw 471,88 zł - szkolenie pracowników 700,00 zł - pomiary skuteczności zerowania oporności izolacji 854,00 zł - opracowanie planów rzutów folwarków i kościołów 22.000,00 zł - zakup wyposażenia (chłodziarka, regały na książki, statyw do aparatu fotograficznego, aparaty telefoniczne) 4.550, 00 zł Ogółem rozchody: 280.794,33 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31 grudnia 2009 r. (WB nr 190/2009) 39.099,67 zł 2.2. Stan środków w kasie na dzień 01.11.2009 rok 1.251,18 zł Kontrolą objęto raporty kasowe o numerach: RK nr 30 za okres od 01 do 23 listopada 2009 roku. RK nr 31 za okres od 24 do 30 listopada 2009 roku. RK nr 32 za okres od 01 do 17 grudnia 2009 roku. RK nr 33 za okres od 18 do 31 grudnia 2009 roku. 2.2.1. Na przychody składały się: - wpłaty za bilety i wydawnictwa 4.896,85 zł - wpłata za wynajem pomieszczeń 110,28 zł - wpłata za reklamę 854,00 zł - wpłata podjętej z banku i wpłaconej do kasy gotówki 7.500,00 zł - zwrot zaliczki 4.538,70 zł - wpłata składek ubezpieczenia i KZP 321,64 zł Razem przychody: 18.221,47 zł 2.2.2. Rozchody ogółem 15.944,30 zł w tym: - materiały do montażu wystaw 327,65 zł - zakup materiałów dla konserwatora 216,68 zł 6
- zakup artykułów spożywczych na poczęstunek 610,56 zł - koszty podróży służbowych 3.575,74 zł - zakup materiałów biurowych 579,21 zł - wypłata ekwiwalentu za używanie samochodu prywatnego 243,32 zł Wypłata ekwiwalentu za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych za miesiąc grudzień rozliczona na podstawie Polecenia księgowania niebędącego dokumentem kasowym, co wynika z Instrukcji Kasowej Muzeum i Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku, Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 art. 21 i art.22). - zakup znaczków pocztowych 186,00 zł - zakup wyposażenia (regały, kuchenka mikrofalowa, czajnik) 2.642,00 zł - dorabianie kluczy 20,00 zł - wywołanie zdjęć 46,00 zł - opłata za przesyłki 58,00 zł - opłata parkingowa 133,00 zł - zaliczki 6.970,32 zł - zakup książek do biblioteki Muzeum 75,00 zł - zwrot zapłaty za ubezpieczenie 260,82 zł Stan środków w kasie według RK nr 33 na dzień 31.12.2009 rok 3.528,35 zł W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1. Do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury, wnioski o zaliczkę, bankowe dowody wpłat, KW i KP. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury VAT i rachunki zakupu opisane były pod względem celowości, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 5. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 6. Polecenia wyjazdów służbowych: Pozycja Nr delegacji Miejscowość i cel wyjazdu Dzień wyjazdu Środek lokomocji 1. 160 Szczecin Książnica 16.10.2009 r. Samochód Pomorska 2. 162 Recz nadzór 22.10.2009 r. Samochód archeologiczny Koszt delegacji 63,52 zł 61,85 zł 3. 163 Recz nadzór archeologiczny 28.10.2009 r. Samochód 61,85 zł 7
4. 164 Szczecin przekazanie dokumentacji do Książnicy i Akademii Pomorskiej 5. 165 Szczecin - przekazanie dokumentacji do Książnicy i Akademii Pomorskiej 6. 166 Szczecin prezentacja książki w Muzeum Narodowym 7. 167 Szczecin przekazanie dokumentacji do archiwum WOUZ 8. 169 Szczecin odbiór materiałów pokonferencyjnych z drukarni 9. 170 Szczecin Muzeum Narodowe 10. 171 Loknitz konsultacja w sprawie projektu Interreg IV A 11. 172 Loknitz konsultacja w sprawie projektu Interreg IV A 12. 173 Szczecin kwerenda Książnica Pomorska 13. 174 Szczecin zakup materiałów do wystawy aptekarskiej 14. 175 Gdańsk Sesja Pomorzoznawcza 15. 176 Gdańsk Sesja Pomorzoznawcza 16. 177 Gdańsk Sesja Pomorzoznawcza 17. 178 Gdańsk Sesja Pomorzoznawcza 18. 179 Szczecin zakup zasłon na wystawę aptekarską 19. 180 Recz nadzór archeologiczny 20. 181 Szczecin kwerenda w Muzeum Narodowym 21. 182 Szczecin kwerenda w Książnicy Pomorskiej 22. 183 Szczecin promocja książki w Książnicy Pomorskiej 23. 184 Szczecin promocja książki w Książnicy Pomorskiej 24. 185 Szczecin - promocja książki w Książnicy Pomorskiej 25. 186 Greifswald wręczenie nagrody Pomerania Nostra 26. 187 Szczecin kwerenda w Archiwum WUOZ 27. 188 Greifswald wręczenie nagrody Pomerania Nostra 28. 189 Szczecin kwerenda archiwalna w IPN i Archiwum Państwowym 27.10.2009 r. Samochód z poz. 5 27.10.2009 r. Samochód 27.10.2009 r. Samochód 0,00 zł 78,56 zł 63,52 zł 30.10.2009 r. Bus 16,60 zł 03.11.2009 r. Samochód 70,21 zł 10.11.2009 r. Bus 16,60 zł 12.11.2009 r. Samochód z poz. 11 12.11.2009 r. Samochód 57,99 zł 166,64 zł 13.11.2009 r. Bus 16,60 zł 13.11.2009 r. Samochód 46,80 zł 17-20.11.2009r. PKP 2.061,30 zł 17-20.11.2009r. PKP 321,30 zł 17-20.11.2009r. PKP 321,30 zł 17-20.11.2009r. PKP 221,30 zł 18.11.2009 r. Samochód 46,80 zł 17.11.2009 r. Samochód 61,85 zł 17.11.2009 r. Bus 28,10 zł 23.11.2009 r. Bus 28,10 zł 24.11.2009 r. Bus 22,10 zł 24.11.2009 r. Bus 22,10 zł 24.11.2009 r. Samochód 61,85 zł 27.11.2009 r. Samochód 472,27 zł 26.11.2009 r. Bus 16,60 zł 27.11.2009 r. Samochód z poz. 25 30.11.2009 r. Samochód 87,80 zł 70,21 zł 8
29. 190 Szczecin szkolenie 02.12.2009 r. Samochód 30. 191 Troszczyno odbiór 02.12.2009 r. Samochód materiałów na wystawę 31. 193 Szczecin kwerenda 02.12.2009 r. Samochód w archiwum IPN 32. 194 Szczecin przekazanie 04.12.2009 r. Samochód materiałów do folderów 66,86 zł 106,98 zł 81,71 zł 70,21 zł 33. 195 Szczecin ustalenia 08.12.2009 r. Samochód 63,52 zł w sprawie wystaw w Muzeum Narodowym 34. 196 Szczecin zebranie SNAP 12.12.2009 r. Samochód 63,52 zł 35. 197 Recz nadzór 09.12.2009 r. Samochód 61,85 zł archeologiczny 36. 198 Recz nadzór 10.12.2009 r. Samochód 61,85 zł archeologiczny 37. 199 Szczecin kwerenda 10.12.2009 r. Bus 28,10 zł w Archiwum Państwowym 38. 200 Szczecin szkolenie 14.12.2009 r. Samochód 63,52 zł 39. 201 Szczecin udział w sesji w IPN Chojna - promocja rocznika 11.12.2009 r. Samochód z poz. 40 23,00 zł 40. 202 Szczecin udział w sesji w IPN Chojna - promocja rocznika 11.12.2009 r. Samochód 41. 203 Chojna - prezentacja 11.12.2009 r. Samochód Rocznika Chojeńskiego i kwerenda zbiorów bibliotecznych 42. 204 Szczecin odbiór folderów 21.12.2009 r. Samochód 175,12 zł 135,20 zł 70,21 zł W rozliczeniu delegacji stwierdzono następujące uchybienia: brak określenia celu wyjazdu służbowego, podróż samochodem m, a powinno być najtańszym środkiem lokomocji (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.), wyjazd do tej samej miejscowości w tym samym dniu dwóch samochodów ch, rozliczenie delegacji nr 175 z poz. 14 poleceniem księgowania, winno być rozliczone wraz z rozliczeniem zaliczki w RK nr 31/2009 za okres 24-30.11.2009 roku, błędnie rozliczony ryczałt za dojazdy w delegacji nr 175 poz. 14 naliczono kwotę 36,80 zł, winno być 18,40 zł (wpłata z dnia 15.04.2010 roku KP nr 032), błędnie zaksięgowano kwotę 300,00 zł za udział w sesji delegowanych z poz. 14, 15, 16 w koszty Krajowych podróży służbowych 463-01, winno być na koncie 429-09 Pozostałe usługi obce. 9
2.3. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień 31.12.2009 roku wynosiło po stronie Wn 3.528,35 zł Symbol Obroty za miesiąc listopad Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.12.2009r. konta i grudzień 2009 roku początku roku 101 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 18.221,47 15.944,30 98.145,03 94.616,68 3.528,35 - Saldo konta jest zgodne z raportem kasowym nr 33/2009 za okres od 18 do 31 grudnia 2009 roku. 2) Saldo konta 131 Rachunki bieżące na dzień 31.12.2009 roku wynosiło po stronie Wn 39.099,67 zł Symbol Obroty za miesiąc listopad Obroty narastająco od początku Saldo na dzień 31.12.2009 r. konta i grudzień 2009 roku roku 131 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 204.963,32 280.794,33 1.469.472,59 1.430.372,92 39.099,67 - Saldo konta jest zgodne z WB nr 190/2009 z dnia 31.12.2009 roku. 3) Saldo konta 200 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień 31.12.2009 roku wynosiło po stronie Ma 11.213,12 zł Symbol Obroty za miesiąc listopad Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.12.2009 r. konta i grudzień 2009 roku początku roku 200 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 140.264,29 140.786,72 748.474,69 759.687,81 8.127,84 19.340,96 Saldo konta stanowią należności i zobowiązania: Wn Ma - Polska Telefonia Cyfrowa 280,60 zł - Katakumba 4.516,83 zł - PEC za energię cieplną 7.405,44 zł - Firma Handlowa (ochrona danych) 3.047,53 zł - Telekomunikacja SA 221,56 zł - Gips System PHU 32,26 zł - Sort Krawiec 0,34 zł - Sky Net 1.655,00 zł - Alkon Sekurity 793,00 zł - Graphic House Drukarnia 7.076,00 zł - ZHP Hufiec Stargard Szczeciński 530,88 zł - obsługa prawna 1.464,00 zł - Remondis Szczecin 201,16 zł - Crowley Data Poland 244,20 zł --------------------------------------------------------- 8.127,84 zł 19.340,96 zł 10
4) Saldo konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2009 rok wynosiło po stronie Wn 17.994,91 zł Symbol Obroty za miesiąc listopad Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.12.2009 r. konta i grudzień 2009 roku początku roku 221 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 16.778,31 1.426,56 39.814,79 21.819,88 17.994,91 - Saldo konta stanowią należności z tytułu podatku VAT. 5) Saldo konta 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień 31.12.2009 rok wynosiło po stronie Ma 19.881,82 zł Symbol Obroty za miesiąc listopad Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.12.2009 r. konta i grudzień 2009 roku początku roku 229 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 36.781,42 38.315,81 210.693,46 230.575,28-19.881,82 Saldo konta stanowią składki na ubezpieczenia społeczne od dodatkowego wynagrodzenia rocznego. 6) Saldo konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień 31.12.2009 rok wynosiło po stronie Wn 1.362,80 zł Symbol Obroty za miesiąc listopad Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.12.2009 r. konta i grudzień 2009 roku początku roku 234 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 9.744,70 11.363,70 67.482,35 66.119,55 1.362,80 - Saldo konta stanowią należności z tytułu powierzenia pracownikowi widokówek do sprzedaży. 7) Saldo konta 400 Koszty według rodzajów na dzień 31.12.2009 r. wynosiło 0,00 zł Symbol Obroty za miesiąc listopad Obroty narastająco od Saldo na dzień 31.12.2009 r. konta i grudzień 2009 roku początku roku 400 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 315.559,73 14.736,00 1.533.106,96 1.533.106,96 - - Analityka Kosztów według rodzajów za 2009 rok: - konto 401 amortyzacja 53.444,12 zł - konto 411 materiały 56.468,42 zł - konto 419 energia 66.786,34 zł - konto 426 usługi transportowe 1.492,66 zł - konto 427 usługi remontowe 71.088,73 zł - konto 429 usługi obce 227.283,35 zł - konto 431 wynagrodzenia 860.396,54 zł - konto 432 świadczenia na rzecz pracowników 25.875,59 zł - konto 445 ubezpieczenia społeczne 105.109,50 zł 11
- konto 461 podatki i opłaty 3.613,50 zł - konto 462 usługi bankowe 5.846,50 zł - konto 463 podróże służbowe 40.208,95 zł - konto 464 wydatki na reprezentację i reklamę 15.492,76 zł 3. Gospodarka finansowa z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia dotacji budżetowych za miesiąc styczeń i luty 2010 roku. Temat ten zbadano w oparciu o dokumenty źródłowe tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdów służbowych, listy płac, polecenia księgowania, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Ogółem koszty w miesiącach styczniu i lutym 2010 roku wyniosły 266.837,93 zł. Poniższa tabela zawiera szczegółowy wykaz zrealizowanych kosztów w badanych miesiącach: L.p. Wyszczególnienie Plan na 2010 rok Wykonanie za styczeń, luty 2010 % rok 1. Amortyzacja środków trwałych i WNP 6.790,48 2. Materiały 42.000,00 16.002,33 38,10 3. Energia 63.000,00 17.436,50 27,68 4. Usługi obce 279.000,00 41.356,64 14,83 1. usługi transportowe 2.780,92 2. usługi remontowe 654,01 3. inne usługi obce 37.921,71 5. Wynagrodzenia 690.653,46 154.737,34 22,41 12
6. Świadczenia na rzecz pracowników 22.000,00 388,43 1,77 7. Ubezpieczenia społeczne 101.931,30 20.808,53 20,42 8. Fundusz Pracy i FGŚP 16.999,66 3.209,84 18,89 9. Podatki i opłaty 2.000,00 0,00 0,00 10. Usługi bankowe 3.500,00 523,50 14,96 11. Podróże służbowe krajowe i zagraniczne, limit samochodowy 15.000,00 2.964,25 19,77 12. Pozostałe wydatki 10.000,00 2.620,09 26,20 14 Zakup eksponatów muzealnych 9.000,00 0,00 0,00 15 Opracowanie katalogu zabytków 35.000,00 0,00 0,00 16 Organizacja konferencji Miasta i miasteczka 3.000,00 0,00 0,00 17 Projekt w ramach Interreg IVA Robotnicy przymusowi 20.000,00 0,00 0,00 18 Sesja naukowa Stargard 1956-1979 5.000,00 0,00 0,00 Koszty ogółem 1.318.084,42 266.837,93 20,25 4. Rozliczenie dotacji w miesiącu styczniu i lutym 2010 roku. 4.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.01.2010 r. (WB 1/2010nr ) 39.099,67 zł 4.1.1. Wpływy miesiącu styczniu i lutym 2010 roku wynosiły: otrzymane dotacje z Urzędu Miejskiego: WB nr 4/2010 z dnia 09.01.2010 rok WB nr 4/2010 z dnia 09.01.2010 rok wpłata ubezpieczyciela za likwidację szkody opłata za wynajem pomieszczeń zwrot nadpłaty podatku z US 75.000,00 zł 110.000,00 zł --------------------- Razem: 185.000,00 zł 6.196,15 zł 2.640,12 zł 389,00 zł Razem dochody 194.225,27 zł 4.1.2. Rozchody w miesiącu styczniu i lutym 2010 roku wynosiły: opłaty i prowizje bankowe 523,50 zł wypłacone wynagrodzenia pracowników, umów o dzieło i zlecenia 108.883,22 zł / w tym dodatkowe wynagrodzenie roczne/ potrącenia z list płac na kwotę: 5.381,32 zł w tym: składki Commercial 1.041,80 zł składki PZU 1.469,52 zł spłata pożyczek KZP 2.870,00 zł 13
przekazane składki na ubezpieczenia społeczne przekazany podatek od osób fizycznych PIT 4 pobrana gotówka z banku czekiem 38.164,88 zł 3.789,00 zł 4.500,00 zł zapłacone faktury na kwotę 64.038,15 zł w tym: - zakup materiałów biurowych, środków czystości 3.516,07 zł - zakup materiałów na wystawy 4.507,59 zł - wywóz śmieci 414,73 zł - zakup drukarki wraz z usługą serwisową 1.655,00 zł - usługa serwisowa programy księgowe, kserokopiarki 1.770,05 zł - opłata za wodę i ścieki 162,27 zł - energia cieplna 16.190,55 zł - energia elektryczna 2.798,42 zł - opłata za rozmowy telefoniczne 1.453,85 zł - usługi fotograficzne, pocztowe, tłumaczenia 1.218,22 zł - monitoring i ochrona obiektu 2.647,10 zł - świadczenia pomocy prawnej 1.464,00 zł - roboty ogólnobudowlane, remontowe 707,60 zł - zakup kalendarzy /wydatki na reklamę/ 7.076,00 zł - zakup eksponatów i książek do zasobów muzeum / plus poniesione koszty/ 986,41 zł Brak przeliczenia wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej, dotyczy eksponatów i książek zakupionych w walucie obcej (art. 21 ustawy o rachunkowości Dz. U. 2009.42.341). - prenumerata czasopism 626,91 zł - zakup literatury fachowej 702,38 zł - opracowanie graficzne dokumentacji 775,00 zł - zapłata za opracowanie i wykonanie Gminnej Ewidencji Zabytków 15.000,00 zł - zapłata za baner reklamowy 366,00 zł Ogółem rozchody: 225.280,07 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień 28 lutego 2010 r. (WB nr 36/2010) 8.044,87 zł 4.2. Stan środków w kasie na dzień 01.01.2010 rok 3.528,35 zł Kontrolą objęto raporty kasowe o numerach: RK nr 1/2010 za okres od 01 do 19 stycznia 2010 roku. RK nr 2/2010 za okres od 20 do 22 stycznia 2010 roku. RK nr 3/2010 za okres od 23 do 31 stycznia 2010 roku. RK nr 4/2010 za okres od 01 do 05 lutego 2010 roku. RK nr 5/2010 za okres od 06 do 28 lutego 2010 roku. 14
4.2.1. Na przychody składały się: - wpłaty za bilety i wydawnictwa 1.996,78 zł - wpłata za wynajem pomieszczeń 4.800,39 zł - wpłata podjętej z banku i wpłaconej do kasy gotówki 4.500,00 zł - zwrot zaliczki 800,00 zł - wpłata składek ubezpieczenia i KZP 60,82 zł Razem przychody: 12.157,99 zł 4.2.2. Rozchody ogółem 13.976,42 zł w tym: - materiały na potrzeby wystaw 725,92 zł - zakup materiałów dla konserwatora, środków chemicznych 326,06 zł - zakup artykułów spożywczych na poczęstunek 119,86 zł Nieprawidłowo wydatkowano kwotę 88,43 zł na zakup artykułów spożywczych przeznaczonych na spotkanie noworoczne pracowników Muzeum. Poczęstunek noworoczny zorganizowany dla pracowników i sfinansowany ze środków obrotowych tej jednostki organizacyjnej nie służy zaspokojeniu potrzeb publicznych. Dlatego taki wydatek nie może zostać uznany za celowy a jego poniesienie świadczy o braku staranności w gospodarowaniu środkami publicznymi. - koszty podróży służbowych 1.569,09 zł Nieterminowo dokonano rozliczenia delegacji nr 2/2010 wyjazd dnia 08.01.2010 roku, wypłacono w raporcie kasowym nr 5/2010 dnia 11.01.2010 roku ( 32 dni), co jest niezgodne z rozporządzeniem MPiPS z dnia 19 grudnia 2002r (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.). Nieprawidłowo sklasyfikowano opłatę za udział głównej księgowej w seminarium tematycznym w kwocie 520,00 zł na konto 463 Podróże służbowe (potwierdzenie dokonanej opłaty załączono do delegacji nr 9/2010). - zakup materiałów biurowych 982,05 zł - wypłata ekwiwalentu za używanie samochodu prywatnego 137,16 zł - zakup znaczków pocztowych 542,65 zł - zakup wyposażenia i sprzętu (regały, pilarka ręczna, przyssawka do szyb) 1.328,35 zł - dorabianie kluczy 856,70 zł - opłata za przesyłki 1.339,90 zł - opłata parkingowa 328,00 zł - opłata abonamentu RTV 244,90 zł - zaliczki 2.100,00 zł - zakup książek do biblioteki Muzeum 65,00 zł - zakup usług transportowych (przewozy eksponatów z i na wystawy) 2.991,60 zł - wypłata ekwiwalentu za pranie odzieży ochronnej 300,00 zł - zakup rękawic ochronnych 19,18 zł Stan środków w kasie według RK nr 33 na dzień 31.12.2009 rok 1.709,92 zł 15
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej - faktury VAT, rachunki, wnioski o zaliczkę, wyciągi bankowe, bankowe dowody wpłat, dowody kasa wypłaci (KW) i dowody kasa przyjmie (KP). 2. Dowody księgowe zawierają: określenie rodzaju dowodu, numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, datę dokonania operacji, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Dowody księgowe są czytelne i zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej. 4. Księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera z zastosowaniem procedur i środków chroniących przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. 5. Sporządzony na dzień 31 grudnia 2009 roku spis z natury, przedstawiony jako załącznik nr 1, nie ma odzwierciedlenia wartościowego w księgach rachunkowych w pozycji Materiały. Wyceny wartościowej zapasów dokonano dnia 05 stycznia 2010 roku załącznik nr 2. Wycenione zapasy zaksięgowano na podstawie sporządzonego dnia 31.03.2010 roku z datą księgowania 05.01.2010 roku, PK polecenia księgowania p10 01-pk-12, załącznik nr 3. Jest to niezgodne z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 1994, Nr 121, poz. 591 z późn. zm.) oraz z przyjętą przez Dyrektora Muzeum polityką rachunkowości. Rolą inwentaryzacji jest zweryfikowanie prawidłowości danych zawartych w księgach rachunkowych, dotyczących wielkości poszczególnych aktywów i pasywów jednostki. Ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów pozwala nie tylko na aktualizację danych ujętych w ewidencji księgowej, ale ma także wpływ na wycenę majątku i wynik finansowy jednostki oraz rzetelność sporządzonych sprawozdań finansowych i budżetowych. 16
Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 20 kwietnia 2010 roku. Dyrektor Muzeum w Stargardzie Szczecińskim Marcin Majewski został poinformowany o przysługującym mu, na podstawie zarządzenia nr 386/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 22 października 2008 roku z późniejszymi zmianami prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (w tym jeden w wersji elektronicznej) jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W treści protokołu dokonano stępujących poprawek:......... Protokół podpisano bez zastrzeżeń/z zastrzeżeniami co do:......... które włączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński dnia... 2010 roku. 17