1. Konfigurator samochodów.

1. Konfigurator samochodów...1 1.1. Filtr Konfiguratora....2 1.2. Okno główne modułu konfiguratora....3 1.3. Okno dodawania konfiguracji...5 2. Zamówienia na samochody nowe....8 2.1. Filtr moduły zamówień na samochody nowe....9 1.2. Okno główne modułu zamówień....11 1.3. Okno dodawania/modyfikacji zamówienia na samochód nowy...13 3. Umowy na samochody nowe...24 4. Magazyn samochodów przyjęcia...27 4.1. Okno filtra modułu magazyn samochodów przyjęcia....28 4.2. Okno obsługi modułu Magazyn samochodów przyjęcia....30 4.3. Zmiana wartości samochodu...31 4.4. Przekazanie samochodu nowego na serwis....35 4.5. Dodawanie nowego dokumentu PZ....37 5. Magazyn samochodów wydania...37 5.1. Okno filtra modułu magazyn samochodów przyjęcia....38 5.2. Okno obsługi modułu Magazyn samochodów wydania....39 5.3. Dodawanie nowego dokumentu wydania....41 6. Dokumenty sprzedaży na samochód nowy...43 6.1. Filtr modułu dokumenty sprzedaży...44 6.2. Okno obsługi modułu dokumentów sprzedaży...46 6.3. Okno dodawania nowego dokumentu sprzedaży...47 7. Umowy zakupowe na samochody używane/komisowe....49 7.1. Filtr modułu umowy zakupowe samochodów używanych i komisowych....49 7.2. Okno obsługi modułu umów zakupowych na samochodu używane i komisowe...51 7.3. Okno dodawania nowego dokumentu Umowy zakupowej...52 Stosowane skróty i nazwy: Administrator aplikacji osoba odpowiedzialna za funkcjonowanie systemu ToyDMS w Państwa ASD. System system ToyDMS, Dealer Management System. Menu kontekstowe menu rozwinięte po wciśnięciu prawego klawisza myszy. Menu główne menu zawierające opcje plik, Moduły, Nowe dokumenty itd. dostępne z okna głównego Systemu. Okno modułu okno główne każdego z modułów Systemu, pojawia się po wybraniu opcji z menu głównego Moduły. Okno przeglądowe część okna obsługi modułu zawierająca dane w formie tabeli. 1. Konfigurator samochodów. Moduł Konfigurator samochodów uruchamiany jest poprzez menu Moduły pozycję Salon samochodów lub poprzez przycisk z paska szybkiego dostępu. 1

Ekran 1 Okno główne ToyDMS. 1.1. Filtr Konfiguratora. Pierwszym oknem jakie pojawia się po uruchomieniu modułu Konfiguratora jest oczywiście filtr. Ekran 2 Filtr modułu Konfigurator Powyższy filtr pozwala na wyszukiwanie wg następujących opcji: Data dokumentu pozwala odszukiwać konfiguracje utworzone w zadanym okresie Nazwa klienta wyszukuje konfiguracje utworzone dla podanego klienta 2

Sprzedawca pozwala na wyświetlenie konfiguracji utworzonych przez podanego pracownika Marka i model zawęża wyświetloną listę do konfiguracji utworzonych dla podanej marki i modelu Nr transakcji wyświetla konfigurację utworzoną do zamówienia o podanym numerze transakcji Zakres dat wystawienia numeru transakcji wyświetla konfiguracje dla których zamówienia otrzymały numery transakcji w podanym okresie czasu Powiązanie z zamówieniem wyświetla konfiguracje które posiadają powiązanie z zamówieniem na samochód Tradycyjnie poniżej znajduje się znacznik Nie pokazuj filtra przy uruchamianiu który służy do wyłączenia automatycznego pokazywania się okna filtra podczas wejścia do modułu. 1.2. Okno główne modułu konfiguratora. Kolejnym oknem jakie ukazuje się po wybraniu przycisku Wyświetl na filtrze jest okno obsługi modułu Konfiguratora. Ekran 3 Okno obsługi modułu Konfiguratora samochodów. Okno składa się ze standardowych elementów takich jak lista pozycji, menu plik, widok i funkcje oraz pasek przycisków funkcyjnych. Wszystkie te elementy zostały opisane w części ogólnej instrukcji. Dodatkowymi opcjami które różnią to okno są przyciski: Kopiuj konf. przycisk umożliwiający skopiowanie dowolnej konfiguracji Wydruk przycisk pozwalający na wydrukowanie zaznaczonej konfiguracji z listy 3

Dodatkowo warto jeszcze zwrócić uwagę na menu Funkcje zawierające 2 dodatkowe opcje: Listy dostępności wyświetla okno zawierające pełne listy dostępności Transmisja: słowniki pozwala na transmisję słowników odpowiedzialnych za dane znajdujące się w konfiguratorze Ekran 4 fragment okna konfiguratora wraz z menu Funkcje. Poniższy ekran przedstawia okno przeglądania list dostępności dostępnego z menu Funkcje. Ekran 5 Okno przeglądania list dostępności. Okno powyższe jest oknem przeglądania i nie posiada przycisków funkcyjnych. 4

1.3. Okno dodawania konfiguracji. Po wybraniu przycisku Dodaj otwiera się okno dodawania nowej konfiguracji. Ekran 6 Okno dodawania nowej konfiguracji. Okno dodawania nowej konfiguracji składa się z 3 zakładek. Zakładka pierwsza to Ogólne. Zawiera ona ogólne informacje dotyczące Sprzedawcy (pracownika tworzącego konfigurację), Zamawiającego (klienta) dla którego można określić informacje wynikające z uczestnictwa w programie MORE. Dodatkowo już w tym miejscu widoczne są ramki dotyczące Konfiguracji oraz List dostępności. Konfiguracja to pole w którym uzupełnia się tworzona krok po kroku konfiguracja samochodu. Pole Listy dostępności to miejsce w którym wyświetla się lista dostępności odpowiadająca danym zawartym w utworzonej konfiguracji. Zakładka druga to Konfiguracja. W tym miejscu buduje się cały samochód poprzez wybór kolejnych parametrów. W pierwszej kolejności należy wybrać markę oraz model konfigurowanego samochodu. 5

Ekran 7 Zakładka konfiguracja. W prawym dolnym rogu znajdują się przyciski Listy dost oraz Akceptuj. Pozwalają one na: Listy dost. wyświetla wszystkie aktualnie dostępne listy dostępności powiązane z wybranym modelem Akceptuj pozwala na konfigurację modelu krok po kroku 6

Ekran 8 Moduł Konfiguratora - zakładka konfiguracja c.d. Po wybraniu przycisku Akceptuj otwierają się nowe podzakładki w zakładce Konfiguracja. Pozwalają one na wybór kolejnych bardziej szczegółowych - elementów konfiguracji takich jak nadwozie, silnik czy kolory. Ostatnia zakładka zawiera dane klienta wynikające z uczestnictwa w programie MORE. Poniżej list dostępności znajdują się przyciski dodatkowe pozwalające na następujące operacje: Grupuj grupuje wyświetlone listy dostępności nie pokazując kolorów Szczegóły wyświetla listę dostępności wraz z kolorami pozwalając pobrać dane z listy do konfiguracji Wszystko wyświetla wszystkie listy dostępności wraz z kolorami Pobierz konfigurację z listy pobiera dane z zaznaczonej listy dostępności do konfiguracji, aktywne tylko w przypadku gdy zaznaczona lista jest wyświetlona ze szczegółami Podzakładka Magazyn znajdująca się obok zakładki listy dostępności wyświetla samochody znajdujące się na stanie magazynowym spełniające warunki konfiguracji. Ekran 9 Podzakładka Magazyn. 7

Tak jak wspomniano wcześniej zakładka kolory pozwala na określenie kolorów wewnętrznych i zewnętrznych konfigurowanego pojazdu Ekran 10 Fragment okna konfiguracji z zakładką Kolory. Zakładka MORE jest standardowym elementem systemu ToyDMS informującym o uczestnictwie klienta w programie Toyota More. Ekran 11 Zakładka MORE w module konfiguratora. Kolejne pola informują o numerze karty More uczestnika, jego saldzie punktowym oraz przysługujących mu z tego tytułu rabatach. Poniżej znajdują się zakładki dotyczące historii klienta w programie MORE, akcji specjalnych skierowanych dla klienta oraz ewentualnych informacji dodatkowych przeznaczonych dla niego. 2. Zamówienia na samochody nowe. 8

Moduł zamówień na samochody nowe obsługuje proces zamówień wraz z pełną obsługą transmisji pomiędzy systemem ToyDMS, a systemem centralnym CARS. Uruchamiany jest poprzez menu Moduły, pozycję Salon samochodów, a następnie wybór Zamówień samochodów nowych. Ekran 12 Menu moduły z zaznaczoną pozycją zamówień na samochody nowe. Moduł może być również uruchomiony za pomocą przycisku dostępu. z panelu szybkiego 2.1. Filtr moduły zamówień na samochody nowe. Pierwszym oknem ukazującym się po uruchomieniu modułu zamówień jest standardowo okno filtra. Służy ono do wyszukiwania utworzonych wcześniej zamówień na samochody nowe wg wybranych kryteriów. 9

Ekran 13 Filtr modułu zamówień. Zamówienia można wyszukiwać na podstawie następujących danych: Nr. zamów. pozwala na wyszukanie zamówienia o wpisanym numerze Data zamówienia wyszukiwanie zamówienia utworzonego w określonym czasie Data odbioru zamówienia wyszukiwanie zamówień dla których samochód został wydany w podanym okresie czasu Data transmisji wydania wyszukiwanie zamówień dla których transmisja wydania została wysłana w zadanym okresie Nr transakcji pozwala na wyszukanie zamówienia które posiada podany numer transakcji Data transakcji wyszukiwanie zamówień dla których numer transakcji został nadany w podanym przedziale czasowym VIN pozwala na wyszukanie zamówień utworzonych dla samochodu o podanym numerze VIN Nazwa klienta wyszukiwanie zamówień utworzonych dla wybranego klienta Pracownik wyszukiwanie zamówień utworzonych przez wybranego pracownika Stan zamówienia wyszukuje wszystkie zamówienia posiadające wybrany z listy stan zamówienia Marka i Model wyszukuje zamówienia na określoną markę i model samochodu 10

Samochody w dyspozycji sprzedaży znacznik pozwalający na wyświetlenie wszystkich zamówień dla których nie jest przypisany klient Tak jak we wszystkich filtrach w systemie możliwe jest wyszukiwanie poprzez wpisanie kilku warunków jednocześnie. 1.2. Okno główne modułu zamówień. Okno główne modułu zamówień samochodów nowych jest standardowym oknem obsługi modułu systemu ToyDMS. Ekran 14 Okno główne modułu zamówień samochodów. Zasady działania oraz budowa tego okna są identyczne jak w przypadku pozostałych okien tego typu w systemie. W tym miejscu zostaną omówione różnice oraz elementy dodatkowe ściśle związane z obsługą zamówień samochodów. Pierwszym elementem który może odróżniać to okno to przycisk wydruki znajdujący się w dolnej części ekranu. Posiada on następujące opcje: Rozliczenie samochodu pozwala na wydrukowanie rozliczenia samochodu wydruku na którym znajdują się wszystkie dokumenty zakupu, sprzedaży oraz dokumenty magazynowe powiązane z zaznaczonym zamówieniem Wydruk faktury PRO-FORMA pozwala na wydrukowanie faktury PRO-FORMA dla zaznaczonego zamówienia. Wydruk tworzony jest na podstawie zakładki pozycje zamówienia znajdującej się w samym zamówieniu. Kolejne różnice można znaleźć w menu funkcje z których na wyróżnienie zasługują dwie: Moduły oraz Transmisja CARS. Menu Moduły posiada dwie dodatkowe pozycje: 11

Harmonogram wydań wyświetla harmonogram systemu zadaniowego z załączonym filtrem na wyszukiwanie wydań samochodów nowych, pozwalającego jednocześnie na zaplanowanie kolejnych. Zestaw upustów CARS wyświetla listę zamówień wraz z nadanymi dla nich upustami Transmisja CARS wyświetla okno z którego istnieje możliwość obsługi łączności z systemem centralnym CARS. Ekran 15 Okno obsługi transmisji CARS. Powyższe okno zawiera 3 podstawowe części: Transmisje zawiera listę utworzonych plików transmisji, domyślnie jest tu ostatni utworzony plik Pozycje transmisji okno zawierające pozycje aktualnie zaznaczonej transmisji Przyciski obsługujące transmisję: utwórz i wyślij tworzy i wysyła nowy plik transmisji, odbierz i wczytaj odbiera i wczytuje do systemu ostatnią odpowiedź, Transmisja wykonuje czynności z obu przycisków jednocześnie Dodatkowo dla tego okna specyficzne są również pozycje znajdujące się w menu Plik, oraz funkcje. Menu Plik zawiera następujące pozycje: Parametry pozwala na ustawienie parametrów dotyczących transmisji CARS takich jak adres FTP serwera, nazwa konta, hasło oraz katalogi na serwerze Ustawienia pozwala na określenie ścieżki do zapisu plików wejściowych oraz wyjściowych wynikających z transmisji CARS Menu Funkcje zawiera opcje: Transmisja automatycznie próbuje utworzyć, wysłać, odebrać oraz wczytać plik transmisji Utwórz i wyślij tworzy i wysyła nowy plik transmisji 12

Odbierz i wczytaj odbiera i wczytuje odpowiedź do systemu Utwórz tworzy plik transmisji bez wysyłania go Wyślij wysyła utworzony plik transmisji Wyślij ponownie wysyła powtórnie utworzony i wysyłany wcześniej plik transmisji Obierz odbiera plik transmisji utworzony przez system CARS Wczytaj wczytuje odebrany plik do systemu Plik zapytania opcja pozwalająca na podejrzenie pliku zapytania wysyłanego do systemu CARS Plik odpowiedzi opcja pozwalająca na podejrzenie pliku odpowiedzi otrzymanego z systemu CARS Raport wczytania pozwala na podejrzenie raportu wczytania odpowiedzi z TMPL, raport ten jest również automatycznie pokazywany podczas wczytania odpowiedzi Wszystkie transmisje pozwala na wyświetlenie wszystkich wysłanych dotąd transmisji CARS Edycja dat pozwala na wpisanie lub modyfikację dat utworzenia, wysłania, odebrania oraz wczytania dla zaznaczonego pliku transmisji 1.3. Okno dodawania/modyfikacji zamówienia na samochód nowy. Okno dodawania lub modyfikacji zostaje uruchomione po wybraniu analogicznego przycisku z paska głównego okna obsługi modułu zamówień. Ogólny kształt okna będzie identyczny dla wszystkich zamówień, jednak ilość informacji w nim zawartych może być różna w zależności od aktualnego stanu danego zamówienia. Ekran 16 Okno modyfikacji zamówienia. Okno modyfikacji zamówienia zostało podzielone na zakładki: 13

Ogólne zawiera dane ogólne zamówienia Pozycje zamówienia zawiera dane dotyczące pojazdu którego dotyczy zamówienie Transmisja zawiera dane wysyłane w kolejnych transmisjach MORE zawiera informacje o uczestnictwie zamawiającego w programie MORE Na powyższym ekranie wyświetlona została zakładka ogólne. W górnej części okna zostały wyświetlone dane podstawowe zamówienia. Ekran 17 Dane podstawowe zamówienia. Zawierają one numer konfiguracji na podstawie której zostało ono utworzone, numer samego zamówienia (nr dokumentu) wraz z datą, aktualny stan zamówienia oraz osobę odpowiedzialną za zamówienie (sprzedawcę). Poniżej znajdują się dane osoby zamawiającej. Ekran 18 Ramka dotycząca zamawiającego. W tym miejscu pracownik może określić do czterech zamawiających dany pojazd. Ich dane zostaną domyślnie przeniesione na fakturę podczas jej tworzenia. Istnieje również możliwość określenia danych Właściciela czyli osoby która będzie faktycznym użytkownikiem samochodu (np. w przypadku gdy samochód kupowany jest na firmę leasingową). Jeśli pracownik nie zadecyduje inaczej domyślnie w dane właściciela wpisywany będzie klient znajdujący się w podzakładce Zamawiający 1. Po prawej stronie znajdują się pola dotyczące programu MORE. Pozwalają one na wybranie do dokumentu uczestnika programu na podstawie jego numeru karty lub sprawdzenie jego salda punktowego. W dolnej części ramki znajduje się pole, które pozwala na określenie osoby która reprezentuje zamawiającego. Poniżej danych klienta znajdują się dane dotyczące transmisji. 14

Ekran 19 Dane ogólne dotyczące transmisji. Znajdujemy tutaj nr transakcji nadany przez TMPL podczas pierwszej transmisji, datę dotyczącą tego zdarzenia oraz rok produkcji zamawianego samochodu. Przycisk Zmień w tym miejscu pozwala osobie o odpowiednich uprawnieniach zmienić wpisany numer transakcji na inny. Po prawej stronie znajdują się kolejne dane dotyczące zamówienia. Ekran 20 Dane dotyczące dat oraz wskaźników sprzedaży zamówienia. Kolejne pola określają: Plan data odb. sam. planowana data odbioru samochodu, data informacyjna określająca planowany dzień odbioru samochodu przez klienta. Ukazuje się ona na pre-umowie na samochód nowy Plan okres odb. sam. planowany okres odbioru samochodu stosowany w przypadku gdy pracownik nie jest w stanie dokładnie określić dnia odbioru samochodu. Również ukazuje się na pre-umowie na samochód nowy Rzecz. Data odb. sam. rzeczywista data odbioru samochodu identycznie jak w przypadku daty planowanej z tym że ukazuje się ona podczas podpisywania umowy na samochód nowy. Rzecz. okres odb. sam. rzeczywisty okres odbioru samochodu okres odbioru samochodu ukazujący się na umowie na samochód nowy 15

Wartość(brutto) wartość pobrana z zakładki pozycje zamówienia, ukaże się na wydruku pre-umowy oraz umowy Uwagi pole pozwalające na wpisanie ewentualnych uwag dotyczących zamwóenia Wskaźnik sprzedaży ogólny wskaźnik określający sprzedaż danego samochodu. Standardowo wybierany tutaj jest Dealer, ewentualnie inny dealer w przypadku zakupu samochodu od innego dealera. Pozostałe wskaźniki już nie stosowane. Wyróżnik sprzedaży określenie czy samochód jest dla klienta indywidualnego, flotowego lub czy jest to samochód dealerski Rodzaj zamówienia określenie przeznaczenia samochodu najczęściej potrzebne przy zamawianiu samochodów dealerskich. W dolnej części okna oprócz standardowych przycisków Zapisz, Zapisz i zamknij oraz Zamknij znajdują się dwa kolejne: Umowy pozwala na obsługę umów, pre-umów oraz faktur zaliczkowych Serwis pozwala na przekazanie do działu serwisowego informacji na temat doposażenia samochodu dla samochodów nie będących na stanie magazynowym dealera Po wybraniu przycisku Umowy otwiera się okno dotyczące dodawania i ewentualnej modyfikacji umów na samochody nowe. Ekran 21 Okno obsługi umów na samochody nowe. Okno to składa się z dwóch list pozycji. Pierwsza z nich zawiera umowy oraz pre-umowy dotyczące zamówienia, druga zawiera zaliczki utworzone do zaznaczonej umowy. Dwa rzędy przycisków Dodaj, Modyfikuj/Pokaż, Usuń służą do obsługi umów oraz zaliczek. Przycisk Drukuj pozwala na wydrukowanie oryginału, kopi oraz załączników do wybranej umowy. Dane w umowie po jej zatwierdzeniu nie mogą już ulec zmianie. Możliwe jest jedynie rozwiązanie umowy. 16

Po wybraniu przycisku przekazanie na serwis w przypadku gdy samochód nie znajduje się jeszcze na stanie magazynowym dealera ukaże się okno pozwalające na wybranie doposażeń do wybranego pojazdu w zamówieniu. Ekran 22 Okno obsługi doposażeń serwisowych. Okno również składa się z dwóch list wyboru: pierwsza z nich dotyczy interwencji zleconych przez pracownika salonu, druga to interwencje zlecone przez salon wykonane już przez serwis. Po wybraniu przycisku Dodaj otwiera się okno dodawania nowych elementów doposażeń samochodu. Ekran 23 Okno dodawania nowych elementów doposażenia. 17

W powyższym oknie można wyznaczyć termin realizacji oraz dopisać własne uwagi. Domyślnie dopisany zostaje przegląd przedsprzedażny samochodu. Pracownik salonu może dodać własne interwencje serwisowe poprzez przycisk Dodaj. Ekran 24 Dodawanie nowej interwencji. Okno dodawania pozwala określić kanał wydatków, ewentualny kod interwencji (z listy ograniczonej na interwencje dotyczące doposażenia), indeks części z kartoteki asortymentowej oraz opis interwencji serwisowej. Znacznik w cenie pozwala na określenie czy doposażenie będzie robione dla klienta w cenie samochodu. W przypadku gdy wybierzemy przycisk Serwis dla samochodu znajdującego się na magazynie ukaże się komunikat: Ekran 25 Komunikat dla samochodu przyjętego na magazyn. Kolejna zakładka Pozycje zamówienia zawiera pozycje jakie maja wpływ na wycenę zamówienia oraz podpowiedzą się przy wycenie samochodu podczas tworzenia dokumentu WZ. 18

Ekran 26 Zakładka pozycje zamówienia. Domyślnie znajduje się tutaj pozycja Cena za samochód. W przypadku gdy jest w siatkach aut dopłata do lakieru metalizowanego, odpowiednia pozycja zostanie również dopisana przez system. Po zaznaczeniu danej pozycji i wybraniu przycisku Modyfikuj istnieje możliwość zmiany ceny. Przycisk Konfiguracja pozwala na przejście do modułu Konfiguratora, bezpośrednio do modyfikacji konfiguracji, na podstawie której zostało utworzone zamówienie. Przycisk Cena z list dost. zmienia ceny w zamówieniu na ceny znajdujące się na listach dostępności. Kolejną zakładką w zamówieniu jest zakładka Transmisja. Informacje w niej zawarte zostały podzielone na podzakładki których ilość jest zależna od tego w jakim stanie zaawansowanie znajduje się aktualne zamówienie. 19

Ekran 27 Zakładka transmisja z podzakładką Żądanie rezerwacji. Na powyższym oknie zostały zaznaczone dwa istotne elementy podzakładki żądanie rezerwacji. Pierwszy z nich to ramka Dane rezerwacyjne. Zawiera ona dane dotyczące rezerwowanego samochodu. Są to informacje z list dostępności i od nich zależy jaki samochód zostanie docelowo zarezerwowany po stronie TMPL. Poniższe przyciski Odśwież listy dost. oraz Pobierz dane z listy są używane podczas rezerwacji do pobrania danych z list dostępności do ramki dane rezerwacyjne. Druga ramka Dane pojazdu zawiera informacje o samochodzie w przypadku gdy informacje o nim zostały już dodane do kartoteki pojazdów. Poniżej znajdują się przyciski służące do obsługi ramki Dane pojazdu: Edytuj pojazd pozwala na przejście do kartoteki pojazdów bezpośrednio do wybranego samochodu, w przypadku gdy nie jest wybrany żaden pojazd system otworzy okno dodawania nowego pojazdu do kartoteki Wybierz pojazd pozwala na wybranie do zamówienia pojazdu z kartoteki Odłącz pojazd odłącza pojazd od zamówienia Poniżej ramki Dane rezerwacyjne znajduje się znacznik Gotowość do transmisji. Zaznaczany jest on po przygotowaniu wszystkich danych w danej zakładce przed samym wysłaniem transmisji. W przypadku gdy jest on nieaktywny oznacza to że transmisja została już zaakceptowana przez TMPL. 20

Ekran 28 Podzakładka Żądanie fakt. zak. Dane samochodu pobierane są bezpośrednio z kartoteki pojazdów. Po prawej stronie znajduje się pole Podstawa VAT w którym przed wysłaniem transmisji należy wpisać cenę netto zakupu samochodu. Wartość VAT zostanie obliczona na tej podstawie automatycznie. Poniżej należy uzupełnic procent akcyzy oraz ewentualne upusty dla klienta oraz refundowane. Dane do zakładki zapytanie o dokument sprzedaży zostają przepisane automatycznie. 21

Ekran 29 Podzakładka zapytanie o dok sprzedaży. Zakładka ta różni się od poprzednich ilością znaczników dotyczących gotowości do transmisji, jednakże nie są one zaznaczane z tej zakładki, a bezpośrednio z dokumentów sprzedaży (lub korekt) podczas ich tworzenia. Ostatnia zakładka to info o wyd sam. zawierająca informacje o wydanym samochodzie. Dane które tutaj się znajdują są wysyłane podczas ostatniej transmisji a dotyczą ogólnych informacji o kliencie, sprzedawcy oraz samochodzie którego zamówienie dotyczyło. 22

Ekran 30 Zakładka info o wyd sam. Kolejne pola oznaczają: Nr nadwozia nr nadwozia samochodu którego zamówienie dotyczy. Pole pobierane jest bezpośrednio z kartoteki pojazdów Model Toyota kod modelu pojazdu którego dotyczy zamówienie. Pole pobierane jest z kartoteki pojazdów. Nr rejestracyjny pole uzupełniane poprzez przycisk Dowód rejestracyjny który jest bezpośrednim odnośnikiem do odpowiedniej zakładki w kartotece pojazdów Stan licznika pole uzupełniane poprzez przycisk Książeczka gwarancyjna Początek VIN pole pobierane bezpośrednio z kartoteki pojazdów Nazwa do EuroCare nazwa pierwszego zamawiającego rejestrowana dla potrzeb EuroCare. Możliwa jest zmiana nazwy przez pracownika przed transmisją wydania Data wydania data wysłania transmisji informacji o wydaniu samochodu Dok sprzed (prefix, numer, rozsz.) pola zawierające odpowiednie części dokumentu zakupowego samochodu NIP sprzedawcy pole zawierające NIP pracownika obsługującego zamówienie pobierany bezpośrednio ze słownika pracowników Data urodzenia pole informacyjne dotyczące klienta pobierane z zakładki dane marketingowe z kartoteki klientów. Osoba fizyczna/firma znacznik identyfikacji rodzaju klienta pobierany z kartoteki Zgoda na przetwarzanie danych znacznik dotyczący zgody na przetwarzanie danych osobowych pobierany z kartoteki klientów z zakładki oświadczenia Poniżej znajduje się ramka dotycząca doposażenia danego samochodu. Pracownik przed zaznaczeniem gotowości do transmisji zobowiązany jest do wypełnienia informacji znajdujących się w tej ramce. Pod doposażeniem znajdują się przyciski Książeczka gwar, Dowód rej, Wydruk wkł gwar. Dwa pierwsze z nich muszą zostać wybrane przez pracownika, a informacje dostępne 23

za ich pomocą wypełnione przed wysłaniem transmisji. Ostatni z nich w przypadku zwykłych uprawnień aktywny jest dopiero w przypadku wysłania oraz zaakceptowania transmisji wydania. Pozwala on na wydrukowanie wklejki gwarancyjnej do samochodu. W każdej z zakładek po prawej stronie znajdował się przycisk Akceptuj. Dostępny jest on tylko po nadaniu odpowiednich uprawnień i pozwala na akceptację transmisji bez wysyłania jej do TMPL. Stosowany jest on tylko w przypadkach wyjątkowych i awaryjnych, a odpowiedzialność za jego zastosowanie ponosi pracownik. 3. Umowy na samochody nowe. Moduł umów zakupowych na samochody nowe najczęściej obsługiwany jest poprzez moduł zamówień w którym znajduje się opisany wcześniej przycisk Umowy. Istnieje również możliwość uruchomienia modułu umów oddzielnie poprzez wybranie z menu głównego opcji Moduły, a następnie pozycji Salon Samochodów, która to posiada podmenu z opcją Umowy samochodów nowych. Ekran 31 Pozycja umowy w menu głównym systemu ToyDMS. Można to również uczynić poprzez panel szybkiego uruchamiania i przycisk. Pierwszym oknem jakie standardowo uruchamia się po wejściu w moduł jest okno filtra. W tej sytuacji filtr pozwala wyszukiwać utworzone wcześniej umowy. 24

Ekran 32 Filtr modułu Umowy. Filtr modułu Umowy pozwala na wyszukiwanie wg następujących opcji: Nazwa nabywcy pole pozwalające wyszukiwać umowy na podstawie nazwy (lub jej fragmentu) klienta znajdującego się na umowie Umowa znacznik pozwalający na wyszukiwanie umów po danych zamówienia dla którego jest powiązana Numer zamówienia pozwala na wyszukiwanie umowy wg numeru zamówienia do którego jest powiązana ID centralne wyszukiwanie umowy wg numeru transakcji zamówienia do którego umowa jest powiązana Zakres dat umów pozwala na wyszukiwanie umów utworzonych w danym przedziale czasowym Numer umowy wyszukuje umowę wg wpisanego w to pole numeru Kod umowy pozwala na zawężenie obszaru wyszukiwania do konkretnego kodu umowy (umowa, pre-umowa) Pokaż również umowy rozwiązane znacznik pozwalający na wyszukiwanie w obszarze umów rozwiązanych Pokaż umowy po zaznaczeniu pokazuje odpowiednio umowy z zaliczkami bądź też bez Kolejnym oknem które uruchamia się po wybraniu Wyświetl na oknie filtra jest okno obsługi modułu umów. 25

Ekran 33 Okno obsługi modułu umów na samochody nowe. Tak jak już wspomniano we wcześniejszym rozdziale dotyczącym zamówień okno to różni się od innych tego typu okien w systemie gdyż posiada aż dwie listy pozycji. Pierwsza z nich zawiera dane dotyczące umów na samochody nowe, druga zaliczki do zamówień. Znajdują się tutaj również dwa rzędy przycisków Dodaj, Modyfikuj/Pokaż, Usuń. Jeden z nich dotyczy umów, a drugi zaliczek. Przycisk Drukuj znajdujący się w dolnej części ekranu służy do wydruku oryginału, kopi, oraz załączników do umowy. Po wybraniu przycisku Dodaj znajdującego się niżej można rozpocząć dodawanie nowej umowy które w tym przypadku rozpoczyna się od wyboru zamówienia do którego ma być stworzona umowa. Po wybraniu zamówienia dane klienta przepisują się do umowy. 26

Ekran 34 Okno dodawania nowej umowy. Na powyższym ekranie zostały zaznaczone trzy istotne elementy tworzenia umowy. Pierwszym z nich jest identyfikator klienta (PESEL, NIP, Regon). Jeśli taki znajdował się w kartotece klienta zostaje on przepisany również do okna tworzenia umowy. Jest on konieczny aby umowa mogła być zatwierdzona. Drugim istotnym polem są Uwagi. Są one dodawane w postaci listy pozycji obsługiwanej przyciskami Dodaj, Modyfikuj, Usuń. Uwagi docelowo zostaną wydrukowane w załączniku do umowy. Ostatnim polem jest znacznik rozwiązania umowy. Zostaje on uaktywniony po zatwierdzeniu umowy i pozostaje taki do momentu sprzedaży samochodu. 4. Magazyn samochodów przyjęcia. Magazyn samochodów przyjęcia jest modułem przechowującym informacje o dokumentach przyjęć magazynowych dotyczących samochodów, jak również o dokumentach dodatkowych mających wpływ na przeznaczenie oraz wartość magazynową wybranego pojazdu. Uruchamiany jest poprzez menu Moduły, podmenu Salon samochodów i pozycję Magazyn samochodów przyjęcia. 27

Ekran 35 Menu Moduły z zaznaczoną pozycją Magazyn samochodów przyjęcia. Jest oczywiście możliwość uruchomienia modułu poprzez przycisk szybkiego dostępu. z panelu przycisków 4.1. Okno filtra modułu magazyn samochodów przyjęcia. Pierwszym oknem jakie ukazuje się po uruchomieniu modułu jest okno wyboru jednostki organizacyjnej (tutaj magazynu), z której chcemy przeglądać bądź tworzyć dokumenty. Ekran 36 Wybór jednostki organizacyjnej. Dopiero po zaakceptowaniu wyboru uruchamia się okno filtra modułu magazyn samochodów przyjęcia. 28

Ekran 37 Filtr modułu Magazyn samochodów przyjęcia. Filtr powyższy zawiera dwie zakładki. Pierwsza z nich zakładka Ogólne pozwala wyszukiwać wg następujących danych: Stan dokumentów pole pozwalające zawężyć grupę wyszukiwania na dokumenty zatwierdzone bądź niezatwierdzone Rodz dok pole pozwalające na wyszukiwanie dokumentów konkretnego rodzaju (PZ, M+, itp.) Nr dok. pozwala na wyszukanie konkretnego dokumentu za pomocą jego numeru Zakres dat pozawala na wyszukanie dokumentów utworzonych w zadanym przedziale czasowym Transakcja numer wyszukanie dokumentów przyporządkowanych do zamówienia o zadanym numerze transakcji Transakcja (od - do) pozwala na wyszukanie dokumentów dla których numer transakcji został nadany w zadanym przedziale czasowym VIN wyszukuje dokumenty utworzone dla pojazdu o podanym numerze VIN (bądź jego fragmencie) Zakładka stany pozwala na wyszukiwanie dokumentów przyjęć w zależności od stanu magazynowego samochodów dla których te dokumenty były utworzone. 29

Ekran 38 Filtr modułu przyjęć magazynowych - zakładka Stany. 4.2. Okno obsługi modułu Magazyn samochodów przyjęcia. Okno obsługi modułu Magazyn samochodów przyjęcia jest standardowym oknem modułu systemu ToyDMS. W tym rozdziale zostaną omówione jedynie rzeczy charakterystyczne dla omawianego modułu. Ekran 39 Okno obsługi modułu Magazyn samochodów przyjęcia. Na powyższym ekranie zostały zaznaczone dwa elementy które w pierwszej kolejności odróżniają to okno od innych tego typu w systemie. W górnej części znajduje się ramka 30

Dokumenty z przełącznikami zatwierdzone, niezatwierdzone, wszystkie pozwalającymi na zafiltrowanie listy dokumentów na odpowiadające im grupy. Na samym dole obok przycisków Dodaj, Modyfikuj/Pokaż, Usuń znajdują się trzy kolejne przyciski: Wydania pozwala na uruchomienie modułu magazyn wydania lub utworzenie bezpośrednio z modułu przyjęć dokumentów wydań magazynowych Wydruki pozwala na wydrukowanie Rozliczenia samochodu oraz dostęp do wydruków magazynowych znajdujących się również w menu głównym Wydruki Obroty przycisk wyświetlający okno obrotów magazynowych dla samochodu który związany jest z zaznaczonym dokumentem przyjęcia Warto również zwrócić uwagę na menu kontekstowe znajdujące się pod prawym przyciskiem myszy. Znajduje się tutaj menu Moduły posiadające opcje specyficzne dla modułu Przyjęć magazynowych. Ekran 40 Menu kontekstowe modułu Magazyn samochodów Przyjęcia. Menu modułu posiada następujące pozycje: Korekta PZ pozwala na utworzenie korekty do aktualnie zaznaczonego dokumentu PZ Korekta M+ - pozwala na utworzenie korekty w przypadku gdy aktualnie zaznaczonym dokumentem jest M+ Zmiana wart. sam. pozwala na utworzenie dokumentów dodatkowych wpływających na przeznaczenie oraz wartość magazynową samochodu który powiązany jest z aktualnie zaznaczonym dokumentem (dokładniej dokumenty dodatkowe zostaną omówione w następnym rozdziale) Przekazanie na serwis otwiera okno tworzenia przekazania na serwis do doposażenia Harmonogram wydań - otwiera moduł zadaniowy zaflirtowany na wydania samochodów nowych, pozwalając również zaplanować wydanie aktualnie zaznaczonego samochodu 4.3. Zmiana wartości samochodu. Dokumenty dodatkowe pozwalające na zmianę wartości magazynowej samochodu jak również na zmianę jego przeznaczenia dostępne są po wybraniu pozycji Zmiana wart. sam. z menu kontekstowego modułu magazyn samochodów przyjęcia. 31

Ekran 41 Okno dodawania dokumentów dodatkowych. Na powyższym ekranie pokazano okno Lista dokumentów dodatkowych. Z tego miejsca jest możliwość poprzez przycisk Dodaj utworzenia pięciu różnych dokumentów dodatkowych: ZCS - Zmiana wartości samochodu ZP Zmiana przeznaczenia LT Likwidacja środka trwałego DSP Decyzja o sprzedaży samochodu KKS korekta kosztu sprzedaży ZCS Zmiana wartości samochodu jest to dokument pozwalający na zmianę wartości magazynowej samochodu. Domyślnie jest on tworzony dla pojazdów przyjętych jako środki trwałe w pozostałych przypadkach wyświetlane jest pytanie: Ekran 42 Pytanie wyświetlane podczas tworzenia dokumentu ZCS. Po uruchomieniu wyświetla się poniższe okno. 32

Ekran 43 Dodawanie nowego dokumentu ZCS. Lista pozycji zawiera elementu które wpływają na wartość tworzonego dokumentu ZCS a tym samym na wartość magazynową samochodu. Poprzez przycisk Dodaj istnieje możliwość dodania kolejnych pozycji takich jak nie odliczony VAT, nie odliczona akcyza, doposażenie, itp. Dla dokumentów ZP, LT i DSP ekran dodawania nowego dokumentu jest taki sam, jedynie w różnych przypadkach aktywowano do edycji różne pola. Poniższy ekran objaśnia znaczenie poszczególnych pól podczas dodawania w/w dokumentów. 33

Ekran 44 Dodawanie nowego dokumentu ZP. Tworząc dokument ZP mamy możliwość określenia: Wskaźnika przyjęcia jakie przeznaczenie ma mieć pojazd po zmianie (handlowy, demo, środki trwałe). Dla dokumentów DSP automatycznie ustawiony zostaje na handlowy, bez możliwości zmiany. Rodzaj samochodu jaki będzie typ wskaźnika sprzedaży dla samochodów dealerskich (testowy, zastępczy, w programie gwarancji, wypożyczalnia, itd.) Sprzedawca pracownik tworzący dokument Data podjęcia decyzji o sprzedaży dla dokumentów DSP Przebieg samochodu przebieg pojazdu w chwili podjęcia decyzji o sprzedaży. Uzupełniany dla dokumentów DSP oraz LT Sugerowana wart brutto sugerowana wartość brutto dla sprzedawanych samochodów dealerskich Nr decyzji sprzedaży/likwidacji w przypadku DSP lub LT Wartość magazynowa wartość magazynowa w chwili wystawiania dokumentu. Pole uzupełniane podczas wystawiania dokumentów DSP oraz LT Uwagi Numer powiązanego ZCS istnieje możliwość powiązania dokumentu z dokumentem zmiany wartości magazynowej ZP Zmiana przeznaczenia to dokument pozwalający na przekwalifikowanie samochodu i zmianę jego przeznaczenia. LT Likwidacja środka trwałego dokument pozwalający na zmianę przeznaczenia samochodu środka trwałego na handlowy. DSP Decyzja o sprzedaży dokument wystawiany w chwili podjęcia decyzji o sprzedaży samochodu o wskaźniku przyjęcia Demo. 34

Ostatnim dokumentem w tym module jest dokument KKS Korekta kosztu sprzedaży. Tworzony jest on w sytuacji gdy konieczna jest zmiana kosztów sprzedaży samochodu dla którego wystawiona już została faktura. Ekran 45 Tworzenie KKS. W polu Wartość korekty kosztu sprzedaży wpisujemy wartość korekty. Wystawienie takiego dokumentu pozwoli na prawidłowe obliczenie wyniku finansowego na sprzedanym samochodzie. 4.4. Przekazanie samochodu nowego na serwis. Przekazanie samochodu na serwis może zostać utworzone na 2 sposoby: Poprzez zamówienia samochodów nowych i przycisk serwis Poprzez menu kontekstowe w module magazyn samochodów przyjęcia i pozycję przekazanie samochodu na serwis Ekran 46 Okno obsługi doposażeń serwisowych. 35

Okno składa się z dwóch list pozycji: pierwsza z nich dotyczy interwencji zleconych przez pracownika salonu, druga to interwencje zlecone przez salon wykonane już przez serwis. Po wybraniu przycisku Dodaj otwiera się okno dodawania nowych elementów doposażeń samochodu. Ekran 47 Okno dodawania nowych elementów doposażenia. W powyższym oknie można wyznaczyć termin realizacji oraz dopisać własne uwagi. Domyślnie dopisany zostaje przegląd przedsprzedażny samochodu. Pracownik salonu może dodać własne interwencje serwisowe poprzez przycisk Dodaj. Ekran 48 Dodawanie nowej interwencji. Okno dodawania pozwala określić kanał wydatków, ewentualny kod interwencji (z listy ograniczonej na interwencje dotyczące doposażenia), indeks części z kartoteki asortymentowej oraz opis interwencji serwisowej. Znacznik w cenie pozwala na określenie czy doposażenie będzie robione dla klienta w cenie samochodu. 36

4.5. Dodawanie nowego dokumentu PZ. Dodawanie nowego dokumentu PZ następuje po wybraniu przycisku Przyjęcia z modułu Magazyn samochodów przyjęcia, a następnie wybraniu pozycji PZ Przychód zewnętrzny. Ekran 49 Dodawanie nowego dokumentu PZ. Powyższy ekran przedstawia okno dodawania nowego dokumentu PZ. W górnej części ekranu znajdują się trzy zakładki w których należy określić źródło na podstawie którego tworzony jest dokument PZ. Domyślną opcją jest Faktura zakupowa istnieje natomiast w przypadku samochodów używanych możliwość przyjęcia na podstawie Umowy kupna sprzedaży. W przypadku przyjęcia na podstawie innych danych np. list przewozowy należy skorzystać z zakładki Dane niepotwierdzone. Przycisk Wybierz fakturę zakupową znajdujący się poniżej odnosi do modułu dokumentów zakupu z którego po wybraniu dokumentu i kliknięciu w przycisk Akceptuj dane zostanę przepisane na dokument PZ. Pole wskaźnik przyjęcia służy do określenia czy dany pojazd jest przyjmowany jako środek trwały, demo czy pojazd handlowy. 5. Magazyn samochodów wydania. Magazyn samochodów wydania jest modułem w którym znajdują się wszystkie dokumenty wydań magazynowych. Moduł jest uruchamiany poprzez menu Moduły, następnie podmenu Salon samochodów i pozycję Magazyn samochodów wydania. 37

Ekran 50 Menu moduły z zaznaczoną pozycją Magazyn samochodów wydania. Możliwe jest również uruchomienie modułu za pomocą przycisku dostępu. z panelu szybkiego 5.1. Okno filtra modułu magazyn samochodów przyjęcia. Pierwszym oknem jakie ukazuje się po uruchomieniu modułu jest okno wyboru jednostki organizacyjnej (tutaj magazynu), z której chcemy przeglądać bądź tworzyć dokumenty. Ekran 51 Wybór jednostki organizacyjnej. Dopiero po zaakceptowaniu wyboru uruchamia się okno filtra modułu magazyn samochodów wydania. 38

Ekran 52 Filtr modułu Magazyn samochodów wydania. Kolejne pola filtra pozwalają na wyszukiwanie dokumentów wydań: Stan dokumentów pole pozwalające zawężyć grupę wyszukiwania na dokumenty zatwierdzone bądź niezatwierdzone Rodz dok pole pozwalające na wyszukiwanie dokumentów konkretnego rodzaju (WZ, M-, itp.) Nr dok. pozwala na wyszukanie konkretnego dokumentu za pomocą jego numeru Zakres dat pozawala na wyszukanie dokumentów utworzonych w zadanym przedziale czasowym Transakcja numer wyszukanie dokumentów przyporządkowanych do zamówienia o zadanym numerze transakcji Transakcja (od - do) pozwala na wyszukanie dokumentów dla których numer transakcji został nadany w zadanym przedziale czasowym VIN wyszukuje dokumenty utworzone dla pojazdu o podanym numerze VIN (bądź jego fragmencie) 5.2. Okno obsługi modułu Magazyn samochodów wydania. Okno obsługi modułu Magazyn samochodów wydania jest standardowym oknem tego typu w systemie ToyDMS. Ogólny wygląd i zasady działania są identyczne jak w przypadku innych okien modułu. Poniżej omówione zostaną jedynie cechy charakterystyczne dla Magazynu samochodów wydania. 39

Ekran 53 Okno obsługi modułu Magazyn samochodów wydania. Okno z wyglądu jest bardzo podobne do okna w module przyjęć. Tutaj również występuje ramka Dokumenty pozwalająca na wyświetlanie dokumentów w zależności od wartości znacznika jego zatwierdzenia. W dolnej części ekranu obok przycisków Dodaj, Modyfikuj/Pokaż, Usuń podobnie jak w przypadku modułu przyjęć znajdują się trzy przyciski dodatkowe: Przyjęcia pozwala na przejście do modułu przyjęć, bądź też bezpośrednio z modułu wydań pozwala na utworzenie dokumentu przyjęcia Wydruki pozwala na wydrukowanie rozliczenia konkretnego samochodu jak również ogólnych wydruków magazynowych (OSN-001, OSN-100, OSN-200) Obroty wyświetla okno przedstawiające historię obrotu magazynowego samochodu w stacji dealerskiej Prawy klawisz myszy oprócz standardowych elementów zawiera również menu kontekstowe Modułu w którym znalazły się dwa nowe elementy: Harmonogram wydań otwiera okno modułu zadaniowego z zafiltrowaniem na zdarzenia wydań samochodu klientowi końcowemu, pozwalając oczywiście zarejestrować kolejne Edycja daty odbioru pozwala na dopisanie do zamówienia rzeczywistej daty odbioru samochodu przez klienta końcowego 40

Ekran 54 Menu kontekstowe modułu Magazyn samochodów wydania. 5.3. Dodawanie nowego dokumentu wydania. Przycisk Wydania w module magazyn samochodów wydania posiada dwie pozycje: M- - przekazanie do innego magazynu pozwala na przeniesienie samochodu pomiędzy magazynami w systemie WZ wydanie zewnętrzne wydanie samochodu z magazynu będące przygotowaniem do wystawienia faktury VAT Po wyborze pozycji M- otwiera się okno przekazania samochodu do innego magazynu. Ekran 55 Tworzenie dokumentu M-. 41

W górnej części ekranu znajdują się pola wyboru pozwalające na określenie jednostki docelowej na której samochód powinien się znaleźć. Naciśnięcie przycisku Akceptuj po prawej stronie oznacza że pracownik wybrał już jednostkę docelową i może rozpocząć wybór pojazdu. Przycisk Wybierz u dołu ekranu służy właśnie do wyboru pojazdu dla dokumentu. Zostaje on uaktywniony dopiero po określeniu jednostki docelowej oraz wybraniu przycisku Akceptuj. Tworzenie dokumentu WZ jest podstawą do utworzenia faktury sprzedaży na samochód. Poniżej ekran dodawania nowego dokumentu WZ. Ekran 56 Dodawanie nowego dokumentu WZ. Ramka Zamówienie znajdująca się na samej górze ekranu służy do wyboru zamówienia pod które tworzony jest dokument. Poniżej zakładki: Nabywcy zawiera nabywców którzy zostaną później przepisani na dokument sprzedaży. Dokument może zawierać do czterech nabywców. Dane pojazdu pozwala podejrzeć dane pojazdu jakie zostały przepisane z zamówienia MORE zakładka dotycząca uczestnictwa w programie Toyota MORE Po prawej stronie znajdują się również pola związane z programem MORE pozwalające na pobranie danych klienta z programu oraz sprawdzenie jego salda punktowego. Poniżej znajdują się wartości dokumentu WZ. W przedstawionym na powyższym ekranie przykładzie wartości dokumentu są zerowe. Jest tak w każdym przypadku do momentu przeprowadzenia wyceny samochodu. Wycena przeprowadzana jest za pomocą przycisku Wycena. Po jego naciśnięciu otwiera się poniższe okno. 42

Ekran 57 Okno przeprowadzania wyceny samochodu. Za pomocą przycisków Dodaj, Modyfikuj, Usuń pracownik może ustalić ilość oraz wartość pozycji jakie mają się znaleźć na dokumencie sprzedaży. Przycisk Pobierz pozycje pozwala na pobranie pozycji które znajdują się w zakładce pozycje zamówienia w module zamówień samochodów nowych. Przycisk Pobierz dopos. służy do pobrania do pozycji wyceny elementów które zostały przekazane na serwis. 6. Dokumenty sprzedaży na samochód nowy. Wystawienie dokumentu sprzedaży na samochód nowy następuje najczęściej automatycznie po wystawieniu dokumentu WZ. Każdy dokument sprzedaży musi poprzedzać wystawienie dokumentu WZ. Jeśli dokument sprzedaży nie był wystawiony bezpośrednio po zatwierdzeniu dokumentu wydania magazynowego możliwe jest wystawienie faktury z modułu dokumentów sprzedaży. Moduł ten jest dostępny z menu Moduły, podmenu Sprzedaż i zakup i pozycji Dokumenty sprzedaży. 43

Ekran 58 Menu moduły z pozycją dokumenty sprzedaży. Moduł dokumentów sprzedaży może również być uruchomiony poprzez przycisk panelu przycisków szybkiego dostępu. z 6.1. Filtr modułu dokumenty sprzedaży. Pierwszym oknem które uruchamia się po wejściu w moduł jest okno wyboru punktu sprzedaży. Ekran 59 Wybór punktu sprzedaży. Po wybraniu odpowiedniego punktu i naciśnięciu przycisku Akceptuj otwarte zostaje okno filtra. 44

Ekran 60 Filtr modułu Dokumenty sprzedaży. Filtr ten pozwala na wyszukiwanie dokumentów sprzedaży za pomocą następujących danych: Nazwa klienta pozwala na wyszukanie dokumentów utworzonych dla zadanego klienta Miejscowość wyszukiwanie dokumentów sprzedaży utworzonych dla klientów mieszkających w zadanej miejscowości NIP wyszukiwanie dokumentów utworzonych dla klienta o podanym numerze NIP Typ dokumentu wyszukiwanie zadanej grupy dokumentów (faktura, faktura korekta, Paragon, itd.) Nr faktury wyszukiwanie dokumentu sprzedaży wg jego numeru Nr transakcji wyszukiwanie dokumentów sprzedaży powiązanych z zamówieniem o zadanym numerze transakcji Data sprzedaży wyszukiwanie dokumentów w których data sprzedaży zawiera się w zadanym okresie Data zatwierdzenia pozawala na wyszukiwanie dokumentów zatwierdzonych w zadanym okresie Stan dokumentów pozwala na wyszukiwanie dokumentów w zależności od wartości znacznika zatwierdzenia 45

Fiskalizacja pozwala na wyszukiwanie dokumentów w zależności od znacznika fiskalizacji Dokumenty posiadające faktury zaliczkowe pozwala na wyszukanie dokumentów posiadających powiązane faktury zaliczkowe Faktury zaliczkowe pozwala na wyszukiwanie w zależności od powiązania dokumentu zaliczkowego z dokumentem końcowym Pokaż wartości faktur wg rejestrów pozwala na doświetlenie rejestrów sprzedaży na liście pozycji (VAT, akcyza) 6.2. Okno obsługi modułu dokumentów sprzedaży Okno obsługi modułu dokumentów sprzedaży jest standardowym oknem modułu w systemie. Zasady działania na tym oknie są identyczne jak te które zostały opisane w rozdziale ogólnym. Poniżej zostaną omówione jedynie różnice i cechy charakterystyczne okna dokumentów sprzedaży. Ekran 61 Okno obsługi modułu dokumentów sprzedaży. Na samym oknie jedyną istotną cechą charakterystyczną jest przycisk Wydruki. Kryje się tutaj możliwość wydrukowania zaznaczonego dokumentu jak również wydruków dotyczących obrotu sprzedaży detalicznej. Inne elementy charakterystyczne można znaleźć w menu kontekstowym, a w szczególności w pozycji Moduły. 46

Ekran 62 Menu kontekstowe modułu dokumentów sprzedaży. W menu tym można znaleźć następujące opcje: Duplikaty pozwala na wydrukowanie Duplikatu dla zaznaczonej faktury Noty opcja pozwalająca na obsługę not korygujących do zaznaczonej faktury Korekty opcja pozwala na obsługę korekt wystawionych do zaznaczonej faktury Fiskalizacja opcja pozwalająca na zafiskalizowanie zaznaczonej faktury Rejestracja polis ubezpieczeniowych pozwala na przejście do obsługi towarów i usług różnych z możliwością zarejestrowania do zaznaczonej faktury polisy ubezpieczeniowej Rejestracja umów kredytowych/leasingowych opcja pozwalająca na zarejestrowanie do zaznaczonej faktury umowy kredytowej (jeśli jedną z płatności jest kredyt bankowy) lub umowy leasingowej (jeśli nabywcą na fakturze jest firma leasingowa) Wycofaj fiskalizację opcja pozwalająca na wycofanie błędnej fiskalizacji Zmiana wskaźnika do fiskalizacji opcja pozwalająca na zmianę wskaźnika do fiskalizacji dla zaznaczonej faktury 6.3. Okno dodawania nowego dokumentu sprzedaży. Dodawania nowego dokumentu sprzedaży następuje po wystawieniu i zatwierdzeniu dokumentu wydania magazynowego WZ. Dane zostają przepisane z dokumentu użytkownikowi pozostaje uzupełnienie jedynie uzupełnienie kilku danych końcowych. 47

Ekran 63 Okno dodawania nowego dokumentu sprzedaży. W górnej części okna znajduje się standardowa ramka wyboru klienta. Domyślnie klient zostaje przepisany z dokumentu WZ, istnieje natomiast możliwość zmiany klienta w dokumencie do momentu jego zatwierdzenia. Poniżej, po prawej stronie znajduje się ramka uczestnictwa w programie Toyota MORE, z której można odczytać aktualne saldo punktowe uczestnika oraz ewentualne przysługujące mu rabaty. W tym miejscu można również udzielić klientowi rabatu MORE za pomocą pól Kwota upustu oraz Zapłata punktami lub też zablokować ich naliczenie z wystawianego dokumentu. Kolejną częścią okna są zakładki. Zawierają one następujące dane: Przygotowanie zakładka zawierająca informacje o pozycjach (samochodach) jakie będą widniały na dokumencie WZ. Na liście Szczegóły widać jaki samochód oraz za jaką cenę jest sprzedawany wystawianym dokumentem. Nabywcy zakładka zawiera informacje o całej strukturze nabywców Zapłaty zawiera informacje dotyczące forma płatności jakimi będzie rozliczany tworzony dokument Płatnicy niewidoczna na powyższym ekranie zakładka pojawia się w momencie określenia zapłat za dokument. Pozwala na przyporządkowanie płatników do każdej formy zapłaty określonej w zakładce Zapłaty Odbiorca tow/usł zakładka zawiera dane dotyczące odbiorcy towaru Informacje dodatkowe informacje dotyczące dokumentu (data sprzedaży, osoba wystawiająca, osoba odbierająca, data wystawienia dokumentu) Nagłówek i Stopka zakładki pozwalające na dodanie dowolnych uwag mających ukazać się na wydruku dokumentu 48

W dolnej części ekranu znajduje się przycisk Akceptacja TMPL. W momencie gdy pracownik skończył już przygotowywać dokument, za pomocą przycisku Akceptacja TMPL zmieniany jest wskaźnik Gotowość do transmisji znajdujący się w module zamówień w zakładce Zapytanie o dokument sprzedaży. Po tej operacji wystawiana faktura zostaje przygotowana i zostanie wysłana przy pierwszej próbie transmisji do TMPL. Dopiero po pozytywnej odpowiedzi z systemu centralnego CARS uaktywni się przycisk Zatwierdź co pozwoli pracownikowi na zatwierdzenie i wydrukowanie gotowego dokumentu. 7. Umowy zakupowe na samochody używane/komisowe. Moduł umowy zakupowe na samochody używane/komisowe pozwala na zarejestrowanie umowy zakupowej, bądź przyjęcia w komis samochodu używanego. Moduł Umów zakupowych uruchamiany jest z menu Moduły, podmenu Salon samochodów i pozycji Umowy zakupowe samochodów używanych/komisowych. Ekran 64 Menu Moduły z pozycją umówy zakupowe samochodów używanych/komisowych. Możliwe jest również uruchomienie modułu poprzez przycisk dostępu. z panelu szybkiego 7.1. Filtr modułu umowy zakupowe samochodów używanych i komisowych. Pierwszym oknem które uruchamia się po wybraniu modułu umów zakupu jest standardowo okno filtra. 49

Ekran 65 Filtr modułu Umowy zakupowe. Filtr ten posiada następujące opcje: Numer umowy pozwala na wyszukiwanie umów wg zadanego numeru Pokaż również rozwiązane umowy znacznik pozwalający na wyszukiwanie również wśród umów rozwiązanych. Domyślnie nie będą one wyświetlane. Dokument nabycia wyszukiwanie umów zakupowych wg wpisanego na nich numeru nabycia samochodu przez zbywającego Data umowy pole pozwalające na wyszukiwanie umów utworzonych w zadanym okresie czasu Numer rejestracyjny pole pozwalające na wyszukiwanie umów utworzonym na konkretny samochód identyfikowany przez numer rejestracyjny Numer VIN pole pozwalające na wyszukiwanie umów utworzonym na konkretny samochód identyfikowany przez numer VIN Wartość umowy pole pozwalające na wyszukanie umów których wartość zawiera się w zadanym przedziale Wartość zakupowa pole pozwalające na wyszukanie umów w których wartość zakupowa jest określona w zadanym przedziale Pokaż umowy znacznik pozwalający na zawężenie obszaru wyszukiwań do wyłącznie umów komisowych lub wyłącznie umów na samochody używane 50

7.2. Okno obsługi modułu umów zakupowych na samochodu używane i komisowe. Okno obsługi modułu umów zakupowych samochodów używanych i komisowych jest standardowym oknem modułu systemu ToyDMS. Rozdział ten nie zawiera całego opisu działania na tym oknie gdyż jest ono identyczne jak w przypadku innych okien tego typu w systemie. Poniżej zostaną omówione jedynie elementy charakterystyczne dla modułu umów zakupowych. Ekran 66 Okno obsługi umów zakupowych samochodów używanych i komisowych. Okno posiada dwa elementy na które w tym miejscu należy zwrócić uwagę. Pierwszym z nich jest przycisk Dodaj. Posiada on dwie opcje: samochód używany i samochód komisowy. Ekran 67 Przycisk Dodaj w module Umowy zakupowe. Kolejnym elementem jest przycisk Drukuj który również posiada dwie opcje. Oprócz standardowego drukowania zaznaczonej umowy jest jeszcze możliwość drukowania załącznika, czyli tego co zostało podczas dodawania umowy określone jako Uwagi. 51

Ekran 68 Przycisk Drukuj w module Umowy zakupowe. 7.3. Okno dodawania nowego dokumentu Umowy zakupowej. Poniżej przedstawione zostało okno dodawania nowej umowy zakupowej samochodu używanego. Zaznaczone na nimi zostały pola które są wymagane do tego aby umowa mogła zostać poprawnie wprowadzona i zatwierdzona. Ekran 69 Okno dodawania nowej umowy zakupowej na samochód używany. Kolejne pola pozwalają na wprowadzenie następujących danych: Wybierz pojazd pozwala na wybranie z kartoteki pojazdów samochodu będącego przedmiotem umowy. Jeśli pojazdu nie ma w kartotece należy go tam wprowadzić gdyż nie ma możliwości utworzenia umowy w oparciu o pojazd nie znajdujący się w kartotece. Nr rej. pole określające numer rejestracyjny kupowanego pojazdu. Domyślnie jest przepisywany z kartoteki, jeśli nie ma w niej numeru można pole uzupełnić ręcznie Przebieg pole określające przebieg pojazdu w momencie kupna Data gwarancji data zakończenia gwarancji w przypadku gdy takowa się jeszcze nie zakończyła 52