ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/12/2014/MR/POKL PROWADZONE W TRYBIE ZASADY KONKURENCYJNOŚCI w ramach projektów pt. Rady Pożytku do STANDARDowego użytku oraz Modelowe Rady Pożytku Publicznego współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Zamawiający: 1. Regionalne Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych 80-236 Gdańsk, Al. Grunwaldzka 5 tel. 58 344-40-39, fax 58 340-12-13 email: biuro@fundacjarc.org.pl KRS: 0000188984 NIP: 957-05-66-387 REGON: 190256261 Osoba do kontaktów: Mariusz Kowalik mariusz.kowalik@fundacjarc.org.pl oraz Centrum Promocji i Rozwoju Inicjatyw Obywatelskich OPUS, 91-415 Łódź, Pl. Wolności 2; tel. 42 231-31-01, fax 42 231-31-02 email: opus@opus.org.pl KRS: 0000057288 NIP: 726-23-03-797 REGON: 472235507 Osoba do kontaktów: Katarzyną Książczak wgawronska@opus.org.pl Godziny pracy: poniedziałek piątek 8:00-16:00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, wersja z dnia 02-04-2014., 3.1.3 Sekcja 3 Przejrzystość i konkurencyjność wydatków, str. 12-16. Zasada konkurencyjności i nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późń. zm). I. Opis przedmiotu zamówienia: DOTYCZY CPV: Główny przedmiot 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego Dodatkowe przedmioty 55.10.00.00-1 Usługi hotelarskie 55.30.00.00-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 55.11.00.00-4 Hotelarskie usługi noclegowe 55.13.00.00-0 Inne usługi hotelarskie Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelarska i restauracyjna wraz z wynajęciem sali konferencyjnej w odległości max. 5 km od dworca kaliskiego w Łodzi na potrzeby organizacji ogólnopolskich konsultacji standardów RDPP wspólnie przez 2 organizacje dla łącznie 65 osób w terminie 16.01-17.01.2015r. Ze względu na to, iż spotkanie jest wspólnym przedsięwzięciem dwóch organizacji, faktury za usługę hotelową i gastronomiczną będą wystawione oddzielnie dla każdej instytucji:
1 FV za zakwaterowanie, i wyżywienie max. 5 osób dla Regionalnego Centrum Informacji i Wspomagania Organizacji Pozarządowych w Gdańsku oraz 2 FV za zakwaterowanie, wyżywienie dla max. 60 osób oraz wynajem sali konferencyjnej z poczęstunkiem kawowym dla Centrum Promocji i Rozwoju Inicjatyw Obywatelskich OPUS w Łodzi Usługa podczas spotkania-spotkanie obejmuje: maksymalnie dla 65 osób nocleg w pokojach dwuosobowych (z rozdzieleniem pokoi dla kobiet i mężczyzn, łazienka w każdym pokoju, pojedyncze łóżka) oraz pełne wyżywienie dla tych osób rozumiane, jako: - 1dzień - obiad (składający się z co najmniej pierwszego i drugiego dania oraz napoju) + kolacja (składająca się z co najmniej 2 przystawek zimnych i jednego ciepłego dania oraz napoju) oraz 1 przerwa kawowa ciągła (2 rodzaje ciastek, 2 rodzaje owoców, kawa, herbata, mleko do kawy, cukier, cytryny, woda niegazowana i gazowana) - 2dzień śniadanie (składające się z co najmniej 2 przystawek zimnych i jednego ciepłego dania oraz napoju) + obiad (składający się z co najmniej pierwszego i drugiego dania oraz napoju) 1 przerwa kawowa ciągła(2 rodzaje ciastek, 2 rodzaje owoców, kawa, herbata, mleko do kawy, cukier, cytryny, woda niegazowana i gazowana) Ponadto w ramach świadczonej usługi Wykonawca zapewni dostęp do klimatyzowanej przestrzeni konferencyjnej sali o powierzchni umożliwiającej spotkanie 65 osób w ustawieniu szkolnym lub konferencyjnym, do wyłącznego użytku przez osoby uczestniczące w Spotkanie przez czas jego trwania. W cenie wynajmu: powinno się uwzględnić bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego, udostepnienie rzutnika multimedialnego, ekranu, flipchartu z kartkami papierowymi i kompletem markerów. Pokoje hotelowe oraz sala konferencyjna mają być dostępne dla uczestników Spotkania od godziny 11:00 pierwszego dnia Spotkania 16.01.2015, do godziny 15:00 ostatniego dnia Spotkania 17.01.2015r. Miejsca noclegowe, sala konferencyjna oraz miejsce posiłków powinny znajdować się w jednym obiekcie. Zamawiający w ramach opisu przedmiotu zamówienia zastrzegają sobie, iż: 1. Wykonawca powinien zapewnić zakwaterowanie dla maksymalnej liczby osób, wskazanej w opisie przedmiotu zamówienia, przy czym liczba uczestników będzie nie mniejsza niż 36 uczestników. Wykonawca, po otrzymaniu informacji o przybyciu mniejszej liczby uczestników (ale nie mniej niż liczba minimalna) lub nieskorzystaniu niektórych osób z noclegu, jest zobowiązany do proporcjonalnego obniżenia ceny pobytu (noclegu i wyżywienia)w stosunku do ceny jednostkowej brutto w oparciu o faktyczną ilość uczestników spotkania korzystających z noclegu i wyżywienia, nie mniej jednak niż wskazana liczba minimalna uczestników spotkania. 2. Zamawiający poinformują w terminie 5 dni kalendarzowych przed spotkaniem o dokładnej ilości uczestników z każdej organizacji. 3. Przewiduje się możliwość zwiększenia lub zmniejszenia przez Zamawiających liczby uczestników (+/-2os.), dokonanej na 2 dni przed spotkaniem. 4. Zamawiający nie pokrywa kosztów zakwaterowania ani wyżywienia osób towarzyszących uczestnikom spotkania nie zgłoszonym przez Zamawiających. 5. Zamawiający nie pokrywają kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane.
6. Zamawiający nie pokrywa również kosztów związanych np. z udostępnieniem w pokojach mini baru lub płatnej telewizji. 7. Wymienione wyżej koszty i inne koszty, które nie są związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia i warunkami stawianymi przez Zamawiających zostaną opłacone indywidualnie przez osoby zakwaterowane. 8. Zamawiający nie dopuszczają składania ofert wariantowych. 9. Zamawiający nie dopuszczają możliwości składania ofert częściowych. 10. Zamawiający nie dopuszczają możliwości powierzenia przez Wykonawcę realizacji zamówienia podwykonawcom. II. Inne istotne warunki zamówienia 1. Zakres wykluczenia podmiotów z udziału w niniejszym zamówieniu Z niniejszego zamówienia wykluczone zostają podmioty powiązane z Zamawiającymi osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającymi lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiających lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiających czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Brak podpisanego oświadczenia, dotyczącego niniejszego wykluczenia, stanowiącego integralną część oferty skutkuje odrzuceniem złożonej oferty. 2. Okres realizacji usługi: od 16-01-2015 r. do 17-01-2015r. 3. Cena powinna obejmować wszystkie koszty oferenta związane z wykonaniem usługi. 4. Wykonawca zobowiązany jest do: A. Świadczenia usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy, jakości, produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie. B. Przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. In. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z późn. zm.). C. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi z należytą starannością, wymaganą przy świadczeniu tego rodzaju usług, w szczególności: - zapewnienia, że usługi świadczone będą na najwyższym poziomie, - serwowane produkty żywnościowe będą świeże, - zastawa i sztućce będą czyste i nieuszkodzone, - obsługa będzie świadczona z zasadami zgodnie w tym zakresie obowiązującymi D. Wykonawca zobowiązuje się, że ilość serwowanych produktów oraz potraw śniadaniowych zapewni potrzeby obsługiwanych uczestników spotkania-spotkanie 5. Zamawiający zastrzegają sobie prawo kontroli, jakości posiłków przez wytypowanych pracowników. W razie stwierdzenia wad w realizacji usługi, Zamawiający niezwłocznie poinformują o ich zaistnieniu Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wad niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia. 6. Rozliczenie finansowe z Wykonawcą będzie odbywało się na podstawie umowy po wydaniu usługi oraz po wystawieniu 2 faktur przez Wykonawcę w formie przelewu dla każdego Zamawiającego.
III. Kryteria wyboru oferty: Kryteria dostępu: Przedstawienie na załączonych formularzach: ceny brutto zakwaterowania i wyżywienia 1 osoby w dniach 16.01-17.01.2015r. ceny brutto wynajmu sali konferencyjnej w dniach 16.01-17.01.2015r 2 wariantów menu (mięsne i wegetariańskie): śniadanie, obiad, kolacja dodatkowych warunków w formie: bezpłatnego parkingu samochodowego, bufetu szwedzkiego doświadczenia w organizacji szkoleń/warsztatów Zamawiający wymagają, aby obiekt hotelowy dysponował, co najmniej 2 miejscami noclegowymi (pokojami) przystosowanymi dla osób niepełnosprawnych. Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej kryteriów dostępu skutkować będzie odrzuceniem oferty Oferenta z postępowania. Kryteria wyboru: Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, która będzie zgodna z opisem przedmiotu zamówienia oraz innymi wymaganiami określonymi przez Zamawiających w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz: 1. Będzie zawierała najniższą cenę brutto zakwaterowania i wyżywienia na 1 osobę w dniach 16.01-17.01.2015r. 60% wartości oceny (60 pkt w ramach ogólnej liczby punktów). Oferta z najniższą ceną brutto pobytu otrzyma 60 pkt Pozostałe oferty otrzymają punkty zgodnie z wyliczeniem wg wzoru: Wartość punktowa = 60 x (Cmin/Cb) gdzie: Cmin - najniższa cena brutto spośród złożonych ofert, Cb - cena brutto oferty badanej. Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana oferentowi w ocenie ww. kryterium wynosi 60 pkt. 2. Będzie zawierała najniższą cenę brutto za wynajem sali konferencyjnej wraz z poczęstunkiem kawowym zgodnie z podaną powyżej specyfikacją 10% wartości oceny (10 pkt w ramach ogólnej liczby punktów). Oferta z najniższą ceną brutto za salę otrzyma 10 pkt. Pozostałe oferty otrzymają punkty zgodnie z wyliczeniem wg wzoru: Wartość punktowa = 10 x (Cmin/Cb) gdzie: Cmin - najniższa cena brutto spośród złożonych ofert, Cb - cena brutto oferty badanej. Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana oferentowi w ocenie ww. kryterium wynosi 10 pkt. 3. Dodatkowe warunki oferty 20% wartości oceny (max. 20 pkt w ramach ogólnej liczby punktów). Bezpłatny parking dla gości 10 pkt. Śniadania / kolacje w formie bufetu szwedzkiego 10 pkt.
4. Będzie opisywała doświadczenie w organizacji szkoleń/warsztatów 10% wartości oceny (max. 10 pkt w ramach ogólnej liczby punktów). Oferent zorganizował w ciągu ostatnich 3 lat do 10 dni szkoleń 3 pkt. Oferent zorganizował w ciągu ostatnich 3 lat od 11 do 20 dni szkoleń 6 pkt. Oferent zorganizował w ciągu ostatnich 3 lat więcej niż 20 dni szkoleń 10 pkt. IV. Warunki i termin składania ofert: Podpisane i opieczętowane skany Oferty wraz z załączonym oświadczeniem, należy składać w wersji elektronicznej na adresy: mariusz.kowalik@fundacjarc.org.pl oraz wgawrońska@opus.org.pl lub pod numer faksu: 583401213 lub 422313102 lub przesyłką kurierską / pocztową / osobiście na adres jednego z Zamawiających do dnia 07 stycznia 2015r. do godz. 12.00 (decyduje data i godzina wpływu oferty wraz z oświadczeniem). Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane zostaną wykluczone z postępowania. W przypadku złożenia ofert na kwoty wyższe niż przewidziane środki projektowe niniejsze zapytanie ofertowe zostanie unieważnione. Zamawiający zastrzegają sobie prawo skontaktowania się tylko z Oferentem, którego oferta będzie najkorzystniejsza. Zamawiający zastrzegają sobie prawo do bezpłatnego odwołania lub zmiany terminu realizacji spotkania-spotkanie w terminie do 5 dni przed dniem wynajmu. V. Wybór Wykonawcy: A. Otwarcie ofert odbędzie się zgodnie z Procedurą wyłaniania Wykonawców zgodnie z zasadą konkurencyjności. B. Oferty posiadające uchybienia formalne (to jest: przygotowanie na druku innym niż Formularz Ofertowy wraz z załącznikiem) stanowiący Załącznik do niniejszego zapytania, niewypełnienie wszystkich punktów, niepodpisanie przez osoby upoważnione, nie zostaną poddane ocenie Komisji Oceny Ofert. C. Zamawiający dokonają wyboru na Wykonawcę usługi tego Oferenta, którego oferta spełni wszystkie wymagania określone w zapytaniu ofertowym oraz zostanie uznana za najkorzystniejszą, według przyjętych kryteriów oceny ofert. D. Zamawiający mogą odstąpić od podpisania umowy, jeśli okaże się, że Oferent nie spełnia kryteriów określonych w zamówieniu. E. O wynikach postępowania (ewentualnie o jego unieważnieniu) Oferenci zostaną poinformowani pocztą elektroniczną. F. Nie przewidziano procedury odwoławczej