Jego rezultatem są wybory strategiczne i programy działań zmierzających do zapewnienia realizacji tych wyborów.

Transkrypt

1 Planowanie działalności - istota Planowanie działalności stowarzyszenia jest sformalizowanym procesem podejmowania decyzji, w którym wypracowuje się pożądany obraz przyszłego stanu organizacji i określa sposoby jego osiągnięcia. Proces ten jest postępowaniem świadomym i opartym na złożonej metodzie oraz przebiega w określonym czasie i miejscu według wcześniej ustalonego programu. Jego rezultatem są wybory strategiczne i programy działań zmierzających do zapewnienia realizacji tych wyborów. Planowanie ma sens tylko wówczas, gdy obejmuje się w nim odpowiednio duży kompleks silnie współzależnych zagadnień. 1

2 Planowanie jest wszechstronnym procesem, w którym formułuje się określone cele organizacji i sporządza się plany ich osiągnięcia. Planowanie jest procesem angażowania się w przyszłość; wymaga przewidywania, woli działania i dążenia do założonych celów. Planując działania, musimy z góry ocenić zbiór problemów i poczynań, które dają szansę dojścia, w sposób najbardziej efektywny i pewny, do pożądanych wyników. Planowanie jest jasnym określeniem pożądanego stanu przyszłego i terminu jego osiągnięcia oraz ustaleniem działań niezbędnych do osiągnięcia tego stanu, który nie mógłby się pojawić naturalną koleją rzeczy. Planowanie jest procesem, który nie kończy się z chwila uzgodnienia planu; musi być on urzeczywistniony. Przez cały okres realizacji i kontroli planu może być potrzebna jego modyfikacja, aby nie stał się nieprzydatny. 2

3 Podstawowym zadaniem planów jest minimalizacja niepewności i jej skutków. Ryzyko oznacza rezultaty zjawisk, których prawdopodobieństwo wystąpienia jest znane, podczas gdy niepewność odnosi się do zdarzeń, których prawdopodobieństwo zajścia jest nieznane. Zdarzenia gospodarcze są zazwyczaj niepewne niż ryzykowne. Proces planowania składa się z pięciu podstawowych etapów: 1. Określenie celów; 2. Dokonanie analizy sytuacji, co sprzyja, a co przeszkadza w osiągnięciu celu; 3. Opracowanie działań zmierzających do realizacji celu 4. Opracowanie harmonogramu realizacji; 5. Ocena i decyzja o realizacji. Wykonalność planu powinna być realistycznie sprawdzona z punktu widzenia rzeczywistych możliwości organizacji. 3

4 Celowość: cała działalność planistyczna podporządkowana jest obowiązującej w danym czasie hierarchii celów; Kształtujący charakter: chodzi o racjonalny sposób postępowania, tzn. o rzeczowe, logiczne i czasowe następstwo wykonania zadań planowanych; Nastawienie na przyszłość: oznacza to rozpoznawanie i podejmowanie działań koniecznych dla wykorzystania przyszłych szans lub uniknięcia potencjalnych niebezpieczeństw. Orientacja na proces: ta cecha odwołuje się do zmiennej współzależności planów cząstkowych. W organizacji wyróżnia się dwa zasadniczo odmienne horyzonty planowania. Planowanie krótkookresowe nazywane operacyjnym oraz planowanie długookresowe nazywane strategicznym. Plany operacyjne są bardziej szczegółowe i nie mają charakteru jakościowych ustaleń, lecz postać decyzji określających konkretne wartości. Plany te można podzielić na: Rzeczowe które opisują przyszłe działania w obszarze realnych procesów Finansowe które odzwierciedlają konsekwencje wynikające z realizacji planowanych procesów płynność finansowa Preliminarze finansowe budżety które powstają w wyniku przetworzenia planów na konkretne zadania dla określonych pionów i komórek organizacyjnych. Zadania te wiążą się z kształtowaniem kosztów, wydatków, przychodów 4

5 Jako metoda zarządzania Budżetowanie obejmuje wszystkie zadania dotyczące sporządzania, zatwierdzania i kontroli budżetów. Wynikiem budżetowania jest wartościowe zestawienie planowanego rozwoju organizacji w przyszłym okresie. Budżetowanie jest metoda zarządzania obejmującą: tworzenie finansowokosztowych planów dla ośrodków odpowiedzialności, ich wzajemną koordynację i integrację oraz kontrolę realizacji. 5

6 Jego realizacja polega na zbudowaniu systemu budżetowania, do którego zasadniczych elementów należą: Centra odpowiedzialności i ich kierownicy; Budżety i raporty z ich wykonania; Źródła danych planistycznych oraz rzeczywistych; Procedury tworzenia, uzgadniania i zatwierdzania budżetu; Instrukcje określające zasady działania systemu. Plany zadań cząstkowych łączone są w plany zbiorcze. Przygotowanie budżetów hufców do konsultacje. Analiza budżetów do ewentualne poprawki. Sporządzenie budżetu ZHP Chorągwi Krakowskiej do scalenie budżetów, przyjęcie na posiedzeniu Komendy Chorągwi i przekazanie do zatwierdzenia przez Radę Chorągwi. 6