Materiał szkoleniowy:

Transkrypt

1 UNIWERSYTET MARII CURIE-SKŁODOWSKIEJ W LUBLINIE Projekt Nowoczesny model zarządzania w UMCS umowa nr UDA-POKL /11-00 Pl. Marii Curie-Skłodowskiej 5, Lublin, Materiał szkoleniowy: Opis funkcjonalności Informatycznego Systemu Obsługi Praktyk dla modułu Student. Przygotowano dla Uniwersytet Marii Curie Skłodowskiej w Lublinie w ramach postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na wdrożenie i utrzymanie Informatycznego Systemu do Zarządzania Praktykami Zawodowymi w UMCS (oznaczenie sprawy: PN/6 2013/NMZ) Aspello Sp. z o.o. ul. Wagonowa 5-7, Wrocław tel: ; fax: Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Spis treści 1. Instrukcja obsługi modułu Student Informatycznego Systemu Wsparcia Praktyk Praktyki Lista praktyk Dodawanie nowego zgłoszenia praktyki Praktyka wynikająca z planu praktyk Praktyka z indywidualnego planu praktyk Praktyka zaliczona na innej podstawie Uzupełnianie dziennika praktyk Tworzenie aneksu do umowy Baza praktykodawców Ankiety Powiadomienia Regulaminy Dane Dziennik praktyk Lista dzienników praktyk

3 1. Instrukcja obsługi modułu Student Informatycznego Systemu Wsparcia Praktyk Aby uzyskać dostęp do Systemu wymagane jest zalogowanie się przez za pomocą loginu i hasła. Logowanie do aplikacji systemu. Po zalogowaniu do aplikacji systemu student uzyskuje dostęp do Panelu Zarządzania Praktyką. 3

4 Strona po zalogowaniu (ukazuje się dostępna ikona Panelu Zarządzania w prawym górnym rogu). Po kliknięciu w ikonę Panel Zarządzania Praktyką Student System kieruje użytkownika do Menu, które składa się z następujących elementów: Praktyki Baza praktykodawców Ankiety Powiadomienia Regulaminy Dane Dzienniki praktyk 4

5 2. Praktyki 2.1 Lista praktyk 2.2 Dodawanie nowego zgłoszenia praktyki Praktyka wynikająca z planu praktyk Aby dodać nową praktykę wynikającą z planu praktyk należy kliknąć w menu Praktyki a następnie w przycisk "Dodaj praktykę" Obraz przedstawiający przycisk umożliwiający dodanie nowego zgłoszenia praktyki. System przekieruje Studenta do formularza dodawania nowego zgłoszenia praktyki. 5

6 Formularz dodawania zgłoszenia praktyki. Aby poprawnie wykonać zgłoszenie praktyki należy uzupełnić następujące dane: Kierunek studiów (w przypadku gdy student studiuje na jednym kierunku pole uzupełnione jest automatycznie) Specjalizacja (w przypadku gdy student studiuje na jednej specjalizacji pole uzupełnione jest automatycznie) Przedmiot - w przypadku gdy student na danym semestrze jest przypisany tylko do jednego przedmiotu z praktyka pole będzie wypełnione automatycznie. Rodzaj praktyki - należy wybrać właściwy rodzaj praktyki Sposób realizacji praktyki. Zaznaczamy opcję Praktyka wynikająca z planu praktyk a następnie wybieramy jedną z dwóch dostępnych opcji: o ze standardową umową Uczelni - w przypadku tej opcji umowa będzie generowana na podstawie szablonu dodanego przez Administratora Systemu Praktyk lub o z indywidualną umową praktykodawcy - w przypadku tej opcji, w ostatnim kroku zgłaszania praktyki, Student zobowiązany jest dodać załącznik z umową Praktykodawcy Czas trwania praktyki (daty od - do i ewentualnie pole określające okres trwania praktyki np 1 miesiąc) Praktykodawca zagraniczny - zaznamy w przypadku gdy Praktykodawcą będzie firma, której siedziba znajduje się poza granicami Polski (w tym przypadku znika walidacja na NIP) 6

7 NIP Praktykodawcy o W przypadku gdy zostanie wprowadzony numer NIP istniejącego już w bazie Praktykodawcy System zaciągnie jego dane automatycznie i pokaże na ekranie, o W przypadku gdy System nie odnajdzie w bazie Praktykodawców wpisanego numeru NIP Student zostanie przekierowany do formularza, w którym będzie musiał podać szczegółowe dane Praktykodawcy Dodawanie praktykodawcy podczas zgłaszania praktyki. Po dodaniu wszystkich wymaganych danych Praktykodawcy i kliknięciu przycisku Dodaj praktykę System wyświetli Studentowi szczegóły praktyki oraz formularz pozwalający na uzupełnienie danych Opiekuna ze strony Praktykodawcy: Imię i nazwisko Telefon (pole nieobligatoryjne) Adres 7

8 Zatwierdzanie zgłoszenia praktyki Po sprawdzeniu oraz uzupełnieniu danych Student może kliknąć w jeden z widocznych na dole ekranu przycisków: Dodaj praktykę - System zapisuje praktykę jednak nie wysyła zgłoszenia do opiekuna praktyk ze strony UMCS. Aby zakończyć zgłoszenie należy wejść w szczegóły praktyki i wysłać zgłoszenie praktyki do akceptacji przez Opiekuna praktyk Dodaj praktykę i wyślij do akceptacji - System zapisuje praktykę i jednocześnie wysyła zgłoszenie do akceptacji Opiekuna praktyk ze strony UMCS. 8

9 2.2.2 Praktyka z indywidualnego planu praktyk Aby dodać nową praktykę wynikającą z indywidualnego planu praktyk należy kliknąć w menu Praktyki a następnie w przycisk "Dodaj praktykę". Po kliknięciu w przycisk System przekieruje Studenta do formularza dodawania nowego zgłoszenia praktyki. Dodawanie praktyki z indywidualnym planem praktyk Aby poprawnie wypełnić zgłoszenie praktyki należy uzupełnić następujące dane: Kierunek studiów (w przypadku gdy student studiuje na jednym kierunku pole uzupełnione jest automatycznie) Specjalizacja (w przypadku gdy student studiuje na jednej specjalizacji pole uzupełnione jest automatycznie) Przedmiot - w przypadku gdy student na danym semestrze jest przypisany tylko do jednego przedmiotu z praktyka pole będzie wypełnione automatycznie. Rodzaj praktyki - należy wybrać stosowny dla siebie rodzaj praktyki Sposób realizacji praktyki wybieramy opcję: o Praktyka z indywidualnego planu praktyk Czas trwania praktyki (daty od - do lub pole określające okres trwania praktyki np 1 miesiąc) NIP Praktykodawcy 9

10 o W przypadku gdy zostanie wprowadzony numer NIP istniejącego już w bazie Praktykodawcy System zaciągnie jego dane automatycznie i pokaże na ekranie, o W przypadku gdy System nie odnajdzie w bazie Praktykodawców wpisanego numeru NIP Student zostanie przekierowany do formularza, w którym będzie musiał podać szczegółowe dane Praktykodawcy 10

11 Zgłoszenie praktyki wypełniony formularz ze wskazaniem danych Praktykodawcy Po dodaniu wszystkich wymaganych danych Praktykodawcy i kliknięciu przycisku Dodaj praktykę System wyświetli Studentowi szczegóły praktyki oraz formularz pozwalający na uzupełnienie danych Opiekuna ze strony Praktykodawcy: 11

12 Imię i nazwisko Telefon (pole nieobligatoryjne) Adres Załącznik z umową Po sprawdzeniu oraz uzupełnieniu danych Student może kliknąć w jeden z widocznych na dole ekranu przycisków: Dodaj praktykę - System zapisuje praktykę jednak nie wysyła zgłoszenia do opiekuna praktyk ze strony UMCS. Aby zakończyć zgłoszenie należy wejść w szczegóły praktyki i wysłać zgłoszenie praktyki do akceptacji przez Opiekuna praktyk Dodaj praktykę i wyślij do akceptacji - System zapisuje praktykę i jednocześnie wysyła zgłoszenie do akceptacji Opiekuna praktyk ze strony UMCS Praktyka zaliczona na innej podstawie Jeśli Student chciałby zaliczyć praktykę na podstawie np. pracy zawodowej (umowa o pracę/ umowa zlecenie/inna) może dodać nową praktykę, która zostanie zaliczona na innej podstawie. Należy wtedy kliknąć w menu Praktyki a następnie w przycisk "Dodaj praktykę". System przekieruje Studenta do formularza dodawania nowego zgłoszenia praktyki. Formularz dodania praktyki zaliczonej na innej podstawie Aby poprawnie wypełnić zgłoszenie praktyki należy uzupełnić następujące dane: Kierunek studiów (w przypadku gdy student studiuje na jednym kierunku pole uzupełnione jest automatycznie) Specjalizacja (w przypadku gdy student studiuje na jednej specjalizacji pole uzupełnione jest automatycznie) 12

13 Przedmiot - w przypadku gdy student na danym semestrze jest przypisany tylko do jednego przedmiotu z praktyka pole będzie wypełnione automatycznie. Rodzaj praktyki - należy wybrać stosowny dla siebie rodzaj praktyki Sposób realizacji praktyki wybieramy opcję: o Praktyka zaliczona na innej podstawie NIP Praktykodawcy o W przypadku gdy zostanie wprowadzony numer NIP istniejącego już w bazie Praktykodawcy System zaciągnie jego dane automatycznie i pokaże na ekranie, o W przypadku gdy System nie odnajdzie w bazie Praktykodawców wpisanego numeru NIP Student zostanie przekierowany do formularza, w którym będzie musiał podać szczegółowe dane Praktykodawcy. 13

14 Zgłoszenie praktyki wypełniony formularz ze wskazaniem danych Praktykodawcy Po dodaniu wszystkich wymaganych danych Praktykodawcy i kliknięciu przycisku Dodaj praktykę System wyświetli Studentowi szczegóły praktyki oraz formularz pozwalający na uzupełnienie danych Opiekuna ze strony Praktykodawcy: Imię i nazwisko 14

15 Telefon (pole nieobligatoryjne) Adres Załącznik z zaliczeniem Po sprawdzeniu oraz uzupełnieniu danych Student może kliknąć w jeden z widocznych na dole ekranu przycisków Dodaj praktykę Dodaj praktykę i wyślij do akceptacji 2.3 Uzupełnianie dziennika praktyk Praktyki wydrukowane przez Dziekanat uzyskują status "Uzupełnianie dziennika". Status widoczny jest na liście praktyk Lista praktyk studenta. Po kliknięciu w przycisk "Szczegóły" System pokaże szczegóły praktyki. W dolnej części strony widoczny jest formularz pozwalający na dodawanie wpisów do Dziennika praktyk. Formularz składa się z następujących pól: Data wpisu Godziny (od-do) Treść wpisu Załącznik - System umożliwia dodawanie dodatkowych dokumentów np. w przypadku jeśli są potrzebne do udokumentowania pewnych czynności wykonywanych podczas praktyki 15

16 Uzupełnianie dziennika praktyk Po dodaniu wpisu korzystając z formularza wpis zostaje zapisany w bazie danych oraz wyświetlony w szczegółach praktyk. Student dodając kolejny wpis ma możliwość skorzystania z opcji "Kopiuj poprzedni wpis". System kopiuje wtedy do aktualnego formularza ostatnio wprowadzony wpis z dziennika. Po wypełnieniu dziennika Student wysyła go do akceptacji Opiekuna praktyk klikając w opcję "Wyślij dziennik do akceptacji opiekuna". Jednocześnie w każdym momencie Student ma możliwość pobrania dziennika praktyk w formie dokumentu PDF celem jego wydruku. 16

17 2.4 Tworzenie aneksu do umowy Zalogowany student może zgłosić zmiany do wprowadzonej do Systemu praktyki. Wtedy tworzony jest aneks do istniejącej umowy o praktykę. Opcja aneksowania umowy dostępna jest w szczegółach praktyki studenta przed jej zakończeniem (zaakceptowaniem dziennika praktyk przez Opiekuna praktyk). Tworzenie zgłoszenia aneksu inicjujemy poprzez kliknięcie w przycisk "Utwórz aneks". Wyświetlone zostają szczegóły praktyki oraz formularz pozwalający na zgłoszenie zmian (aneksu) w zakresie: Czasu trwania praktyki Opiekuna ze strony Praktykodawcy Inne Po wypełnieniu formularza, klikamy "Zapisz aneks". System utworzy aneks do umowy. Aneks zostanie wysyłamy do akceptacji przez Opiekuna praktyk. 17

18 Tworzenie nowego aneksu do umowy. 18

19 3. Baza praktykodawców. Aby przejrzeć bazę Praktykodawców, należy wybrać z Menu znajdującego się po lewej stronie ekranu opcję Baza Praktykodawców. Baza praktykodawców. Funkcja ta umożliwia przeglądanie Bazy praktykodawców oraz dodawania nowego praktykodawcy. Dodawanie nowych wpisów realizowane jest poprzez kliknięcie na zieloną ikonę Dodaj praktykodawcę". 19

20 Widok po kliknięciu ikony Dodaj praktykodawcę - formularz tekstowy do wypełnienia. Krok 1 20

21 Widok po kliknięciu ikony Dodaj praktykodawcę - formularz tekstowy do wypełnienia. Krok 2 Aby dodać nowego praktykodawcę, należy w pierwszej kolejności podać jego numer NIP a następnie w kolejnym kroku wypełnić wskazane pola tekstowe wpisując wymagane dane i zakończyć kliknięciem w ikonę Dodaj praktykodawcę znajdującą się na dole ekranu. W przypadku gdy numer NIP istnieje już w bazie danych system podaje informację, że praktykodawca został już wcześniej wprowadzony do systemu. Bazę Praktykodawców można przeglądać przy użyciu funkcji filtrowania wpisów. Umożliwia to wyszukiwarka, która daje nam możliwość edycji wyświetlania wpisów według następujących kryteriów: kraj 21

22 powiat województwo miejscowość praktykodawca (nazwa, NIP, adres) branża Każdorazowo po wpisaniu interesujących nas danych do wyszukania, zatwierdzamy klikając w ikonę Filtruj Wyszukiwarka praktykodawców. 22

23 4. Ankiety Opcja wyświetla listę ankiet wysłanych do studenta przez Administratora Systemu Wsparcia Praktyk, bądź wysłanych automatycznie po zakończonej praktyce. Lista ankiet Aby wyświetlić szczegóły danej ankiety należy na liście ankiet kliknąć w przycisk "Szczegóły". Wyświetlona zostanie strona z pytaniami ankiety. Należy wypełnić poszczególne pytania oraz kliknąć przycisk "Wyślij". 23

24 Przykładowa ankieta. 5. Powiadomienia. Dzięki funkcji Powiadomień istnieje możliwość bieżącego śledzenia poszczególnych zagadnień związanych z praktyką, np. z jej zgłoszeniem, podpisaniem umowy o praktykę, uzupełnianiem dziennika, itp. Opcja Powiadomienia dostępna jest w Menu głównym znajdującym się po lewej stronie ekranu. 24

25 Powiadomienia. Opcja działa na zasadzie kalendarza, gdzie możliwy jest podgląd wszystkich wpisów w poszczególnych dniach. Jeżeli na dany dzień utworzone zostało Powiadomienie, wtedy dzień przypisany dla danego wydarzenia podświetlony zostaje zielonym kolorem. 6. Regulaminy. Zalogowany student ma możliwość wglądu do poszczególnych regulaminów dotyczących praktyk opracowanych dla jego wydziału (bądź do którego ma uprawnienia). Regulaminy przypisane są wg. schematu wydział - kierunek studiów. Odbywa się to poprzez kliknięcie opcji Regulaminy w menu po prawej stronie. 25

26 Regulaminy. 7. Dane Moduł ten wyświetla dane zalogowanego do danego konta Studenta. Po kliknięciu opcji Dane dostępnej w menu po lewej stronie ekranu wyświetlają się następujące informacje dotyczące studenta: Imię Drugie Imię Nazwisko PESEL Płeć Numer indeksu Kierunek Semestr Wydział Specjalizacja 26

27 Dane informacyjne o zalogowanym użytkowniku. 8. Dziennik praktyk 8.1 Lista dzienników praktyk Po kliknięciu w opcję "Dziennik praktyk" wyświetla się lista praktyk, w których umowa została wydrukowana przez dziekanat i student może prowadzić wpisy w dzienniku praktyk. Lista dzienników praktyk Po kliknięciu w przycisk "Szczegóły" pojawia się ekran wyświetlający szczegóły dziennika praktyk oraz przycisk pozwalający na przejście do pełnych szczegółów całej praktyki. 27

28 Szczegóły karty dziennika praktyk Widoczny jest formularz pozwalający na dodawanie wpisów do Dziennika praktyk. Formularz składa się z następujących pól: Data wpisu Godziny (od-do) Treść wpisu Załącznik - System umożliwia dodawanie dodatkowych dokumentów np. w przypadku jeśli są potrzebne do udokumentowania pewnych czynności wykonywanych podczas praktyki Po dodaniu wpisu korzystając z formularza wpis zostaje zapisany w bazie danych oraz wyświetlony w szczegółach praktyk. Student dodając kolejny wpis ma możliwość skorzystania z opcji "Kopiuj poprzedni wpis". System kopiuje wtedy do aktualnego formularza ostatnio wprowadzony wpis z dziennika. 28

29 29

30 Po wypełnieniu dziennika Student wysyła go do akceptacji Opiekuna praktyk klikając w opcję "Wyślij dziennik do akceptacji opiekuna". Jednocześnie w każdym momencie Student ma możliwość pobrania dziennika praktyk w formie dokumentu PDF celem jego wydruku. 30