Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu Toruń, 11.02.2013 ul. Młodzieżowa 31a 87-100 Toruń ZAPYTANIE OFERTOWE 6/POKL.5.2.2_003 dot. zorganizowania dwudniowego szkolenia dla słuchaczy studiów podyplomowych 1. Nazwa i adres zamawiającego: Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu z siedzibą przy ul. Młodzieżowej 31a, 87-100 Toruń, NIP 956-19-37-370, reprezentowana przez Annę Kocikowską Kanclerz Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu. 2. Opis realizowanego zamówienia: Zamówienie w ramach Projektu Akademia Liderów Samorządowych, współfinansowanego ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej Poddziałanie 5.2.2. Systemowe wsparcie funkcjonowania administracji samorządowej nr POKL.05.02.02.-00-003/09-00. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie sal szkoleniowych wraz z usługą cateringową i noclegiem, w ramach zajęć na studiach podyplomowych organizowanych przez Zamawiającego. Grupa składać się będzie z 40 uczestników, 2 trenerów, 2 osób personelu oraz kierowcy (razem 45 osób). 3. Okres realizacji zamówienia: 23.03.2013-24.03.2013. 4. Szczegółowe warunki zamówienia: zapewnienie sal szkoleniowych, cateringu oraz noclegów obejmuje następujące usługi: a) Wynajem 2 sal szkoleniowych jednocześnie (w terminie 23-24.03.2013) Kod CPV 70220000-9 Do przeprowadzenia szkolenia niezbędne będą dziennie dwie sale szkoleniowe, na 20 osób, w terminie 23-24.03.2013. Wymagania dotyczące sal szkoleniowych: sale powinny być wyposażone w odpowiednią ilość krzeseł i stołów dla 40 uczestników i 2 prowadzących (dla 20 osób i 1 prowadzącego w każdej sali),
odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, krzesła: miękkie z oparciami, o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka, możliwość zorganizowanie stanowisk pracy w podgrupach: co najmniej 4 oddzielne stoliki o wysokości umożliwiającej wygodne pisanie i czytanie, z możliwością rozstawienia ich w odległości co najmniej 2 m od siebie, łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz), flipchart, flamastry w kilku kolorach, papier, rzutnik multimedialny, tablica, ekran lub przynajmniej jedna biała pionowa ściana (lub bardzo jasna), na której można wyświetlać obraz z rzutnika, miejsce na catering, klimatyzacja z możliwością regulacji temperatury, odpowiednia odległość od źródeł hałasu, zapewnione warunki dyskrecji (sale zamknięte, bez możliwości przechodzenia przez nie lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu), miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej i/lub bagażu, dostępność darmowych miejsc parkingowych dla trenerów, obsługi szkoleniowej oraz autokaru, gwarantowana dostępność usługi w wybranym terminie; b) Catering Kod CPV 55300000-3 Przygotowanie i dostarczenie usługi cateringowej dla uczestników szkolenia, w terminie 23-24.03.2013. Usługa cateringowa obejmuje 3 przerwy kawowe, 2 obiady, śniadanie i kolację. Kryteria jakie powinna spełniać usługa cateringowa: usługa cateringowa będzie realizowana dla max. 45 osób, w oddzielnym pomieszczeniu wyposażonym w krzesła i stoliki (szczegółowa liczba osób zostanie przedstawiona przez Zamawiającego na min. 3 dni przed wykonaniem usługi) usługa cateringowa obejmować będzie przerwy kawowe, śniadanie, obiady i kolację dla max. 45 osób, zgłoszonych przez Zamawiającego, przerwa kawowa będzie się składać z kawy, herbaty, zimnych napojów, ciastek, w ramach wykonania usługi cateringu Wykonawca zapewnia dla każdego uczestnika na każdy dzień: a. kawa (co najmniej 0,2 l na osobę), herbata (co najmniej 0,2 l na osobę), zimne napoje (co najmniej 0,2 l na osobę), ciastka kruche, w godzinach wyznaczonych przez organizatora, serwowane na zastawie porcelanowej,
b. ciepły obiad - drugie danie (przykładowo: danie mięsne - min. 180g/osobę; ziemniaki - min. 200g/osobę; surówka - min. 130g/osobę) i woda mineralna w ilości minimum 0,5 l na osobę, na 1 przerwie o godzinie wyznaczonej przez organizatora, dla max. 45 osób, serwowany na zastawie porcelanowej, Wykonawca zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia, Wykonawca zobowiązuje się do uzupełniania na bieżąco stanu ilości kawy, herbaty, napojów, profesjonalna obsługa (udekorowane stoły, zastawa), pomieszczenie powinno być odpowiednio oświetlone, posiadać wentylację i klimatyzację, posiłki winny posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe oraz estetyczny wygląd. Wykonawca przy oferowaniu obiadów uwzględniać będzie świeże produkty dostępne na rynku, świadczenie usług żywienia odbywać się powinno według ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie i żywności (tekst jedn. Dz.U. z 2010 Nr 136 poz. 914), gwarantowana dostępność usługi w wybranym terminie; c) Noclegi dla uczestników szkolenia, trenerów, pracowników Zamawiającego oraz kierowcy Kod CPV 55100000-1 Zapewnienie noclegu dla uczestników szkolenia, trenerów, pracowników Zamawiającego oraz kierowcy, w terminie 23-24.03.2013. Kryteria jakie powinna spełniać usługa noclegu: usługa noclegu będzie realizowana dla osób zgłoszonych przez Zamawiającego (do 45 osób), pokoje 1 lub 2-osobowe z łazienką, łazienka wyposażona w kabinę natryskową, umywalkę z baterią, WC, dla każdej osoby łóżko jednoosobowe o wymiarach min. 90x200 cm, nocny stolik lub półka przy każdym miejscu do spania, biurko lub stół, krzesło lub inny mebel do siedzenia (1 miejsce na osobę), wnęka garderobiana, instalacja sanitarna: zimna i ciepła woda przez całą dobę, miejsca noclegowe nie mogą być oddalone od miejsca usługi dydaktycznej o więcej niż 500 metrów, gwarantowana dostępność usługi w wybranym terminie. 5. Kryteria dostępu:
Zamawiający zastrzega, iż miejsce realizacji zamówienia: nie może być zlokalizowane w granicach administracyjnych miasta Torunia, może być oddalone od miasta Torunia maksymalnie o 30 km. 6. Kryteria wyboru ofert (maksymalnie można uzyskać 100 punktów): 1) Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryteria: Cena netto za wynajem sal szkoleniowych 33% Cena netto za usługę cateringową 34% Cena netto za noclegi 33% 2) Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej zsumowanej liczby punktów w oparciu o przedstawione kryteria i ustaloną punktację do 100 (100% = 100 pkt). 3) Przyznane punkty zostaną zsumowane i będą stanowiły podstawę do wyboru wykonawcy. 4) Zamawiający udzieli zamówienia temu wykonawcy, który uzyska najwyższą liczbę punktów w oparciu o ustalone powyżej kryteria, po uprzednio odbytej wizji lokalnej. 5) Wykonawca musi wykazać się co najmniej 5-letnim doświadczenie w przeprowadzaniu podobnych usług. 6) Zamawiający nie udzieli zamówienia w przypadku, jeżeli oferowana cena brutto za usługi będzie wyższa niż przewidziana w budżecie projektu. 7) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 8) Zamawiający odrzuci ofertę w przypadku, gdy zawierać ona będzie rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 1) Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego. W konkursie ofert nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 7. Sposób przygotowania oferty: Oferta musi zawierać: formularz ofertowy, zgodny w treści z wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego,
oświadczenie o braku powiązań kapitałowych między Wykonawcą a Zamawiającym stanowiące załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 8. Miejsce i termin złożenia oferty: podpisaną przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy ofertę należy przesłać pocztą lub złożyć w siedzibie Zamawiającego w budynku B przy ul. Dekerta 26-28, 87-100 Toruń, w sekretariacie Działu Studiów Podyplomowych, I piętro, pokój 151 w kopercie z opisem Oferta bazy sal szkoleniowych, cateringu, noclegu ALS, do dnia 25.02.2013 do godziny 15:00. Zamawiający dopuszcza także przesłanie oferty drogą mailową na adres: dominika.zielinska @wsb.torun.pl lub faksem na nr 56 66 09 266. Oferenci mogą otrzymać kserokopię dokumentacji koniecznej do przygotowania oferty w siedzibie Zamawiającego w dniach 11.02.2013 25.02.2013 od godz. 9:00 do 15:00 (Dział Studiów Podyplomowych WSB w Toruniu, ul. Dekerta 26-28, 87-100 Toruń, I piętro, pokój 151). 9. Termin składania ofert upływa dnia 25.02.2013r. o godz. 15:00. 10. Zamawiający poinformuje o wyniku postępowania Wykonawcę, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą oraz pozostałych oferentów. Informacja ta dotrze do zainteresowanych nie później niż 27.02.2013r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu wyboru najkorzystniejszej oferty. Osoba uprawniona do porozumiewania się z Wykonawcami: Dominika Zielińska 56/ 66 09 265, e mail: Dominika.Zielinska@wsb.torun.pl. 11. Informacje dodatkowe: Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania WSB w Toruniu do zawarcia umowy. Postępowanie o udzielenie zamówienia może zostać unieważnione bez podania przyczyny na każdym etapie postępowania, bez możliwości żądania odszkodowania przez wykonawcę. 12. Załączniki: Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy do zapytania ofertowego nr 2/POKL.2.3.4_073 Załącznik nr 2 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych między Wykonawcą a Zamawiającym Wszystkie załączniki niniejszego zapytania ofertowego stanowią jego integralną część.