MODUŁ OFERTOWANIE INSTRUKCJA OBSŁUGI

Transkrypt

1 MODUŁ OFERTOWANIE INSTRUKCJA OBSŁUGI 1

2 1. MOŻLIWOŚCI Moduł Ofertowanie jest przeznaczony do programu Symfonia Handel Forte. Jego zadaniem jest wspomaganie działania pracowników firmy w przygotowywaniu ofert dla kontrahentów. Umożliwia szybkie tworzenie, łatwe wyszukiwanie i sprawne drukowanie ofert. Ponadto pozwala, wygenerować z oferty zamówienie (lub kontrakt), na podstawie którego dalej będzie prowadzona transakcja z klientem. 2. OPIS DZIAŁANIA Program uruchamiamy klikając dwa razy na jego ikonie (przy włączonym aktywnym pulpicie) lub z menu VBA wybieramy Otwórz dokument SBC i otwieramy moduł VBA Ofertowanie.sbc. Na ekranie ukarze się lista dokumentów. Z poziomu tego okna możemy stworzyć nową ofertę, edytować, wydrukować lub usunąć już istniejącą. Do dyspozycji mamy pasek narzędziowy z następującymi przyciskami: 1. Oferty pokazuję listę stworzonych dokumentów, jak również pozwala skorzystać ze zdefiniowanych na stałe filtrów 2. Szukaj pozwala wyszukać interesujące nas oferty 3. Nowa tworzy nowy dokument 4. Edycja pozwala zmodyfikować istniejącą ofertę 5. Usuń usuwa zaznaczony dokument 6. Zamówienie generuje zamówienie obce / kontrakt zaliczkowy w programie Handel na podstawie oferty 7. Podgląd przygotowuje dokument do wydrukowania 8. Eksport pozwala wyeksportować listę ofert 9. Ustawienia konfiguracja modułu 2

3 Rysunek 1. Lista ofert dla kontrahentów Po kliknięciu na klawisz Oferty (Alt+O) pokazuje się menu kontekstowe, gdzie możemy wybrać jakie lub z jakiego okresu zostaną pokazane oferty. Do dyspozycji mamy zdefiniowane na stałe sześć filtrów: Wszystkie Wszystkie aktywne Dzisiaj Ostatnie 30 dni Bieżący miesiąc Ostatnie 12 miesięcy Wybrany filtr ofert pamiętany jest do momentu zmiany, oznacza to, że filtr będzie również aktywny podczas zamknięcia i ponownego otwarcia modułu. W celu sporządzenia nowej oferty wybieramy polecenie z paska narzędzi Nowa lub Alt+N. Do wyboru mamy dwa typy oferty: Oferta PLN i Oferta w walucie. W górnej części okna (Rys. 2) widoczny jest numer dokumentu, którego szablon możemy określić w ustawieniach. Dla oferty w walucie mamy aktywne pola wyboru waluty (dostępne waluty konfigurowane są w programie Handel) i kurs waluty. Poniżej mamy pole tekstowe nagłówka dokumentu, informującego np. o zakresie oferty, oraz jest pięć zakładek. Pierwsza zakładka Nabywca (Alt+B) zawiera dane kontrahenta, dla którego przygotowujemy ofertę. Do dyspozycji mamy rozwijaną listę, z której wybieramy kontrahenta po kodzie lub pełnej nazwie. Pozycje na tej liście pobierane są z bazy kontrahentów programu Handel, więc jeśli nie znajdujemy kontrahenta to musimy stworzyć jego kartotekę w programie Handel. 3

4 Rysunek 2. Okno oferty, zakładka Nabywca Przechodzimy na drugą zakładkę Odbiorca (Alt+D), która jest również wypełniona danymi z kartoteki kontrahentów programu Handel. Domyślnie dane odbiorcy przepisywane są z pola nabywca, każdorazowo po zmianie kodu lub nazwy nabywcy. Dane możemy modyfikować, a zmiany zostaną zapisane wyłącznie do tej oferty. Jeśli nie mamy wprowadzonego kontrahenta w programie, a chcemy umieścić dane klienta tylko dla wybranej oferty, wtedy należy zaznaczyć pole wyboru Nabywca / odbiorca jednorazowy (Alt+J). Kolejna zakładka to Towary (Alt+T) (Rys. 3). Tutaj możemy dodawać (edytować, usuwać) towary do oferty. Rysunek 3. Okno oferty, zakładka Towary 4

5 Po kliknięciu klawisza Nowy (Alt+Y) ukazuje się okno (Rys. 4), w którym z rozwijanej listy wybieramy towar. Lista towarów pobierana jest z kartoteki towarów w programie Handel. Jeśli chcemy na stałe zmodyfikować lub dodać nowy towar, robimy to w programie. Jeżeli chcemy zmodyfikować dane towaru tylko dla bieżącej oferty to możemy to zrobić w tym oknie. Standardowo możemy zmieniać pola ilości, rabatu, ceny netto, terminu realizacji towaru, opisu towaru (podczas dodawania nowego towaru, opis wypełniany jest notatką towaru z programu). Po kliknięciu przycisku Edytuj (Alt+E) zostają odblokowane pola z nazwą towaru i ceną bazową. Rysunek 4. Okno wyboru towaru i edycji parametrów Ceny towaru pobierane są kartoteki, jeśli wybrany towar posiadał cenę indywidualną dla użytego kontrahenta, wtedy na liście cen cennikowych pojawi się dodatkowa pozycja oznaczona symbolem (I). Jeśli klient posiadał domyślne warunki sprzedaży takie jak forma płatności, ceny sprzedaży lub rabat, wtedy w/w parametry zostaną przepisane do oferty. Następna zakładka to Właściwości (Alt+W), gdzie ustawiamy datę utworzenia dokumentu, termin realizacji, ważność oferty, metodę dostawy (Rys. 6), formę płatności, status oferty (Rys. 6), osobę sporządzającą dokument, oraz handlowca. Odnośnie metody dostawy, statusu oferty i handlowca, to możemy samodzielnie dodawać różne opisy, na przykład: transport własny, do uzgodnienia, do realizacji, zrealizowana. 5

6 Rysunek 5. Okno oferty, zakładka Właściwości Rysunek 6. Okno wyboru metody dostawy, statusu Ostatnia zakładka Ogólne (Alt+G), zawiera podsumowanie oferty, łączną kwotę netto i kwotę z VAT, procentową wartość zysku i narzutu, wyliczonego na podstawie cen bazowych netto towarów zawartych w ofercie, oraz dodatkowe założenia oferty, np. warunki gwarancji, sposób montażu, itp. 6

7 Rysunek 7. Okno oferty, zakładka Ogólne Jeśli chcemy skopiować jedną z istniejących ofert, musimy kliknąć prawym klawiszem myszki na ofercie którą chcemy skopiować. Z menu kontekstowego, które wybieramy polecenie Kopiowanie oferty... Mechanizm kopiowania oferty posiada dwa tryby wykonywania: tworzenie kopii z kolejnym numerem wersji, bez możliwości zmiany kontrahenta, oraz kopiowanie z kolejnym numerem dokumentu. Dzięki temu możemy w szybki sposób przygotować kolejną wersję oferty dla tego samego kontrahenta, lub stworzyć podobną ofertę dla nowego klienta. Aby wyszukać konkretną ofertę, naciskamy klawisz Szukaj (Alt+S). Do dyspozycji mamy następujące kryteria wyszukiwania (Rys. 8): 1. Numer dokumentu, 2. Data dokumentu możliwość wyszukiwania ofert za okres, 3. Kod nabywcy, 4. Nazwa nabywcy, 5. Nazwa odbiorcy, 6. Miasto odbiorcy, 7. Kwota netto przedział od do, 8. Osoba sporządzająca dokument, 9. Handlowiec, 10. Status oferty, 11. Aktywność. 7

8 Rysunek 8. Wyszukiwanie ofert Gdy stworzyliśmy już ofertę dla naszego klienta, chcemy ją wydrukować. W tym celu naciskamy klawisz Podgląd (Alt+P). Pokazuje się okno wyboru parametrów (Rys. 9), zaznaczamy odpowiednie elementy, które mają być widoczne na wydruku i klikamy OK. W kolejnym oknie (Rys. 10) widzimy sformatowaną ofertę. Jeśli rezultat nas zadowala wkładamy papier firmowy do drukarki i naciskamy ikonę drukarki w celu wydrukowania dokumentu. Stworzoną ofertę, możemy również zapisać do pliku PDF i wysłać pocztą elektroniczną do kontrahenta (Generuj PDF). Rysunek 9. Parametry wydruku 8

9 Rysunek 10. Podgląd wydruku dokumentu Aby wygenerować zamówienie obce lub kontrakt zaliczkowy na podstawie utworzonej oferty musimy nacisnąć klawisz z paska narzędziowego Zamówienie (Alt+Z). Program zapyta o charakter dokumentu, a następnie utworzy odpowiedni dokument w kartotece zamówieniach obcych, jak również zaprezentuje na ekranie. W tym momencie zostanie utworzony link do zamówienia, który jest widoczny na zakładce Właściwości. Jeśli w słownikach statusów oferty, został przypisany typ Zrealizowana do dowolnego statusu, wtedy oprócz aktualizacji pola Data zamówienia, zostanie również zmieniony status oferty na ten, który posiada wybrany w/w typ. Do omówienia została jeszcze konfiguracja modułu. Po kliknięciu na klawisz Ustawienia (Alt+T) pojawia się okno konfiguracji (Rys. 11). Rysunek 11. Okno Ustawień 9

10 Możemy ustawić szablon numeracji, typ dokumentu dla dokumentu oferty i oferty w walucie. Szablony działają na tej samej zasadzie co w programie Handel. Dostępne typy dokumentów i serie dla zamówienia wystawionego z oferty są pobierane z Handlu. Mamy również dwie metody obliczania rabatów do wyboru, sposób obliczania terminu realizacji, jak również domyślne wartości dla pól nagłówek, dodatkowe założenia oferty, termin realizacji, oraz ważność oferty. 3. INSTALACJA MODUŁU Uruchamiamy plik setup.exe i postępujemy zgodnie z procedurą instalacji. Następnie uruchamiamy program Handel i włączamy pulpit. Z menu VBA wybieramy polecenie Desktop, zaznaczamy opcje Pokaż w tle, następnie zaznaczamy opcje Pokaż Aktywny Desktop i pole Załaduj wszystkie raporty. Jeśli procedura instalacji przebiegła prawidłowo i plik modułu został umieszczony w odpowiednim katalogu, w tym momencie na pulpicie programu powinna pojawić się ikona Ofertowanie. 10