System epon Dokumentacja użytkownika

Transkrypt

1 System epon Dokumentacja użytkownika Prawa autorskie tego opracowania należą do MakoLab S.A. Dokument ten, jako całość, ani żadna jego część, nie może być reprodukowana lub rozpowszechniana w jakiejkolwiek formie za wyjątkiem czynności związanych z procesem audytowania, projektowania oraz tworzenia opisywanego rozwiązania w firmie MakoLab S.A. Makolab S.A r.

2 2 System epon Dokumentacja użytkownika Spis treści 1. Przewodnik użytkownika Wstępny opis systemu epon Rejestracja nowego użytkownika Kod najemcy Imię, nazwisko, telefon kontaktowy Adres ( login ) Hasło Pytanie bezpieczeństwa Domyślny język Potwierdzenie rejestracji Logowanie do systemu i wylogowanie Resetowanie hasła Wylogowanie z system Zmiana wersji językowej Stałe elementy systemu Wprowadzanie dat Walidacja wprowadzonych danych Ekran informujący o statusie operacji Struktura systemu Strona startowa Informacje Historia faktur Komunikaty od zarządcy Statusy zgłoszeń Obciążenia Stan liczników Deklaracja obrotów Deklaracja liczników Administracja Edycja profilu Subskrypcje Zmiana hasła Zgłoszenie Historia wydruków Użytkownicy Zbiór ilustracji... 16

3 3 System epon Dokumentacja użytkownika 1. Przewodnik użytkownika 1.1. Wstępny opis systemu epon System epon ( elektroniczny panel obsługi najemców ) to kompleksowe narzędzie wspomagające rozliczanie oraz kontakt najemców z zarządcami. System umożliwia otrzymywanie, gromadzenie i przeglądanie faktur w postaci elektronicznej. Najemca ma możliwość zgłaszania wniosków i awarii w postaci wiadomości skierowanych do zarządcy w systemie ColDis oraz otrzymywanie odpowiedzi. System posiada moduł pozwalający na deklarację stanu liczników i obrotów lokali. Aplikacja posiada funkcjonalność przypominania o zbliżającym się terminie płatności lub otrzymanej wiadomości od zarządcy za pomocą a. Ponad to, istnieje możliwość wysyłania powiadomień z systemu epon w postaci wiadomości SMS. Jest to funkcjonalność, uzależniona od wybranej infrastruktury technicznej systemu przez klienta. System epon to aplikacja działająca w środowisku przeglądarki internetowej. Program jest przygotowany pod wszystkie najpopularniejsze, dostępne na rynku przeglądarki internetowe. Sugerowaną przez twórców systemu przeglądarką jest Internet Explorer w wersji 9. Uruchamianie systemu pod najnowszymi wersjami przeglądarek gwarantuje poprawne działanie systemu i wykorzystanie w pełni jego funkcjonalności ( standard CSS 3 ) Rejestracja nowego użytkownika Użytkownicy rejestrują się w systemie za pomocą formularza rejestracyjnego. Istnieje możliwość wybrania jednej z dostępnych wersji językowych poprzez kliknięcie myszką na znajdującą się w lewym dolnym rogu fladze reprezentującej dany język. Rys. 1. Rejestracja nowego użytkownika

4 4 System epon Dokumentacja użytkownika Kod najemcy Kod najemcy pochodzący z systemu ColDis na jego podstawie administrator systemu będzie miał możliwość udzielania odpowiednich uprawnień nowo zarejestrowanym użytkownikom oraz przydzielenia lokali na podstawie umowy najmu Imię, nazwisko, telefon kontaktowy Dane osobowe służące do weryfikacji nowo zarejestrowanych użytkowników oraz dane kontaktowe, które można zmienić w dowolnym momencie po zalogowaniu się do systemu Adres ( login ) Jest to podstawowy element identyfikacji użytkownika w systemie. Adres służy jako login oraz docelowy adres wysyłanych subskrypcji. Adresu nie można edytować po rejestracji w systemie Hasło Dostęp do systemu epon jest chroniony hasłem. Zapewnia to odpowiedni poziom bezpieczeństwa systemu. Użytkownik ma możliwość zmiany hasła dostępowego po zalogowaniu się do systemu Pytanie bezpieczeństwa Użytkownik zostanie poproszony o odpowiedź na pytanie bezpieczeństwa w momencie odzyskiwania hasła. Wygenerowane nowe hasło zostanie przesłane na adres , który użytkownik podał podczas rejestracji Domyślny język Użytkownik ma możliwość wybrania jednej z domyślnych wersji językowych systemu Potwierdzenie rejestracji Użytkownik po wypełnieniu formularza rejestracyjnego otrzymuje komunikat o potwierdzeniu rejestracji. Jego konto musi teraz zostać zweryfikowane przez administratora systemu, a następnie aktywowane. Czas aktywacji jest zależny od pracy administratora systemu. Potwierdzenie aktywacji jest wysyłane na adres użytkownika. Po kliknięciu przycisku Ok użytkownik zostaje przekierowany na stronę logowania. Rys. 2. Potwierdzenie rejestracji

5 5 System epon Dokumentacja użytkownika 1.3. Logowanie do systemu i wylogowanie Do systemu epon mogą się zalogować użytkownicy, którzy poprawnie wypełnili formularz rejestracyjny oraz zostali aktywowani przez administratora systemu. Login to adres użytkownika podany podczas rejestracji. Rys. 3. Logowanie do systemu Resetowanie hasła Jeśli użytkownik zapomniał hasło - w systemie istnieje możliwość wygenerowania nowego, które zostanie przesłane na adres użytkownika. Wymagane jest podanie odpowiedzi na pytanie bezpieczeństwa. Rys. 4. Błędne logowanie Rys. 5. Odpowiedź na pytanie bezpieczeństwa f

6 6 System epon Dokumentacja użytkownika Rys. 6. Potwierdzenie wygenerowania nowego hasła Wylogowanie z system Po zakończeniu pracy z systemem epon należy się z niego wylogować, klikając przycisk wylogowania, który znajduje się w prawym górnym rogu ekranu. Rys. 7. Wylogowanie z systemu 1.4. Zmiana wersji językowej Ustawienie wersji językowej systemu epon jest możliwe w trakcie logowania się użytkownika do aplikacji. Wybór wersji językowej dokonuje się poprzez kliknięcie myszką na ikonę flagi, która reprezentuje dany język. Domyślnym językiem w systemie jest ten, który został zadeklarowany podczas wypełniania formularza rejestracyjnego. Rys. 8. Flagi reprezentujące wersję językową systemu 1.5. Stałe elementy systemu System epon posiada elementy, które podczas pracy są stale widoczne i dostępne: - nazwa systemu, będąca również odnośnikiem do strony głównej - flaga, która reprezentuje aktualnie używaną wersję językową - nazwa użytkownika oraz przycisk wylogowania - menu systemu epon, ekran główny i stopka

7 7 System epon Dokumentacja użytkownika Rys. 9. Stałe elementy ekranu 1.6. Wprowadzanie dat Daty w systemie wprowadzamy za pomocą kalendarza klikając na przycisk. Po wciśnięciu ikony pojawia się kalendarz, który domyślnie ma zaznaczoną aktualną datę w systemie. Rys. 10. Kalendarz 1.7. Walidacja wprowadzonych danych System epon posiada wbudowaną kontrolę poprawności wprowadzanych danych. Jeśli użytkownik wprowadzi nieprawidłowe wartości lub pozostawi puste pole, system wyświetli ikonę: Aby system zaakceptował i przesłał dane zawarte w formularzu, użytkownik powinien poprawić nieprawidłową wartość lub uzupełnić puste pola. Rys. 11. Walidacja pustych lub niepoprawnych danych 1.8. Ekran informujący o statusie operacji Każda operacja wysłania danych z systemu epon ( np. wysłanie wiadomości, deklaracja obrotów ) powoduje przekierowanie użytkownika do strony informującej o statusie wykonania operacji. Użytkownik ma możliwość powrotu do poprzedniej strony lub strony startowej systemu.

8 8 System epon Dokumentacja użytkownika Rys. 12. Pomyślnie wykonana operacja f Rys. 13. Nieprawidłowo wykonana operacja 2. Struktura systemu Podstawowym elementem systemu epon jest menu użytkownika oraz ekran główny, służący do odczytywania i wprowadzania danych Strona startowa Pierwsza strona, na którą zostaje przekierowany użytkownik bezpośrednio po zalogowaniu się do systemu. Zawiera ona informacje takie jak: - dane osobowe i kontaktowe użytkownika, przypisana firma oraz lokale - ostatnia faktura w systemie oraz jej szczegóły - liczba nowych wiadomości, nowych odpowiedzi, wszystkich wiadomości w systemie Rys. 14. Strona startowa ( ekran główny )

9 9 System epon Dokumentacja użytkownika 2.2. Informacje Pierwsza zakładka menu głównego. Użytkownik w tej części systemu posiada dostęp do wszystkich faktur elektronicznych, które może pobrać w formacie PDF i wydrukować. Ponad to, ma możliwość wyświetlenia wszystkich wiadomości od zarządcy pochodzących z systemu ColDis oraz sprawdzenia stanu swoich zgłoszeń ( wniosków i awarii ). Rys. 15. Informacje zakładka menu głównego Historia faktur Lista wszystkich faktur elektronicznych znajdujących się w systemie. Dane wyświetlane są w postaci tabeli. Na każdej stronie znajduje się 10 pozycji. Przejście do następnej strony realizowane jest za pomocą odnośników znajdujących się w dolnej części tabeli. Szczegóły faktury są dostępne po naciśnięciu przycisku. Każde pobranie faktury w formacie PDF jest rejestrowane w systemie. Historia wydruków znajduje się w zakładce Administracja. Rys. 16. Lista faktur elektronicznych Rys. 17. Przykładowa faktura elektroniczna w formacie PDF f

10 10 System epon Dokumentacja użytkownika Komunikaty od zarządcy Wiadomości od zarządcy z systemu ColDis. Wiadomości wyświetlane są w tabeli, która zawiera następujące informacje: - priorytet ( wysoki, średni, niski ) - tytuł wiadomości - data ostatniego statusu - ostatni status ( nowa wiadomość, przeczytana ) Szczegóły wiadomości są dostępne po naciśnięciu przycisku Rys. 18. Lista wiadomości od zarządcy Rys. 19. Szczegóły wiadomości od zarządcy Statusy zgłoszeń Lista wiadomości wysłanych z systemu epon. Dane wyświetlane są w tabeli zawierającej następujące szczegóły: - typ wiadomości ( zgłoszenie, awaria ) - priorytet ( wysoki, średni, niski ) - tytuł wiadomości - data ostatniego statusu - ostatni status ( wiadomość dostarczona, z odpowiedzią ) Szczegóły korespondencji są dostępne, po naciśnięciu przycisku Rys. 20. Lista wysłanych wiadomości

11 11 System epon Dokumentacja użytkownika Użytkownik po wejściu w szczegóły wiadomości uzyskuje dostęp do całej korespondencji. Wiadomości są wyświetlane w postaci rozwijanych paneli, zawierających datę oraz tytuł. Domyślnie rozwinięty jest panel ostatniej wiadomości oraz dolny panel służący do wysyłania odpowiedzi. Przycisk Powrót przekierowuje użytkownika do strony z listą wszystkich wiadomości. Rys. 21. Szczegółowa korespondencja z panelem odpowiedzi 2.3. Obciążenia Druga zakładka menu głównego. Użytkownik ma w tej części systemu dostęp do stanu liczników, możliwość deklaracji obrotów lokalu oraz deklaracji stanu liczników. Rys. 22. Obciążenia zakładka menu głównego Stan liczników Lista odczytów wyświetlana jest w postaci tabeli zawierającej następujące informacje: - nazwa lokalu oraz numer licznika - wartość odczytu wraz z datą - opis licznika Rys. 23. Lista odczytów f

12 12 System epon Dokumentacja użytkownika Deklaracja obrotów Użytkownik systemu ( najemca ) wprowadza informację o zakresie dat, nazwie lokalu oraz wartości obrotu. Wysłanie danych następuje po naciśnięciu przycisku Zatwierdź. Rys. 24. Deklaracja obrotów lokalu Deklaracja liczników Użytkownik systemu ( najemca ) wprowadza dane podając datę i wartość odczytu oraz nazwę licznika. Wysłanie danych następuje po naciśnięciu przycisku Zatwierdź. Rys. 25. Deklaracja odczytu licznika 2.4. Administracja Trzecia zakładka menu głównego. Użytkownik w tej części systemu posiada możliwość edycji swojego profilu, zmiany hasła oraz deklaracji subskrypcji. Znajduje się tu moduł wysyłania wiadomości do systemu ColDis. Użytkownik uzyskuje dostęp do tabeli wyświetlającej listę wydrukowanych faktur. Rys. 26. Administracja zakładka menu głównego

13 13 System epon Dokumentacja użytkownika Edycja profilu Elementy systemu, które użytkownik może edytować: - imię i nazwisko - telefon kontaktowy - domyślny język Subskrypcje System epon posiada funkcjonalność, która pozwala na informowanie użytkowników poprzez wiadomość lub SMS o: - otrzymaniu nowej wiadomości oraz faktury - zbliżającym się terminie płatności Użytkownik w każdej chwili, może zrezygnować z otrzymywania subskrypcji. Rys. 27. Edycja profilu i subskrypcje Zmiana hasła Użytkownik posiada możliwość zmiany swojego hasła dostępowego do systemu epon. Rys. 28. Zmiana hasła

14 14 System epon Dokumentacja użytkownika Zgłoszenie Najemca może wysłać wiadomość do zarządcy w systemie ColDis. Służy do tego panel, w którym użytkownik podaje: - tytuł wiadomości, treść - rodzaj wiadomości ( awaria, wniosek ) i jej priorytet Rys. 29. Panel wysyłania wiadomości Rys. 30. Przykładowa wiadomość - wniosek Historia wydruków Lista wydrukowanych faktur w systemie epon. Tabela zawiera następujące informacje: numer dokumentu, imię i nazwisko użytkownika, data wydruku dokumentu. Rys. 31. Lista wydrukowanych dokumentów

15 15 System epon Dokumentacja użytkownika Użytkownicy Element menu, dostępny na wyłączność dla administratorów systemu. W tabeli jest wyświetlana lista użytkowników, którzy zarejestrowali się w systemie. Administrator systemu posiada narzędzia pozwalające na przypisywanie lokali do użytkowników, aktywowanie, bądź blokowanie danych osób rejestrujących się w systemie epon. Rys. 33. Lista użytkowników zarejestrowanych w systemie Rys. 34. Panel dostępny dla administratora systemu

16 16 System epon Dokumentacja użytkownika 3. Zbiór ilustracji Rys. 1. Rejestracja nowego użytkownika... 3 Rys. 2. Potwierdzenie rejestracji... 4 Rys. 3. Logowanie do systemu... 5 Rys. 4. Błędne logowanie... 5 Rys. 5. Odpowiedź na pytanie bezpieczeństwa... 5 Rys. 6. Potwierdzenie wygenerowania nowego hasła... 6 Rys. 7. Wylogowanie z systemu... 6 Rys. 8. Flagi reprezentujące wersję językową systemu... 6 Rys. 9. Stałe elementy ekranu... 7 Rys. 10. Kalendarz... 7 Rys. 11. Walidacja pustych lub niepoprawnych danych... 7 Rys. 12. Pomyślnie wykonana operacja... 8 Rys. 13. Nieprawidłowo wykonana operacja... 8 Rys. 14. Strona startowa ( ekran główny )... 8 Rys. 15. Informacje zakładka menu głównego... 9 Rys. 16. Lista faktur elektronicznych... 9 Rys. 17. Przykładowa faktura elektroniczna w formacie PDF... 9 Rys. 18. Lista wiadomości od zarządcy Rys. 19. Szczegóły wiadomości od zarządcy Rys. 20. Lista wysłanych wiadomości Rys. 21. Szczegółowa korespondencja z panelem odpowiedzi Rys. 22. Obciążenia zakładka menu głównego Rys. 23. Lista odczytów Rys. 24. Deklaracja obrotów lokalu Rys. 25. Deklaracja odczytu licznika Rys. 26. Administracja zakładka menu głównego Rys. 27. Edycja profilu Rys. 28. Zmiana hasła Rys. 29. Panel wysyłania wiadomości Rys. 30. Przykładowa wiadomość - wniosek Rys. 31. Lista wydrukowanych dokumentów Rys. 33. Lista użytkowników zarejestrowanych w systemie Rys. 34. Panel dostępny dla administratora systemu... 15