Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 1 w Stargardzie Szczecińskim.

Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 1 w Stargardzie Szczecińskim. Stargard Szczeciński, Daty skrajne: od... do... 1

Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.3,5/0912-20/ -do użytku zewnętrznego- Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 1 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 17 do 24 sierpnia roku przez podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz młodszego referenta Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego działających na podstawie upoważnienia nr 23/ z dnia 11 sierpnia roku Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego do przeprowadzenia kontroli problemowej. Dyrektorem Przedszkola Miejskiego nr 1 jest Bożena Siwiec, której Zarząd Miasta powierzył stanowisko dyrektora od dnia 01 września 2002 roku uchwałą nr 190/2002 Zarządu Miasta Stargardu Szczecińskiego w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 1 w Stargardzie Szczecińskim. Główną księgową w Przedszkolu Miejskim nr 1 jest Halina Kaszucka zatrudniona na czas nieokreślony (1/2 etatu). Zakres kontroli: 1. Wydatki rzeczowe za IV kwartał 2004 roku. 2. Rozliczenie otrzymanej dotacji za czerwiec roku. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała główna księgowa Halina Kaszucka oraz kasjerka kadrowa Ludwika N. Zbadano 100% dokumentów z kontrolowanego okresu. 2

Wnioski: W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono następujące uchybienia polegające na: 1. Zaniechaniu poboru należności za pobyt dzieci w przedszkolu oraz zwrotu nadpłat na rzecz rodziców za lata: od 1997 r. do 30 czerwca r. W związku z powyższym zobowiązuje się Dyrektora do przestrzegania art. 118 Kodeksu Cywilnego, Uchwały nr III/41/2002 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 20 grudnia 2002 r. oraz nr Uchwały IX/106/2003 z dnia 24 czerwca 2003 r. i Zarządzenia nr 457/2003 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 31 lipca 2003 r. 2. Nieprzestrzeganiu rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59 poz. 688 z póź. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. (Dz. U. nr 68 poz. 634 z póź. zm.) w tej samej sprawie, stwierdzono: - błędną klasyfikację wydatków w ewidencji księgowej na 4210 i 4300. 3

Przedszkole Miejskie nr 1 w Stargardzie Szczecińskim przy ul. Włosienniczej nr 4 do 30 marca r. funkcjonowało jako jednostka budżetowa a od 01 kwietnia r. jest zakładem budżetowym na mocy Uchwały nr XXVIII/317/ Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 22 lutego r. w sprawie likwidacji gminnych jednostek budżetowych i utworzenia gminnych zakładów budżetowych. W przedszkolu zatrudnionych jest ogółem 28 osób (10 nauczycieli, 14 obsługi, 4 administracji), w przeliczeniu na etaty - 25,25. 1. Wydatki rzeczowe za IV kwartał 2004 roku. Temat ten zbadano w oparciu o ewidencję syntetyczną, analityczną, plan i sprawozdania finansowe, sprawdzono faktury, rachunki i wyciągi bankowe. 1.1 Na wydatki rzeczowe w dziale 801, rozdziale 80104 w badanym okresie składały się: 1.1.1. Nagrody i wydatki osobowe nie zaliczone do wynagrodzeń 3020 (plan 3.000,00 zł, wykonanie 2.851,68 zł) w tym wykorzystanie środków na wydatki za IV kwartał na kwotę 1.666,34 zł: - odzież ochronna i buty 1.112,81 zł - herbata i mydło 449,03 zł - ekwiwalent za pranie 104,50 zł Świadczenia rzeczowe wydawane były na podstawie imiennych list za pokwitowaniem odbioru. Obuwie i odzież ochronna ujęte były w imiennych kartotekach wyposażenia pracowników. 1.1.2 Zakupy materiałów i wyposażenia 4210 (plan 9.480,00 zł, wykonanie 9.477,93 zł) w tym wykorzystanie środków na wydatki za IV kwartał 2.919,75 zł: - zakup wyposażenia sal 789,01 zł - zakup art. biurowych 669,93 zł - zakup czasopism pedagogicznych 220,00 zł - zakup routera 356,00 zł - zakup środków czystości 676,86 zł - inne 207,95 zł 1.1.3. Zakupy pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 4240 (plan 1.440,00zł, wykonanie 1.440,34 zł) w tym wykorzystanie środków na wydatki za IV kwartał 65,90 zł, które obejmowały zakup pomocy dydaktycznych. 1.1.4. Zakupy energii 4260 (plan 33.600,00 zł, wykonanie 25.900,24 zł) w tym wykorzystanie środków na wydatki za IV kwartał 10.791,06 zł: - opłaty za dostawę energii elektrycznej 2.315,66 zł - opłaty za dostawę energii cieplnej 7.135,23 zł - opłaty za dostawę wody 1.340,17 zł 4

1.1.5. Zakup usług zdrowotnych 4280 (plan 715,00 zł, wykonanie 604,69 zł) w tym wykorzystanie środków na wydatki za IV kwartał 91,69 zł, które obejmowały okresowe badania lekarskie. 1.1.6. Zakupy usług pozostałych 4300 (plan 9.990,00 zł, wykonanie 9.990,88,00 zł) w tym wykorzystanie środków na wydatki za IV kwartał 2.079,47 zł: - prowizja bankowa 528,50 zł - opłaty pocztowe 51,65 zł - opłaty za telefon 842,24 zł - ochrona obiektu 475,80 zł - pozostałe wydatki 181,28 zł Nieprawidłowo na 4300 zakup usług pozostałych zaksięgowano naprawę drukarki, winno być na 4270 zakup usług remontowych oraz zakup łożysk silnikowych, winno być 4210 zakup materiałów i wyposażenia. Nieprawidłowo zaksięgowano kwotę 37,00 zł za usługę serwisową, winno być 30,00 zł. 1.1.7. Podróże służbowe, krajowe 4410 (plan 563,00 zł, wykonanie 124,34 zł) w tym wykorzystanie środków na wydatki za IV kwartał 24,34 zł, które objęła podróż służbową. 1.2. Na wydatki rzeczowe w dziale 801, rozdziale 80146 w badanym okresie składały się: 1.2.1. Zakupy usług pozostałych 4300 (plan 3.500,00zł, wykonanie 1.700,38 zł) w tym wykorzystanie środków na wydatki za IV kwartał 1.700,38 zł: - opłaty za kursy nauczycielskie 1.080,00 zł - dofinansowanie czesnego 620,38 zł 2. Rozliczenie otrzymanej dotacji za czerwiec roku. 2.1. Stan środków na dzień 01.06. r. WB nr 0052/ wyniósł 57.256,98 zł. 2.1.1. Dochody za czerwiec r. stanowiły: 1) otrzymane dotacje z Urzędu Miejskiego za czerwiec 15.000,00 zł 2) odpłatności rodziców za pobyt dzieci w przedszkolu 18.062,97 zł 3) odsetki bankowe 1,69 zł Razem przychody: 33.064,66 zł 2.1.2. Rozchody za czerwiec r. stanowiły: 1) opłaty i prowizje bankowe 214,00 zł 2) wypłaty gotówki z banku z tytułu zrealizowanych czeków 17.278,29 zł 3) wypłata wynagrodzeń dla pracowników 6.156,62 zł 4) przelewy do Urzędu Skarbowego z tytułu PIT-4 2.595,90 zł 5) opłaty: - za ciepło 1.744,70 zł - za wywóz śmieci, wodę i ścieki 834,62 zł - za gaz 325,69 zł - za środki czystości - ( ochrona danych ) 648,47 zł 5

- za pieczywo ( ochrona danych ) 3.650,56 zł - za mięso i wędliny ( ochrona danych ) 2.243,23 zł - za pomoce naukowe i dydaktyczne ( ochrona danych ) 596,58 zł - za czasopisma dla dzieci 69,00 zł - za żywność ( ochrona danych ) 1.075,77 zł - P.P. Poczta Polska 24,00 zł - za artykuły spożywcze ( ochrona danych ) 400,63 zł 6) opłata czesnego 1.732,33 zł 7) zwrot dotacji do Urzędu Miejskiego 1.884,16 zł 8) potrącenia z listy płac: - PZU 690,00 zł - pożyczki mieszkaniowe 4.090,00 zł - składki na związki zawodowe 23,18 zł - składki na ubezpieczenie społeczne 12.860,69 Razem rozchody: 59.138,42 zł Stan środków na dzień 30.06. r (WB 00064/) wyniósł 31.183,22 zł. 2.1.2. Kontrolą objęte zostały raporty kasowe za miesiąc czerwiec r. 1) RK nr 7/05 za okres od 01-10.06. r., który obejmował: a) przychody na ogólną kwotę 14.404,19 zł w tym: - dowód wpłaty KP nr 18/05 z dn. 01.06. r. 7.000,00 zł - odpłatności za przedszkole 7.404,19 zł b) rozchody na ogólną kwotę 13.441.05 zł w tym: - dowód wypłaty KW nr 26/05 z dn. 01.06.05 r. wypł. wynagrodzeń 6.084,07 zł - dowód wpłaty do banku z dn. 20.06.05 r. za odpłatności za przedszkole 3.500,00 zł - delegacja nr 52/05 353,00 zł - delegacja nr 53/05 353,00 zł - delegacja nr 54/05 425,00 zł - FA VAT nr 00045759 zakup antyramy 34,93 zł - FA VAT nr 419/05 zakup sklejki liściastej 84,53 zł - FA VAT nr 63/ zakup kompletu dziecięcego z nadrukiem 1.456,00 zł - FA VAT nr 2783/ zakup nakrętki 6-cio kątnej, śruby z łbem 27,02 zł - FA VAT nr 2113/K/05 zakup pędzli ściennych, tarczy 36,88 zł - FA VAT nr 62/ zakup tablicy informacyjnej 122,00 zł - FA VAT nr 96//P3192/50/ zakup farb plakatowych 24,90 zł - FA VAT nr 109/06/ zakup tarcicy 62,51 zł - FA VAT nr 331/05 opłata za cięcie płyty 9,75 zł - FA VAT nr FA/56/81//1160 zakup twarożków homogenizowanych 11,50 zł - FA VAT nr 2628/A zakup lodów 63,88 zł - FA VAT nr 1766/05 zakup owoców 127,08 zł - FA VAT nr 1805/05 zakup warzyw 25,00 zł - FA VAT nr 1866/08 zakup owoców 168,30 zł - FA VAT 13/ zakup warzyw 125,50 zł - FA VAT nr FV11/ zakup octu spirytusowego i chleba 14,20 zł - FA VAT nr 000719 zakup biletów jednorazowych MZK 180,00 zł - FA VAT nr 000925 zakup biletów dziesięcioprzejazdowych MZK 90,00 zł - FA VAT nr 17/ konserwacja dźwigu towarowego za maj r. 54,00 zł 6

- Dowód nadania, zwrot za super zajęcia z dziećmi starszymi 8,00 zł 2) RK nr 8/05 za okres od 11-20.06. r., który obejmował: a) przychody na ogólną kwotę 9.891,80 zł w tym: - odpłatności za przedszkole 9.891,80 zł b) rozchody na ogólną kwotę 10.053,54 zł w tym: - dowód wpłaty za polisę ubezpieczeniową PZU 58,00 zł - dowód wpłaty, przekazane odpłatności za przedszkole do banku 8.000,00 zł - pokwitowanie, zakup znaczków pocztowych 1,55 zł - FA VAT nr 2171/K/05 zakup lakieru i pędzli 28,32 zł - FA VAT nr FAS/100/ zakup szkła float, silikonu szklarskiego 44,07 zł - FA VAT nr 899/05 zakup papieru ksero, tuszu do drukarki 282,26 zł - FA VAT nr 11432/010 zakup napojów 86,08 zł - FA VAT nr 1900/05 zakup pieczarek, marchewki 172,30 zł - FA VAT nr 1911/05 zakup winogron, ogórków, sałaty 390,62 zł - FA VAT nr 4523 zakup filetów z morszczuka 82,00 zł - FA VAT nr 2101/05 zakup mandarynek, rzodkiewek 129,50 zł - FA VAT nr 2111/05 zakup bananów 127,40 zł - FA VAT 2082/05 zakup pomidorów, szczypioru 39,50 zł - FA VAT nr 2073/05 zakup brzoskwiń 62,00 zł - FA VAT nr 2010 zakup pomidorów, pomarańczy 105,30 zł - FA VAT nr 1982/05 zakup pomidorów, kiwi 113,00 zł - FA VAT nr 880/01/05 zakup jajek 86,52 zł - FA VAT nr 901/01/05 zakup jajek 86,52 zł - monitorowanie szkoły 158,60 zł 3) RK nr 9/05 za okres od 21-30.06. r., który obejmował: a) przychody na ogólną kwotę 17.777,56 zł w tym: - odpłatności za przedszkole 7.499,27 zł - KP nr 20/05 10.278,29 zł b) rozchody na ogólną kwotę 18.579,01 zł w tym: - wpłata do banku odpłatności za przedszkole 6.562,97 zł - pokwitowanie za zakup znaczków pocztowych 26,00 zł - KW nr 29/05 z dn. 27.06. r. wypłata wynagrodzenia 885,94 zł - KW nr 28/05 z dn. 27.06. r. wypłata wynagrodzenia 9.392,35 zł - FA VAT nr 4963/05 zakup folii do bindowania 4,39 zł - FA VAT nr 52/2/05 zakup ucinaczki do szyb, linki powlekanej worki na śmieci 57,02 zł - FA VAT FA VAT nr 371/05 usługa stolarska 20,00 zł - FA VAT nr 489/05 zakup sklejki liściastej 86,27 zł - FA VAT nr 3195/ zakup krążka, rzep 10,50 zł - FA VAT 2094/0/ zakup cyny 14,80 zł - FA VAT nr FSZZ808819641006/05 opłata za rozmowy tel. 452,18 zł - FA VAT nr 1041/05 zakup dziennika zajęć przedszkolnych 105,16 zł - FA VAT nr 2320/05 zakup truskawek 22,80 zł - FA VAT nr 2271/05 zakup ogórków, pomidorów 37,60 zł 7

- FA VAT nr 2283/05 zakup truskawek, kartofli, rzodkiewek, szczypioru 30,90 zł - FA VAT nr 2292/05 zakup ziemniaków 35,00 zł - FA VAT nr 2140/05 zakup pomidorów i pieczarek 42,90 zł - FA VAT nr 2171/05 zakup nektarynek i cebuli 89,67 zł - FA VAT nr 2218/05 zakup czereśni 60,00 zł - FA VAT nr 2181/05 zakup kartofli, truskawek, ogórków 25,86 zł - FA VAT nr 2230/05 zakup truskawek 21,60 zł - FA VAT nr 4483 zakup wędzonej makreli 37,20 zł - FA VAT nr 5041 zakup filetu z morszczuka 17,00 zł - FA VAT nr FV/14/ zakup chleba, lizaków, cukierków 29,10 zł - FA VAT nr 15/ zakup kapusty, ogórków, sałaty, kopru 174,70 zł - FA VAT nr14/ zakup ziemniaków, marchwi, kopru, sałaty 337,10 zł W wyniku analizy dokumentów dołączonych do Raportów kasowych nieprawidłowości nie stwierdzono. 3. Ewidencję syntetyczną wybranych kont księgi głównej przedstawiają poniższe tabele: Saldo 101 Kasa wynosiło po stronie Ma 0,05 zł. Saldo na dzień 30.06. 101 43.573,55 43.575,60 130.121,79 130.121,84-0,05 Na koncie 101 Kasa księgowane są raporty kasowe Zakładu budżetowego. Saldo raportu kasowego nr 09/05 na 30.06. r. wynosiło 0,05 zł (zapis salda wynikł z błędnego podliczenia raportów kasowych nr 7,8,9/05 z czerwca r., błąd skorygowano w lipcu r.) Saldo 130 Rachunek bieżący jednostek budżetowych wynosiło po stronie Wn 31.183,22 zł. Saldo na dzień 30.06. 130 33.064,66 59.138,42 228.803,07 197.619,85 31,183,22 - Wykazane saldo jest zgodne z zapisem księgowym 131 w Księdze głównej oraz WB nr 0064/2004 z dnia 28.06. r. Saldo 201/1 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami wynosiło po stronie Ma 1.099,04 zł. Saldo na dzień 30.06. 201 3.386,12 1.099,04 9.841,04 10.940,04-1.099,04 8

Na saldo składały się: Wn Ma Piekarnia Cukiernia - 1.098,42 zł ( ochrona danych ) - 0,62 zł ------------------------------ Razem: 1.099,04 zł Saldo 201/2 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami wynosiło po stronie Wn 9.179,36 zł. Saldo na dzień 30.06. 201 20.709,77 24.795,26 82.208,15 73.028,79 9.179,36 Saldo stanowią należności rodziców za pobyt dzieci w przedszkolu Wyjaśnienie Dyrektora oraz szczegółowy wykaz zaległych płatności stanowi załącznik nr 1. Saldo 225 Rozrachunki z budżetami wynosiło po stronie Ma 2.573,10 zł. Saldo na dzień 30.06. 225 2.603,70 2.573,10 8.115,90 10.689,60-2.573,10 Saldo stanowił podatek dochodowy od osób fizycznych PIT-4 za czerwiec r. przekazany na rachunek Urzędu Skarbowego dnia 14.07. r. WB nr 0071/. Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne wynosiło po stronie Ma 13.734,24 zł. Saldo na dzień 30.06. 229 13.734,24-50.230,74 63.966,98-13.734,24 Saldo stanowiły składki na ubezpieczenie społeczne, Fundusz Pracy i ubezpieczenie zdrowotne za czerwiec r., które przekazane zostały na rachunek ZUS dnia 04.07. r. WB 0066/2004 (zgodnie z deklaracją ZUS DRA za czerwiec r.). Saldo 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń wynosiło 0,00 zł Saldo na dzień 30.06. 231 39.007,39 39.007,39 116.847,79 116.847,79 - - Kontrolą objęto listy płac: nr 1 i 2 z czerwca oraz losowo wybrane akta osobowe pięciu pracownic przedszkola. Nieprawidłowości nie stwierdzono. 9

Saldo 234/1 Pozostałe rozrachunki z odbiorcami wynosiło po stronie Wn 1.000,00 zł Saldo na dzień 30.06. 234/1 - - 1.000-1.000 - Saldo stanowi kwota udzielonej zaliczki stałej. Saldo 240 Pozostałe rozrachunki wynosiło po stronie Ma 1.945,56 zł. Obroty za czerwiec Obroty narastająco kwiecień- Czerwiec Saldo na dzień 30.06. 240 4.803,18 4.803,18 14.109,54 16.055,10-1.945,56 Na saldo składają się następujące zobowiązania: - pożyczki mieszkaniowe 300,00 zł - PZU 390,00 zł - KZP 1.130,00 zł - NSZZ Solidarność 8,56 zł - Fundusz prewencyjny PZU 117,00 zł -------------------- Razem: 1.945,56 zł Saldo 310/1 środki czystości Materiały wynosiło po stronie Wn 343,63 zł. Saldo na dzień 30.06. 310/1 343,67 327,71 1159,94 816,31 343,63 - Na saldo składa się kwota zakupionych środków czystości. Saldo 310/2 artykuły żywnościowe Materiały wynosiło po stronie Wn 1197,55 zł. Saldo na dzień 30.06. 310/2 7.794,05 8.491,95 26.206,03 25.008,48 1.197,55 - Na saldo składa się kwota zakupionych artykułów żywności. Saldo 400 Koszty według rodzajów wynosiło po stronie Wn 206.426,14 zł. Saldo na dzień 30.06. 400 63.234,21-206.426,14-206.426,14 - W czerwcu roku poniesiono następujące koszty: Dział 801 rozdział 80104 10

- 3020 Nagrody i wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 1.496,60 zł - 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników 108.168,59 zł - 4040 Dodatkowe wynagrodzenie roczne 0,00 zł - 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 18.761,88 zł - 4120 Składki na Fundusz Pracy 2.587,17 zł - 4210 Zakup materiałów i wyposażenia 6.746,83 zł - 4220 Zakup środków żywności 24.056,88 zł - 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 1.156,09 zł - 4260 Zakup energii 12.188,46 zł - 4270 Zakup usług remontowych 827,80 zł - 4280 Zakup usług zdrowotnych 0,00 zł - 4300 Zakup usług pozostałych 3.160,90 zł - 4350 Zakup usług dostępu do sieci Internet 215,94 zł - 4410 Podróże służbowe krajowe 741,00 zł - 4430 Różne opłaty i składki 58,00 zł - 4440 Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 25,000,00 zł Dział 801 rozdział 80146-4300 Zakup usług pozostałych 1.260,00 zł Razem: 206.426,14 zł Saldo 700 Przychody ze sprzedaży usług wynosiło po stronie Ma 69.496,50 zł. Saldo na dzień 30.06. 700-20.709,77-69.496,50-69.496,50 W czerwcu r zaksięgowano przychody z tytułu odpłatności za przedszkole. Saldo 740 Dotacje i środki na inwestycje wyniosło po stronie Ma 95.000,00 zł Saldo na dzień 30.06. 740-15.000,00-95.000,00-95.000,00 Saldo 740 stanowi dotacja otrzymana z Urzędu Miejskiego. Saldo 750 Przychody i koszty finansowe wyniosło po stronie Ma 7,69 zł Saldo na dzień 30.06. 750-1,65-7,96-7,96 Saldo stanowią przychody z tytułu odsetek bankowych. 11

Saldo 760 Pozostałe przychody i koszty wyniosło po stronie Ma 31,62 zł Saldo na dzień 30.06. 760-10,69-31,62-31,62 Saldo stanowi wynagrodzenia płatnika. 12

Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią jest protokół z kontroli kasy przeprowadzonej w dniu 22 sierpnia roku. Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 1 Bożena Siwiec została poinformowana o przysługujących jej na podstawie zarządzenia nr 335/2003 z dnia 22 maja 2003 roku Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W treści protokołu dokonano następujących poprawek:......... Protokół podpisano bez zastrzeżeń/ z zastrzeżeniami na piśmie co do:......... które załączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją... Stargard Szczeciński,... roku. 13