Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 17 czerwca 2016 r. PS-ZS TZ Pan Marcin Fluder Starosta Lwówecki Wystąpienie pokontrolne z kontroli problemowej w trybie zwykłym w Starostwie Powiatowym w Lwówku Śląskim w zakresie realizacji zadania dofinansowanego środkami z budżetu państwa w ramach Programu asystent rodziny i koordynator rodzinnej pieczy zastępczej, edycja 2014 i 2015, dotyczącego dofinansowania kosztów wynagrodzenia koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej. Kontrola realizowana jest zgodnie z zatwierdzonym w dniu 23 grudnia 2015 roku przez Wojewodę Dolnośląskiego planem kontroli na I półrocze 2016 r. 1. Zakres kontroli: a) Przedmiot kontroli: zgodność realizacj i zadania przez Starostwo Powiatowe w Lwówku Śląskim z umową nr 11/2014 z dnia 24 czerwca 2014 r. oraz z umową nr 07/K/2015 z dnia 7 września 2015 r. zawartymi pomiędzy Wojewodą Dolnośląskim a Starostą Powiatu Lwóweckiego. b) Okres objęty kontrolą: od 01 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2015 r. 2. Termin przeprowadzenia kontroli: 27 kwietnia 2016 r. Zespól kontrolujący: Teresa Ziolek - starszy specjalista w Oddziale Zabezpieczenia Społecznego Wydziału Polityki Społecznej (przewodnicząca zespołu) oraz Mariusz Oleniacz - starszy inspektor wojewódzki - Samodzielne Stanowisko ds. Infrastruktury Socjalnej Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu - na podstawie pisemnego imiennego upoważnienia Wojewody Dolnośląskiego. 3. Przepisy prawne regulujące przedmiot kontroli: a) Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092); 1

2 b) Ustawa z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r. poz. 525 ze zm.); c) Ustawa z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępcze] (Dz. U. z 2016 r. poz. 575); d) Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) e) Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.). 4. Informacje ogólne Zadania związane z przedmiotem kontroli w Powiecie Lwóweckim realizuje Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie z aktualną siedzibą w Lwówku Śląskim, ul. Szpitalna 4. Jednostka została utworzona mocą Uchwały Nr V/14/99 Rady Powiatu Lwóweckiego z dnia 14 stycznia 1999 r. w sprawie utworzenia jednostki budżetowej pod nazwą Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie. Kontrolującym przedstawiono następujące dokumenty regulujące funkcjonowanie PCPR w Lwówku Śląskim: 1. Uchwała Nr Y/14/99 Rady Powiatu Lwóweckiego z dnia 14 stycznia 1999 r. w sprawie utworzenia jednostki budżetowej pod nazwą Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie 2. Zarządzenie Nr OR Starosty Lwóweckiego z dnia 05 grudnia 2011 r. w sprawie wyznaczenia organizatora rodzinnej pieczy zastępczej w Powiecie Lwóweckim 3. Uchwała Nr XVII/88/12 Rady Powiatu Lwóweckiego z dnia 29 lutego 2012 r. w sprawie Statutu Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim 4. Uchwała Nr 95/19/2012 Zarządu Powiatu Lwóweckiego z dnia 17 kwietnia 2012 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim 5. Uchwała Nr 156/33/2013 Zarządu Powiatu Lwóweckiego z dnia 16 kwietnia 2013 r. w sprawie zmiany uchwały Nr XVII/88/12 Rady Powiatu Lwóweckiego z dnia 29 lutego 2012 r. w sprawie uchwalenia Statutu Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim 6. Uchwała Nr 4/04/201 Zarządu Powiatu Lwóweckiego z dnia 13 stycznia 2015 r. w sprawie zmiany uchwały Nr XVII/88/12 Rady Powiatu Lwóweckiego z dnia 29 lutego 2012 r. w sprawie uchwalenia Statutu Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim Jednostką kieruje Pani Izabela Romanek, zatrudniona na stanowisku Kierownika, na podstawie: 7. Uchwały Nr 192/87/09 Zarządu Powiatu w Lwówku Śląskim z dnia 9 września 2009 r. w sprawie zatrudnienia Pani Izabeli Romanek na stanowisko Kierownika Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim. (akta kontroli: dowód w sprawie str. nr 1-7) W trakcie kontroli dokumenty udostępniała i informacji udzielała: Izabela Romanek - Kierownik PCPR w Lwówku Śląskim Justyna Tomaszewska - Główny Księgowy PCPR w Lwówku Śląskim 2

3 Wyniki kontroli pozwalają na dokonanie pozytywnej oceny realizacji zadania w zakresie kontrolowanych zagadnień. 5. Ustalenia kontrolne dotyczące poszczególnych zagadnień 1. Ilość zatrudnionych koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej, wymiar czasu pracy i okres zatrudnienia. Na podstawie przedłożonych do wglądu umów o pracę stwierdzono: W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 roku przez okres 12 miesięcy pracowało 3 koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej, zatrudnionych na umowę o pracę,. w pełnym wymiarze czasu pracy. Ponadto w zatrudnieniu pozostawała czwarta osoba przebywająca na urlopie wychowawczym. W 2014 roku zatrudnienie koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej było zgodne z opisem realizacji zadania (oświadczeniem o przyjęciu dotacji) stanowiącym załącznik do umowy nr 11/2014 z dnia 24 czerwca 2014 r. W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 roku przez okres 12 miesięcy pracowało 5 koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej, zatrudnionych na umowę o pracę, w pełnym wymiarze czasu pracy. Na poszczególnych stanowiskach następowały zmiany osób, a okres wykonywania obowiązków, zgodnie przedstawioną dokumentacją oraz złożonymi wyjaśnieniami, przedstawiał się następująco: Nr kolejny koordynatora rpz Symbol soby wykonującej pracę Okres wykonywania pracy ilość miesięcy Uwagi 1 A 12 Bez zmian 2 B 12 Bez zmian 3 C 10,5 Zwolnienie chorobowe (ciąża) D 1,5 Na miejscu osoby C E 6 Zakończenie pracy jako koordynator rpz 4 F 8 Powrót z urlopu wychowawczego 5 G 12 Bez zmian Jak wynika z powyższego zestawienia w 2015 r. zatrudnienie koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej było nie mniejsze niż określone w opisie realizacji zadania (oświadczeniem o przyjęciu dotacji) stanowiącym załącznik do umowy nr 07/K/2015 z dnia 7 września 2015 r. Ocena cząstkowa zagadnienia - pozytywna 2. Liczba rodzin zastępczych lub rodzinnych domów dziecka objętych opieką W złożonym sprawozdaniu z wykorzystania dotacji za rok 2015 wykazano, że koordynator nr 3 miał pod opieką 17 rodzin zastępczych (rodzinnych domów dziecka), co spowodowało konieczność sprawdzenia, cźy nie została przekroczona liczba rodzin objętych opieką koordynatora określona w art. 77 ust. 4 Ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 575). 3

4 Na podstawie przedłożonych do wglądu imiennych wykazów rodzin zastępczych i rodzinnych domów dziecka stwierdzono, że opieką koordynatorów w poszczególnych miesiącach w okresie objętym kontrolą objęta była następująca ilość rodzin (rodzinnych domów dziecka): rok nr koordynatora miesiąc X X X X X X X X styczeń luty marzec kwiecień maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień październik listopad grudzień Z udostępnionych przez jednostkę wykazów wynika, że zachowano zgodność z w/w ustawą w zakresie liczby rodzin objętych pracą koordynatora w jednym czasie. Dodatkowo wyjaśniono, że PCPR w Lwówku Śląskim zatrudnił od 2015 roku 2 kolejnych koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej, którzy przejęli opiekę nad częścią rodzin już pracujących koordynatorów (w związku z obniżeniem przez ustawodawcę limitu ilości rodzin objętych opieką jednego koordynatora). Z przedstawionych wykazów wynika, że łącznie opieką koordynatorów objęte były następujące ilości rodzin zastępczych (lub rodzinnych domów dziecka): rok nr koordynatora liczba rodzin Łącznie Podane dane są zgodne ze złożonym sprawozdaniem z realizacji zadania. Ocena cząstkowa zagadnienia - pozytywna. 3. Zgodność wykorzystania dotacji z zawartą umową i zasadami Programu a) Za rok 2014 Powiat Lwówecki otrzymał w 2014 roku dofinansowanie kosztów wynagrodzenia koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej w wysokości ,00 zł i wydatkował dotację w całości. Deklarowany w oświadczeniu o przyjęciu dotacji udział środków 4

5 własnych i z innych źródeł w realizacji zadania wynosił ,05 zł, a wydatkowano kwotę środków własnych w wysokości ,71 zł. Na podstawie przedłożonych list wynagrodzeń sporządzono zestawienie kosztów wynagrodzeń koordynatorów i dokonano porównania poniesionych wydatków z danymi podanymi w sprawozdaniu z realizacji zadania. Zebrane dane przedstawia poniższa tabela: lp nr listy plac data dokumentu wynagrodzenie koordynatorów brutto nr koordyn atora narzuty na wynagrodzenia kwota kwota kwota razem koszt wynagrodź enia wydatki pokryte z otrzymanej dotacji nr PK l/piecza/ , ,00 PIC , ,39 94, , ,27 528,56 74, ,00 4/piecza/ , ,00 PIC , ,90 105, , ,27 528,56 74, ,00 6/piecza/ , ,00 PK , ,99 120, , ,27 528,56 74, ,00 8/piecza/ , ,00 PK , ,88 139, , ,27 528,56 74, ,00 10/piecza/ , ,00 PK , ,60 110, , ,27 528,56 74, ,00 12/piecza/ , ,00 PK , ,60 110, , ,52 528,60 46, ,00 14/piecza/ , ,00 PK , ,60 110, , ,52 528,60 46, ,00 16/piecza/ , ,00 PK , ,88 139, , ,52 528,60 46, ,00 18/piecza/ , ,62 PK ,00 961,81 110, , ,52 528,60 46, ,00 21/piecza/ , ,00 PK , ,99 135, , ,52 528,60 46, ,00 razem 5

6 /piecza/ , ,00 PIC , ,09 110, , ,52 528,60 46, ,00 24/piecza/ , ,00 PK , ,58 110, , ,53 528,60 46, ,00 razem , , , , , ,00 699, ,00 Stwierdzono, że dane zawarte w złożonym sprawozdaniu za rok 2014 są zgodne z dokumentami źródłowymi. (akta kontroli: dowód w spramńe str. nr 8-115) b) Za rok 2015 Powiat Lwówecki otrzymał w 2015 roku dofinansowanie kosztów wynagrodzenia koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej w wysokości ,00 zł i wydatkował dotację w całości. Deklarowany w oświadczeniu o przyjęciu dotacji udział środków własnych i z innych źródeł w realizacji zadania wynosił ,48 zł, a wydatkowano kwotę środków własnych w wysokości ,25 zł. Na podstawie przedłożonych list wynagrodzeń sporządzono zestawienie kosztów wynagrodzeń koordynatorów i dokonano porównania poniesionych wydatków z danymi podanymi w sprawozdaniu z realizacji zadania. Zebrane dane przedstawia poniższa tabela: 1P nr listy plac wynagrodzenie koordynatorów brutto narzuty na wynagrodzenia razem koszt wynagrodź enia wydatki pokryte z otrzymanej dotacji data dokumentu nr kwota kwota kwota nrpk koordyn atora razem l/piecza/ , ,00 1 PK 4/ , , , ,28 205, , ,71 863,17 121, ,00 3/piecza/ , ,00 2 PK 9/ , , , ,28 205, , ,71 863,17 121, ,00 5/piecza/ , ,00 3 PK 16/ , , , ,51 254, , ,24 910,06 127, ,00 6

7 7/piecza/ , ,00 4 PK 24/ , , , ,15 224, , ,71 863,17 121, ,00 9/piecza/ , ,00 5 PK 31/ , , , , ,14 265, , ,24 910,06 127, ,00 ll/piecza/ , ,00 6 PIC 43/ , , , , ,65 224, , ,71 863,17 121, ,00 14/piecza/ , ,00 7 PK 53/ , , , ,05 202, , ,24 910,06 127, ,00 16/piecza/ , ,00 8 PK 56/ , , , ,97 147, , ,12 863,46 95, ,00 18/piecza/ , , ,00 9 PK 66/ , , , ,56 198, , , ,92 0, ,00 21/piecza/ , ,00 10 PIC 75/ , , , ,43 199, , , ,92 0, ,00 23/piecza/ , ,00 PIC 84/ , , , , ,98 155, , , ,92 0, ,00 25/piecza/ , ,00 7

8 PK 99/ , , , ,26 177, , , ,92 0, ,00 razem , , , , , ,00 963, ,00 Stwierdzono, że dane zawarte w złożonym sprawozdaniu, za rok 2015 są zgodne z dokum entam i źródłowymi. (akta kontroli: dowód w sprawie str nr ) O cena cząstkowa zagadnienia - pozytywna 4. Prawidłowość w ykorzystania i rozliczenia dotacji a) Term inowość dokonyw ania płatności N a podstawie przekazanych wyciągów bankowych stwierdzono następujące terminy dokonania płatności wynagrodzeń koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej, składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych do ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych do U rzędu Skarbowego: (akta kontroli: dowód w sprawie str. nr ) rok rodzaj wydatku wynagrodzenie składki ZUS zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych wynagrodzenie składki ZUS zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych data płatności data płatności styczeń łuty marzec kw iecień maj czerwiec lipiec sierpień w rzesień październik listopad grudzień Jednostka zrealizowała zobowiązania z tytułu wypłat wynagrodzeń oraz należności publiczno-praw nych w całości i terminowo.

9 b) Ewidencja księgowa Dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie kosztów realizacji zadania zostały podpisane przez osoby odpowiedzialne za rozliczenia finansowe jednostki oraz opatrzone na odwrocie trwałym opisem zawierającym informacje o wysokości kwot, jakie na pokrycie wydatków zostały pobrane ze środków pochodzących z dotacji. Informacje te również podpisane zostały przez osoby odpowiedzialne. Stwierdzono, że jednostka prowadziła wyodrębnioną ewidencję księgową zadania w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. c) Termin złożenia sprawozdania Sprawozdanie za rok 2014 sporządzone zostało 08 stycznia 2015 r., a wpłynęło do Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego dnia 09 stycznia 2015 r. Sprawozdanie za rok 2015 sporządzone zostało 13 stycznia 2016 r., a wpłynęło do Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego dnia 19 stycznia 2016 r. W obu przypadkach został zachowany 30-dniowy termin złożenia sprawozdania określony w umowach. Organ Zlecający nie zgłaszał uwag do sprawozdań. Ocena cząstkowa zagadnienia - pozytywna W oparciu o powyższe ustalenia stwierdza się, że środki z dotacji celowej budżetu państwa przekazane na realizację Programu asystent rodziny i koordynator rodzinnej pieczy zastępczej, edycja 2014 i 2015, zostały wydatkowane w całości, zgodnie z przeznaczeniem, zasadami Programu i zawartą umową oraz rozliczone w sposób prawidłowy i w obowiązującym terminie. W związku z niestwierdzeniem w trakcie postępowania kontrolnego uchybień i nieprawidłowości odstępuje się od wydania zaleceń pokontrolnych. Z lip, WOJEWODY DOLNOŚLĄSKIEGO Dfamlh-Zawkła Otrzymują: 1. Pan Marcin Fluder Starosta Lwówecki 2. a/a. Polityki Społecznej 9

10