KS-ZSA. Centralne zarządzanie znacznikami zamawiania towaru (BlackList)

Transkrypt

1 KS-ZSA Centralne zarządzanie znacznikami zamawiania towaru (BlackList) Niejednokrotnie w aptece, pojawia się w konieczność wyłączenia z zamówień określonych pozycji asortymentowych. Typowymi przykładami mogą być towary słabo rotujące czy zamienniki pozycji zamówionych pakietowo. Bywa jednak, że niepożądane towary klasyfikowane są do zamówienia sposób automatyczny lub zamawiane odruchowo przez personel. By przeciwdziałać tym zjawiskom w programie aptecznym powstała, możliwość określania sposobu zamawiania danego towaru wraz z mechanizm centralnego sterowania w KS-ZSA - zwanym potocznie BlackList. Pozwala on na kreowanie polityki zamówień w skali całej grupy. Można od tej pory swobodnie zdecydować, jak dany towar może być zamawiany ręcznie i automatycznie, wyłącznie ręcznie, nie może być zamawiany (elektronicznie), nie może zostać przyjęty na stan, i wdrożyć to w życie zdalnie.

2 1. Opis funkcjonalności Funkcjonalność ta ma na celu umożliwianie centralnego zarządzania znacznikami zamawiania i zakupu towarów w aptekach. Odpowiednie ustawienie znaczników ma wpływ na politykę zamawiania i zarządzania magazynem apteki. Przed przystąpieniem do pracy z należy odpowiednio skonfigurować system poprzez ustawienie opcji i uprawnień. KS-ZSA: - Admin Opcje Komunikacja Komunikacja zwrotna: C00_1021FN - Wysyłanie znaczników zamawiania towaru do aptek Opcja ta steruje mechanizmem wysyłani danych do aptek. Aktywowanie mechanizmu następuje poprzez aktywowanie opcji (ustawienie wartości na TAK ) Jeżeli opcja będzie wyłączona to przy próbie wysłania listy bezpośrednio z okna w module Kartoteki pojawi się komunikat: W module Komunikacja Wymiana danych Wygeneruj nie pojawi się zadanie wysyłania znaczników. - Admin Uprawnienia: FN Centralne sterowanie znacznikami zamawiania tow. Uprawnienie nadawane użytkownikowi systemu umożliwiające uruchomienie funkcji. KS-AOW: - Administrator - Opcje modułów APW13 Zakupy Ustawienia Globalne: 47.Obsługa blokady zakupu towarów Możliwy wybór: - Ignoruj blokadę - Ostrzegaj - Blokuj Opcja ta ustala jak program apteczny zachowa się podczas zakupu (zamawiania) towaru 2/19

3 - Administrator Uprawnienia Wspólne: Zmiana sposobu zamawiania na karcie towaru Uprawnienie to określa czy dany użytkownik będzie mógł zmieniać w aptece znaczniki na karcie leku. Opcje i Uprawnienia w Aptekach można zmienić z poziomu KS-ZSA w module 61.Admin: - Opcje: [CTRL+6] Centralne opcje - Uprawnienia: [CTRL+5] Centralne uprawnienia Opis tych funkcjonalności znajduje się w instrukcji użytkownika KS-ZSA: - C.Opcje Rozdz. Dodatki -> Dodatek A - Opcje Systemu KS-ZSA -> Centralne Opcje - C.Uprawnienia Rozdz. Dodatki -> Dodatek B Lista Uprawnień -> Centralne Uprawnienia 2. KS-ZSA - Kartoteki Główna funkcjonalność centralnego zarządzania znacznikami zamawiania towarów znajduje się w module 52.Kartoteki Po wybraniu funkcji pojawi się okno główne, w którym można edytować oraz zarządzać listami znaczników: 3/19

4 W głównym oknie znajdują się wszystkie stworzone listy znaczników wraz z informacjami dotyczącymi danej listy informacje te są ustalane podczas tworzenia listy. Ponadto w oknie głównym jest możliwość: - Sortowania list aby posortować po danej kolumnie należy kliknąć w nagłówek danej kolumny pojawi się znak trójkąta przy tytule kolumny. - Wyszukiwania wg. daty utworzenia domyślnie pokazywane są listy, których termin utworzenia przypada na 14 dni wstecz. - Wyszukiwania wg. statusu. Są do dyspozycji statusy: - Wszystkie zaznaczony domyślnie pokazuje wszystkie listy - W edycji pozycja aktualnie poddawana edycji - Zatwierdzona - pozycja zatwierdzona, oczekująca na wysłanie do aptek - Wysłana lista przesłana do aptek - Odebrana jedna lub więcej aptek przesłało informację o poprawnym wprowadzeniu listy znaczników - Wyszukiwania wg numeru, nazwy, opisu Aby wyszukać daną pozycję należy wpisać całość wyszukiwanej frazy lub jej fragment. 4/19

5 W głównym oknie można również: - DODAJ - Dodawać nowe listy [F2] oraz kopiować listę znaczników [Shift+F2] - PRZEGLĄD przeglądać daną pozycję [F3], przeglądać nagłówki [Shift+F3] oraz przeglądać wg. podmiotów [Ctrl+F3] - EDYCJA - edytować daną pozycję [F4] oraz edytować nagłówki [Shift+F4] - USUŃ usuwać daną pozycję [F8] - ZATWIERDŹ zatwierdzać daną pozycję [F5] - WYŚLIJ rozsyłać dane pozycje do aptek [F6] DODAWANIE NOWEJ POZYCJI Dodawanie nowej listy znaczników odbywa się poprzez wybranie funkcji F2 Dodaj. Pojawia się okno: W powyższym oknie określamy podstawowe informacje o nowej pozycji. Określamy: - Nazwę - Datę utworzenia pozycja ta jest wypełniana automatycznie - Operatora, który daną listę wprowadza wypełniane automatycznie - Status przy dodawaniu automatycznie ustawiany jest status Edycja, którego w tym momencie nie można zmienić - Domyślny znacznik ustawienie domyślnego znacznika powoduje, iż każdy towar dodawany do listy będzie przyjmował ten właśnie znacznik. Do wyboru są następujące znaczniki: - Zamawiaj automatycznie zamawiany towar nie jest blokowany - Zamawiaj ręcznie towar może być zamawiany tylko w sposób ręczny. Automatyczne funkcje są blokowane - Blokuj zamawianie towar nie może być zamawiany - Blokuj zamawianie i zakup towar nie może być zamawiany oraz nie można przyjmować towaru na magazyn 5/19

6 - Sposób aktualizacji sposób aktualizacji znaczników w aptece. Mamy do wyboru dwie aktualizacje: - Pełna aktualizacja - polega na ustawieniu dla wszystkich towarów w aptece znacznika Zamawiaj Automatycznie a następnie wprowadzeniu nowych znaczników - Przyrostowa aktualizacja polega na modyfikacji ustawień tylko przesłanych znaczników. - Opis opis należy stworzyć w celu lepszego panowania nad pozycjami. Pomaga to w lepszym wyszukiwaniu danej pozycji Po wypełnieniu wszystkich pól klikamy OK [ENT] pojawi się okno pozycji listy znaczników: Listę znaczników definiujemy poprzez wskazanie towarów, dla których będą ustawiane nowe znaczniki zamawiania oraz wytypowaniu aptek, do których ta informacja zostanie przesłana. W powyższym oknie możemy dodawać towary do danej listy (górne okno) dodawane towary będą miały znacznik domyślny. Możemy również określać, do jakich aptek lista taka będzie wysłana (dolne okno). 6/19

7 W tym oknie jest możliwość sortowania danych (zaznaczone powyżej w czerwonej ramce): - Znacznik zawęża listę towarów ze względu na rodzaj znacznika - Filtr niezgodności filtr umożliwiający zawężanie listy do: - Towarów, których ustawiona nowa wartość z znacznika różni się od aktualnej wartości ustawionej w aptece - Towarów, które nie posiadają odpowiednika w danej aptece, np. brak karty lokalnej lub brak powiązań W oknie pozycji blokad zamawiania mamy możliwość: - Dodawania towarów [F2] można dodać towary na kilka sposobów: - Dodaj towar z listy: - Dodaj towar z grupy [Shift+F2]: 7/19

8 - Dodaj klasę towarów: - Dodaj kartotekę wskazanej apteki w tym przypadku nie działa domyślny znacznik dodane towary będą miały znaczniki takie, jakie są aktualnie na kartach lokalnych apteki. - Usuwania towarów [F8] można usunąć dany towar z listy 8/19

9 - Dodawania aptek [Ctrl+F2] - dodawać apteki można na dwa sposoby: - Dodawanie aptek z listy [Ctrl+F2]: - Dodawanie grupy aptek [Shift+Ctrl+F2]: - Usuwania aptek [Shift+F8] - możliwość usuwania danej apteki z listy 9/19

10 - Zmienianie znaczników [F4] funkcja ta pozwala na zmianę znacznika dla danego towaru. Zmiana znacznika może być ręczna lub za pomocą skrótów klawiszowych: - Zamawiaj automatycznie [CTRL+1] - Zamawiaj tylko ręcznie [CTRL+2] - Blokuj zakup [CTRL+3] - Blokuj zakup i zamawianie [CTRL+4] Można również zmieniać dla każdego towaru oraz zmienić dla wszystkich towarów jednocześnie korzystając z funkcji: - Zmień znaczniki dla wszystkich [Shift+F4] pojawi się okno wyboru znacznika: Wybrany znacznik zostanie zmieniony dla wszystkich towarów Okno pozycji po dokonaniu operacji: 10/19

11 UWAGA: Należy zadbać o to, aby w KS-ZSA były odpowiednie powiązania kartotek lokalnych z centralnymi gdyż może się okazać, iż zmiany będą dotyczyć nie tego leku, o który chodzi. W przypadku zdublowanych powiązań należy sprawdzić, które powiązanie jest prawidłowe. Po stworzeniu danej listy (odpowiednich towarów z odpowiednimi wskaźnikami oraz aptek, do których lista ma trafić) listę taką pojawi się na oknie głównym: Nowostworzona lista będzie miała status W EDYCJI 11/19

12 Każdą listę można w każdej chwili przeglądać również na kilka sposobów: - przegląd pozycji [F3]: W oknie tym widać wybrane pozycje z kartoteki centralnej oraz ich odpowiedniki w kartotekach lokalnych dla każdej z aptek. - przegląd nagłówka [Shift+F3]: 12/19

13 - przegląd wg. podmiotów [Ctrl+F3]: - w przypadku, gdy dana lista ma status W EDYCJI Przegląd wg. Podmiotów pokazuje listy znaczników dla każdej apteki. Pokazywana jest lista towarów ze znacznikami dla wybranej apteki. W przypadku, gdy lista jest w dalszym ciągu w edycji przy każdym towarze będą dwie kolumny nowy oraz starty znacznik. Gdy dana apteka odbierze listę i informacja ta wróci do ZSA w polu DATA POBRANIA przy każdej aptece pojawi się data pobrania wpis ten informuje, iż dana apteka odebrała listę. 13/19

14 - w przypadku, gdy lista ma status ZATWIERDZONY, WYSŁANY, ODEBRANY W tym przeglądzie są trzy kolumny dotyczące znaczników stary znacznik, nowy znacznik oraz znacznik aktualny. W momencie wysłania danej listy pierwsze dwie kolumny zostają już na stałe, aby można było sprawdzić, co, w jakiej liście się zmieniło. Ostatnia kolumna jest to Aktualny znacznik będzie się ona na bieżąco zmieniać w zależności od wykonywanych operacji kolumna ta zawsze pokazuje aktualny stan znacznika. Stworzoną listę możemy rozesłać na dwa sposoby (każdy z poniższych sposobów zmieni status danej pozycji na liście): - Ręcznie korzystając z funkcji F6 Wyślij. Po wybraniu funkcji program zapyta: Po potwierdzeniu nastąpi proces wysyłania list na serwer FTP, a lista zmieni status na WYSŁANA. 14/19

15 - Automatycznie w tym przypadku należy początkowo daną listę zatwierdzić [F5] a następnie będzie ona wysłana zgodnie z harmonogramem ustawionym w module komunikacja Po wybraniu funkcji F5 Zatwierdź program się zapyta: Po potwierdzeniu lista otrzyma status ZATWIERDZONA. Po wysłaniu jej w module komunikacja status zostanie zmieniony na WYSŁANA. W obu przypadkach po odebraniu listy w aptece i przesłaniu paczki do ZSA status zostanie zmieniony na ODEBRANA oraz będzie informacja ile aptek, do których została wysłana odebrało listę np. ODEBRANA 1 / 2 Przy podglądaniu takiej listy można sprawdzić, które apteki odebrały listę informuje o tym data pobrania: Po stworzeniu danej listy należy ją wysłać w przypadku, gdy daną listę Zatwierdziliśmy należy ją wysłać w module Komunikacja 15/19

16 3. Komunikacja W module Komunikacja można: - wysłać daną listę: Listę wysyłamy za pomocą funkcji Wygeneruj Wyślij znaczniki zamawiania po wykonaniu tej czynności lista zostanie wysłana na serwer FTP w celu pobrania przez AP62nwin. 16/19

17 - dodać odpowiednie zadanie do harmonogramu Harmonogram pracy KSFNSerwera ustawiamy w module Komunikacja Harmonogram. Aby dodać zadanie Wysyłania znaczników zamawiania należy przy dodawaniu zadań wybrać z listy odpowiednie zadanie. Po wybraniu pojawi się ono w tabeli harmonogramu firmy. 17/19

18 4. Ap62nwin Aby pobrać listy znaczników zamawiania towarów po stronie apteki należy skorzystać z raportownika AP62NWIN. Do harmonogramu dodajemy odpowiednie zadanie POBIERZ ZNACZNIKI ZAMAWIANIA. Zadanie to zostanie wykonane zgodnie z ustalonym czasem. W tym momencie lista znaczników została pobrana do apteki. W przypadku, gdy do danej apteki wyślemy kilka listy to w momencie pobierania listy przez raportownik zostaną pobrane wszystkie, ale zgodnie z czasem ich wysłania. Najpóźniej wysłana lista z ZSA zostanie zaczytana w aptece jako ostatnia. Harmonogram pracy raportownika można stworzyć w KS-ZSA, w module ADMIN -> Centralne harmonogramy. Tworzenie centralnych harmonogramów zostało opisane w instrukcji użytkownika KS-ZSA w: Rozdz. ADMINISTRATOR -> Dodatkowe funkcje -> Centralne zarządzanie pracą programów AP62NWIN. 18/19

19 5. Apteka W momencie, gdy raportownik Ap62nwin pobierze listy znaczników zmiany te zostaną naniesione na karty towarów: Po wprowadzeniu listy znaczników na karty towarów należy wygenerować i wysłać raport przyrostowy do KS-ZSA, a następnie zaimportować go w centrali tak, aby dane były aktualne. Zmiany dotyczące znaczników zamawiania w aptece zostały opublikowane 8 kwietnia /19