Andrzej Marjański 1 GOSPODAROWANIE ZASOBAMI LUDZKIMI PLANOWANIE ZASOBÓW LUDZKICH W ORGANIZACJI Andrzej Marjański Andrzej Marjański 2 R e f l e k s y j n i e "Jest tylko jeden szef. Klient. On może zwolnić każdego w firmie, od prezesa w dół - po prostu wydając swoje pieniądze gdzie indziej." Sam Walton 1
Andrzej Marjański 3 Dlaczego ludzie są najważniejsi? Skuteczny menedżer dobywa produktywność z sił ludzkich. Wie, że nie można budować na słabościach. Żeby coś osiągnąć trzeba spożytkować cały dostępny zasób sił kolegów, przełożonych i swoich własnych.te siły są prawdziwą szansą. Nadanie im produktywności jest jedynym w swoim rodzaju celem organizacji. Nie można tym sposobem, rzecz jasna, przezwyciężyć słabości, którymi każdy z nas obdarzony został w nadmiarze. Ale można odebrać im znaczenie. Chodzi bowiem o wykorzystanie sił każdego człowieka jako budulca dla wspólnych osiągnięć. (Peter F. Drucker, Menedżer skuteczny,1994) Andrzej Marjański 4 Po co planować zasoby ludzkie? Sukces każdej organizacji w dużej części zależy od zapewnienia i utrzymania odpowiednie liczby kompetentnych i umotywowanych pracowników oraz kierowników Optymalny stan i struktura zatrudnienia zależy od właściwych decyzji i działań czyli planowania zasobów ludzkich Jest to pierwszy krok w całym procesie zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji * 2
Andrzej Marjański 5 Pojęcie planowania zasobów ludzkich Planowanie personalne jest procesem ciągłej analizy potrzeb personalnych w zmieniających się warunkach i w sytuacji rozwoju strategii i polityki zarządzania zasobami ludzkimi, w powiązaniu z długookresowym dążeniem do wzrostu efektywności organizacji. Planowanie personalne stanowi integralną cześć strategii personalnej, planowania strategicznego i strategii biznesu. (Michael Armstrong, 1996, s.405) Andrzej Marjański 6 Cel planowania zasobów ludzkich Celem planowania zasobów ludzkich jest zapewnienie organizacji odpowiedniej liczby pracowników o odpowiednim poziomie kompetencji zawodowych dla realizacji strategii. Planowanie zasobów ludzkich polega na określeniu przyszłych potrzeb kadrowych organizacji. Planowanie ZL powinno uwzględniać cztery aspekty przyszłych potrzeb kadrowych: - ilościowy - jakościowy - czasowy - przestrzenny (A. Pocztowski, 1988) 3
Andrzej Marjański 7 Cel planowania zasobów ludzkich Wynikiem procesu planowania jest dokument o nazwie plan zasobów ludzkich który, precyzuje co jest potrzebne organizacji: ilu ludzi jakich ludzi na jaki czas w jakim miejscu Andrzej Marjański 8 Cel planowania Celem planowania zasobów ludzkich jest: Celem planowania zasobów ludzkich jest: optymalizacja przyszłego zatrudnienia tj. dostosowanie jego stanu do potrzeb wprowadzenie porządku w działaniach kadrowych ukierunkowanie przyszłych poczynań w tej dziedzinie przygotowanie do przyszłych decyzji personalnych ograniczenie niepewności i ryzyka, a tym samym nadmiernych kosztów, strat i marnotrawstwa w obszarze zasobów ludzkich. przygotowanie się z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym na wypadek występowania ubytków, braków czy nadmiaru zasobów ludzkich. (Pawlak, s.121) 4
Andrzej Marjański 9 Budowa planu ZL Etapy budowy planu zasobów ludzkich: diagnoza istniejącego stanu rzeczy określenie celu pożądanego ( tego który chcemy osiągnąć) ustalenie rozmiarów odchylenia pomiędzy stanem istniejącym a pożądanym. zbadanie i ocena wewnętrznych i zewnętrznych możliwości realizacji założonych celów. zbudowanie planu działania i rozwoju Andrzej Marjański 10 Szerokie ujęcie planowania personalnego Stanowi przełożenie strategii na wszystkie możliwe działania dotyczące funkcji personalnej i obejmuje: planowanie potrzeb personalnych zmian w obrębie projektu organizacji i procesu pracy naboru i przesunięć pracowników rozwoju i szkolenia motywowania i wynagradzania analizę kosztów pracy 5
Andrzej Marjański 11 Szerokie ujęcie planowania personalnego W procesie planowania mieści się: planowanie rekrutacji, derekrutacji i przesunięć planowanie kształcenia i szkoleń planowanie wdrożenia metod i procesu pracy planowanie zmian w obrębie systemów wynagradzania planowanie zmian w obrębie systemów gromadzenia i przetwarzania informacji w przedsiębiorstwie Andrzej Marjański 12 Wąskie ujęcie planowania personalnego Planowanie personalne w ujęciu wąskim obejmuje ilościowe i jakościowe planowanie potrzeb personalnych, czyli odnosi się do : naboru przesunięć derektrutacji 6
Andrzej Marjański 13 Planowanie potrzeb w aspekcie ilościowym Aspekt ilościowy obejmuje analizę liczby pracowników, których organizacja powinna : pozyskać, utrzymać przesunąć w celu realizacji jej zadań. Andrzej Marjański 14 Planowanie potrzeb w aspekcie jakościowym Aspekt jakościowy wiąże się z koniecznością uwzględniania kompetencji zawodowych zatrudnianych lub przesuwanych pracowników. 7
Andrzej Marjański 15 Klasyfikacja planu ZL wg różnych kryteriów podmiot planowania - plan ZL dla całej firmy - plan ZL dla poszczególnych jednostek organizacyjnych horyzontu czasowego - długoterminowe (strategiczne) powyżej 5 lat. - średnioterminowe (taktyczne) od roku do 5 lat - krótkoterminowe (operacyjne) do 1 roku. Andrzej Marjański 16 Klasyfikacja planu ZL wg różnych kryteriów obligatoryjność - obowiązkowe ( np. budżet zatrudnienia lub płac) - nie obowiązkowe wariantowości - jeden wariant - kilka wariantów (scenariuszowe planowanie ZL) 8
Andrzej Marjański 17 Planowanie a strategia Planowanie personalne musi być realizowane w powiązaniu ze strategią personalną i z reguły przebiega wg następujących etapów: - analiza potrzeb personalnych organizacji - badanie wewnętrznego rynku pracy - badanie zewnętrznego rynku pracy - ocena potencjału i możliwości rozwoju zasobów ludzkich - tworzenie planów zaspokajania potrzeb personalnych - tworzenie planów oceny i rozwoju personelu - przełożenie planów na harmonogramy i programy personalne - wdrażanie planów personalnych - monitorowanie i controling realizacji planów personalnych Andrzej Marjański 18 Proces planowania zasobów ludzkich w przedsiębiorstwie Plan przedsiębiorstwa Zapotrzebowanie na ZL (popyt) Porównanie Posiadane ZL (podaż) PLAN ZASOBÓW LUDZKICH popyt = podaż popyt < podaż popyt > podaż brak działania nadmiar ludzi niedobór ludzi Źródło: Pawlak, str. 124 alternatywy wobec zwolnień alternatywy wobec doboru zwolnienia dobór 9
Andrzej Marjański 19 Zadanie menedżerskie Zastanów się i podaj propozycje jak widzisz możliwości zastosowania działań korekcyjnych zmierzających do rozwiązania problemów w przypadku wystąpienia w przedsiębiorstwie : nadmiaru ludzi niedoboru ludzi Andrzej Marjański 20 Metody planowania zasobów ludzkich Etapy ogólnego planu zatrudnienia: 1. Sporządzenie analizy zatrudnienia za ostatni rok sprawozdawczy 2. Opracowanie planu zapotrzebowania kadrowego na następny rok 3. Opracowanie planu posiadanych zasobów ludzkich na kolejny rok 4. Zbilansowanie zapotrzebowania kadrowego na dany rok planu z planowana wielkością zasobów ludzkich. 10
Andrzej Marjański 21 Metody planowania popytu na ZL Metody analizy ilościowej badanie popytu na pracę metoda porównań (bechmarking zatrudnienia) na podstawie porównań z innymi firmami. metoda delficka na podstawie opinii pracowników ekspertów metoda współczynnikowa na podstawie wskaźników założonych z góry metoda planowania wg norm pracy metoda planowania na podstawie schematu organizacyjnego i planu przestrzennego Andrzej Marjański 22 Metody planowania popytu na ZL Metody analizy jakościowej Metody analizy jakościowej badanie popytu na pracę badanie popytu na pracę Analiza kompetencji zawodowych Analiza przesunięć personelu Prognozowanie na bazie zerowej 11
Andrzej Marjański 23 Metody planowania popytu na ZL Metody planowania podaży Zasobów Ludzkich Podaż Zasobów Ludzkich stanowią ludzie już zatrudnieni w przedsiębiorstwie. Główne metody planowania podaży Zasobów Ludzkich to: metoda analizy danych osobowych (teczki personalne) metoda sondaży metoda analizy trendów historycznych Andrzej Marjański 24 Metody planowania popytu na ZL Metody planowania podaży Zasobów Ludzkich ocena podaży na zewnętrznym rynku pracy Identyfikacja segmentów stanowiących potencjalne źródło pracowników Za pomocą gromadzenia i analizy danych demograficznych segmentów lub całego lokalnego rynku pracy Badania własne lub zlecone Jest procedurą kosztowną i bardziej pracochłonną Możliwe jest konfrontowanie dostępnych i potrzebnych zasobów ludzkich, planowanie rekrutacji, awansów, przesunięć, zwolnień i rozwoju pracowników 12
Andrzej Marjański 25 Metody planowania popytu na ZL Metody bilansowania popytu i podaży ZL metoda odgórna metoda oddolna metoda iteracyjna metoda wielopoziomowa Andrzej Marjański 26 System informacji kadrowej Zintegrowany program do przetwarzania i gromadzenia danych na temat zasobów ludzkich w przedsiębiorstwie Pełni kluczową rolę przy tworzeniu i kontroli wdrażania planów personalnych. Obejmuje zestawienie następujących informacji: Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa, lista stanowisk i etatyzacja Lista wynagrodzeń i płac Spis pracowników i danych personalnych Dane na temat procesu pracy (czas, rozkład) Dane na temat kosztów pracy, Listy i spisy wyników ocen pracowniczych Dokumentacja kadrowa Opisy stanowisk pracy Profile kwalifikacyjne na stanowiska pracy 13
Andrzej Marjański 27 System informacji kadrowej System Informacji Kadrowej umożliwia szybkie zbieranie i przetwarzanie danych personalnych, co pozwala na uzyskiwanie różnorodnych danych i zestawień: Struktura zatrudnienia wg wieku, płci, wykształcenia, stażu pracy, miejsca zamieszkania Struktura wynagrodzeń Zmiany trendów dotyczących zatrudnienia i wynagrodzeń w czasie (Ł. Sułkowski, s.35-36) Andrzej Marjański 28 Literatura do wykładu Z. Pawlak: Personalna Funkcja Firmy, R. 6 Ł. Sułkowski: Zarządzanie zasobami ludzkimi, R.2 M. Kostera; Zarządzanie personelem, R. 3 14
Andrzej Marjański 29 Pytania? Nie tylko zło jest realne, nie tylko intrygi i konflikty skłóconych rodaków, także harmonia, sens, piękno. Jan Paweł II, z listu do artystów. 15