Zamawiający dopuszcza składania ofert częściowych: osobno na salę i osobno na catering

Transkrypt

1 Warszawa, dn ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach zasady konkurencyjności na: wynajęcie sali konferencyjnej i / lub przygotowanie cateringu na konferencji w ramach projektu OWIES czyli Ośrodek Wsparcia Inicjatyw Ekonomii Społecznej na Mazowszu realizowanego w ramach działania POKL Nr postępowania:138/7.2.2 OWIES 1. Nazwa (firma) i adres Zamawiającego Stowarzyszenie Biuro Obsługi Ruchu Inicjatyw Społecznych BORIS ul. Warecka 4/ Warszawa NIP: Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem niniejszego zamówienia są: A. wynajęcie sali konferencyjnej dla 80 osób w dniu r w godzinach B. zapewnienie usługi cateringowej dla 80 osób na konferencji. Polegającej w szczególności na : 2.1 Opis dot. zamówienia Sali, standardu i wyposażenie. obiekt musi znajdować się na terenie miasta Przasnysz obiekt powinien znajdować się w miejscu z dogodnym dojazdem - sala nie może być mniejsza niż 100 m2 krzesła w sali muszą mieć ustawienie teatralne dla 80 osób, sala ma być wyposażona w stół dla 4 prelegentów, sala powinna być wyposażona w: dostęp do sieci internetowej, nagłośnienie, minimum dwa mikrofony, rzutnik, laptop, ekran lub biała ściana pozwalająca na prace z rzutnikiem, tablica flipchart wraz z papierem (1 blok) i markerami sala ma zapewniać komfort pracy tzn.: dostęp światła dziennego - sala powinna mieć dostęp do szatni - bezpośrednio przy sali hall ze stanowiskiem recepcyjnym - sala powinna być wyposażona w co najmniej 10 stołów, każdy o powierzchni co najmniej 50 na 70 cm- mogących stanowić stanowiska wystawiennicze 2.2 Opis dot. zamówienia cateringu dla 80 osób. Poczęstunek dla 80 osób ma być przygotowany przed rozpoczęciem konferencji i być dostępny aż do jego zakończenia. W skład poczęstunku muszą wchodzić: - całodzienny serwis kawowy (kawa, herbata 2 rodzaje, woda, ciastka, oraz dodatki: cukier, mleko cytryna), woda niegazowana w butelkach dla 4 prelegentów - 8 butelek o pojemności nie większej niż 500 ml.) - lunch w formie bufetu szwedzkiego ( dania ciepłe: co najmniej 4 rodzaje+ 2 surówki, przekąski zimne w formie tzw. wiejskiego stołu( co najmniej 10 rodzajów gatunku przekąsek) w tym dania zwykłe i wegetariańskie, w czasie przerwy w godzinach ustalonych przed konferencją, - zastawa i ewentualnie duży kosz na pojemniki. Zamawiający dopuszcza składania ofert częściowych: osobno na salę i osobno na catering 1

2 Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 2) Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 3) Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 4) Inne usługi hotelarskie 6) Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 3. Termin wykonania zamówienia Dnia 13 grudnia 2014r. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu zamówienia za zgodą Wykonawcy. 4. Warunki udziału w postępowaniu Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą spełniać niżej wymienione warunki udziału w postępowaniu: 4.1. Wskazać do realizacji zamówienia odpowiednio wyposażony obiekt z adekwatnym do zamówienia potencjałem technicznym opisanym w punkcie 2, umożliwiającym przeprowadzenie w nim wszystkich elementów zamówienia zgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania; 4.2 Wykonawca nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W sytuacji wystąpienia powiązania Wykonawca będzie podlegał odrzuceniu z postępowania. Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: spełnia nie spełnia. Wykonawca, który nie spełni któregokolwiek z warunków zostanie odrzucony w postępowaniu. 5. Dokumenty wymagane w celu potwierdzenia spełniania warunków Zamawiający w celu potwierdzenia warunków określonych w punkcie 2 wymaga wypełnienia załącznika nr 2 oraz dodatkowo może dołączyć opis obiektu wskazujący jego/ich położenie, otoczenie, menu. Zamawiający zastrzega możliwość sprawdzenia powyższych informacji. 6. Waluta, w jakiej będą prowadzone rozliczenia związane z realizacją niniejszego zapytania ofertowego Cena oferty zostanie podana przez Wykonawcę w PLN. 7. Opis sposobu przygotowania oferty 7.1 Wymagania podstawowe 1) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2) Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania powinny zostać wypełnione i podpisane przez Wykonawcę i dołączone do oferty w formie zgodnej z niniejszym zapytaniem. 3) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 7.2 Forma oferty 2

3 1) Ofertę należy złożyć w formie pisemnej lub elektronicznej. 2) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 7.3 Elementy oferty Kompletna oferta powinna zawierać: 1) Wypełnione i podpisane załączniki 1,2,3 8. Kryteria oceny ofert 8.1 Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Kryterium Znaczenie kryterium procentowe Cena brutto * 100% 100 pkt Maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium Cena brutto: maksymalną ilość punktów może otrzymać oferta, która da najniższą cena spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert; 8.2 Ostateczna ocena punktowa oferty Wykonawca maksymalnie może zdobyć 100 pkt Ocena punktowa oferty "i" będzie zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, nie podlegająca odrzuceniu, która otrzyma największą liczbę punktów. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niższą. Jeżeli dalej nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taką samą najniższą cenę. Zamawiający zaprasza tych Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych w zakresie ceny. Nowe oferty cenowe nie mogą być wyższe niż pierwotnie zaproponowane ceny. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta tego Wykonawcy, którego cena (z uwzglednieniem ofert dodatkowych) będzie najniższa. 8. Kryteria oceny ofert: Znaczenie procentowe Maksymalna liczba punktów, jakie może Kryterium kryterium otrzymać oferta za dane kryterium Cena brutto (C) * 100% 100 pkt *Cena brutto: maksymalną ilość punktów może otrzymać oferta, która da najniższą cena spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert; Zasady oceny kryterium "Cena" (C). W przypadku kryterium "Cena" oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania: gdzie: Pi(C) Cmin Ci Max (C) Pi (C) = C min Max (C) Ci ilość punktów jakie otrzyma oferta "i" za kryterium "Cena"; najniższa cena spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert; cena oferty "i"; maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za kryterium "Cena". 3

4 9. Tryb oceny ofert i ogłoszenia wyników 9.1 Wyjaśnienia treści ofert i poprawianie oczywistych omyłek. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców uzupełnień (jeżeli nie naruszy to konkurencyjności) wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 9.2 Sprawdzanie wiarygodności ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny oferty wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, oświadczeń, wykazów, danych i informacji. 9.3 Ogłoszenie wyników postępowania. Wykonawcy, którzy złożą ważne oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postepowania w formie elektronicznej na adres wskaazny w ofercie, nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia upływu terminu składania ofert. 10. Odrzucenie wykonawcy Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania: 1) w przypadku niespełniania warunków udziału w postępowaniu; 2) w przypadku niezgodności oferty z niniejszym zapytaniem; 3) w przypadku przedstawienie przez Wykonawcę informacji nieprawdziwych. 4) W przypadku rażącej różnicy kosztów oferowanych a średnią rynkową. 11. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub poprzez Unieważnienie postępowania Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. 13. Pozostałe informacje 13.1 Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego, przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści Zapytania Ofertowego zostanie przekazana Wykonawcom niezwłocznie w formie pisemnej ( , fax), jak również zostanie opublikowana na stronie Zamawiającego: Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą oraz który spełni wymogi określone w Zapytaniu Ofertowym. O terminie zawarcia umowy Zamawiający powiadomi Wykonawcę drogą ową wraz z informacją o wynikach postępowania. 14. Osoby uprawnione do porozumiewania się w z Wykonawcami Osobami upoważnionymi przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami są: Joanna Sarnowska- kierownik projektu, tel , fax , joannas@boris.org.pl 15. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty 4

5 Ofertę należy złożyć w formie dokumentu Pdf drogą elektroniczną, osobiście, bądź pocztą tradycyjną na adres: ul. Warecka 4/6, Warszawa ; tel , joannas@boris.org.pl w nieprzekraczalnym terminie: do dn do godz. 9:30 z dopiskiem Zapytanie ofertowe nr 138/7.2.2 OWIES Decyduje data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. 16. Finansowanie Zamówienie jest finansowane ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu OWIES czyli Ośrodek Wsparcia Inicjatyw Ekonomii Społecznej na Mazowszu realizowanego w ramach działania POKL 17. Wykaz załączników Załącznikiem do niniejszego Zapytania ofertowego jest: l.p. Oznaczenie Załącznika Nazwa Załącznika 1) Załącznik nr 1 Wzór Formularza Oferty 2) Załącznik nr 2 Potwierdzenie wymagań określonych w punkcie 2 3) Załącznik nr 3 Oświadczenie o braku powiązań 3) Załącznik nr 4 Wzór Umowy 5