PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu przez Grzegorza Nowakosoba odpowiadająca za przeprowadzenie kontroli instytucjonalnej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Rudziniec Nr 06/2014 z dnia 20.08.2014r. Zakres kontroli: Kontrola ponoszonych kosztów na składki na ubezpieczenie społeczne i fundusz pracy Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia 27.08.2014r. do dnia 10.09.2014r. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu ul. Gliwicka 3, oraz Urząd Gminy w Rudzińcu ul. Gliwicka 26. Okres objęty kontrolą: od 01.01.2013r. do 31.12.2013r. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o poniższe akty prawne: 1. Ustawa z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej ( Dz. U. z 2012r. poz. 406 z późniejszymi zmianami ). 2. Ustawa z dnia 27 czerwca 1997r. o bibliotekach ( Dz. U. z 2012r. poz. 642 z późniejszymi zmianami ). 3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2013r. poz. 885 z późniejszymi zmianami ). 4. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2013r. poz. 907 z późniejszymi zmianami ). 5. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy ( Dz. U. z 1998r. Nr 21 poz. 94 z późniejszymi zmianami ). 6. Ustawa z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 205 poz. 1585 z późniejszymi zmianami; od 04.12.2013r. obowiązuje tekst jednolity Dz. U. z 2013r. poz. 1442 z późniejszymi zmianami ). 7. Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ( Dz. U. z 2008r. Nr 69 poz. 415 z późniejszymi zmianami obowiązujący do 12.06.2013r. - obecnie tj. od 13.06.2013r. obowiązuje tekst jednolity Dz. U. z 2013r. poz. 674 z późniejszymi zmianami ). 8. Ustawa budżetowa na rok 2013 z dnia 25 stycznia 2013r. ( Dz. U. z 2013r. poz. 169 ). 9. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4 kwietnia 1995r. W sprawie trybu opłacania składek na fundusz pracy przez osoby podlegające 1
ubezpieczeniu społecznemu lub zaopatrzeniu emerytalnemu ( Dz. U. z 1995r. Nr 42 poz. 219 z późniejszymi zmianami ). 10. Uchwała Nr XXVII/348/2012 Rady Gminy Rudziniec z dnia 27 grudnia 2012r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2013 rok. Podczas przeprowadzenia kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pani Sylwia Welik Dyrektor Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu, Pani xxxxxxxxxx 1 Główny Księgowy Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu. Kontrola została przeprowadzona w zakresie: 1. Kontrola dokumentacji organizacyjnej. 2. Kontrola ponoszonych kosztów na wynagrodzenia pracowników z tytułu zawartych umów o pracę, zgodność wynagrodzeń z obowiązującymi przepisami, terminowość wypłaty wynagrodzeń. 3. Realizacja kontroli zarządczej. 4. Realizacja zaleceń pokontrolnych. USTALENIA KONTROLI STAN FAKTYCZNY 1. Kontrola dokumentacji organizacyjnej Zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, prowadzenie działalności kulturalnej jest zadaniem własnym jednostek samorządu terytorialnego o charakterze obowiązkowym. Na terenie gminy Rudziniec działalność kulturalna jest realizowana m.in. przez Gminną Bibliotekę Publiczną zwaną w dalszej części protokołu Biblioteką, która jest instytucją kultury, powstałą w 1948r. Podstawowym zadaniem Biblioteki jest rozwijanie i zaspokajanie potrzeb oświatowych, informacyjnych i kulturalnych społeczności gminy. Nadzór merytoryczny nad Biblioteką sprawuje oraz pomocy instrukcyjno merytorycznej i szkoleniowej udziela Biblioteka Śląska w Katowicach oraz Biblioteka Powiatowa w Gliwicach. Jednostka działa w oparciu o przepisy prawne: ustawa z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym, ustawa z dnia 27 czerwca 1997r. o bibliotekach, ustawa z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz Statut Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu nadany Uchwałą Rady Gminy nr Nr VI/48/03 z dnia 7 kwietnia 2003 roku w sprawie: nadania Statutu Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu. Biblioteka 1 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2
została wpisana do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonej przez organizatora ( gmina Rudziniec ) pod nr KI/4011/1/2002 uzyskując osobowość prawną, posiada także numer identyfikacyjny REGON: 001003756, oraz Numer Identyfikacji Podatkowej: 969 12 84 073. Zbiory biblioteczne udostępniane są w wypożyczalni mieszczącej się w siedzibie jednostki tj. w Rudzińcu przy ul. Gliwickiej 3 oraz w filiach mieszczących się w Poniszowicach przy ul. Parkowej 11 oraz w Bojszowie przy ul. Szkolnej 53. Stan księgozbioru wynosił na dzień 31.12.2013r. 21 950 woluminów. Na liczbę powyższą składają się woluminy udostępnione w Bibliotece w Rudzińcu ( 10673 woluminy ) oraz w filiach w Poniszowicach ( 6404 woluminy ) i Bojszowie ( 4873). W 2013r. zbiory biblioteczne powiększono o 991 woluminów o łącznej wartości 16 140,69 zł. przy jednoczesnym zubytkowaniu 1786 pozycji. Ze środków pochodzących z dotacji Biblioteki Narodowej zakupiono 343 woluminy o wartości 5 400,00 zł., ze środków pochodzących z dotacji organizatora zakupiono 414 woluminów o wartości 9 585,19 zł. Pozostałe wpływy czyli dary 234 woluminy o wartości 1155,50 zł. Łączna liczba zarejestrowanych czytelników wg stanu na dzień 31.12.2013r. Wynosiła 1089 osób. W ciągu 2013r. dokonano łącznie 17268 wypożyczeń na zewnątrz, a w 2126 przypadkach udostępniono zbiory na miejscu w czytelni. Dyrektorem Biblioteki jest pani Sylwia Welik, powołana na stanowisko Dyrektora od dnia 1 kwietnia 2007r. do nadal. Stanowisko Głównego Księgowego w okresie objętym kontrolą obejmowała pani xxxxxxxx 2 zatrudniona w Bibliotece od dnia 01.04.2003r. do nadal. Główny Księgowy przebywał w okresie od 31.01.2013r. do 07.06.2013r. na zwolnieniu lekarskim. W dniu 15.02.2013r. Dyrektor Biblioteki zawarł z panią xxxxxxxx 3 umowę o pracę na czas zastępstwa za Głównego Księgowego w wymiarze 1/4 etatu. W okresie objętym kontrolą w Bibliotece zatrudnionych było 5 osób, których wykaz imienny wraz z określeniem zajmowanych stanowisk oraz wymiarem czasu pracy określono w załączniku nr 1 do niniejszego protokołu. W trakcie kontroli stwierdzono, że zarówno Główny Księgowy jak i osoba która była zatrudniona na zastępstwo za Głównego Księgowego nie posiadali określonego zakresu czynności i obowiązków. Podstawowym obowiązkiem pracodawcy zgodnie z art. 94 ust. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy jest zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami. 2 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 3 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 3
Działalność Biblioteki oparta jest na poniższych przepisach, regulaminach: 1. Statut Biblioteki nadany Uchwałą Nr VI/48/03 Rady Gminy Rudziniec z dnia 7 kwietnia 2003 roku w sprawie: nadania Statutu Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu wraz ze zmianami wprowadzonymi na podstawie: a) Uchwała Nr XXIII/210/04 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 października 2004r. w sprawie zmiany uchwały w sprawie nadania Statutu Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu. b) Uchwała Nr XXXVIII/393/2006 Rady Gminy Rudziniec z dnia 27 stycznia 2006 roku w sprawie: o zamiarze dokonania zmiany w Statucie Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu w części dotyczącej lokalizacji filii. c) Uchwała Nr XLII/427/06 Rady Gminy Rudziniec z dnia 27 kwietnia 2006r. w sprawie dokonania zmiany w Statucie Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu w części dotyczącej lokalizacji filii. d) Uchwała Nr XLVIII/512/06 Rady Gminy Rudziniec z dnia 23 października 2006r. w sprawie zmiany uchwały w sprawie nadania Statutu Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu. e) Uchwała Nr XVI/168/08 Rady Gminy Rudziniec z dnia 4 lutego 2008r. w sprawie zmiany uchwały dotyczącej nadania Statutu Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu. f) Uchwała Nr XVIII/205/08 Rady Gminy Rudziniec z dnia 31 marca 2008r. w sprawie zamiaru dokonania zmiany w Statucie Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu w części dotyczącej lokalizacji filii. g) Uchwała Nr XXVI/313/08 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2008r. w sprawie dokonania zmiany w Statucie Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu dotyczącej lokalizacji filii. h) Uchwała Nr XVII/198/2012 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 lutego 2012r. w sprawie dokonania zmian w statucie Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu. Statut określa m. in. cele i zadania biblioteki, organizację oraz sposób prowadzenia gospodarki finansowej. 2. Regulamin organizacyjny Biblioteki wprowadzony na podstawie zarządzenia nr 5/2010 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 31 grudnia 2010r. określa m.in. zakres działania dyrektora oraz podstawowe obowiązki służbowe pozostałych pracowników Biblioteki - regulamin został zatwierdzony przez Wójta Gminy Rudziniec w dniu 31.12.2010r. i wszedł w życie z dniem 01.01.2011r. 3. Dokumentacja polityki rachunkowości - Zarządzenie nr 1/2009 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 2 stycznia 2009r. - obowiązuje od 02.02.2009r. w skład polityki wchodzi: 4
a) część ogólna pod nazwą Polityka zasad rachunkowości b) instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych Gminnej Biblioteki Publicznej, c) procedury kontroli wewnętrznej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu. W dniu 01.01.2010r. weszło w życie Zarządzenie Nr 6/2009 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 31.12.2009r. zmieniające instrukcję obiegu dokumentów finansowo księgowych w zakresie zamiany pozycji w liście płac: pozycja dodatek wiejski została zastąpiona pozycją dodatek specjalny. Z dniem 01.01.2011r. weszło w życie Zarządzenie Nr 1/2011 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 3 stycznia 2011 r. wprowadzające nowy plan kont. Z dniem 23.06.2013r. weszło w życie Zarządzenie Nr 3/2013 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 23 czerwca 2013r. zmieniające programy komputerowe używane w jednostce. Wykreśleniu uległy programy Przelewy oraz Kadry i Płace, a dodano program kadrowo płacowy AGA wersja 2.04. 4. Zarządzenie Nr 3/2007 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 01.06.2007r. w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej. 5. Zarządzenie Nr 2/5/2010 z dnia 20 marca 2010r. dotyczące składania zamówień i dokonywania zakupów do 14 tys. EUR w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu. 6. Zarządzenie Nr 2/2010 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 31 marca 2010r. w sprawie wdrożenia procedur kontroli zarządczej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu weszło w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2010r. 7. Zarządzenie Nr 1/2013 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 6 lutego 2013r. w sprawie wprowadzenia regulaminu wynagradzania pracowników Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu. 8. Zarządzenie Nr 2/2013 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 13 maja 2013r. w sprawie ustalenia Regulaminu Pracy Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu. Ponadto jest prowadzony rejestr zarządzeń Dyrektora - wydano 7 zarządzeń w 2013r. natomiast w 2014r. do dnia 27.08.2014r. wydano 4 zarządzenia. 2. Kontrola ponoszonych w 2013 roku kosztów na składki na ubezpieczenie społeczne i fundusz pracy, terminowość opłacania składek. Osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej w Bibliotece jest kierownik jednostki - Dyrektor zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. 5
Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury zgodnie z art. 27 ust. 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej z dnia 25 października 1991r. jest plan działalności zatwierdzony przez Dyrektora. Pierwotny plan finansowy zatwierdzony przez Dyrektora na podstawie Zarządzenia Nr 1/PF/2013 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 02.01.2013r. w sprawie ustalenia planu finansowego na rok 2013 przewidywał po stronie przychodów i kosztów Biblioteki w roku 2013 r. kwotę 233 500,00 zł. Plan był w trakcie roku 2013 dwukrotnie zmieniany: a) Zarządzenie Nr 2/PF/2013 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 05.08.2013r. w sprawie zwiększenia planu finansowego na rok 2013 - zwiększona została kwota po stronie przychodów i kosztów o 10 020,00 zł., b) Zarządzenie Nr 3/PF/2013 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 23.12.2013r. w sprawie zmian w planie finansowym na rok 2013 łączna kwota planu nie uległa zmianie zmiana dotyczyła poszczególnych pozycji w planowanych kosztach. Plan finansowy po zmianach wynosił zatem po stronie przychodów i kosztów kwotę 243 520,00 zł. W zakresie kosztów składek na ubezpieczenie społeczne i fundusz pracy plan finansowy przewidywał koszty w kwocie: 24 720,00 zł. w zakresie składek na ubezpieczenie społeczne w części opłacanej przez pracodawcę oraz 2 150,00 zł. w zakresie składek na fundusz pracy. Plan został zrealizowany w kwocie: 24 715,67 zł. w zakresie składek na ubezpieczenie społeczne w części opłacanej przez pracodawcę w kwocie oraz 2 131,70 zł. tytułem składek na fundusz pracy. Składki na ubezpieczenie społeczne opłacane przez pracowników planowane były wraz z kosztami wynagrodzeń które zaplanowano w łącznej kwocie 144 500,00 zł. Koszty składek na ubezpieczenie społeczne poniesione w 2013r. przez pracowników wyniosły: 30 935,29 zł. Łącznie koszty składek na ubezpieczenie społeczne i fundusz pracy poniesione przez Bibliotekę wyniosły w 2013r. 57 782,66 zł. i stanowiły 23,76 % łącznej kwoty kosztów poniesionych przez Bibliotekę w 2013r., które wyniosły 243 151,23 zł. W okresie objętym kontrolą w Bibliotece zatrudnionych było 6 osób ( imienny wykaz stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu ), w tym: 1. Dyrektor 1 etat, 2. Główny Księgowy 1/4 etatu, 3. Zastępstwo za Głównego Księgowego - w okresie od 15.02.2013r. do 07.06.2013r. - 1/4 etatu 4. Starszy bibliotekarz 1 etat, 6
5. Starszy kustosz 1/4 etatu, 6. Młodszy bibliotekarz 1/3 etatu. Składki na ubezpieczenie społeczne obejmują następujące rodzaje ubezpieczenia: - ubezpieczenie emerytalne ( w połowie opłacane przez pracownika, w połowie przez pracodawcę ), - ubezpieczenie rentowe ( w części stanowiącej 1,5 % podstawy wymiaru składki opłacane przez pracownika, natomiast w części stanowiącej 6,5 % podstawy wymiaru składki przez pracodawcę ), - ubezpieczenie chorobowe w całości opłacane przez pracownika, - ubezpieczenie wypadkowe w całości opłacane przez pracodawcę, Składki na fundusz pracy są opłacane w całości przez pracodawcę. Wszystkie wyżej wymienione składki są przekazywane na odpowiednie konta Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Stawki wyżej wymienionych ubezpieczeń określone zostały procentowo w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych i przedstawiały się w okresie objętym kontrolą następująco: - 19,52 % podstawy wymiaru na ubezpieczenie emerytalne, - 8,00 % podstawy wymiaru na ubezpieczenie rentowe, - 2,45 % podstawy wymiaru na ubezpieczenie chorobowe, - 0,93 % podstawy wymiaru na ubezpieczenie wypadkowe ( zgodnie z ustawowym przedziałem wynoszącym od 0,40 % do 8,12 % ). Wysokość składki na fundusz pracy w 2013r. została określona w wysokości 2,45 % podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne na podstawie art. 29 Ustawy Budżetowej na rok 2013 z dnia 25 stycznia 2013r. Kontrolą objęto dowody księgowe ( pełny wykaz dowodów księgowych zawiera załącznik nr 2 do niniejszego protokołu zestawienie analityczne ) dokumentujące wyżej wymienione koszty i stwierdzono, że: - wszystkie koszty ponoszone były zgodnie z planem finansowym Biblioteki, - wszystkie poniesione koszty są dokumentowane dowodami księgowymi listy płac, potwierdzenia przelewów do ZUS, - wszystkie składki na ubezpieczenie społeczne są opłacane terminowo tj. zgodnie z art. 47 ust.1 pkt 3 Ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych, tj. do 15-go dnia następnego miesiąca po miesiącu w którym nastąpiła wypłata wynagrodzenia, 7
- wszystkie wpłaty na Fundusz Pracy były dokonywane terminowo tj. zgodnie z 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4 kwietnia 1995r. w sprawie trybu opłacania składek na fundusz pracy przez osoby podlegające ubezpieczeniu społecznemu lub zaopatrzeniu emerytalnemu, który stanowi, że: Osoby, o których mowa w 1 ust. 1, dokonują wpłat składek na Fundusz Pracy bez uprzedniego wezwania, w terminach określonych dla składek na ubezpieczenie społeczne lub zaopatrzenie emerytalne, - wszystkie składki zostały naliczone i odprowadzone w prawidłowej wysokości - kwoty składek ujęte w deklaracjach ZUS P RCA ( imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach ) są zgodne z kwotami wynikającymi z list płac wyjątek stanowią składki na fundusz pracy w przypadku pracownika wymienionego w poz. 5 wykazu pracowników stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego protokołu, za miesiące marzec oraz czerwiec, gdzie naliczono i odprowadzono składki na fundusz pracy w łącznej wysokości 43,80 zł. ( 21,90 zł. za każdy miesiąc ), podczas gdy ww pracownik to kobieta, która 55 lat ukończyła w grudniu 2009r. i tym samym w kontrolowanym okresie pracodawca był zwolniony z opłacania składek na fundusz pracy za ww pracownika. Stwierdzono, że za czerwiec sporządzono korektę deklaracji i w lipcu zapłacono mniej o 21,90 zł. tytułem nienależnie naliczonej i opłaconej składki na fundusz pracy. Składka za miesiąc marzec 2013r. nie została skorygowana i została nienależnie odprowadzono na konto Zakładu Ubezpieczeń. Przekazanie składek na konto Zakładu Ubezpieczeń było niezgodne z 104b ust. 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, który stanowi, że: Składki na Fundusz Pracy, o których mowa w art. 104 ust. 1, opłaca się za osoby wymienione w art. 104 ust. 1 pkt 1 3, które nie osiągnęły wieku wynoszącego co najmniej 55 lat dla kobiet i co najmniej 60 lat dla mężczyzn. Kopia deklaracji ZUP P DRA za miesiąc marzec 2013r. oraz za miesiąc czerwiec 2013r. wraz z korektą oraz wykaz składek opłacanych za pracowników Biblioteki w poszczególnych miesiącach 2013r. stanowią załącznik nr 3 do niniejszego protokołu. - deklaracje ZUS P RCA oraz ZUS P DRA ( deklaracja rozliczeniowa ) są przekazywane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych terminowo wyjątek stanowi deklaracja za miesiąc październik 2013r. przekazana do ZUS w dniu 27.11.2013r. tj. 12 dni po terminie, co było niezgodne z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych, tj. do 15-go dnia następnego miesiąca po miesiącu w którym nastąpiła wypłata wynagrodzenia. Kopia informacji o wysyłce i potwierdzeniu wysłania dokumentów rozliczeniowych do ZUS za październik 2013r. stanowi załącznik nr 4 do niniejszego protokołu kontroli. 8
Poniższa tabela ilustruje kwoty oraz terminy przekazanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w 2013 roku składek na ubezpieczenia społeczne oraz fundusz pracy oraz wysłania deklaracji z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne oraz fundusz pracy. Wynagrodzenie za miesiąc Termin wypłaty wynagrodzenia Termin odprowadzenia składek do ZUS Termin wysłania deklaracji do ZUS Wysokość składek na ubezpieczenie społeczne i fundusz pracy styczeń 25.01.2013r. 30.01.2013r. 29.01.2013r. 4 417,84 zł. luty 25.02.2013r. 27.02.2013r. 27.02.2013r. 4 621,91 zł. marzec 25.03.2013r. 28.03.2013r. 29.03.2013r. 4 427,75 zł. kwiecień 25.04.2013r. 30.04.2013r. 30.04.2013r. 4 270,51 zł. maj 29.05.2013r. 29.05.2013r. 29.05.2013r. 4 274,16 zł. czerwiec 25.06.2013r. 28.06.2013r. 28.06.2013r. 4 385,19 zł. lipiec 25.07.2013r. 30.07.2013r. 29.07.2013r. 4 403,06 zł. sierpień 26.08.2013r. 29.08.2013r. 29.08.2013r. 4 424,96 zł. wrzesień 30.09.2013r. 02.10.2013r. 01.10.2013r. 4 424,96 zł. październik 28.10.2013r. 30.10.2013r. 27.11.2013r. 8 973,07 zł. listopad 26.11.2013r. 28.11.2013r. 29.11.2013r. 4 424,96 zł. grudzień 23.12.2013r. 27.12.2013r. 29.12.2013r. 4 734,29 zł. Razem: 57 782,66 zł. Załącznik nr 5 do niniejszego protokołu stanowi tabela przedstawiająca wysokość składek na ubezpieczenie społeczne oraz fundusz pracy opłacanych za pracowników Biblioteki w 2013 roku. 3. Realizacja kontroli zarządczej Dyrektor Biblioteki Zarządzeniem Nr 2/2010 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 31 marca 2010r. w sprawie wdrożenia procedur kontroli zarządczej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu wdrożył procedury kontroli zarządczej w Bibliotece. Procedury kontroli zarządczej regulują m.in.: przestrzeganie wartości etycznych w instytucji kultury, organizację i komunikację wewnętrzną, planowanie, identyfikację i szacowanie ryzyka. W Bibliotece Dyrektor wprowadził w celu prawidłowej realizacji kontroli zarządczej ponadto następujące uregulowania: 1. Zarządzenie Nr 2/1/2010 z dnia 31 marca 2010r. wprowadzające Kodeks Etyki pracowników Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu. 2. Zarządzenie Nr 2/2/2010 z dnia 31 marca 2010r. dotyczące informacji i komunikacji w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu. 3. Zarządzenie Nr 2/3/2010 z dnia 31 marca 2010r. dotyczące planowania w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu. 9
4. Zarządzenie Nr 2/4/2010 z dnia 31 marca 2010 roku dotyczące identyfikacji i szacowania ryzyka w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu. 5. Zarządzenie Nr 2/5/2010 z dnia 20 marca 2010r. dotyczące składania zamówień i dokonywania zakupów do 14 tys. euro w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu. 6. Zarządzenie Nr 2/6/2010 z dnia 20 marca 2010r. dotyczące kontroli należności i zobowiązań Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu. 7. Zarządzenie Nr 2/7/2010 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 31 marca 2010 roku w sprawie zarządzania ryzykiem w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu. Zgodnie z 10 obowiązujących w Bibliotece procedur kontroli zarządczej wszyscy pracownicy są obowiązani do przeprowadzania, co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej w zakresie dotyczącym ich działalności. Sprawozdanie z dokonanej raz w roku samooceny przestrzegania procedur określonych w zarządzeniu należy sporządzić najpóźniej do 31 grudnia każdego roku i przedłożyć Dyrektorowi Biblioteki. Stwierdzono, że wszyscy pracownicy dokonali samooceny systemu kontroli zarządczej sporządzili w dniu 20.12.2013r. arkusze samooceny na druku stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 2/2010 z dnia 31.03.2010r. Sporządzono również arkusz identyfikacji, oceny oraz określenia metody przeciwdziałania ryzyku. Z powyższego arkusza wynika, że występuje istotne ryzyko w zakresie: zabezpieczenia dostępu do komputerów dla czytelników, utrzymania w dobrym stanie budynku biblioteki centralnej oraz utrzymania płynności finansowej. Kopia ww arkusza stanowi załącznik nr 6 do niniejszego protokołu. W dniu 20.12.2013r. odbyła się narada z udziałem wszystkich pracowników Biblioteki podczas której m.in. omówiono samoocenę sporządzoną przez pracowników. Dyrektor Biblioteki sporządzał w dniu 28.06.2013r. oraz w dniu 31.12.2013r. kwestionariusze zarządzania ryzykiem. Dyrektor Biblioteki sporządził sprawozdanie z funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu 2013 roku. W dniu 31.01.2014r. Dyrektor sporządził oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu za rok 2013, z którego wynika, że w Gminnej Bibliotece Publicznej w 2013r. w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Kopia powyższego oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do niniejszego protokołu. 4. Realizacja zaleceń pokontrolnych W dniach od 29.05.2013r. do 12.06.2013r. przeprowadzona została w Bibliotece kontrola ponoszonych przez Bibliotekę kosztów na wynagrodzenia pracowników z tytułu zawartych umów o pracę zakończona protokołem z dnia 12.06.2013r. W wyniku stwierdzonych 10
nieprawidłowości i uchybień skierowano do Dyrektora Biblioteki zalecenia pokontrolne. Stwierdzono, że Dyrektor złożył w dniu 19.06.2013r. tj. w terminie 30 dni sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń. Kontrolą objęto realizację zaleceń pokontrolnych i stwierdzono, że: 1. Dyrektor Biblioteki w dniu 14.06.2013r. ( pismo Nr D.1/2/13 ) zwrócił się z prośbą do pracownika zatrudnionego w Bibliotece na stanowisku starszy kustosz o dobrowolne uiszczenie kwoty 44,50 zł. tytułem nienależnie wypłaconego dodatku stażowego za miesiąc maj 2012r. W odpowiedzi pracownik w piśmie z dnia 14.06.2013r. wyraził zgodę na potracenie omyłkowo wypłaconej kwoty dodatku stażowego, lecz wskazał w piśmie inną kwotę tj. kwotę należnego dodatku w miesiącu czerwcu 2013r. tj. 53,40 zł. Powyższa kwota uwzględniała 44,50 zł. tytułem zwrotu nienależnie wypłaconego dodatku za wysługę lat za miesiąc maj 2012r. oraz różnicy pomiędzy należnym ( 44,50 zł. ), a wypłaconym ( 53,40 zł. ) dodatkiem za wysługę lat w miesiącu maju 2013r. Powyższa kwota została potrącona z wynagrodzenia pracownika za miesiąc czerwiec 2013r. Załącznik nr 8 do niniejszego protokołu stanowią: kopia pisma Dyrektora z dnia 14.06.2013r., kopia pisma pracownika z dnia 14.06.2013r. oraz kopia listy płac za maj 2013r. i czerwiec 2013r. 2. Zobowiązano Głównego Księgowego Biblioteki do sporządzania list płac zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami w zakresie pozycji w listach płac. Kontrolą objęto listy płac za okres od 01.01.2014r. do 30.06.2014r. i stwierdzono, że listy zawierają pozycje wymienione w obowiązującej w Bibliotece instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 02.01.2009r. Stwierdzono, że Dyrektor wprowadził z dniem 23.06.2013r. do stosowania w Bibliotece nowy program kadrowo płacowy AGA wersja 2.04. Dokonano zmiany na podstawie Zarządzenia Nr 3/2013 z dnia 23 czerwca 2013r. Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu. Należy stwierdzić, że zalecenia pokontrolne zostały zrealizowane prawidłowo. STWIERDZONE NIEPRAWIDŁOWOŚCI 1. Nieterminowe przekazanie deklaracji ZUS P RCA oraz ZUS P DRA ( deklaracja rozliczeniowa ) do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych za miesiąc październik 2013r. - deklaracje przekazano w dniu 27.11.2013r. tj. 12 dni po terminie, co było niezgodne z art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych, który stanowi, że: Płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany 11
miesiąc, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2a i 2b, nie później niż do 15-go dnia następnego miesiąca dla pozostałych płatników. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Główny Księgowy Biblioteki, który jest odpowiedzialny m.in. za załatwianie spraw ubezpieczeniowych, co wynika z obowiązującego w Bibliotece Regulaminu Organizacyjnego Zarządzenie Nr 5/2010 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 31.12.2010r. 2. Stwierdzono przekazanie składek na Fundusz Pracy na konto Zakładu Ubezpieczeń Społecznych za pracownika Biblioteki, który w 2013r. miał 58 lat ( kobieta ), za miesiące: marzec oraz czerwiec 2013r. w wysokości po 21,90 zł. za każdy miesiąc. Powyższe było niezgodne z 104b ust. 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, który stanowi, że: Składki na Fundusz Pracy, o których mowa w art. 104 ust. 1, opłaca się za osoby wymienione w art. 104 ust. 1 pkt 1 3, które nie osiągnęły wieku wynoszącego co najmniej 55 lat dla kobiet i co najmniej 60 lat dla mężczyzn. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Główny Księgowy Biblioteki w zakresie składki za miesiąc czerwiec 2013r. oraz osoba zastępująca Głównego Księgowego w zakresie składki za miesiąc marzec 2013r. Główny Księgowy jest odpowiedzialny m.in. za sporządzanie list płac oraz załatwianie spraw ubezpieczeniowych zgodnie z zapisami obowiązującego w Bibliotece Regulaminu Organizacyjnego Zarządzenie Nr 5/2010 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 31.12.2010r. 3. Brak zakresu obowiązków i uprawnień dla Głównego Księgowego Biblioteki oraz osoby zatrudnionej na zastępstwo za Głównego Księgowego w okresie od 15.02.2013r. do 07.06.2013r. co było niezgodne z art. 94 ust. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy, który stanowi, że: Pracodawca jest obowiązany w szczególności zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami, Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor Biblioteki, który jest odpowiedzialny do działania w imieniu pracodawcy, w tym za zawieranie umów o pracę z pracownikami, określanie im zakresów obowiązków i uprawnień. ZALECENIA POKONTROLNE 1. Zobowiązać Głównego Księgowego Biblioteki do terminowego przekazywania dokumentów do ZUS w tym deklaracji ZUS P RCA oraz ZUS P DRA ( deklaracja rozliczeniowa ) tj. w terminach wynikających z obowiązujących przepisów. 12
2. Zobowiązać Głównego Księgowego Biblioteki do prawidłowego naliczania składek na fundusz pracy tj. zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokonać korekty składek na fundusz pracy za marzec 2013r. o kwotę 21,90 zł. nienależnie naliczoną i odprowadzoną na rachunek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. 3. Sporządzić dla Głównego Księgowego Biblioteki aktualny zakres obowiązków i uprawnień w formie pisemnej w celu spełnienia obowiązku wynikającego z art. 94 ust. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy. Powyższe zalecenia pokontrolne kieruję do Dyrektora Biblioteki, zobowiązując jednocześnie do odpowiedzi na piśmie w terminie 30 dni od podpisania niniejszego protokołu, z realizacji wykonania zalecenia pokontrolnego. Wykaz załączników do niniejszego protokołu: 1. Wykaz pracowników Biblioteki zatrudnionych w 2013 roku. 2. Zestawienie analityczne konta 405 921 92116 4110 oraz 405 921 92116 4120 oraz konta 229 ZUS za okres od 01.01.2013r. do 31.12.2013r. 3. Kopia deklaracji ZUP P DRA za miesiąc marzec 2013r. oraz za miesiąc czerwiec 2013r. wraz z korektą oraz wykaz składek opłacanych za pracowników Biblioteki w poszczególnych miesiącach 2013r. 4. Kopia informacji o wysyłce i potwierdzeniu wysłania dokumentów rozliczeniowych do ZUS za październik 2013r. 5. Tabela przedstawiająca wysokość składek na ubezpieczenie społeczne oraz fundusz pracy opłacanych za pracowników Biblioteki w 2013 roku. 6. Kopia arkusza identyfikacji, oceny oraz określenia metody przeciwdziałania ryzyku. 7. Kopia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za 2013r. 8. Kopia pisma Dyrektora z dnia 14.06.2013r., kopia pisma pracownika z dnia 14.06.2013r. oraz kopia listy płac za maj 2013r. i czerwiec 2013r. Na zakończenie należy podkreślić, iż zostały stworzone dogodne warunki do przeprowadzenia kontroli, a wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach kontrolnych na bieżąco i wyczerpująco udzielały wszystkich wyjaśnień. Dyrektor Biblioteki pani Sylwia Welik została poinformowana o przysługującym, na podstawie obowiązującej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu instrukcji kontroli instytucjonalnej, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. 13
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, pozostawiono w kontrolowanej jednostce. z których jeden Protokół podpisano bez zastrzeżeń. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 06/2014 Rudziniec 17.09.2014r. Gminna Biblioteka Publiczna w Rudzińcu 44-160 Rudziniec, ul. Gliwicka 3 tel./fax 0-32 230 86 75 NIP 9691284073 (pieczątka kontrolowanej jednostki) Główna Księgowa DYREKTOR Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu Grzegorz Nowak xxxxxxxxxxxxxx 4 mgr Sylwia Welik ( podpis kontrolującego) ( podpis Głównego Księgowego Biblioteki) ( podpis Dyrektora Biblioteki) 4 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 14